Creare flussi di lavoro

Create un flusso di lavoro per automatizzare i processi aziendali e rendere più efficiente il vostro team. Impostate i criteri di iscrizione per iscrivere automaticamente i record e agire su contatti, aziende, offerte, preventivi e ticket. È inoltre possibile agire sui record associati, ad esempio aggiornando l'azienda associata a un contatto iscritto.

Dopo aver creato il flusso di lavoro, questo apparirà nella scheda Creati nei flussi di lavoro della dashboard dei flussi di lavoro. I flussi di lavoro creati da altri strumenti, come moduli, e-mail, ticket o offerte , verranno visualizzati nella scheda Creati in altri strumenti. Per saperne di più sull'organizzazione dei flussi di lavoro.

Selezionare l'oggetto del flusso di lavoro e il tipo

Dallo strumento Flussi di lavoro, è possibile creare un flusso di lavoro da zero o utilizzare un modello di flusso di lavoro come guida. A seconda del flusso di impostazione scelto, verrà richiesto di selezionare un oggetto e un tipo di flusso di lavoro.

Per iniziare a creare un flusso di lavoro:

• Nel tuo account HubSpot, vai a Automazione > Flussi di lavoro.
• È possibile creare un nuovo flusso di lavoro da zero o da un modello:
  • Per creare un nuovo flusso di lavoro da zero, in alto a destra fate clic su Crea flusso di lavoro > Da zero.
  • Per creare un nuovo flusso di lavoro da un modello, in alto a destra fate clic su Crea flusso di lavoro > Da modello.
• Per modificare o clonare i flussi di lavoro esistenti, passare il mouse sul flusso di lavoro e fare clic su Clona o Modifica.

Iniziare da zero

Per creare un flusso di lavoro da zero:

• Nel pannello di sinistra, selezionare [object]-based per selezionare l'oggetto del flusso di lavoro. Questo determina il tipo di record che possono essere registrati nel flusso di lavoro. Quando si crea un flusso di lavoro da zero, è possibile selezionare i seguenti oggetti:

• • Contatti
  • Aziende
  • Offerte
  • Preventivi(Sales Hub Professional o Enterprise)
  • Biglietti(Service Hub Professional o Enterprise)
  • Oggetti personalizzati( soloEnterprise )
  • Conversazioni
  • Invio di feedback(Service Hub Professional o Enterprise)
  • Abbonamenti
  • Pagamenti
  • Obiettivi

• Nel pannello di destra, alla voce Scegliere il tipo, selezionare il tipo di flusso di lavoro:
  • Flusso di lavoro vuoto: iniziate con un flusso di lavoro vuoto e aggiungete i vostri trigger di iscrizione, azioni e ritardi.
  • Flusso di lavoro pianificato( soloOperations Hub Professional ed Enterprise ): impostate una pianificazione del flusso di lavoro in modo che si ripeta a intervalli regolari e predeterminati, ad esempio ogni giorno, ogni settimana, ogni mese o ogni anno. In seguito, è possibile aggiungere trigger di iscrizione, azioni e ritardi personalizzati. Per saperne di più sulla creazione di flussi di lavoro pianificati.
  • Data specifica o Proprietà data contatto( solo flussi di lavorobasati sui contatti ): iniziate con un flusso di lavoro vuoto e aggiungete azioni che vengono eseguite in base a una data specifica o a date impostate su una proprietà specifica dei record iscritti. Per saperne di più sulla creazione di flussi di lavoro Data specifica o Proprietà data contatto.

• Fare clic su Avanti.
• Fare clic sull 'icona della matita edit per dare un nome al flusso di lavoro e aggiungere una descrizione.
• Fare clic su Salva.

Utilizzare un modello

Utilizzate un modello di flusso di lavoro in linea con i vostri obiettivi per ottimizzare i processi di automazione. È anche possibile sfogliare i modelli per esplorare le diverse opzioni di automazione del flusso di lavoro.

