จัดการการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์

กำหนดค่าการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ของคุณเพื่อจัดการเมื่อการดำเนินการควรดำเนินการการแจ้งเตือนที่เกี่ยวข้องกับประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ใดๆและระบุว่าผู้ติดต่อควรยกเลิกการลงทะเบียนจากเวิร์กโฟลว์อื่นเมื่อลงทะเบียนในเวิร์กโฟลว์ที่เลือกหรือไม่ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างเวิร์กโฟลว์ ดูข้อมูล

เวลา

ใช้การตั้งค่าเวลาเพื่อระบุเวลาที่เวิร์กโฟลว์ควรหรือไม่ควรดำเนินการตามค่าเริ่มต้นการดำเนินการเวิร์กโฟลว์จะดำเนินการทันทีที่บันทึกที่ลงทะเบียนถึงการดำเนินการ

การตั้งค่านี้จะไม่ส่งผลกระทบต่อการลงทะเบียนเวิร์กโฟลว์ของคุณเฉพาะการดำเนินการหลังจากการลงทะเบียนเท่านั้นหากคุณประสบปัญหาเกี่ยวกับการลงทะเบียนเวิร์กโฟลว์ของคุณให้เรียนรู้วิธีแก้ไขปัญหาการลงทะเบียนเวิร์กโฟลว์ทั่วไป 

โปรดทราบ: หากบัญชี HubSpot ของคุณไม่มีเขตเวลาที่ตั้งไว้การตั้งค่าเวลาของเวิร์กโฟลว์จะเป็นค่าเริ่มต้น EST (เวลามาตรฐานตะวันออก) ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการกำหนดเขตเวลาของบัญชี

ในการกำหนดค่าการตั้งค่าเวลาของเวิร์กโฟลว์ของคุณ: 

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ระบบอัตโนมัติ > เวิร์กโฟลว์
• คลิกชื่อเวิร์กโฟลว์ของคุณ
• ที่ด้านบนซ้ายให้คลิกการตั้งค่า
• ในส่วนกำหนดเวลาของแผงด้านขวาให้กำหนดค่าต่อไปนี้:
  • เรียกใช้การดำเนินการในเวลาที่กำหนดเท่านั้น: ระบุเวลาที่บันทึกสามารถเรียกใช้การดำเนินการเวิร์กโฟลว์ตามโซนเวลาของบัญชีของคุณ 

    • ระยะเวลาสำหรับการดำเนินการตามกำหนดการใหม่จะถูกกำหนดโดยเมื่อบันทึกที่ลงทะเบียนถึงการดำเนินการเวิร์กโฟลว์:

      • หากบันทึกถึงการดำเนินการนอกวันและเวลาที่ระบุ: เวิร์กโฟลว์จะกำหนดเวลาการดำเนินการใหม่สำหรับเวลาที่เร็วที่สุดในวันถัดไปที่พร้อมใช้งาน
      • หากบันทึกถึงการดำเนินการนอกวันที่ระบุแต่ในระหว่างชั่วโมงการดำเนินการที่ระบุ: เวิร์กโฟลว์จะกำหนดเวลาการดำเนินการใหม่เป็นเวลาเดียวกันในวันถัดไปที่พร้อมใช้งาน นอกจากนี้ยังจะมีผลบังคับใช้หากเวิร์กโฟลว์มีวันที่หยุดชั่วคราวที่เพิ่มลงใน "อย่าดำเนินการกับการตั้งค่าวันที่ที่ระบุ"

• • • เพื่อป้องกันการโอเวอร์โหลดของเวิร์กโฟลว์การดำเนินการจะถูกกำหนดเวลาใหม่เพื่อดำเนินการภายในช่วงเวลา 15 นาที ตัวอย่างเช่นหากเวลาว่างถัดไปคือ 9:00 น. การดำเนินการจะถูกกำหนดเวลาใหม่ระหว่าง 9:00 น. - 9:15 น.
    • ความล่าช้าและสาขาหาก/จากนั้นไม่ได้กำหนดเวลาใหม่แต่จะมีการดำเนินการดังต่อไปนี้ ตัวอย่างเช่นเวิร์กโฟลว์ตามข้อตกลงถูกตั้งค่าให้ดำเนินการเฉพาะวันจันทร์ถึงวันพฤหัสบดีเวลา 9:00 น. ถึง 17:00 น. ข้อตกลงเข้าสู่ความล่าช้า 2 วันในวันพฤหัสบดีจากนั้นออกจากความล่าช้าในวันเสาร์ การดำเนินการต่อไปจะถูกกำหนดเวลาใหม่สำหรับวันจันทร์ระหว่างเวลา 9:00 น. - 9:15 น.

