Gerenciar as configurações de fluxo de trabalho

No separador Settings de um fluxo de trabalho, pode gerir quando as acções devem ser executadas, definir accionadores de anulação de inscrição, adicionar campanhas associadas, permitir a inscrição no Salesforce e configurar notificações relacionadas com o fluxo de trabalho. 

Para acessar as configurações do fluxo de trabalho:

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Automação > Fluxos de trabalho.
• Passe o cursor do rato sobre o fluxo de trabalho e, em seguida, clique em Editar.
• No editor de fluxo de trabalho, clique na guia Configurações.

Geral

No separador General, é possível gerir os dias da semana e as horas em que as acções podem ser executadas para todos os tipos de fluxo de trabalho. Nos fluxos de trabalho baseados em contactos, pode permitir que os contactos sejam inscritos a partir do Salesforce e associar fluxos de trabalho a campanhas. 

No separador General do seu editor de fluxo de trabalho, configure o seguinte: 

• A que horas pretende que as acções sejam executadas?: especifica quando os registos podem executar acções de fluxo de trabalho com base no fuso horário da sua conta. Por predefinição, as acções de fluxo de trabalho serão executadas assim que um registo inscrito chegar à acção. Ao especificar os seus prazos de execução, tenha em atenção o seguinte: 
  • Quando um registo atinge uma acção fora do período de tempo definido, o fluxo de trabalho tentará reagendar a acção para a mesma hora no dia seguinte disponível. No entanto, se a hora da acção estiver fora do período de tempo especificado, o fluxo de trabalho reagendará a acção para a hora mais próxima disponível no dia seguinte.
  • Para evitar a sobrecarga do fluxo de trabalho, as ações são reprogramadas para serem executadas dentro de uma janela de 15 minutos. Por exemplo, se o próximo horário disponível for 9h, as ações serão reagendadas para horários entre 9h e 9h15.
  • Os atrasos e os ramos "se/então" não são reprogramados, mas a acção que se segue é. Por exemplo, um fluxo de trabalho baseado em negócios é definido para executar ações apenas de segunda a quinta-feira, das 9:00 às 17:00 horas. O acordo entra num atraso de dois dias na quinta-feira e sai do atraso no sábado. A próxima acção será reagendada para segunda-feira entre as 9:00 e as 9:15.

• Quais são as datas futuras em que pretende colocar as acções em pausa: coloca um fluxo de trabalho em pausa para impedir a execução de acções em datas específicas. Também pode definir as datas para fazer uma pausa anual. Nessas datas, quando um registo chega a uma acção, fica em pausa até à próxima data disponível. Ao utilizar datas de pausa, tenha em atenção o seguinte:

  • As datas de pausa leva outras configurações de data em conta ao reagendar ações. Por exemplo, um fluxo de trabalho está definido para executar acções apenas de segunda a quarta-feira, das 9 às 17 horas. Se adicionar uma data de pausa que ocorra a uma quarta-feira, a acção seguinte será reagendada para a segunda-feira seguinte, às 9h.
  •  Os registos continuarão a registar e a introduzir atrasos e ramos se/então em dias de pausa. Quando saem do ramo de atraso ou se/então, fazem uma pausa na acção seguinte. 
• Permitir que os contactos sejam inscritos neste fluxo de trabalho a partir do Salesforce: se tiver instalado a integração do Salesforce e adicionado a janela do HubSpot Visualforce, pode optar por inscrever leads e contactos do Salesforce que tenham sido sincronizados com o HubSpot em fluxos de trabalho baseados em contactos. Saiba mais sobre inscrever seus leads ou contatos do Salesforce em fluxos de trabalho do HubSpot diretamente do Salesforce.
• Campanha: associa o seu fluxo de trabalho baseado em contactos a uma campanha . Esta definição só está disponível para contas com subscrições Marketing Hub Professional ou Enterprise . Quando uma campanha está associada a um fluxo de trabalho, os seguintes dados estarão disponíveis na campanha:
  • O número de contatos inscritos.
  • O número de contatos que ingressaram na lista de metas. Saiba mais sobre como configurar as metas de fluxo de trabalho.
  • A taxa geral de conversão do fluxo de trabalho. Este valor é calculado dividindo o número Lista de objectivos inscritos pelo número Fluxo de trabalho iniciado e, em seguida, multiplicando por 100 para obter uma percentagem.
    
