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Nota: Este contenido se tradujo a través de un software y es posible que no haya sido revisado. La versión en inglés se considera, por tanto, la versión oficial y es posible que haya sido actualizada. Para acceder a la versión en inglés, haz clic aquí.
Workflows

Administrar la configuración de workflows

Última actualización: julio 16, 2021

Requisitos

Marketing Hub  Professional, Enterprise
Sales Hub  Professional, Enterprise
Service Hub  Professional, Enterprise
Operations Hub  Professional

En la pestaña Configuración del workflow, puedes administrar cuándo se deben ejecutar las acciones, establecer activadores de cancelación de suscripción, agregar campañas asociadas y permitir la inscripción de Salesforce.

Para acceder a la configuración de un workflow:

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatización > Workflows.
  • Coloca el cursor sobre el workflow y haz clic en Editar.
  • En el editor de workflow, haz clic en la pestaña Configuración.

Para ver un resumen de la configuración de workflow, echa un vistazo al video a continuación:

Ver la lección completa de la HubSpot Academy Workflows en detalle

General

En la sección General, puedes administrar los días de la semana y los horarios en que las acciones pueden ejecutarse, permitir que los contactos se inscriban desde Salesforce y asociar workflows basados en contactos con campañas de HubSpot. 

platform-workflow-general-tab-settings

Establece los horarios para ejecutar las acciones

Por opción predeterminada, las acciones del workflow se ejecutan tan pronto como un registro inscrito llegue a la acción. Para especificar cuándo se pueden ejecutar las acciones:

  • Seleccionar Horarios específicos.
  • Selecciona un día desde el menú desplegable. Luego usa los menús desplegables para especificar el intervalo de tiempo para ejecutar las acciones. Los tiempos se basan en la zona horaria seleccionada en tu configuración de cuenta
  • Para agregar más tiempo de ejecución de acciones, haz clic en Agregar horas.

workflow-settings-specific-times-platform

Cuando un registro alcance una acción fuera del período establecido, la acción se reprogramará:

  • El workflow intentará reprogramar la acción para la misma hora en el siguiente día disponible. Sin embargo, si la hora de la acción está fuera del período especificado, el workflow se reprogramará en la acción para la primera hora disponible en el siguiente día disponible.
  • Para evitar sobrecarga de workflows, las acciones se reprograman para ejecutarse dentro de una ventana de 15 minutos. Por ejemplo, si la siguiente hora disponible es a las 9:00 a. m., las acciones se reprogramarán para horas entre 9:00 y 9:15 a.m.

Los retrasos y las bifurcaciones si/entonces no se reprograman, pero la acción que sigue si se reprogramará. Por ejemplo:

  • Un workflow basado en negocios se ha establecido solo para ejecutar acciones de lunes a jueves, de 9.00 a.m. hasta las 5:00 p.m.
  • Un negocio introduce un retraso de 2 días el jueves y luego sale del retraso el sábado.
  • Tras salir del retraso el sábado, el negocio se continúa en el siguiente paso, que es una bifurcación si/entonces.
  • El negocio se verifica contra la bifurcación si/entonces y luego continúa por el lado SÍ. Luego, se reprograma la siguiente acción para el lunes entre las 9:00a.m. y las 9:15 a. m.

Cuando se programen registros para una acción, la acción mostrará un recuento de esos registros, como 1 contacto en esta acción.  Para ver los registros específicos y cuándo se reprograman para continuar, haz clic en la acción y luego en el panel derecho, haz clic en la pestaña [Objeto] en la acción.



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Establecer fechas de pausa para evitar acciones de ejecución

Puedes establecer un workflow para evitar acciones de ejecución en fechas específicas. En esas fechas, cuando un registro alcanza una acción, la acción pausa hasta la próxima fecha disponible. 

