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Nota: Este contenido se tradujo a través de un software y es posible que no haya sido revisado. La versión en inglés se considera, por tanto, la versión oficial y es posible que haya sido actualizada. Para acceder a la versión en inglés, haz clic aquí.
Workflows

Administrar la configuración de workflows

Última actualización: agosto 3, 2022

Requisitos

Marketing Hub Professional, Enterprise
Sales Hub Professional, Enterprise
Service Hub Professional, Enterprise
Operations Hub Professional

En la pestaña Configuración del workflow, puedes administrar cuándo se deben ejecutar las acciones, establecer activadores de cancelación de suscripción, agregar campañas asociadas, permitir la inscripción de Salesforce y configurar notificaciones relacionadas con el workflow. 

Para acceder a la configuración de un workflow:

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatización > Workflows.
  • Coloca el cursor sobre el workflow y haz clic en Editar.
  • En el editor de workflow, haz clic en la pestaña Configuración.

General

En la pestaña General, puedes administrar los días de la semana y los horarios que las acciones pueden ejecutar para todos los tipos de workflow. En workflows basados en contactos, puedes permitir que los contactos se inscriban desde Salesforce y asociar workflows con campañas. 

En la pestaña General del editor de flujo de trabajo, configure lo siguiente:  

  • ¿A qué horas deseas ejecutar las acciones?: especifica cuándo los registros pueden ejecutar acciones de flujo de trabajo. Por opción predeterminada, las acciones del workflow se ejecutan tan pronto como un registro inscrito llegue a la acción. Cuando especifique los plazos de ejecución, tenga en cuenta lo siguiente: 
    • Cuando un registro alcance una acción fuera del período establecido, el workflow intentará reprogramar la acción para la misma hora en el siguiente día disponible. Sin embargo, si la hora de la acción está fuera del período especificado, el workflow se reprogramará en la acción para la primera hora disponible en el siguiente día disponible.
    • Para evitar sobrecarga de workflows, las acciones se reprograman para ejecutarse dentro de una ventana de 15 minutos. Por ejemplo, si la siguiente hora disponible es a las 9:00 a. m., las acciones se reprogramarán para horas entre 9:00 y 9:15 a.m.
    • Los retrasos y las bifurcaciones si/entonces no se reprograman, pero la acción que sigue es. Por ejemplo, un workflow basado en negocios se ha establecido solo para ejecutar acciones de lunes a jueves, de 9.00 a.m. hasta las 5.00 p.m.  El negocio introduce un retraso de 2 días el jueves y luego sale del retraso el sábado. La siguiente acción se reprogramará para el lunes entre las 9:00a.m. y las 9:15 a. m.
  • ¿Qué próximas fechas deseas poner en pausa la ejecución de acciones?: pausa un workflow para evitar acciones de ejecución en fechas específicas. También puedes establecer las fechas para que se pausen anualmente. En esas fechas, cuando un registro alcanza una acción, pausa hasta la próxima fecha disponible. Cuando uses las fechas de pausa, ten en cuenta lo siguiente:

    • Las fechas de pausa toman otra configuración de fecha en cuenta al reprogramar acciones. Por ejemplo, un workflow se establece solo para ejecutar acciones de lunes a miércoles de 9PM a 5PM. Si agregas una fecha de pausa que se llevará a cabo un miércoles, la próxima acción se reprogramará para el próximo lunes a las 9: 00 AM.
    •  Los cables seguirán inscribiendo e ingresando retrasos y bifurcaciones si/entonces en días en pausa. Una vez que abandonen el retraso o la bifurcación si/entonces, harán pausa en la siguiente acción en su lugar. 
  • Permitir que los contactos se inscriban en este workflow desde Salesforce: si haz instalado la integración de Salesforce y agregado la ventana Visualforce de HubSpot, puedes elegir inscribir oportunidades de venta de Salesforce y contactos que se sincronizaron con HubSpot en workflows basados en contactos. Más información sobre inscribir a tus oportunidades de venta de Salesforce o contactos en workflows de HubSpot directamente desde Salesforce.
  • Campaña: asocia tu flujo de trabajo basado en contactos con una campaña. Esta configuración solo está disponible para cuentas con suscripciones a Marketing Hub Pro o Enterprise. Cuando una campaña está asociada a un workflow, los siguientes datos estarán disponibles en la campaña:
    • El número de contactos inscritos.
    • El número de contactos que se incorporaron a la lista de objetivos. Más información sobre configuración de objetivos de workflow.
    • La tasa de conversión de workflow general. Esto se calcula dividiendo el número Lista de metas de incorporaciones por el número de Workflow iniciado, luego multiplica por 100 para obtener un porcentaje.

