ワークフロー設定を管理する

ワークフローを設定して、アクションを実行するタイミング、ワークフロー関連の通知、およびワークフローの接続を管理します。ワークフローエディターから、登録解除トリガーを設定し、Salesforceへの登録を許可することもできます。 

タイミング

タイミング設定を使用して、登録 後に ワークフローでアクションを実行するタイミングまたは実行しないタイミングを指定します。 

• HubSpotのアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
• ワークフローの名前をクリックします。
• ワークフローエディターで、左上の［設定］をクリックします。
• 右側のパネルの ［タイミング］セクションで、次のように設定します。
  • ワークフローを実行: アカウントのタイムゾーンに基づいて、レコードでワークフローアクションを実行できるタイミングを指定します。デフォルトでは、ワークフローアクションは登録されたレコードがアクションに到達すると直ちに実行されます。実行時間を指定する場合は、次の点に注意してください。 
    • ワークフローに一時停止日が設定されていない場合:
      • 指定された実行期間外にレコードがアクションに到達した場合、ワークフローは次に利用可能な日の最も早く利用可能な時間にアクションの再スケジュールを試みます。

• • • ワークフローに一時停止日が設定されている場合:
      • 指定された実行時間外にレコードがアクションに到達した場合、ワークフローは次に利用可能な日の最も早い時間に再スケジュールを試みます。
      • 指定された実行日ではなく、指定された実行時間中にレコードがアクションに到達した場合、ワークフローは次に利用可能な日の同じ時間に再スケジュールを試みます。
    • ワークフローの過負荷を防止するため、15分の時間枠内で実行されるようにアクションが再スケジュールされます。例えば、次の利用可能な時間が午前9:00の場合、アクションは午前9:00～9:15の間に再スケジュールされます。
    • 遅延とif/then分岐は再スケジュールされませんが、次の場合はアクションが再スケジュールされます。例えば、取引ベースのワークフローが、月曜日から木曜日まで、午前9:00から午後5:00の間にのみアクションを実行するように設定されているとします。取引で木曜日に2日間の遅延が開始された場合は、土曜日に遅延が終了します。次のアクションは月曜日の午前9:00～9:15の間に再スケジュールされます。

  • ワークフローを実行しない：特定の日付にアクションが実行されないようにするためにワークフローを一時停止します。また、毎年一時停止する日付を設定することもできます。それらの日付では、レコードがアクションに到達した時点で、次に利用可能な日付になるまでアクションが一時停止します。一時停止の日付を使用する場合は、次の点に注意してください。

    • 一時停止の日付では、アクションを再スケジュールする際に、その他の日付設定が考慮されます。例えば、ワークフローでアクションが月曜から水曜までの午前9時から午後5時までのみ実行されるように設定されているとします。水曜日に行われる一時停止の日付を追加した場合、次のアクションは次の月曜日の午前9時に再スケジュールされます。
    •  一時停止日にもレコードは登録され、遅延やif／then分岐に入ります。遅延やif／then分岐を終了すると、代わりに次のアクションで一時停止します。 
  • ワークフローを自動的にオフにするようにスケジュールする: 特定の日時後にワークフローがオフになるようにスケジュールします。ワークフローの無効化の詳細をご確認ください。
     

通知(Enterpriseのみ)

ワークフローエディターで通知を設定する前に、ユーザー通知がオンになっていることを確認してください。 Enterpriseアカウントのスーパー管理者は、他のユーザーのデフォルトの通知設定を設定できますが、個々のユーザーによって設定された設定が既定値よりも優先されます。HubSpotのユーザー別通知の設定について詳しくはこちら。 

• HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
• 左側のサイドバーメニューで、［通知］に移動します。
• 上部にある［Eメール］タブをクリックします。
• ［Eメール］セクションで、スイッチをクリックしてオンに切り替えると、Eメール通知を受信トレイで受け取ることができます。
• 下にスクロールし、［ワークフロー］セクションをクリックして展開します。
• 該当する通知タイプの横にあるチェックボックスをオンにします。
   

ワークフロー通知の設定

• HubSpotのアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
• ワークフローの名前をクリックします。
• ワークフローエディターで、左上の［設定］をクリックします。
• 右側のパネルの[ パフォーマンス ]セクションで、次のように設定します。
  • このワークフロー要確認の場合に通知を受け取る: ワークフローのステータスが 要確認に変更されるたびにユーザーとチームに通知します。
    • このワークフローで問題が初めて発生したときに通知されます。
    • 問題が確認されると、ステータスが［確認済み］に変わります。
    • 新しい問題が発生した場合、またはすでに確認済みの問題が再び発生すると、ステータスが［要確認］に戻り、通知が再びトリガーされます。

