Tworzenie przepływów pracy

Utwórz przepływ pracy, aby zautomatyzować procesy biznesowe i zwiększyć wydajność swojego zespołu. Ustaw kryteria rejestracji, aby automatycznie rejestrować rekordy i podejmować działania dotyczące kontaktów, firm, transakcji, ofert i biletów. Możesz także podejmować działania na powiązanych rekordach, takie jak aktualizacja powiązanej firmy zarejestrowanego kontaktu.

Po utworzeniu przepływu pracy pojawi się on w zakładce Utworzone w przepływach pracy na pulpicie nawigacyjnym przepływów pracy. Przepływy pracy utworzone za pomocą innych narzędzi, takich jak formularze, wiadomości e-mail, bilety lub transakcje , będą wyświetlane na karcie Utworzone w innych narzędziach. Dowiedz się więcej o organizowaniu przepływów pracy.

Wybierz obiekt przepływu pracy i wpisz

W narzędziu przepływów pracy można utworzyć przepływ pracy od podstaw lub skorzystać z szablonu przepływu pracy. W zależności od wybranego przepływu konfiguracji zostanie wyświetlony monit o wybranie obiektu i typu przepływu pracy.

Aby rozpocząć tworzenie przepływu pracy:

• Na koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy.
• Nowy przepływ pracy można utworzyć od podstaw lub na podstawie szablonu:
  • Aby utworzyć nowy przepływ pracy od podstaw, w prawym górnym rogu kliknij opcję Utwórz przepływ pracy > Od podstaw.
  • Aby utworzyć nowy przepływ pracy z szablonu, w prawym górnym rogu kliknij opcję Utwórz przepływ pracy > Z szablonu.
• Aby edytować lub klonować istniejące przepływy pracy, najedź kursorem na przepływ i kliknij Klonuj lub Edytuj.

Zacznij od zera

Aby utworzyć przepływ pracy od podstaw:

• W lewym panelu wybierz opcję [object]-based , aby wybrać obiekt przepływu pracy. Określa on typ rekordów, które mogą zostać zarejestrowane w przepływie pracy. Podczas tworzenia przepływu pracy od podstaw można wybrać jeden z następujących obiektów:

• • Kontakty
  • Firmy
  • Oferty
  • Wyceny(Sales Hub Professional lub Enterprise)
  • Bilety(Service Hub Professional lub Enterprise)
  • Obiekty niestandardowe( tylkoEnterprise )
  • Rozmowy
  • Przesyłanie opinii(Service Hub Professional lub Enterprise)
  • Subskrypcje
  • Płatności
  • Cele

• W prawym panelu, w sekcji Wybierz typ, wybierz typ przepływu pracy:
  • Pusty przepływ pracy: rozpocznij od pustego przepływu pracy i dodaj własne wyzwalacze rejestracji, akcje i opóźnienia.
  • Zaplanowany przepływ pracy( tylkoOperations Hub Professional i Enterprise ): ustaw harmonogram przepływu pracy, aby powtarzał się w regularnych, wcześniej określonych odstępach czasu, takich jak codziennie, co tydzień, co miesiąc lub co rok. Następnie można dodać własne wyzwalacze rejestracji, akcje i opóźnienia. Dowiedz się więcej o tworzeniu zaplanowanych przepływów pracy.
  • Określonadata lub właściwość Data kontaktu( tylko przepływy pracyoparte na kontaktach ): rozpocznij od pustego przepływu pracy i dodaj akcje, które są wykonywane w oparciu o określoną datę lub daty ustawione na określonej właściwości w zarejestrowanych rekordach. Dowiedz się więcej o tworzeniu przepływów pracy z określoną datą lub właściwością Contact date.

• Kliknij przycisk Dalej.
• Kliknijikonę ołówkaedit , aby nadać przepływowi pracy nazwę i dodać opis.
• Kliknij przycisk Zapisz.

Użyj szablonu

Użyj szablonu przepływu pracy dostosowanego do Twoich celów, aby usprawnić procesy automatyzacji. Możesz także przeglądać szablony, aby poznać różne opcje automatyzacji przepływu pracy.

Aby utworzyć przepływ pracy przy użyciu szablonu:

• W bibliotece szablonów można wyszukać szablon pasujący do celów przepływu pracy:
  • Aby filtrować szablony według funkcji lub celu, na lewym pasku bocznym wybierz kategorię.
  • Aby wyszukać konkretny szablon, wprowadź słowo kluczowe w prawym górnym rogu.
• Aby przejrzeć szczegóły szablonu, kliknij przycisk Podgląd. W oknie dialogowym można sprawdzić, czy szablon jest zgodny z subskrypcjami HubSpot. Można również przejrzeć następujące szczegóły:
  
  • Cel: cel i zadania tego przepływu pracy.
  • Dołączone wyzwalacze i akcje: wyzwalacze rejestracji i akcje przepływu pracy, które są zawarte w tym szablonie.
  • Co należy przygotować: wszelkie zasoby, które należy przygotować, aby wypełnić akcje zastępcze, takie jak marketingowe wiadomości e-mail lub formularze.
• Po wybraniu szablonu kliknij przycisk Użyj szablonu. W edytorze przepływu pracy szablon zostanie wyświetlony z akcjami zastępczymi. W edytorze można edytować, dodawać i usuwać akcje.

