Administrere innstillinger for arbeidsflyt

Fra fanen Innstillinger og varsler i en arbeidsflyt kan du administrere når handlinger skal utføres, angi utløsere for avregistrering, legge til tilknyttede kampanjer, tillate Salesforce-registrering og konfigurere arbeidsflytrelaterte varsler.

Slik får du tilgang til innstillingene for en arbeidsflyt:

• Gå til Automatiseringer > Arbeidsflyter i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på navnet på arbeidsflyten.
• Klikk på fanen Innstillinger og varslinger i arbeidsflytredigeringsprogrammet.

Generelt

På siden Generelt kan du administrere når handlinger kan utføres for alle typer arbeidsflyter. I kontaktbaserte arbeidsflyter kan du tillate at kontakter registreres fra Salesforce og knytte arbeidsflyter til kampanjer.

På siden Generelt i arbeidsflytredigeringsprogrammet kan du konfigurere følgende:

• Hvilke tidspunkter vil du at handlingene skal utføres: Angi når poster kan utføre arbeidsflythandlinger basert på kontoens tidssone. Som standard vil arbeidsflythandlinger utføres så snart en registrert post når handlingen. Vær oppmerksom på følgende når du angir tidsrammer for utførelse:
  • Hvis en arbeidsflyt ikke har en pausedato:
    • Hvis en post når en handling utenfor det angitte tidsvinduet for utførelse, vil arbeidsflyten forsøke å planlegge handlingen på nytt til det tidligste tilgjengelige tidspunktet på neste ledige dag.

• • Hvis en arbeidsflyt har en pausedato:
    • Hvis posten når en handling utenfor de angitte utførelsestimene, vil arbeidsflyten forsøke å planlegge på nytt på det tidligste tilgjengelige tidspunktet på neste tilgjengelige dag.
    • Hvis posten når en handling i løpet av de angitte utførelsestimene, men ikke på en angitt utførelsesdag, vil arbeidsflyten forsøke å planlegge på nytt på samme tidspunkt neste tilgjengelige dag.
  • For å unngå at arbeidsflyten overbelastes, planlegges handlinger på nytt slik at de utføres innenfor et 15-minutters vindu. Hvis neste ledige tidspunkt for eksempel er kl. 9:00, vil handlingene planlegges på nytt mellom kl. 9:00 og 9:15.
  • Forsinkelser og hvis/så-grener planlegges ikke på nytt, men den påfølgende handlingen planlegges. En avtalebasert arbeidsflyt er for eksempel satt til kun å utføre handlinger mandag til torsdag, kl. 9:00 til 17:00. Avtalen går inn i en 2-dagers forsinkelse på torsdag og går ut av forsinkelsen på lørdag. Neste handling vil bli flyttet til mandag mellom kl. 9.00 og 9.15.

• Hvilke kommende datoer vil du sette handlinger på pause: Sett en arbeidsflyt på pause for å hindre at handlinger utføres på bestemte datoer. Du kan også angi datoer for årlig pause. Når en post når en handling på disse datoene, settes den på pause til neste tilgjengelige dato. Vær oppmerksom på følgende når du bruker pausedatoer:

  • Pausedatoer tar hensyn til andre datoinnstillinger når handlinger planlegges på nytt. En arbeidsflyt er for eksempel satt til å bare utføre handlinger mandag-onsdag fra kl. 9.00 til 17.00. Hvis du legger til en pausedato som finner sted på en onsdag, blir neste handling flyttet til neste mandag kl. 09.00.
  • Registreringer vil fortsatt registreres og gå inn i forsinkelser og hvis/så-grener på dager med pause. Når de forlater forsinkelsen eller hvis/så-grenen, settes de på pause ved neste handling i stedet.
• Tillat at kontakter registreres i denne arbeidsflyten fra Salesforce: Hvis du har installert Salesforce-integrasjonen og lagt til HubSpot Visualforce-vinduet, kan du velge å registrere Salesforce-leads og -kontakter som er synkronisert med HubSpot, i kontaktbaserte arbeidsflyter. Finn ut mer om hvordan du registrerer Salesforce-leads og -kontakter i HubSpot-arbeidsflyter direkte fra Salesforce.
• Kampanje: Knytt den kontaktbaserte arbeidsflyten til en kampanje. Denne innstillingen er bare tilgjengelig for kontoer med Marketing Hub Professional- ellerEnterprise-abonnement . Når en kampanje er knyttet til en arbeidsflyt, vil følgende data være tilgjengelige i kampanjen:
  • Antall påmeldte kontakter.
  • Antall kontakter som ble med i mållisten. Finn ut mer om hvordan du konfigurerer arbeidsflytmål.
  • Den samlede konverteringsfrekvensen for arbeidsflyten. Dette beregnes ved å dividere antall påmeldte på mållisten med antall påbegynte i arbeidsflyten, og deretter multiplisere med 100 for å få en prosentandel.

