Administrer arbeidsflytinnstillinger

Konfigurer arbeidsflytinnstillingene for å administrere når handlinger skal utføres, eventuelle arbeidsflytrelaterte varsler og arbeidsflytens tilkoblinger. Fra arbeidsflytredigereren kan du også angi utløsere for avregistrering og tillate Salesforce-registrering. 

Tidspunkt 

Bruk tidsinnstillinger for å angi når en arbeidsflyt skal eller ikke skal utføre handlinger etter registrering. 

• Gå til Automatiseringer > Arbeidsflyter i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på navnet på arbeidsflyten.
• Klikk på Innstillinger øverst til venstre i arbeidsflytredigereren.
• I Timing-delen av høyre panel konfigurerer du følgende:
  • Kjør arbeidsflyt: Angi når oppføringer kan utføre arbeidsflythandlinger basert på kontots tidssone. Som standard vil arbeidsflythandlinger utføres så snart en registrert oppføring når handlingen. Vær oppmerksom på følgende når du angir tidsrammer for kjøring: 
    • Hvis en arbeidsflyt ikke har en pausedato:
      • Hvis posten når en handling utenfor det angitte tidsvinduet for utførelse, vil arbeidsflyten forsøke å planlegge handlingen på nytt så tidlig som mulig på neste tilgjengelige dag.

• • • Hvis en arbeidsflyt har en pausedato:
      • Hvis posten når en handling utenfor de angitte utføringstidene, vil arbeidsflyten forsøke å planlegge på nytt for den tidligst tilgjengelige tiden på neste tilgjengelige dag.
      • Hvis posten når en handling i løpet av de angitte utføringstimene, men ikke på en angitt utføringsdag, vil arbeidsflyten forsøke å planlegge på nytt for samme tidspunkt på neste tilgjengelige dag.
    • For å forhindre overbelastning av arbeidsflyten, planlegges handlingene på nytt slik at de utføres innen et 15-minutters vindu. For eksempel, hvis neste tilgjengelige tid er 09:00, vil handlinger bli omlagt mellom 09:00 - 09:15.
    • Forsinkelser og hvis/da grener ikke er planlagt på nytt, men følgende handling vil være. En avtalebasert arbeidsflyt er for eksempel satt til å bare utføre handlinger mandag til torsdag fra 09.00 til 17.00. Avtalen går inn i en 2-dagers forsinkelse på torsdag, og går deretter ut av forsinkelsen på lørdag. Den neste handlingen vil bli omlagt til mandag mellom kl. 09.00 og 09.15.

  • Ikke kjør arbeidsflyt: Sett en arbeidsflyt på pause for å hindre at handlinger utføres på bestemte datoer. Du kan også sette datoene til å pause årlig. På disse datoene, når en post når en handling, vil den ta en pause til neste tilgjengelige dato. Vær oppmerksom på følgende når du bruker pausedatoer:

    • Pausedatoer tar hensyn til andre datoinnstillinger når handlinger planlegges på nytt. En arbeidsflyt er for eksempel satt til bare å utføre handlinger mandag til onsdag fra 09.00 til 17.00. Hvis du legger til en pausedato som finner sted på en onsdag, vil neste handling bli omlagt til neste mandag kl. 09.00.
    •  Registreringer vil fortsatt registrere og angi forsinkelser og hvis/deretter grener på pausede dager. Når de forlater forsinkelsen eller hvis/deretter grenen, vil de pause ved neste handling i stedet. 
  • Planlegg arbeidsflyten slik at den slås av automatisk: Planlegg arbeidsflyten slik at den slås av etter en bestemt dato og et bestemt klokkeslett. Finn ut mer om hvordan du slår av arbeidsflyter.
     

Varsler (kun for virksomheter )

Før du konfigurerer varslinger i arbeidsflytredigereren, må du sørge for at brukervarslingene er slått på. Selv om superadministratorer i Enterprise-kontoer kan angi standardinnstillinger for varsling for andre brukere, vil innstillinger som angis av individuelle brukere ha forrang fremfor standardinnstillingene. Finn ut mer om hvordan du konfigurerer brukervarsler i HubSpot. 

