Gérer les paramètres du workflow
Dernière mise à jour: janvier 20, 2021
Les paramètres de votre workflow vous permettent de déterminer à quel moment des actions doivent être exécutées, de définir des critères de désinscription, d'ajouter des campagnes associées et d'activer l'inscription Salesforce.
- Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
- Cliquez sur le nom d'un workflow.
- Dans l'éditeur de workflow, cliquez sur l'onglet Paramètres.
Généralités
Dans la section Généralités, vous pouvez définir les jours de la semaine et les heures d'exécution des actions, autoriser les contacts à s'inscrire depuis Salesforce et associer des workflows basés sur les contacts aux campagnes HubSpot.

Définir des heures d'exécution des actions
Les actions du workflow s'exécuteront par défaut dès qu'une fiche d'informations inscrite sera ajoutée à l'action. Pour spécifier à quel moment les actions peuvent se dérouler :
- Sélectionnez Heures spécifiques.
- Sélectionnez un jour dans le menu déroulant. Utilisez ensuite les menus déroulants pour définir la période d'exécution des actions. Les heures se basent sur le fuseau horaire sélectionné dans les paramètres de votre compte.
- Pour ajouter davantage d'heures d'exécution, cliquez sur Ajouter des heures.
Lorsqu'une fiche d'informations est ajoutée à une action en dehors de la période définie, cette action est reprogrammée en fonction de la période suivante disponible. Pour éviter la surcharge du workflow, les actions sont exécutées dans une fenêtre de 15 minutes. Par exemple, si la prochaine heure disponible est 9 h 00, les actions seront replanifiées entre 9 h 00 et 9 h 15.
Les retards et les branches si/alors ne sont pas replanifiés, mais l'action qui suit le sera. Par exemple :
- Un workflow basé sur une transaction a été défini de façon à exécuter des actions uniquement du lundi au jeudi, de 9 h 00 à 17 h 00.
- Une transaction entame un délai de deux jours le jeudi, puis arrive au bout de ce délai le samedi.
- Arrivée à la fin de ce délai le samedi, la transaction passe à l'étape suivante, soit une branche si/alors.
- La transaction est vérifiée par rapport à la branche si/alors, puis est ajoutée à la branche OUI. L'action suivante est ensuite reprogrammée pour le lundi entre 9 h 00 et 9 h 15.
Définir des dates de pause pour empêcher l'exécution d'actions
Vous pouvez définir un workflow pour empêcher l'exécution d'actions à des dates spécifiques. Durant cette période, lorsqu'une fiche d'informations parvient à une action, celle-ci sera suspendue jusqu'à la prochaine date disponible.
Par exemple, vous avez créé un workflow pour une campagne marketing à venir. Si votre campagne se déroule en novembre, vous ne souhaiterez peut-être pas envoyer d'e-mails le 11 novembre. Vous pouvez ajouter une date de pause afin que vos e-mails ne soient pas envoyés le 11 novembre. Les contacts qui atteignent l'action d'envoi d'e-mail à cette date recevront l'e-mail le prochain jour à minuit.
Les dates de pause prennent en compte d'autres paramètres de date lors de la replanification des actions. Par exemple, un workflow est défini pour exécuter des actions uniquement du lundi au mercredi, de 9 h à 17 h. Si vous ajoutez une date de pause le mercredi, les actions de ce jour seront replanifiées le lundi suivant à 9 h.
Remarque : Durant les dates de pause, les fiches d'informations continueront d'être inscrites ou d'entrer dans des délais ou des branches si/alors. Lorsque les fiches d'informations entrent dans un workflow ou quittent un délai ou une branche si/alors, elles seront suspendues pour l'action suivante.
Pour ajouter une date de pause à votre workflow :
- Sous la rubrique " Quels sont les jours à venir où vous souhaitez interrompre l'exécution des actions ? ", cliquez sur + Ajouter des dates
- Sélectionnez une date en cliquant sur le champ de date. Vous ne pouvez sélectionner que des jours dans le futur, à partir de la date de demain. Pour interrompre les actions à la même date chaque année, cochez la case Annuellement
- Ajoutez d'autres dates en cliquant sur + Add dates, ou cliquez sur Save pour enregistrer vos modifications.
Autoriser l'inscription depuis Salesforce
Dans les workflows basés sur les contacts, si vous avez installé l'intégration Salesforce et ajouté la fenêtre HubSpot Visualforce, vous pouvez choisir d'inscrire les leads et les contacts Salesforce synchronisés avec HubSpot. Pour inscrire des leads ou des contacts Salesforce, sélectionnez Oui, autoriser l'inscription depuis Salesforce.
Découvrez-en davantage sur l'inscription de leads ou de contacts Salesforce dans les workflows HubSpot directement depuis Salesforce.
Associer votre workflow à une campagne HubSpot
Si vous êtes un utilisateur Hub Marketing Pro ou Entreprise, cette configuration de workflow basé sur les contacts vous permet d'associer vos workflows à l'une de vos campagnes. Cliquez sur le menu déroulant Campagnes associées et sélectionnez un nom de campagne.
Lorsqu'une campagne est associée à un workflow, les données de campagne suivantes sont disponibles :
- Le nombre de contacts inscrits.
- Le nombre de contacts ayant rejoint la liste d'objectifs. Découvrez-en davantage sur la configuration d'objectifs de workflow.
- Le taux de conversion global du workflow. Ce taux est calculé en divisant la valeur A rejoint la liste des objectifs par la valeur A commencé le workflow, puis en multipliant le tout par 100 afin d'obtenir un pourcentage.
Désinscription et suppression
Les paramètres dans la section Désinscription et suppression vous permettent de contrôler les fiches d'informations à inscrire et le moment de l'inscription.
Dans les workflows basés sur des entreprises, des transactions, des devis et des tickets, vous pouvez définir les critères de désinscription des fiches actives et également empêcher leur inscription ou leur réinscription.
Dans les workflows basés sur les contacts, vous pouvez gérer l'inscription des contacts fusionnés, supprimer des contacts qui ne répondent plus aux critères d'inscription et empêcher l'inscription de contacts dans des listes spécifiques.

