Tworzenie przepływów pracy

Stwórz przepływ pracy, aby zautomatyzować procesy biznesowe i zwiększyć wydajność zespołu. Ustaw kryteria zapisywania, aby automatycznie zapisywać rekordy i podejmować działania dotyczące kontaktów, firm, transakcji, ofert i biletów. Możesz również podejmować działania na powiązanych rekordach, takie jak aktualizacja powiązanej firmy zapisanego kontaktu.

Po utworzeniu przepływu, pojawi się on w zakładce Utworzone w przepływach na pulpicie nawigacyjnym przepływów. Przepływy utworzone z innych narzędzi, takich jak formularze, e-maile, bilety czy transakcje , będą wyświetlane w zakładce Utworzone w innych narz ędziach. Dowiedz się więcej o organizowaniu przepływów pracy.

Wybierz obiekt i typ przepływu pracy

W narzędziu przepływów pracy można utworzyć przepływ od podstaw lub skorzystać z szablonu przepływu. W zależności od tego, który przepływ wybierzesz, zostaniesz poproszony o wybranie obiektu i typu przepływu.

Aby rozpocząć tworzenie przepływu pracy:

• W koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy.
• Nowy przepływ można utworzyć od podstaw lub na podstawie szablonu:
  • Aby utworzyć nowy przepływ od podstaw, należy w prawym górnym rogu kliknąć Utwórz przepływ > Od podstaw.
  • Aby utworzyć nowy przepływ z szablonu, należy w prawym górnym rogu kliknąć Utwórz przepływ > Z szablonu.
• Aby edytować lub klonować istniejące przepływy, należy najechać na nie kursorem i kliknąć Klonuj lub Edytuj.
  
  

Zacznij od podstaw

Aby stworzyć przepływ pracy od podstaw:

• W lewym panelu należy wybrać opcję [obiekt]-na podstawie , aby wybrać obiekt przepływu pracy. Określa on, jakiego typu rekordy mogą być zapisane w przepływie. Podczas tworzenia przepływu pracy od podstaw, można wybrać spośród następujących obiektów:

• • Kontakty
  • Firmy
  • Deale
  • Cytaty(Sales Hub Professional lub Enterprise)
  • Bilety(Service Hub Professional lub Enterprise)
  • Obiekty niestandardowe( tylkoEnterprise )
  • Rozmowy
  • Przesyłanie informacji zwrotnych(Service Hub Professional lub Enterprise)
  • Subskrypcje
  • Płatności
  • Cele

• W prawym panelu, w sekcji Wybierz typ, wybierz typ przepływu:
  • Pusty przepływ: zacznij odpustego przepływu i dodaj własne wyzwalacze zapisów, akcje i opóźnienia.
  • Przepływzaplanowany( tylkoOperations Hub Professional i Enterprise ): ustawienie harmonogramu powtarzania przepływu w regularnych, wcześniej określonych odstępach czasu, np. codziennie, co tydzień, co miesiąc lub co rok. Następnie można dodać własne wyzwalacze zapisów, akcje i opóźnienia. Dowiedz się więcej o tworzeniu zaplanowanych przepływów pracy.
  • Określona data lub właściwość kontaktu( tylko przepływyoparte na kontaktach ): rozpocznij pracę z pustym przepływem i dodaj akcje, które będą wykonywane w oparciu o określoną datę lub daty ustawione na określonej właściwości w zapisanych rekordach. Dowiedz się więcej o tworzeniu przepływów z określoną datą lub właściwością kontaktu.

• Kliknij Next.
• Kliknijikonę ołówka edit , aby nadać swojemu przepływowi pracy nazwę i dodać opis.
• Kliknij przycisk Zapisz.

Użyj szablonu

Użyj szablonu przepływu pracy dopasowanego do Twoich celów, aby usprawnić procesy automatyzacji. Możesz również przeglądać szablony, aby poznać różne opcje automatyzacji przepływu pracy.

