Créer des workflows

Créer un nouveau workflow en utilisant des modèles

Utilisez un modèle de workflow cohérent avec vos objectifs pour rationaliser vos processus d'automatisation.

Pour créer un workflow en utilisant un modèle :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows. 
• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Créer un workflow > Depuis un modèle.
• Dans la bibliothèque de modèles, recherchez un modèle qui correspond à vos objectifs de workflow : 
  • Pour filtrer les modèles par fonction ou objectif, dans la barre latérale gauche, sélectionnez une catégorie. 
  • Pour rechercher un modèle spécifique, dans l'angle supérieur droit, saisissez un mot-clé de recherche. 
• Pour consulter les détails d'un modèle, cliquez sur Aperçu. Dans la boîte de dialogue, vous pouvez vérifier si le modèle est compatible avec vos abonnements HubSpot. Vous pouvez également consulter les détails suivants :
  
  • Objectif : l'objectif de ce modèle de workflow. 

• • Ce que vous devez préparer : toutes les ressources que vous devez préparer pour remplir les actions en tant que variable, comme les e-mails marketing ou les formulaires. 
  • Aperçu du modèle : les critères d'inscription et les actions de workflow inclus dans ce modèle. 

• Une fois que vous avez sélectionné votre modèle, cliquez sur Utiliser le modèle. Le modèle apparaîtra avec des actions de variable. Vous pouvez modifier, ajouter et supprimer des actions dans l'éditeur. 
   

Définir les critères d'inscription

Les critères d'inscription sont un ensemble de critères qui inscrivent automatiquement des fiches d'informations dans un workflow. Vous pouvez définir des critères d'inscription manuellement ou les générer à l'aide de Breeze. Si vous ne souhaitez pas inscrire automatiquement les fiches d'informations dans un workflow, vous pouvez laisser la case du critère d'inscription vide et inscrire les fiches d'informations manuellement.

• Basé sur des filtres
• Basé sur des événements
• Basé sur un calendrier

• Dans l'éditeur de workflow, cliquez sur Définir des critères d'inscription.
• Dans le panneau de gauche, sélectionnez Lorsqu'un événement se produit, Lorsque les critères de filtrage sont remplis ou Sur la base d'un calendrier.
• Dans le panneau de gauche, sélectionnez un type d'inscription pour votre critère d'inscription : Lorsqu'un événement se produit, Lorsqu'un critère de filtrage est rempli, Basé sur une planification récurrente ou Lorsqu'un webhook est reçu.
• Configurez le critère d'inscription, puis cliquez sur Enregistrer. 
   

• Par défaut, les fiches d'informations ne seront inscrites dans un workflow que la première fois où elles répondront aux critères d'inscription. Pour activer la réinscription :
  • Dans le panneau de gauche, cliquez sur l'onglet Réinscription.
  • Cliquez pour activer le bouton de réinscription.
  • Sélectionnez les critères que vous souhaitez utiliser pour la réinscription. Découvrez-en davantage sur l'ajout de critères de réinscription à des workflows.
• Ajoutez plus de critères d'inscription si nécessaire. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer. Découvrez-en davantage sur la configuration des critères d'inscription.
  
  

Ajouter des actions

Vous pouvez utiliser Breeze pour générer des actions pour un workflow ou sélectionner et ajouter manuellement des actions. Par exemple, vous pouvez utiliser un workflow pour envoyer un e-mail marketing ou attribuer vos fiches d'informations. Découvrez-en davantage sur les différentes actions de workflow disponibles dans HubSpot.

Après avoir ajouté une action, vous pouvez la cloner ou la déplacer afin de fluidifier le processus de création de workflow. Si vous souhaitez laisser une note sur une action de workflow, découvrez comment ajouter des commentaires à des actions de workflow. 

Remarque : Les actions disponibles dépendent de votre abonnement. L'utilisation d'actions verrouillées locked nécessite une mise à niveau du compte. 

