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管理工作流程設定

上次更新時間: 十二月 7, 2023

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行銷 Hub Professional, Enterprise
銷售 Hub Professional, Enterprise
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在工作流程的「設定和通知」索引標籤中,您可以管理應何時執行動作、設定取消註冊觸發程序、新增相關活動、允許Salesforce註冊,以及設定與工作流程相關的通知。 

若要存取工作流程的設定:

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「自動化」>「工作流程」。
  • 按一下工作流程的名稱 。
  • 在工作流程編輯器中,按一下設定和通知索引標籤。

一般

在「一般」頁面中,您可以管理可以針對所有工作流程類型執行動作的星期和時間。 在基於客服案件的工作流程中,您可以允許客服案件從Salesforce註冊,並將工作流程與廣告活動關聯。 

在工作流程編輯器的「一般」頁面中,設定下列項目: 

  • 您希望在什麼時間執行動作? :根據帳戶的時區指定記錄何時可以執行工作流程動作。 根據預設,工作流程動作將在註冊記錄到達動作後立即執行。 指定執行時間範圍時,請注意以下事項:
    • 當記錄超過設定的時間範圍時,工作流程將嘗試在下一個可供預訂的日期重新安排相同時間的行動。 但是,如果操作的時間超出指定的時間範圍,工作流程將改為在下一個可用日期的最早可用時間重新安排操作。
    • 為了防止工作流程超載,系統會重新安排動作,以便在15分鐘內執行。 例如,如果下一個可供預約的時間是上午9:00 ,系統會重新安排上午9:00至9:15之間的行動。
    • 延遲和if/then分支不會重新安排,但接下來的操作是。 例如,基於交易的工作流程設置為僅在週一至週四上午9:00至下午5:00執行操作。 該交易在週四進入2天延遲,然後在週六退出延遲。 下一個行動將重新安排在星期一上午9:00 - 9:15之間。
  • 您希望暫停執行哪些即將到來的日期? :暫停工作流程,以防止在特定日期執行操作。 你也可以設定每年暫停的日期。 在這些日期,當記錄到達某個操作時,它將暫停,直到下一個可供預訂的日期。 使用暫停日期時,請注意以下事項:

    • 重新安排操作時, 暫停日期會考慮其他日期設定。 例如,工作流程設定為僅在星期一至星期三上午9時至下午5時執行動作。 如果你在星期三新增暫停日期,系統會在下個星期一上午9時重新安排下一個動作。
    •  記錄仍會註冊並輸入延遲,如果/然後在暫停的日期分支。 一旦他們離開延遲或如果/然後分支,他們將在下一個動作時暫停。 
  • 允許聯絡人從Salesforce註冊到此工作流程:如果您已安裝Salesforce整合新增HubSpot Visualforce視窗,您可以選擇將已同步到HubSpot的Salesforce潛在客戶和聯絡人註冊到基於聯絡人的工作流程中。 深入瞭解如何直接從Salesforce將Salesforce潛在客戶或聯絡人註冊到HubSpot工作流程中
  • 行銷活動:將客服案件工作流程與行銷活動相關聯。 此設定僅適用於訂閱行銷中心 專業 版或企業版的帳戶。 當行銷活動與工作流程相關聯時,行銷活動中將提供以下資料:
    • 已註冊聯絡人的數量。
    • 加入目標清單的聯絡人數目。 深入瞭解如何設定工作流程目標
    • 整體工作流程轉換率。 計算方法是將已加入目標清單編號除以已開始工作流程編號,然後乘以100以獲得百分比。

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  • 如果您使用的是「您希望執行動作的時間?」或「您希望暫停執行動作的即將到來的日期?」設定和記錄在動作中暫停或重新排程,該動作將顯示這些記錄的計數。 若要查看特定記錄以及重新排程以繼續進行時的記錄,請按照以下步驟操作:
    • 按一下動作。
    • 在右側面板中,按一下[Object] in action標籤。

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取消註冊和抑制

在客服案件型工作流程中,您可以管理合併客服案件的註冊、移除不再符合註冊條件的客服案件,並防止在特定清單中註冊客服案件。

在其他工作流程類型中,您可以設定取消註冊有效記錄的條件,也可以防止它們註冊或重新註冊。

管理基於客服案件的工作流程中的取消註冊和抑制

在基於客服案件的工作流程的取消註冊和抑制索引標籤中,配置以下內容: 

