Administrar la configuración de workflows

Configura los ajustes del workflow para gestionar cuándo deben ejecutarse las acciones, cualquier notificación relacionada con el rendimiento del workflow y especificar si un contacto debe cancelar su inscripción de otros workflows al inscribirse en el workflow seleccionado. Más información sobre cómo crear workflows.

El momento 

Utiliza los ajustes de temporización para especificar cuándo un workflow debe o no ejecutar acciones. Por opción predeterminada, las acciones de workflow se ejecutarán en cuanto un registro inscrito llegue a la acción.

Este ajuste no afectará a la inscripción de tu workflow, solo a las acciones posteriores a la inscripción. Si tienes problemas para inscribir tu workflow, aprende a solucionar los problemas más comunes de inscripción en workflows. 

Nota: si tu cuenta de HubSpot no tiene una zona horaria establecida, los ajustes de tiempo predeterminados del workflow serán EST (Eastern Standard Time). Más información sobre cómo personalizar la zona horaria de tu cuenta.

Para configurar los ajustes de sincronización de tu workflow: 

• En tu cuenta de HubSpot, ve a Automatización > Workflows.
• Haz clic en el nombre de tu workflow.
• En la parte superior izquierda, haz clic en Configuración.
• En la sección Hora del panel derecho, configura lo siguiente:
  • Ejecutar acciones solo a horas específicas: especifica cuándo los registros pueden ejecutar acciones de workflow en función de la zona horaria de tu cuenta. 

    • El momento en que se reprograma la acción viene determinado por el momento en que el registro inscrito llega a la acción del workflow:

      • Si un registro alcanza una acción fuera de los días y hora especificados: el workflow reprogramará la acción para la hora más temprana disponible en el siguiente día disponible.
      • Si un registro alcanza una acción fuera de los días especificados pero durante las horas de ejecución especificadas: el workflow reprogramará la acción para la misma hora del siguiente día disponible. Esto también se aplicará si un workflow tiene una fecha de pausa agregada al ajuste No ejecutar acciones en una fecha específica.

• • • Para evitar sobrecarga de workflows, las acciones se reprograman para ejecutarse dentro de una ventana de 15 minutos. Por ejemplo, si la siguiente hora disponible es a las 9:00 a. m., las acciones se reprogramarán entre 9:00 y 9:15 a. m.
    • Los retrasos y ramificaciones si/entonces no se reprograman, pero sí la acción siguiente. Por ejemplo, un workflow basado en negocios se ha establecido solo para ejecutar acciones de lunes a jueves, de 9.00 a. m. hasta las 5:00 p. m. El negocio introduce un retraso de 2 días el jueves y luego sale del retraso el sábado. La próxima acción se reprogramará para el lunes entre las 9:00 y las 9:15 de la mañana.

• • No ejecutar acciones en fechas determinadas: pausa un workflow para evitar que se ejecuten acciones en fechas concretas. También puedes fijar las fechas para hacer una pausa anual. En esas fechas, cuando un registro alcance una acción, se detendrá hasta la siguiente fecha disponible. Cuando utilices fechas de pausa, ten en cuenta lo siguiente:

    • Las fechas de pausa tendrán en cuenta otros ajustes de fecha a la hora de reprogramar acciones. Por ejemplo, se ajusta un workflow para que solo ejecute acciones de lunes a miércoles de 9 de la mañana a 5 de la tarde. Si agregas una fecha de pausa que tenga lugar un miércoles, todas las acciones programadas para ese miércoles se trasladarán al lunes siguiente a las 9 de la mañana.
    • Los registros aún inscribirán e introducirán retrasos y ramificaciones si/entonces en días en pausa. Una vez que salgan del retraso o la ramificación si/entonces, se detendrán en la siguiente acción. 
  • Programar workflow para que se desactive automáticamente: programa el workflow para que se desactive después de una fecha y hora específicas. Más información sobre cómo desactivar los workflows.

Notificaciones de rendimiento (solo Enterprise )

Antes de configurar las notificaciones en el editor de workflow, asegúrate de que tus notificaciones de usuario están activadas.

Aunque los superadministradores de las cuentas de Enterprise pueden establecer preferencias de notificación predeterminadas para otros usuarios, las preferencias establecidas por los usuarios individuales tendrán prioridad sobre las predeterminadas. Más información sobre cómo configurar las notificaciones de usuario en HubSpot. 

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Notificaciones.
• la parte superior, haz clic en la pestaña Correo electrónico.
• En la sección Correo electrónico, haz clic para activar el interruptor para recibir notificaciones por correo electrónico en tu bandeja de entrada.
• Desplázate hacia abajo y haz clic para ampliar la sección Workflows.
• Selecciona casillas de verificación situadas a continuación de los tipos de notificación correspondientes.
   