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Varsler i menyen til venstre i sidepanelet.
• Klikk på fanen E-post øverst.
• I Epost-delen klikker du for å slå på bryteren for å motta epostvarsler til innboksen din.
• Rull ned og klikk for å utvide delen Arbeidsflyter .
• Merk av i avmerkingsboksene ved siden av de relevante varslingstypene.
   

Angi arbeidsflytvarsler

• Gå til Automatiseringer > Arbeidsflyter i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på navnet på arbeidsflyten.
• Klikk på Innstillinger øverst til venstre i arbeidsflytredigereren.
• Konfigurer følgende i delen Ytelse i det høyre panelet:
  • Bli varslet når denne arbeidsflyten trenger gjennomgang: varsle brukere og team hver gang statusen for arbeidsflyten endres til Trenger gjennomgang. 
    • Du vil bli varslet første gang det oppstår problemer i denne arbeidsflyten.
    • Etter at problemene er gjennomgått, endres statusen til Gjennomgått.
    • Hvis det oppstår nye problemer, eller hvis noen allerede anmeldte problemer oppstår på nytt, endres statusen tilbake til Trenger gjennomgang og utløser et varsel på nytt.

• • Bli varslet hvis registreringsfrekvensen endres: Varsle brukere og team hver gang arbeidsflytens registrering øker eller reduseres forbi en angitt terskel. Du kan velge å bruke Breeze Intelligence til å bestemme denne terskelen eller manuelt angi en økning eller reduksjonshastighet for å utløse varslingen. 
    • Bruk Breeze Intelligence: Bruk Breeze, HubSpots AI, til automatisk å oppdage uvanlige endringer i registreringsfrekvensene.
      • Breeze Intelligence vil sammenligne registreringsfrekvensen hver dag med registreringsmønsteret i løpet av den siste måneden. Uvanlige fall eller topper i påmeldingsrater vil utløse e-postvarsler.
      • Når du bruker denne innstillingen, trenger ikke brukerne å angi en terskel. 
    • Bruk et manuelt område: Angi en økning eller reduksjonshastighet manuelt for å utløse e-postvarslene. Når du velger dette alternativet, må du konfigurere følgende: 
      • Sjekk antall: velg om du vil sjekke antall påmeldinger ukentlig eller daglig. 
        • Ukentlig: sjekk og send et internt e-postvarsel hver fredag kl. 10.00 hvis ukentlige påmeldingsrater for arbeidsflyten øker eller reduseres med den angitte prosentandelen. 
        • Daglig: sjekk og send et internt e-postvarsel hver dag kl. 10.00 hvis den daglige registreringsraten for arbeidsflyten øker eller reduseres med den angitte prosentandelen. 
      • Økt minst: Angi en prosentandel for å utløse dette varselet hvis registreringen øker.
        • Hvis registreringsraten øker med mer enn denne prosentandelen, sendes e-postvarslingen for arbeidsflyten.
        • Hvis dette alternativet er tomt, utløses ikke varslings-e-poster for økte registreringer i arbeidsflyten. 
      • Redusert med minst: Angi en prosentandel for å utløse dette varselet hvis registreringen reduseres. 
        • Hvis registreringsfrekvensen reduseres med mer enn denne prosentandelen, sendes e-postvarslingen for arbeidsflyten.
        • Hvis dette alternativet er tomt, utløses ikke varslings-e-poster for reduserte registreringer i arbeidsflyten. 

• • Varslingsmottakere: Hvis alternativet Bli varslet når denne arbeidsflyten trenger gjennomgang eller Bli varslet hvis registreringsfrekvensen endres er slått på, vises dette feltet. Du kan velge å sende de tilsvarende varslene til individuelle brukere eller bestemte team. 

