สร้างเวิร์กโฟลว์
อัปเดตล่าสุด: กุมภาพันธ์ 13, 2025
สามารถใช้ได้กับการสมัครใช้บริการใดๆ ต่อไปนี้ ยกเว้นที่ระบุไว้:
|
|
|
|
ใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อทำให้กระบวนการทางธุรกิจของคุณเป็นไปโดยอัตโนมัติ คุณสามารถลงทะเบียนระเบียนโดยอัตโนมัติด้วยเกณฑ์การลงทะเบียนจากนั้นดำเนินการกับระเบียนของคุณ
ตัวอย่างเช่นคุณสามารถลงทะเบียนผู้ติดต่อทั้งหมดที่ส่งแบบฟอร์มเฉพาะจากนั้นส่งอีเมลการตลาดและกำหนดผู้ติดต่อเหล่านี้ให้กับผู้ใช้ นอกจากนี้คุณยังสามารถดำเนินการกับบันทึกที่เกี่ยวข้องเช่นการอัปเดตบริษัทในเครือของผู้ติดต่อที่ลงทะเบียนไว้
หลังจากสร้างเวิร์กโฟลว์เรียนรู้วิธีจัดระเบียบเวิร์กโฟลว์ของคุณ
สร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่
คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ตั้งแต่เริ่มต้นหรือใช้เทมเพลตเวิร์กโฟลว์เพื่อให้คำแนะนำแก่คุณได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถดูไอเดียได้ในไลบรารีเวิร์กโฟลว์ชุมชนเมื่อตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ของคุณ จำนวนเวิร์กโฟลว์ที่คุณสามารถสร้างได้ขึ้นอยู่กับการสมัครใช้งานบัญชีของคุณ
สร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่ตั้งแต่เริ่มต้น
วิธีสร้างเวิร์กโฟลว์ตั้งแต่เริ่มต้น:
- ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ ระบบอัตโนมัติ > เวิร์กโฟลว์
- ที่มุมขวาบนให้คลิกสร้างเวิร์กโฟลว์ > ตั้งแต่ต้น
- ในแผงด้านซ้ายให้เลือก [object] - based เพื่อเลือกออบเจ็กต์เวิร์กโฟลว์ของคุณ สิ่งนี้จะกำหนดประเภทของระเบียนที่สามารถลงทะเบียนในเวิร์กโฟลว์ คุณสามารถเลือกจากวัตถุต่อไปนี้:
-
- รายชื่อผู้ติดต่อ
- บริษัท
- ดีล
- ใบเสนอราคา (Sales Hub Professional หรือ Enterprise)
- Ticket (Service Hub Professional หรือ Enterprise)
- วัตถุที่กำหนดเอง (สำหรับองค์กรเท่านั้น)
- การสนทนา
- การส่งข้อเสนอแนะ (Service Hub Professional หรือ Enterprise)
- การสมัครใช้งาน
- การชำระเงิน
- เป้าหมาย
- ลูกค้าเป้าหมาย (Sales Hub Professional หรือ Enterprise)
- ผู้ใช้
- งาน
- โทร
- ในแผงด้านขวาใต้เลือกประเภทให้เลือกเวิร์กโฟลว์ว่างเปล่า ตัวเลือกนี้จะถูกเลือกตามค่าเริ่มต้น
- ที่ด้านบนซ้ายให้คลิกถัดไป
- วิธีตั้งชื่อเวิร์กโฟลว์และเพิ่มคำอธิบาย:
- ที่ด้านบนให้คลิกไอคอน edit ดินสอ จากนั้นป้อนชื่อและคำอธิบายเวิร์กโฟลว์ของคุณ
- หรือหลังจากตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ของคุณแล้วให้คลิกสร้างคำอธิบายเพื่อใช้ Breeze ซึ่งเป็น AI ของ HubSpot เพื่อสร้างคำอธิบายสำหรับเวิร์กโฟลว์ของคุณตามทริกเกอร์และการกระทำของเวิร์กโฟลว์ของคุณ
- ที่ด้านล่างให้คลิก บันทึก
สร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่โดยใช้เทมเพลต
