Opprett arbeidsflyter

Bruk arbeidsflyter til å automatisere forretningsprosessene. Du kan automatisk registrere poster med registreringskriterier, og deretter utføre handlinger på postene dine.

Du kan for eksempel registrere alle kontakter som har sendt inn et bestemt skjema, og deretter sende en e-post med markedsføring og tilordne disse kontaktene til en bruker. Du kan også iverksette tiltak på tilknyttede poster, for eksempel oppdatere en registrert kontakts tilknyttede selskap.

Når du har opprettet arbeidsflyter, kan du lære hvordan du organiserer arbeidsflytene. 

Opprett en ny arbeidsflyt

Du kan opprette arbeidsflyter fra bunnen av eller bruke arbeidsflytmaler til å veilede deg. Du kan også se i fellesskapets arbeidsflytbibliotek for ideer når du konfigurerer arbeidsflyten. Antall arbeidsflyter du kan opprette, avhenger av kontoens abonnementer.

Opprett en ny arbeidsflyt fra bunnen av

Slik oppretter du en arbeidsflyt fra bunnen av:

• Gå til Automatiseringer > Arbeidsflyter i HubSpot-kontoen din. 
• Øverst til høyre klikker du på Opprett arbeidsflyt > Fra bunnen av.
• I det venstre panelet velger du [object] -basert for å velge arbeidsflytobjektet. Dette bestemmer hvilken type poster som kan registreres i arbeidsflyten. Du kan velge mellom følgende objekter:

• • Kontakter
  • Selskaper
  • Tilbud
  • Tilbud (Sales Hub Professional eller Enterprise)
  • Billetter (Service Hub Professional eller Enterprise)
  • Egendefinerte objekter (kun Enterprise)
  • Samtaler
  • Tilbakemeldingsinnsendinger (Service Hub Professional eller Enterprise)
  • Abonnementer
  • Betalinger
  • Mål
  • Leads (Sales Hub Professional eller Enterprise)
  • Brukere
  • Oppgaver
  • Samtaler
• Velg Tom arbeidsflyt i panelet til høyre under Velg type. Dette alternativet velges som standard. 
• Klikk på Neste øverst til venstre.
• Slik gir du arbeidsflyten et navn og legger til en beskrivelse:
  • Klikk på ikonet for edit av blyant øverst. Skriv deretter inn arbeidsflytens navn og beskrivelse. 
  • Når du har konfigurert arbeidsflyten, kan du også klikke på Generer beskrivelse for å bruke Breeze, HubSpots AI, for å generere en beskrivelse for arbeidsflyten basert på utløsere og handlinger i arbeidsflyten. 
  • Klikk på Lagre nederst.
     

Opprett en ny arbeidsflyt ved hjelp av maler

Bruk en arbeidsflytmal som er tilpasset målene dine for å strømlinjeforme automatiseringsprosessene. Du kan også bla gjennom malene for å utforske ulike alternativer for automatisering av arbeidsflyten. 

Slik oppretter du en arbeidsflyt ved hjelp av en mal:

• Gå til Automatiseringer > Arbeidsflyter i HubSpot-kontoen din. 
• Klikk på Opprett arbeidsflyt > Fra mal øverst til høyre.
• Fra malbiblioteket kan du søke etter en mal som samsvarer med målene for arbeidsflyten: 
  • Hvis du vil filtrere maler etter funksjon eller mål, velger du en kategori i venstre sidepanel. 
  • Hvis du vil søke etter en bestemt mal, skriver du inn et søkeord øverst til høyre. 
• Hvis du vil se gjennom detaljene for en mal, klikker du på Forhåndsvis. I dialogboksen kan du sjekke om malen er kompatibel med HubSpot-abonnementene dine. Du kan også se gjennom følgende detaljer:
  
  • Formål: formålet og målet med denne arbeidsflytmalen. 

• • Dette må du forberede: alle ressurser du må forberede for å fylle ut plassholderhandlingene, for eksempel markedsførings-e-poster eller skjemaer. 
  • Malforhåndsvisning: registreringsutløserne og arbeidsflythandlingene som er inkludert i denne malen. 

• Når du har valgt malen, klikker du på Bruk mal. I arbeidsflytredigereren vises malen med plassholderhandlinger. Du kan redigere, legge til og fjerne handlinger i redigeringsprogrammet. 
   

