Dernière mise à jour: janvier 19, 2023
Dans l'onglet Paramètres d'un workflow, vous pouvez déterminer à quel moment des actions doivent être exécutées, définir des critères de désinscription, ajouter des campagnes associées, activer l'inscription Salesforce et configurer des notifications liées au workflow.
Pour accéder aux paramètres d'un workflow :
- Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
- Passez le curseur de la souris sur le workflow, puis cliquez sur Modifier.
- Dans l'éditeur de workflow, cliquez sur l'onglet Paramètres.
Généralités
Dans l'onglet Général, vous pouvez définir les jours de la semaine et les heures d'exécution des actions pour tous les types de workflow. Dans les workflows basés sur les contacts, vous pouvez autoriser l'inscription de contacts à partir de Salesforce et associer des workflows à des campagnes.
Dans l'onglet Général de votre éditeur de flux de travail, configurez les paramètres suivants :
- À quelle heure voulez-vous que les actions s'exécutent ? : spécifiez quand les enregistrements peuvent exécuter des actions de workflow. Les actions du workflow s'exécuteront par défaut dès qu'une fiche d'informations inscrite sera ajoutée à l'action. Lorsque vous spécifiez vos délais d'exécution, veuillez tenir compte de ce qui suit :
- Lorsqu'un enregistrement atteint une action en dehors de la période définie, le workflow essaiera de replanifier l'action à la même heure le prochain jour disponible. Toutefois, si l'action est en dehors de la période spécifiée, le workflow replanifiera l'action au moment le plus opportun le prochain jour disponible.
- Pour éviter la surcharge du workflow, les actions sont exécutées dans une fenêtre de 15 minutes. Par exemple, si la prochaine heure disponible est 9 h 00, les actions seront replanifiées entre 9 h 00 et 9 h 15.
- Les retards et les branches si/alors ne sont pas replanifiés, mais l'action qui suit est. Par exemple, un workflow basé sur une transaction a été défini de façon à exécuter des actions uniquement du lundi au jeudi, de 9 h00 à 17 h00. La transaction entame un délai de deux jours le jeudi, puis arrive au bout de ce délai le samedi. La prochaine action sera reprogrammée pour lundi entre 9h00 et 9h15.
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Quelles dates à venir souhaitez-vous interrompre l'exécution des actions ? : mettez en pause un workflow pour empêcher l'exécution d'actions à des dates spécifiques. Vous pouvez également définir les dates pour la pause annuelle. Durant ces dates, lorsqu'une fiche d'informations parvient à une action, elle sera suspendue jusqu'à la prochaine date disponible. Lorsque vous utilisez des dates de pause, veuillez tenir compte des éléments suivants :
- Les dates de pause prennent en compte d'autres paramètres de date lors de la replanification des actions. Par exemple, un workflow est défini pour exécuter des actions uniquement du lundi au mercredi, de 9 H à 17 H. Si vous ajoutez une date de pause le mercredi, l'action suivante sera replanifiée le lundi suivant à 9 H.
- Les fiches d'informations continueront d'être inscrites ou d'entrer dans des délais ou des branches si/alors pendant des jours de pause. Lorsque les fiches quittent un délai ou une branche si/alors, elles seront suspendues pour l'action suivante à la place.
- Autoriser les contacts à être inscrits dans ce workflow depuis Salesforce : si vous avez installé l'intégration Salesforce et ajouté la fenêtre HubSpot Visualforce, vous pouvez choisir d'inscrire les leads et les contacts Salesforce synchronisés avec HubSpot dans les workflows basés sur les contacts. Découvrez-en davantage sur l'inscription de leads ou de contacts Salesforce dans les workflows HubSpot directement depuis Salesforce.
- Campagne : associez votre flux de travail basé sur les contacts à une campagne. Ce paramètre est uniquement disponible pour les comptes avec des abonnements Marketing Hub Pro ou Entreprise. Lorsqu'une campagne est associée à un workflow, les données de campagne suivantes sont disponibles :
- Le nombre de contacts inscrits.
- Le nombre de contacts ayant rejoint la liste d'objectifs. Découvrez-en davantage sur la configuration d'objectifs de workflow.
