Gérer les paramètres du workflow

À partir de l'onglet Settings d'un workflow, vous pouvez gérer le moment où les actions doivent être exécutées, définir des déclencheurs de désinscription, ajouter des campagnes associées, autoriser l'inscription dans Salesforce et configurer les notifications liées au workflow. 

Pour accéder aux paramètres d'un workflow :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
• Passez la souris sur le workflow , puis cliquez sur Modifier.
• Dans l'éditeur de workflow, cliquez sur l'onglet Paramètres.

Généralités

Dans l'onglet General, vous pouvez gérer les jours de la semaine et les heures auxquelles les actions peuvent être exécutées pour tous les types de workflows. Dans les workflows basés sur les contacts, vous pouvez autoriser l'inscription de contacts à partir de Salesforce et associer des workflows à des campagnes. 

Dans l'onglet General de votre éditeur de workflow, configurez les éléments suivants : 

• A quelle heure voulez-vous que les actions s'exécutent? : spécifie quand les enregistrements peuvent exécuter les actions du Workflow en fonction du fuseau horaire de votre compte. Par défaut, les actions de Workflow s'exécutent dès qu'un enregistrement inscrit atteint l'action. Lorsque vous définissez vos délais d'exécution, tenez compte des éléments suivants : 
  • Lorsqu'un enregistrement atteint une action en dehors de la période définie, le Workflow tentera de reprogrammer l'action à la même heure le jour disponible suivant. Toutefois, si l'heure de l'action se situe en dehors du délai spécifié, le Workflow reprogrammera plutôt l'action à la première heure disponible le jour suivant.
  • Pour éviter la surcharge du workflow, les actions sont exécutées dans une fenêtre de 15 minutes. Par exemple, si la prochaine heure disponible est 9 h 00, les actions seront replanifiées entre 9 h 00 et 9 h 15.
  • Les retards et les branches "si/alors" ne sont pas reprogrammés, mais l'action qui suit l'est. Par exemple, un Workflow basé sur les transactions est configuré pour n'exécuter que des actions du lundi au jeudi, de 9 h à 17 h. L'accord entre dans un délai de deux jours le jeudi, puis sort du délai le samedi. La prochaine action sera reprogrammée lundi entre 9h00 et 9h15.

• Quelles sont les prochaines dates auxquelles vous souhaitez interrompre l'exécution des actions : interrompre un Workflow pour empêcher l'exécution d'actions à des dates spécifiques. Vous pouvez également définir des dates de pause annuelle. À ces dates, lorsqu'un enregistrement atteint une action, il est mis en pause jusqu'à la prochaine date disponible. Lorsque vous utilisez les dates de pause, tenez compte des éléments suivants :

  • Les dates de pause prennent en compte d'autres paramètres de date lors de la replanification des actions. Par exemple, un Workflow est configuré pour n'exécuter des actions que du lundi au mercredi, de 9 heures à 17 heures. Si vous ajoutez une date de pause qui a lieu un mercredi, l'action suivante sera reprogrammée pour le lundi suivant à 9 heures.
  •  Les enregistrements continueront de s'inscrire et d'entrer des retards et des branches si/alors les jours de pause. Une fois qu'ils ont quitté la branche "délai" ou "si/alors", ils s'arrêtent à l'action suivante. 
• Autoriser les contacts à être inscrits dans ce workflow depuis Salesforce : si vous avez installé l'intégration Salesforce et ajouté la fenêtre HubSpot Visualforce, vous pouvez choisir d'inscrire les leads et les contacts Salesforce qui ont été synchronisés avec HubSpot dans les workflows basés sur les contacts. En savoir plus sur enrôler vos leads ou contacts Salesforce dans les workflows HubSpot directement depuis Salesforce.
• Campagne : associez votre Workflow basé sur les contacts à une campagne . Ce paramètre n'est disponible que pour les comptes avec Marketing Hub Pro ou Entreprise . Lorsqu'une campagne est associée à un Workflow, les données suivantes sont disponibles dans la campagne :
  • Le nombre de contacts inscrits.
  • Le nombre de contacts ayant rejoint la liste d'objectifs. Découvrez-en davantage sur la configuration d'objectifs de workflow.
  • Le taux de conversion global du workflow. Ce pourcentage est calculé en divisant le nombre de Joined goal list par le nombre de Started workflow, puis en multipliant par 100 pour obtenir un pourcentage.
    