Aby utworzyć przepływ pracy przy użyciu szablonu:

• W bibliotece szablonów wyszukaj szablon, który odpowiada Twoim celom przepływu pracy:
  • Aby filtrować szablony według funkcji lub celu, w lewym pasku bocznym wybierz kategorię.
  • Aby wyszukać konkretny szablon, w prawym górnym rogu wpisz słowo kluczowe.
• Aby przejrzeć szczegóły szablonu, kliknij przycisk Podgląd. W oknie dialogowym możesz sprawdzić, czy szablon jest zgodny z Twoimi subskrypcjami HubSpot. Można również przejrzeć następujące szczegóły:
  
  • Cel: przeznaczenie i cele tego przepływu pracy.
  • Uwzględnione wyzwalacze i akcje: wyzwalacze zapisów i akcje przepływu pracy , które są zawarte w tym szablonie.
  • Co będziesz musiał przygotować: wszelkie aktywa, które będziesz musiał przygotować, aby wypełnić akcje placeholder, takie jak e-maile marketingowe lub formularze.
• Po wybraniu szablonu należy kliknąć przycisk Użyj szablonu. W edytorze przepływu pracy, szablon zostanie wyświetlony wraz z akcjami zastępczymi. W edytorze można edytować, dodawać i usuwać akcje.
  
  

Ustawienie wyzwalaczy zapisów

Wyzwalacze zapisów są zestawem kryteriów, które automatycznie zapisują rekordy do przepływu pracy. Jeśli rekordy mają być rejestrowane tylko ręcznie, należy pozostawić pole wyzwalacza rejestracji puste. Dowiedz się więcej o ręcznej rejestracji.

Aby obejrzeć przegląd tego procesu, sprawdź poniższy film:

Zobacz pełną lekcję Akademii HubSpot: Workflows deep dive

• W edytorze przepływu pracy kliknij przycisk Ustaw wyzwalacze. Dowiedz się więcej o ustawianiu wyzwalaczy zapisów w przepływach pracy.
• W prawym panelu wybierz typ filtra dla wyzwalacza zapisów. Skonfiguruj wyzwalacz, a następnie kliknij przycisk Zastosuj filtr.
  
  

• Domyślnie rekordy będą zapisywane do przepływu pracy tylko za pierwszym razem, gdy spełnią wymagania dotyczące zapisów. Aby włączyć ponowne zapisy:
  • W prawym panelu kliknij zakładkę Re-enrollment.
  • Kliknij, aby włączyć przełącznik Ponowne zapisy.
  • Wybierz wyzwalacze, których chcesz użyć do ponownego zapisania. Dowiedz się więcej o dodawaniu wyzwalaczy ponownej rejestracji do przepływów pracy.
• W razie potrzeby dodaj więcej wyzwalaczy zapisów.
• Gdy skończysz, kliknij przycisk Zapisz.
  
  

Dodaj działania

Dodaj akcje do swojego przepływu pracy. Na przykład możesz użyć przepływu pracy, aby wysłać wiadomość e-mail marketingową lub przypisać rekordy. Dowiedz się więcej o różnych akcjach przepływu pracydostępnych w HubSpot.

Po dodaniu akcji można ją sklonować lub przenieść, aby usprawnić proces tworzenia przepływu. A jeśli chciałbyś zostawić na akcji przepływu notatkę, aby móc się do niej odwołać, dowiedz się, jak dodawać komentarze do akcji przepływu.

Uwaga: dostępne działania zależą od posiadanej subskrypcji. Zablokowane działania locked wymagają aktualizacji konta, aby móc z nich korzystać.