    

• Se estiver a utilizar as definições A que horas pretende que as acções sejam executadas? ou A que datas futuras pretende suspender a execução das acções? e os registos forem interrompidos ou reagendados numa acção, esta apresentará uma contagem desses registos. Para ver os registos específicos e quando são reagendados para prosseguir:
  • Clique na ação.
  • No painel direito, clique em [Objecto] na acção.

Cancelamentos de inscrição e supressão

Em fluxos de trabalho baseados em contatos, você pode gerenciar a inscrição de contatos mesclados, remover contatos que não atendem mais aos critérios de inscrição e impedem a inscrição de contatos em listas específicas.

Noutros tipos de fluxo de trabalho, pode definir os critérios que anulam a inscrição de registos activos e também os impedem de se inscreverem ou voltarem a inscrever.

Gerir o cancelamento da inscrição e a supressão em fluxos de trabalho baseados em contactos

No separador Unenrollment and suppression de um fluxo de trabalho baseado em contactos, configure o seguinte: 

• Quando os contactos se inscrevem neste fluxo de trabalho: esta definição de fluxo de trabalho permite-lhe decidir o que acontecerá aos contactos inscritos que também estão inscritos noutro fluxo de trabalho. Por padrão, os contatos não serão removidos de outros fluxos de trabalho.
  • Não os remova de outros fluxos de trabalho: os contatos permanecerão inscritos em outros fluxos de trabalho.
  • Removê-los de todos os outros fluxos de trabalho: depois que o contato for inscrito neste fluxo de trabalho, eles serão removidos de todos os outros fluxos de trabalho.
  • Removê-los de um fluxo de trabalho específico: depois que o contato for inscrito neste fluxo de trabalho, ele será removido de qualquer fluxo de trabalho selecionado no menu suspenso. 
• Quando um contacto já não cumpre as condições de inscrição, removê-lo deste fluxo de trabalho?: esta definição determina se um contacto será removido se já não cumprir os critérios do accionador de inscrição enquanto estiver inscrito. Por predefinição, os contactos não são removidos.
  • Quando esta definição está definida para Sim, os contactos que não cumprem os critérios não podem ser registados manualmente. 
  • Se tiver um contacto actualmente inscrito no fluxo de trabalho que não tenha cumprido os accionadores de inscrição antes de esta definição ter sido activada, o contacto não será retirado do fluxo de trabalho até que atinja a acção seguinte (excluindo ramificações e atrasos). Se pretender que o contacto cancele imediatamente a sua inscrição, terá de cancelar manualmente a sua inscrição em.
  • Se inscrever um contacto de teste que não cumpra os accionadores de inscrição quando esta definição estiver activada, este será automaticamente retirado do fluxo de trabalho e não executará nenhum dos passos.
• Quando dois contactos são fundidos, o contacto recém-criado deve inscrever-se neste fluxo de trabalho se cumprir os critérios de acionamento?: por defeito, os fluxos de trabalho não inscreverão contactos fundidos mesmo que a fusão signifique que o contacto cumpre os critérios de inscrição do fluxo de trabalho. No entanto, os contactos fundidos podem inscrever-se no futuro se cumprirem novamente os accionadores de inscrição e se a reinscrição em estiver activada. Por exemplo, se o desencadeador de inscrição for o preenchimento do formulário [X], quando os contactos forem fundidos, isso não irá, por defeito, inscrever o contacto no fluxo de trabalho. No entanto, se o contacto voltar a submeter o formulário, será inscrito no fluxo de trabalho.
• Listas de supressão para este fluxo de trabalho: adiciona uma lista de contactos que não pretende inscrever no fluxo de trabalho.
  • Se uma lista de supressão for removida das definições de um fluxo de trabalho, ou se os contactos forem removidos de uma lista de supressão, esses contactos não serão automaticamente inscritos no fluxo de trabalho, mesmo que cumpram os accionadores de inscrição do fluxo de trabalho. Serão elegíveis para se inscreverem da próxima vez que cumprirem os critérios de inscrição ou de reinscrição do fluxo de trabalho.
  • Adicionar uma lista de supressão a um fluxo de trabalho realizará um dos três procedimentos com base no status atual de inscrição de um contato:
    • O contacto não está actualmente inscrito no fluxo de trabalho e é um membro da lista de supressão: o contacto não será inscrito no fluxo de trabalho, mesmo que cumpra os desencadeadores de inscrição numa altura posterior, e aparecerá no histórico do fluxo de trabalho como estando numa lista de supressão e não inscrito. O contato também não pode ser inscrito manualmente.
    • O contacto está actualmente inscrito no fluxo de trabalho e é membro da lista de supressão: o contacto será retirado da inscrição quando chegar à etapa seguinte do fluxo de trabalho.
    • O contacto está actualmente inscrito no fluxo de trabalho e não é um membro da lista de supressão: o contacto permanecerá no fluxo de trabalho. No entanto, se, mais tarde, preencherem os critérios da lista de supressão, a sua inscrição será anulada.
      
