ワークフロー設定を管理する

ワークフローの設定を行い、アクションの実行タイミング、ワークフロー関連の通知管理、ワークフローの接続を管理します。ワークフローエディターから、登録解除トリガーを設定し、Salesforce登録を許可することもできます。 

タイミング

タイミング設定を使用して、ワークフローが登録後にいつアクションを実行すべきか、または実行すべきでないかを指定します。 

• HubSpotのアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
• ワークフローの名前をクリックします。
• ワークフローエディターの左上で、Settingsをクリックします。
• 右パネルのTimingセクションで、以下を設定する：
  • ワークフローを実行：アカウントのタイムゾーンに基づき、いつレコードがワークフローアクションを実行できるかを指定します。デフォルトでは、ワークフローアクションは登録レコードがアクションに到達するとすぐに実行されます。実行時間枠を指定する場合は、以下の点に注意すること： 
    • ワークフローに一時停止日がない場合：
      • レコードが指定された実行時間ウィンドウ外のアクションに到達した場合、ワークフローは、次の利用可能な日の最も早い利用可能な時間にアクションの再スケジュールを試みます。

• • • ワークフローに一時停止日がある場合：
      • レコードが指定された実行時間外にアクションに到達した場合、ワークフローは次の利用可能な日の最も早い利用可能な時刻にリスケジュールを試みます。
      • レコードが指定された実行時間内にアクションに到達したが、指定された実行日に到達しなかった場合、ワークフローは次の利用可能な日の同じ時刻に再スケジュールを試みます。
    • ワークフローの過負荷を防止するため、15分の時間枠内で実行されるようにアクションが再スケジュールされます。例えば、次の予定が午前9:00の場合、9:00～9:15の範囲内でアクションが再スケジュールされます。
    • 遅延やif/then分岐は再スケジュールされないが、以下のアクションは再スケジュールされる。例えば、取引ベースのワークフローで、月曜日から木曜日の午前9時から午後5時までしかアクションを実行しないように設定されている場合。取引は木曜日に2日間の遅延に入り、土曜日に遅延を解除する。次回のアクションは、月曜日のAM9:00～9:15の間に変更されます。

  • ワークフローを実行しない：ワークフローを一時停止し、特定の当日にアクションが実行されないようにします。また、毎年休止する日を設定することも可能です。これらの日付では、レコードがアクションに到達すると、次の利用可能な日付まで一時停止されます。休止日を利用する場合は、以下の点に注意してください：

    • 一時停止日付では、アクション再スケジュールの際に、その他の日付設定が考慮されます。例えば、月～水曜日の午前9時から午後5時までの間だけアクションを実行するようにワークフローが設定されている場合。水曜日に行われる休止日を追加した場合、次のアクションは次の月曜日の午前9時に再スケジュールされます。
    •  レコードはまだ登録され、休止日には遅延やif/then分岐に入る。遅延やif/thenの分岐を抜けると、代わりに次のアクションで一時停止します。 
  • ワークフローが自動的にオフになるようにスケジュールする：ワークフローがこの日付より後にオフになるようにスケジュールします。ワークフローをオフにするについて詳しくはこちら。
     

通知 ( Enterpriseのみ)

ワークフローエディターで通知を設定する前に、ユーザー通知がオンになっていることを確認してください。 Enterpriseアカウントのスーパー管理者は、他のユーザーの既定の通知設定を設定できますが、個々のユーザーによって設定された設定が既定値よりも優先されます。HubSpotのユーザー別通知の設定について詳しくはこちら。 

• HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
• 左側のサイドバーメニューで、［通知］を選択します。
• 上部で、Eメールタブをクリックします。
• Eメールの項目で、クリックしてスイッチをオンに切り替えると、受信トレイへのEメール通知を受け取ることができます。
• 下にスクロールし、クリックしてワークフローセクションを展開します。
• 該当する通知タイプの隣にあるチェックボックスを選択します。
   

