Última actualización: diciembre 7, 2023
Disponible con cualquiera de las siguientes suscripciones, a no ser que se indique de otro modo:
Marketing Hub Pro, Enterprise
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Sales Hub Pro, Enterprise
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Service Hub Pro, Enterprise
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Operations Hub Pro, Enterprise
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Desde la pestaña Configuración y notificaciones de un workflow, puedes gestionar cuándo deben ejecutarse las acciones, establecer desencadenantes de desinscripción, añadir campañas asociadas, permitir la inscripción en Salesforce y configurar las notificaciones relacionadas con el workflow.
Para acceder a la configuración de un workflow:
- En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatización > Workflows.
- Haz clic en el nombre de tu workflow.
- En el editor de workflow, haz clic en la pestaña Configuración y notificaciones .
General
En la página General, puedes gestionar los días de la semana y las horas en que se pueden ejecutar acciones para todos los tipos de workflow. En los workflows basados en contactos, puedes permitir que los contactos se inscriban desde Salesforce y asociar workflows con campañas.
En la página General de tu editor de workflow, configura lo siguiente:
- ¿A qué horas quieres que se ejecuten las acciones?: especifica cuándo los registros pueden ejecutar las acciones del workflow en función de la zona horaria de tu cuenta. Por defecto, las acciones de workflow se ejecutarán en cuanto un registro inscrito llegue a la acción. Cuando especifiques tus plazos de ejecución, ten en cuenta lo siguiente:
- Cuando un registro llega a una acción fuera del plazo establecido, el workflow intentará reprogramar la acción para la misma hora del siguiente día disponible. Sin embargo, si la hora de la acción está fuera del plazo especificado, el workflow reprogramará la acción para la hora más temprana disponible del siguiente día disponible.
- Para evitar sobrecarga de workflows, las acciones se reprograman para ejecutarse dentro de una ventana de 15 minutos. Por ejemplo, si la siguiente hora disponible es a las 9:00 a. m., las acciones se reprogramarán para horas entre 9:00 y 9:15 a.m.
- Los retrasos y las ramas si/entonces no se reprograman, pero la acción que sigue sí. Por ejemplo, un workflow basado en negocios se configura para que sólo ejecute acciones de lunes a jueves, de 9:00 a 17:00. El negocio entra en un retraso de 2 días el jueves, y sale del retraso el sábado. La próxima acción se reprogramará para el lunes entre las 9:00 y las 9:15 de la mañana.
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¿En qué fechas próximas quieres pausar la ejecución de acciones?: pausa un workflow para evitar que se ejecuten acciones en fechas concretas. También puedes fijar las fechas para hacer una pausa anual. En esas fechas, cuando un registro alcance una acción, se detendrá hasta la siguiente fecha disponible. Cuando utilices fechas de pausa, ten en cuenta lo siguiente:
- Las fechas de pausa toman otra configuración de fecha en cuenta al reprogramar acciones. Por ejemplo, un workflow está configurado para que sólo ejecute acciones de lunes a miércoles de 9 a 17 horas. Si añades una fecha de pausa que tenga lugar un miércoles, la siguiente acción se reprogramará para el lunes siguiente a las 9 de la mañana.
- Los registros seguirán inscribiéndose e introduciendo retrasos y ramas si/entonces en los días de pausa. Una vez que salgan de la rama de retardo o de si/entonces, se detendrán en la siguiente acción.
- Permitir que los contactos se inscriban en este workflow desde Salesforce: si has instalado la integración de Salesforce y has añadido la ventana de HubSpot Visualforce, puedes elegir inscribir a los clientes potenciales y contactos de Salesforce que se hayan sincronizado con HubSpot en workflows basados en contactos. Obtén más información sobre inscribiendo tus clientes potenciales o contactos de Salesforce en workflows de HubSpot directamente desde Salesforce.
- Campaña: asocia tu workflow basado en contactos a una campaña . Esta configuración sólo está disponible para cuentas con suscripciones a Marketing Hub Profesional o Empresa . Cuando una campaña está asociada a un workflow, los siguientes datos estarán disponibles en la campaña:
- El número de contactos inscritos.
- El número de contactos que se incorporaron a la lista de objetivos. Más información sobre configuración de objetivos de workflow.
- La tasa de conversión de workflow general. Esto se calcula dividiendo el número Lista de metas de incorporaciones por el número de Workflow iniciado, luego multiplica por 100 para obtener un porcentaje.
