Tworzenie przepływów pracy

Użyj przepływów pracy, aby zautomatyzować procesy biznesowe. Możesz automatycznie rejestrować rekordy spełniające kryteria rejestracji, a następnie podejmować działania związane z rekordami.

Na przykład można zarejestrować wszystkie kontakty, które przesłały określony formularz, a następnie wysłać marketingową wiadomość e-mail i przypisać te kontakty do użytkownika. Możesz także podejmować działania na powiązanych rekordach, takie jak aktualizacja powiązanej firmy zarejestrowanego kontaktu.

Po utworzeniu przepływów pracy dowiedz się, jak je organizować.

Tworzenie nowego przepływu pracy

Przepływy pracy można tworzyć od podstaw lub korzystać z szablonów przepływów pracy, które pomogą w ich tworzeniu. Możesz również skorzystać z biblioteki przepływów pracy społeczności, aby uzyskać pomysły podczas konfigurowania przepływu pracy. Liczba przepływów pracy, które można utworzyć, zależy od subskrypcji konta.

Tworzenie nowego przepływu pracy od podstaw

Aby utworzyć przepływ pracy od podstaw:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Automatyzacje > Przepływy pracy..
• W prawym górnym rogu kliknij Utwórz przepływ pracy > Od podstaw.
• W lewym panelu wybierz opcję [object]-based , aby wybrać obiekt przepływu pracy. Określa on typ rekordów, które mogą zostać zarejestrowane w przepływie pracy. Do wyboru są następujące obiekty:

• • Kontakty
  • Firmy
  • Transakcje
  • Oferty(Sales Hub Professional lub Enterprise)
  • Bilety(Service Hub Professional lub Enterprise)
  • Obiekty niestandardowe( tylkoEnterprise )
  • Rozmowy
  • Zgłoszenia opinii(Service Hub Professional lub Enterprise)
  • Subskrypcje
  • Płatności
  • Cele
  • Leady(Sales Hub Professional lub Enterprise)
  • Użytkownicy
• W prawym panelu, w sekcji Wybierz typ, wybierz Pusty przepływ pracy. Ta opcja zostanie wybrana domyślnie.
• W lewym górnym rogu kliknij przycisk Dalej.
• Aby nadać przepływowi pracy nazwę i dodać opis:
  • U góry kliknijikonę ołówkaedit . Następnie wprowadź nazwę i opis przepływu pracy.
  • Alternatywnie, po skonfigurowaniu przepływu pracy, kliknij Wygeneruj opis , aby użyć Breeze, sztucznej inteligencji HubSpot do wygenerowania opisu przepływu pracy na podstawie wyzwalaczy i działań przepływu pracy.
  • Na dole kliknij przycisk Zapisz.
    

Tworzenie nowego przepływu pracy przy użyciu szablonów

Użyj szablonu przepływu pracy dostosowanego do Twoich celów, aby usprawnić procesy automatyzacji. Możesz także przeglądać szablony, aby poznać różne opcje automatyzacji przepływu pracy.

Aby utworzyć przepływ pracy przy użyciu szablonu:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Automatyzacje > Przepływy pracy..
• W prawym górnym rogu kliknij Utwórz przepływ pracy > Z szablonu.
• W bibliotece szablonów wyszukaj szablon pasujący do celów przepływu pracy:
  • Aby filtrować szablony według funkcji lub celu, na lewym pasku bocznym wybierz kategorię.
  • Aby wyszukać określony szablon, w prawym górnym rogu wprowadź słowo kluczowe wyszukiwania.
• Aby przejrzeć szczegóły szablonu, kliknij przycisk Podgląd. W oknie dialogowym można sprawdzić, czy szablon jest zgodny z subskrypcjami HubSpot. Można również przejrzeć następujące szczegóły:
  
  • Cel: cel tego szablonu przepływu pracy.

• • Co należy przygotować: wszelkie zasoby, które należy przygotować, aby wypełnić akcje zastępcze, takie jak marketingowe wiadomości e-mail lub formularze.
  • Podgląd szablonu: wyzwalacze rejestracji i akcje przepływu pracy zawarte w tym szablonie.

• Po wybraniu szablonu kliknij przycisk Użyj szablonu. W edytorze przepływu pracy szablon zostanie wyświetlony z zastępczymi działaniami. W edytorze można edytować, dodawać i usuwać akcje.
  

Ustawianie wyzwalaczy rejestracji

Wyzwalacze rejestracji to zestaw kryteriów, które automatycznie rejestrują rekordy w przepływie pracy. Wyzwalacze rejestracji można dodawać ręcznie, używać sztucznej inteligencji do generowania wyzwalaczy rejestracji lub nie dodawać żadnych wyzwalaczy:

• Podczas konfigurowania wyzwalaczy rejestracji można użyć następujących typów wyzwalaczy rejestracji. Dowiedz się więcej o ustawianiu wyzwalaczy rejestracji.
  • Oparte na filtrze
  • Oparte na zdarzeniach
  • Na podstawie harmonogramu
• Możesz także użyć Breeze, sztucznej inteligencji HubSpot, do generowania wyzwalaczy rejestracji. Dowiedz się więcej o korzystaniu ze sztucznej inteligencji w przepływach pracy.
• Aby rejestrować rekordy tylko ręcznie, pozostaw pole wyzwalacza rejestracji puste.

