Gérer les paramètres du workflow

Configurez les paramètres du workflow pour gérer le moment où les actions doivent s'exécuter, les notifications liées aux performances du workflow et pour spécifier si une fiche d'informations de contact doit être désinscrite des autres workflows lorsqu'elle est inscrite dans le workflow sélectionné. Découvrez-en davantage sur la création de workflows.

Pour ajouter des déclencheurs de désinscription ou une liste de désinscription afin de déterminer quand les fiches d'informations doivent être désinscrites d'un workflow, découvrez-en davantage sur la gestion de la désinscription dans les workflows.

Échéances 

Utilisez les paramètres de minutage pour spécifier quand un workflow doit ou ne doit pas exécuter des actions. Par défaut, les actions de workflow seront exécutées dès qu'une fiche d'informations inscrite atteint l'action.

Ce paramètre n'affectera pas votre inscription au workflow, seulement les actions après l'inscription. Si vous rencontrez des problèmes avec votre inscription au workflow, découvrez comment résoudre les problèmes courants d'inscription aux workflows. 

Remarque : Si votre compte HubSpot n'a pas de fuseau horaire défini, les paramètres de planification du workflow seront par défaut selon le fuseau EST (heure normale de l'Est). Découvrez-en davantage sur la personnalisation du fuseau horaire de votre compte.

Pour configurer les paramètres de minutage de votre workflow : 

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
2. Cliquez sur le nom de votre workflow.
3. En haut à gauche, cliquez sur Paramètres.
4. Dans la section Heure du panneau de droite, configurez les éléments suivants :
   • Exécuter des actions à des moments précis uniquement : spécifiez quand les fiches d'informations peuvent exécuter des actions de workflow en fonction du fuseau horaire de votre compte. 

     • Le moment de l'action replanifiée est déterminé par le moment où la fiche d'informations inscrite atteint l'action de workflow :

       • Si une fiche d'informations atteint une action en dehors des jours et heures spécifiés : le workflow replanifiera l'action pour la première heure disponible le jour disponible suivant.
       • Si une fiche d'informations parvient à une action en dehors des jours spécifiés mais pendant les heures d'exécution spécifiées : le workflow replanifiera l'action à la même heure le jour disponible suivant. Cela s'applique également si une date de pause a été ajoutée au paramètre Ne pas exécuter d'actions à des dates spécifiques pour un workflow.

• • • Pour éviter la surcharge du workflow, les actions sont exécutées dans une fenêtre de 15 minutes. Par exemple, si la prochaine heure disponible est 9 h 00, les actions seront replanifiées entre 9 h 00 et 9 h 15.
    • Les délais et les branches si/alors ne sont pas reprogrammés, mais l'action suivante le sera. Par exemple, un workflow basé sur une transaction a été défini de façon à exécuter des actions uniquement du lundi au jeudi, de 9 h 00 à 17 h 00. Une transaction entame un délai de deux jours le jeudi, puis arrive au bout de ce délai le samedi. La prochaine action sera reprogrammée lundi entre 9 h 00 et 9 h 15.

• • Ne pas exécuter d'actions à des dates spécifiques : suspendez un workflow pour empêcher les actions de s'exécuter à des dates spécifiques. Vous pouvez également définir des dates de pause annuelle. À ces dates, lorsqu'une fiche d'informations atteint une action, elle sera suspendue jusqu'à la prochaine date disponible. Lorsque vous utilisez les dates de pause, tenez compte des éléments suivants :

    • Les dates de pause prendront en compte d'autres paramètres de date lors de la replanification des actions. Par exemple, un workflow est configuré pour exécuter des actions uniquement du lundi au mercredi de 9 h à 17 h. Si vous ajoutez une date de pause qui a lieu un mercredi, toutes les actions planifiées pour ce mercredi seront repoussées au lundi suivant à 9 h.
    • Durant les dates de pause, les fiches d'informations continueront d'être inscrites ou d'entrer dans des délais et des branches si/alors. Une fois qu'elles ont quitté le délai ou la branche si/alors, elles s'arrêtent à l'action suivante. 
  • Planifier la désactivation automatique du workflow : programmez la désactivation du workflow après une date et une heure spécifiques. Découvrez-en davantage sur la désactivation des workflows.

Notifications de performances (Entreprise uniquement)

Avant de configurer les notifications dans l'éditeur de workflows, assurez-vous que les notifications de l'utilisateur sont activées.

Si les super administrateurs des comptes Entreprise peuvent définir des préférences de notification par défaut pour d'autres utilisateurs, les préférences définies par les utilisateurs individuels auront la priorité sur les valeurs par défaut. Découvrez-en davantage sur la configuration des notifications utilisateur. 

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Notifications.
3. En haut, cliquez sur l'onglet E-mail.
4. Dans la section E-mail, activez l'option afin de recevoir des notifications par e-mail dans votre boîte de réception.
5. Faites défiler l'écran vers le bas et cliquez pour développer la section Workflows.
6. Cochez les cases à côté des types de notification concernés.
    