• Hvis du bruker innstillingene Hvilke tidspunkter vil du at handlingene skal utføres? eller Hvilke kommende datoer vil du sette handlinger på pause fra å utføres? og poster settes på pause eller planlegges på nytt i en handling, vil handlingen vise et antall av disse postene. Hvis du vil se de spesifikke postene og når de er planlagt å fortsette:
  • Klikk på handlingen.
  • Klikk på fanen [Objekt] i handling i høyre panel.

Utmelding og undertrykkelse

I kontaktbaserte arbeidsflyter kan du administrere registrering av sammenslåtte kontakter, fjerne kontakter som ikke lenger oppfyller registreringskriteriene, og forhindre registrering av kontakter i bestemte lister.

I andre typer arbeidsflyter kan du angi kriterier for å fjerne aktive oppføringer og forhindre at de registreres eller registreres på nytt.

Administrere avregistrering og undertrykkelse i kontaktbaserte arbeidsflyter

I kategorien Avmelding og undertrykkelse i en kontaktbasert arbeidsflyt kan du konfigurere følgende:

• Når kontakter registrerer seg i denne arbeidsflyten: Bestem hva som skal skje med registrerte kontakter som også er registrert i en annen arbeidsflyt. Som standard fjernes ikke kontakter fra andre arbeidsflyter.
  • Ikke fjern dem fra andre arbeidsflyter: Kontakter forblir registrert i andre arbeidsflyter. Dette er standardinnstillingen.
  • Fjern dem fra alle andre arbeidsflyter: Når kontakten er registrert i denne arbeidsflyten, fjernes de fra alle andre arbeidsflyter.
  • Fjern dem fra en spesifikk arbeidsflyt: Når kontakten er registrert i denne arbeidsflyten, fjernes de fra de spesifiserte arbeidsflytene.
• Fjern dem fra denne arbeidsflyten når en kontakt ikke lenger oppfyller påmeldingsbetingelsene: Bestem om en kontakt skal fjernes hvis den ikke lenger oppfyller påmeldingskriteriene mens den er påmeldt. Som standard fjernes ikke kontakter.
  • Når denne innstillingen er satt til Ja..., kan kontakter som ikke oppfyller kriteriene, ikke registreres manuelt.
  • Hvis du har en kontakt som for øyeblikket er registrert i arbeidsflyten, men som ikke oppfylte registreringskriteriene før denne innstillingen ble aktivert, vil kontakten ikke bli avregistrert før den når neste handling (unntatt forgreninger og forsinkelser). Hvis du vil at kontakten skal avregistreres umiddelbart, må du gjøre det manuelt.
  • Hvis du registrerer en testkontakt som ikke oppfyller registreringsutløserne når denne innstillingen er aktivert, vil kontakten automatisk bli avregistrert fra arbeidsflyten og ikke utføre noen av trinnene.
• Når to kontakter slås sammen, skal den nyopprettede kontakten registreres i denne arbeidsflyten hvis de oppfyller utløserkriteriene: Som standard vil arbeidsflyter ikke registrere sammenslåtte kontakter selv om sammenslåingen betyr at kontakten oppfyller registreringskriteriene for arbeidsflyten. Sammenslåtte kontakter kan imidlertid registreres i fremtiden hvis de oppfyller registreringskriteriene på nytt og ny registrering er aktivert. Hvis påmeldingsutløseren for eksempel er å ha fylt ut et skjema, vil dette som standard ikke påmelde kontakten i arbeidsflyten når kontaktene slås sammen. Men hvis kontakten sender inn et skjema igjen, vil de bli registrert i arbeidsflyten.
• Undertrykkelseslister for denne arbeidsflyten: Legg til en liste over kontakter du ikke ønsker å registrere.
  • Hvis en undertrykkelsesliste fjernes, eller hvis kontakter fjernes fra en undertrykkelsesliste, blir ikke disse kontaktene automatisk registrert i arbeidsflyten, selv om de oppfyller arbeidsflytens registreringsutløsere. De vil være kvalifisert for påmelding neste gang de oppfyller arbeidsflytens kriterier for påmelding eller ny påmelding.
  • Når du legger til en undertrykkelsesliste i en arbeidsflyt, skjer én av tre ting basert på kontaktens gjeldende påmeldingsstatus:
    • Kontaktener ikke registrert i arbeidsflyten for øyeblikket og er medlem av undertrykkelseslisten: Kontakten vil ikke bli registrert i arbeidsflyten selv om den oppfyller registreringskriteriene på et senere tidspunkt, og vil vises i arbeidsflytens historikk som funnet i en undertrykkelsesliste og avregistrert. Kontakten kan heller ikke registreres manuelt.
    • Kontaktener for øyeblikket registrert i arbeidsflyten og er medlem av undertrykkelseslisten: Kontakten vil bli avregistrert når den når neste trinn i arbeidsflyten.
    • Kontaktener for øyeblikket registrert i arbeidsflyten og er ikke medlem av undertrykkelseslisten: Kontakten forblir i arbeidsflyten. Men hvis de oppfyller kriteriene i undertrykkelseslisten på et senere tidspunkt, vil de bli avregistrert.
  • Angi at arbeidsflytenskal slås av automatisk: Angi at arbeidsflyten skal slås av etter en bestemt dato og et bestemt klokkeslett. Finn ut mer om hvordan du slår av arbeidsflyter.