      

Definir accionadores de anulação de inscrição para outros tipos de fluxo de trabalho 

Noutros tipos de fluxos de trabalho, os accionadores de anulação de inscrição removem os registos inscritos activamente do fluxo de trabalho e impedem-nos de se inscreverem ou voltarem a inscrever-se. Use as etapas abaixo para cancelar a inscrição de objetos dos fluxos de trabalho baseados em Empresa, Negócio, Ticket, Cotação, Conversa, Envio de feedback e Contratante.

Para definir accionadores de anulação de registo: 

• Clique no separador Unenrollment and suppression. 
• Clique em Definir accionadores de anulação de inscrição.
• No painel direito, defina os disparadores de cancelamento de inscrição. Em seguida, clique em Aplicar filtro. Saiba mais sobre despoletadores de anulação de inscrição em fluxos de trabalho.
• Adicione mais accionadores de anulação de inscrição, conforme necessário, e clique em Guardar.
  
  

Notificações

No separador Notifications de uma definição de fluxo de trabalho, configure notificações por e-mail para alertar os utilizadores e as equipas quando a taxa de inscrição de um fluxo de trabalho aumenta ou diminui para além de uma determinada percentagem. 

Configurar definições de notificação do fluxo de trabalho do utilizador 

• Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Notificações.
• Clique na guia E-mail.
• Na secção Email, clique para activar o interruptor para receber notificações por correio electrónico na sua caixa de entrada.
• Desloque-se para baixo e clique em Workflows.
• Seleccione a caixa de verificação Weekly digest of change in workflow enrollments.
   

Configurar notificações para fluxos de trabalho individuais (Enterprise apenas)

As notificações por correio electrónico devem ser definidas no editor de fluxos de trabalho para fluxos de trabalho individuais.

Selecionar destinatários

• Enviar notificações internas por e-mail aos utilizadores: selecciona utilizadores específicos para enviar o e-mail de notificação do fluxo de trabalho. Os utilizadores individuais devem ter as notificações por correio electrónico do fluxo de trabalho activadas nas suas definições para receberem esta mensagem. 
• Enviar notificações internas por correio electrónico às equipas: selecciona equipas específicas para enviar o correio electrónico de notificação do fluxo de trabalho. Os utilizadores destas equipas têm de ter as notificações por e-mail do fluxo de trabalho activadas nas suas definições para receberem este e-mail. 

Ativar as notificações de revisão de necessidades (BETA)

Seleccione para ser notificado sempre que o estado do fluxo de trabalho for alterado para Necessita de revisão. Será notificado da primeira vez que ocorrerem problemas neste fluxo de trabalho. Depois de as questões serem revistas, o estado será alterado para Reviewed. Em seguida, se ocorrerem novos problemas ou se algum problema já revisto se repetir, o estado volta a ser Necessita de revisão e acciona novamente uma notificação.

Ativar as notificações de alterações de inscrição no fluxo de trabalho

Todas as semanas, será enviado um e-mail com uma lista de fluxos de trabalho configurados para os utilizadores e a equipa seleccionados. Users receberão um e-mail de notificação semanal com o número de inscrições e a percentagem de aumento ou diminuição das inscrições para os seus fluxos de trabalho seleccionados. 

• Enviar uma notificação interna por correio electrónico todas as sextas-feiras às 10h00 se as taxas de inscrição semanais para este fluxo de trabalho aumentarem pelo menos em: introduza uma percentagem para accionar esta notificação. Se as taxas de inscrição aumentarem mais do que esta percentagem, será enviada a notificação por correio electrónico do fluxo de trabalho. Se esta opção for deixada em branco, os e-mails de notificação não serão accionados para o aumento de inscrições no fluxo de trabalho. 
• Enviar uma notificação interna por correio electrónico todas as sextas-feiras às 10h00 se as taxas de inscrição semanais para este fluxo de trabalho diminuírem pelo menos em: introduza uma percentagem para accionar esta notificação. Se as taxas de inscrição diminuírem mais do que esta percentagem, será enviada a notificação por correio electrónico do fluxo de trabalho. Se esta opção for deixada em branco, não serão accionados e-mails de notificação para inscrições reduzidas no fluxo de trabalho.