Administrere innstillinger for arbeidsflyt

Fra fanen Innstillinger i en arbeidsflyt kan du administrere når handlinger skal utføres, angi utløsere for avregistrering, legge til tilknyttede kampanjer, tillate Salesforce-registrering og konfigurere arbeidsflytrelaterte varsler.

Slik får du tilgang til innstillingene for en arbeidsflyt:

• Naviger til Automatisering > Arbeidsflyter i HubSpot-kontoen din.
• Hold musepekeren over arbeidsflyten, og klikk deretter på Rediger.
• Klikk på fanen Innstillinger i arbeidsflytredigeringsprogrammet.

Generelt

I kategorien Generelt kan du administrere hvilke ukedager og tidspunkter handlinger kan utføres for alle typer arbeidsflyter. I kontaktbaserte arbeidsflyter kan du tillate at kontakter registreres fra Salesforce og knytte arbeidsflyter til kampanjer.

I kategorien Generelt i arbeidsflytredigeringsprogrammet kan du konfigurere følgende:

• Hvilke tidspunkter vil du at handlingene skal utføres: Angi når poster kan utføre arbeidsflythandlinger basert på kontoens tidssone. Som standard vil arbeidsflythandlinger utføres så snart en registrert post når handlingen. Vær oppmerksom på følgende når du angir tidsrammer for kjøring:
  • Når en post når en handling utenfor den angitte tidsrammen, vil arbeidsflyten forsøke å planlegge handlingen på nytt til samme tidspunkt neste tilgjengelige dag. Men hvis tidspunktet for handlingen er utenfor den angitte tidsrammen, vil arbeidsflyten i stedet planlegge handlingen til det tidligste tilgjengelige tidspunktet på neste ledige dag.
  • For å unngå overbelastning av arbeidsflyten planlegges handlinger slik at de utføres innenfor et 15-minutters vindu. Hvis neste ledige tidspunkt for eksempel er kl. 9.00, blir handlinger flyttet til tidspunkter mellom kl. 9.00 og 9.15.
  • Forsinkelser og hvis/så-grener planlegges ikke på nytt, men det gjør derimot handlingen som følger etter. En avtalebasert arbeidsflyt er for eksempel satt til å bare utføre handlinger fra mandag til torsdag, fra kl. 9:00 til 17:00. Avtalen går inn i en 2-dagers forsinkelse på torsdag og går ut av forsinkelsen på lørdag. Neste handling flyttes til mandag mellom kl. 9.00 og 9.15.

• Hvilke kommende datoer vil du sette handlinger på pause fra å utføres?: Sett en arbeidsflyt på pause for å forhindre at handlinger utføres på bestemte datoer. Du kan også angi datoer for årlig pause. Når en post når en handling på disse datoene, settes den på pause til neste tilgjengelige dato. Vær oppmerksom på følgende når du bruker pausedatoer:

  • Pausedatoer tar hensyn til andre datoinnstillinger når handlinger planlegges på nytt. En arbeidsflyt er for eksempel satt til å bare utføre handlinger mandag-onsdag fra kl. 9.00 til 17.00. Hvis du legger til en pausedato som finner sted på en onsdag, blir neste handling flyttet til neste mandag kl. 9.00.
  • Registreringer vil fortsatt registreres og gå inn i forsinkelser og hvis/så-grener på dager med pause. Når de forlater forsinkelsen eller hvis/så-grenen, settes de på pause ved neste handling i stedet.
• Tillat at kontakter registreres i denne arbeidsflyten fra Salesforce: Hvis du har installert Salesforce-integrasjonen og lagt til HubSpot Visualforce-vinduet, kan du velge å registrere leads og kontakter fra Salesforce som er synkronisert med HubSpot, i kontaktbaserte arbeidsflyter. Finn ut mer om hvordan du registrerer Salesforce-leads og -kontakter i HubSpot-arbeidsflyter direkte fra Salesforce.
• Kampanje: Knytt den kontaktbaserte arbeidsflyten til en kampanje. Denne innstillingen er bare tilgjengelig for kontoer med Marketing Hub Professional- ellerEnterprise-abonnement . Når en kampanje er knyttet til en arbeidsflyt, vil følgende data være tilgjengelige i kampanjen:
  • Antall påmeldte kontakter.
  • Antall kontakter som ble med i mållisten. Finn ut mer om hvordan du konfigurerer arbeidsflytmål.
  • Den samlede konverteringsfrekvensen for arbeidsflyten. Dette beregnes ved å dividere antall påmeldte på mållisten med antall påbegynte i arbeidsflyten, og deretter multiplisere med 100 for å få en prosentandel.
    
