管理工作流程設定
上次更新時間: 二月 1, 2025
可与下列任何一种订阅一起使用,除非有说明:
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配置工作流程设置,以管理应何时执行的操作、任何与工作流程相关的通知以及工作流程的连接。在工作流程编辑器中,您还可以设置取消注册触发器并允许 Salesforce 注册。
时间安排
使用定时设置来指定工作流程在注册后何时应该或不应该执行操作。
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「自動化」>「工作流程」。
- 单击工作流程的名称 。
- 在工作流程编辑器的左上角,单击设置。
- 在右侧面板的定时 部分,配置以下内容:
- 运行工作流程:根据账户时区指定记录执行工作流程操作的时间。默认情况下,工作流操作将在注册记录到达操作时立即执行。指定执行时限时,请注意以下几点:
- 如果工作流程没有暂停日期:
- 如果记录在指定的执行时间窗口外到达某个操作,工作流程将尝试在下一个可用日的最早 可用时间重新安排操作。
- 如果工作流程没有暂停日期:
- 运行工作流程:根据账户时区指定记录执行工作流程操作的时间。默认情况下,工作流操作将在注册记录到达操作时立即执行。指定执行时限时,请注意以下几点:
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- 如果工作流程有暂停日期:
- 如果记录在指定的执行时间外到达某个操作,工作流程将尝试在下一个可用日的最早可用时 间重新安排。
- 如果记录在指定的执行时间内到达某个操作,但不在指定的执行日,工作流程将尝试在下一个可用日的相同时间重新安排。
- 为防止工作流超载,会重新安排操作在 15 分钟窗口内执行。例如,如果下一个可用时间是上午 9:00,则会在上午 9:00 - 9:15 之间重新安排操作。
- 延迟和 "如果/然后 "分支不会重新安排,但后续操作会重新安排。例如,基于交易的工作流程设置为只在周一至周四上午 9:00 至下午 5:00 执行操作。交易在周四进入为期 2 天的延迟,然后在周六退出延迟。下一个操作将重新安排在周一上午 9:00 - 9:15 之间执行。
- 如果工作流程有暂停日期:
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不运行工作流:暂停工作流以防止在特定日期执行操作。您还可以设置每年暂停的日期。在这些日期,当记录到达某个操作时,会暂停到下一个可用日期。使用暂停日期时,请注意以下几点:
- 暂停日期在重新安排操作时会考虑其他日期设置。例如,工作流程设置为只在周一至周三上午 9 点至下午 5 点执行操作。如果添加的暂停日期发生在周三,下一个操作将重新安排在下周一上午 9 点。
- 记录仍将在暂停日注册并进入延迟和 if/then 分支。一旦他们离开延迟或 "如果/则 "分支,他们将在下一个操作时暂停。
- 安排工作流程自动关闭:安排工作流程在特定日期和时间后关闭。了解有关关闭工作流程的更多信息。
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通知( 仅限企业版)
在工作流程编辑器中设置通知前,请确保您的用户通知已打开。虽然企业账户的超级管理员可以为其他用户设置默认通知首选项,但单个用户设置的首选项将优先于默认值。了解有关在 HubSpot 中设置用户通知的更多信息。
- 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
- 在左侧边栏菜单中,导航至通知。
- 在顶部,单击电子邮件 选项卡。
- 在 "电子邮件"部分,单击打开开关,以接收发送到收件箱的电子邮件通知。
- 向下滚动并单击展开工作流程 部分。
- 选择相关通知类型旁边的复选框。
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设置工作流程通知
触发工作流程通知:- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「自動化」>「工作流程」。
- 单击工作流程的名称 。
- 在工作流程编辑器的左上角,单击设置。
- 在右侧面板的性能 部分,配置以下内容:
- 此工作流需要审核时获得通知:每次工作流状态变为需要审核时通知用户和团队。
- 在此工作流中首次出现任何问题时,您将收到通知。
- 问题审核完毕后,状态将变为已审核。
- 如果出现任何新问题,或者任何已审查过的问题再次出现,状态将变回需要审查,并再次触发通知。
- 此工作流需要审核时获得通知:每次工作流状态变为需要审核时通知用户和团队。
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- 在注册率发生变化时获得通知:在 工作流程的注册率每次增加或减少超过指定阈值时通知用户和团队。您可以选择使用 Breeze Intelligence 来确定该阈值,或手动设置增减率以触发通知。
- 使用 Breeze Intelligence:使用 HubSpot 的人工智能 Breeze 自动检测注册率的异常变化。
- Breeze Intelligence 会将每天的注册率与过去一个月的注册模式进行比较。注册率的异常下降或飙升将触发电子邮件通知。
- 使用此设置时,用户无需设置阈值。
- 使用手动范围: 手动设置增加或减少的比率,以触发电子邮件通知。选择此选项时,请配置以下内容:
- 检查计数: 选择每周还是每天检查注册计数。
- 每周:每周五 上午 10 点,如果工作流程的注册人数比一周增加或减少指定的百分比, 则检查并发送内部电子邮件通知。
