ワークフロー設定を管理する

ワークフローの設定タブでは、アクションの実行時期の管理、登録解除トリガーの設定、 関連付けキャンペーンの追加、Salesforce 登録の許可、ワークフロー関連通知の設定などが可能です。 

ワークフローの設定にアクセスするには、次の手順を実行します。

• HubSpotアカウントにて、［自動化］ > ［ワークフロー］の順に進みます。
• ワークフローにカーソルを合わせ、Editをクリックします。
• ワークフローエディターで、［設定］タブをクリックします。

全般的な質問

Generalタブでは、すべてのワークフロータイプにおいて、アクションが実行可能な曜日と時間を管理することができます。コンタクトベースのワークフローでは、Salesforceからコンタクトの登録を許可したり、ワークフローとキャンペーンを関連付けたりすることができます。 

ワークフローエディターのGeneralタブで、以下を設定します： 

• アクションを実行する時間は？:アカウントのタイムゾーンに基づいて、レコードがワークフローのアクションを実行できる時間を指定します。デフォルトでは、ワークフローアクションは登録レコードがアクションに到達するとすぐに実行されます。実行時間帯を指定する場合は、以下の点に注意してください： 
  • レコードが設定時間外にアクションに到達した場合、ワークフローは次の利用可能な日の同じ時刻にアクションの再スケジュールを試みます。しかし、アクションの時間が指定された時間枠の外にある場合、ワークフローは代わりに、次の利用可能な日の最も早い時間にアクションを再スケジュールすることになります。
  • ワークフローの過負荷を防止するため、15分の時間枠内で実行されるようにアクションが再スケジュールされます。たとえば、次の利用可能な時間が午前9:00の場合、アクションは午前9:00～9:15の間の時間に再スケジュールされます。
  • 遅延やif/then分岐は再スケジュールされないが、その後のアクションは再スケジュールされる。例えば、取引ベースのワークフローで、月曜日から木曜日の午前9時から午後5時までしかアクションを実行しないように設定されている場合。取引は木曜日に2日間の遅延に入り、土曜日に遅延を解除する。次回のアクションは、月曜日のAM9:00～9:15の間に変更されます。

• ワークフローを一時停止して、特定の日付にアクションが実行されないようにします。また、毎年休止する日を設定することも可能です。これらの日付では、レコードがアクションに到達すると、次の利用可能な日付まで一時停止されます。休止日を利用する場合は、以下の点に注意してください：

  • 一時停止日付では、アクション再スケジュールの際に、その他の日付設定が考慮されます。例えば、月～水曜日の午前9時から午後5時までの間だけアクションを実行するようにワークフローが設定されている場合。水曜日に行われる休止日を追加した場合、次のアクションは次の月曜日の午前9時に再スケジュールされます。
  •  レコードは、休止日にも登録し、遅延やif/then分岐を入力します。遅延やif/thenの分岐を抜けると、代わりに次のアクションで一時停止します。 
• Salesforceからこのワークフローにコンタクトを登録できるようにする： Salesforce統合をインストールし、HubSpot Visualforceウィンドウを追加した場合、HubSpotに同期したSalesforceリードとコンタクトをコンタクトベースのワークフローに登録するように選択できます。SalesforceのリードやコンタクトをSalesforceから直接HubSpotのワークフローに登録する方法について詳しくはこちら .
• キャンペーン：コンタクトベースのワークフローをキャンペーンに関連付けます .この設定は、Marketing Hub ProfessionalまたはEnterpriseのサブスクリプションを持つアカウントにのみ有効です。キャンペーンがワークフローに関連付けされると、以下のデータがキャンペーンで利用可能になります：
  • 登録済みコンタクトの数。
  • 目標リストに参加したコンタクトの数。ワークフローの目標を設定する方法をご確認ください。
  • ワークフロー全体のコンバージョン率。参加目標リストの数字を開始ワークフローの数字で割り、100を乗じて割合を算出します。
    
    

• アクションを実行する時間帯は？またはアクションの実行を一時停止する日付は？の設定で、アクションでレコードが一時停止または再スケジュールされた場合、アクションにはそれらのレコードのカウントが表示されます。具体的なレコードと、いつ進行が再開されるかを確認するためです：
  • ［アクション］をクリックします。
  • 右側のパネルで、アクションタブの[オブジェクト] をクリックします。

登録解除と除外

コンタクトベースのワークフローでは、マージされたコンタクトの登録を管理したり、登録条件を満たさなくなったコンタクトを削除したり、特定のリスト内のコンタクトが登録されないようにしたりすることができます。