    • Send til disse brukerne: Velg bestemte brukere for å sende e-postmeldingen om arbeidsflyten. Individuelle brukere må ha e-postvarsler for arbeidsflyt aktivert i innstillingene sine for å motta denne e-posten. 
    • Send til disse teamene: Velg bestemte team for å sende e-postmeldingen om arbeidsflyten. Brukere i disse teamene må ha e-postvarsler for arbeidsflyt aktivert i innstillingene sine for å motta denne e-posten.
       

Forbindelser

I kontaktbaserte arbeidsflyter kan du angi om en kontakt skal avregistrere seg fra andre arbeidsflyter når den registreres i den valgte arbeidsflyten. Innstillingen vil bare gjelde på registreringstidspunktet, den vil ikke avregistrere kontakten fra andre arbeidsflyter i fremtiden. Som standard er denne innstillingen slått av.

• Gå til Automatiseringer > Arbeidsflyter i HubSpot-kontoen din.

• Klikk på navnet på arbeidsflyten.
• Klikk på Innstillinger øverst til venstre.
• I det høyre panelet, i delen Tilkoblinger, slår du på Avregistrer kontakter fra andre arbeidsflyter når du er registrert i denne arbeidsflytbryteren. Velg deretter hvilke arbeidsflyter kontakten skal avregistrere seg fra:
  • Avregistrering fra alle andre arbeidsflyter: Kontakten vil bli fjernet fra alle andre arbeidsflyter på registreringstidspunktet. 
  • Avregistrering fra bestemte arbeidsflyter: Kontakten vil bli fjernet fra de angitte arbeidsflytene på registreringstidspunktet. 
    • Hvis du vil velge en arbeidsflyt, klikker du på rullegardinmenyen og merker av i avmerkingsboksene ved siden av arbeidsflyten du vil at kontaktene skal fjernes fra. 
    • Hvis du vil fjerne en arbeidsflyt fra denne innstillingen, klikker du på x-ikonet ved siden av arbeidsflytenavnet. 
       

Avmelding

I kontaktbaserte arbeidsflyter administrerer du registreringen av sammenslåtte kontakter, fjerner kontakter som ikke lenger oppfyller registreringskriteriene, og forhindrer registrering av kontakter i bestemte lister.

I andre arbeidsflyttyper kan du angi kriteriene for å avregistrere aktive poster og også hindre dem i å registrere seg eller registrere seg på nytt.

Administrer avregistrering i kontaktbaserte arbeidsflyter

I fanen Avregistrering og undertrykkelse i en kontaktbasert arbeidsflyt:

• Gå til Automatiseringer > Arbeidsflyter i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på navnet på arbeidsflyten.
• Klikk på Rediger > Rediger registreringsutløser i arbeidsflytredigereren.
• Klikk på Innstillinger for registrering i kategorien Registrering for å utvide. Deretter kan du konfigurere følgende: 
  • Registrer når kontakter slås sammen: Som standard vil ikke arbeidsflyter registrere sammenslåtte kontakter selv om kontakten oppfyller kriteriene for påmelding til arbeidsflyten. Imidlertid kan sammenslåtte kontakter senere registrere seg hvis de møter registreringsutløserne igjen og ny registrering er aktivert. Registreringsutløseren har for eksempel fylt ut Ethvert innsendt skjema på en hvilken som helst side. Når to kontakter som tidligere har fylt ut skjemaer slås sammen, registreres ikke den nye kontakten i arbeidsflyten. Men hvis den nylig sammenslåtte kontakten senere sender inn et skjema på nytt, vil de bli registrert i arbeidsflyten.
  • Tillat at kontakter registreres i denne arbeidsflyten fra Salesforce: Hvis du har installert Salesforce-integrasjonen og lagt til HubSpot Visualforce-vinduet, kan du velge å registrere Salesforce-leads og kontakter som har synkronisert til HubSpot i kontaktbaserte arbeidsflyter. Finn ut mer om hvordan du registrerer Salesforce-leads eller kontakter i HubSpot-arbeidsflyter direkte fra Salesforce.
    
