Administrar la configuración de workflow

En la configuración de tu workflow, puedes administrar cuando las acciones se ejecuten, establecer criterios de cancelación de suscripción, agregar campañas asociadas y permitir la inscripción de Salesforce.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatización > Workflows.
• Haz clic en el nombre de un workflow.
• En el editor de Workflows, haz clic en la pestaña Configuración.

General

En la sección Disposiciones generales, puedes administrar los días de la semana y los horarios que pueden ejecutarse, permitir que los contactos se inscriban desde Salesforce y asocien workflows basados en contactos con campañas de HubSpot. 

Establece los horarios para ejecutar las acciones

Por opción predeterminada, las acciones del workflow se ejecutan tan pronto como un registro inscrito llegue a la acción. Para especificar cuándo se pueden ejecutar las acciones:

• Seleccionar Horarios específicos.
• Selecciona un día desde el menú desplegable. Luego usa los menús desplegables para especificar el intervalo de tiempo para ejecutar las acciones. Los tiempos se basan en la zona horaria seleccionada en tu configuración de cuenta. 
• Para agregar más tiempo de ejecución de acciones, haz clic en Agregar horas.

Cuando un registro alcance una acción fuera del período establecido, la acción se reprogramará para el siguiente momento disponible. Para evitar sobrecarga de workflow, las acciones se reprograman para ejecutar dentro de un período de 15 minutos. Por ejemplo, si la siguiente hora disponible es a las 9:00 a. m., las acciones se reprogramarán para horas entre 9:00 y 9:15 a.m.

Los retrasos y las bifurcaciones si/entonces no se reprograman, pero la acción que sigue si se reprogramará. Por ejemplo:

• Un workflow basado en negocios se ha establecido solo para ejecutar acciones de lunes a jueves, de 9.00 a.m. hasta las 5:00 p.m.
• Un negocio introduce un retraso de 2 días el jueves y luego sale del retraso el sábado.
• Tras salir del retraso el sábado, el negocio se continúa en el siguiente paso, que es una bifurcación si/entonces.
• El negocio se verifica contra la bifurcación si/entonces y luego continúa por el lado SÍ. Luego, se reprograma la siguiente acción para el lunes entre las 9:00a.m. y las 9:15 a. m.

Establecer fechas de pausa para evitar acciones de ejecución

Puedes establecer un workflow para evitar acciones de ejecución en fechas específicas. En esas fechas, cuando un registro alcanza una acción, la acción pausa hasta la próxima fecha disponible. 

Por ejemplo, creaste un workflow para una próxima campaña de marketing. Si tu campaña se ejecuta en noviembre, no es recomendable enviar correos electrónicos durante la festividad de Acción de Gracias de Estados Unidos. Podrías agregar una fecha de pausa para que tus acciones de correo electrónico no envíen correos el 26 de noviembre. A los contactos que lleguen a la acción de envío de correo electrónico en esa fecha se les enviará su correo electrónico el día siguiente a la medianoche.

Las fechas de pausa toman otra configuración de fecha en cuenta al reprogramar acciones. Por ejemplo, un workflow se establece solo para ejecutar acciones de lunes a miércoles de 9pm a 5pm. Si agregas una fecha de pausa que se llevará a cabo un miércoles, las acciones de ese día se reprogramarán para el próximo lunes a las 9:00 am.

Nota: los registros seguirán inscribiendo e ingresando retrasos y bifurcaciones si/entonces en días en pausa. Una vez que entran en el workflow o abandonen el retraso o la bifurcación si/entonces, harán pausa en la siguiente acción.

Para agregar una fecha de pausa a tu workflow:

• Bajo ¿En qué próximos días quiere hacer una pausa en la ejecución de las acciones? haga clic en + Añadir fechas
  
  
• Selecciona una fecha haciendo clic en el campo fecha. Sólo puedes seleccionar días en el futuro, empezando por la fecha de mañana. Para pausar las acciones en la misma fecha cada año, seleccione la casilla de verificación Anualmente
  
  
• Añade más fechas haciendo clic en + Añadir fechas, o haz clic en Guardar para guardar los cambios.