• W edytorze przepływu pracy kliknij przycisk Konfiguruj wyzwalacze.
• W lewym panelu wybierz opcję Po wystąpieniu zdarzenia, Po spełnieniu kryteriów filtrowania lub Na podstawie harmonogramu.
• W lewym panelu wybierz typ filtra dla wyzwalacza rejestracji. Skonfiguruj wyzwalacz, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
  

• Domyślnie rekordy będą rejestrowane w przepływie pracy tylko za pierwszym razem, gdy spełnią kryteria rejestracji. Aby włączyć ponowną rejestrację:
  • W lewym panelu kliknij kartę Ponowna rejestracja.
  • Kliknij, aby włączyć przełącznik Ponowna rejestracja.
  • Wybierz wyzwalacze, których chcesz użyć do ponownej rejestracji. Dowiedz się więcej o dodawaniu wyzwalaczy ponownej rejestracji do przepływów pracy.
• W razie potrzeby dodaj więcej wyzwalaczy rejestracji. Po zakończeniu kliknij przycisk Zapisz.
  
  

Dodawanie działań

Aplikacji Breeze można używać do generowania akcji dla przepływu pracy lub ręcznego wybierania i dodawania akcji. Możesz na przykład użyć przepływu pracy, aby wysłać marketingową wiadomość e-mail lub przypisać swoje rekordy. Dowiedz się więcej o różnych działaniach workflow dostępnych w HubSpot.

Po dodaniu działania można je sklonować lub przenieść, aby usprawnić proces tworzenia przepływu pracy. Jeśli chcesz zostawić notatkę na temat działania przepływu pracy, dowiedz się, jak dodawać komentarze do działań przepływu pracy.

Uwaga: dostępne akcje zależą od posiadanej subskrypcji. Zablokowane akcje locked wymagają uaktualnienia konta.

Aby dodać akcje do przepływu pracy:

• W edytorze przepływu pracy kliknij ikonę + plus.
• W lewym panelu wybierz akcję. Dowiedz się więcej o wybieraniu akcji przepływu pracy.
• Po skonfigurowaniu szczegółów akcji kliknij przycisk Zapisz. Lub, jeśli dodajesz akcję jako symbol zastępczy, kliknij Zapisz bez wypełniania szczegółów akcji. Akcje zastępcze muszą zostać wypełnione przed włączeniem przepływu pracy. Dowiedz się więcej o akcjach zastępczych.

Korzystanie z panelu danych podczas dodawania działań

W zależności od wybranej akcji przepływu pracy można również użyć panelu danych, aby użyć danych z różnych źródeł obiektów. Na przykład można użyć danych z rekordu kontaktu i powiązanej z nim transakcji, aby wysłać powiadomienie w aplikacji do właściciela transakcji.

Funkcjonalność panelu danych może być używana z poniższymi akcjami przepływu pracy:

• Wyślij wewnętrzne powiadomienie e-mail
• Utwórz zadanie

• Wyślij powiadomienie w aplikacji
• Wartość równa się gałęzi
• Ustaw wartość właściwości (podczas ustawiania właściwości tekstowych)
• Kopiuj właściwość
• Utwórz rekord (podczas ustawiania właściwości tekstowych)
• Wyślij powiadomienie Slack (wymaga integracji ze Slack)

• Akcje integracji umożliwiające przekazywanie danych (np. z Arkuszami Google lub Asaną)

• Kod niestandardowy( tylkoOperation Hub Professional lub Enterprise )

• Formatowanie danych( tylkoOperation Hub Professional lub Enterprise )

• Wysyłanie elementu webhook( tylkoOperation Hub Professional lub Enterprise )
  

• Po wybraniu akcji w sekcji Dostępne dane kliknij opcję Edytuj dostępne dane.
• W prawym panelu kliknij + Dodaj źródło danych.
• Kliknij menu rozwijane Wybierz typ rekordu i wybierz źródło danych.
• Skonfiguruj szczegóły źródła danych, a następnie kliknij przycisk Dodaj.
• Po dodaniu źródeł danych użyj danych z określonego źródła:
  • W lewym panelu kliknij pole , w którym chcesz użyć danych.
  • W panelu Wstaw dane kliknij menu rozwijane Wyświetl właściwości lub dane wyjściowe akcji i wybierz źródło danych.
  • Po wybraniu źródła kliknij, aby rozwinąć typ danych , którego chcesz użyć, a następnie kliknij właściwość , której chcesz użyć w polu.
    • Właściwość zostanie automatycznie wstawiona do pola.
    • Niestandardowe właściwościzdarzeń mogą być używane dla akcji obsługiwanych przez panel danych. Dostępne właściwości zdarzeń niestandardowych będą wyświetlane pod nazwą zdarzenia niestandardowego w panelu danych.