  • Si utilizas la opción ¿Qué horas deseas que se ejecuten las acciones? o ¿Qué fechas próximas deseas poner en pausa la ejecución de las acciones?, la configuración y los registros se pausarán o reprogramarán en una acción, la acción mostrará un recuento de esos registros. Para ver los registros específicos y cuándo se reprograman para continuar:
    • Haz clic en la acción.
    • En el panel derecho, haz clic en la pestaña [Objeto] en la acción.



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Cancelación de inscripción y supresión

En workflows basados en contactos, puedes administrar la inscripción de contactos combinados, eliminar contactos que ya no cumplen con los criterios de inscripción y evitar la inscripción de contactos en listas específicas.

En otros tipos de flujo de trabajo, puedes establecer los criterios que cancelan la inscripción en registros activos y también evitan inscribir o volver a inscribir.

Gestionar la cancelación de inscripción y la supresión en los workflows basados en contactos

En la pestaña Cancelación de inscripción y supresión de un flujo de trabajo basado en contactos, configure lo siguiente:  

  • Cuando los contactos se inscriben en este workflow: esta configuración de workflow te permite decidir qué sucederá con los contactos inscritos que también están inscritos en otro workflow. De manera predeterminada, los contactos no se eliminarán de otros workflows.
    • No eliminarlos de otros workflows: los contactos permanecerán inscritos en otros workflows.
    • Eliminarlos de todos los demás workflows: una vez que el contacto esté inscrito en este workflow, se eliminarán de todos los demás workflows.
    • Eliminarlos de un workflow específico: una vez que el contacto esté inscrito en este workflow, se eliminarán de cualquier workflow que selecciones desde el menú desplegable. 
  • Cuando un contacto ya no cumpla con las condiciones de inscripción, ¿deseas eliminarlos de este workflow?: t esta configuración determina si un contacto se eliminará si ya no cumple con los criterios de activación de inscripción mientras esté inscrito. Por opción predeterminada, los contactos no se eliminan.
    • Cuando esta configuración esté configurada en , los contactos que no cumplan los criterios no podrán inscribirse manualmente.  
    • Si tienes un contacto inscrito actualmente en el workflow que no cumplía con los activadores de inscripción antes de activar esta configuración, no se cancelará la suscripción del workflow una vez que esté habilitada la configuración y deberás cancelar manualmente la suscripción de los activadores.
    • Si inscribes un contacto de prueba que no cumple con los activadores de inscripción cuando esta configuración esté habilitada, se cancelará automáticamente la inscripción del workflow y no se ejecutará ninguno de los pasos.
  • Cuando se fusionan dos contactos, ¿el contacto recién creado debe inscribirse en este workflow si cumple con los criterios de activación?: by predeterminado, los workflows no inscribirán contactos fusionados. Sin embargo, los contactos combinados se pueden inscribir en el futuro si cumplen con los activadores de inscripción de nuevo y la reinscripción está habilitada.
  • Listas de supresión para este workflow: agrega una lista de contactos que no deseas inscribir en el workflow.
    • Si se elimina una lista de supresión de la configuración de workflow o si los contactos se eliminan de una lista de supresión, esos contactos no se inscribirán automáticamente en el workflow, incluso si cumplen con los activadores de inscripción del workflow. Serán elegibles para inscribirse la próxima vez que cumplan con los criterios de inscripción o reinscripción del workflow.
    • Agregar una lista de supresión a un workflow hará una de tres acciones según el estado actual de la inscripción de un contacto:

