Creare flussi di lavoro

Utilizzate i flussi di lavoro per automatizzare i processi aziendali. È possibile iscrivere automaticamente i record con i criteri di iscrizione, per poi agire sui record.

Ad esempio, è possibile iscrivere tutti i contatti che hanno inviato un modulo specifico, quindi inviare un'e-mail di marketing e assegnare questi contatti a un utente. È anche possibile agire sui record associati, come ad esempio aggiornare l'azienda associata a un contatto iscritto.

Dopo aver creato i flussi di lavoro, imparate come organizzarli.

Creare un nuovo flusso di lavoro

È possibile creare flussi di lavoro da zero o utilizzare modelli di flusso di lavoro per guidare l'utente. Si può anche fare riferimento alla libreria dei flussi di lavoro della comunità per trovare idee per l'impostazione del flusso di lavoro. Il numero di flussi di lavoro che è possibile creare dipende dalle sottoscrizioni dell'account.

Creare un nuovo flusso di lavoro da zero

Per creare un flusso di lavoro da zero:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Automazioni > Flussi di lavoro.
• In alto a destra, fare clic su Crea flusso di lavoro > Da zero.
• Nel pannello di sinistra, selezionare [object]-based per selezionare l'oggetto del flusso di lavoro. Questo determina il tipo di record che possono essere iscritti nel flusso di lavoro. È possibile scegliere tra i seguenti oggetti:

• • Contatti
  • Aziende
  • Offerte
  • Preventivi(Sales Hub Professional o Enterprise)
  • Biglietti(Service Hub Professional o Enterprise)
  • Oggetti personalizzati (soloEnterprise )
  • Conversazioni
  • Invio di feedback(Service Hub Professional o Enterprise)
  • Sottoscrizioni
  • Pagamenti
  • Obiettivi
  • Leads(Sales Hub Professional o Enterprise)
  • Utenti
• Nel pannello di destra, alla voce Scegli il tipo, selezionare Flusso di lavoro vuoto. Questa opzione sarà selezionata per impostazione predefinita.
• In alto a sinistra, fate clic su Avanti.
• Per dare un nome al flusso di lavoro e aggiungere una descrizione:
  • In alto, fare clic sull'icona della matitaedit . Quindi, inserire il nome e la descrizione del flusso di lavoro.
  • In alternativa, dopo aver impostato il flusso di lavoro, fare clic su Genera descrizione per utilizzare Breeze, l'intelligenza artificiale di HubSpot, per generare una descrizione per il flusso di lavoro in base ai trigger e alle azioni del flusso di lavoro.
  • In fondo, fate clic su Salva.
    

Creare un nuovo flusso di lavoro utilizzando i modelli

Utilizzate un modello di flusso di lavoro in linea con i vostri obiettivi per ottimizzare i processi di automazione. È anche possibile sfogliare i modelli per esplorare diverse opzioni di automazione del flusso di lavoro.

Per creare un flusso di lavoro utilizzando un modello:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Automazioni > Flussi di lavoro.
• In alto a destra, fare clic su Crea flusso di lavoro > Da modello.
• Dalla libreria dei modelli, cercare un modello che corrisponda agli obiettivi del flusso di lavoro:
  • Per filtrare i modelli in base alla funzione o all'obiettivo, nella barra laterale sinistra selezionare una categoria.
  • Per cercare un modello specifico, inserire una parola chiave di ricerca in alto a destra.
• Per esaminare i dettagli di un modello, fare clic su Anteprima. Nella finestra di dialogo è possibile verificare se il modello è compatibile con gli abbonamenti HubSpot. È inoltre possibile esaminare i seguenti dettagli:
  
  • Scopo: lo scopo e l'obiettivo di questo modello di flusso di lavoro.

• • Cosa è necessario preparare: qualsiasi risorsa da preparare per popolare le azioni segnaposto, come e-mail di marketing o moduli.
  • Anteprima del modello: i trigger di iscrizione e le azioni del flusso di lavoro incluse in questo modello.

• Una volta selezionato il modello, fate clic su Usa modello. Nell'editor del flusso di lavoro, il modello verrà visualizzato con le azioni segnaposto. Nell'editor è possibile modificare, aggiungere e rimuovere le azioni.
  

Impostare i trigger di iscrizione

I trigger di iscrizione sono una serie di criteri che iscrivono automaticamente i record nel flusso di lavoro. È possibile aggiungere manualmente i trigger di iscrizione, utilizzare l'AI per generare i trigger di iscrizione o non aggiungere alcun trigger:

• Quando si impostano i trigger di iscrizione, è possibile utilizzare i seguenti tipi di trigger di iscrizione. Per saperne di più sull'impostazione dei trigger di iscrizione.
  • Basati su filtri
  • Basati su eventi
  • Basati su una pianificazione
• È inoltre possibile utilizzare Breeze, l'intelligenza artificiale di HubSpot, per generare trigger di iscrizione. Per saperne di più sull'uso dell'intelligenza artificiale nei flussi di lavoro.
• Per iscrivere i record solo manualmente, lasciate vuota la casella dei trigger di iscrizione.

