Gestione delle impostazioni del flusso di lavoro

Dalla scheda Impostazioni e notifiche di un flusso di lavoro, è possibile gestire quando le azioni devono essere eseguite, impostare trigger di disiscrizione, aggiungere campagne associate, consentire l'iscrizione a Salesforce e configurare le notifiche relative al flusso di lavoro.

Per accedere alle impostazioni di un flusso di lavoro:

• Nel tuo account HubSpot, vai a Automazione > Flussi di lavoro.
• Fare clic sul nome del flusso di lavoro.
• Nell'editor del flusso di lavoro, fare clic sulla scheda Impostazioni e notifiche .

Generale

Nella pagina Generale è possibile gestire i giorni della settimana e gli orari di esecuzione delle azioni per tutti i tipi di workflow. Nei flussi di lavoro basati sui contatti, è possibile consentire l'iscrizione dei contatti da Salesforce e associare i flussi di lavoro alle campagne.

Nella pagina Generale dell'editor di workflow, configurare quanto segue:

• A che ora si desidera che le azioni vengano eseguite?: specificare quando i record possono eseguire le azioni del flusso di lavoro in base al fuso orario dell'account. Per impostazione predefinita, le azioni del flusso di lavoro vengono eseguite non appena un record iscritto raggiunge l'azione. Quando si specificano i tempi di esecuzione, tenere presente quanto segue:
  • Quando un record raggiunge un'azione al di fuori dell'intervallo di tempo impostato, il flusso di lavoro tenterà di riprogrammare l'azione alla stessa ora del giorno successivo disponibile. Tuttavia, se l'ora dell'azione è al di fuori dell'intervallo di tempo specificato, il flusso di lavoro riprogrammerà l'azione per la prima ora disponibile del giorno successivo.
  • Per evitare il sovraccarico del flusso di lavoro, le azioni vengono riprogrammate per essere eseguite entro una finestra di 15 minuti. Ad esempio, se l'ora successiva disponibile è le 9:00, le azioni verranno riprogrammate per un orario compreso tra le 9:00 e le 9:15.
  • I ritardi e i rami if/then non vengono riprogrammati, ma l'azione che li segue sì. Ad esempio, un flusso di lavoro basato sulle transazioni è impostato per eseguire solo azioni dal lunedì al giovedì, dalle 9:00 alle 17:00. La transazione entra in un ritardo di 2 giorni il giovedì, quindi esce dal ritardo il sabato. L'azione successiva sarà riprogrammata per lunedì tra le 9:00 e le 9:15 del mattino.

• Quali date imminenti si desidera sospendere l'esecuzione delle azioni?: sospendere un flusso di lavoro per impedire l'esecuzione di azioni in date specifiche. È anche possibile impostare le date di pausa annualmente. In queste date, quando un record raggiunge un'azione, viene messo in pausa fino alla data successiva disponibile. Quando si usano le date di pausa, tenere presente quanto segue:

  • Le date di pausa tengono conto di altre impostazioni di data quando si riprogrammano le azioni. Ad esempio, un flusso di lavoro è impostato per eseguire azioni solo nei giorni da lunedì a mercoledì dalle 9.00 alle 17.00. Se si aggiunge una data di pausa che cade di mercoledì, l'azione successiva verrà riprogrammata per il lunedì successivo alle 9.00. I record continueranno a iscriversi e a inserire ritardi.
  • I record continueranno a iscriversi e a entrare nei ritardi e nei rami se/quindi nei giorni di pausa. Una volta usciti dal ritardo o dal ramo se/then, si fermeranno invece all'azione successiva.
• Consentire l'iscrizione dei contatti in questo flusso di lavoro da Salesforce: se avete installato l'integrazione con Salesforce e aggiunto la finestra Visualforce di HubSpot, potete scegliere di iscrivere i lead e i contatti di Salesforce sincronizzati con HubSpot nei flussi di lavoro basati sui contatti. Per saperne di più sull'iscrizione dei lead o dei contatti di Salesforce nei flussi di lavoro di HubSpot direttamente da Salesforce.
• Campagna: associa il flusso di lavoro basato sui contatti a una campagna. Questa impostazione è disponibile solo per gli account conabbonamenti Marketing Hub Professional o Enterprise . Quando una campagna è associata a un flusso di lavoro, i seguenti dati saranno disponibili nella campagna:
  • Il numero di contatti iscritti.
  • Il numero di contatti che si sono uniti all'elenco degli obiettivi. Per saperne di più sull'impostazione degli obiettivi del flusso di lavoro.
  • Il tasso di conversione complessivo del flusso di lavoro. Si calcola dividendo il numero dell'elenco di obiettivi iscritti per il numero di flussi di lavoro avviati, quindi moltiplicando per 100 per ottenere una percentuale.