Per creare un flusso di lavoro utilizzando un modello:

• Dalla libreria dei modelli, cercate un modello che corrisponda agli obiettivi del vostro flusso di lavoro:
  • Per filtrare i modelli in base alla funzione o all'obiettivo, selezionare una categoria nella barra laterale sinistra.
  • Per cercare un modello specifico, inserire una parola chiave di ricerca in alto a destra.
• Per esaminare i dettagli di un modello, fare clic su Anteprima. Nella finestra di dialogo è possibile verificare se il modello è compatibile con i propri abbonamenti HubSpot. È inoltre possibile esaminare i seguenti dettagli:
  
  • Scopo: lo scopo e gli obiettivi di questo flusso di lavoro.
  • Trigger e azioni inclusi: i trigger di iscrizione e le azioni del flusso di lavoro inclusi in questo modello.
  • Cosa è necessario preparare: qualsiasi risorsa che dovrete preparare per popolare le azioni segnaposto, come e-mail di marketing o moduli.
• Una volta selezionato il modello, fare clic su Usa modello. Nell'editor del flusso di lavoro, il modello verrà visualizzato con azioni segnaposto. Nell'editor è possibile modificare, aggiungere e rimuovere le azioni.

Impostare i trigger di iscrizione

I trigger di iscrizione sono una serie di criteri che iscrivono automaticamente i record nel flusso di lavoro. I trigger di iscrizione possono essere basati su filtri o eventi. Se si desidera iscrivere i record solo manualmente, lasciare vuota la casella dei trigger di iscrizione. Per saperne di più sull'iscrizione manuale.

Per vedere una panoramica di questo processo, guardate il video qui sotto:

• Nell'editor del flusso di lavoro, fare clic su Imposta trigger. Per saperne di più sull'impostazione dei trigger di iscrizione nei flussi di lavoro.
• Nel pannello di sinistra, selezionare Quando si verifica un evento o Quando sono soddisfatti i criteri del filtro. Per saperne di più sui trigger di eventi.
• Nel pannello di sinistra, selezionare un tipo di filtro per il trigger di iscrizione. Impostare il trigger, quindi fare clic su Applica filtro.

• Per impostazione predefinita, i record si iscrivono a un flusso di lavoro solo la prima volta che soddisfano i criteri di iscrizione. Per abilitare la reiscrizione:
  • Nel pannello di sinistra, fare clic sulla scheda Reiscrizione.
  • Fare clic per attivare l'interruttore di reiscrizione.
  • Selezionare i trigger da utilizzare per la reiscrizione. Per saperne di più sull'aggiunta di trigger di reiscrizione ai flussi di lavoro.
• Se necessario, aggiungere altri trigger di iscrizione.
• Al termine, fare clic su Salva.

Aggiungere azioni

Aggiungere azioni al flusso di lavoro. Ad esempio, è possibile utilizzare un flusso di lavoro per inviare un'e-mail di marketing o per assegnare i record. Per saperne di più sulle diverse azioni del flusso di lavorodisponibili in HubSpot.

Dopo aver aggiunto un'azione, è possibile clonarla o spostarla per semplificare il processo di creazione del flusso di lavoro. E se desiderate lasciare una nota su un'azione del flusso di lavoro come riferimento, imparate come aggiungere commenti alle azioni del flusso di lavoro.

Nota bene: le azioni disponibili dipendono dal vostro abbonamento. Le azioni bloccate locked richiedono un aggiornamento dell'account per essere utilizzate.

Per aggiungere azioni a un flusso di lavoro:

• Fare clic sull' icona + più.
• Nel pannello di sinistra, selezionare un'azione. Per saperne di più sulla scelta delle azioni del flusso di lavoro.
• A seconda dell'azione del flusso di lavoro selezionata, è possibile utilizzare il pannello dei dati per utilizzare i dati di varie fonti di oggetti. Ad esempio, è possibile utilizzare i dati di un record di contatto e di un accordo associato per inviare una notifica in-app al proprietario dell'accordo. Per utilizzare la funzionalità del pannello dati:
  • Per aggiungere una fonte di dati ai dati disponibili del pannello:
    • Nella sezione Dati disponibili, fare clic su Modifica dati disponibili.

• • • Nel pannello di destra, fare clic su + Aggiungi origine dati.
    • Fare clic sul menu a discesa Scegliere un tipo di record e selezionare un'origine dati.
    • Configurare i dettagli dell'origine dati, quindi fare clic su Aggiungi.

• • Per utilizzare i dati di una fonte specifica per la vostra azione:
    
    • Nella scheda Modifica azione, fare clic sul campo per il quale si desidera utilizzare i dati.
    • Nella sezione Proprietà dell'oggetto , fare clic per espandere l'origine dati che si desidera utilizzare, quindi fare clic sulla proprietà da utilizzare nel campo. La proprietà verrà inserita nel campo.