• • อย่าดำเนินการในบางวัน: หยุดเวิร์กโฟลว์ชั่วคราวเพื่อป้องกันไม่ให้ดำเนินการในบางวัน หรือจะตั้งวันที่เป็นหยุดชั่วคราวทุกปีก็ได้ ในวันที่เหล่านั้นเมื่อบันทึกถึงการดำเนินการระบบจะหยุดบันทึกชั่วคราวจนกว่าจะถึงวันที่ว่างถัดไป เมื่อใช้วันที่หยุดชั่วคราวให้สังเกตสิ่งต่อไปนี้:

    • การหยุดวันที่ชั่วคราวจะนำการตั้งค่าวันที่อื่นมาพิจารณาเมื่อดำเนินการจัดกำหนดการใหม่ ตัวอย่างเช่นเวิร์กโฟลว์ถูกตั้งค่าให้ดำเนินการเฉพาะในวันจันทร์ถึงวันพุธตั้งแต่เวลา 9.00 น. ถึง 17.00 น. หากคุณเพิ่มวันหยุดชั่วคราวที่เกิดขึ้นในวันพุธการดำเนินการใดๆที่กำหนดไว้สำหรับวันพุธนั้นจะถูกย้ายไปยังวันจันทร์ถัดไปเวลา 9.00 น.
    • บันทึกจะยังคงลงทะเบียนและเข้าสู่ความล่าช้าและสาขาหาก/จากนั้นในวันที่หยุดชั่วคราว เมื่อพวกเขาออกจากความล่าช้าหรือสาขาถ้า/จากนั้นพวกเขาจะหยุดชั่วคราวในการดำเนินการต่อไปแทน 
  • กำหนดเวลาเวิร์กโฟลว์เพื่อปิดโดยอัตโนมัติ: กำหนดเวลาเวิร์กโฟลว์เพื่อปิดหลังจากวันที่และเวลาที่ระบุ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการปิดเวิร์กโฟลว์

การแจ้งเตือนประสิทธิภาพ (สำหรับองค์กรเท่านั้น)

ก่อนที่จะตั้งค่าการแจ้งเตือนในตัวแก้ไขเวิร์กโฟลว์ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการแจ้งเตือนผู้ใช้ของคุณเปิดอยู่

ในขณะที่ผู้ดูแลระบบระดับซูเปอร์ในบัญชี Enterprise สามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนเริ่มต้นสำหรับผู้ใช้รายอื่นได้แต่การตั้งค่าที่กำหนดโดยผู้ใช้แต่ละรายจะมีความสำคัญมากกว่าค่าเริ่มต้นดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าการแจ้งเตือนผู้ใช้ใน HubSpot 

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
• ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่การแจ้งเตือน
• ที่ด้านบนให้คลิกแท็บ อีเมล
• ในส่วนอีเมลให้คลิกเพื่อสลับสวิตช์เพื่อรับการแจ้งเตือนทางอีเมลไปยังกล่องจดหมายของคุณ
• เลื่อนลงและคลิกเพื่อขยายส่วน เวิร์กโฟลว์
• เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากประเภทการแจ้งเตือนที่เกี่ยวข้อง
   

