Gérer les paramètres du workflow

Configurez vos paramètres de workflow pour gérer le moment où les actions doivent être exécutées, les notifications relatives aux performances du workflow et indiquez si un contact doit être désinscrit d’autres workflows lorsqu’il est inscrit dans le workflow sélectionné. En savoir plus sur la création de workflows .

Timing 

Utilisez les paramètres de minutage pour spécifier quand un workflow doit ou ne doit pas exécuter des actions. Ce paramètre n’affectera pas votre inscription au workflow, seulement les actions après l’inscription. Si vous rencontrez des problèmes avec votre inscription au workflow, découvrez comment résoudre les problèmes courants d’inscription aux workflows. 

Remarque : Si votre compte HubSpot n’a pas de fuseau horaire défini, les paramètres de planification du workflow seront par défaut EST (heure normale de l’Est). Découvrez-en davantage sur la personnalisation du fuseau horaire de votre compte.

Pour configurer les paramètres de minutage de votre Workflow : 

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Automatisations > Workflows.
• Cliquez sur le nom de votre workflow.
• En haut à gauche, cliquez sur Settings.
• Dans la section Timing du panneau de droite, configurez les éléments suivants :
  • Exécuter des actions à des moments spécifiques uniquement : spécifiez quand les fiches d’informations peuvent exécuter des actions de workflow en fonction du fuseau horaire de votre compte. Par défaut, les actions de workflow seront exécutées dès qu’une fiche d’informations inscrite atteint l’action. En général, lorsqu’une fiche d’informations atteint une action en dehors des dates ou heures spécifiées, le workflow replanifie l’action pour la première heure disponible le jour disponible suivant.

• • • Pour éviter la surcharge du workflow, les actions sont exécutées dans une fenêtre de 15 minutes. Par exemple, si la prochaine heure disponible est 9h00, les actions seront reprogrammées entre 9h00 et 9h15.
    • Les délais et les branches si/alors ne sont pas reprogrammés, mais l’action suivante le sera. Par exemple, un Workflow basé sur les transactions est configuré pour n'exécuter que des actions du lundi au jeudi, de 9 h à 17 h. L'accord entre dans un délai de deux jours le jeudi, puis sort du délai le samedi. La prochaine action sera reprogrammée lundi entre 9h00 et 9h15.
    • Si une date de pause est ajoutée à un workflow au paramètre Ne pas exécuter d’actions à une date spécifique, lorsqu’une fiche d’informations atteint une action pendant les heures d’exécution spécifiées, mais pas à un jour d’exécution spécifié, le workflow est replanifié à la même heure le jour disponible suivant au lieu de l’heure disponible suivante au plus tôt. 

• • Ne pas exécuter d’actions à des dates spécifiques : suspendez un workflow pour empêcher les actions de s’exécuter à des dates spécifiques. Vous pouvez également définir des dates de pause annuelle. À ces dates, lorsqu’une fiche d’informations atteint une action, elle sera suspendue jusqu’à la prochaine date disponible. Lorsque vous utilisez les dates de pause, tenez compte des éléments suivants :

    • Les dates de pause prendront en compte d’autres paramètres de date lors de la replanification des actions. Par exemple, un workflow est configuré pour exécuter des actions uniquement le lundi au mercredi de 9h à 17h. Si vous ajoutez une date de pause qui a lieu un mercredi, toutes les actions planifiées pour ce mercredi seront repoussées au lundi suivant à 9 h.
    •  Les dossiers seront toujours s'inscrire et saisir les retards et les branches si/alors les jours de pause. Une fois qu'ils ont quitté la branche "délai" ou "si/alors", ils s'arrêtent à l'action suivante. 
  • Programmer la désactivation automatique du workflow : programmer la désactivation du workflow Après une date et une heure spécifiques. Désactiver les workflows .

Notifications de performances (Entreprise uniquement)

Avant de configurer les notifications dans l'éditeur de workflows, assurez-vous que les notifications de l'utilisateur sont activées.

Bien que Super admins dans Entreprise accounts puisse définir des préférences de notification par défaut pour d'autres utilisateurs, les préférences définies par les utilisateurs individuels auront la priorité sur les valeurs par défaut. Pour en savoir plus sur , configurez les notifications aux utilisateurs dans HubSpot. 

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Notifications.
• En haut, cliquez sur l'onglet Clics sur l'e-mail .
• Dans la section E-mail, cliquez pour activer l'interrupteur afin de recevoir des notifications par e-mail dans votre boîte de réception.
• Faites défiler vers le bas et cliquez pour développer la section Workflows .
• Cochez les cases à côté des types de notification concernés.
   