Por ejemplo, creaste un workflow para una próxima campaña de marketing. Si tu campaña se ejecuta en noviembre, no es recomendable enviar correos electrónicos durante la festividad de Acción de Gracias de Estados Unidos. Podrías agregar una fecha de pausa para que tus acciones de correo electrónico no envíen correos el 26 de noviembre. A los contactos que lleguen a la acción de envío de correo electrónico en esa fecha se les enviará su correo electrónico el día siguiente a la medianoche.

Las fechas de pausa toman otra configuración de fecha en cuenta al reprogramar acciones. Por ejemplo, un workflow se establece solo para ejecutar acciones de lunes a miércoles de 9pm a 5pm. Si agregas una fecha de pausa que se llevará a cabo un miércoles, las acciones de ese día se reprogramarán para el próximo lunes a las 9:00 am.

Nota: los registros seguirán inscribiendo e ingresando retrasos y bifurcaciones si/entonces en días en pausa. Una vez que entran en el workflow o abandonen el retraso o la bifurcación si/entonces, harán pausa en la siguiente acción. 

Para agregar una fecha de pausa a tu workflow:

  • En ¿Cuáles de los próximos días deseas poner en pausa la ejecución de las acciones? haz clic en + Agregar fechas

    pause-action-add-dates-setting
  • Selecciona una fecha haciendo clic en el campo fecha. Solo puedes seleccionar días en el futuro, comenzando por la fecha de mañana.  Para pausar acciones en la misma fecha cada año, selecciona la casilla de comprobación Anual.

    pause-action-dates-field-
  • Agrega más fechas haciendo clic en + Agregar días o haz clic en Guardar para guardar tus cambios.

Cuando se programen registros para una acción, la acción mostrará un recuento de esos registros, como 1 contacto en esta acción.  Para ver los registros específicos y cuánto tiempo está programado que estén en pausa, haz clic en la acción y luego en el panel derecho, haz clic en la pestaña [Objeto] en la acción.



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Permitir la inscripción desde Salesforce

En workflows basados en contactos, si haz instalado la integración de Salesforce y agregado la ventana Visualforce de HubSpot, puedes elegir inscribir oportunidades de venta de Salesforce y contactos que se sincronizaron con HubSpot. Para inscribir leads o contactos de Salesforce, selecciona Sí, permitir la inscripción desde Salesforce.

Más información sobre inscribir a tus oportunidades de venta de Salesforce o contactos en workflows de HubSpot directamente desde Salesforce.

Asociar tu workflow con una campaña de HubSpot

Si eres usuario de Marketing Hub Pro o Enterprise   la configuración de workflows basada en contactos te permite asociar tus workflows a cualquiera de tus campañas. Haz clic en el menú desplegable Campañas asociadas con y selecciona un nombre de campaña.

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Cuando una campaña está asociada a un workflow, los siguientes datos estarán disponibles en la campaña:

  • El número de contactos inscritos.
  • El número de contactos que se incorporaron a la lista de objetivos. Más información sobre configuración de objetivos de workflow.
  • La tasa de conversión de workflow general. Esto se calcula dividiendo el número Lista de metas de incorporaciones por el número de Workflow iniciado, luego multiplica por 100 para obtener un porcentaje.

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Cancelación de inscripción y supresión

La configuración en la sección Cancelación de inscripción y supresión permite controlar qué registros se inscribirán y cuándo.

En workflows basados en empresa, negocio, cotización y tickets de asistencia técnica, puedes establecer los criterios que cancelan la inscripción en registros activos y también evitan inscribir o volver a inscribir.

En workflows basados en contactos, puedes administrar la inscripción de contactos combinados, eliminar contactos que ya no cumplen con los criterios de inscripción y evitar la inscripción de contactos en listas específicas.

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Establecer activadores de cancelación de inscripción para empresas, negocios, cotizaciones y tickets

En workflows basados en empresa, negocio, cotización y tickets, los activadores de cancelación de inscripción eliminan registros inscritos activamente desde workflows y evitan inscribir o volver a inscribir.