Ustawianie wyzwalaczy rejestracji

Wyzwalacze rejestracji to zestaw kryteriów, które automatycznie rejestrują rekordy w przepływie pracy. Wyzwalacze rejestracji mogą być oparte na filtrach lub zdarzeniach. Jeśli chcesz tylko ręcznie rejestrować rekordy, pozostaw pole wyzwalacza rejestracji puste. Dowiedz się więcej o ręcznej rejestracji.

Aby obejrzeć przegląd tego procesu, obejrzyj poniższy film:

• W edytorze przepływu pracy kliknij przycisk Konfiguruj wyzwalacze. Dowiedz się więcej o ustawianiu wyzwalaczy rejestracji w przepływach pracy.
• W lewym panelu wybierz opcję Gdy wystąpi zdarzenie lub Gdy zostaną spełnione kryteria filtrowania. Dowiedz się więcej o wyzwalaczach zdarzeń.
• W lewym panelu wybierz typ filtra dla wyzwalacza rejestracji. Skonfiguruj wyzwalacz, a następnie kliknij przycisk Zastosuj filtr.

• Domyślnie rekordy będą rejestrowane w przepływie pracy tylko za pierwszym razem, gdy spełnią kryteria rejestracji. Aby włączyć ponowną rejestrację:
  • W lewym panelu kliknij kartę Ponowna rejestracja.
  • Kliknij, aby włączyć przełącznik Ponowna rejestracja.
  • Wybierz wyzwalacze, których chcesz użyć do ponownej rejestracji. Dowiedz się więcej o dodawaniu wyzwalaczy ponownej rejestracji do przepływów pracy.
• W razie potrzeby dodaj więcej wyzwalaczy rejestracji.
• Po zakończeniu kliknij przycisk Zapisz.

Dodaj działania

Dodaj akcje do przepływu pracy. Możesz na przykład użyć przepływu pracy, aby wysłać marketingową wiadomość e-mail lub przypisać swoje rekordy. Dowiedz się więcej o różnych akcjach workflowdostępnych w HubSpot.

Po dodaniu akcji można ją sklonować lub przenie ść, aby usprawnić proces tworzenia przepływu pracy. A jeśli chcesz zostawić notatkę na temat akcji przepływu pracy, dowiedz się, jak dodawać komentarze do akcji przepływu pracy.

Uwaga: dostępne akcje zależą od posiadanej subskrypcji. Zablokowane działania locked wymagają aktualizacji konta.

Aby dodać akcje do przepływu pracy:

• Kliknij ikonę + plus.
• W lewym panelu wybierz akcję. Dowiedz się więcej o wybieraniu akcji przepływu pracy.
• W zależności od wybranej akcji przepływu pracy można również użyć panelu danych, aby użyć danych z różnych źródeł obiektów. Na przykład można użyć danych z rekordu kontaktu i powiązanej z nim transakcji, aby wysłać powiadomienie w aplikacji do właściciela transakcji.

• Funkcjonalność panelu danych może być używana z poniższymi akcjami przepływu pracy:
  • Wyślij wewnętrzne powiadomienie e-mail.
  • Utwórz zadanie.

• • Wyślij powiadomienie w aplikacji.
  • Wartość jest równa oddziałowi.
  • Ustaw wartość właściwości (podczas ustawiania właściwości tekstu).
  • Kopiowanie właściwości.
  • Utwórz rekord (podczas ustawiania właściwości tekstu).
  • Wyślij powiadomienie Slack (wymaga integracji ze Slack).
  • Formatowanie danych( tylkoOperation Hub Professional lub Enterprise ).

• • Webhook( tylkoOperation Hub Professional lub Enterprise ).

• Aby korzystać z funkcji panelu danych:
  • Aby dodać źródło danych do dostępnych danych panelu:
    • W sekcji Dostępne dane kliknij opcję Edytuj dostępne dane.

• • • W prawym panelu kliknij + Dodaj źródło danych.
    • Kliknij menu rozwijane Wybierz typ rekordu i wybierz źródło danych.
    • Skonfiguruj szczegóły źródła danych, a następnie kliknij przycisk Dodaj.

• • Aby użyć danych z określonego źródła do działania:
    
    • Na karcie Edytuj akcję kliknij pole , w którym chcesz użyć danych.
    • W sekcji Właściwości obiektu kliknij, aby rozwinąć źródło danych , którego chcesz użyć, a następnie kliknij właściwość , której chcesz użyć w polu. Właściwość zostanie wstawiona do pola.

