更新日時 2023年 1月 19日
ワークフローの[設定]タブから、アクションを実行するタイミングを管理したり、登録解除トリガーを設定したり、関連付けられているキャンペーンを追加したり、Salesforceの登録を許可したり、ワークフロー関連の通知を設定したりできます。
ワークフローの設定にアクセスするには、次の手順を実行します。
- HubSpotアカウントにて、［自動化］ > ［ワークフロー］の順に進みます。
- ワークフローの上にカーソルを置き、［編集］をクリックします。
- ワークフローエディターで、［設定］タブをクリックします。
全般
[全般]タブでは、すべてのワークフロータイプに対してアクションを実行できる曜日と時刻を管理できます。取引先責任者ベースのワークフローでは、Salesforceから取引先責任者を登録し、ワークフローをキャンペーンに関連付けることができます。
ワークフローエディタの[全般]タブで、次を構成します。
- アクションを実行する時間を指定します。:レコードがワークフローアクションを実行できる時間を指定します。既定では、ワークフローアクションは登録されたレコードがアクションに到達すると直ちに実行されます。実行タイムフレームを指定する場合は、次の点に注意してください。
- レコードが設定された期間外にアクションに到達すると、ワークフローは次の利用可能な日に同じ時間のアクションのスケジュールを変更しようとします。ただし、アクションの時間が指定された時間枠の外にある場合、ワークフローは代わりに、次の利用可能な日の最も早い利用可能な時間にアクションのスケジュールを変更します。
- ワークフローの過負荷を防止するため、15分の時間枠内で実行されるようにアクションが再スケジュールされます。たとえば、次の利用可能な時間が午前9:00の場合、アクションは午前9:00～9:15の間の時間に再スケジュールされます。
- 遅延とif/then分岐は再スケジュールされないが、その後のアクションは以下の通りである。たとえば、取引ベースのワークフローは、月曜日から木曜日の午前9時から午後5時までのアクションのみを実行するように設定されています。取引は木曜日に2日間の遅延に入り、土曜日に遅延を終了します。次のアクションは、月曜日の9: 00 ～ 9: 15の間にスケジュールが変更されます。
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アクションの実行を一時停止する今後の日付を指定します。:特定の日付でアクションが実行されないようにするには、ワークフローを一時停止します。日付は毎年一時停止に設定することもできます。これらの日付では、レコードがアクションに到達すると、次の利用可能な日付まで一時停止します。一時停止日を使用する場合は、次の点に注意してください。
- 一時停止日付では、アクション再スケジュールの際に、その他の日付設定が考慮されます。たとえば、ワークフローは月曜日から水曜日の午前9時から午後5時までのみアクションを実行するように設定されています。水曜日に一時停止日を追加すると、次のアクションは次の月曜日の午前9時に再スケジュールされます。
- R ecordsはまだ登録されており、遅延と/if/then分岐を一時停止日に入力します。遅延から離れるか、または/then分岐すると、代わりに次のアクションで一時停止します。
- Salesforceから連絡先をこのワークフローに登録できるようにする: Salesforceインテグレーションをインストールし、HubSpot Visualforceウィンドウを追加した場合、HubSpotに同期したSalesforceリードと連絡先を連絡先ベースのワークフローに登録することができます。Salesforceから直接HubSpotワークフローにSalesforceのリードまたはコンタクトを登録する方法をご確認ください。
- キャンペーン:取引先責任者ベースのワークフローをキャンペーンに関連付けます。この設定は、Marketing Hub ProfessionalまたはEnterpriseサブスクリプションを持つアカウントでのみ使用できます。キャンペーンがワークフローに関連付けられている場合、キャンペーンでは次のデータが利用できます。
- 登録済みコンタクトの数。
- 目標リストに参加したコンタクトの数。ワークフローの目標を設定する方法をご確認ください。
- ワークフロー全体のコンバージョン率。これは、参加目標リスト番号を開始ワークフロー番号で割った後、100を掛けてパーセンテージを求めることで計算されます。
- [実行するアクションの回数]または[実行を一時停止する予定の日付]を使用している場合、設定とレコードは一時停止またはスケジュール変更され、アクションにはそれらのレコードのカウントが表示されます。特定のレコードを表示するには、次の手順に従います。
- ［アクション］をクリックします。
- 右側のパネルで、アクションタブの［オブジェクト］をクリックします。
登録解除と除外
コンタクトベースのワークフローでは、マージされたコンタクトの登録を管理したり、登録条件を満たさなくなったコンタクトを削除したり、特定のリスト内のコンタクトが登録されないようにしたりすることができます。
他のワークフロータイプでは、アクティブなレコードの登録を解除し、レコードの登録または再登録を防止する条件を設定できます。
取引先責任者ベースのワークフローでの登録解除と抑制を管理する
取引先責任者ベースのワークフローの[登録解除]および[抑制]タブで、次を構成します。
- 連絡先がこのワークフローに登録された場合:このワークフロー設定を使用すると、別のワークフローにも登録されている登録済み連絡先に何が起こるかを決定できます。既定では、コンタクトは他のワークフローから削除されません。
- 他のワークフローから削除しない：コンタクトは他のワークフローに登録されたままになります。
- 他のすべてのワークフローから削除：コンタクトがこのワークフローに登録されると、他のすべてのワークフローからそのコンタクトが削除されます。
- 特定のワークフローから削除：コンタクトがこのワークフローに登録されると、ドロップダウンメニューから選択したすべてのワークフローからそのコンタクトが削除されます。
