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Workflows

Administrar la configuración de workflow

Última actualización: noviembre 9, 2020

Requisitos

Marketing Hub  Professional, Enterprise
Sales Hub  Professional, Enterprise
Service Hub  Professional, Enterprise

En la configuración de tu workflow, puedes administrar cuando las acciones se ejecuten, establecer criterios de cancelación de suscripción, agregar campañas asociadas y permitir la inscripción de Salesforce.

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatización > Workflows.
  • Haz clic en el nombre de un workflow.
  • En el editor de Workflows, haz clic en la pestaña Configuración.

General

En la sección Disposiciones generales, puedes administrar los días de la semana y los horarios que pueden ejecutarse, permitir que los contactos se inscriban desde Salesforce y asocien workflows basados en contactos con campañas de HubSpot. 

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Establece los horarios para ejecutar las acciones

Por opción predeterminada, las acciones del workflow se ejecutan tan pronto como un registro inscrito llegue a la acción. Para especificar cuándo se pueden ejecutar las acciones:

  • Seleccionar Horarios específicos.
  • Selecciona un día desde el menú desplegable. Luego usa los menús desplegables para especificar el intervalo de tiempo para ejecutar las acciones. Los tiempos se basan en la zona horaria seleccionada en tu configuración de cuenta
  • Para agregar más tiempo de ejecución de acciones, haz clic en Agregar horas.

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Cuando un registro alcance una acción fuera del período establecido, la acción se reprogramará para el siguiente momento disponible. Para evitar sobrecarga de workflow, las acciones se reprograman para ejecutar dentro de un período de 15 minutos. Por ejemplo, si la siguiente hora disponible es a las 9:00 a. m., las acciones se reprogramarán para horas entre 9:00 y 9:15 a.m.

Los retrasos y las bifurcaciones si/entonces no se reprograman, pero la acción que sigue si se reprogramará. Por ejemplo:

  • Un workflow basado en negocios se ha establecido solo para ejecutar acciones de lunes a jueves, de 9.00 a.m. hasta las 5:00 p.m.
  • Un negocio introduce un retraso de 2 días el jueves y luego sale del retraso el sábado.
  • Tras salir del retraso el sábado, el negocio se continúa en el siguiente paso, que es una bifurcación si/entonces.
  • El negocio se verifica contra la bifurcación si/entonces y luego continúa por el lado SÍ. Luego, se reprograma la siguiente acción para el lunes entre las 9:00a.m. y las 9:15 a. m.

Permitir la inscripción desde Salesforce

En workflows basados en contactos, si haz instalado la integración de Salesforce y agregado la ventana Visualforce de HubSpot, puedes elegir inscribir oportunidades de venta de Salesforce y contactos que se sincronizaron con HubSpot. Para inscribir leads o contactos de Salesforce, selecciona Sí, permitir la inscripción desde Salesforce.

Más información sobre inscribir a tus oportunidades de venta de Salesforce o contactos en workflows de HubSpot directamente desde Salesforce.

Asociar tu workflow con una campaña de HubSpot

Si eres usuario de Marketing Hub Pro o Enterprise   la configuración de workflows basada en contactos te permite asociar tus workflows a cualquiera de tus campañas. Haz clic en el menú desplegable Campañas asociadas con y selecciona un nombre de campaña.

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Cuando una campaña está asociada a un workflow, los siguientes datos estarán disponibles en la campaña:

  • El número de contactos inscritos.
  • El número de contactos que se incorporaron a la lista de objetivos. Más información sobre configuración de objetivos de workflow.
  • La tasa de conversión de workflow general. Esto se calcula dividiendo el número Lista de metas de incorporaciones por el número de Workflow iniciado, luego multiplica por 100 para obtener un porcentaje.

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Cancelación de inscripción y supresión

En la sección Cancelación de inscripción y supresión, puedes establecer los criterios para cancelar la inscripción de registros. En workflows basados en contactos, también puedes administrar la inscripción de contactos combinados, eliminar contactos que ya no cumplen con los criterios de inscripción y evitar la inscripción de contactos que cumplan con los criterios de una lista específica.