• Dopo aver impostato i dettagli dell'azione, fare clic su Salva. Oppure, se si sta aggiungendo l'azione come segnaposto, fare clic su Salva senza compilare i dettagli dell'azione. Le azioni segnaposto devono essere compilate prima di poter attivare il flusso di lavoro. Per saperne di più sulle azioni segnaposto.
• Fare clic sull'icona + per aggiungere altre azioni del flusso di lavoro.
• Quando si costruiscono flussi di lavoro più grandi, è possibile utilizzare la minimappa del flusso di lavoro per avere una visione più rapida dell'architettura del flusso di lavoro e una navigazione più veloce. Per utilizzare la minimappa del flusso di lavoro:
  • In alto a sinistra della timeline del flusso di lavoro, fate clic su Mostra minimappa.
  • Con la minimappa aperta, è possibile passare il mouse sulle azioni del flusso di lavoro per visualizzare il nome dell'azione e fare clic su un'area della minimappa per navigarvi.
  • Per chiudere la minimappa, fare clic sull'icona della freccia left in alto a destra della minimappa.

• Se il flusso di lavoro richiede modifiche prima di essere pubblicato, l'indicatore finale sarà giallo. Fare clic sul link dell'avviso ed esaminare le modifiche da apportare.

Gestione delle impostazioni

Per saperne di più sulla gestione delle impostazioni del flusso di lavoro.

Per gestire le impostazioni del flusso di lavoro:

• Fare clic sulla scheda Impostazioni per gestire le impostazioni del flusso di lavoro.
• Nella scheda Generale , selezionate i giorni e le ore in cui volete che le azioni vengano eseguite, iscrivete i contatti da Salesforce e associate le campagne al flusso di lavoro.
• Nella scheda Disiscrizione e soppressione, impostare i criteri di disiscrizione e soppressione per rimuovere o escludere automaticamente i record dal flusso di lavoro.
• Nella scheda Notifiche , impostare le notifiche e-mail per avvisare gli utenti e i team quando il tasso di iscrizione di un flusso di lavoro aumenta o diminuisce oltre una certa percentuale.
  
  

Attivare il flusso di lavoro

Dopo aver impostato il flusso di lavoro, attivarlo per iniziare l'automazione. Se sono state salvate delle azioni segnaposto, queste devono essere completate prima di poter attivare il flusso di lavoro. Dopo aver attivato il flusso di lavoro, è possibile visualizzare la cronologia del flusso di lavoro per monitorare i record registrati.

Per vedere una panoramica di questo processo, guardate il video qui sotto:

Per rivedere e attivare il flusso di lavoro:

• Nell'angolo in alto a destra, fare clic su Rivedi e pubblica.
• Scegliere se iscrivere i record che attualmente soddisfano i trigger di iscrizione o se iscrivere solo i record che soddisfano i trigger in futuro:
  • Per iscrivere solo i record che soddisfano i trigger di iscrizione dopo l'attivazione del flusso di lavoro, selezionare No, iscrive solo [oggetti] che soddisfano i criteri di attivazione dopo l'attivazione del flusso di lavoro.
  • Per iscrivere i record esistenti che soddisfano i trigger di iscrizione, selezionare Sì, iscrivere gli [oggetti] esistenti che soddisfano i criteri di attivazione in questo momento.

• • Se si dispone di un account Marketing Hub Starter, Professional o Enterprise, nei flussi di lavoro basati sui contatti è possibile visualizzare un elenco statico di contatti che soddisfano i criteri facendo clic su Usa elenchi per vedere questi contatti. L'elenco verrà salvato automaticamente e sarà accessibile dalla dashboard Elenchi.

Nota bene: il numero di contatti esistenti visualizzato nella pagina di revisione è una stima. Per visualizzare un numero esatto di contatti, creare un elenco statico di contatti che soddisfano i criteri facendo clic su Usa elenchi per visualizzare questi contatti.

• Rivedere le altre impostazioni del flusso di lavoro, comprese le connessioni e la disiscrizione, quindi fare clic su Attiva.

• Nella finestra di dialogo, fare clic su Sì, attivare.