    

• Hvis du vil administrere innstillingene for avregistrering, klikker du på Avregistrering-fanen i det venstre panelet. Deretter kan du konfigurere følgende: 
  
  • Kontakter er på eller blir med i en undertrykkelsesliste: Legg til en liste over kontakter du ikke vil registrere.
    • Hvis en undertrykkelsesliste fjernes, eller hvis kontakter fjernes fra en undertrykkelsesliste, registreres ikke disse kontaktene automatisk i arbeidsflyten, selv om de oppfyller arbeidsflytens registreringsutløsere. De vil være kvalifisert til å registrere seg neste gang de oppfyller kriteriene for påmelding eller ny påmelding i arbeidsflyten.
    • Hvis du legger til en undertrykkelsesliste i en arbeidsflyt, gjøres én av tre ting basert på en kontakts gjeldende registreringsstatus:
      • Kontakten er for øyeblikket ikke registrert i arbeidsflyten og er medlem av undertrykkelseslisten: Kontakten vil ikke bli registrert i arbeidsflyten selv om de møter påmeldingsutløserne på et senere tidspunkt, og vil vises i arbeidsflythistorikken som funnet i en undertrykkelsesliste og avregistrert. Kontakten kan heller ikke registreres manuelt.
      • Kontakten er for øyeblikket registrert i arbeidsflyten og er medlem av undertrykkelseslisten: Kontakten vil bli avregistrert når de når neste kjørbare trinn i arbeidsflyten, for eksempel en Send e-post-handling. Kontakten vil ikke bli avregistrert under forgrening, forsinkelse eller gå til handlinger.
      • Kontakten er for øyeblikket registrert i arbeidsflyten og er ikke medlem av undertrykkelseslisten: Kontakten vil forbli i arbeidsflyten. Hvis de imidlertid oppfyller kriteriene i undertrykkelseslisten på et senere tidspunkt, vil de bli avregistrert.
  • Kontakter oppfyller et mål: avregistrere kontakter når de oppfyller det angitte målet. Finn ut mer om bruk av mål med kontaktbaserte arbeidsflyter. 

• • Kontakten oppfyller ikke lenger påmeldingskriteriene: avgjør om en kontakt vil bli fjernet hvis de ikke lenger oppfyller påmeldingskriteriene mens de er påmeldt. Denne innstillingen er som standard ikke slått på. Denne innstillingen gjelder bare for utløsere for registrering når et filterkriterium er oppfylt.
    • Når denne innstillingen er valgt, kan ikke kontakter som ikke oppfyller kriteriene registreres manuelt. 
    • Hvis du har en kontakt registrert i arbeidsflyten som ikke oppfylte påmeldingsutløserne før denne innstillingen ble slått på, vil de ikke bli avregistrert før kontakten når neste handling (unntatt grener og forsinkelser). Hvis du vil at kontakten skal avregistrere seg umiddelbart, må du avregistrere dem manuelt.
    • Hvis du registrerer en testkontakt som ikke oppfyller registreringsutløserne når denne innstillingen er aktivert, vil de automatisk bli fjernet fra arbeidsflyten og vil ikke utføre noen av trinnene.
       

Angi avregistreringsutløsere for andre arbeidsflyttyper 

I andre arbeidsflyttyper vil utløsere for avregistrering fjerne aktivt registrerte poster fra arbeidsflyten og hindre dem i å registrere seg eller registrere seg på nytt. Bruk fremgangsmåten nedenfor når du fjerner registreringen av objekter fra arbeidsflyter basert på firma, avtale, billett, tilbud, samtale, tilbakemelding og entreprenør.

Slik angir du utløsere for avregistrering: 

• Gå til Automatiseringer > Arbeidsflyter i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på navnet på arbeidsflyten.
• Klikk på Rediger > Rediger registreringsutløser i arbeidsflytredigereren.
• Klikk på Avregistrering-fanen øverst . 
• Klikk på + Legg til kriterier.
• I det venstre panelet angir du utløsere for avregistrering. Klikk deretter på Bruk filter. Finn ut mer om utløsere for avregistrering i arbeidsflyter.
• Legg til flere avregistreringsutløsere etter behov, og klikk deretter på Lagre.