- Le taux de conversion global du workflow. Ce taux est calculé en divisant la valeur A rejoint la liste des objectifs par la valeur A commencé le workflow, puis en multipliant le tout par 100 afin d'obtenir un pourcentage.
- Si vous utilisez l'option À quelles heures souhaitez-vous que les actions s'exécutent ? ou À quelles dates souhaitez-vous interrompre l'exécution des actions ?, les paramètres et les enregistrements sont mis en pause ou reprogrammés dans une action. Pour consulter les fiches d'informations spécifiques et la date de leur rééchelonnement :
- Cliquez sur l'action.
- Dans le panneau de droite, cliquez sur l'onglet [Objet] en action.
Désinscription et suppression
Dans les workflows basés sur les contacts, vous pouvez gérer l'inscription des contacts fusionnés, supprimer des contacts qui ne répondent plus aux critères d'inscription et empêcher l'inscription de contacts dans des listes spécifiques.
Dans d'autres types de workflow, vous pouvez définir les critères de désinscription des fiches actives et également empêcher leur inscription ou leur réinscription.
Gérer la désinscription et la suppression dans les workflows basés sur les contacts
Dans l'onglet Désinscription et suppression d'un workflow basé sur des contacts, configurez les éléments suivants :
- Lorsque les contacts s'inscrivent dans ce workflow : ce paramètre de workflow vous permet de décider de ce qui arrivera aux contacts nouvellement inscrits et qui sont déjà inscrits dans un autre workflow. Par défaut, les contacts ne seront pas supprimés d'autres workflows.
- Ne pas les désinscrire d'autres workflows : les contacts resteront inscrits dans d'autres workflows.
- Les désinscrire de tous les autres workflows : une fois le contact inscrit dans ce workflow, il sera désinscrit de tous les autres workflows.
- Les désinscrire d'un workflow spécifique : une fois le contact inscrit dans ce workflow, il sera désinscrit de tout workflow sélectionné dans le menu déroulant.
- Lorsqu'un contact ne répond plus aux conditions d'inscription, le désinscrire de ce workflow ? : tson paramètre détermine si un contact sera désinscrit s'il ne répond plus aux critères de déclenchement d'inscription pendant son inscription. Par défaut, les contacts ne sont pas supprimés.
- Lorsque ce paramètre est défini sur Oui, les contacts qui ne répondent pas aux critères ne peuvent pas être inscrits manuellement.
- Si un contact est actuellement inscrit dans le workflow et qu'il ne satisfaisait pas aux critères d'inscription avant l'activation de ce paramètre, il ne sera pas désinscrit du workflow une fois le paramètre activé et vous devrez le désinscrire manuellement.
- Si vous inscrivez un contact test qui ne répond pas aux critères d'inscription lorsque ce paramètre est activé, il sera automatiquement désinscrit du workflow et ne sera exécutable pour aucune des étapes.
- Lorsque deux contacts sont fusionnés, le contact nouvellement créé devrait-il s'inscrire dans ce workflow s'il répond aux critères de déclenchement ? : par défaut, les workflows n' inscriront pas les contacts fusionnés. Cependant, les contacts fusionnés peuvent être inscrits à l'avenir s'ils répondent de nouveau aux critères d'inscription et que la réinscription est activée.
- Listes de suppression pour ce workflow : ajoutez une liste de contacts que vous ne souhaitez pas voir inscrits dans le workflow.
- Si une liste de désinscription est supprimée des paramètres d'un workflow ou si les contacts sont supprimés d'une liste de désinscription, ces contacts ne seront pas automatiquement inscrits dans le workflow, même s'ils répondent aux déclencheurs d'inscription du workflow. Ils pourront être inscrits la prochaine fois qu'ils répondront aux critères d'inscription ou de réinscription du workflow.
- L'ajout d'une liste de désinscription à un workflow aura l'un des trois effets suivants, selon le statut d'inscription actuel des contacts :
- Le contact n'est actuellement pas inscrit dans le workflow et est inclus dans la liste de désinscription : le contact ne sera pas inscrit dans le workflow même s'il répond plus tard aux critères d'inscription et apparaîtra dans l'historique du workflow comme étant dans une liste de désinscription et désinscrit. Le contact ne peut pas non plus être inscrit manuellement.