Permitir la inscripción desde Salesforce

En workflows basados en contactos, si haz instalado la integración de Salesforce y agregado la ventana Visualforce de HubSpot, puedes elegir inscribir oportunidades de venta de Salesforce y contactos que se sincronizaron con HubSpot. Para inscribir leads o contactos de Salesforce, selecciona Sí, permitir la inscripción desde Salesforce.

Más información sobre inscribir a tus oportunidades de venta de Salesforce o contactos en workflows de HubSpot directamente desde Salesforce.

Asociar tu workflow con una campaña de HubSpot

Si eres usuario de Marketing Hub Pro o Enterprise   la configuración de workflows basada en contactos te permite asociar tus workflows a cualquiera de tus campañas. Haz clic en el menú desplegable Campañas asociadas con y selecciona un nombre de campaña.

Cuando una campaña está asociada a un workflow, los siguientes datos estarán disponibles en la campaña:

• El número de contactos inscritos.
• El número de contactos que se incorporaron a la lista de objetivos. Más información sobre configuración de objetivos de workflow.
• La tasa de conversión de workflow general. Esto se calcula dividiendo el número Lista de metas de incorporaciones por el número de Workflow iniciado, luego multiplica por 100 para obtener un porcentaje.

Cancelación de inscripción y supresión

La configuración en la sección Cancelación de inscripción y supresión permite controlar qué registros se inscribirán y cuándo.

En workflows basados en empresa, negocio, cotización y tickets de asistencia técnica, puedes establecer los criterios que cancelan la inscripción en registros activos y también evitan inscribir o volver a inscribir.

En workflows basados en contactos, puedes administrar la inscripción de contactos combinados, eliminar contactos que ya no cumplen con los criterios de inscripción y evitar la inscripción de contactos en listas específicas.

Establecer criterios de cancelación de inscripción para empresas, negocios, cotizaciones y tickets

En workflows basados en empresa, negocio, cotización y tickets basados en tickets de asistencia técnica, los criterios de cancelación de inscripción eliminan registros inscritos activamente desde workflows y evitan inscribir o volver a inscribir.

• Haz clic en Establecer activadores de cancelación de inscripción.
  
• En el panel derecho, establece tus activadores de cancelación de inscripción. Luego, haz clic en Aplicar filtro. Más información sobre activadores de cancelación de inscripción en workflows.
• Agrega más activadores de cancelación de inscripción según sea necesario, luego haz clic en  Guardar.

Eliminar contactos inscritos de otros workflows

Esta configuración de workflow basada en contactos te permite decidir qué sucederá con los contactos inscritos que también están inscritos en otro workflow. De manera predeterminada, los contactos no se eliminarán de otros workflows.

• No eliminarlos de otros workflows: los contactos permanecerán inscritos en otros workflows.
• Eliminarlos de todos los demás workflows: una vez que el contacto esté inscrito en este workflow, se eliminarán de todos los demás workflows.
• Eliminarlos de un workflow específico: una vez que el contacto esté inscrito en este workflow, se eliminarán de cualquier workflow que selecciones desde el menú desplegable. Haz clic en el menú desplegable Eliminar de workflows específicos para seleccionar los workflows específicos.

Permitir que los contactos se combinen para inscribir

Cuando combinas contactos, el contacto combinado ahora puede cumplir con los criterios de inscripción para workflows. Por opción predeterminada, los contactos no se inscribirán en workflows existentes como resultado de datos combinados, pero se pueden inscribir en el futuro si cumplen con los criterios de nuevo.

Para establecer tu workflow para inscribir contactos que califiquen en el momento de la combinación, selecciona Sí para esta configuración.