Przeglądanie minimapy przepływu pracy

• W lewym górnym rogu edytora przepływu pracy kliknij przycisk Pokaż panel minimapy.
  
  

• Po otwarciu minimapy można najechać kursorem na akcje przepływu pracy, aby wyświetlić nazwę akcji, i kliknąć obszar minimapy, aby przejść do niego.
• Aby zamknąć minimapę, kliknij ikonę X w prawym górnym rogu minimapy.

• Jeśli przepływ pracy wymaga zmian przed opublikowaniem, akcja zostanie podświetlona na żółto. Kliknij łącze w alercie i przejrzyj zmiany, które należy wprowadzić.
  

Cofnij lub ponów zmiany

Podczas edycji przepływu pracy można cofnąć lub ponowić zmiany wprowadzone w przepływie pracy w ciągu ostatnich 30 dni.

• Aby cofnąć działanie, kliknij ikonę cofania undo w lewym górnym rogu. Zmiany będą cofane pojedynczo.

• Aby ponowić działanie, kliknij ikonę ponawiania redo w lewym górnym rogu. Zmiany będą wprowadzane pojedynczo.

Uwaga: funkcji cofania i ponawiania nie można używać w przypadku akcji rozszerzeń, akcji kodu niestandardowego ani akcji przenoszenia lub klonowania.

Zarządzanie ustawieniami

Aby zarządzać ustawieniami przepływu pracy:

• W lewym górnym rogu kliknij kartę Ustawienia, aby zarządzać wykonaniem przepływu pracy i ustawieniami powiadomień. Dowiedz się więcej o zarządzaniu ustawieniami przepływu pracy.
• W lewym górnym rogu kliknij Edytuj > Edytuj wyzwalacz rejestracji , aby zarządzać ustawieniami rejestracji, wyrejestrowania i ponownego zarejestrowania przepływu pracy.
  
  

Włącz przepływ pracy

Po włączeniu przepływu pracy można wyświetlić historię przepływu pracy, aby monitorować zarejestrowane rekordy. Jeśli zapisano jakiekolwiek akcje zastępcze, muszą one zostać ukończone przed włączeniem przepływu pracy.

Uwaga: liczba istniejących kontaktów wyświetlana na stronie przeglądu jest szacunkowa. Aby wyświetlić dokładną liczbę kontaktów, utwórz statyczną listę kontaktów spełniających kryteria, klikając opcję Użyj list, aby zobaczyć te kontakty.

Aby przejrzeć i włączyć przepływ pracy:

• W prawym górnym rogu kliknij opcję Przejrzyj i opublikuj.
• W prawym panelu przejrzyj szczegóły przepływu pracy:
  • Zobacz wszystkie kontakty na listach: jeśli masz konto Marketing Hub Starter, Professional lub Enterprise, w przepływach pracy opartych na kontaktach możesz wyświetlić statyczną listę kontaktów spełniających kryteria rejestracji. Lista zostanie automatycznie zapisana i będzie dostępna z pulpitu nawigacyjnego list.

• • Czy chcesz rejestrować kontakty, które aktualnie spełniają kryteria rejestracji po włączeniu przepływu pracy: Wybierz, czy chcesz rejestrować rekordy, które obecnie spełniają kryteria rejestracji, czy tylko rekordy spełniające kryteria rejestracji w przyszłości.
    • Tak, zarejestruj istniejące [obiekty], które spełniają kryteria wyzwalacza od teraz: zarejestruj wszystkie istniejące rekordy, które spełniają kryteria wyzwalacza rejestracji.
    • No, only enroll [objects] which meet the trigger criteria after turning the workflow on: tylko rekordy spełniające kryteria rejestracji po włączeniu przepływu pracy. Po wybraniu tej opcji:
      • Jeśli [obiekt] zmieni się, aby spełnić kryteria wyzwalania rejestracji po raz pierwszy po włączeniu przepływu pracy, [obiekt] zostanie zarejestrowany.
      • Jeśli [obiekt] zmieni się, aby ponownie spełnić kryteria rejestracji, a ponowna rejestracja zostanie włączona, [obiekt] zostanie zarejestrowany. Dowiedz się więcej o wyzwalaczach ponownej rejestracji.

• • Na dole kliknij przycisk Dalej. Możesz przejrzeć szczegóły przepływu pracy dotyczące harmonogramu i powiadomień, połączeń i przepływu pracy. Możesz też kliknąć Pomiń, aby włączyć.
  • U dołu kliknij przycisk Włącz przepływ pracy.