Ajustar notificaciones de workflow

• En tu cuenta de HubSpot, ve a Automatización > Workflows.
• Haz clic en el nombre de tu workflow.
• En el editor de workflow, arriba a la izquierda, haz clic en Configuración.
• En la sección Rendimiento del panel derecho, configura lo siguiente:
  • Recibe notificaciones cuando este workflow requiera revisión: notifica a los usuarios y equipos cada vez que el estado del workflow cambie a Revisión necesaria. 
    • Se te notificará la primera vez que se produzca algún problema en este workflow.
    • Una vez revisadas las incidencias, el estado cambiará a Revisado.
    • Si se produce algún problema nuevo, o si reaparece alguno ya revisado, el estado volverá a cambiar a Revisión necesaria y desencadenará de nuevo una notificación.

• • Recibe notificaciones sobre cambios en la tasa de inscripción: notifica a los usuarios y equipos cada vez que la inscripción del workflow aumente o disminuya por encima de un umbral especificado. Puedes optar por utilizar Breeze Intelligence para determinar este umbral o ajustar manualmente una tasa de aumento o disminución para desencadenar la notificación. 
    • Usar Breeze Intelligence: utiliza Breeze, la IA de HubSpot, para detectar automáticamente cambios inusuales en las tasas de inscripción.
      • Breeze Intelligence comparará el índice de inscripciones de cada día con el patrón de inscripciones del mes anterior. Las caídas o picos inusuales en las tasas de inscripción desencadenarán notificaciones por correo electrónico.
      • Cuando se utiliza este ajuste, los usuarios no necesitan establecer un límite. 
    • Utiliza un intervalo manual: ajusta manualmente una tasa de aumento o disminución para desencadenar las notificaciones por correo electrónico. Al seleccionar esta opción, configura lo siguiente: 
      • Revisar cantidad: elige si quieres comprobar el recuento de inscripciones semanal o diariamente. 
        • Semanalmente: comprueba y envía una notificación interna por correo electrónico todos los viernes a las 10 de la mañana si las tasas de inscripción semanales para el workflow aumentan o disminuyen en el porcentaje especificado. 
        • Diariamente: comprueba y envía una notificación por correo interno todos los días a las 10 de la mañana si las tasas de inscripción diarias para el workflow aumentan o disminuyen en el porcentaje especificado. 
      • Aumentó por lo menos: introduce un porcentaje para desencadenar esta notificación si aumentan las inscripciones.
        • Si las tasas de inscripción aumentan por encima de este porcentaje, se enviará la notificación por correo electrónico del workflow.
        • Si esta opción se deja en blanco, no se activarán los correos electrónicos de notificación para el aumento de inscripciones en el workflow. 
      • Disminuyó por lo menos: introduce un porcentaje para desencadenar esta notificación si disminuyen las inscripciones. 
        • Si las tasas de inscripción disminuyen más de este porcentaje, se enviará la notificación por correo electrónico del workflow.
        • Si esta opción se deja en blanco, no se desencadenarán correos electrónicos de notificación para las inscripciones disminuidas en el workflow. 

• • Destinatarios de notificación: si la opción Recibe notificaciones cuando este workflow requiera revisión o Recibe notificaciones sobre cambios en la tasa de inscripción está activada, aparecerá este campo. Puedes elegir enviar las notificaciones correspondientes a usuarios individuales o a equipos específicos. 

    • Enviar a estos usuarios: selecciona usuarios específicos para enviar el correo de notificación del workflow. Los usuarios individuales deben tener activadas las notificaciones de correo electrónico de workflow en su configuración para recibir este correo. 
    • Enviar a estos equipos: selecciona equipos específicos para enviar el correo electrónico de notificación del workflow. Los usuarios de estos equipos deben tener activadas las notificaciones por correo electrónico del workflow en su configuración para recibir este correo.
  • Compara la conversión para cada rama y punto final: activa este ajuste para empezar a realizar el seguimiento de la conversión y las métricas de rendimiento para el workflow. Más información sobre la revisión de los datos de conversión y rendimiento de tu workflow. 
     
     

Conexiones

En los workflows basados en contactos, puedes especificar si un contacto debe cancelar la inscripción de otros workflows cuando se inscriba en el workflow seleccionado. La configuración solo se aplicará en el momento de la inscripción, no cancelará la inscripción del contacto en otros workflows en el futuro. Por opción predeterminada, esta opción está desactivada.

• En tu cuenta de HubSpot, ve a Automatización > Workflows.

• Haz clic en el nombre de tu workflow.
• En la parte superior izquierda, haz clic en Configuración.
• En el panel derecho, en la sección Conexiones, activa el interruptor Cancela la inscripción de contactos en otros workflows cuando se inscriban en este workflow. A continuación, selecciona en cuáles workflows debe cancelar la inscripción el contacto:
  • Cancelar inscripción en todos los demás workflows: el contacto se eliminará de todos los demás workflows en el momento de la inscripción. 
  • Cancelar la inscripción en workflows específicos: el contacto se eliminará de los workflows especificados en el momento de la inscripción. 
    • Para seleccionar un workflow, haz clic en el menú desplegable y selecciona las casillas de verificación situadas junto al workflow del que deseas eliminar los contactos. 
    • Para eliminar un workflow de esta configuración, haz clic en el icono x situado junto al nombre del workflow.