ใช้เทมเพลตเวิร์กโฟลว์ที่สอดคล้องกับเป้าหมายของคุณเพื่อปรับปรุงกระบวนการอัตโนมัติของคุณ นอกจากนี้คุณยังสามารถเรียกดูเทมเพลตเพื่อสำรวจตัวเลือกเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่แตกต่างกันได้
วิธีสร้างเวิร์กโฟลว์โดยใช้เทมเพลต:
- ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ ระบบอัตโนมัติ > เวิร์กโฟลว์
- ที่มุมขวาบนให้คลิกสร้างเวิร์กโฟลว์ > จากเทมเพลต
- จากไลบรารีเทมเพลตให้ค้นหาเทมเพลตที่ตรงกับเป้าหมายเวิร์กโฟลว์ของคุณ:
- หากต้องการกรองเทมเพลตตามฟังก์ชันหรือวัตถุประสงค์ในแถบด้านซ้ายให้เลือกหมวดหมู่
- หากต้องการค้นหาเทมเพลตเฉพาะที่ด้านบนขวาให้ป้อนคำหลักในการค้นหา
- หากต้องการตรวจสอบรายละเอียดของเทมเพลตให้คลิกดูตัวอย่าง ในกล่องโต้ตอบคุณสามารถตรวจสอบว่าเทมเพลตเข้ากันได้กับการสมัครสมาชิก HubSpot ของคุณหรือไม่ นอกจากนี้คุณยังสามารถตรวจสอบรายละเอียดต่อไปนี้:
- วัตถุประสงค์: วัตถุประสงค์และเป้าหมายของเทมเพลตเวิร์กโฟลว์นี้
-
- สิ่งที่คุณต้องเตรียม: สินทรัพย์ใดๆที่คุณต้องเตรียมเพื่อเติมการดำเนินการของตัวยึดตำแหน่งเช่นอีเมลการตลาดหรือแบบฟอร์ม
- ตัวอย่างเทมเพลต: ทริกเกอร์การลงทะเบียนและการดำเนินการเวิร์กโฟลว์ที่รวมอยู่ในเทมเพลตนี้
- เมื่อเลือกเทมเพลตแล้วให้คลิกใช้เทมเพลต ในตัวแก้ไขเวิร์กโฟลว์เทมเพลตจะแสดงพร้อมกับการกระทำของตัวยึดตำแหน่ง คุณสามารถแก้ไขเพิ่มและลบการดำเนินการในเครื่องมือแก้ไขได้
ตั้งทริกเกอร์การลงทะเบียน
ทริกเกอร์การลงทะเบียนเป็นชุดของเกณฑ์ที่ลงทะเบียนระเบียนในเวิร์กโฟลว์โดยอัตโนมัติ คุณสามารถเพิ่มทริกเกอร์การลงทะเบียนด้วยตนเองใช้ AI เพื่อสร้างทริกเกอร์การลงทะเบียนหรือไม่เพิ่มทริกเกอร์ใดๆเลย:
- เมื่อตั้งค่าทริกเกอร์การลงทะเบียนคุณสามารถใช้ประเภททริกเกอร์การลงทะเบียนต่อไปนี้ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งทริกเกอร์การลงทะเบียน
- ตามตัวกรอง
- ตามเหตุการณ์
- ขึ้นอยู่กับตารางเวลา
- นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้ Breeze ซึ่งเป็น AI ของ HubSpot เพื่อสร้างทริกเกอร์การลงทะเบียน เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ AI ในเวิร์กโฟลว์
- หากต้องการลงทะเบียนระเบียนด้วยตนเองเท่านั้นให้เว้นช่องทริกเกอร์การลงทะเบียนว่างไว้
- ในตัวแก้ไขเวิร์กโฟลว์ให้คลิกตั้งค่าทริกเกอร์
- ในแผงด้านซ้ายให้เลือกเมื่อมีเหตุการณ์เกิดขึ้น เมื่อตรงตามเกณฑ์ตัวกรอง หรือตามกำหนดการ
- ในแผงด้านซ้ายให้เลือกประเภทตัวกรองสำหรับทริกเกอร์การลงทะเบียนของคุณ ตั้งค่าทริกเกอร์แล้วคลิกบันทึก
- ตามค่าเริ่มต้นระเบียนจะลงทะเบียนในเวิร์กโฟลว์ในครั้งแรกที่ตรงตามทริกเกอร์การลงทะเบียนเท่านั้น ในการเปิดใช้งานการลงทะเบียนใหม่:
- ในแผงด้านซ้ายให้คลิกแท็บการลงทะเบียนอีกครั้ง
- คลิกเพื่อเปิดสวิตช์การลงทะเบียนอีกครั้ง
- เลือกทริกเกอร์ที่คุณต้องการใช้สำหรับการลงทะเบียนอีกครั้ง เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการเพิ่มทริกเกอร์การลงทะเบียนใหม่ในเวิร์กโฟลว์
