Tworzenie przepływów pracy

Użyj przepływów pracy, aby zautomatyzować procesy biznesowe. Możesz automatycznie rejestrować rekordy spełniające kryteria rejestracji, a następnie podejmować działania związane z rekordami.

Na przykład można zarejestrować wszystkie kontakty, które przesłały określony formularz, a następnie wysłać marketingową wiadomość e-mail i przypisać te kontakty do użytkownika. Można również podejmować działania na powiązanych rekordach, takie jak aktualizacja powiązanej firmy zarejestrowanego kontaktu. Zaleca się korzystanie z biblioteki przepływów pracy społeczności w celu uzyskania pomysłów podczas konfigurowania przepływu pracy.

Po utworzeniu przepływów pracy dowiedz się, jak je organizować.

Tworzenie nowego przepływu pracy

Twórz przepływy pracy od podstaw lub korzystaj z szablonów przepływów pracy, które będą Cię prowadzić. Liczba przepływów pracy, które można utworzyć, zależy od subskrypcji konta.

Tworzenie nowego przepływu pracy od podstaw

Aby utworzyć przepływ pracy od podstaw:

• Na koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy..
• W prawym górnym rogu kliknij Utwórz przepływ pracy > Od podstaw.
• W lewym panelu wybierz opcję [object]-based. Określa to typ rekordów, które mogą być rejestrowane w przepływie pracy. Do wyboru są następujące obiekty:
  • Kontakty
  • Firmy
  • Transakcje
  • Oferty(Sales Hub Professional lub Enterprise)
  • Bilety(Service Hub Professional lub Enterprise)
  • Obiekty niestandardowe( tylkoEnterprise )
  • Rozmowy
  • Zgłoszenia opinii(Service Hub Professional lub Enterprise)
  • Subskrypcje
  • Płatności
  • Cele
  • Leady(Sales Hub Professional lub Enterprise)
  • Użytkownicy
  • Zadania
  • Połączenia

• W prawym górnym rogu kliknij przycisk Dalej.
• Aby nadać przepływowi pracy nazwę i dodać opis:
  • U góry kliknijikonę ołówkaedit . Następnie wprowadź nazwę i opis przepływu pracy.
  • Alternatywnie, po skonfigurowaniu przepływu pracy, kliknij Wygeneruj opis , aby użyć Breeze do wygenerowania opisu przepływu pracy na podstawie jego wyzwalaczy i działań.
  • Na dole kliknij przycisk Zapisz.
    

Tworzenie nowego przepływu pracy przy użyciu szablonów

Użyj szablonu przepływu pracy dostosowanego do Twoich celów, aby usprawnić procesy automatyzacji.

Aby utworzyć przepływ pracy przy użyciu szablonu:

• Na koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy..
• W prawym górnym rogu kliknij Utwórz przepływ pracy > Z szablonu.
• W bibliotece szablonów wyszukaj szablon pasujący do celów przepływu pracy:
  • Aby filtrować szablony według funkcji lub celu, na lewym pasku bocznym wybierz kategorię.
  • Aby wyszukać określony szablon, w prawym górnym rogu wprowadź słowo kluczowe wyszukiwania.
• Aby przejrzeć szczegóły szablonu, kliknij przycisk Podgląd. W oknie dialogowym można sprawdzić, czy szablon jest zgodny z subskrypcjami HubSpot. Można również przejrzeć następujące szczegóły:
  
  • Cel: cel tego szablonu przepływu pracy.

• • Co należy przygotować: wszelkie zasoby, które należy przygotować, aby wypełnić akcje zastępcze, takie jak marketingowe wiadomości e-mail lub formularze.
  • Podgląd szablonu: wyzwalacze rejestracji i akcje przepływu pracy zawarte w tym szablonie.

• Po wybraniu szablonu kliknij przycisk Użyj szablonu. Szablon zostanie wyświetlony z działaniami zastępczymi. Działania można edytować, dodawać i usuwać w edytorze.
  