Establecer activadores de cancelación de inscripción para otros tipos de workflow 

En otros tipos de workflows, los activadores de cancelación de inscripción eliminan registros inscritos activamente desde el workflows y evitan inscribir o volver a inscribir. Para establecer activadores de cancelación de inscripción: 

  • Haz clic en la pestaña Cancelación de inscripción y supresión. 
  • Haz clic en Establecer activadores de cancelación de inscripción.
  • En el panel derecho, establece tus activadores de cancelación de inscripción. Luego, haz clic en Aplicar filtro. Más información sobre activadores de cancelación de inscripción en workflows.
  • Agrega más activadores de cancelación de inscripción según sea necesario, luego haz clic en Guardar.


Notificaciones

Desde la pestaña Notificaciones de la configuración de un workflow, configure las notificaciones por correo electrónico para alertar a los usuarios y equipos cuando la tasa de inscripción de un workflow aumente o disminuya más allá de un determinado porcentaje. 

Configurar configuración de notificación de flujo de trabajo de usuario 

Antes de configurar las notificaciones en el editor de workflows, asegúrate de que tus notificaciones de usuario estén activadas. Si bien los superadministradores de
 cuentas Enterprise pueden 
establecer preferencias de notificación predeterminadas para otros usuarios, las preferencias establecidas por usuarios individuales tendrán prioridad sobre los valores predeterminados. Más información sobre cómo configurar notificaciones de usuarios en HubSpot
  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el settings símbolo de configuración, situado en la barra de navegación principal.
  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Notificaciones.
  • Haz clic en la pestaña Correo electrónico.
  • En la sección Correo electrónico, haz clic para activar el interruptor para recibir notificaciones de correo electrónico en tu bandeja de entrada.
  • Desplázate y haz clic en Flujos de trabajo.
  • Selecciona la casilla de verificación Resumen semanal del cambio en las inscripciones del flujo de trabajo.
     

Configura notificaciones para flujos de trabajo individuales

Las notificaciones por correo electrónico deben establecerse en el editor de workflows para workflows individuales. Cada semana, se enviará un correo electrónico con una lista de flujos de trabajo configurados a los usuarios y al equipo seleccionados. Una vez que esto esté configurado, los usuarios recibirán un correo electrónico de notificación semanal con el número de inscripciones y el porcentaje de aumento o disminución de inscripciones para sus flujos de trabajo seleccionados.   

Para configurar la configuración de las notificaciones: 
  • Enviar notificación por correo electrónico interno todos los viernes a las 10: 00 a. m. si las tasas de inscripción de una semana a otra para este flujo de trabajo aumentan al menos: ingrese un porcentaje para activar esta notificación. Si las tasas de inscripción aumentan en más de este porcentaje, se enviará la notificación por correo electrónico del flujo de trabajo. Si esta opción se deja en blanco, los correos electrónicos de notificación no se activarán para el aumento de inscripciones en el workflow.   
  • Enviar notificación por correo electrónico interno todos los viernes a las 10 a. m., si las tasas de inscripción de una semana a otra para este flujo de trabajo disminuyen al menos: ingrese un porcentaje para activar esta notificación. Si las tasas de inscripción disminuyen en más de este porcentaje, se enviará la notificación por correo electrónico del flujo de trabajo. Si esta opción se deja en blanco, los correos electrónicos de notificación no se activarán para la disminución de inscripciones en el workflow.   
  • Enviar notificaciones internas por correo electrónico a los usuarios: selecciona usuarios específicos para enviar el correo electrónico de notificación del flujo de trabajo. Los usuarios individuales deben tener habilitadas las notificaciones de correo electrónico de flujo de trabajo en su configuración para recibir este correo electrónico.  
  • Enviar notificaciones internas por correo electrónico a los equipos: selecciona equipos específicos para enviar el correo electrónico de notificación del flujo de trabajo. Los usuarios de estos equipos deben tener habilitadas las notificaciones de correo electrónico de flujo de trabajo en su configuración para recibir este correo electrónico. 

 

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