Gérer les paramètres du workflow

Dans l'onglet Paramètres d'un workflow, vous pouvez déterminer à quel moment des actions doivent être exécutées, définir des critères de désinscription, ajouter des campagnes associées et activer l'inscription Salesforce.

Pour accéder aux paramètres d'un workflow :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
• Passez le curseur de la souris sur le workflow, puis cliquez sur Modifier.
• Dans l'éditeur de workflow, cliquez sur l'onglet Paramètres.

Pour une vue d'ensemble des paramètres de workflow, consultez la vidéo ci-dessous :

Consultez le module HubSpot Academy complet : Les workflows en profondeur

Général

Dans la section Général, vous pouvez définir les jours de la semaine et les heures d'exécution des actions, autoriser les contacts à s'inscrire depuis Salesforce et associer des workflows basés sur les contacts aux campagnes HubSpot. 

Définir des heures d'exécution des actions

Les actions du workflow s'exécuteront par défaut dès qu'une fiche d'informations inscrite sera ajoutée à l'action. Pour spécifier à quel moment les actions peuvent se dérouler :

• Sélectionnez Heures spécifiques.
• Sélectionnez un jour dans le menu déroulant. Utilisez ensuite les menus déroulants pour définir la période d'exécution des actions. Les heures se basent sur le fuseau horaire sélectionné dans les paramètres de votre compte. 
• Pour ajouter davantage d'heures d'exécution, cliquez sur Ajouter des heures.

Lorsqu'une fiche d'informations est ajoutée à une action en dehors de la période définie, cette action est reprogrammée :

• Le workflow essaiera de replanifier l'action à la même heure le prochain jour disponible. Toutefois, si l'action est en dehors de la période spécifiée, le workflow replanifiera l'action au moment le plus opportun le prochain jour disponible.

• Pour éviter la surcharge du workflow, les actions sont exécutées dans une fenêtre de 15 minutes. Par exemple, si la prochaine heure disponible est 9 h 00, les actions seront replanifiées entre 9 h 00 et 9 h 15.

Les retards et les branches si/alors ne sont pas replanifiés, mais l'action qui suit le sera. Par exemple :

• Un workflow basé sur une transaction a été défini de façon à exécuter des actions uniquement du lundi au jeudi, de 9 h 00 à 17 h 00.
• Une transaction entame un délai de deux jours le jeudi, puis arrive au bout de ce délai le samedi.
• Arrivée à la fin de ce délai le samedi, la transaction passe à l'étape suivante, soit une branche si/alors.
• La transaction est vérifiée par rapport à la branche si/alors, puis est ajoutée à la branche OUI. L'action suivante est ensuite reprogrammée pour le lundi entre 9 h 00 et 9 h 15.

Lorsque des fiches d'informations sont reprogrammées pour une action, l'action affichera le nombre de ces fiches d'informations, telles que 1 contact dans cette action. Pour afficher les fiches d'informations spécifiques et la reprogrammation de leur traitement, cliquez sur l'action, puis sur le panneau de droite, cliquez sur l'onglet [Objet] en action.

Définir des dates de pause pour empêcher l'exécution d'actions

Vous pouvez définir un workflow pour empêcher l'exécution d'actions à des dates spécifiques. Durant cette période, lorsqu'une fiche d'informations parvient à une action, celle-ci sera suspendue jusqu'à la prochaine date disponible. 

Par exemple, vous avez créé un workflow pour une campagne marketing à venir. Si votre campagne se déroule en novembre, vous ne souhaiterez peut-être pas envoyer d'e-mails le 11 novembre. Vous pouvez ajouter une date de pause afin que vos e-mails ne soient pas envoyés le 11 novembre. Les contacts qui atteignent l'action d'envoi d'e-mail à cette date recevront l'e-mail le prochain jour à minuit.

Les dates de pause prennent en compte d'autres paramètres de date lors de la replanification des actions. Par exemple, un workflow est défini pour exécuter des actions uniquement du lundi au mercredi, de 9 h à 17 h. Si vous ajoutez une date de pause le mercredi, les actions de ce jour seront replanifiées le lundi suivant à 9 h.

Remarque : Durant les dates de pause, les fiches d'informations continueront d'être inscrites ou d'entrer dans des délais ou des branches si/alors. Lorsque les fiches d'informations entrent dans un workflow ou quittent un délai ou une branche si/alors, elles seront suspendues pour l'action suivante. 

Pour ajouter une date de pause à votre workflow :

• Sous Dans les prochaines semaines, quels jours souhaitez-vous interrompre l'exécution de ces actions ?, cliquez sur + Ajouter des dates. 
  
  
• Sélectionnez une date en cliquant sur le champ de date. Vous ne pouvez sélectionner que des jours à venir, à commencer par le lendemain de la date actuelle. Pour mettre en pause les actions à la même date chaque année, sélectionnez la case à cocher Annuel.
  