- 取引先責任者が登録条件を満たさなくなった場合、このワークフローから取引先責任者を削除しますか？: t取引先責任者の設定は、取引先責任者が登録中に登録トリガー条件を満たさなくなった場合に取引先責任者を削除するかどうかを決定します。デフォルトでは、連絡先は削除されません。
- この設定が「はい」に設定されている場合、条件を満たさない連絡先は手動で登録できません。
- この設定が有効になる前に、現在ワークフローに登録されている連絡先が登録トリガーを満たしていない場合、設定が有効になると、連絡先はワークフローから登録解除されません。手動で登録解除する必要があります。
- この設定が有効になっているときに、登録トリガーを満たさないテスト連絡先を登録すると、その連絡先はワークフローから自動的に登録解除され、いずれのステップも実行されません。
- 2つの取引先責任者がマージされた場合、新しく作成された取引先責任者がトリガ条件を満たしている場合、このワークフローに登録する必要がありますか?: bデフォルトでは、ワークフローはマージされた取引先責任者を登録しません。ただし、マージされた連絡先は、登録トリガーを再度満たし、再登録が有効になっている場合、将来登録することができます。
- このワークフローの抑制リスト:ワークフローに登録したくない連絡先のリストを追加します。
- 除外リストがワークフローの設定から削除された場合、またはコンタクトが除外リストから削除された場合、それらのコンタクトがワークフローの登録トリガーを満たしている場合でも、自動的にはワークフローに登録されません。それらは、次回にワークフローの登録条件または再登録条件を満たした時点で考慮されます。
- 除外リストをワークフローに追加すると、コンタクトの現在の登録ステータスに基づいて、次の3つの処理のいずれかが行われます。
- コンタクトがワークフローに現在登録されておらず、除外リストのメンバーである場合：後でコンタクトが登録トリガーを満たすようになったとしても、ワークフローには登録されません。そのコンタクトは、ワークフローの履歴の中で、除外リスト中に検出されて登録解除されたコンタクトとして示されます。コンタクトを手動で登録することもできません。
- コンタクトがワークフローに現在登録されていて、除外リストのメンバーである場合：ワークフローの次のステップに到達すると登録解除されます。
- コンタクトがワークフローに現在登録されていて、除外リストのメンバーではない場合：コンタクトはワークフローに維持されます。ただし、後で抑制リストの基準を満たした場合は、登録を解除されます。
他のワークフロータイプの登録解除トリガーを設定する
他のワークフロータイプでは、登録解除トリガーは、アクティブに登録されたレコードをワークフローから削除し、登録または再登録を防止します。登録解除トリガーを設定するには：
- [登録解除と抑制]タブをクリックします。
- ［登録解除トリガーを設定］をクリックします。
- 右側のパネルで、登録解除トリガーを設定します。次に、［フィルターを適用］をクリックします。ワークフローの登録解除トリガーの詳細をご確認ください。
- 必要に応じて登録解除トリガーを追加し、[ 保存]をクリックします。
お知らせ
ワークフロー設定の[通知]タブから、メール通知を設定して、ワークフローの登録率が一定の割合を超えて増加または減少したときにユーザーやチームに通知します。
ユーザーワークフロー通知設定の設定
ワークフローエディタで通知を設定する前に、ユーザー通知がオンになっていることを確認してください。エンタープライズアカウントのスーパー管理者は、他のユーザーにデフォルトの通知設定を設定できますが、個々のユーザーが設定した設定はデフォルトよりも優先されます。HubSpotでのユーザー通知の設定について詳しくは、こちらをご覧ください。- HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン ］をクリックします。
- 左側のサイドバーメニューで、［通知］に移動します。
- ［Eメール］タブをクリックします。
- [メール]セクションで、をクリックしてスイッチをオンに切り替え、受信トレイにメール通知を受信します。
- 下にスクロールして、[ワークフロー]をクリックします。
- [ワークフロー登録の変更の週次ダイジェスト]チェックボックスをオンにします。
個々のワークフローの通知を設定する
メール通知は、個々のワークフローのワークフローエディタで設定する必要があります。毎週、構成されたワークフローのリストを含む電子メールが選択されたユーザーとチームに送信されます。これが設定されると、ユーザーは毎週、選択されたワークフローの登録数と登録の増加または減少の割合を記載した通知電子メールを受け取ります。
通知設定を構成するには：- 毎週金曜日の午前10時に、このワークフローの週間登録率が少なくとも増加した場合に、内部メール通知を送信します。この通知をトリガーするには、パーセンテージを入力します。登録率がこのパーセンテージを超えて増加した場合、ワークフローのメール通知が送信されます。このオプションを空白のままにすると、ワークフローへの登録が増加した場合に通知メールはトリガされません。
- 毎週金曜日の午前10時に、このワークフローの週間登録率が少なくとも1%減少した場合に、内部メール通知を送信します。この通知をトリガーするには、パーセンテージを入力してください。登録率がこのパーセンテージよりも低下した場合、ワークフローのメール通知が送信されます。このオプションを空白のままにすると、ワークフローへの登録が減少した場合に通知メールはトリガされません。
- ユーザーに内部メール通知を送信:ワークフロー通知メールを送信する特定のユーザーを選択します。このメールを受信するには、個々のユーザーの設定でワークフローのメール通知が有効になっている必要があります。
- チームに内部メール通知を送信：ワークフロー通知メールを送信する特定のチームを選択します。これらのチームのユーザーは、このメールを受信するには、設定でワークフローのメール通知を有効にしている必要があります。