Ustawianie wyzwalaczy rejestracji

Wyzwalacze rejestracji to zestaw kryteriów, które automatycznie rejestrują rekordy w przepływie pracy. Wyzwalacze rejestracji można ustawić ręcznie lub wygenerować za pomocą aplikacji Breeze. Jeśli nie chcesz automatycznie rejestrować rekordów w przepływie pracy, możesz pozostawić pole wyzwalacza rejestracji puste i zamiast tego rejestrować rekordy ręcznie.

• Oparte na filtrze
• Oparte na zdarzeniach
• Na podstawie harmonogramu

• W edytorze przepływu pracy kliknij przycisk Konfiguruj wyzwalacze.
• W lewym panelu wybierz opcję Po wystąpieniu zdarzenia, Po spełnieniu kryteriów filtrowania lub Na podstawie harmonogramu.
• W lewym panelu wybierz typ rejestracji dla wyzwalacza rejestracji. Po wystąpieniu zdarzenia, po spełnieniu kryteriów filtrowania, na podstawie powtarzającego się harmonogramu lub po otrzymaniu webhooka.
• Skonfiguruj wyzwalacz, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
  

• Domyślnie rekordy będą rejestrowane w przepływie pracy tylko za pierwszym razem, gdy spełnią kryteria rejestracji. Aby włączyć ponowną rejestrację:
  • W lewym panelu kliknij kartę Ponowna rejestracja.
  • Kliknij, aby włączyć przełącznik Ponowna rejestracja.
  • Wybierz wyzwalacze, których chcesz użyć do ponownej rejestracji. Dowiedz się więcej o dodawaniu wyzwalaczy ponownej rejestracji do przepływów pracy.
• W razie potrzeby dodaj więcej wyzwalaczy rejestracji. Po zakończeniu kliknij przycisk Zapisz. Dowiedz się więcej o ustawianiu wyzwalaczy rejestracji.
  
  

Dodawanie działań

Aplikacji Breeze można używać do generowania akcji dla przepływu pracy lub ręcznego wybierania i dodawania akcji. Możesz na przykład użyć przepływu pracy, aby wysłać marketingową wiadomość e-mail lub przypisać swoje rekordy. Dowiedz się więcej o różnych działaniach workflow dostępnych w HubSpot.

Po dodaniu działania można je sklonować lub przenieść, aby usprawnić proces tworzenia przepływu pracy. Jeśli chcesz zostawić notatkę na temat działania przepływu pracy, dowiedz się, jak dodawać komentarze do działań przepływu pracy.

Uwaga: dostępne akcje zależą od posiadanej subskrypcji. locked Zablokowane akcje wymagają uaktualnienia konta.

Aby dodać akcje do przepływu pracy:

• W edytorze przepływu pracy kliknij ikonę + plus.
• W lewym panelu wybierz akcję. Dowiedz się więcej o wybieraniu akcji przepływu pracy.
• Po skonfigurowaniu szczegółów akcji kliknij przycisk Zapisz. Lub, jeśli dodajesz akcję jako symbol zastępczy, kliknij Zapisz bez wypełniania szczegółów akcji. Akcje zastępcze muszą zostać wypełnione przed włączeniem przepływu pracy. Dowiedz się więcej o akcjach zastępczych.

Dodawanie zmiennych danych do akcji

W zależności od wybranej akcji przepływu pracy można użyć panelu danych do wstawienia zmiennych danych z różnych źródeł obiektów. Na przykład można użyć danych z rekordu kontaktu i powiązanej z nim transakcji, aby wysłać wewnętrzną wiadomość e-mail z powiadomieniem, która zawiera tokeny personalizacji z obu rekordów.

• Po wybraniu akcji, w lewym panelu kliknij pole , z którym chcesz użyć danych.
• W sekcji Wybierz zmienną danych kliknij opcję Edytuj dostępne dane.
  