Sett påmeldingsutløsere

Registreringsutløsere er et sett med kriterier som automatisk registrerer poster i arbeidsflyten. Du kan legge til registreringsutløsere manuelt, bruke AI til å generere registreringsutløsere eller ikke legge til noen utløsere i det hele tatt:

• Når du konfigurerer registreringsutløsere, kan du bruke følgende registreringsutløsertyper. Finn ut mer om hvordan du angir utløsere for påmelding.
  • Filterbasert
  • Arrangementsbasert
  • Basert på en tidsplan
• Du kan også bruke Breeze, HubSpots AI, til å generere registreringsutløsere. Finn ut mer om bruk av kunstig intelligens i arbeidsflyter. 
• Hvis du bare vil registrere poster manuelt, lar du registreringsutløserboksen være tom.

• Klikk på Konfigurer utløsere i arbeidsflytredigereren.
• I det venstre panelet velger du Når en hendelse oppstår, Når filterkriterier er oppfylt eller Basert på en tidsplan. 
• I panelet til venstre velger du en filtertype for registreringsutløseren. Konfigurer utløseren, og klikk deretter på Lagre. 
   

• Som standard vil poster bare registreres i en arbeidsflyt første gang de møter registreringsutløserne. Slik aktiverer du ny registrering:
  • Klikk på fanen Ny registrering i det venstre panelet.
  • Klikk for å slå på bryteren for ny registrering.
  • Velg utløserne du vil bruke til ny registrering. Finn ut mer om hvordan du legger til utløsere for ny registrering i arbeidsflyter.
• Legg til flere påmeldingsutløsere om nødvendig. Når du er ferdig, klikker du på Lagre.
  
  

Legg til handlinger

Du kan bruke Breeze til å generere handlinger for en arbeidsflyt eller manuelt velge og legge til handlinger. Du kan for eksempel bruke en arbeidsflyt til å sende en e-post med markedsføring eller tilordne postene dine. Finn ut mer om de forskjellige arbeidsflythandlingene som er tilgjengelige i HubSpot.

Når du har lagt til en handling, kan du klone eller flytte den for å strømlinjeforme byggeprosessen for arbeidsflyten. Hvis du vil legge igjen et notat om en arbeidsflythandling som referanse, kan du finne ut hvordan du legger til kommentarer i arbeidsflythandlinger. 

Merk: Hvilke handlinger som er tilgjengelige for deg, avhenger av abonnementet ditt. Låste handlinger som locked krever en kontooppgradering for å brukes. 

Slik legger du til handlinger i en arbeidsflyt:

• Klikk på + pluss-ikonet i arbeidsflytredigereren .
• Velg en handling i det venstre panelet. Finn ut mer om valg av arbeidsflythandlinger.
• Når du har konfigurert detaljene for handlingen, klikker du Lagre. Hvis du legger til handlingen som plassholder, klikker du på Lagre uten å fylle ut handlingsdetaljene. Plassholderhandlinger må fylles ut før du kan slå på arbeidsflyten. Finn ut mer om plassholderhandlinger.

Bruk datapanelet når du legger til handlinger

Avhengig av den valgte arbeidsflythandlingen, kan du også bruke datapanelet til å bruke data fra ulike objektkilder. Du kan for eksempel bruke data fra en kontaktoppføring og den tilknyttede avtalen til å sende et varsel i appen til avtalens eier. 

Funksjonaliteten i datapanelet kan brukes med følgende arbeidsflythandlinger:

• Send intern e-postvarsling
• Opprett oppgave

• Send varsling i appen
• Én egenskap eller handlingsutdata
• Opprett post (når du angir tekstegenskaper)
• Rediger poster
• Send Slack-varsel (krever Slack-integrasjon)

• Integrasjonshandlinger som tillater dataoverføring (for eksempel med Google Regneark eller Asana)

• Tilpasset kode (kun Operation Hub Professional eller Enterprise )

• Formatdata (kun Operation Hub Professional eller Enterprise )

• Send en webhook (kun Operation Hub Professional eller Enterprise ) 
   

• Når du har valgt handlingen, klikker du på Rediger tilgjengelige data i delen Tilgjengelige data. 
• Klikk på + Legg til datakilde i panelet til høyre.
• Klikk på rullegardinmenyen Velg en posttype, og velg en datakilde.
• Konfigurer datakildedetaljene, og klikk deretter på Legg til.
• Når du har lagt til datakilder, kan du bruke data fra en bestemt kilde:
  • Klikk på feltet du vil bruke dataene med, i panelet til venstre.
  • Klikk på Vis egenskaper eller handlingsutdata fra rullegardinmenyen i Sett inn datapanelet, og velg en datakilde. 
  • Når du har valgt kilden, klikker du for å utvide datatypen du vil bruke, og deretter klikker du på egenskapen som skal brukes i feltet.
    • Egenskapen settes automatisk inn i feltet.
    • Egendefinerte aktivitetsegenskaper kan brukes for handlinger som støttes av datapanelet. De tilgjengelige egendefinerte aktivitetsegenskapene vises under navnet på den egendefinerte aktiviteten i datapanelet.