    

• Hvis du bruker innstillingene Hvilke tidspunkter vil du at handlingene skal utføres? eller Hvilke kommende datoer vil du sette handlinger på pause fra å utføres? og poster er satt på pause eller omplanlagt i en handling, vil handlingen vise et antall av disse postene. Hvis du vil se de spesifikke postene og når de er planlagt å fortsette:
  • Klikk på handlingen.
  • Klikk på fanen [Objekt] i handling i høyre panel.

Utmelding og undertrykkelse

I kontaktbaserte arbeidsflyter kan du administrere registrering av sammenslåtte kontakter, fjerne kontakter som ikke lenger oppfyller registreringskriteriene, og forhindre registrering av kontakter i bestemte lister.

I andre typer arbeidsflyter kan du angi kriteriene som avregistrerer aktive oppføringer og forhindrer at de registreres eller registreres på nytt.

Administrer avregistrering og undertrykkelse i kontaktbaserte arbeidsflyter

I kategorien Avmelding og undertrykkelse i en kontaktbasert arbeidsflyt kan du konfigurere følgende:

• Når kontakter registrerer seg i denne arbeidsflyten: Med denne arbeidsflytinnstillingen kan du bestemme hva som skal skje med registrerte kontakter som også er registrert i en annen arbeidsflyt. Som standard fjernes ikke kontakter fra andre arbeidsflyter.
  • Ikke fjern dem fra andre arbeidsflyter: Kontaktene forblir registrert i andre arbeidsflyter.
  • Fjern dem fra alle andre arbeidsflyter: Når kontakten er registrert i denne arbeidsflyten, fjernes de fra alle andre arbeidsflyter.
  • Fjern dem fra en bestemt arbeidsflyt: Når kontakten er registrert i denne arbeidsflyten, fjernes de fra alle arbeidsflyter du velger i rullegardinmenyen.
• Skal kontakten fjernes fra denne arbeidsflyten når den ikke lenger oppfyller påmeldingsbetingelsene?: Denne innstillingen avgjør om en kontakt skal fjernes hvis den ikke lenger oppfyller påmeldingskriteriene mens den er påmeldt. Som standard fjernes ikke kontakter.
  • Når denne innstillingen er satt til Ja, kan kontakter som ikke oppfyller kriteriene, ikke registreres manuelt.
  • Hvis du har en kontakt som for øyeblikket er registrert i arbeidsflyten, men som ikke oppfylte registreringskriteriene før denne innstillingen ble aktivert, vil kontakten ikke bli fjernet fra arbeidsflyten før den når neste handling (unntatt forgreninger og forsinkelser). Hvis du vil at kontakten skal avregistreres umiddelbart, må du avregistrere dem manuelt.
  • Hvis du registrerer en testkontakt som ikke oppfyller registreringsutløserne når denne innstillingen er aktivert, vil kontakten automatisk bli avregistrert fra arbeidsflyten og ikke utføre noen av trinnene.
• Når to kontakter slås sammen, skal den nyopprettede kontakten registreres i denne arbeidsflyten hvis den oppfyller utløserkriteriene? Som standard vil arbeidsflyter ikke registrere sammenslåtte kontakter selv om sammenslåingen betyr at kontakten oppfyller registreringskriteriene for arbeidsflyten. Sammenslåtte kontakter kan imidlertid registreres i fremtiden hvis de oppfyller registreringskriteriene på nytt og ny registrering er aktivert. Hvis for eksempel påmeldingsutløseren er å ha fylt ut skjema [X], vil dette som standard ikke påmelde kontakten i arbeidsflyten når kontaktene slås sammen. Men hvis kontakten sender inn skjemaet igjen, vil de bli registrert i arbeidsflyten.
• Undertrykkelseslister for denne arbeidsflyten: Legg til en liste over kontakter som du ikke vil registrere i arbeidsflyten.
  • Hvis en undertrykkelsesliste fjernes fra innstillingene for en arbeidsflyt, eller hvis kontakter fjernes fra en undertrykkelsesliste, blir ikke disse kontaktene automatisk registrert i arbeidsflyten, selv om de oppfyller arbeidsflytens registreringsutløsere. De vil være kvalifisert for påmelding neste gang de oppfyller arbeidsflytens kriterier for påmelding eller ny påmelding.
  • Når du legger til en undertrykkelsesliste i en arbeidsflyt, skjer én av tre ting basert på kontaktens gjeldende påmeldingsstatus:
    • Kontaktener ikke registrert i arbeidsflyten for øyeblikket og er medlem av undertrykkelseslisten: Kontakten vil ikke bli registrert i arbeidsflyten selv om den oppfyller registreringskriteriene på et senere tidspunkt, og vil vises i arbeidsflytens historikk som funnet i en undertrykkelsesliste og avregistrert. Kontakten kan heller ikke registreres manuelt.
    • Kontaktener for øyeblikket registrert i arbeidsflyten og er medlem av undertrykkelseslisten: Kontakten vil bli avregistrert når den når neste trinn i arbeidsflyten.
    • Kontakten er for øyeblikket registrert i arbeidsflyten og er ikke medlem av undertrykkelseslisten: Kontakten forblir i arbeidsflyten. Men hvis de oppfyller kriteriene i undertrykkelseslisten på et senere tidspunkt, vil de bli avregistrert.
      