  • Haz clic en Establecer activadores de cancelación de inscripción.
  • En el panel derecho, establece tus activadores de cancelación de inscripción. Luego, haz clic en Aplicar filtro. Más información sobre activadores de cancelación de inscripción en workflows.
  • Agrega más activadores de cancelación de inscripción según sea necesario, luego haz clic en  Guardar.

Eliminar contactos inscritos de otros workflows

Esta configuración de workflow basada en contactos te permite decidir qué sucederá con los contactos inscritos que también están inscritos en otro workflow. De manera predeterminada, los contactos no se eliminarán de otros workflows.

  • No eliminarlos de otros workflows: los contactos permanecerán inscritos en otros workflows.
  • Eliminarlos de todos los demás workflows: una vez que el contacto esté inscrito en este workflow, se eliminarán de todos los demás workflows.
  • Eliminarlos de un workflow específico: una vez que el contacto esté inscrito en este workflow, se eliminarán de cualquier workflow que selecciones desde el menú desplegable. Haz clic en el menú desplegable Eliminar de workflows específicos para seleccionar los workflows específicos.

Permitir que los contactos se combinen para inscribir

Cuando combinas contactos, el contacto combinado puede cumplir con activadores de inscripción para workflows. Por opción predeterminada, los contactos no se inscribirán en workflows existentes como resultado de datos combinados, pero se pueden inscribir en el futuro si cumplen con los activadores de inscripción de nuevo. La reinscripción debe estar habilitada para que un contacto combinado se inscriba en el workflow.

Para establecer tu workflow para inscribir contactos que califiquen en el momento de la combinación, selecciona para esta configuración.

workflow-contact-merge-setting

Eliminar contactos que ya no cumplen con los activadores de inscripción

Este valor de configuración determina si un contacto se eliminará si ya no cumple con los activación de inscripción mientras esté inscrito.

La opción No, mantenerlos en este workflow se selecciona de manera predeterminada. Selecciona Sí, eliminarlos de este workflow para eliminar contactos cuando ya no cumplen con los activadores de inscripción iniciales.

Nota: si tienes un contacto inscrito actualmente en el workflow que no cumplía con los activadores de inscripción antes de activar esta configuración, no se cancelará la suscripción del workflow una vez que esté habilitada la configuración y deberás cancelar manualmente la inscripción de los activadores.

Esta configuración también se aplica a los contactos de prueba. Si inscribes un contacto de prueba que no cumple con los activadores de inscripción cuando esta configuración esté habilitada, se cancelará automáticamente la inscripción del workflow y no se ejecutará ninguno de los pasos.

Agregar una lista de supresión

En workflows basados en contactos, haz clic en el menú desplegable Listas de supresiones para este workflow y selecciona una lista de contactos que no deseas inscribir en el workflow.

Nota: Si quieres cancelar la inscripción o excluir registros en workflows basados en empresas, negocios, cotizaciones, tickets u objetos personalizados, descubre cómo establecer activadores de cancelación de inscripción.


Agregar una lista de supresión a un workflow hará una de tres acciones según el estado actual de la inscripción de un contacto:

  1. El contacto no está inscrito actualmente en el workflow y es miembro de la lista de supresión: el contacto no se inscribirá en el workflow incluso si cumple con los activadores de inscripción en una fecha posterior, y aparecerá en el historial del workflow como encontrado en una lista de supresión y cancelada su suscripción.
  2. El contacto está inscrito actualmente en el workflow y es miembro de la lista de supresión: se cancelará la inscripción del contacto cuando llegue al paso siguiente en workflow.
  3. El contacto está inscrito actualmente en el workflow y no es miembro de la lista de supresión: el contacto permanecerá en el workflow. Sin embargo, si cumplen con los criterios de la lista de supresión en una fecha posterior, serán excluidos.

Si se elimina una lista de supresión de la configuración de workflow o si los contactos se eliminan de una lista de supresión, esos contactos no se inscribirán automáticamente en el workflow, incluso si cumplen con los activadores de inscripción del workflow. Serán elegibles para inscribirse la próxima vez que cumplan con los criterios de inscripción o reinscripción del workflow.