- Le contact est actuellement inscrit dans le workflow et est inscrit dans la liste de désinscription : le contact sera désinscrit lorsqu'il atteindra l'étape suivante du workflow.
- Le contact est actuellement inscrit dans le workflow et la liste de désinscription n'est pas incluse : le contact reste dans le workflow. Toutefois, s'il répond ultérieurement aux critères de la liste de désinscription, il sera alors désinscrit.
Définir des déclencheurs de désinscription pour d'autres types de flux de travail
Dans d'autres types de workflows, les critères de désinscription éliminent les fiches inscrites du workflow et empêchent leur inscription ou leur réinscription. Pour définir des déclencheurs de désinscription :
- Cliquez sur l'onglet Désinscription et suppression.
- Cliquez sur Définir les déclencheurs de désinscription.
- Dans le panneau de droite, sélectionnez vos déclencheurs de désinscription. Puis, cliquez sur Ajouter un filtre. Découvrez-en davantage sur les déclencheurs de désinscription dans les workflows.
- Ajouter davantage de déclencheurs de désinscription, le cas échéant, puis cliquez sur Enregistrer.
Notifications
À partir de l'onglet Notifications d'un workflow, configurez des notifications par e-mail pour alerter les utilisateurs et les équipes lorsque le taux d'inscription d'un workflow augmente ou diminue au-delà d'un certain pourcentage.
Configurer les paramètres de notification du flux de travail de l'utilisateur
Avant de configurer les notifications dans l'éditeur de workflow, assurez-vous que vos notifications utilisateur sont activées. Alors que les super administrateurs dans les comptes Entreprise peuvent définir des préférences de notification par défaut pour d'autres utilisateurs, les préférences définies par des utilisateurs individuels prévaudront sur les paramètres par défaut. Découvrez-en davantage sur la configuration de notifications utilisateur dans HubSpot.- Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.
- Dans le menu latéral de gauche, accédez à Notifications.
- Cliquez sur l'onglet E-mail.
- Dans la section E-mail, cliquez sur le bouton pour recevoir des notifications par e-mail dans votre boîte de réception.
- Faites défiler la page et cliquez sur Flux de travail.
- Cochez la case Résumé hebdomadaire de la modification des inscriptions au flux de travail.
Configurez des notifications pour des workflows
Les notifications par e-mail doivent être définies dans l'éditeur de workflows pour les workflows individuels. Chaque semaine, un e-mail contenant une liste de flux de travail configurés sera envoyé aux utilisateurs et à l'équipe sélectionnés Une fois que cela est configuré, les utilisateurs recevront un e-mail de notification hebdomadaire avec le nombre d'inscriptions et le pourcentage d'augmentation ou de diminution des inscriptions pour leurs flux de travail sélectionnés.
Pour configurer vos paramètres de notification :- Envoyer une notification par e-mail interne tous les vendredis à 10h00 si les taux d'inscription semaine sur semaine pour ce flux de travail augmentent d'au moins : saisissez un pourcentage pour déclencher cette notification. Si les taux d'inscription augmentent de plus de ce pourcentage, la notification par e-mail du flux de travail sera envoyée. Si cette option est laissée vide, les e-mails de notification ne seront pas déclenchés pour augmenter les inscriptions dans le workflow.
- Envoyer une notification par e-mail interne tous les vendredis à 10h00 si les taux d'inscription semaine sur semaine pour ce flux de travail diminuent d'au moins : saisissez un pourcentage pour déclencher cette notification. Si les taux d'inscription diminuent de plus de ce pourcentage, la notification par e-mail du flux de travail sera envoyée. Si cette option est laissée vide, les e-mails de notification ne seront pas déclenchés pour les inscriptions réduites dans le workflow.
- Envoyer des notifications par e-mail internes aux utilisateurs : sélectionnez des utilisateurs spécifiques pour envoyer l'e-mail de notification de flux de travail. Les utilisateurs individuels doivent avoir des notifications par e-mail de workflow activées dans leurs paramètres pour recevoir cet e-mail.
- Envoyer des notifications par e-mail internes aux équipes : sélectionnez des équipes spécifiques pour envoyer l'e-mail de notification de flux de travail. Les utilisateurs de ces équipes doivent avoir des notifications par e-mail de workflow activées dans leurs paramètres pour recevoir cet e-mail.