• • 登録率が変更された場合に通知を受け取る:ワークフローの登録数が指定されたしきい値を超えて増減するたびに、ユーザーとチームに通知します。Breeze Intelligenceを使用してこのしきい値を決定するか、手動で増減率を設定して通知をトリガーするかを選択できます。 
    • Breeze Intelligenceを使用: HubSpotのAIであるBreezeを使用して、登録率の異常な変化を自動的に検出します。
      • Breeze Intelligenceは、毎日の登録率を過去1か月間の登録パターンと比較します。登録率が異常に低下または急上昇すると、Eメール通知がトリガーされます。
      • この設定を使用する場合、ユーザーはしきい値を設定する必要はありません。 
    • 手動範囲を使用:Eメール通知をトリガーする増加率または減少率を手動で設定します。このオプションを選択する場合は、次のように構成します。 
      • 数を確認:登録数を毎週確認するか毎日確認するかを選択します。 
        • ［Weekly（週次）］:ワークフローの前週比の登録率が指定した割合で増減した場合、毎週金曜日の午前10時に内部Eメール通知を確認して送信します。 
        • ［Daily（日次）］:ワークフローの毎日の登録率が指定した割合で増減した場合、毎日午前10時に内部Eメール通知を確認して送信します。 
      • ［Increased at least（次以上増加）］：登録数が増加した場合にこの通知をトリガーするパーセントを入力します。
        • 登録率がこのパーセントより増加すると、ワークフローのEメール通知が送信されます。
        • このオプションを空白のままにすると、ワークフローの登録数が増加しても通知Eメールはトリガーされません。 
      • ［Decreased by at least（次以上減少）］：登録数が減少した場合にこの通知をトリガーするパーセントを入力します。 
        • 登録率がこのパーセントより減少すると、ワークフローのEメール通知が送信されます。
        • このオプションを空白のままにすると、ワークフローの登録数が減少しても通知Eメールはトリガーされません。 

• • 通知受信者: [このワークフローで確認が必要な場合に通知を受け取る]または[ 登録率が変更された場合に通知を受け取る]オプションがオンになっている場合、このフィールドが表示されます。対応する通知を個々のユーザーに送信するか、特定のチームに送信するかを選択できます。 

    • ［これらのユーザーに送信］:ワークフロー通知Eメールを送信する特定のユーザーを選択します。このEメールを受信するには、個々のユーザーの設定でワークフローEメール通知が有効になっている必要があります。 
    • ［これらのチームに送信］:ワークフロー通知Eメールを送信する特定のチームを選択します。これらのチームのユーザーがこのEメールを受信するには、設定でワークフローEメール通知が有効になっている必要があります。
       

接続

コンタクトベースのワークフローでは、コンタクトが選択したワークフローに登録されたときに他のワークフローから登録解除されるかどうかを指定できます。この設定は登録時にのみ適用され、今後他のワークフローからコンタクトが登録解除される ことはありません 。デフォルトでは、この設定はオフになっています。

• HubSpotのアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。

• ワークフローの名前をクリックします。
• 左上の［設定］をクリックします。
• 右側のパネルの［接続］セクションで、［このワークフローに登録されたときに他のワークフローからコンタクトの登録を解除］切り替えスイッチをオンにします。次に、コンタクトが登録を解除するワークフローを選択します。
  • ［他の全てのワークフローから登録を解除する］：コンタクトは登録時に他の全てのワークフローから削除されます。 
  • ［特定のワークフローから登録を解除する］：コンタクトは登録時に、指定されたワークフローから削除されます。 
    • ワークフローを選択するには、 ドロップダウンメニューをクリックし、コンタクトを削除するワークフローの横にあるチェックボックスをオンにします。 
    • この設定からワークフローを削除するには、ワークフロー名の横にある［x］アイコンをクリックします。
       

登録解除 

コンタクトベースのワークフローでは、マージされたコンタクトの登録を管理したり、登録条件を満たさなくなったコンタクトを削除したり、特定のリスト内のコンタクトが登録されないようにしたりすることができます。