ワークフロー通知の設定

• HubSpotのアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
• ワークフローの名前をクリックします。
• ワークフローエディターの左上で、Settingsをクリックします。
• 右パネルの通知セクションで、以下を設定する：
  • Get email notification when this workflow needs review (BETA):ワークフローのステータスがNeeds reviewに変更される度に、ユーザーとチームに通知します。
    • このワークフローで初めて問題が発生した場合に通知されます。
    • 課題のレビューが完了すると、ステータスは確認済みに変わります。
    • 新たな問題が発生した場合、または既にレビュー済みの問題が再発した場合、ステータスはNeeds reviewに戻り、再度通知が行われます。

• • 登録者がしきい値を超えた場合のEメール通知：ワークフローの登録者がしきい値を超えて増減するたびに、ユーザーとチームに通知します。
    • 数を確認：登録数を毎週チェックするか、毎日チェックするかを選択する。
      • 週次：毎週金曜日の午前10時に、ワークフローの登録率が指定した割合で増減した場合、内部Eメール通知を送信します。 
      • 日次Eメール通知：毎日午前10時に、ワークフロー内の登録率が指定のパーセンテージで増減した場合、内部Eメール通知を送信します。 
    • 次の件数以上増加：登録トリガーが増加した場合の割合を入力。
      • 登録率がこの割合以上増加した場合、ワークフローEメールを送信します。
      • このオプションを空白にすると、ワークフローで登録が増加しても、Eメールは発動されません。 
    • 次の件数以上減少：登録者が減少した場合にこの通知を発動するパーセンテージを入力してください。 
      • 登録率がこの割合以上減少した場合、ワークフローEメールを送信します。
      • このオプションを空白にすると、ワークフローで登録が減少した場合のEメールは発動されません。 

• • 通知の受信者：［このワークフローが要確認の場合にEメール通知を受け取る］または［登録がしきい値を超えたときにEメール通知を受け取る］オプションがオンの場合、これは 

    • 「これらのユーザーに送信」：ワークフロー通知 E メールを送信する特定のユーザーを選択します。このEメールを受信するには、個々のユーザーの設定でワークフローのEメール通知を有効にする必要があります。 
    • 「これらのチームに送信」:ワークフロー通知Eメールを送信する特定のチームを選択します。これらのチームのユーザーがこのEメールを受信するには、設定でワークフローEメール通知を有効にする必要があります。
       

コネクション

コンタクトベースのワークフローでは、選択したワークフローにコンタクト を登録する場合に、その他のワークフローからの登録を解除するかどうかを指定 できます。この設定は登録時にのみ適用され、、、将来的にその他のワークフローからコンタクトの登録を解除することはできません。既定の設定では、この設定はオフにされている。

• HubSpotのアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。

• ワークフローの名前をクリックします。
• 左上で、Settingsをクリックする。
• 右パネルのConnectionsセクションで、Unenroll contacts from other workflow when enrolled in this workflowスイッチを切り替えます。次に、コンタクトが登録解除するワークフローを選択します：
  • 他のすべてのワークフローから登録解除：コンタクトは登録時に他のすべてのワークフローから削除されます。 
  • Unenroll from specific workflows:登録時に指定したワークフローからコンタクトを削除します。 
    • ワークフローを選択するには、ドロップダウンメニューをクリックし、コンタクトを削除したいワークフローの横にあるチェックボックスを選択します。 
    • ワークフローをこの設定から削除するには、ワークフロー名の横 にあるX アイコンをクリックします。
       

登録解除 

コンタクトベースのワークフローでは、統合されたコンタクトの登録管理、登録基準を満たさなくなったコンタクトの削除、特定のリストからのコンタクトの登録防止が可能です。