Définir des notifications de workflow

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
2. Cliquez sur le nom de votre workflow.
3. Dans l'éditeur de workflow, en haut à gauche, cliquez sur Paramètres.
4. Dans la section Performances du panneau de droite, configurez les éléments suivants :
   • Recevoir une notification lorsque ce workflow doit être vérifié : informez les utilisateurs et les équipes chaque fois que le statut du workflow passe à Examen nécessaire.
     • Vous recevrez une notification la première fois qu'un problème surviendra dans ce workflow.
     • Une fois les problèmes traités, le statut deviendra Vérifié.
     • Si de nouveaux problèmes surviennent ou si des problèmes déjà examinés réapparaissent, le statut redeviendra Examen nécessaire et déclenchera à nouveau une notification.

• • Recevoir une notification si le taux d'inscription change : informez les utilisateurs et les équipes chaque fois que le nombre d'inscriptions au workflow augmente ou diminue au-delà d'un certain seuil. Vous pouvez choisir d'utiliser Breeze Intelligence pour déterminer ce seuil ou définir manuellement un taux d'augmentation ou de diminution pour déclencher la notification. 
    • Utiliser Breeze Intelligence : utilisez Breeze, l'IA de HubSpot, pour détecter automatiquement les changements inhabituels dans les taux d'inscription.
      • Breeze Intelligence comparera le taux d'inscription chaque jour à la tendance des inscriptions au cours du mois dernier. Des baisses ou des hausses inhabituelles dans les taux d'inscription déclencheront des notifications par e-mail.
      • Lors de l'utilisation de ce paramètre, les utilisateurs n'ont pas besoin de définir de seuil. 
    • Utiliser une plage manuelle : définissez manuellement un taux d'augmentation ou de diminution pour déclencher les notifications par e-mail. Lorsque vous sélectionnez cette option, configurez les éléments suivants : 
      • Vérifiez le nombre : choisissez de vérifier le nombre d'inscriptions chaque semaine ou chaque jour. 
        • Hebdomadaire : vérifiez et envoyez une notification par e-mail interne tous les vendredis à 10 heures si les taux d'inscription d'une semaine à l'autre pour le workflow augmentent ou diminuent du pourcentage spécifié. 
        • Quotidien : vérifiez et envoyez une notification par e-mail interne tous les jours à 10 heures si les taux d'inscription quotidiens pour le workflow augmentent ou diminuent du pourcentage spécifié. 
      • Augmenté d'au moins : saisissez un pourcentage pour déclencher cette notification si les inscriptions augmentent.
        • Si l'augmentation du taux d'inscriptions est supérieure à ce pourcentage, la notification par e-mail du workflow sera envoyée.
        • Si cette option est laissée vide, les e-mails de notification ne seront pas déclenchés en cas d'augmentation des inscriptions dans le workflow. 
      • Baisse d'au moins : saisissez un pourcentage pour déclencher cette notification si les inscriptions diminuent. 
        • Si la baisse du taux d'inscriptions est supérieure à ce pourcentage, la notification par e-mail du workflow sera envoyée.
        • Si cette option est laissée vide, les e-mails de notification ne seront pas déclenchés en cas de diminution des inscriptions dans le workflow. 

• • Destinataires de la notification : si l'option Recevoir une notification lorsque ce workflow doit être vérifié ou Recevoir une notification si le taux d'inscription change est activée, ce champ apparaît. Vous pouvez choisir d'envoyer les notifications correspondantes à des utilisateurs individuels ou à des équipes spécifiques. 

    • Envoyer à ces utilisateurs : sélectionnez des utilisateurs spécifiques pour l'envoi de l'e-mail de notification du workflow. Les notifications de workflow par e-mail doivent être activées dans les paramètres des utilisateurs individuels pour qu'ils reçoivent cet e-mail. 
    • Envoyer à ces équipes : sélectionnez des équipes spécifiques pour l'envoi de l'e-mail de notification du workflow. Les utilisateurs de ces équipes doivent avoir activé les notifications de workflow par e-mail dans leurs paramètres pour recevoir cet e-mail.
  • Comparer la conversion pour chaque branche et chaque point de terminaison : activez ce paramètre pour commencer à suivre les indicateurs de conversion et de performance pour le workflow. Découvrez-en davantage sur l'analyse des données de conversion et de performance de votre workflow.
     
     

Connexions (workflows basés sur des contacts uniquement)

Dans les workflows basés sur les contacts, vous pouvez spécifier si un contact doit se désinscrire d'autres workflows lorsqu'il est inscrit au workflow sélectionné. Ce paramètre n'apparaîtra pas dans d'autres types de workflow. 

Le paramètre ne s'appliquera qu'au moment de l'inscription, il ne désinscrira pas le contact d'autres workflows à l'avenir. Par défaut, ce paramètre est désactivé. 

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
2. Cliquez sur le nom de votre workflow.
3. En haut à gauche, cliquez sur Paramètres.
4. Dans le panneau de droite, dans la section Connexions, activez l'option Désinscrire les contacts des autres workflows lorsqu'ils sont inscrits à ce workflow. Ensuite, sélectionnez les workflows dont le contact doit se désinscrire :
   • Désinscrire de tous les autres workflows : le contact sera retiré de tous les autres workflows au moment de l'inscription. 
   • Désinscrire de workflows spécifiques : le contact sera retiré des workflows spécifiés au moment de l'inscription. 
     • Pour sélectionner un workflow, cliquez sur le menu déroulant et cochez les cases en regard du workflow dont vous souhaitez supprimer les contacts. 
     • Pour supprimer un workflow de ce paramètre, cliquez sur l'icône X à côté du nom du workflow.