      

Angi avregistreringsutløsere for andre typer arbeidsflyt

I andre typer arbeidsflyter vil avregistreringsutløsere fjerne aktivt registrerte poster fra arbeidsflyten og forhindre at de registreres eller registreres på nytt. Bruk trinnene nedenfor når du fjerner objekter fra bedrifts-, avtale-, billett-, tilbuds-, samtale-, tilbakemeldings- og entreprenørbaserte arbeidsflyter.

Slik angir du utløsere for avregistrering:

• Klikk på fanen Avregistrering og undertrykkelse.
• Klikk på Angi utløsere for avregistrering.
• Angi avregistreringsutløsere i panelet til høyre. Klikk deretter på Bruk filter. Finn ut mer om avregistreringsutløsere i arbeidsflyter.
• Legg til flere avregistreringsutløsere etter behov, og klikk deretter på Lagre.
  
  

Varsler

Fra Varslinger-fanen i en arbeidsflytinnstilling kan du konfigurere e-postvarsler for å varsle brukere og team når registreringsfrekvensen for en arbeidsflyt øker eller synker over en viss prosentandel.

Konfigurer varslingsinnstillinger for arbeidsflyter for brukere

• Klikk på settings innstillingssymbol i hovednavigeringsfeltet i HubSpot-kontoen din.
• Naviger til Varslinger i menyen til venstre.
• Klikk på fanen E-post .
• I delen E-post klikker du for å slå på bryteren for å motta e-postvarsler til innboksen din.
• Bla nedover og klikk på Arbeidsflyter.
• Merk av for Ukentlig oversikt over endringer i arbeidsflytregistreringer.
  

Konfigurer varslinger for individuelle arbeidsflyter( kunEnterprise )

E-postvarslinger må angis i arbeidsflytredigeringsprogrammet for individuelle arbeidsflyter.

Velg mottakere

• Send interne e-postvarsler til brukere: Velg bestemte brukere som skal motta e-postvarslingen for arbeidsflyten. Individuelle brukere må ha e-postvarslinger for arbeidsflyter aktivert i innstillingene sine for å motta denne e-posten.
• Send interne e-postvarsler til team: Velg bestemte team som skal motta e-postvarselet om arbeidsflyten. Brukere i disse teamene må ha e-postvarsler for arbeidsflyt aktivert i innstillingene sine for å motta denne e-posten.

Slå på varsler om behovsgjennomgang (BETA)

Velg dette alternativet for å bli varslet hver gang arbeidsflytens status endres til Behovsgjennomgang. Du blir varslet første gang det oppstår problemer i denne arbeidsflyten. Når problemene er gjennomgått, endres statusen til Gjennomgått. Hvis det deretter oppstår nye problemer, eller hvis problemer som allerede er gjennomgått, oppstår på nytt, endres statusen tilbake til Trenger gjennomgang og utløser et varsel på nytt.

Slå på varslinger om endringer i arbeidsflyten

Hver uke sendes en e-post med en liste over konfigurerte arbeidsflyter til de valgte brukerne og teamet.Brukerne mottar en ukentlig e-post med antall påmeldinger og prosentvis økning eller reduksjon i antall påmeldinger for de valgte arbeidsflytene .

• Send et internt e-postvarsel hver fredag kl. 10.00 hvis antall påmeldinger for denne arbeidsflyten øker med minst: Angi en prosentandel som skal utløse dette varselet. Hvis påmeldingstallene øker med mer enn denne prosentandelen, sendes e-postvarselet for arbeidsflyten. Hvis dette alternativet ikke er angitt, vil det ikke bli sendt e-postvarsler for økte påmeldinger i arbeidsflyten.
• Send internt e-postvarsel hver fredag kl. 10.00 hvis påmeldingstallene for denne arbeidsflyten reduseres med minst: Angi en prosentandel som skal utløse dette varselet. Hvis påmeldingstallene reduseres med mer enn denne prosentandelen, sendes e-postvarselet for arbeidsflyten. Hvis dette alternativet ikke er angitt, sendes det ikke e-postvarsler ved nedgang i antall påmeldinger i arbeidsflyten.