• Nell'editor del flusso di lavoro, fare clic su Imposta trigger.
• Nel pannello di sinistra, selezionare Quando si verifica un evento, Quando i criteri di filtro sono soddisfatti o In base a una pianificazione.
• Nel pannello di sinistra, selezionate un tipo di filtro per il trigger di iscrizione. Impostate il trigger, quindi fate clic su Salva.
  

• Per impostazione predefinita, i record vengono iscritti in un flusso di lavoro solo la prima volta che soddisfano i trigger di iscrizione. Per abilitare la reiscrizione:
  • Nel pannello di sinistra, fare clic sulla scheda Reiscrizione.
  • Fare clic per attivare l'interruttore di reiscrizione.
  • Selezionare i trigger da utilizzare per la reiscrizione. Per saperne di più sull'aggiunta di trigger di reiscrizione ai flussi di lavoro.
• Se necessario, aggiungere altri trigger di iscrizione. Al termine, fare clic su Salva.
  
  

Aggiungere azioni

È possibile utilizzare Breeze per generare azioni per un flusso di lavoro o per selezionare e aggiungere manualmente le azioni. Ad esempio, è possibile utilizzare un flusso di lavoro per inviare un'e-mail di marketing o assegnare i record. Per saperne di più sulle diverse azioni del flusso di lavoro disponibili in HubSpot.

Dopo aver aggiunto un'azione, è possibile clonarla o spostarla per semplificare il processo di creazione del flusso di lavoro. Se desiderate lasciare una nota su un'azione del flusso di lavoro come riferimento, imparate come aggiungere commenti alle azioni del flusso di lavoro.

Nota bene: le azioni disponibili dipendono dal vostro abbonamento. Le azioni bloccate locked richiedono un aggiornamento dell'account per essere utilizzate.

Per aggiungere azioni a un flusso di lavoro:

• Nell'editor del flusso di lavoro, fare clic sull' icona + più.
• Nel pannello di sinistra, selezionare un'azione. Per saperne di più sulla scelta delle azioni del flusso di lavoro.
• Dopo aver impostato i dettagli dell'azione, fare clic su Salva. Oppure, se si sta aggiungendo l'azione come segnaposto, fare clic su Salva senza compilare i dettagli dell'azione. Le azioni segnaposto devono essere compilate prima di poter attivare il flusso di lavoro. Per saperne di più sulle azioni segnaposto.

Usare il pannello dei dati quando si aggiungono le azioni

A seconda dell'azione del flusso di lavoro selezionata, è possibile utilizzare il pannello dei dati per utilizzare i dati di varie fonti di oggetti. Ad esempio, è possibile utilizzare i dati di un record di contatto e dell'affare associato per inviare una notifica in-app al proprietario dell'affare.

La funzionalità del pannello dati può essere utilizzata con le seguenti azioni del flusso di lavoro:

• Invia una notifica interna via e-mail
• Creare un'attività

• Invio di una notifica in app
• Valore uguale al ramo
• Impostare il valore della proprietà (quando si impostano le proprietà del testo)
• Copia la proprietà
• Creare un record (quando si impostano le proprietà di testo)
• Invia notifica Slack (richiede l'integrazione con Slack)

• Azioni di integrazione che consentono il passaggio di dati (ad esempio con Google Sheets o Asana)

• Codice personalizzato( soloOperation Hub Professional o Enterprise )

• Formattazione dei dati (soloOperation Hub Professional o Enterprise )

• Inviare un webhook (soloOperation Hub Professional o Enterprise )
  

• Dopo aver selezionato l'azione, nella sezione Dati disponibili, fare clic su Modifica dati disponibili.
• Nel pannello di destra, fare clic su + Aggiungi origine dati.
• Fare clic sul menu a discesa Scegliere un tipo di record e selezionare un'origine dati.
• Configurare i dettagli dell'origine dati, quindi fare clic su Aggiungi.
• Dopo aver aggiunto le fonti di dati, utilizzare i dati di una fonte specifica:
  • Nel pannello di sinistra, fare clic sul campo con cui si desidera utilizzare i dati.
  • Nel pannello Inserisci dati, fare clic sul menu a discesa Proprietà di visualizzazione o Output azione e selezionare un'origine dati.
  • Dopo aver selezionato l'origine, fare clic per espandere il tipo di dati che si desidera utilizzare, quindi fare clic sulla proprietà da utilizzare nel campo.
    • La proprietà verrà inserita automaticamente nel campo.
    • Le proprietàevento personalizzate possono essere utilizzate per le azioni supportate dal pannello dati. Le proprietà degli eventi personalizzati disponibili saranno visualizzate sotto il nome dell'evento personalizzato nel pannello dati.