他のワークフロータイプでは、有効なレコードの登録を解除したり、登録や再登録を防ぐための条件を設定することができます。

コンタクトベースのワークフローにおける登録解除の管理

コンタクトベースワークフローの登録解除と除外タブにて：

• HubSpotのアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
• ワークフローの名前をクリックします。
• ワークフローエディターで、編集 > ［登録トリガーを編集］をクリックします。
• 登録タブで、登録設定をクリックして展開します。そして、次のように設定する： 
  • コンタクトがマージされた場合の登録：デフォルトでは、ワークフローは、コンタクトがワークフローの登録基準を満たしていても、マージされたコンタクトを登録しません。ただし、統合されたコンタクトは、登録トリガーを再度満たし、再登録が有効になっていれば、後で登録することができます（）。例えば、登録トリガーはhas filled out any form submission on any page です。以前にフォームに記入した2つのコンタクトを統合する場合、新規コンタクトはではなくワークフローに登録します。ただし、新しくマージされたコンタクトが後でフォームを送信したときは、ワークフローに登録されます。
  • Salesforceからこのワークフローにコンタクトを登録できるようにする： Salesforce連携をインストールし、HubSpot Visualforceウィンドウを追加した場合、HubSpotに同期したSalesforceリードとコンタクトをコンタクトベースのワークフローに登録するように選択できます。SalesforceのリードやコンタクトをSalesforceから直接HubSpotワークフローに登録する方法の詳細はこちらをご覧ください。
    
    

• 登録解除の設定を管理するには、左のパネルで登録解除タブをクリックします。そして、次のように設定する：
  
  • コンタクトが除外リストにすでに記載されているか、記載される：登録しないコンタクトのリストを追加します。
    • 除外リストが削除された場合、または除外リストからコンタクトが削除された場合、ワークフローの登録トリガーを満たしていても、それらのコンタクトは自動的にワークフローに登録されません。次回、ワークフローの登録基準または再登録基準を満たした時点で、登録可能となります。
    • 除外リストをワークフローに追加すると、コンタクトの現在の登録ステータスに基づいて、次の3つの処理のいずれかが行われます。
      • コンタクトが現在ワークフローに登録されておらず、登録解除リストのメンバー：コンタクトが登録トリガーに合致してもワークフローに登録されず、ワークフローの履歴に登録解除リストと除外として表示されます。コンタクトを手動で登録することもできません。
      • E メールを送信 アクションなど、ワークフローに登録され ているコンタクトが次に実行可能なステップに到達した場合、コンタクト は登録解除されます。分岐、遅延、アクションへ移行中にコンタクトが登録解除されることはありません。
      • コンタクトは現在ワークフローに登録されており、除外リストのメンバーではありません：コンタクトはワークフローに残ります。ただし、後で除外リストの条件を満たした場合は、登録解除されます。
  • コンタクトが目標を達成した場合：指定された目標を達成した場合、コンタクトの登録を解除します。コンタクトベースのワークフローで目標を使用する方法については、こちらをご覧ください。 

• • コンタクトが登録トリガー基準を満たさなくなった場合：登録中にコンタクトが登録トリガー基準を満たさなくなった場合、コンタクトを削除するかどうかを決定します。既定の設定では、この設定はオンになっていません。この設定はフィルター条件への適合時登録トリガーにのみ適用される。
    • この設定が選択されている場合、条件を満たさないコンタクトを手動で登録することはできません。 
    • この設定をオンにする前に、登録トリガーを満たさなかったコンタクトが現在ワークフローに登録されている場合、そのコンタクトは次のアクション（分岐と遅延を除く）に到達するまで登録解除されません。コンタクトをすぐに登録解除する場合は、手動で登録解除する必要があります。
    • この設定が有効な場合に、登録トリガーを満たさないテストコンタクトを登録した場合、そのコンタクトは自動的にワークフローから登録解除され、いずれのステップも実行されません。
       

他のワークフロータイプに登録解除のトリガーを設定する 

その他のワークフロータイプでは、登録解除トリガーは有効な登録数をワークフローから削除し、登録や再登録を防止します。会社、取引、チケット、見積もり、コミュニケーション、フィードバック送信、契約者ベースのワークフローからオブジェクトをアンインストールする場合は、以下の手順を使用します。

登録解除トリガーを設定すること： 

• HubSpotのアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
• ワークフローの名前をクリックします。
• ワークフローエディターで、編集 > ［登録トリガーを編集］をクリックします。
• 上部で、登録解除タブをクリックします。 
• + 基準の追加をクリックする。
• 左のパネルで、登録解除トリガーを設定します。次に、フィルターの適用をクリックする。ワークフローにおける登録解除トリガーについてはこちらをご覧ください。
• 必要に応じてさらに登録解除トリガーを追加し、保存をクリックする。