- เพิ่มทริกเกอร์การลงทะเบียนเพิ่มเติมหากจำเป็น เมื่อเสร็จแล้วให้คลิกบันทึก
เพิ่มการดำเนินการ
คุณสามารถใช้บรีซเพื่อสร้างการดำเนินการสำหรับเวิร์กโฟลว์หรือเลือกและเพิ่มการดำเนินการด้วยตนเอง ตัวอย่างเช่นคุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อส่งอีเมลการตลาดหรือกำหนดระเบียนของคุณได้ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการดำเนินการเวิร์กโฟลว์ต่างๆที่มีอยู่ใน HubSpot
หลังจากเพิ่มการดำเนินการแล้วคุณสามารถโคลนหรือย้ายเพื่อปรับปรุงกระบวนการสร้างเวิร์กโฟลว์ หากคุณต้องการเขียนบันทึกเกี่ยวกับการดำเนินการเวิร์กโฟลว์เพื่อการอ้างอิงให้เรียนรู้วิธีเพิ่มความคิดเห็นในการดำเนินการเวิร์กโฟลว์
โปรดทราบ: การดำเนินการที่มีให้คุณขึ้นอยู่กับการสมัครสมาชิกของคุณ การดำเนินการที่lockedต้องอัปเกรดบัญชีก่อนจึงจะใช้งานได้
วิธีเพิ่มการดำเนินการในเวิร์กโฟลว์:
- ในตัวแก้ไขเวิร์กโฟลว์ให้คลิกไอคอน + บวก
- ในแผงด้านซ้ายให้เลือกการดำเนินการ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการเลือกการดำเนินการเวิร์กโฟลว์ของคุณ
- หลังจากตั้งค่ารายละเอียดของการดำเนินการแล้วให้คลิก บันทึก หรือหากเพิ่มการดำเนินการเป็นตัวยึดตำแหน่งให้คลิกบันทึกโดยไม่ต้องกรอกรายละเอียดการดำเนินการ ต้องกรอกข้อมูลการดำเนินการของ Placeholder ก่อนที่คุณจะสามารถเปิดเวิร์กโฟลว์ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการดำเนินการของตัวยึดตำแหน่ง
ใช้แผงข้อมูลเมื่อเพิ่มการดำเนินการ
คุณยังสามารถใช้แผงข้อมูลเพื่อใช้ข้อมูลจากแหล่งวัตถุต่างๆได้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการดำเนินการของเวิร์กโฟลว์ที่เลือก ตัวอย่างเช่นคุณสามารถใช้ข้อมูลจากบันทึกการติดต่อและข้อตกลงที่เกี่ยวข้องเพื่อส่งการแจ้งเตือนในแอปไปยังเจ้าของข้อตกลงได้
ฟังก์ชันแผงข้อมูลสามารถใช้กับการดำเนินการเวิร์กโฟลว์ด้านล่าง:
- ส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลภายใน
- สร้างงาน
- ส่งการแจ้งเตือนในแอพ
- ที่พักหรือสิ่งที่ต้องดำเนินการ 1 รายการ
- สร้างระเบียน (เมื่อตั้งค่าคุณสมบัติข้อความ)
- แก้ไขระเบียน
- ส่งการแจ้งเตือน Slack (ต้องมีการบูรณาการ Slack)
- การดำเนินการบูรณาการที่อนุญาตให้มีการส่งผ่านข้อมูล (เช่นกับ Google Sheets หรือ Asana)
- รหัสที่กำหนดเอง (เฉพาะ Operation Hub Professional หรือ Enterprise เท่านั้น)
- จัดรูปแบบข้อมูล (Operation Hub Professional หรือ Enterprise เท่านั้น)
- ส่งเว็บฮุก (Operation Hub Professional หรือ Enterprise เท่านั้น)
- หลังจากเลือกการกระทำของคุณในส่วนข้อมูลที่มีอยู่ให้คลิกแก้ไขข้อมูลที่มีอยู่
- ในแผงด้านขวาให้คลิก + เพิ่มแหล่งข้อมูล
- คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเลือกประเภทระเบียนและเลือกแหล่งข้อมูล