ตั้งค่าการแจ้งเตือนเวิร์กโฟลว์

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ระบบอัตโนมัติ > เวิร์กโฟลว์
• คลิกชื่อเวิร์กโฟลว์ของคุณ
• ในตัวแก้ไขเวิร์กโฟลว์ที่ด้านบนซ้ายให้คลิกการตั้งค่า
• ในส่วนประสิทธิภาพของแผงด้านขวาให้กำหนดค่าต่อไปนี้:
  • รับการแจ้งเตือนเมื่อเวิร์กโฟลว์นี้ต้องการการตรวจสอบ: แจ้งให้ผู้ใช้และทีมทราบทุกครั้งที่สถานะของเวิร์กโฟลว์เปลี่ยนเป็นต้องการการตรวจสอบ 
    • คุณจะได้รับการแจ้งเตือนในครั้งแรกที่เกิดปัญหาในเวิร์กโฟลว์นี้
    • หลังจากตรวจสอบปัญหาแล้วสถานะจะเปลี่ยนเป็นตรวจสอบแล้ว
    • หากมีปัญหาใหม่เกิดขึ้นหรือมีปัญหาที่ได้รับการรีวิวแล้วเกิดขึ้นอีกสถานะจะเปลี่ยนกลับเป็นต้องการรีวิวและเรียกใช้การแจ้งเตือนอีกครั้ง

• • รับการแจ้งเตือนหากอัตราการลงทะเบียนเปลี่ยนแปลง: แจ้งให้ผู้ใช้และทีมทราบทุกครั้งที่การลงทะเบียนของเวิร์กโฟลว์เพิ่มขึ้นหรือลดลงผ่านเกณฑ์ที่ระบุ คุณสามารถเลือกที่จะใช้ Breeze Intelligence เพื่อกำหนดเกณฑ์นี้หรือกำหนดอัตราการเพิ่มหรือลดด้วยตนเองเพื่อเรียกใช้การแจ้งเตือน 
    • ใช้ Breeze Intelligence: ใช้ Breeze ซึ่งเป็น AI ของ HubSpot เพื่อตรวจจับการเปลี่ยนแปลงที่ผิดปกติของอัตราการลงทะเบียนโดยอัตโนมัติ
      • Breeze Intelligence จะเปรียบเทียบอัตราการลงทะเบียนในแต่ละวันกับรูปแบบการลงทะเบียนในช่วงเดือนที่ผ่านมา อัตราการลงทะเบียนที่ลดลงหรือพุ่งสูงขึ้นอย่างผิดปกติจะทำให้เกิดการแจ้งเตือนทางอีเมล
      • เมื่อใช้การตั้งค่านี้ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องตั้งค่าเกณฑ์ 
    • ใช้ช่วงด้วยตนเอง: กำหนดอัตราการเพิ่มหรือลดด้วยตนเองเพื่อเรียกใช้การแจ้งเตือนทางอีเมล เมื่อเลือกตัวเลือกนี้ให้กำหนดค่าต่อไปนี้: 
      • ตรวจสอบจำนวน: เลือกว่าจะตรวจสอบจำนวนการลงทะเบียนรายสัปดาห์หรือรายวัน 
        • รายสัปดาห์: ตรวจสอบและส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลภายในทุกวันศุกร์เวลา 10.00 น. หากอัตราการลงทะเบียนสัปดาห์ต่อสัปดาห์สำหรับเวิร์กโฟลว์เพิ่มขึ้นหรือลดลงตามเปอร์เซ็นต์ที่ระบุ 
        • ทุกวัน: ตรวจสอบและส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลภายในทุกวันเวลา 10.00 น. หากอัตราการลงทะเบียนรายวันสำหรับเวิร์กโฟลว์เพิ่มขึ้นหรือลดลงตามเปอร์เซ็นต์ที่ระบุ 
      • เพิ่มขึ้นอย่างน้อย: ป้อนเปอร์เซ็นต์เพื่อเรียกใช้การแจ้งเตือนนี้หากการลงทะเบียนเพิ่มขึ้น
        • หากอัตราการลงทะเบียนเพิ่มขึ้นมากกว่าเปอร์เซ็นต์นี้การแจ้งเตือนทางอีเมลเวิร์กโฟลว์จะถูกส่งไป
        • หากตัวเลือกนี้เว้นว่างไว้อีเมลแจ้งเตือนจะไม่ถูกเรียกใช้สำหรับการลงทะเบียนที่เพิ่มขึ้นในเวิร์กโฟลว์ 
      • ลดลงอย่างน้อย: ป้อนเปอร์เซ็นต์เพื่อเรียกใช้การแจ้งเตือนนี้หากการลงทะเบียนลดลง 
        • หากอัตราการลงทะเบียนลดลงมากกว่าเปอร์เซ็นต์นี้การแจ้งเตือนทางอีเมลเวิร์กโฟลว์จะถูกส่งไป
        • หากตัวเลือกนี้เว้นว่างไว้อีเมลแจ้งเตือนจะไม่ถูกเรียกใช้สำหรับการลงทะเบียนที่ลดลงในเวิร์กโฟลว์ 