Rivedere la minimappa del flusso di lavoro

• Nell'editor del flusso di lavoro, in alto a sinistra, fate clic su Mostra pannello minimappa.
  
  

• Con la minimappa aperta, è possibile passare sopra le azioni del flusso di lavoro per visualizzare il nome dell'azione e fare clic su un'area della minimappa per spostarsi.
• Per chiudere la minimappa, fare clic sull'icona X in alto a destra della minimappa.

• Se il flusso di lavoro richiede delle modifiche prima di essere pubblicato, l'azione sarà evidenziata in giallo. Fare clic sul link dell'avviso e rivedere le modifiche da apportare.
  

Annullare o rifare le modifiche

Quando si modifica il flusso di lavoro, è possibile annullare o annullare le modifiche apportate al flusso di lavoro nei 30 giorni precedenti.

• Per annullare un'azione, fare clic sull'icona di annullamento undo in alto a sinistra. Le modifiche verranno annullate una alla volta.

• Per ripetere un'azione, fare clic sull'icona redo in alto a sinistra. Le modifiche verranno ripetute una alla volta.

Nota bene: non è possibile utilizzare le funzionalità di annullamento e ripristino per le azioni di estensione, per le azioni di codice personalizzato e per le azioni di spostamento o clonazione.

Gestione delle impostazioni

Per gestire le impostazioni del flusso di lavoro:

• In alto a sinistra, fare clic sulla scheda Impostazioni per gestire le impostazioni di esecuzione e di notifica del flusso di lavoro. Per saperne di più sulla gestione delle impostazioni del flusso di lavoro.
• In alto a sinistra, fare clic su Modifica > Modifica attivazione iscrizione per gestire le impostazioni di iscrizione, disiscrizione e reiscrizione del flusso di lavoro.
  
  

Attivare il flusso di lavoro

Dopo aver attivato il flusso di lavoro, è possibile visualizzare la cronologia del flusso di lavoro per monitorare i record iscritti. Se sono state salvate azioni segnaposto, queste devono essere completate prima di poter attivare il flusso di lavoro.

Nota bene: il numero di contatti esistenti visualizzato nella pagina di revisione è una stima. Per visualizzare un numero esatto di contatti, creare un elenco statico di contatti che soddisfano i criteri facendo clic su Usa elenchi per visualizzare questi contatti.

Per rivedere e attivare il flusso di lavoro:

• Nell'angolo in alto a destra, fare clic su Rivedi e pubblica.
• Nel pannello di destra, rivedere i dettagli del flusso di lavoro:
  • Vedere tutti i contatti negli elenchi: se si dispone di un account Marketing Hub Starter, Professional o Enterprise, nei flussi di lavoro basati sui contatti è possibile visualizzare un elenco statico di contatti che soddisfano i criteri di iscrizione. L'elenco verrà salvato automaticamente e sarà accessibile dalla dashboard degli elenchi.

• • Si desidera iscrivere i contatti che attualmente soddisfano i criteri di iscrizione quando il flusso di lavoro viene attivato: Scegliere se iscrivere i record che soddisfano attualmente i criteri di iscrizione o se iscrivere solo i record che soddisfano i criteri in futuro.
    • Sì, iscrivere gli [oggetti] esistenti che soddisfano i criteri di attivazione al momento: iscrivere tutti i record esistenti che soddisfano i criteri di attivazione.
    • No, iscrive solo [oggetti] che soddisfano i criteri di attivazione dopo l'attivazione del flusso di lavoro: iscrive solo i record che soddisfano i criteri di attivazione dopo l'attivazione del flusso di lavoro. Quando questa opzione è selezionata:
      • Se l'[oggetto] cambia per soddisfare i trigger di iscrizione per la prima volta dopo l'attivazione del flusso di lavoro, l'[oggetto] verrà iscritto.
      • Se l'[oggetto] cambia per soddisfare i criteri di iscrizione di nuovo e la reiscrizione è attivata, l'[oggetto] sarà iscritto. Per saperne di più sui trigger di reiscrizione.

• • In fondo, fare clic su Avanti. È possibile rivedere la tempistica e le notifiche del flusso di lavoro, le connessioni e i dettagli del flusso di lavoro. In alternativa, fare clic su Salta per attivare il flusso di lavoro.
  • In fondo, fare clic su Attiva flusso di lavoro.