Hantera inställningar för arbetsflöde

Konfigurera dina arbetsflödesinställningar för att hantera när åtgärder ska utföras, eventuella arbetsflödesrelaterade meddelanden och arbetsflödets anslutningar. Från arbetsflödesredigeraren kan du också ställa in triggers för avregistrering och tillåta registrering i Salesforce.

Tidtagning

För att ange när ett arbetsflöde ska eller inte ska utföra åtgärder:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Automatiseringar > Arbetsflöden.
• Klicka på namnet på ditt arbetsflöde.
• Klicka på Inställningar längst upp till vänster i arbetsflödesredigeraren.
• I avsnittet Timing i den högra panelen konfigurerar du följande:
  • Kör arbetsflöde: ange när poster kan utföra arbetsflödesåtgärder baserat på ditt kontos tidszon. Som standard kommer arbetsflödesåtgärder att utföras så snart en registrerad post når åtgärden. När du anger tidsramar för exekvering bör du tänka på följande:
    • Om ett arbetsflöde inte har något pausdatum:
      • Om posten når en åtgärd utanför det angivna tidsfönstret för utförande kommer arbetsflödet att försöka omplanera åtgärden till den tidigaste tillgängliga tiden nästa tillgängliga dag.

• • • Om ett arbetsflöde har ett pausdatum:
      • Om posten når en åtgärd utanför de angivna exekveringstimmarna kommer arbetsflödet att försöka omplanera till den tidigaste tillgängliga tiden på nästa tillgängliga dag.
      • Om posten når en åtgärd under de angivna exekveringstimmarna, men inte på en angiven exekveringsdag, kommer arbetsflödet att försöka omplanera till samma tid på nästa tillgängliga dag.
    • För att förhindra överbelastning av arbetsflödet omplaneras åtgärder så att de utförs inom ett 15-minutersfönster. Om nästa tillgängliga tid t.ex. är kl. 9.00 kommer åtgärderna att omplaneras mellan kl. 9.00 och 9.15.
    • Förseningar och om/så-grenar omplaneras inte, men det gör däremot följande åtgärd. Ett exempel: Ett avtalsbaserat arbetsflöde är inställt på att endast utföra åtgärder måndag till torsdag, kl. 9.00-17.00. Affären går in i en 2-dagars fördröjning på torsdag och lämnar sedan fördröjningen på lördag. Nästa åtgärd kommer att omplaneras till måndag mellan kl. 9.00 och 9.15.

  • Kör inte arbetsflöde: pausa ett arbetsflöde för att förhindra att åtgärder utförs på specifika datum. Du kan också ställa in datum för att pausa årligen. På dessa datum, när en post når en åtgärd, kommer den att pausas till nästa tillgängliga datum. När du använder pausdatum bör du tänka på följande:

    • Pausdatum tar hänsyn till andra datuminställningar när åtgärder omplaneras. Ett arbetsflöde är t.ex. inställt på att endast utföra åtgärder måndag - onsdag kl. 9.00-17.00. Om du lägger till ett pausdatum som infaller på en onsdag kommer nästa åtgärd att omplaneras till nästa måndag kl. 9.00.
    • Registreringar kommer fortfarande att registreras och gå in i fördröjningar och om/så-grenar på pausade dagar. När de lämnar fördröjningen eller if/then-grenen pausar de vid nästa åtgärd istället.
  • Schemalägg arbetsflödet så att det stängs av automatiskt: schemalägg arbetsflödet så att det stängs av efter ett visst datum och en viss tid. Läs mer om hur du stänger av arbetsflöden.
    

Meddelanden (endastEnterprise)

Innan du ställer in aviseringar i arbetsflödesredigeraren måste du kontrollera att aviseringar för användare är aktiverade. Även om superadministratörer i Enterprise-konton kan ange standardinställningar för aviseringar för andra användare, kommer inställningar som anges av enskilda användare att ha företräde framför standardinställningarna. Läs mer om hur du ställer in användarnotiser i HubSpot.

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Notifications i menyn till vänster i sidofältet.
• Klicka på fliken E-post högst upp.
• I avsnittet E-post klickar du för att slå på strömbrytaren för att få e-postmeddelanden till din inkorg.
• Bläddra nedåt och klicka på för att expandera avsnittet Arbetsflöden .
• Markera kryssrutorna bredvid de relevanta aviseringstyperna.
  

Ställa in aviseringar för arbetsflöde

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Automatiseringar > Arbetsflöden.
• Klicka på namnet på ditt arbetsflöde.
• Klicka på Inställningar längst upp till vänster i arbetsflödesredigeraren.
• I avsnittet Notifieringar i den högra panelen konfigurerar du följande:
  • Få e-postmeddelanden när det här arbetsflödet behöver granskas (BETA): meddela användare och team varje gång arbetsflödets status ändras till Behöver granskas.
    • Du kommer att meddelas första gången några problem uppstår i det här arbetsflödet.
    • När problemen har granskats ändras statusen till Granskad.
    • Om nya problem uppstår, eller om redan granskade problem återkommer, ändras statusen tillbaka till Needs review och ett meddelande skickas igen.