Définir des critères de désinscription pour les entreprises, les transactions, les devis et les tickets
Dans les workflows basés sur des entreprises, des transactions, des devis et des tickets, les critères de désinscription éliminent les fiches d'informations inscrites du workflow et empêchent leur inscription ou leur réinscription.
- Cliquez sur Définir les déclencheurs de désinscription.
- Dans le panneau de droite, sélectionnez vos déclencheurs de désinscription. Puis, cliquez sur Ajouter un filtre. Découvrez-en davantage sur les déclencheurs de désinscription dans les workflows.
- Ajouter davantage de déclencheurs de désinscription, le cas échéant, puis cliquez sur Enregistrer.
Supprimer des contacts inscrits dans d'autres workflows
La configuration de workflow basé sur les contacts vous permet de décider de ce qui arrivera aux contacts nouvellement inscrits et qui sont déjà inscrits dans un autre workflow. Par défaut, les contacts ne seront pas supprimés d'autres workflows.
- Ne pas les désinscrire d'autres workflows : les contacts resteront inscrits dans d'autres workflows.
- Les désinscrire de tous les autres workflows : une fois le contact inscrit dans ce workflow, il sera désinscrit de tous les autres workflows.
- Les désinscrire d'un workflow spécifique : une fois le contact inscrit dans ce workflow, il sera désinscrit de tout workflow sélectionné dans le menu déroulant. Cliquez sur le menu déroulant Les désinscrire de workflows spécifiques pour sélectionner le(s) workflow(s) spécifique(s).

Autoriser l'inscription de contacts fusionnés
Lorsque vous fusionnez des contacts, il est possible que le contact fusionné réponde désormais aux critères d'inscription pour les workflows. Par défaut, les contacts ne seront pas inscrits dans les workflows existants suite à une fusion, mais pourront l'être à l'avenir s'ils répondent à nouveau aux critères.
Pour configurer votre workflow pour l'inscription des contacts qui répondent aux critères au moment de la fusion, sélectionnez Oui pour ce paramètre.
Supprimer les contacts qui ne répondent plus aux critères d'inscription
Ce paramètre détermine si un contact sera désinscrit s'il ne répond plus aux critères d'inscription alors qu'il est inscrit.
L'option Non, le conserver dans ce workflow est sélectionnée par défaut. Sélectionnez Oui, le désinscrire du workflow pour supprimer des contacts lorsqu'ils ne remplissent plus les critères d'inscription initiaux.
Ce paramètre s'applique également aux contacts test. Si vous inscrivez un contact test qui ne satisfait pas aux critères d'inscription lorsque ce paramètre est activé, il sera automatiquement désinscrit du workflow et n'exécutera aucune des étapes.
Ajouter une liste de suppression
Dans les workflows basés sur les contacts, cliquez sur le menu déroulant Listes de suppressions pour ce workflow et sélectionnez une liste de contacts que vous ne souhaitez pas voir inscrits dans le workflow.
Remarque :
- Seuls les utilisateurs Hub Marketing Pro et Entreprise peuvent créer des listes de désinscription pour les workflows. Si vous êtes un utilisateur Hub Sales ou Hub Services Pro ou Entreprise, découvrez comment désinscrire ou exclure des contacts de workflows basés sur les contacts avec des objectifs.
- Si vous souhaitez désinscrire ou exclure des objets de workflows basés sur les entreprises, les transactions, les devis ou les tickets, découvrez comment définir des déclencheurs de désinscription.
L'ajout d'une liste de désinscription à un workflow aura l'un des trois effets suivants, selon le statut d'inscription actuel des contacts :
- Le contact n'est actuellement pas inscrit dans le workflow et est inclus dans la liste de désinscription : le contact ne sera pas inscrit dans le workflow même s'il répond plus tard aux critères d'inscription et apparaîtra dans l'historique du workflow comme étant dans une liste de désinscription et désinscrit.
- Le contact est actuellement inscrit dans le workflow et est inscrit dans la liste de désinscription : le contact sera désinscrit lorsqu'il atteindra l'étape suivante du workflow.
- Le contact est actuellement inscrit dans le workflow et la liste de désinscription n'est pas incluse : le contact reste dans le workflow. Toutefois, s'il répond ultérieurement aux critères de la liste de désinscription, il sera alors désinscrit.
Si une liste de désinscription est supprimée des paramètres d'un workflow ou si les contacts sont supprimés d'une liste de désinscription, ces contacts ne seront pas automatiquement inscrits dans le workflow, même s'ils répondent aux déclencheurs d'inscription du workflow. Ils pourront être inscrits la prochaine fois qu'ils répondront aux critères d'inscription ou de réinscription du workflow.
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