• Po skonfigurowaniu szczegółów akcji kliknij przycisk Zapisz. Lub, jeśli dodajesz akcję jako symbol zastępczy, kliknij Zapisz bez wypełniania szczegółów akcji. Akcje zastępcze muszą zostać wypełnione przed włączeniem przepływu pracy. Dowiedz się więcej o akcjach zastępczych.
• Kliknij ikonę + plus , aby dodać więcej akcji przepływu pracy.
• Podczas tworzenia większych przepływów pracy można użyć minimapy przepływu pracy, aby uzyskać szybszy widok architektury przepływu pracy i szybszą nawigację. Aby użyć minimapy przepływu pracy:
  • W lewym górnym rogu osi czasu przepływu pracy kliknij opcję Pokaż minimapę.
  • Po otwarciu minimapy można najechać kursorem na akcje przepływu pracy, aby wyświetlić nazwę akcji, i kliknąć obszar minimapy, aby przejść do niego.
  • Aby zamknąć minimapę, kliknijikonę strzałki left w prawym górnym rogu minimapy.

• Jeśli przepływ pracy wymaga zmian przed opublikowaniem, znacznik końcowy będzie żółty. Kliknij łącze w alercie i przejrzyj zmiany, które należy wprowadzić.

Cofnij lub ponów zmiany

Podczas edycji przepływu pracy można cofnąć lub ponowić zmiany wprowadzone w przepływie pracy w ciągu ostatnich 30 dni.

Uwaga: nie można korzystać z funkcji cofania i ponawiania dla akcji rozszerzeń, akcji kodu niestandardowego ani akcji przenoszenia lub klonowania.

• Przejdź do edytora przepływu pracy.
• Aby cofnąć działanie, kliknij ikonę cofania undo w lewym górnym rogu. Zmiany będą cofane pojedynczo.

• Aby powtórzyć czynność, kliknij ikonę powtórzenia redo w lewym górnym rogu. Zmiany będą ponawiane pojedynczo.

Zarządzanie ustawieniami

Dowiedz się więcej o zarządzaniu ustawieniami przepływu pracy.

Aby zarządzać ustawieniami przepływu pracy:

• Kliknij kartę Ustawienia, aby zarządzać ustawieniami przepływu pracy.
• Na karcie Ogólne wybierz dni i godziny, w których mają być wykonywane akcje, zarejestruj kontakty z Salesforce i powiąż kampanie z przepływem pracy.
• Na karcie Wyrejestrowanie i wykluczenie ustaw kryteria wyrejestrowania i wykluczenia, aby automatycznie usuwać lub wykluczać rekordy z przepływu pracy.
• Na karcie Powiadomienia skonfiguruj powiadomienia e-mail, aby ostrzegać użytkowników i zespoły, gdy wskaźnik rejestracji przepływu pracy wzrośnie lub spadnie powyżej określonego procentu.
  
  

Włącz przepływ pracy

Po skonfigurowaniu przepływu pracy włącz go, aby rozpocząć automatyzację. Jeśli zostały zapisane jakiekolwiek akcje zastępcze, muszą one zostać ukończone przed włączeniem przepływu pracy. Po włączeniu przepływu pracy można wyświetlić historię przepływu pracy, aby monitorować zarejestrowane rekordy.

Aby obejrzeć przegląd tego procesu, obejrzyj poniższy film:

Aby przejrzeć i włączyć przepływ pracy:

• W prawym górnym rogu kliknij przycisk Przejrzyj i opublikuj.
• Wybierz, aby rejestrować rekordy, które obecnie spełniają kryteria rejestracji lub rejestrować tylko rekordy, które spełnią kryteria w przyszłości:
  • Aby rejestrować tylko rekordy spełniające kryteria wyzwalania rejestracji po włączeniu przepływu pracy, wybierz opcję Nie, rejestruj tylko [obiekty] spełniające kryteria wyzwalania po włączeniu przepływu pracy.
  • Aby zarejestrować istniejące rekordy spełniające kryteria rejestracji, wybierz Yes, enroll existing [objects] which meet the trigger criteria as of now.

• • Jeśli masz konto Marketing Hub Starter, Professional lub Enterprise, w przepływach pracy opartych na kontaktach możesz wyświetlić statyczną listę kontaktów spełniających kryteria, klikając opcję Użyj list, aby zobaczyć te kontakty. Lista zostanie automatycznie zapisana i będzie można uzyskać do niej dostęp z pulpitu nawigacyjnego list.

Uwaga: liczba istniejących kontaktów wyświetlana na stronie recenzji jest szacunkowa. Aby wyświetlić dokładną liczbę kontaktów, utwórz statyczną listę kontaktów spełniających kryteria, klikając opcję Użyj list, aby wyświetlić te kontakty.

• Przejrzyj pozostałe ustawienia przepływu pracy, w tym połączenia i wyrejestrowania, a następnie kliknij Włącz.

• W oknie dialogowym kliknij przycisk Tak, włącz.