Administrar la configuración de workflows

Configure los ajustes del workflow para gestionar cuándo deben ejecutarse las acciones, cualquier notificación relacionada con el rendimiento del workflow y especificar si un contacto debe desinscribirse de otros workflows al inscribirse en el workflow seleccionado. Más información sobre la creación de workflows.

Cronometraje 

Utilice los ajustes de temporización para especificar cuándo un workflow debe o no ejecutar acciones. Este ajuste no afectará a la inscripción de su workflow, sólo a las acciones posteriores a la inscripción. Si tiene problemas para inscribir su workflow, aprenda a solucionar los problemas más comunes de inscripción en workflows. 

Nota: si su cuenta de HubSpot no tiene una zona horaria establecida, los ajustes de tiempo del workflow serán por defecto EST (Eastern Standard Time). Más información sobre cómo personalizar la zona horaria de su cuenta.

Para configurar los ajustes de sincronización de su workflow: 

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatizaciones > Workflows.
• Haz clic en el nombre de tu workflow.
• En la parte superior izquierda, haga clic en Configuración.
• En la sección Hora del panel derecho, configura lo siguiente:
  • Ejecutar acciones sólo a horas específicas: especifique cuándo los registros pueden ejecutar acciones de workflow en función de la zona horaria de su cuenta. De forma predeterminada, las acciones de workflow se ejecutarán en cuanto un registro inscrito llegue a la acción. En general, cuando un registro alcanza una acción fuera de las fechas u horas especificadas, el workflow reprogramará la acción para la hora más temprana disponible en el siguiente día disponible.

• • • Para evitar sobrecarga de workflows, las acciones se reprograman para ejecutarse dentro de una ventana de 15 minutos. Por ejemplo, si la siguiente hora disponible son las 9:00 AM, las acciones se reprogramarán entre las 9:00 - 9:15 AM.
    • Retrasos y Ramificaciones si/entonces no se reprograman, pero sí la siguiente acción. Por ejemplo, un workflow basado en negocios se configura para que sólo ejecute acciones de lunes a jueves, de 9:00 a 17:00. El negocio entra en un retraso de 2 días el jueves, y sale del retraso el sábado. La próxima acción se reprogramará para el lunes entre las 9:00 y las 9:15 de la mañana.
    • Si un workflow tiene una fecha de pausa añadida al ajuste No ejecutar acciones en fecha específica , cuando un registro alcance una acción durante las horas de ejecución especificadas, pero no en un día de ejecución especificado, el workflow reprogramará para la misma hora en el siguiente día disponible en lugar de la siguiente hora más temprana disponible. 

• • No ejecutar acciones en fechas concretas: pausa un workflow para evitar que se ejecuten acciones en fechas concretas. También puedes fijar las fechas para hacer una pausa anual. En esas fechas, cuando un registro alcance una acción, se detendrá hasta la siguiente fecha disponible. Cuando utilices fechas de pausa, ten en cuenta lo siguiente:

    • Las fechas de pausa tendrán en cuenta otros ajustes de fecha a la hora de reprogramar acciones. Por ejemplo, se ajusta un workflow para que sólo ejecute acciones de lunes a miércoles de 9 de la mañana a 5 de la tarde. Si añade una fecha de pausa que tenga lugar un miércoles, todas las acciones programadas para ese miércoles se trasladarán al lunes siguiente a las 9 de la mañana.
    •  Los registros todavía inscribirse y entrar en los retrasos y si / entonces ramas en días de pausa. Una vez que salgan de la rama de retardo o de si/entonces, se detendrán en la siguiente acción. 
  • Programar el workflow para que se apague automáticamente: programa el workflow para que se apague después de una fecha y Hora concretas. Más información sobre Desactivando workflows.

Notificaciones de rendimiento( sóloEnterprise )

Antes de configurar las notificaciones en el editor de workflow, asegúrate de que tus notificaciones de usuario están activadas.

Aunque Los Superadministradores de las cuentas Enterprise pueden establecer preferencias de notificación predeterminadas para otros usuarios, las preferencias establecidas por usuarios individuales tendrán prioridad sobre los valores predeterminados. Más información sobre Configuración de las notificaciones de usuario en HubSpot. 

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Notificaciones.
• En la parte superior, haz clic en la pestaña Correo .
• En la sección Correo electrónico, haz clic para activar el interruptor para recibir notificaciones por correo electrónico en tu bandeja de entrada.
• Desplázate hacia abajo y haz Clic para ampliar la sección Workflows .
• Selecciona las casillas de verificación situadas a continuación de los tipos de notificación correspondientes.
   