- กำหนดค่ารายละเอียดแหล่งข้อมูลจากนั้นคลิก เพิ่ม
- หลังจากเพิ่มแหล่งข้อมูลของคุณแล้วให้ใช้ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลเฉพาะ:
- ในแผงด้านซ้ายให้คลิกที่ฟิลด์ที่คุณต้องการใช้ข้อมูลด้วย
- ในแผงแทรกข้อมูลให้คลิกดูคุณสมบัติหรือการดำเนินการจากเมนูแบบเลื่อนลงและเลือกแหล่งข้อมูล
- หลังจากเลือกแหล่งที่มาของคุณแล้วให้คลิกเพื่อขยายประเภทข้อมูลที่คุณต้องการใช้จากนั้นคลิกที่คุณสมบัติที่จะใช้ในฟิลด์
- คุณสมบัติจะถูกแทรกลงในฟิลด์โดยอัตโนมัติ
- คุณสมบัติเหตุการณ์ที่กำหนดเองสามารถใช้สำหรับการดำเนินการที่ได้รับการสนับสนุนโดยแผงข้อมูล คุณสมบัติเหตุการณ์ที่กำหนดเองที่มีอยู่จะแสดงภายใต้ชื่อของเหตุการณ์ที่กำหนดเองในแผงข้อมูล
ตรวจสอบแผนที่ย่อของเวิร์กโฟลว์
เมื่อสร้างเวิร์กโฟลว์ขนาดใหญ่ขึ้นคุณสามารถใช้แผนที่ย่อของเวิร์กโฟลว์เพื่อดูสถาปัตยกรรมเวิร์กโฟลว์ของคุณได้เร็วขึ้นและนำทางได้เร็วขึ้น วิธีใช้แผนที่ย่อของเวิร์กโฟลว์:- ที่ด้านบนซ้ายของตัวแก้ไขเวิร์กโฟลว์ให้คลิกแสดงแผงแผนที่ย่อ
- เมื่อเปิดแผนที่ย่อคุณสามารถเลื่อนเมาส์ไปที่การดำเนินการเวิร์กโฟลว์เพื่อดูชื่อการดำเนินการและคลิกพื้นที่ของแผนที่ย่อเพื่อไปที่นั่น
- หากต้องการปิดแผนที่ย่อให้คลิกไอคอน X ที่ด้านบนขวาของแผนที่ย่อ
- หากเวิร์กโฟลว์ของคุณต้องการการเปลี่ยนแปลงใดๆก่อนที่จะสามารถเผยแพร่ได้การดำเนินการจะถูกเน้นด้วยสีเหลือง คลิกลิงค์ในการแจ้งเตือนและตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงที่ต้องทำ
เลิกทำหรือทำซ้ำการเปลี่ยนแปลง
เมื่อแก้ไขเวิร์กโฟลว์ของคุณคุณสามารถเลิกทำหรือทำซ้ำการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับเวิร์กโฟลว์ใน 30 วันที่ผ่านมา คุณไม่สามารถเลิกทำหรือทำซ้ำการเปลี่ยนแปลงบางอย่างเช่นการดำเนินการกับโค้ดที่กำหนดเอง
วิธียกเลิกหรือทำซ้ำการดำเนินการ:
- หากต้องการเลิกทำให้คลิกไอคอน undoทำที่ด้านบนซ้าย การเปลี่ยนแปลงจะยกเลิกทีละรายการ
- หากต้องการทำซ้ำให้คลิกไอคอนทำ redoที่ด้านบนซ้าย การเปลี่ยนแปลงจะทำซ้ำทีละรายการ
จัดการการตั้งค่า
วิธีจัดการการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ของคุณ:
- ในด้านบนซ้ายให้คลิกแท็บการตั้งค่าเพื่อจัดการการดำเนินการและการตั้งค่าการแจ้งเตือนของเวิร์กโฟลว์ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ของคุณ
- ในด้านบนซ้ายให้คลิกแก้ไข > แก้ไข ทริกเกอร์การลงทะเบียนเพื่อจัดการการลงทะเบียนการยกเลิกการลงทะเบียนและการตั้งค่าการลงทะเบียนใหม่ของเวิร์กโฟลว์
เปิดเวิร์กโฟลว์ของคุณ
หลังจากที่คุณเปิดเวิร์กโฟลว์ของคุณคุณสามารถดูประวัติเวิร์กโฟลว์เพื่อตรวจสอบระเบียนที่ลงทะเบียน หากคุณบันทึกการดำเนินการของตัวยึดตำแหน่งใดๆจะต้องดำเนินการให้เสร็จสมบูรณ์ก่อนที่คุณจะสามารถเปิดเวิร์กโฟลว์
