Opprette arbeidsflyter

Opprett en arbeidsflyt for å automatisere forretningsprosessene og gjøre teamet ditt mer effektivt. Angi registreringskriterier for automatisk registrering av poster og iverksett tiltak for kontakter, selskaper, avtaler, tilbud og billetter. Du kan også utføre handlinger på tilknyttede poster, for eksempel oppdatere en registrert kontakts tilknyttede selskap.

Når du har opprettet arbeidsflyten, vises den i fanen Opprettet i arbeidsflyter i dashbordet for arbeidsflyter. Arbeidsflyter som er opprettet fra andre verktøy, for eksempel skjemaer, e-poster, billetter eller avtaler , vises i fanen Opprettet i andre verktøy. Finn ut mer om hvordan du organiserer arbeidsflytene dine.

Velg arbeidsflytobjekt og -type

I arbeidsflytverktøyet kan du opprette en arbeidsflyt fra bunnen av eller bruke en arbeidsflytmal som veiledning. I tillegg til å bruke arbeidsflytmaler kan du også se i fellesskapets arbeidsflytbibliotek for å få ideer når du setter opp arbeidsflyten.

Avhengig av konfigurasjonsflyten blir du bedt om å velge et objekt og en type arbeidsflyt. Antall arbeidsflyter du kan opprette, avhenger av abonnementene dine.

Slik kommer du i gang med å opprette en arbeidsflyt:

• Gå til Automatiseringer > Arbeidsflyter i HubSpot-kontoen din.
• Du kan opprette en ny arbeidsflyt fra bunnen av eller fra en mal:
  • Hvis du vil opprette en ny arbeidsflyt fra bunnen av, klikker du på Opprett arbeids flyt > Fra bunnen av øverst til høyre.
  • Hvis du vil opprette en ny arbeidsflyt fra en mal, klikker du på Opprett arbeidsflyt > Fra mal øverst til høyre.
• Hvis du vil redigere eller klone eksisterende arbeidsflyter, holder du musepekeren over arbeidsflyten og klikker på Klon eller Rediger.

Start fra bunnen av

Slik oppretter du en arbeidsflyt fra bunnen av:

• Velg [objekt]-basert i venstre panel for å velge arbeidsflytobjektet. Dette bestemmer hvilken type poster som kan registreres i arbeidsflyten. Når du oppretter en arbeidsflyt fra bunnen av, kan du velge mellom følgende objekter:

• • Kontakter
  • Selskaper
  • Avtaler
  • Tilbud(Sales Hub Professional eller Enterprise)
  • Billetter(Service Hub Professional eller Enterprise)
  • Egendefinerte objekter( kun Enterprise)
  • Samtaler
  • Tilbakemeldinger(Service HubProfessional eller Enterprise)
  • Abonnementer
  • Betalinger
  • Mål
  • Leads

• I panelet til høyre, under Velg type, velger du type arbeidsflyt:
  • Tom arbeidsflyt: Start med en tom arbeidsflyt og legg til dine egne påmeldingsutløsere, handlinger og forsinkelser.
  • Planlagt arbeidsflyt( kunOperations Hub Professional og Enterprise ): Angi en tidsplan for arbeidsflyten slik at den gjentas med regelmessige, forhåndsbestemte intervaller, for eksempel daglig, ukentlig, månedlig eller årlig. Deretter kan du legge til egne påmeldingsutløsere, handlinger og forsinkelser. Finn ut mer om hvordan du oppretter planlagte arbeidsflyter.
  • Egenskap for spesifikk dato eller kontakt dato( kunkontaktbaserte arbeidsflyter): Start med en tom arbeidsflyt og legg til handlinger som utføres basert på en spesifikk dato, eller datoer som er angitt for en spesifikk egenskap på registrerte poster. Finn ut mer om hvordan du oppretter arbeidsflyter med spesifikk dato eller kontaktdato-egenskaper.

• Klikk på Neste.
• Klikk på blyantikonet edit for å gi arbeidsflyten et navn og legge til en beskrivelse. Du kan også bruke HubSpots kunstige intelligens (AI) til å generere en beskrivelse for arbeidsflyten. Klikk på Generer.
• Klikk på Lagre.

Bruk en mal

Bruk en arbeidsflytmal som er tilpasset målene dine for å effektivisere automatiseringsprosessene dine. Du kan også bla gjennom malene for å utforske ulike alternativer for automatisering av arbeidsflyten.