Ajustar notificaciones de workflow

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatizaciones > Workflows.
• Haz clic en el nombre de tu workflow.
• En el editor de workflow, arriba a la izquierda, haz clic en Ajustes.
• En la sección Rendimiento del panel derecho, configure lo siguiente:
  • Reciba una notificación cuando este workflow necesite revisión: notifique a los usuarios y equipos cada vez que el estado del workflow cambie a Necesita revisión.
    • Se le notificará la primera vez que se produzca algún problema en este workflow.
    • Una vez revisadas las incidencias, el estado cambiará a Revisado.
    • Si se produce cualquiera de las nuevas incidencias, o si vuelve a producirse cualquiera de las incidencias ya revisadas, el estado cambiará de nuevo a Necesita revisión y desencadenará de nuevo una notificación.

• • Reciba notificaciones si cambia la tasa de inscripción: notifique a los usuarios y equipos cada vez que la inscripción del workflow aumente o disminuya por encima de un umbral especificado. Puede optar por utilizar Breeze Intelligence para determinar este umbral o ajustar manualmente una tasa de aumento o disminución para desencadenar la notificación. 
    • Utiliza Breeze Intelligence: utiliza Breeze, la IA de HubSpot, para detectar automáticamente cambios inusuales en las tasas de inscripción.
      • Breeze Intelligence comparará el índice de inscripciones de cada día con el patrón de inscripciones del mes anterior. Las caídas o picos inusuales en las tasas de inscripción desencadenarán notificaciones por correo electrónico.
      • Cuando se utiliza este ajuste, los usuarios no necesitan establecer un umbral. 
    • Utilice un intervalo manual: ajuste manualmente una tasa de aumento o disminución para desencadenar las notificaciones por correo electrónico. Al seleccionar esta opción, configure lo siguiente: 
      • Comprobar recuento: elige si quieres comprobar el recuento de inscripciones semanal o diariamente. 
        • Semanal: comprueba y envía una notificación por correo interno todos los viernes a las 10 de la mañana si las tasas de inscripción semana a semana para el Workflow aumentan o disminuyen en el porcentaje especificado. 
        • Diariamente: comprueba y envía una notificación por correo interno todos los días a las 10 de la mañana si las tasas de inscripción diarias para el Workflow aumentan o disminuyen en el Porcentaje especificado. 
      • Aumentado al menos: Introduce un porcentaje para desencadenar esta notificación si aumentan las inscripciones.
        • Si las tasas de inscripción aumentan por encima de este porcentaje, se enviará la notificación por correo electrónico del workflow.
        • Si esta opción se deja en blanco, no se activarán los correos electrónicos de notificación para el aumento de inscripciones en el workflow. 
      • Disminuido en al menos: Introduce un porcentaje para desencadenar esta notificación si disminuyen las inscripciones. 
        • Si las tasas de inscripción disminuyen más de este porcentaje, se enviará la notificación por correo electrónico del workflow.
        • Si esta opción se deja en blanco, no se activarán los correos electrónicos de notificación para las inscripciones disminuidas en el workflow. 

• • Destinatarios de la notificación: si la opción Recibir notificación cuando este workflow necesite revisión o Recibir notificación si cambia la tasa de inscripción está activada, aparecerá este campo. Puede elegir enviar las notificaciones correspondientes a usuarios individuales o a equipos específicos. 

    • Enviar a estos usuarios: selecciona usuarios específicos para enviar el correo de notificación del workflow. Los usuarios individuales deben tener activadas las notificaciones de correo electrónico de workflow en sus ajustes para recibir este correo electrónico. 
    • Enviar a estos equipos: selecciona equipos específicos para enviar el correo electrónico de notificación del workflow. Los usuarios de estos equipos deben tener activadas las notificaciones de correo electrónico de workflow en sus ajustes para recibir este correo electrónico.
       

Conexiones

En los flujos de trabajo basados en contactos, puede especificar si un contacto debe desinscribirse de otros flujos de trabajo cuando se inscriba en el flujo de trabajo seleccionado. La configuración sólo se aplicará en el momento de la inscripción, no desinscribirá al contacto de otros flujos de trabajo en el futuro. Por defecto, esta opción está desactivada.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatizaciones > Workflows.

• Haz clic en el nombre de tu workflow.
• En la parte superior izquierda, haga clic en Configuración.
• En el panel derecho, en la sección Conexiones , active el interruptor Desinscribir contactos de otros flujos de trabajo al inscribirlos en este flujo de trabajo. A continuación, seleccione de qué flujos de trabajo debe darse de baja el contacto:
  • Desinscribir de todos los demás flujos de trabajo: el contacto se eliminará de todos los demás flujos de trabajo en el momento de la inscripción. 
  • Desinscribir de flujos de trabajo específicos: el contacto se eliminará de los flujos de trabajo especificados en el momento de la inscripción. 
    • Para seleccionar un flujo de trabajo, haga clic en el menú desplegable y seleccione las casillas de verificación situadas junto al flujo de trabajo del que desea eliminar los contactos. 
    • Para eliminar un flujo de trabajo de esta configuración, haga clic en el icono x situado junto al nombre del flujo de trabajo.