    

• Si vous utilisez les paramètres Quelles heures voulez-vous que les actions s'exécutent ? ou Quelles dates à venir voulez-vous mettre en pause l'exécution des actions ? et que des enregistrements sont mis en pause ou replanifiés dans une action, l'action affichera un décompte de ces enregistrements. Pour consulter les enregistrements spécifiques et la date à laquelle ils sont reprogrammés :
  • Cliquez sur l'action.
  • Dans le panneau de droite, cliquez sur [Object] dans l'onglet Action.

Désinscription et suppression

Dans les workflows basés sur les contacts, vous pouvez gérer l'inscription des contacts fusionnés, supprimer des contacts qui ne répondent plus aux critères d'inscription et empêcher l'inscription de contacts dans des listes spécifiques.

Dans d'autres types de Workflow, vous pouvez définir les critères qui désinscrivent les enregistrements actifs et les empêchent de s'inscrire ou de se réinscrire.

Gérer les désinscriptions et les suppressions dans des workflows basés sur les contacts

Dans l'onglet Unenrollment and suppression d'un workflow basé sur les contacts, configurez les éléments suivants : 

• Lorsque les contacts s'inscrivent à ce workflow : Ce paramètre de workflow vous permet de décider ce qu'il adviendra des contacts inscrits qui sont également inscrits à un autre workflow. Par défaut, les contacts ne seront pas supprimés d'autres workflows.
  • Ne pas les désinscrire d'autres workflows : les contacts resteront inscrits dans d'autres workflows.
  • Les désinscrire de tous les autres workflows : une fois le contact inscrit dans ce workflow, il sera désinscrit de tous les autres workflows.
  • Les désinscrire d'un workflow spécifique : une fois le contact inscrit dans ce workflow, il sera désinscrit de tout workflow sélectionné dans le menu déroulant. 
• Lorsqu'un contact ne remplit plus les conditions d'inscription, le supprimer de ce Workflow? : Ce paramètre détermine si un contact sera supprimé s'il ne remplit plus les critères de déclenchement de l'inscription alors qu'il est inscrit. Par défaut, les contacts ne sont pas supprimés.
  • Lorsque ce paramètre est défini sur Oui, les contacts qui ne répondent pas aux critères ne peuvent pas être enregistrés manuellement. 
  • Si vous avez un contact actuellement inscrit dans le Workflow qui n'a pas satisfait aux déclencheurs d'inscription avant ce paramètre a été activé, il ne sera pas désinscrit du Workflow jusqu'à ce que le contact atteigne l'action suivante (à l'exclusion des branches et des retards). Si vous souhaitez que le contact se désinscrive immédiatement, vous devrez désinscrire manuellement le contact.
  • Si vous inscrivez un contact de test qui ne répond pas aux déclencheurs d'inscription lorsque ce paramètre est activé, il sera automatiquement désinscrit du Workflow et n'exécutera aucune des étapes.
• Lorsque deux contacts sont fusionnés, le contact nouvellement créé doit-il s'inscrire dans ce Workflow s'il répond aux critères de déclenchement? : par défaut, les workflows n'inscriront pas les contacts fusionnés même si la fusion signifie que le contact répond aux critères d'inscription du Workflow. Toutefois, les contacts fusionnés peuvent s'inscrire à l'avenir s'ils remplissent à nouveau les critères d'inscription et si l'option de réinscription est activée. Par exemple, si le déclencheur d'inscription est le fait d'avoir rempli le formulaire [X], lorsque les contacts sont fusionnés, cela n'inscrira pas, par défaut, le contact dans le Workflow. Toutefois, si le contact soumet à nouveau le formulaire, il sera inscrit dans le Workflow.
• Listes de suppression pour ce Workflow : ajoutez une liste de contacts que vous ne souhaitez pas inscrire dans le Workflow.
  • Si une liste de suppression est supprimée des paramètres d'un Workflow ou si des contacts sont supprimés d'une liste de suppression, ces contacts ne s'inscriront pas automatiquement dans le Workflow, même s'ils répondent aux déclencheurs d'inscription du Workflow. Ils pourront s'inscrire la prochaine fois qu'ils répondront aux critères d'inscription ou de réinscription du Workflow.
  • L'ajout d'une liste de désinscription à un workflow aura l'un des trois effets suivants, selon le statut d'inscription actuel des contacts :
    • Le contact n'est pas actuellement inscrit dans le Workflow et est membre de la liste de suppression: le contact ne sera pas inscrit dans le Workflow même s'il répond aux déclencheurs d'inscription à un moment ultérieur, et apparaîtra dans l'historique du Workflow comme ayant été trouvé dans une liste de suppression et non inscrit. Le contact ne peut pas non plus être inscrit manuellement.
    • Le contact est actuellement inscrit dans le Workflow et fait partie de la liste de suppression : le contact sera désinscrit lorsqu'il atteindra l'étape suivante du Workflow.
    • Le contact est actuellement inscrit dans le Workflow et n'est pas membre de la liste de suppression : le contact restera dans le Workflow. Toutefois, s'ils répondent aux critères de la liste de suppression à une date ultérieure, ils seront désinscrits.
      