他のワークフロータイプでは、有効なレコードを登録解除したり、登録や再登録を防止したりするための条件を設定できます。

コンタクトベースのワークフローでの登録解除を管理する

コンタクトベースのワークフローの［登録解除と除外］タブで、次の操作を行います。

• HubSpotのアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
• ワークフローの名前をクリックします。
• ワークフローエディターで、［編集］>［登録トリガーを編集］をクリックします。
• ［登録］タブで、［登録設定］をクリックして展開します。次を設定できます。 
  • コンタクトがマージされた場合の登録：デフォルトでは、ワークフローは、コンタクトがワークフローの登録基準を満たしていても、マージされたコンタクトを登録しません。ただし、統合されたコンタクトは、登録トリガーを再度満たし、再登録が有効になっていれば、後で登録することができます（）。例えば、登録トリガーは「いずれかのページのいずれかのフォーム送信に記入した」です。以前にフォームに入力した2つのコンタクトをマージすると、新しいコンタクトはワークフローに登録されません 。ただし、新たにマージされたコンタクトが後でフォームを再度送信した場合、マージされたコンタクトはワークフローに登録されます。
  • Salesforceからこのワークフローにコンタクトを登録できるようにする：Salesforce連携をインストールし、HubSpot Visualforceウィンドウを追加した場合、HubSpotに同期したSalesforceリードとコンタクトをコンタクトベースのワークフローに登録するように選択できます。SalesforceのリードやコンタクトをSalesforceから直接HubSpotワークフローに登録する方法の詳細はこちらをご覧ください。
    
    

• 登録解除設定を管理するには、左側のパネルで、［登録解除］タブをクリックします。次を設定できます。
  
  • コンタクトが除外リストにすでに記載されているか、記載される:登録しないコンタクトのリストを追加します。
    • 除外リストが削除された場合、またはコンタクトが除外リストから削除された場合、それらのコンタクトがワークフローの登録トリガーを満たしている場合でも、自動的にはワークフローに登録されません。それらは、次回、ワークフローの登録条件または再登録条件を満たした時点で登録可能となります。
    • 除外リストをワークフローに追加すると、コンタクトの現在の登録ステータスに基づいて、次の3つの処理のいずれかが行われます。
      • コンタクトが現在ワークフローに登録されておらず、登録解除リストのメンバー：コンタクトが登録トリガーに合致してもワークフローに登録されず、ワークフローの履歴に登録解除リストと除外として表示されます。コンタクトを手動で登録することもできません。
      • コンタクトがワークフローに現在登録されていて、除外リストのメンバーである場合：コンタクトが、Eメールを送信アクションなど、ワークフローの次のステップに到達すると登録解除されます。コンタクトは分岐中、遅延中、またはアクションへの移動中に登録解除されません。
      • コンタクトがワークフローに現在登録されていて、除外リストのメンバーではない場合：コンタクトはワークフローに維持されます。ただし、後で除外リストの条件を満たした場合は、登録解除されます。
  • コンタクトが目標を達成した場合:コンタクトが指定された目標を達成したときにコンタクトを登録解除します。コンタクトベースのワークフローで目標を使用する方法の詳細をご確認ください。 

• • コンタクトが登録条件を満たさなくなった場合：登録中にコンタクトが登録トリガー条件を満たさなくなった場合、コンタクトを削除するかどうかを指定します。デフォルトでは、この設定はオフになっています。この設定は、［フィルター条件に適合したとき］登録トリガーにのみ適用されます。
    • この設定を選択すると、条件を満たさないコンタクトを手動で登録することはできません。 
    • 現在ワークフロー に登録済みのコンタクトが、この設定がオンにされる前に登録トリガーを満たさなかった場合は、コンタクトが次のアクションに到達するまで登録解除されません(分岐と遅延を除く)。コンタクトをすぐに登録解除する場合は、手動で登録解除する必要があります。
    • この設定が有効になっている状態で、登録トリガーを満たしていないテストコンタクトを登録すると、そのコンタクトはワークフローから自動的に登録解除され、ステップは実行されません。
       

他のワークフロータイプの登録解除トリガーを設定する 

他のワークフロータイプでは、登録解除トリガーによって、ワークフローから有効に登録されているレコードが削除されると共に、それらのレコードが登録または再登録の対象から外されます。会社、取引、チケット、見積もり、コミュニケーション、フィードバック送信、請負業者ベースのワークフローからオブジェクトの登録を解除する場合は、以下の手順を使用します。

録解除トリガーを設定するには次を行います。 

• HubSpotのアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
• ワークフローの名前をクリックします。
• ワークフローエディターで、［編集］>［登録トリガーを編集］をクリックします。
• 上部にある［登録解除 ］タブをクリックします。 
• ［+条件を追加］をクリックします。
• 左側のパネルで、登録解除トリガーを設定します。次に、［フィルターを適用］をクリックします。ワークフローにおける登録解除トリガーについてはこちらをご覧ください。
• 必要に応じて、さらに登録解除トリガーを追加してから、［保存］をクリックします。