Angi avregistreringsutløsere for andre typer arbeidsflyter

I andre typer arbeidsflyter vil avregistreringsutløsere fjerne aktivt registrerte poster fra arbeidsflyten og forhindre at de registreres eller registreres på nytt. Bruk trinnene nedenfor når du fjerner objekter fra bedrifts-, avtale-, billett-, tilbuds-, samtale-, tilbakemeldings- og entreprenørbaserte arbeidsflyter.

Slik angir du utløsere for avregistrering:

• Avregistrer [objekttype] når de oppfyller følgende kriterier: Klikk på fanen Avregistrering og undertrykkelse.
• Klikk på Angi utløsere for avregistrering.
• Angi avregistreringsutløsere i panelet til høyre. Klikk deretter på Bruk filter. Finn ut mer om avregistreringsutløsere i arbeidsflyter.
• Legg til flere avregistreringsutløsere etter behov, og klikk deretter på Lagre.
• Planlegg at arbeidsflyten skal slås av automatisk: Planlegg at arbeidsflyten skal slås av etter en bestemt dato og et bestemt klokkeslett. Finn ut mer om hvordan du slår av arbeidsflyter.
  

Varsler( kunEnterprise )

Fra Varslinger-fanen i en arbeidsflytinnstilling kan du konfigurere e-postvarsler for å varsle brukere og team når påmeldingsfrekvensen for en arbeidsflyt øker eller synker over en viss prosentandel.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Varslinger i menyen på venstre sidefelt.
• Klikk på fanen E-post øverst.
• I delen E-post klikker du for å slå på bryteren for å motta e-postvarsler til innboksen din.
• Bla nedover og klikk for å utvide delen Arbeidsflyter .
• Merk av i avmerkingsboksene ved siden av de relevante varslingstypene.
  

Angi varslingsmottakere

Angi mottakere for arbeidsflytvarslene Når denne arbeidsflyten må gjennomgås og Når det skjer en stor endring i påmeldingen til bestemte brukere og team.

• Send til disse brukerne: Velg bestemte brukere som skal motta e-postmeldingen om arbeidsflytvarselet. Individuelle brukere må ha e-postvarslinger for arbeidsflyten aktivert i innstillingene sine for å motta denne e-posten.
• Send til disse teamene: Velg bestemte team som skal motta e-postmeldingen om arbeidsflytvarsling. Brukere i disse teamene må ha e-postvarslinger for arbeidsflyt aktivert i innstillingene sine for å motta denne e-posten.
  

Varsler om behovsgjennomgang (BETA)

Varsle brukere og team hver gang arbeidsflytens status endres til Behov for gjennomgang.

• Du blir varslet første gang det oppstår problemer i denne arbeidsflyten.
• Når problemene er gjennomgått, endres statusen til Gjennomgått.
• Hvis det oppstår nye problemer, eller hvis problemer som allerede er gjennomgått, oppstår på nytt, endres statusen tilbake til Trenger gjennomgang og utløser et varsel på nytt.
  

Varsler om endringer i arbeidsflytregistrering

Hver uke sendes en e-post med en liste over konfigurerte arbeidsflyter til de valgte brukerne og teamet.Brukerne mottar en daglig eller ukentlig e-post med antall påmeldinger og den prosentvise økningen eller reduksjonen i påmeldinger for de valgte arbeidsflytene .

• For å slå på varslene om endringer i arbeidsflyten klikker du på Varsel for denne arbeidsflyten er på.
• Sjekk antall påmeldinger: Velg om du vil sjekke antall påmeldinger ukentlig eller daglig .
  • Ukentlig: sjekk og send et internt e-postvarsel hver fredag kl. 10.00 hvis påmeldingstallene for arbeidsflyten øker eller reduseres med den angitte prosentandelen fra uke til uke.
  • Daglig: sjekk og send et internt e-postvarsel hver dag kl. 10.00 hvis de daglige påmeldingstallene for arbeidsflyten øker eller reduseres med den angitte prosentandelen.
• Utløses hvis påmeldingen øker med minst: Angi en prosentandel som skal utløse dette varselet.
  • Hvis påmeldingstallene øker med mer enn denne prosentandelen, sendes e-postvarselet for arbeidsflyten.
  • Hvis dette alternativet ikke er angitt, utløses ikke e-postvarselet for økte påmeldinger i arbeids flyten.
• Utløses hvis påmeldingen reduseres med minst: Angi en prosentandel som skal utløse dette varselet.
  • Hvis antall påmeldinger reduseres med mer enn denne prosentandelen, sendes e-postvarselet for arbeidsflyten.
  • Hvis dette alternativet er tomt, utløses ikke e-postvarsling for reduserte påmeldinger i arbeids flyten.