• Se si utilizzano le impostazioni A che ora si desidera che le azioni vengano eseguite? o Quali date prossime si desidera sospendere l'esecuzione delle azioni? e i record vengono messi in pausa o riprogrammati in un'azione, l'azione mostrerà un conteggio di tali record. Per visualizzare i record specifici e quando sono riprogrammati per procedere:
  • Fare clic sull'azione.
  • Nel pannello di destra, fare clic sulla scheda [Oggetto] nell'azione.

Disiscrizione e soppressione

Nei flussi di lavoro basati sui contatti, è possibile gestire l'iscrizione di contatti uniti, rimuovere i contatti che non soddisfano più i criteri di iscrizione e impedire l'iscrizione di contatti in liste specifiche.

In altri tipi di flusso di lavoro, è possibile impostare i criteri che disiscrivono i record attivi e ne impediscono l'iscrizione o la reiscrizione.

Gestire la disiscrizione e la soppressione nei flussi di lavoro basati sui contatti

Nella scheda Disiscrizione e soppressione di un flusso di lavoro basato sui contatti, configurare quanto segue:

• Quando i contatti si iscrivono a questo flusso di lavoro: questa impostazione del flusso di lavoro consente di decidere cosa accadrà ai contatti iscritti che sono iscritti anche a un altro flusso di lavoro. Per impostazione predefinita, i contatti non vengono rimossi da altri flussi di lavoro.
  • Non rimuoverli da altri flussi di lavoro: i contatti rimarranno iscritti in altri flussi di lavoro.
  • Rimuovili da tutti gli altri flussi di lavoro: una volta che il contatto è iscritto a questo flusso di lavoro, verrà rimosso da tutti gli altri flussi di lavoro.
  • Rimuovili da un flusso di lavoro specifico: una volta iscritto in questo flusso di lavoro, il contatto verrà rimosso da qualsiasi flusso di lavoro selezionato dal menu a discesa.
• Quando un contatto non soddisfa più le condizioni di iscrizione, rimuoverlo da questo flusso di lavoro?: questa impostazione determina se un contatto verrà rimosso se non soddisfa più i criteri di attivazione dell'iscrizione mentre è iscritto. Per impostazione predefinita, i contatti non vengono rimossi.
  • Quando questa impostazione è impostata su Sì, i contatti che non soddisfano i criteri non possono essere iscritti manualmente.
  • Se un contatto è attualmente iscritto al flusso di lavoro e non soddisfa i criteri di attivazione dell'iscrizione prima dell' attivazione di questa impostazione, non verrà disiscritto dal flusso di lavoro fino a quando non raggiungerà l'azione successiva (esclusi i rami e i ritardi). Se si desidera che il contatto venga disiscritto immediatamente, è necessario disiscriverlo manualmente.
  • Se si iscrive un contatto di prova che non soddisfa i trigger di iscrizione quando questa impostazione è attivata, verrà automaticamente disiscritto dal flusso di lavoro e non eseguirà nessuna delle fasi.
• Quando due contatti vengono uniti, il nuovo contatto creato deve iscriversi a questo flusso di lavoro se soddisfa i criteri di attivazione?: per impostazione predefinita, i flussi di lavoro non iscrivono i contatti uniti anche se l'unione significa che il contatto soddisfa i criteri di iscrizione del flusso di lavoro. Tuttavia, i contatti uniti possono iscriversi in futuro se soddisfano nuovamente i criteri di iscrizione e la reiscrizione è abilitata. Ad esempio, se il trigger di iscrizione è aver compilato il modulo [X], quando i contatti vengono uniti questo non iscriverà il contatto al flusso di lavoro per impostazione predefinita. Tuttavia, se il contatto invia nuovamente il modulo, verrà iscritto al flusso di lavoro.
• Elenchi di soppressione per questo flusso di lavoro: aggiungere un elenco di contatti che non si desidera iscrivere al flusso di lavoro.
  • Se un elenco di soppressione viene rimosso dalle impostazioni di un flusso di lavoro o se i contatti vengono rimossi da un elenco di soppressione, questi contatti non si iscriveranno automaticamente al flusso di lavoro, anche se soddisfano i trigger di iscrizione del flusso di lavoro. Saranno idonei all'iscrizione la volta successiva che soddisfano i criteri di iscrizione o reiscrizione del flusso di lavoro.
  • L'aggiunta di un elenco di soppressione a un flusso di lavoro comporta una di queste tre operazioni, in base allo stato di iscrizione attuale di un contatto:
    • Ilcontatto non è attualmente iscritto al flusso di lavoro ed è membro dell'elenco di soppressione: il contatto non sarà iscritto al flusso di lavoro anche se soddisfa i criteri di iscrizione in un momento successivo e apparirà nella cronologia del flusso di lavoro come trovato in un elenco di soppressione e non iscritto. Il contatto non può nemmeno essere iscritto manualmente.
    • Ilcontatto è attualmente iscritto al flusso di lavoro e fa parte dell'elenco di soppressione: il contatto verrà disiscritto quando raggiungerà la fase successiva del flusso di lavoro.
    • Ilcontatto è attualmente iscritto al flusso di lavoro e non fa parte dell'elenco di soppressione: il contatto rimarrà nel flusso di lavoro. Tuttavia, se soddisfa i criteri dell'elenco di soppressione in un momento successivo, verrà disiscritto.