- 每日: 如果工作流程的每日注册率按指定百分比增加或减少,则每天上午 10 点检查并发送内部电子邮件通知。
- 至少增加:输入一个百分比,以便在注册人数增加时触发此通知。
- 如果注册率的增幅超过此百分比,就会发送工作流程电子邮件通知。
- 如果此选项留空,工作流程中注册人数增加时将不会触发通知邮件。
- 至少减少:输入一个百分比,以便在注册人数减少时触发通知。
- 如果报名率下降超过此百分比,将发送工作流程电子邮件通知。
- 如果该选项留空,工作流程中的注册人数减少时将不会触发通知邮件。
- 检查计数: 选择每周还是每天检查注册计数。
- 使用 Breeze Intelligence:使用 HubSpot 的人工智能 Breeze 自动检测注册率的异常变化。
- 在注册率发生变化时获得通知:在 工作流程的注册率每次增加或减少超过指定阈值时通知用户和团队。您可以选择使用 Breeze Intelligence 来确定该阈值,或手动设置增减率以触发通知。
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通知接收者:如果 "在此工作流程需要审核时获取通知 "或 "在注册率发生变化时获取通知 " 选项被切换为 "开启",则会出现此字段。您可以选择向单个用户或特定团队发送相应的通知。
- 发送给这些用户:选择要发送工作流程通知电子邮件的特定用户。单个用户必须在设置中启用了工作流程电子邮件通知,才能收到此电子邮件。
- 发送给这些团队:选择特定团队发送工作流程通知电子邮件。这些团队中的用户必须在设置中启用了工作流程电子邮件通知,才能收到此电子邮件。
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连接
在基于联系人的工作流程中,您可以指定联系人在注册到所选工作流程时是否应从其他 工作流程中取消注册。该设置仅在注册时适用,将来不会从其他工作流程中取消联系人的注册。默认情况下,此设置为关闭。
注册到选定的工作流程后,要从其他工作流程中取消注册:- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「自動化」>「工作流程」。
- 单击工作流程的名称 。
- 在左上角,单击设置。
- 在右侧面板的 "连接 "部分,切换 "注册此工作流程时从其他工作流程中取消联系人注册"开关。然后,选择联系人应从哪些工作流程中取消注册:
- 从所有其他工作流程中取消注册:注册时,联系人将从所有其他工作流程中移除。
- 从特定工作流程中取消注册: 注册时将从指定的工作流程中删除联系人。
- 要选择工作流程,请单击下拉菜单,然后选择要从工作流程中删除的联系人旁边的复选框。
- 要从该设置中移除工作流程,请单击工作流程名称旁边的x 图标 。
取消注册
在基于联系人的工作流程中,可管理合并联系人的注册、移除不再符合注册标准的联系人,以及阻止特定列表中的联系人注册。
在其他工作流程类型中,您可以设置解除活动记录注册的标准,也可以防止这些记录注册或重新注册。
在基于联系人的工作流程中管理取消注册事宜
在基于联系人的工作流程的取消注册和抑制选项卡中:
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「自動化」>「工作流程」。
- 单击工作流程名称 。
- 在工作流程编辑器中,单击 编辑> 编辑注册触发器。
- 在 "注册"选项卡中,单击 "注册设置 "展开。然后,您可以配置以下内容:
- 合并联系人时注册: 默认情况下,即使联系人符合工作流注册标准,工作流也不会注册合并的联系人。但是,如果合并后的联系人再次满足注册触发器,并且启用了重新注册,则可以在以后注册。例如,注册触发器是已在任何页面上填写任何表单提交。当两个之前填写过表单的联系人合并时,新联系人将不会在工作流程中注册。但是,如果新合并的联系人以后再次提交表单,他们就会注册到工作流程中。
- 允许联系人从 Salesforce 注册到此工作流:如果你已经安装了 Salesforce 集成并添加了 HubSpot Visualforce 窗口,你可以选择将已同步到 HubSpot 的 Salesforce 潜在客户和联系人注册到基于联系人的工作流中。了解有关直接从 Salesforce 将 Salesforce 潜在客户或联系人加入 HubSpot 工作流的更多信息。
- 要管理取消注册设置,请在左侧面板中单击取消注册 选项卡。然后,您可以配置以下内容:
- 联系人在或加入抑制列表: 添加不想注册的联系人列表。
- 如果移除抑制列表或从抑制列表中移除联系人,即使这些联系人满足工作流程的注册触发条件,他们也不会自动注册工作流程。当他们下次满足工作流程的注册或重新注册条件时,才有资格注册。
- 根据联系人的当前注册状态,在工作流程中添加抑制列表会做以下三件事中的一件:
- 联系人达到目标:当联系人达到指定目标时,将取消其注册。了解有关在基于联系人的工作流程中使用目标的更多信息。
- 联系人在或加入抑制列表: 添加不想注册的联系人列表。
为其他工作流程类型设置取消注册触发器
在其他工作流类型中,取消注册触发器将从工作流中移除主动注册的记录,并阻止它们注册或重新注册。从基于公司、交易、票据、报价、对话、反馈提交和承包商的工作流中取消对象注册时,请使用以下步骤。
设置取消注册触发器:
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「自動化」>「工作流程」。
- 单击工作流程名称 。
- 在工作流程编辑器中,单击 编辑> 编辑注册触发器。
- 在顶部,单击取消注册 选项卡。
- 单击 + 添加标准。
- 在左侧面板中,设置取消注册触发器。然后,单击应用筛选器。进一步了解工作流程中的取消注册触发器。
- 根据需要添加更多取消注册触发器,然后单击保存。