他のワークフロータイプでは、アクティブなレコードを登録解除し、また登録や再登録ができないようにする条件を設定することができます。

コンタクトベースのワークフローで登録解除と抑制を管理する

コンタクトベースワークフローのUnenrollment and suppressionタブで、以下を設定します： 

• When contacts enroll in this workflow:このワークフローの設定により、他のワークフローにも登録されているコンタクトがどうなるかを決定することができます。既定では、コンタクトは他のワークフローから削除されません。
  • 他のワークフローから削除しない：コンタクトは他のワークフローに登録されたままになります。
  • 他のすべてのワークフローから削除：コンタクトがこのワークフローに登録されると、他のすべてのワークフローからそのコンタクトが削除されます。
  • 特定のワークフローから削除：コンタクトがこのワークフローに登録されると、ドロップダウンメニューから選択したすべてのワークフローからそのコンタクトが削除されます。 
• コンタクトが登録条件を満たさなくなった場合、このワークフローから削除しますか？この設定は、コンタクトが登録中に登録トリガー条件を満たさなくなった場合、削除するかどうかを決定します。デフォルトでは、コンタクトは削除されません。
  • この設定がはいに設定されている場合、条件を満たさないコンタクトを手動で登録することはできません。 
  • 現在ワークフローに登録されているコンタクトで、登録トリガーbeforeこの設定を有効にした場合、コンタクトが次のアクション（分岐や遅延を除く）に到達するまでワークフローから登録解除されません。コンタクトをすぐに登録解除したい場合は、手動で登録解除する必要があります。
  • この設定が有効なときに、登録トリガーを満たさないテストコンタクトを登録すると、ワークフローから自動的に登録が解除され、どのステップも実行されなくなります。
• 2つのコンタクトがマージされた場合、新たに作成されたコンタクトがトリガー条件を満たす場合、このワークフローに登録する必要がありますか？:デフォルトでは、ワークフローは登録しませんマージされたコンタクト .ただし、マージされたコンタクトは、登録トリガーを再び満たし、再登録が有効になっていれば、将来的に登録することができます。 .
• Suppression lists for this workflow:ワークフローに登録しないコンタクトのリストを追加します。
  • ワークフローの設定から抑制リストを削除した場合、または抑制リストからコンタクトを削除した場合、ワークフローの登録トリガーを満たしていても、それらのコンタクトはワークフローに自動的に登録されません。次回、ワークフローの登録基準または再登録基準を満たした時点で、登録可能となります。
  • 除外リストをワークフローに追加すると、コンタクトの現在の登録ステータスに基づいて、次の3つの処理のいずれかが行われます。
    • コンタクトが現在ワークフローに登録されておらず、抑制リストのメンバーである:このコンタクトは、後日登録トリガーを満たしたとしてもワークフローに登録されず、ワークフローの履歴に抑制リストで見つかり登録解除されたと表示されます。コンタクトを手動で登録することもできません。
    • コンタクトは現在ワークフローに登録されており、抑制リストのメンバーです。コンタクトがワークフローの次のステップに到達すると、登録が解除されます。
    • コンタクトは現在ワークフローに登録されており、抑制リストのメンバーではありません：コンタクトはワークフローに残ります。ただし、後日、抑制リストの条件に合致した場合は、登録解除となります。
      
      

他のワークフロータイプに登録解除のトリガーを設定する 

他のワークフロータイプでは、登録解除トリガーはアクティブに登録されたレコードをワークフローから削除し、登録や再登録を防ぐ。会社、取引、チケット、見積もり、コミュニケーション、フィードバック送信、契約者ベースのワークフローからオブジェクトをアンインストールする場合は、以下の手順を使用します。

アンエンロールメントトリガーを設定すること： 

• 退会・抑止タブをクリックします。 
• Set unenroll triggersをクリックします。
  
• 右側のパネルで、登録解除トリガーを設定します。次に、[フィルタを適用]をクリックします。ワークフローにおけるアンエンロールメントトリガーについて詳しくはこちら .
• 必要に応じてさらに未加入トリガーを追加し、保存をクリックします。
  
  

お知らせ

ワークフロー設定の通知タブから、ワークフローの登録率が一定以上増減した場合に、ユーザーやチー ムに通知するEメール通知を設定します。 

ユーザーワークフローの通知設定を行う 

• HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン settings］をクリックします。
• 左側のサイドバーメニューで、［通知］を選択します。
• ［Eメール］タブをクリックします。
• Eメールの項目で、クリックしてスイッチをオンに切り替えると、受信トレイへのEメール通知を受け取ることができます。
• 下にスクロールして、ワークフローをクリックします。
• ワークフロー登録内容変更週次ダイジェストチェックボックスを選択する
  
  

個々のワークフローに通知を設定する（Enterpriseのみ）

Eメール通知は、個々のワークフローについてワークフローエディターで設定する必要があります。毎週、設定されたワークフローのリストを含むEメールが、選択したユーザーとチームに送信されますこれを設定すると、ユーザーは、選択したワークフローの登録数と登録数の増減率が書かれた通知メールを毎週受け取ることができます。

• このワークフローの登録率が毎週金曜日の午前10時に最低でも上昇した場合、内部Eメール通知を送信します。この通知のトリガーとなるパーセンテージを入力します。登録率がこの割合以上増加した場合、ワークフローEメール通知が送信されます。このオプションを空白にすると、ワークフローで登録が増加しても、Eメールはトリガーされません。 
• このワークフローの登録率が毎週金曜日の午前10時以降に低下した場合、内部Eメール通知を送信する：この通知のトリガーとなるパーセンテージを入力してください。登録率がこの割合以上減少した場合、ワークフローEメールで通知されます。このオプションを空白にすると、ワークフローで登録が減少した場合のEメールはトリガーされません。 
• Send internal email notifications to users:ワークフロー通知メールを送信する特定のユーザーを選択します。このEメールを受信するには、個々のユーザーの設定でワークフローのEメール通知を有効にする必要があります。 
• Send internal email notifications to teams:ワークフロー通知メールを送信する特定のチームを選択します。これらのチームのユーザーがこのEメールを受信するには、設定でワークフローのEメール通知を有効にする必要があります。