• • Få e-postmeddelanden när registreringen passerar ett tröskelvärde: Meddela användare och team varje gång registreringen i arbetsflödet ökar eller minskar över ett angivet tröskelvärde.
    • Check count: välj om du vill kontrollera antalet registreringar varje vecka eller varje dag .
      • Weekly: kontrollera och skicka ett internt e-postmeddelande varje fredag kl. 10.00 om antalet registreringar för arbetsflödet ökar eller minskar med den angivna procentsatsen från vecka till vecka.
      • Dagligen: kontrollera och skicka ett internt e-postmeddelande varje dag kl. 10.00 om den dagliga registreringsgraden för arbetsflödet ökar eller minskar med den angivna procentsatsen.
    • Ökat minst: ange en procentsats för att utlösa detta meddelande om registreringen ökar.
      • Om anmälningsgraden ökar med mer än denna procentsats skickas e-postmeddelandet om arbetsflödet.
      • Om det här alternativet lämnas tomt utlöses inga e-postmeddelanden för ökade registreringar i arbetsflödet.
    • Minskat med minst: ange en procentsats för att utlösa detta meddelande om registreringen minskar.
      • Om inskrivningsgraden minskar med mer än denna procentsats skickas e-postmeddelandet för arbetsflödet.
      • Om dethär alternativet lämnas tomt kommer inga e-postmeddelanden att utlösas för minskade registreringar i arbetsflödet.

• • Meddelandemottagare: om alternativet Få e-postmeddelanden när det här arbetsflödet behöver granskas eller Få e-postmeddelanden när registreringen passerar ett tröskelvärde är aktiverat, gäller följande

    • Skicka till dessa användare: välj specifika användare som ska få e-postmeddelandet om arbetsflödet. Enskilda användare måste ha aktiverat e-postaviseringar för arbetsflöden i sina inställningar för att kunna ta emot detta e-postmeddelande.
    • Skicka till dessa team: välj specifika team som ska skicka e-postmeddelandet om arbetsflödesavisering. Användare i dessa team måste ha aktiverat e-postaviseringar om arbetsflöde i sina inställningar för att få det här e-postmeddelandet.
      

Anslutningar

I kontaktbaserade arbetsflöden kan du ange om en kontakt ska avregistreras från andra arbetsflöden när den registreras i det valda arbetsflödet. Inställningen gäller endast vid tidpunkten för registreringen, den kommer inte att avregistrera kontakten från andra arbetsflöden i framtiden. Som standard är den här inställningen avstängd.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Automatiseringar > Arbetsflöden.

• Klicka på namnet på ditt arbetsflöde.
• Klicka på Inställningar längst upp till vänster.
• I den högra panelen, i avsnittet Connections , växlar du till alternativet Unenroll contacts from other workflows when enrolled in this workflow. Välj sedan vilka arbetsflöden som kontakten ska avregistreras från:
  • Unenroll from all other workflows: kontakten kommer att tas bort från alla andra arbetsflöden vid tidpunkten för registreringen.
  • Avregistrera från specifika arbetsflöden: kontakten kommer att tas bort från de angivna arbetsflödena vid tidpunkten för registreringen.
    • Om du vill välja ett arbetsflöde klickar du på rullgardinsmenyn och markerar kryssrutorna bredvid det arbetsflöde som du vill att kontakter ska tas bort från.
    • Om du vill ta bort ett arbetsflöde från den här inställningen klickar du på ikonen x bredvid arbetsflödets namn.
      

Avanmälan

I kontaktbaserade arbetsflöden kan du hantera registrering av sammanslagna kontakter, ta bort kontakter som inte längre uppfyller registreringskriterierna och förhindra att kontakter registreras i specifika listor.

I andra arbetsflödestyper kan du ange kriterier för att avregistrera aktiva poster och även förhindra att de registreras eller registreras på nytt.