โปรดทราบ: จำนวนผู้ติดต่อที่มีอยู่ที่แสดงในหน้ารีวิวเป็นราคาโดยประมาณ หากต้องการดูจำนวนผู้ติดต่อที่แน่นอนให้สร้างรายชื่อผู้ติดต่อแบบคงที่ที่ตรงตามเกณฑ์โดยคลิกใช้รายชื่อเพื่อดูผู้ติดต่อเหล่านี้
วิธีตรวจสอบและเปิดเวิร์กโฟลว์ของคุณ:
- ที่มุมขวาบนให้คลิกตรวจสอบและเผยแพร่
- ในแผงด้านขวาให้ตรวจสอบรายละเอียดเวิร์กโฟลว์ของคุณ:
- ดูรายชื่อผู้ติดต่อทั้งหมดในรายการ: หากคุณมีบัญชี Marketing Hub Starter, Professional หรือ Enterprise ในเวิร์กโฟลว์แบบติดต่อคุณสามารถดูรายชื่อผู้ติดต่อแบบคงที่ที่ตรงตามเกณฑ์การลงทะเบียน รายการจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติและสามารถเข้าถึงได้จากแดชบอร์ดรายการของคุณ
-
- คุณต้องการลงทะเบียนผู้ติดต่อที่มีคุณสมบัติตรงตามเกณฑ์การลงทะเบียนในขณะนี้เมื่อเวิร์กโฟลว์เปิดใช้งาน: เลือกลงทะเบียนระเบียนที่มีคุณสมบัติตรงตามทริกเกอร์การลงทะเบียนในขณะนี้หรือลงทะเบียนเฉพาะระเบียนที่มีคุณสมบัติตรงตามทริกเกอร์ในอนาคต
- ใช่ลงทะเบียน [ออบเจ็กต์] ที่มีอยู่ซึ่งตรงตามเกณฑ์ทริกเกอร์ณตอนนี้: ลงทะเบียนระเบียนที่มีอยู่ทั้งหมดที่ตรงตามทริกเกอร์การลงทะเบียน
- ไม่ลงทะเบียน [ออบเจ็กต์] ที่ตรงตามเกณฑ์ทริกเกอร์หลังจากเปิดเวิร์กโฟลว์: ลงทะเบียนเฉพาะระเบียนที่ตรงตามทริกเกอร์การลงทะเบียนหลังจากเปิดเวิร์กโฟลว์ เมื่อเลือกตัวเลือกนี้:
- หาก [ออบเจ็กต์] มีการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้ตรงตามทริกเกอร์การลงทะเบียนเป็นครั้งแรกหลังจากเปิดเวิร์กโฟลว์ [ออบเจ็กต์] จะถูกลงทะเบียน
- หาก [ออบเจ็กต์] มีการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้ตรงตามเกณฑ์การลงทะเบียนอีกครั้งและเปิดการลงทะเบียนอีกครั้ง [ออบเจ็กต์] จะถูกลงทะเบียน ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับทริกเกอร์การลงทะเบียนอีกครั้ง
- คุณต้องการลงทะเบียนผู้ติดต่อที่มีคุณสมบัติตรงตามเกณฑ์การลงทะเบียนในขณะนี้เมื่อเวิร์กโฟลว์เปิดใช้งาน: เลือกลงทะเบียนระเบียนที่มีคุณสมบัติตรงตามทริกเกอร์การลงทะเบียนในขณะนี้หรือลงทะเบียนเฉพาะระเบียนที่มีคุณสมบัติตรงตามทริกเกอร์ในอนาคต
-
- ที่ด้านล่างให้คลิกถัดไป คุณสามารถตรวจสอบเวลาและการแจ้งเตือนการ เชื่อมต่อและรายละเอียดเวิร์กโฟลว์ของเวิร์กโฟลว์ได้ หรือคลิกข้ามเพื่อเปิด
- ที่ด้านล่างให้คลิกเปิดเวิร์กโฟลว์
HubSpot จะจัดเก็บข้อมูลบันทึกการดำเนินการเวิร์กโฟลว์ภายในช่วงเวลาด้านล่าง:
- 90 วัน: ข้อมูลบันทึกการดำเนินการเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดจะถูกจัดเก็บรวมถึงข้อมูลบันทึกการดำเนินการระดับสูงเช่น ID วัตถุ (ซึ่งติดต่อบริษัทข้อตกลงฯลฯ) ประเภทเหตุการณ์ (การลงทะเบียนการยกเลิกการลงทะเบียนฯลฯ) และประเภทการดำเนินการ
- 6 เดือน: ประวัติการลงทะเบียนเวิร์กโฟลว์จะถูกจัดเก็บไว้
- 2 ปีขึ้นไป: ข้อมูลการลงทะเบียนในอดีตจะถูกเก็บไว้ในระบบของเราเพื่อเปิดใช้งานตัวกรองตามเวิร์กโฟลว์