Impostare i trigger di disiscrizione per altri tipi di flusso di lavoro

In altri tipi di flussi di lavoro, i trigger di disiscrizione rimuovono i record attivamente iscritti dal flusso di lavoro e impediscono loro di iscriversi o reiscriversi. Per disiscrivere gli oggetti dai flussi di lavoro basati su Società, Trattativa, Ticket, Preventivo, Conversazione, Invio di feedback e Contraente, attenersi alla procedura descritta di seguito.

Per impostare i trigger di disiscrizione:

• Fare clic sulla scheda Disiscrizione e soppressione.
• Fare clic su Imposta trigger di disiscrizione.
• Nel pannello di destra, impostare i trigger di disiscrizione. Quindi, fare clic su Applica filtro. Per saperne di più sui trigger di disiscrizione nei flussi di lavoro.
• Aggiungere altri trigger di disiscrizione se necessario, quindi fare clic su Salva.
  
  

Notifiche

Dalla scheda Notifiche di un'impostazione del flusso di lavoro, impostate le notifiche e-mail per avvisare gli utenti e i team quando il tasso di iscrizione di un flusso di lavoro aumenta o diminuisce oltre una certa percentuale.

Configurazione delle impostazioni di notifica del flusso di lavoro utente

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Notifiche.
• Fare clic sulla scheda Email .
• Nella sezione Email, fare clic per attivare l'interruttore e ricevere le notifiche via e-mail nella propria casella di posta.
• Scorrere verso il basso e fare clic su Flussi di lavoro.
• Selezionare la casella di controllo Digest settimanale delle modifiche alle iscrizioni ai flussi di lavoro.
  

Impostare le notifiche per i singoli flussi di lavoro( soloEnterprise )

Le notifiche via e-mail devono essere impostate nell'editor dei flussi di lavoro per i singoli flussi di lavoro.

Selezionare i destinatari

• Invia notifiche e-mail interne agli utenti: selezionare utenti specifici a cui inviare l'e-mail di notifica del flusso di lavoro. I singoli utenti devono avere le notifiche e-mail del flusso di lavoro abilitate nelle loro impostazioni per ricevere questa e-mail.
• Invia notifiche e-mail interne ai team: selezionare team specifici per inviare l'e-mail di notifica del flusso di lavoro. Gli utenti di questi team devono avere attivato le notifiche e-mail del flusso di lavoro nelle loro impostazioni per ricevere questa e-mail.

Attiva le notifiche di revisione delle esigenze (BETA)

Selezionare per ricevere una notifica ogni volta che lo stato del flusso di lavoro cambia in Esigenze di revisione. L'utente riceverà una notifica la prima volta che si verifica un problema in questo flusso di lavoro. Dopo la revisione dei problemi, lo stato cambierà in Revisionato. Quindi, se si verificano nuovi problemi o se si ripresentano problemi già esaminati, lo stato passa nuovamente a Esigenze di revisione e si attiva nuovamente una notifica.

Attivare le notifiche di modifica delle iscrizioni al flusso di lavoro

Ogni settimana, agli utenti e al team selezionati verrà inviata un'e-mail contenente un elenco dei flussi di lavoro configurati.Gli utenti riceveranno un'e-mail di notifica settimanale con il numero di iscrizioni e la percentuale di aumento o diminuzione delle iscrizioni per i flussi di lavoro selezionati.

• Invia un'e-mail di notifica interna ogni venerdì alle 10:00 se i tassi di iscrizione settimanali per questo flusso di lavoro aumentano di almeno: inserire una percentuale per attivare la notifica. Se i tassi di iscrizione aumentano di più di questa percentuale, verrà inviata la notifica via e-mail del flusso di lavoro. Se questa opzione viene lasciata vuota, le e-mail di notifica non verranno attivate per l'aumento delle iscrizioni nel flusso di lavoro.
• Invia un'e-mail di notifica interna ogni venerdì alle 10:00 se i tassi di iscrizione settimanali per questo flusso di lavoro diminuiscono di almeno: inserire una percentuale per attivare questa notifica. Se i tassi di iscrizione diminuiscono di più di questa percentuale, verrà inviata la notifica via e-mail del flusso di lavoro. Se questa opzione viene lasciata vuota, le e-mail di notifica non verranno attivate per la diminuzione delle iscrizioni nel flusso di lavoro.