Pour ajouter des actions à un workflow :

• Dans l'éditeur de workflow, cliquez sur l'icône Plus (+).
• Dans le panneau de gauche, sélectionnez une action. Découvrez-en davantage sur le choix des actions du workflow.
• Après avoir défini les détails de l'action, cliquez sur Enregistrer. Ou, si vous ajoutez l'action en tant que variable, cliquez sur Enregistrer sans remplir les détails de l'action. Les actions de variables doivent être remplies avant l'activation du workflow. Découvrez-en davantage sur les actions de variable.

Ajouter des variables de données aux actions

Selon l'action de workflow sélectionnée, vous pouvez utiliser le panneau de données pour insérer des variables de données provenant de diverses sources d'objets. Par exemple, vous pouvez utiliser les données d'une fiche d'informations de contact et de sa transaction associée pour envoyer un e-mail de notification interne contenant des jetons de personnalisation des deux fiches d'informations.

• Après avoir sélectionné votre action, dans le panneau de droite, cliquez sur le champ avec lequel vous souhaitez utiliser les données.
• Dans la section Sélectionner une variable de données, cliquez sur Modifier les données disponibles.
  
  

• Pour créer une nouvelle source de données, dans le panneau de droite, cliquez sur + Ajouter des fiches d'informations.
• Dans le champ Donnez un nom à votre source de données, saisissez un nom pour votre source de données.
• Cliquez sur le menu déroulant Choisissez un type d'enregistrement et sélectionnez une source de données.
• Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner une condition pour filtrer [type de fiche d'informations de source de données] et faites votre choix parmi les options suivantes : 
  • En cas d'association à la [fiche d'informations] inscrite : utilisez les données des fiches d'informations associées. Par exemple, dans un workflow basé sur des contacts, vous pouvez utiliser les données d'une fiche d'informations d'entreprise associée. 
    • Libellé d'association : sélectionnez le libellé d'association selon lequel vous souhaitez affiner les fiches d'informations associées, en particulier si vous avez plusieurs fiches d'informations associées du même type de fiche d'informations. Découvrez-en davantage sur les libellés d'associations.
       
  
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  • Si les valeurs de propriété correspondent : utilisez les données de fiches d'informations avec les valeurs de propriété correspondantes. Par exemple, dans un workflow basé sur des transactions, vous pouvez affiner uniquement les entreprises dont la valeur de la propriété de domaine correspond à la valeur de la propriété de domaine d'un contact inscrit. 
    • Toutes les fiches d'informations de votre CRM sont examinées pour trouver une propriété correspondante : choisissez une propriété du type de fiche d'informations sélectionnée pour la faire correspondre à la fiche d'informations inscrite. 
    • A la même valeur que : choisissez une propriété dans votre fiche d'informations inscrite. 
  
  
  
  
   
  • Si une valeur propriété est égale à : utilisez les données de fiches d'informations avec des valeurs de propriété spécifiques. Il est généralement recommandé d'utiliser cette option si vous utilisez une propriété personnalisée pour stocker des identifiants uniques. Par exemple, vous pouvez choisir uniquement des objets personnalisés pour lesquels la propriété Rôle de l'ID de liste a la valeur ABC12345. 
    • Toutes les fiches d'informations de votre CRM sont examinées pour trouver une propriété correspondante : choisissez une propriété à partir du type de fiche d'informations sélectionné selon lequel affiner.
    • Est égal à : sélectionnez ou saisissez une valeur de propriété. Seules les fiches d'informations avec la valeur de propriété spécifique seront sélectionnées. 
• Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner une condition pour filtrer [type de fiche d'informations] et sélectionnez Dernière mise à jour, Date de création ou Première création. 
   

• Configurez les détails de la source de données, puis cliquez sur Ajouter en bas. 
• Après avoir ajouté une source de données, pour vérifier ou supprimer une source de données existante :
  • Dans la section Sélectionner une variable de données, cliquez sur Modifier les données disponibles. Dans le panneau de droite, vérifiez toutes les sources de données ajoutées. 
  • Pour afficher plus de détails sur une source de données existante, cliquez sur l'icône en forme d'œil. 
  • Pour supprimer une source de données existante, cliquez sur l'icône Supprimer.
    