- Si utilizas los ajustes ¿A qué horas quieres que se ejecuten las acciones? o ¿En qué fechas próximas quieres que se pausen las acciones para que no se ejecuten? y los registros se pausan o se reprograman en una acción, la acción mostrará un recuento de esos registros. Para ver los registros específicos y cuándo se reprograman para continuar:
- Haz clic en la acción.
- En el panel derecho, haz clic en la pestaña [Objeto] en acción.
Cancelación de inscripción y supresión
En workflows basados en contactos, puedes administrar la inscripción de contactos combinados, eliminar contactos que ya no cumplen con los criterios de inscripción y evitar la inscripción de contactos en listas específicas.
En otros tipos de workflow, puedes establecer los criterios que desinscriben a los registros activos y también impiden que se inscriban o se vuelvan a inscribir.
Gestionar la baja y la supresión en los workflows basados en contactos
En la pestaña Desafiliación y supresión de un workflow basado en contactos, configura lo siguiente:
- Cuando los contactos se inscriben en este workflow: esta configuración del workflow te permite decidir qué ocurrirá con los contactos inscritos que también estén inscritos en otro workflow. De manera predeterminada, los contactos no se eliminarán de otros workflows.
- No eliminarlos de otros workflows: los contactos permanecerán inscritos en otros workflows.
- Eliminarlos de todos los demás workflows: una vez que el contacto esté inscrito en este workflow, se eliminarán de todos los demás workflows.
- Eliminarlos de un workflow específico: una vez que el contacto esté inscrito en este workflow, se eliminarán de cualquier workflow que selecciones desde el menú desplegable.
- Cuando un contacto deja de cumplir las condiciones de inscripción, ¿eliminarlo de este workflow?: esta configuración determina si un contacto será eliminado si deja de cumplir los criterios desencadenantes de la inscripción mientras está inscrito. Por defecto, los contactos no se eliminan.
- Si esta opción está configurada como Sí, los contactos que no cumplan los criterios no podrán ser registrados manualmente.
- Si tienes un contacto actualmente inscrito en el workflow que no cumplía los desencadenantes de inscripción antes de que se activara, este ajuste no se desinscribirá del workflow hasta que el contacto llegue a la siguiente acción (excluyendo ramas y retrasos). Si quieres que el contacto se desinscriba inmediatamente, tendrás que desinscribirlo manualmente.
- Si inscribes un contacto de prueba que no cumple los desencadenantes de inscripción cuando esta opción está activada, se desinscribirá automáticamente del workflow y no ejecutará ninguno de los pasos.
- Cuando se fusionan dos contactos, ¿debe el contacto recién creado inscribirse en este workflow si cumple los criterios de activación?: por defecto, los workflows no inscribirán contactos fusionados aunque la fusión signifique que el contacto cumple los criterios de inscripción del workflow. Sin embargo, los contactos fusionados pueden inscribirse en el futuro si vuelven a cumplir los activadores de inscripción y se activa la reinscripción en . Por ejemplo, si el desencadenante de la inscripción es haber rellenado el formulario [X], cuando se fusionen los contactos esto no inscribirá, por defecto, al contacto en el workflow. Sin embargo, si el contacto vuelve a enviar el formulario, quedará inscrito en el workflow.
- Listas de supresión para este workflow: añade una lista de contactos que no quieres inscribir en el workflow.
- Si se elimina una lista de supresión de la configuración de un workflow, o si se eliminan contactos de una lista de supresión, esos contactos no se inscribirán automáticamente en el workflow, aunque cumplan los activadores de inscripción del workflow. Podrán inscribirse la próxima vez que cumplan los criterios de inscripción o reinscripción del workflow.
- Agregar una lista de supresión a un workflow hará una de tres acciones según el estado actual de la inscripción de un contacto:
- El contacto no está inscrito actualmente en el workflow y es un miembro de la lista de supresión: el contacto no se inscribirá en el workflow aunque cumpla los desencadenantes de inscripción en un momento posterior, y aparecerá en el historial del workflow como encontrado en una lista de supresión y desinscrito. El contacto tampoco puede inscribirse manualmente.
- El contacto está actualmente inscrito en el workflow y es miembro de la lista de supresión: el contacto se desinscribirá cuando llegue al siguiente paso del workflow.
- El contacto está actualmente inscrito en el workflow y no es miembro de la lista de supresión: el contacto permanecerá en el workflow. Sin embargo, si cumplen con los criterios de la lista de supresión en una fecha posterior, serán excluidos.