  • 當客服案件註冊此工作流程時:此工作流程設定可讓您決定同時註冊其他工作流程的已註冊客服案件會發生什麼情況。 根據預設,聯絡人不會從其他工作流程中移除。
    • 請勿將其從其他工作流程中刪除:客服案件將保留在其他工作流程中。
    • 將他們從所有其他工作流程中刪除:一旦客服案件註冊到此工作流程中,他們將從所有其他工作流程中刪除。
    • 將他們從特定工作流程中刪除:一旦客服案件註冊到此工作流程中,他們將從您從下拉式選單中選擇的任何工作流程中刪除。 
  • 當客服案件不再符合註冊條件時,請將其從此工作流程中移除:此設定可指定,如果客服案件在註冊時不再符合註冊觸發條件,是否要將其移除。 根據預設,系統不會移除聯絡人。
    • 當此設定設為「是」時,無法手動註冊不符合條件的客服案件。 
    • 如果您目前在工作流程中註冊的客服案件在啟用此設定之前不符合註冊觸發因素,則在客服案件達到下一個操作(不包括分支和延遲)之前,他們不會從工作流程中取消註冊。 如果您希望客服案件立即取消註冊,則需要手動取消註冊。
    • 如果您在啟用此設定時註冊不符合註冊觸發器的測試聯絡人,他們將自動從工作流程中取消註冊,並且不會執行任何步驟。
  • 當兩個聯絡人合併時,如果新建立的聯絡人符合觸發條件,他們是否應該註冊此工作流程? :根據預設,即使合併意味著聯絡人符合工作流程的註冊條件,工作流程也不會註冊合併的聯絡人。 不過,如果已合併的聯絡人再次符合註冊觸發條件並已啟用重新註冊,則將來可以註冊。 例如,如果註冊觸發器要填寫表單[X] ,則在合併聯絡人時,默認情況下不會在工作流程中註冊聯絡人。 但是,如果客服案件再次在表單上提交,他們將被註冊到工作流程中。
  • 此工作流程的禁止清單:新增不想在工作流程中註冊的聯絡人清單。
    • 如果從工作流程的設定中移除抑制清單,或從抑制清單中移除聯絡人,則這些聯絡人將不會自動註冊到工作流程中,即使他們符合工作流程的註冊觸發因素。 下次符合工作流程的註冊或重新註冊條件時,他們將有資格註冊。
    • 根據客服案件目前的註冊狀態,將抑制清單新增至工作流程會執行以下其中一項操作:
      • 客服案件目前在工作流程中註冊,並且是抑制清單的成員:即使他們稍後符合註冊觸發程序,該客服案件也不會在工作流程中註冊,並且會在工作流程的歷史記錄中顯示為在抑制清單中找到並取消註冊。 聯絡人也無法手動註冊。
      • 客服案件目前已註冊到工作流程中,並且是抑制清單的成員:當客服案件進入工作流程的下一步時,將取消註冊。
      • 客服案件目前已註冊到工作流程中,並且不是抑制清單的成員:客服案件將保留在工作流程中。 但是,如果稍後符合抑制清單的條件,則將取消註冊。

為其他工作流程類型設定取消註冊觸發器 

在其他工作流程類型中,取消註冊觸發器會從工作流程中移除主動註冊的記錄,並阻止它們註冊或重新註冊。 從公司、交易、支援查詢、報價、對話、意見回饋提交和以承包商為基礎的工作流程中取消登記物件時,請使用以下步驟。

若要設定取消註冊觸發程序: 

  • 單擊取消註冊和抑制選項卡。 
  • 按一下設定取消註冊觸發器。
  • 在右側面板中,設定取消註冊觸發程序。 然後,按一下套用篩選條件。 深入瞭解工作流程中的取消註冊觸發因素
  • 視需要新增更多取消註冊觸發程序,然後按一下「儲存」。


通知

在工作流程設定的「通知」索引標籤中,設定電子郵件通知,以便在工作流程的註冊率增加或減少超過特定百分比時提醒使用者和團隊。 

設定使用者工作流程通知設定 

在工作流程編輯器中設定通知之前,請確保已開啟使用者通知。 雖然 Enterprise版帳戶中的 超級管理員 可以 為其他使用者 設定預設通知偏好設定,但個別使用者設定的偏好設定將優先於預設值。 深入瞭解如何 在HubSpot中設定使用者通知。 
  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊主導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,前往通知。
  • 按一下「電子郵件」索引標籤。
  • 在「電郵」部分,點擊以切換開關,以接收收件匣的電郵通知。
  • 向下捲動並點擊工作流程。
  • 選取每週工作流程註冊變更摘要核取方塊。
     

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設定個別工作流程的通知(僅限Enterprise版)

必須在個別工作流程的工作流程編輯器中設定電子郵件通知。

選擇收件人

  • 向用戶發送內部電子郵件通知:選擇特定用戶以發送工作流程通知電子郵件。 個別使用者必須在其設定中啟用工作流程電子郵件通知才能接收此電子郵件。 
  • 向團隊發送內部電子郵件通知:選擇特定團隊以發送工作流程通知電子郵件。 這些團隊中的使用者必須在其設定中啟用工作流程電子郵件通知才能接收此電子郵件。 

開啟需求審查通知(測試版)

選擇此選項,每次工作流程狀態變更為「需要審查」時都會收到通知。 當此工作流程首次出現任何問題時,你會收到通知。 審核問題後,狀態會變更為「已審核」。 然後,如果發生任何新問題,或再次發生任何已審核的問題,狀態會變回「需要審核」,並再次觸發通知。

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開啟工作流程註冊變更通知

每週都會向選定的用戶和團隊發送一封包含已配置工作流程列表的電子郵件。 用戶將收到每週通知電子郵件,其中包含其所選工作流程的註冊數量以及註冊增加或減少的百分比。 

若要設定通知設定: 
  • 如果此工作流程的每週註冊率至少增加:輸入百分比以觸發此通知,則每週五上午10點發送內部電子郵件通知。 如果註冊率增加超過此百分比,將發送工作流程電子郵件通知。 如果此選項留空,則不會觸發通知電子郵件,以增加工作流程中的註冊人數。 
  • 如果此工作流程的每週註冊率下降至少:輸入百分比以觸發此通知,則每週五上午10點發送內部電子郵件通知。 如果註冊率下降超過此百分比,將發送工作流程電子郵件通知。 如果此選項留空,則不會因工作流程中的註冊人數減少而觸發通知電子郵件。 

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