Slik oppretter du en arbeidsflyt ved hjelp av en mal:

• I malbiblioteket kan du søke etter en mal som samsvarer med arbeidsflytmålene dine:
  • Hvis du vil filtrere maler etter funksjon eller mål, velger du en kategori i venstre sidefelt.
  • Hvis du vil søke etter en bestemt mal, skriver du inn et søkeord øverst til høyre.
• Klikk på Forhåndsvisning for å se detaljene i en mal. I dialogboksen kan du sjekke om malen er kompatibel med HubSpot-abonnementene dine. Du kan også se gjennom følgende detaljer:
  
  • Formål: formålet og målene med denne arbeidsflyten.
  • Inkluderte utløsere og handlinger: påmeldingsutløsere og arbeidsflythandlinger som er inkludert i denne malen.
  • Hva du må forberede: eventuelle ressurser du må forberede for å fylle ut plassholderhandlingene, for eksempel e-poster eller skjemaer.
• Når du har valgt malen, klikker du på Bruk mal. I arbeidsflytredigeringsprogrammet vises malen med plassholderhandlinger. Du kan redigere, legge til og fjerne handlinger i redigeringsverktøyet.

Angi påmeldingsutløsere

Registreringsutløsere er et sett med kriterier som automatisk registrerer poster i arbeidsflyten. Registreringsutløsere kan være filterbaserte eller hendelsesbaserte. Hvis du bare vil registrere oppføringer manuelt, lar du boksen for registreringsutløsere stå tom. Finn ut mer om manuell registrering.

Hvis du vil se en oversikt over denne prosessen, kan du se videoen nedenfor:

• Klikk på Konfigurer utløsere i arbeidsflytredigeringsprogrammet. Finn ut mer om hvordan du konfigurerer påmeldingsutløsere i arbeidsflyter.
• I panelet til venstre velger du Når en hendelse inn treffer eller Når filterkriterier er oppfylt. Finn ut mer om hendelsesutløsere.
• Velg en filtertype for påmeldingsutløseren i panelet til venstre. Konfigurer utløseren, og klikk deretter på Lagre.

• Som standard blir oppføringer bare påmeldt i en arbeidsflyt første gang de oppfyller påmeldingsutløseren. Slik aktiverer du påmelding på nytt:
  • Klikk på fanen Re-registrering i panelet til venstre.
  • Klikk for å slå på omregistrering.
  • Velg hvilke utløsere du vil bruke for re-påmelding. Finn ut mer om hvordan du legger til re-påmeldingsutløsere i arbeidsflyter.
• Legg til flere påmeldingsutløsere ved behov.
• Når du er ferdig, klikker du på Lagre.

Legg til handlinger

Legg til handlinger i arbeidsflyten. Du kan for eksempel bruke en arbeidsflyt til å sende en markedsførings-e-post eller tilordne postene dine. Les mer om de ulike arbeidsflythandlingene som ertilgjengelige i HubSpot.

Når du har lagt til en handling, kan du klone eller flytte den for å effektivisere prosessen med å opprette en arbeidsflyt. Hvis du vil legge til en kommentar i en arbeidsflythandling som referanse, kan du lese mer om hvordan du legger til kommentarer i arbeidsflythandlinger.

Merk: Hvilke handlinger du har tilgang til, avhenger av abonnementet ditt. Låste handlinger locked krever en kontooppgradering for å kunne brukes.

Slik legger du til handlinger i en arbeidsflyt:

• Klikk på + plussikonet.
• Velg en handling i panelet til venstre. Finn ut mer om hvordan du velger arbeidsflythandlinger.
• Avhengig av den valgte arbeidsflythandlingen kan du også bruke datapanelet til å bruke data fra ulike objektkilder. Du kan for eksempel bruke data fra en kontaktoppføring og den tilknyttede avtalen til å sende et varsel i appen til eieren av avtalen.

• Datapanelets funksjonalitet kan brukes med arbeidsflythandlingene nedenfor:
  • Send internt e-postvarsel.
  • Opprett oppgave.

• • Send varsel i app.
  • Verdien er lik gren.
  • Angi egenskapsverdi (ved innstilling av tekstegenskaper).
  • Kopier egenskap.
  • Opprett post (ved innstilling av tekstegenskaper).
  • Send Slack-varsel (krever Slack-integrasjon).
  • Formater data( kunOperation Hub Professional eller Enterprise ).

• • Webhook( kun Operation Hub Professional eller Enterprise ).

• Slik bruker du datapanelets funksjonalitet:
  • Slik legger du til en datakilde i panelets tilgjengelige data:
    • Klikk på Rediger tilgjengelige data i delen Tilgjengelige data.

• • • Klikk på + Legg til datakilde i panelet til høyre.
    • Klikk på rullegardinmenyen Velg en posttype og velg en datakilde.
    • Konfigurer informasjon om datakilden, og klikk deretter på Legg til.