Establecer desencadenantes de desafiliación para otros tipos de workflow
En otros tipos de workflow, los activadores de desinscripción eliminarán del workflow los registros inscritos activamente e impedirán que se inscriban o se vuelvan a inscribir. Sigue estos pasos para desinscribir objetos de los workflows basados en Empresa, Negocio, Ticket, Presupuesto, Conversación, Envío de comentarios y Contratista.
Para establecer desencadenantes de desinscripción:
- Haz clic en la pestaña Desafiliación y supresión.
- Haz clic en Establecer desencadenantes de desmatriculación.
- En el panel derecho, establece tus activadores de cancelación de inscripción. A continuación, haz clic en Aplicar filtro. Más información sobre desencadenantes de desafiliación en workflows.
- Añade más desencadenantes de desmatriculación según sea necesario y, a continuación, haz clic en Guardar.
Notificaciones
En la pestaña Notificaciones de la configuración de un workflow, configura notificaciones por correo electrónico para alertar a los usuarios y equipos cuando la tasa de inscripción de un workflow aumente o disminuya por encima de un determinado porcentaje.
Configurar los ajustes de notificación del workflow del usuario
Antes de configurar las notificaciones en el editor de workflow, asegúrate de que tus notificaciones de usuario están activadas. Aunque Los superadministradores de las cuentas Enterprise pueden establecer preferencias de notificación predeterminadas para otros usuarios, las preferencias establecidas por usuarios individuales tendrán prioridad sobre las predeterminadas. Más información sobre cómo configurar las notificaciones de usuario en HubSpot.- En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación principal.
- En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Notificaciones.
- Haz clic en la pestaña Correo electrónico.
- En la sección Correo electrónico, haz clic para activar el interruptor para recibir notificaciones por correo electrónico en tu bandeja de entrada.
- Desplázate hacia abajo y haz clic en Workflows.
- Selecciona la casilla de verificación Resumen semanal de cambios en las inscripciones al workflow.
Configura notificaciones para workflows individuales (sólo enEnterprise )
Las notificaciones por correo electrónico deben configurarse en el editor de workflow para workflows individuales.
Seleccionar destinatarios
- Enviar notificaciones internas por correo electrónico a los usuarios: selecciona usuarios específicos a los que enviar el correo electrónico de notificación del workflow. Los usuarios individuales deben tener activadas las notificaciones de correo electrónico de workflow en su configuración para recibir este correo electrónico.
- Enviar notificaciones internas por correo electrónico a los equipos: selecciona equipos específicos a los que enviar el correo electrónico de notificación del workflow. Los usuarios de estos equipos deben tener activadas las notificaciones por correo electrónico del workflow en su configuración para recibir este correo.
Activar las notificaciones de revisión de necesidades (BETA)
Selecciona que se te notifique cada vez que el estado del workflow cambie a Necesita revisión. Se te notificará la primera vez que se produzca algún problema en este workflow. Una vez revisadas las incidencias, el estado cambiará a Revisado. Entonces, si se produce algún problema nuevo, o si reaparece algún problema ya revisado, el estado vuelve a cambiar a Necesita revisión y activa de nuevo una notificación.
Activar las notificaciones de cambios en la inscripción al workflow
Cada semana, se enviará a los usuarios y al equipo seleccionados un correo electrónico con una lista de los workflows configurados. Los usuarios de Urecibirán un correo electrónico de notificación semanal con el número de inscripciones y el porcentaje de aumento o disminución de las inscripciones para sus workflows seleccionados.
Para configurar tus ajustes de notificaciones:- Envía una notificación interna por correo electrónico todos los viernes a las 10 de la mañana si las tasas de inscripción semanales para este workflow aumentan al menos en: introduce un porcentaje para activar esta notificación. Si las tasas de inscripción aumentan por encima de este porcentaje, se enviará la notificación por correo electrónico del workflow. Si esta opción se deja en blanco, no se activarán los correos electrónicos de notificación para el aumento de inscripciones en el workflow.
- Envía una notificación interna por correo electrónico todos los viernes a las 10 de la mañana si las tasas de inscripción semana a semana para este workflow disminuyen al menos en: introduce un porcentaje para activar esta notificación. Si las tasas de inscripción disminuyen más de este porcentaje, se enviará la notificación por correo electrónico del workflow. Si esta opción se deja en blanco, no se activarán los correos electrónicos de notificación para las inscripciones disminuidas en el workflow.