Hantera avregistrering i kontaktbaserade arbetsflöden

På fliken Avregistrering och undertryckning i ett kontaktbaserat arbetsflöde:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Automatiseringar > Arbetsflöden.
• Klicka på namnet på ditt arbetsflöde.
• I arbetsflödesredigeraren klickar du på utlösaren Redigera > Redigera inskrivning.
• På fliken Inskrivning klickar du på Inskrivningsinställningar för att expandera. Sedan kan du konfigurera följande:
  • Registreranär kontakter slås samman: som standard registrerar inte arbetsflödenasammanslagna kontakter även om kontakten uppfyller arbetsflödets registreringskriterier. Sammanslagna kontakter kan dock senare registreras om de uppfyller registreringsutlösarna igen och omregistrering är aktiverad. Till exempel är registreringstriggern har fyllt i någon formulärinlämning på någon sida. När två kontakter som tidigare har fyllt i formulär slås samman kommer den nya kontakten inte att registreras i arbetsflödet. Men om den nyligen sammanslagna kontakten senare skickar in ett formulär igen kommer den att registreras i arbetsflödet.
  • Tillåt att kontakter registreras i detta arbetsflöde från Salesforce: om du har installerat Salesforce-integrationen och lagt till HubSpot Visualforce-fönstret kan du välja att registrera Salesforce-leads och kontakter som har synkroniserats med HubSpot i kontaktbaserade arbetsflöden. Läs mer om hur du registrerar dina Salesforce-leads eller kontakter i HubSpot-arbetsflöden direkt från Salesforce.
    
    

• För att hantera dina inställningar för avregistrering klickar du på fliken Avregistrering i den vänstra panelen. Sedan kan du konfigurera följande:
  
  • Kontakter finns på eller går med i en spärrlista: lägg till en lista med kontakter som du inte vill registrera.
    • Om en spärrlista tas bort eller om kontakter tas bort från en spärrlista kommer dessa kontakter inte automatiskt att registreras i arbetsflödet, även om de uppfyller arbetsflödets registreringstriggers. De kommer att vara berättigade att registrera sig nästa gång de uppfyller arbetsflödets kriterier för registrering eller återregistrering.
    • Om du lägger till en spärrlista i ett arbetsflöde kommer en av tre saker att hända beroende på kontaktens aktuella registreringsstatus:
      • Kontakten är förnärvarande inte registrer ad i arbetsflödet och finns med påspärrlistan: kontakten registreras inte i arbetsflödet även om den uppfyller registreringskriterierna vid ett senare tillfälle och visas i arbetsflödets historik som att den finns med på en spärrlista och inte är registrerad. Kontakten kan inte heller registreras manuellt.
      • Kontakten är förnärvarande inskriven i arbetsflödet och finns med i spärrlistan: kontakten kommer att avregistreras när den når nästa körbara steg i arbetsflödet, t.ex. åtgärden Skicka e-post . Kontakten kommer inte att avregistreras under gren-, fördröjnings- eller gå till-åtgärder.
      • Kontakten är förnärvarande registrer ad i arbetsflödet och finns inte med ilistan över borttagna: kontakten kommer att finnas kvar i arbetsflödet. Men om de uppfyller kriterierna för undertryckningslistan vid ett senare tillfälle kommer de att avregistreras.
  • Kontakter uppfyller ettmål: avregistrera kontakter när de uppfyller det angivna målet. Läs mer om hur du använder mål med kontaktbaserade arbetsflöden.

• • Kontakten uppfyller inte längre inskrivningskriterierna: avgör om en kontakt ska tas bort om den inte längre uppfyller inskrivningskriterierna medan den är inskriven. Som standard är den här inställningen inte aktiverad. Den här inställningen gäller endast för När ett filterkriterium uppfylls för inskrivningsutlösare.
    • När den här inställningen är markerad kan kontakter som inte uppfyller kriterierna inte registreras manuellt.
    • Om du har en kontakt som för närvarande är inskriven i arbetsflödet och som inte uppfyllde inskrivningsutlösarna innan den här inställningen aktiverades kommer den inte att avregistreras förrän kontakten når nästa åtgärd (exklusive förgreningar och fördröjningar). Om du vill att kontakten ska avregistreras omedelbart måste du avregistrera dem manuellt.
    • Om du registrerar en testkontakt som inte uppfyller registreringsutlösarna när den här inställningen är aktiverad, kommer de automatiskt att avregistreras från arbetsflödet och inte utföra något av stegen.
      

Ange triggers för avregistrering för andra arbetsflödestyper

I andra arbetsflödestyper kommer avregistreringsutlösare att ta bort aktivt registrerade poster från arbetsflödet och förhindra att de registreras eller registreras igen. Använd stegen nedan när du avregistrerar objekt från arbetsflöden baserade på företag, avtal, biljetter, offerter, konversationer, feedbackinlämningar och entreprenörer.

Så här ställer du in triggers för avregistrering:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Automatiseringar > Arbetsflöden.
• Klicka på namnet på ditt arbetsflöde.
• I arbetsflödesredigeraren klickar du på Redigera > Redigera inskrivningstrigger.
• Klicka på fliken Unenrollment högst upp.
• Klicka på + Lägg till kriterier.
• I den vänstra panelen ställer du in dina avregistreringstriggers. Klicka sedan på Tillämpa filter. Läs mer om triggers för avregistrering i arbetsflöden.
• Lägg till fler avregistreringstriggers efter behov och klicka sedan på Spara.