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Establecer criterios de cancelación de inscripción para empresas, negocios, cotizaciones y tickets

En workflows de empresa, negocio, cotización y tickets de asistencia técnica, establece los criterios que elimina los registros del workflow:

  • Haz clic en Establecer activadores de cancelación de inscripción.
  • En el panel derecho, establece tus activadores de cancelación de inscripción. Luego, haz clic en Aplicar filtro. Más información sobre activadores de cancelación de inscripción en workflows.
  • Agrega más activadores de cancelación de inscripción según sea necesario, luego haz clic en  Guardar.

Eliminar contactos inscritos de otros workflows

Esta configuración de workflow basada en contactos te permite decidir qué sucederá con los contactos inscritos que también están inscritos en otro workflow. De manera predeterminada, los contactos no se eliminarán de otros workflows.

  • No eliminarlos de otros workflows: los contactos permanecerán inscritos en otros workflows.
  • Eliminarlos de todos los demás workflows: una vez que el contacto esté inscrito en este workflow, se eliminarán de todos los demás workflows.
  • Eliminarlos de un workflow específico: una vez que el contacto esté inscrito en este workflow, se eliminarán de cualquier workflow que selecciones desde el menú desplegable. Haz clic en el menú desplegable Eliminar de workflows específicos para seleccionar los workflows específicos.

Evitar combinar contactos de inscripción

De manera predeterminada, cuando combinas contactos, el contacto restante se inscribirá en un workflow basado en contactos si cumple con los activadores de inscripción. Para evitar combinar contactos de inscripción en un workflow, selecciona No para esta configuración.

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Eliminar contactos que ya no cumplen con los criterios de inscripción

Este valor de configuración determina si un contacto se eliminará si ya no cumple con los criterios de inscripción mientras esté inscrito.

La opción No, mantenerlos en este workflow se selecciona de manera predeterminada. Selecciona Sí, eliminarlos de este workflow para eliminar contactos cuando ya no cumplen con los criterios de inscripción iniciales.

Nota: si tienes un contacto inscrito actualmente en el workflow que no cumplía con los activadores de inscripción antes de activar esta configuración, no se cancelará la suscripción del workflow una vez que esté habilitada la configuración y deberás cancelar manualmente la inscripción de los activadores.

Esta configuración también se aplica a los contactos de prueba. Si inscribes un contacto de prueba que no cumple con los activadores de inscripción cuando esta configuración esté habilitada, se cancelará automáticamente la inscripción del workflow y no se ejecutará ninguno de los pasos.

Agregar una lista de supresión

En workflows basados en contactos, haz clic en el menú desplegable   Listas de supresión para este workflow  y selecciona una listade contactos que no deseas inscribir en el workflow.

Nota:

Agregar una lista de supresión a un workflow hará una de tres acciones según el estado actual de la inscripción de un contacto:

  1. El contacto no está inscrito actualmente en el workflow y es miembro de la lista de supresión: el contacto no se inscribirá en el workflow incluso si cumple con los activadores de inscripción en una fecha posterior, y aparecerá en el historial del workflow como encontrado en una lista de supresión y cancelada su suscripción.
  2. El contacto está inscrito actualmente en el workflow y es miembro de la lista de supresión: se cancelará la inscripción del contacto cuando llegue al paso siguiente en workflow.
  3. El contacto está inscrito actualmente en el workflow y no es miembro de la lista de supresión: el contacto permanecerá en el workflow. Sin embargo, si cumplen con los criterios de la lista de supresión en una fecha posterior, serán excluidos.

Si se elimina una lista de supresión de la configuración de workflow o si los contactos se eliminan de una lista de supresión, esos contactos no se inscribirán automáticamente en el workflow, incluso si cumplen con los activadores de inscripción del workflow. Serán elegibles para inscribirse la próxima vez que cumplan con los criterios de inscripción o reinscripción del workflow.