    

• Après avoir ajouté vos sources de données, utilisez les données d'une source spécifique :
  • Dans le panneau Insérer des données, cliquez sur le menu déroulant Afficher les propriétés ou Résultat d'action et sélectionnez une source de données. 
  • Après avoir sélectionné votre source, cliquez pour développer le type de données que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur la propriété à utiliser dans le champ.
    • La propriété sera automatiquement insérée dans le champ.

Consulter la petite carte des workflows

• Dans l'angle supérieur gauche de l'éditeur de workflows, cliquez sur Afficher le panneau de la mini carte.
  
  

• Une fois la mini carte ouverte, vous pouvez placer le curseur sur les actions du workflow pour afficher le nom de l'action et cliquer sur une zone de la mini carte pour y accéder.
• Si votre workflow nécessite des modifications avant de pouvoir être publié, l'action apparaîtra en jaune. Cliquez sur le lien dans l'alerte et consultez les modifications à apporter.
   

Annuler ou rétablir des modifications

Lorsque vous modifiez votre workflow, vous pouvez annuler ou rétablir des modifications apportées au workflow au cours des 30 jours précédents. Vous ne pouvez pas annuler ou rétablir certaines modifications telles que lesactions de code personnalisé.

Pour annuler ou rétablir une action :

• Pour annuler une action, cliquez sur l'icône d'annulation undo en haut à gauche. Les modifications seront annulées une par une.
• Pour rétablir une action, cliquez sur l'icône de rétablissement redo en haut à gauche. Les modifications seront rétablies une par une.
   

Gérer les paramètres

Pour gérer les paramètres du workflow :

• En haut à gauche, cliquez sur l'onglet Paramètres pour gérer les paramètres d'exécution et de notification du workflow. Découvrez-en davantage sur la gestion des paramètres de votre workflow.
• En haut à gauche, cliquez sur Modifier > Modifier le critère d'inscription pour gérer les paramètres d'inscription, de désinscription et de réinscription au workflow. 
  
  

Activer votre workflow

Pour vérifier et activer votre workflow :

• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Vérifier et publier.
• Dans le panneau de droite, vérifiez les détails de votre workflow :
  • Voir tous les contacts dans des listes : si vous disposez d'un compte Marketing Hub Starter, Pro ou Entreprise, dans les workflows basés sur les contacts, vous pouvez afficher une liste statique de contacts répondant aux critères d'inscription. La liste sera automatiquement enregistrée et accessible à partir de votre tableau de bord des listes.

• • Voulez-vous inscrire des contacts qui répondent actuellement aux critères d'inscription lorsque le workflow s'active : choisissez d'inscrire les fiches d'informations répondant actuellement aux critères d'inscription ou d'inscrire uniquement les fiches d'informations répondant aux critères dans le futur.
    • Oui, inscrire les [objets] existants qui répondent aux critères de déclenchement dès maintenant : inscrivez toutes les fiches d'informations existantes qui répondent aux critères d'inscription.
    • Non, inscrire uniquement les [objets] répondant aux critères de déclenchement après l'activation du workflow : inscrivez uniquement les fiches d'informations répondant aux critères d'inscription après l'activation du workflow. Lorsque cette option est sélectionnée : 
      • Si l'/le/la [objet] change pour répondre aux critères d'inscription pour la première fois après l'activation du workflow, l'/le/la [objet] sera inscrit(e).
      • Si l'/le/la [objet] répond à nouveau aux critères d'inscription et que la réinscription est activée, l'/le/la [objet] sera inscrit(e). Découvrez-en davantage sur les critères de réinscription.

Remarque : Le nombre de contacts existants affiché sur la page de vérification est une estimation. Pour afficher un nombre exact de contacts, créez une liste statique des contacts répondant aux critères en cliquant sur Voir tous les contacts dans des listes.

• En bas, cliquez sur Suivant. Pour votre workflow, vous pouvez consulter les sections Temps et Notifications, Connexions et Détails du workflow. Autrement, cliquez sur Ignorer pour activer. 
• En bas, cliquez sur Activer le workflow.