  
• Ajoutez plus de dates en cliquant sur + Ajouter des dates ou cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications.

Lorsque des fiches d'informations sont programmées pour une action, l'action affichera le nombre de ces fiches d'informations, telles que 1 contact dans cette action. Pour afficher les fiches d'informations spécifiques et la durée de l'interruption programmée, cliquez sur l'action, puis sur le panneau de droite, cliquez sur l'onglet [Objet] en action.

Autoriser l'inscription depuis Salesforce

Dans les workflows basés sur les contacts, si vous avez installé l'intégration Salesforce et ajouté la fenêtre HubSpot Visualforce, vous pouvez choisir d'inscrire les leads et les contacts Salesforce synchronisés avec HubSpot. Pour inscrire des leads ou des contacts Salesforce, sélectionnez Oui, autoriser l'inscription depuis Salesforce.

Découvrez-en davantage sur l'inscription de leads ou de contacts Salesforce dans les workflows HubSpot directement depuis Salesforce.

Associer votre workflow à une campagne HubSpot

Si vous êtes un utilisateur Hub Marketing Pro ou Entreprise, cette configuration de workflow basé sur les contacts vous permet d'associer vos workflows à l'une de vos campagnes. Cliquez sur le menu déroulant Campagnes associées et sélectionnez un nom de campagne.

Lorsqu'une campagne est associée à un workflow, les données de campagne suivantes sont disponibles :

• Le nombre de contacts inscrits.
• Le nombre de contacts ayant rejoint la liste d'objectifs. Découvrez-en davantage sur la configuration d'objectifs de workflow.
• Le taux de conversion global du workflow. Ce taux est calculé en divisant la valeur A rejoint la liste des objectifs par la valeur A commencé le workflow, puis en multipliant le tout par 100 afin d'obtenir un pourcentage.

Désinscription et suppression

Les paramètres dans la section Désinscription et suppression vous permettent de contrôler les fiches d'informations à inscrire et le moment de l'inscription.

Dans les workflows basés sur des entreprises, des transactions, des devis et des tickets, vous pouvez définir les critères de désinscription des fiches actives et également empêcher leur inscription ou leur réinscription.

Dans les workflows basés sur les contacts, vous pouvez gérer l'inscription des contacts fusionnés, supprimer des contacts qui ne répondent plus aux critères d'inscription et empêcher l'inscription de contacts dans des listes spécifiques.

Définir des critères de désinscription pour les entreprises, les transactions, les devis et les tickets

Dans les workflows basés sur des entreprises, des transactions, des devis et des tickets, les critères de désinscription éliminent les fiches d'informations inscrites du workflow et empêchent leur inscription ou leur réinscription.

• Cliquez sur Définir les déclencheurs de désinscription.
  
• Dans le panneau de droite, sélectionnez vos déclencheurs de désinscription. Puis, cliquez sur Ajouter un filtre. Découvrez-en davantage sur les déclencheurs de désinscription dans les workflows.
• Ajouter davantage de déclencheurs de désinscription, le cas échéant, puis cliquez sur Enregistrer.

Supprimer des contacts inscrits dans d'autres workflows

La configuration de workflow basé sur les contacts vous permet de décider de ce qui arrivera aux contacts nouvellement inscrits et qui sont déjà inscrits dans un autre workflow. Par défaut, les contacts ne seront pas supprimés d'autres workflows.

• Ne pas les désinscrire d'autres workflows : les contacts resteront inscrits dans d'autres workflows.
• Les désinscrire de tous les autres workflows : une fois le contact inscrit dans ce workflow, il sera désinscrit de tous les autres workflows.
• Les désinscrire d'un workflow spécifique : une fois le contact inscrit dans ce workflow, il sera désinscrit de tout workflow sélectionné dans le menu déroulant. Cliquez sur le menu déroulant Les désinscrire de workflows spécifiques pour sélectionner le(s) workflow(s) spécifique(s).

Autoriser l'inscription de contacts fusionnés

Lorsque vous fusionnez des contacts, le contact fusionné peut alors répondre aux critères d'inscription pour les workflows. Le comportement par défaut de l'inscription des contacts fusionnés dépend du moment où le workflow a été créé :

• Dans le cas de workflows créés avant le mois de mars 2021, les contacts seront inscrits à la suite d'une fusion par défaut.
• Dans le cas de workflows créés après le mois de mars 2021, les contacts ne seront pas inscrits à la suite d'une fusion par défaut. Cependant, les contacts fusionnés peuvent être inscrits à l'avenir s'ils répondent de nouveau aux critères d'inscription et que la réinscription est activée. 

Pour mettre à jour l'inscription de contacts fusionnés dans un workflow, sélectionnez Oui ou Non pour ce paramètre.