      

Définir des déclencheurs de désinscription pour d'autres types de Workflow 

Dans d'autres types de workflows, les déclencheurs de désinscription suppriment les enregistrements activement inscrits du workflow et les empêchent de s'inscrire ou de se réinscrire. Suivez les étapes ci-dessous lorsque vous désinscrivez des objets des workflows basés sur la société, l'affaire, le ticket, le devis, la conversation, la soumission de feedback et le contractant.

Pour définir des déclencheurs de désinscription : 

• Cliquez sur l'onglet Désinscription et suppression. 
• Cliquez sur Définir les déclencheurs de désinscription.
• Dans le panneau de droite, sélectionnez vos déclencheurs de désinscription. Ensuite, cliquez sur Appliquer le filtre. En savoir plus sur les déclencheurs de désinscription dans les workflows.
• Ajoutez d'autres déclencheurs de désinscription si nécessaire, puis cliquez sur Enregistrer.
  
  

Notifications

Dans l'onglet Notifications d'un paramètre de workflow, configurez des notifications par e-mail pour alerter les utilisateurs et les équipes lorsque le taux d'inscription d'un workflow augmente ou diminue au-delà d'un certain pourcentage. 

Configurer les paramètres de notification du Workflow de l'utilisateur 

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Notifications.
• Cliquez sur l'onglet E-mail.
• Dans la section E-mail, cliquez pour activer l'interrupteur afin de recevoir des notifications par e-mail dans votre boîte de réception.
• Faites défiler vers le bas et cliquez sur Workflows.
• Cochez la case Résumé hebdomadaire des changements dans les inscriptions au Workflow.
   

Configurer des notifications pour des workflows individuels (Entreprise uniquement)

Les notifications par e-mail doivent être paramétrées dans l'éditeur de workflow pour les différents workflows.

Sélectionner les destinataires

• Envoyer des notifications internes par e-mail aux utilisateurs : sélectionner des utilisateurs spécifiques pour l'envoi de l'e-mail de notification du Workflow. Les utilisateurs individuels doivent avoir activé les notifications par e-mail du Workflow dans leurs paramètres pour recevoir cet e-mail. 
• Envoyer des notifications internes par e-mail aux équipes : sélectionner des équipes spécifiques pour l'envoi de l'e-mail de notification du Workflow. Les utilisateurs de ces équipes doivent avoir activé les notifications par e-mail du Workflow dans leurs paramètres pour recevoir cet e-mail. 

Activer les notifications d'examen des besoins (BETA)

Sélectionnez cette option pour être notifié chaque fois que le statut du Workflow passe à Needs review. Vous serez informé dès que des problèmes surviendront dans ce Workflow. Une fois les questions examinées, le statut devient Reviewed. Ensuite, si de nouveaux problèmes surviennent ou si des problèmes déjà examinés réapparaissent, le statut redevient Needs review et déclenche à nouveau une notification.

Activer les notifications de changement d'inscription dans le Workflow

Chaque semaine, un e-mail contenant une liste des workflows configurés sera envoyé aux utilisateurs et à l'équipe sélectionnés. Les utilisateurs d'Urecevront un e-mail de notification hebdomadaire indiquant le nombre d'inscriptions et le pourcentage d'augmentation ou de diminution des inscriptions pour les workflows qu'ils ont sélectionnés. 

• Envoyer une notification interne par e-mail tous les vendredis à 10 heures si les taux d'inscription d'une semaine sur l'autre pour ce Workflow augmentent d'au moins : entrez un pourcentage pour déclencher cette notification. Si les taux d'inscription augmentent de plus de ce pourcentage, la notification par e-mail du Workflow sera envoyée. Si cette option est laissée vide, les e-mails de notification ne seront pas déclenchés en cas d'augmentation des inscriptions dans le Workflow. 
• Envoyer une notification interne par e-mail tous les vendredis à 10 heures si les taux d'inscription d'une semaine sur l'autre pour ce Workflow diminuent d'au moins : entrez un pourcentage pour déclencher cette notification. Si les taux d'inscription diminuent de plus de ce pourcentage, la notification par e-mail du workflow sera envoyée. Si cette option est laissée vide, les e-mails de notification ne seront pas déclenchés en cas de diminution des inscriptions dans le Workflow.