Aby dodać akcje do przepływu pracy:

• Kliknąć ikonę + plus.
• W prawym panelu wybierz akcję. Dowiedz się więcej o wyborze akcji przepływu pracy.
• Skonfiguruj szczegóły akcji, a następnie kliknij przycisk Zapisz. Lub, jeśli dodajesz akcję jako zastępczą, kliknij Zapisz bez wypełniania szczegółów akcji. Akcje zastępcze muszą być wypełnione przed włączeniem przepływu pracy. Dowiedz się więcej o akcjach zastępczych.
• Kliknij ikonę plusa + , aby dodać więcej akcji przepływu.
• Podczas budowania większych przepływów, można użyć minimapy przepływu, aby uzyskać szybszy widok architektury przepływu i szybszą nawigację. Aby skorzystać z minimapy przepływu:
  • W lewej górnej części osi czasu przepływu. kliknij Pokaż minimapę.
  • Po otwarciu minimapy można najechać na akcje przepływu, by zobaczyć ich nazwę, a następnie kliknąć na obszar minimapy, by się tam poruszać.
  • Aby zamknąć minimapę, należy kliknąćikonę strzałkileft w prawym górnym rogu minimapy.
    
    

• Jeżeli przepływ wymaga zmian przed jego opublikowaniem, znacznik końcowy będzie miał kolor żółty. Należy kliknąć link w alercie i przejrzeć zmiany, które należy wprowadzić.

Zarządzaj ustawieniami

Dowiedz się więcej o zarządzaniu ustawieniami przepływu pracy.

Aby zarządzać ustawieniami przepływu pracy:

• Kliknij zakładkę Ustawienia, aby zarządzać ustawieniami przepływu pracy.
• W zakładce Ogólne należy wybrać dni i godziny, w których mają być wykonywane akcje, zapisać kontakty z Salesforce oraz powiązać kampanie z przepływem.
• Na zakładce Unenrollment and suppression ustaw kryteria unenrollment and suppression, aby automatycznie usunąć lub wykluczyć rekordy z przepływu pracy.
  
• Na karcie Powiadomienia należy skonfigurować powiadomienia e-mail, które będą ostrzegać użytkowników i zespoły, gdy wskaźnik zapisów przepływu pracy wzrośnie lub spadnie powyżej określonej wartości procentowej.
  
  

Włącz swój przepływ pracy

Po skonfigurowaniu przepływu pracy należy go włączyć, aby rozpocząć automatyzację. Jeżeli zostały zapisane jakiekolwiek akcje zastępcze, muszą one zostać wykonane przed włączeniem przepływu. Po włączeniu przepływu, można przejrzeć jego historię, aby monitorować zapisane rekordy.

Aby obejrzeć przegląd tego procesu, sprawdź poniższy film:

Zobacz pełną lekcję Akademii HubSpot: Workflows deep dive

Aby przejrzeć i włączyć przepływ pracy:

• W prawym górnym rogu kliknij przycisk Review and publish.
• Można wybrać opcję zapisywania rekordów, które aktualnie spełniają kryteria rejestracji lub zapisywać tylko te, które spełnią kryteria w przyszłości:
  • Aby zapisać tylko te rekordy, które spełniają kryteria rejestracji po włączeniu przepływu pracy, wybierz Nie, zapisuj tylko te [obiekty], które spełniają kryteria wyzwalacza po włączeniu przepływu pracy.
  • Aby zapisać istniejące rekordy spełniające kryteria wyzwalające, należy wybrać Tak, zapisać istniejące [obiekty] spełniające kryteria wyzwalające od teraz.

• • Jeśli masz konto Marketing Hub Starter, Professional lub Enterprise, w przepływach pracy opartych na kontaktach możesz wyświetlić statyczną listę kontaktów spełniających kryteria, klikając Użyj list, aby zobaczyć te kontakty. Lista zostanie automatycznie zapisana i będzie dostępna z pulpitu nawigacyjnego Listy.
    

Uwaga: liczba istniejących kontaktów wyświetlana na stronie przeglądu jest szacunkowa. Aby wyświetlić dokładną liczbę kontaktów, utwórz statyczną listę kontaktów spełniających kryteria, klikając opcję Użyj list, aby zobaczyć te kontakty.

• Zapoznaj się z pozostałymi ustawieniami przepływu pracy, w tym z połączeniami i wyrejestrowaniem, a następnie kliknij Włącz.

• W oknie dialogowym kliknij przycisk Tak, włącz.