Définir les notifications de workflow

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Automatisations > Workflows.
• Cliquez sur le nom de votre workflow.
• Dans l'éditeur de workflow, en haut à gauche, cliquez sur Settings.
• Dans la section Performances du panneau de droite, configurez les éléments suivants :
  • Recevoir une notification lorsque ce workflow nécessite un examen : informez les utilisateurs et les équipes chaque fois que le statut du workflow passe à Examen nécessaire.
    • Vous recevrez une notification la première fois qu’un problème surviendra dans ce workflow.
    • Une fois les questions examinées, le statut devient Reviewed.
    • Si de nouveaux problèmes surviennent ou si des problèmes déjà examinés réapparaissent, le statut redevient Needs review et déclenche à nouveau une notification.

• • Recevoir une notification si le taux d’inscription change : notifiez les utilisateurs et les équipes chaque fois que le nombre d’inscriptions au workflow augmente ou diminue au-delà d’un certain seuil. Vous pouvez choisir d’utiliser Breeze Intelligence pour déterminer ce seuil ou définir manuellement un taux d’augmentation ou de diminution pour déclencher la notification. 
    • Utilisez Breeze Intelligence : utilisez Breeze, l’IA de HubSpot, pour détecter automatiquement les changements inhabituels dans les taux d’inscription.
      • Breeze Intelligence comparera le taux d’inscription chaque jour à la tendance des inscriptions au cours du mois dernier. Des baisses ou des pics inhabituels dans les taux d’inscription déclencheront des notifications par e-mail.
      • Lors de l’utilisation de ce paramètre, les utilisateurs n’ont pas besoin de définir de seuil. 
    • Utiliser une plage manuelle : définissez manuellement un taux d’augmentation ou de diminution pour déclencher les notifications par e-mail. Lorsque vous sélectionnez cette option, configurez les éléments suivants : 
      • Vérifier le décompte : choisir de vérifier le décompte des inscriptions chaque semaine ou chaque jour. 
        • Hebdomadaire : vérifie et envoie une notification e-mail interne tous les vendredis à 10 heures si les taux d'inscription d'une semaine à l'autre pour le workflow augmentent ou diminuent du pourcentage spécifié. 
        • Quotidien : vérifie et envoie une notification e-mail interne tous les jours à 10 heures si les taux d'inscription quotidiens pour le workflow augmentent ou diminuent du pourcentage spécifié. 
      • Augmenté au moins : entrez un pourcentage pour déclencher cette notification si les inscriptions augmentent.
        • Si les taux d'inscription augmentent de plus de ce pourcentage, la notification par e-mail du workflow sera envoyée.
        • Si cette option est laissée vide, les e-mails de notification ne seront pas déclenchés en cas d'augmentation des inscriptions dans le Workflow. 
      • Diminué d'au moins : Entrez un pourcentage pour déclencher cette notification si les inscriptions diminuent. 
        • Si les taux d'inscription diminuent de plus de ce pourcentage, la notification par e-mail du workflow sera envoyée.
        • Si cette option est laissée vide, les e-mails de notification ne seront pas déclenchés en cas de diminution des inscriptions dans le Workflow. 

• • Destinataires de la notification : si l’option Recevoir une notification lorsque cette workflow doit être examinée ou Recevoir une notification si l’évolution du taux d’inscription est activée, ce champ apparaît. Vous pouvez choisir d’envoyer les notifications correspondantes à des utilisateurs individuels ou à des équipes spécifiques. 

    • Send to these users (Envoyer à ces utilisateurs) : sélectionne des utilisateurs spécifiques pour l'envoi de l'e-mail de notification du workflow. Les notifications de workflow e-mail doivent être activées dans les paramètres des utilisateurs individuels pour recevoir cette e-mail. 
    • Envoyer à ces équipes : sélectionner des équipes spécifiques pour l'envoi de l'e-mail de notification du workflow. Les utilisateurs de ces équipes doivent avoir activé les notifications de workflow e-mail dans leurs paramètres pour recevoir cette e-mail.
       

Connexions

Dans les workflows basés sur les contacts, vous pouvez spécifier si un contact doit se désinscrire d'autres workflows lorsqu'il est inscrit au workflow sélectionné. Le paramètre ne s'appliquera qu'au moment de l'inscription, il ne pas désinscrire le contact d'autres workflows à l'avenir. Par défaut, ce paramètre est désactivé.

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Automatisations > Workflows.

• Cliquez sur le nom de votre workflow.
• En haut à gauche, cliquez sur Settings.
• Dans le panneau de droite, dans la section Connections , activez le commutateur Unenroll contacts from other workflows when enrolled in this workflow. Ensuite, sélectionnez les workflows dont le contact doit se désinscrire :
  • Désinscription de tous les autres workflows : le contact sera retiré de tous les autres workflows au moment de l'inscription. 
  • Désinscrire des workflows spécifiques : le contact sera retiré des workflows spécifiés au moment de l'inscription. 
    • Pour sélectionner un workflow, cliquez sur le menu déroulant et cochez les cases en regard du workflow dont vous souhaitez supprimer les contacts. 
    • Pour supprimer un workflow de ce paramètre, cliquez sur l'icône x à côté du nom du workflow.