Se gjennom minimikartet for arbeidsflyten

• Klikk på Vis minimapanel øverst til venstre i arbeidsflytredigereren.
  
  

• Når minimap-en er åpen, kan du holde markøren over arbeidsflythandlinger for å vise handlingsnavnet, og klikke på et område av minimap-en for å navigere dit.
• Hvis du vil lukke minimap, klikker du på X-ikonet øverst til høyre i minimap.

• Hvis arbeidsflyten krever endringer før den kan publiseres, utheves handlingen i gult. Klikk på koblingen i varselet og se gjennom endringene som må gjøres.
   

Angre eller gjør om endringer

Når du redigerer arbeidsflyten, kan du angre eller gjøre om endringer som er gjort i arbeidsflyten de siste 30 dagene. Du kan ikke angre eller gjøre om visse endringer, for eksempel egendefinerte kodehandlinger.

Slik angrer eller gjør du om en handling:

• Hvis du vil angre en handling, undo klikker du på Angre Angre-ikonet øverst til venstre. Endringer vil angre én om gangen.
• Hvis du vil gjøre om en handling, klikker du på ikonet for å redo om øverst til venstre. Endringer vil gjenta én om gangen.
   

Administrer innstillinger

Slik administrerer du arbeidsflytinnstillingene:

• Klikk på Innstillinger-fanen øverst til venstre for å administrere innstillingene for utførelse og varsling av arbeidsflyten. Finn ut mer om hvordan du administrerer arbeidsflytinnstillingene.
• Øverst til venstre klikker du på Rediger > Rediger registreringsutløser for å administrere arbeidsflytens innstillinger for registrering, avregistrering og ny registrering. 
  
  

Slå på arbeidsflyten

Når du har slått på arbeidsflyten, kan du vise arbeidsflytloggen for å overvåke postene som er registrert. Hvis du har lagret plassholderhandlinger, må de fullføres før du kan slå på arbeidsflyten.

Merk: Antall eksisterende kontakter som vises på vurderingssiden, er et anslag. Hvis du vil vise et nøyaktig antall kontakter, oppretter du en statisk liste over kontakter som oppfyller kriteriene ved å klikke på Bruk lister for å se disse kontaktene.

Slik går du gjennom og slår på arbeidsflyten:

• Klikk på Se gjennom og publiser øverst til høyre.
• Gå gjennom detaljene for arbeidsflyten i panelet til høyre:
  • Se alle kontakter i lister: Hvis du har en Marketing Hub Starter-, Professional- eller Enterprise-konto, kan du i kontaktbaserte arbeidsflyter vise en statisk liste over kontakter som oppfyller registreringskriteriene. Listen lagres automatisk og kan nås fra oversikten over lister.

• • Ønsker du å registrere kontakter som for øyeblikket oppfyller påmeldingskriteriene når arbeidsflyten slås på: Velg å registrere poster som for øyeblikket oppfyller påmeldingstriggerne, eller bare registrere poster som oppfyller påmeldingstriggerne i fremtiden.
    • Ja, registrer eksisterende [objects] som oppfyller utløserkriteriene fra og med nå: Registrer alle eksisterende poster som oppfyller utløseren for registrering.
    • Nei, bare registrer [objects] som oppfyller utløserkriteriene etter at arbeidsflyten er slått på: bare registrer poster som oppfyller utløserne for registrering etter at arbeidsflyten er slått på. Når dette alternativet er valgt: 
      • Hvis [object] endres for å møte registreringsutløsere for første gang etter at arbeidsflyten er slått på, vil [object] bli registrert.
      • Hvis [object] endres for å oppfylle registreringskriteriene igjen og ny registrering er slått på, vil [object] bli registrert. Finn ut mer om utløsere for ny registrering.

• • Klikk på Neste nederst. Du kan se gjennom detaljene for tidsinnstillinger og varslinger, tilkoblinger og arbeidsflyt. Eller klikk på Hopp over for å slå på. 
  • Klikk på Slå på arbeidsflyt nederst.