  

• Aby utworzyć nowe źródło danych, w prawym panelu kliknij + Dodaj rekordy.
• W polu Name your data source wprowadź nazwę źródła danych.
• Kliknij menu rozwijane Wybierz typ rekordu i wybierz źródło danych.
• Kliknij menu rozwijane Wybierz warunek filtrowania [typ rekordu źródła danych] i wybierz jedną z poniższych opcji:
  • If associated to the enrolled [record]: użyj danych z powiązanych rekordów. Na przykład w przepływie pracy opartym na kontaktach można użyć danych z powiązanego rekordu firmy.
    • Etykieta asocjacji: wybierz etykietę asocjacji , według której chcesz zawęzić powiązane rekordy, zwłaszcza jeśli masz więcej niż jeden powiązany rekord tego samego typu. Dowiedz się więcej o etykietach asocjacji.
      
  
  .
  
  • Jeśli wartości właściwości są zgodne: użyj danych z rekordów z pasującymi wartościami właściwości. Na przykład w przepływie pracy opartym na transakcjach można zawęzić tylko firmy, w których wartość właściwości domeny jest zgodna z wartością właściwości domeny zarejestrowanego kontaktu.
    • Wszystkie rekordy w CRM są sprawdzane w celu znalezienia pasującej właściwości: wybierz właściwość z wybranego typu rekordu, aby dopasować ją do zarejestrowanego rekordu.
    • Ma taką samą wartość jak: wybierz właściwość z zarejestrowanego rekordu.
  
  
  
  
  
  • Jeśli wartość właściwości jest równa: użyj danych z rekordów o określonych wartościach właściwości. Ogólnie zaleca się korzystanie z tej opcji, jeśli używasz właściwości niestandardowej do przechowywania unikalnych identyfikatorów. Na przykład można wybrać tylko obiekty niestandardowe, w których właściwość roli Listing ID ma wartość ABC12345.
    • Wszystkie rekordy w CRM są sprawdzane w celu znalezienia pasującej właściwości: wybierz właściwość z wybranego typu rekordu, aby zawęzić według.
    • Jest równe: wybierz lub wprowadź wartość właściwości, wybrane zostaną tylko rekordy z określoną wartością właściwości.
• Kliknij opcję Wybierz warunek, aby filtrować [typ rekordu] do jednego menu rozwijanego i wybierz spośród opcji Ostatnio zaktualizowane, Ostatnio utworzone lub Najpierw utworzone.
  

• Skonfiguruj szczegóły źródła danych, a następnie kliknij Dodaj u dołu.
• Po dodaniu źródła danych można przejrzeć lub usunąć istniejące źródła danych:
  • W sekcji Wybierz zmienną danych kliknij Edytuj dostępne dane. W prawym panelu przejrzyj wszystkie dodane źródła danych.
  • Aby przejrzeć więcej szczegółów na temat istniejącego źródła danych, kliknij ikonę oka.
  • Aby usunąć istniejące źródło danych, kliknij ikonę usuwania.
    
    

• Po dodaniu źródeł danych użyj danych z określonego źródła:
  • W panelu Wstaw dane kliknij menu rozwijane Wyświetl właściwości lub dane wyjściowe akcji i wybierz źródło danych.
  • Po wybraniu źródła kliknij, aby rozwinąć typ danych , którego chcesz użyć, a następnie kliknij właściwość , której chcesz użyć w polu.
    • Właściwość zostanie automatycznie wstawiona do pola.

Przeglądanie minimapy przepływu pracy

• W lewym górnym rogu edytora przepływu pracy kliknij przycisk Pokaż panel minimapy.
  
  

• Po otwarciu minimapy można najechać kursorem na akcje przepływu pracy, aby wyświetlić nazwę akcji, i kliknąć obszar minimapy, aby tam nawigować.
• Jeśli przepływ pracy wymaga zmian przed opublikowaniem, akcja zostanie podświetlona na żółto. Kliknij łącze w alercie i przejrzyj zmiany, które należy wprowadzić.
  