• • ผู้รับการแจ้งเตือน: หากรับการแจ้งเตือนเมื่อเวิร์กโฟลว์นี้ต้องการการตรวจสอบหรือรับการแจ้งเตือนหากตัวเลือกการเปลี่ยนแปลงอัตราการลงทะเบียนเปิดอยู่ฟิลด์นี้จะปรากฏขึ้น คุณสามารถเลือกส่งการแจ้งเตือนที่เกี่ยวข้องไปยังผู้ใช้แต่ละรายหรือทีมที่ต้องการได้ 

    • ส่งไปยังผู้ใช้เหล่านี้: เลือกผู้ใช้ที่ต้องการเพื่อส่งอีเมลแจ้งเตือนเวิร์กโฟลว์ ผู้ใช้แต่ละรายต้องเปิดการแจ้งเตือนทางอีเมลของเวิร์กโฟลว์ในการตั้งค่าเพื่อรับอีเมลนี้ 
    • ส่งไปยังทีมเหล่านี้: เลือกทีมที่ต้องการเพื่อส่งอีเมลแจ้งเตือนเวิร์กโฟลว์ ผู้ใช้ในทีมเหล่านี้ต้องเปิดการแจ้งเตือนทางอีเมลของเวิร์กโฟลว์ในการตั้งค่าเพื่อรับอีเมลนี้
  • เปรียบเทียบ Conversion สำหรับแต่ละสาขาและจุดสิ้นสุด: เปิดการตั้งค่านี้เพื่อเริ่มติดตาม Conversion และเมตริกประสิทธิภาพสำหรับเวิร์กโฟลว์ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตรวจสอบ Conversion และข้อมูลประสิทธิภาพของเวิร์กโฟลว์ 
     
     

การเชื่อมต่อ

ในเวิร์กโฟลว์แบบติดต่อคุณสามารถระบุได้ว่าผู้ติดต่อควรยกเลิกการลงทะเบียนจากเวิร์กโฟลว์อื่นเมื่อลงทะเบียนในเวิร์กโฟลว์ที่เลือกหรือไม่การตั้งค่าจะมีผลเฉพาะในช่วงเวลาของการลงทะเบียนเท่านั้นแต่จะไม่ยกเลิกการลงทะเบียนผู้ติดต่อจากเวิร์กโฟลว์อื่นๆในอนาคตตามค่าเริ่มต้นการตั้งค่านี้จะถูกปิด

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ระบบอัตโนมัติ > เวิร์กโฟลว์

• คลิกชื่อเวิร์กโฟลว์ของคุณ
• ที่ด้านบนซ้ายให้คลิกการตั้งค่า
• ในแผงด้านขวาในส่วนการเชื่อมต่อให้สลับไปที่รายชื่อยกเลิกการลงทะเบียนจากเวิร์กโฟลว์อื่นเมื่อลงทะเบียนในสวิตช์เวิร์กโฟลว์นี้ จากนั้นเลือกเวิร์กโฟลว์ที่ผู้ติดต่อควรยกเลิกการลงทะเบียน:
  • ยกเลิกการลงทะเบียนจากเวิร์กโฟลว์อื่นๆทั้งหมด: ผู้ติดต่อจะถูกลบออกจากเวิร์กโฟลว์อื่นๆทั้งหมดในขณะที่ลงทะเบียน 
  • ยกเลิกการลงทะเบียนจากเวิร์กโฟลว์ที่เฉพาะเจาะจง: ผู้ติดต่อจะถูกลบออกจากเวิร์กโฟลว์ที่ระบุในขณะที่ลงทะเบียน 
    • หากต้องการเลือกเวิร์กโฟลว์ให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงและเลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการลบผู้ติดต่อออก 
    • หากต้องการลบเวิร์กโฟลว์ออกจากการตั้งค่านี้ให้คลิกไอคอน x ถัดจากชื่อเวิร์กโฟลว์