• • Slik bruker du data fra en bestemt kilde til handlingen:
    
    • I fanen Rediger handling klikker du på feltet du vil bruke dataene til.
    • I panelet til høyre klikker du for å utvide datakilden du vil bruke, og deretter klikker du på egenskapen du vil bruke i feltet. Egenskapen settes inn i feltet. Egendefinerte h endelsesegenskaper kan brukes til handlinger som støttes av datapanelet. De tilgjengelige egendefinerte hendelsesegenskapene vises under navnet påden egendefinerte hendelsen i datapanelet.

• Når du har konfigurert detaljene for handlingen, klikker du på Lagre. Hvis du legger til handlingen som en plassholder, kan du klikke på Lagre uten å fylle ut handlingsdetaljene. Plassholderhandlinger må fylles ut før du kan aktivere arbeidsflyten. Finn ut mer om plassholderhandlinger.
• Klikk på + plussikonet for å legge til flere arbeidsflythandlinger.
• Når du bygger større arbeidsflyter, kan du bruke arbeidsflytminikartet for å få en raskere oversikt over arbeidsflytarkitekturen og raskere navigering. Slik bruker du arbeidsflytminikartet:
  • Klikk på Vis minimap øverst til venstre på tidslinjen for arbeidsflyten.
  • Når minimapet er åpent, kan du holde musepekeren over arbeidsflythandlinger for å se navnet på handlingen, og klikke på et område i minimapet for å navigere dit.
  • For å lukke minimapet klikker du påpilikonet left øverst til høyre i minimapet.

• Hvis arbeidsflyten krever endringer før den kan publiseres, blir sluttmarkøren gul. Klikk på lenken i varselet og gå gjennom endringene som må gjøres.

Angre eller gjøre om endringer

Når du redigerer arbeidsflyten, kan du angre eller gjøre om endringer som er gjort i arbeidsflyten i løpet av de siste 30 dagene.

Væroppmerksom på at du ikke kan bruke angre- og gjenta-funksjonen for utvidelseshandlinger, egendefinerte kodehandlinger eller flytting eller kloning av handlinger.

• Naviger til redigeringsverktøyet for arbeidsflyten.
• Hvis du vil angre en handling, klikker du på undo angre-ikonet øverst til venstre. Endringene angres én om gangen.

• Hvis du vil gjøre om en handling, klikker du på ikonet redo gjøre om øverst til venstre. Endringene gjøres om én om gangen.

Administrere innstillinger

Finn ut mer om hvordan du administrerer innstillingene for arbeidsflyten.

Slik administrerer du innstillingene for arbeidsflyten:

• Klikk på fanen Innstillinger og varsler for å administrere innstillingene for arbeidsflyten.
• I kategorien Generelt velger du dager og klokkeslett du vil at handlinger skal utføres, registrerer kontakter fra Salesforce og knytter kampanjer til arbeidsflyten.
• I kategorien Avregistrering og undertrykkelse angir du kriterier for avregistrering og undertrykkelse for automatisk å fjerne eller ekskludere poster fra arbeidsflyten.
• På fanen Varslinger kan du konfigurere e-postvarsler for å varsle brukere og team når registreringsfrekvensen for en arbeidsflyt øker eller synker over en viss prosentandel.
  
  

Slå på arbeidsflyten

Når du har konfigurert arbeidsflyten, slår du den på for å begynne å automatisere. Hvis du har lagret plassholderhandlinger, må de fullføres før du kan slå på arbeidsflyten. Når du har slått på arbeidsflyten, kan du se arbeidsflytloggen for å overvåke postene som er registrert.

Du kan se en oversikt over denne prosessen i videoen nedenfor:

Slik går du gjennom og slår på arbeidsflyten:

• Klikk på Gjennomgå og publiser øverst til høyre.

• Hvis du bare vil registrere poster som oppfyller registreringsutløserne etter at arbeidsflyten er slått på, velger du Nei, registrer bare [objekter] som oppfyller utløserkriteriene etter at arbeidsflyten er slått på.

• • Hvis du vil registrere eksisterende oppføringer som oppfyller registreringsutløserne, velger du Ja, registrer eksisterende [objekter] som oppfyller utløserkriteriene fra og med nå.

• • Hvis du har en Marketing Hub Starter-, Professional- eller Enterprise-konto, kan du i kontaktbaserte arbeidsflyter se en statisk liste over kontakter som oppfyller kriteriene ved å klikke på Bruk lister for å se disse kontaktene. Listen lagres automatisk og er tilgjengelig fra dashbordet for lister.

Merk: Antallet eksisterende kontakter som vises på gjennomgangssiden, er et estimat. Hvis du vil se et nøyaktig antall kontakter, kan du opprette en statisk liste over kontakter som oppfyller kriteriene ved å klikke på Bruk lister for å se disse kontaktene.

• Gå gjennom resten av arbeidsflytinnstillingene, inkludert tilkoblinger og avmeldinger, og klikk deretter på Slå på.

• Klikk på Ja, slå på i dialogboksen.