Cofnij lub ponów zmiany

Podczas edycji przepływu pracy można cofnąć lub ponowić zmiany wprowadzone w przepływie pracy w ciągu ostatnich 30 dni. Niektórych zmian, takich jakniestandardowe akcje kodu, nie można cofnąć ani ponowić.

Aby cofnąć lub ponowić akcję:

• Aby cofnąć działanie, kliknij ikonę cofania undo w lewym górnym rogu. Zmiany będą cofane pojedynczo.
• Aby powtórzyć czynność, kliknij ikonę redo redo w lewym górnym rogu. Zmiany będą wprowadzane pojedynczo.
  

Zarządzanie ustawieniami

Aby zarządzać ustawieniami przepływu pracy:

• W lewym górnym rogu kliknij kartę Ustawienia, aby zarządzać wykonaniem przepływu pracy i ustawieniami powiadomień. Dowiedz się więcej o zarządzaniu ustawieniami przepływu pracy.
• W lewym górnym rogu kliknij Edytuj > Edytuj wyzwalacz rejestracji , aby zarządzać ustawieniami rejestracji, wyrejestrowania i ponownego zarejestrowania przepływu pracy.
  
  

Włącz przepływ pracy

Aby sprawdzić i włączyć przepływ pracy:

• W prawym górnym rogu kliknij opcję Przejrzyj i opublikuj.
• W prawym panelu przejrzyj szczegóły przepływu pracy:
  • Zobacz wszystkie kontakty na listach: jeśli masz konto Marketing Hub Starter, Professional lub Enterprise, w przepływach pracy opartych na kontaktach możesz wyświetlić statyczną listę kontaktów spełniających kryteria rejestracji. Lista zostanie automatycznie zapisana i będzie dostępna z pulpitu nawigacyjnego list.

• • Czy chcesz rejestrować kontakty, które aktualnie spełniają kryteria rejestracji po włączeniu przepływu pracy: Wybierz, czy chcesz rejestrować rekordy, które obecnie spełniają kryteria rejestracji, czy tylko rekordy spełniające kryteria rejestracji w przyszłości.
    • Tak, zarejestruj istniejące [obiekty], które spełniają kryteria wyzwalacza od teraz: zarejestruj wszystkie istniejące rekordy, które spełniają kryteria wyzwalacza rejestracji.
    • Nie, rejestruj tylko [obiekty], które spełniają kryteria wyzwalacza po włączeniu przepływu pracy: rejestruj tylko rekordy, które spełniają kryteria wyzwalacza rejestracji po włączeniu przepływu pracy. Po wybraniu tej opcji:
      • Jeśli [obiekt] zmieni się, aby spełnić kryteria wyzwalania rejestracji po raz pierwszy po włączeniu przepływu pracy, [obiekt] zostanie zarejestrowany.
      • Jeśli [obiekt] zmieni się, aby ponownie spełnić kryteria rejestracji, a ponowna rejestracja zostanie włączona, [obiekt] zostanie zarejestrowany. Dowiedz się więcej o wyzwalaczach ponownej rejestracji.

Uwaga: liczba istniejących kontaktów wyświetlana na stronie przeglądu jest szacunkowa. Aby wyświetlić dokładną liczbę kontaktów, utwórz statyczną listę kontaktów spełniających kryteria, klikając opcję Zobacz wszystkie kontakty na listach.

• Na dole kliknij przycisk Dalej. Możesz przejrzeć harmonogram i powiadomienia przepływu pracy oraz połączenia. Możesz też kliknąć Pomiń, aby włączyć.
• Jeśli nie wprowadziłeś nazwy lub opisu przepływu pracy, zostaną one automatycznie wygenerowane przez AI. Aby zaktualizować te szczegóły, kliknij Edytuj w odpowiednich sekcjach.
• U dołu kliknij Włącz przepływ pracy.