Opret arbejdsgange

Opret et workflow for at automatisere dine forretningsprocesser og gøre dit team mere effektivt. Indstil tilmeldingskriterier for automatisk at tilmelde poster og handle på dine kontakter, virksomheder, aftaler, tilbud og billetter. Du kan også handle på tilknyttede poster, som f.eks. at opdatere en tilmeldt kontakts tilknyttede virksomhed.

Når du har oprettet dit workflow, vises det under fanen Oprettet i workflows i workflow-dashboardet. Workflows, der er oprettet fra andre værktøjer som f.eks. formularer, e-mails, billetter eller tilbud , vises under fanen Oprettet i andre værktøjer. Læs mere om, hvordan du organiserer dine workflows.

Vælg workflow-objekt og type

Fra workflow-værktøjet kan du oprette et workflow fra bunden eller bruge en workflow-skabelon til at guide dig. Afhængigt af hvilket opsætningsflow du vælger, vil du også blive bedt om at vælge et objekt og en workflowtype.

Sådan kommer du i gang med at oprette et workflow:

• Naviger i din HubSpot-konto til Automatisering > Arbejdsgange.
• Du kan oprette et nyt workflow fra bunden eller ud fra en skabelon:
  • Hvis du vil oprette et nyt workflow fra bunden, skal du klikke på Opret workflow > Fra bunden øverst til højre.
  • For at oprette et nyt workflow fra en skabelon skal du klikke på Opret workflow > Fra skabelon øverst til højre.
• For at redigere eller klone eksisterende workflows skal du holde musen over workflowet og klikke på Klon eller Rediger.

Start fra bunden

Sådan opretter du et workflow fra bunden:

• I venstre panel skal du vælge [objekt]-baseret for at vælge dit workflow-objekt. Dette bestemmer, hvilken type poster der kan indskrives i workflowet. Når du opretter et workflow fra bunden, kan du vælge mellem følgende objekter:

• • Kontaktpersoner
  • Virksomheder
  • Tilbud
  • Tilbud(Sales Hub Professional eller Enterprise)
  • Billetter(Service Hub Professional eller Enterprise)
  • Brugerdefinerede objekter( kunEnterprise )
  • Samtaler
  • Indsendelse af feedback(Service Hub Professional eller Enterprise)
  • Abonnementer
  • Betalinger
  • Mål

• I højre panel under Vælg type skal du vælge din workflowtype:
  • Tomt workflow: Start med et tomt workflow, og tilføj dine egne tilmeldingsudløsere, handlinger og forsinkelser.
  • Planlagt workflow( kunOperations Hub Professional og Enterprise ): Indstil en tidsplan for dit workflow, så det gentages med regelmæssige, forudbestemte intervaller, f.eks. dagligt, ugentligt, månedligt eller årligt. Herefter kan du tilføje dine egne tilmeldingsudløsere, handlinger og forsinkelser. Læs mere om, hvordan du opretter planlagte workflows.
  • Egenskaben Specifik dato eller Kontaktdato( kunkontaktbaserede workflows): Start med et tomt workflow, og tilføj handlinger, der udføres baseret på en specifik dato eller datoer, der er indstillet på en specifik egenskab på tilmeldte poster. Læs mere om at oprette workflows med specifik dato eller kontaktdato-egenskaber.

• Klik på Næste.
• Klik på blyantikonet edit for at give dit workflow et navn og tilføje en beskrivelse.
• Klik på Gem.

Brug en skabelon

Brug en workflow-skabelon, der passer til dine mål, til at strømline dine automatiseringsprocesser. Du kan også browse gennem skabelonerne for at udforske forskellige muligheder for automatisering af workflows.

Sådan opretter du et workflow ved hjælp af en skabelon:

• I skabelonbiblioteket kan du søge efter en skabelon, der matcher dine mål for arbejdsgangen:
  • For at filtrere skabeloner efter funktion eller mål skal du vælge en kategori i venstre sidepanel.
  • For at søge efter en bestemt skabelon skal du indtaste et søgeord øverst til højre.
• Klik på Preview for at se detaljerne i en skabelon. I dialogboksen kan du tjekke, om skabelonen er kompatibel med dine HubSpot-abonnementer. Du kan også gennemgå følgende detaljer:
  
  • Formål: formålet og målene med dette workflow.
  • Inkluderede triggere og handlinger: de tilmeldings-triggere og workflow-handlinger , der er inkluderet i denne skabelon.
  • Hvad du skal forberede: eventuelle aktiver, som du skal forberede for at udfylde pladsholderhandlingerne, f.eks. marketingmails eller formularer.
• Når du har valgt din skabelon, skal du klikke på Brug skabelon. I workflow-editoren vil skabelonen blive vist med pladsholder-handlinger. Du kan redigere, tilføje og fjerne handlinger i editoren.

Indstil udløsere for tilmelding

Enrollment triggers er et sæt kriterier, der automatisk indrullerer poster i workflowet. Tilmeldingstriggere kan være filterbaserede eller hændelsesbaserede. Hvis du kun vil tilmelde poster manuelt, skal du lade feltet for tilmeldingsudløsere være tomt. Læs mere om manuel registrering.

Se videoen nedenfor for at få et overblik over denne proces:

• Klik på Opsæt udløsere i workflow-editoren. Læs mere om, hvordan du indstiller tilmeldingsudløsere i workflows.
• I venstre panel skal du vælge Når en begivenhed indtræffer eller Når filterkriterier er opfyldt. Læs mere om event triggers.
• I venstre panel skal du vælge en filtertype til din tilmeldingsudløser. Konfigurer udløseren, og klik derefter på Anvend filter.

• Som standard vil poster kun blive tilmeldt et workflow, første gang de opfylder tilmeldingsudløsningerne. Sådan aktiverer du gentilmelding:
  • Klik på fanen Re-enrollment i venstre panel.
  • Klik for at slå Re-enrollment til.
  • Vælg de triggere, du vil bruge til gentilmelding. Læs mere om, hvordan du tilføjer re-enrollment-triggere til workflows.
• Tilføj flere tilmeldingsudløsere, hvis det er nødvendigt.
• Når du er færdig, skal du klikke på Gem.

Tilføj handlinger

Tilføj handlinger til dit workflow. Du kan f.eks. bruge et workflow til at sende en marketingmail eller tildele dine poster. Læs mere om de forskellige workflow-handlinger, der ertilgængelige i HubSpot.

Når du har tilføjet en handling, kan du klone eller flytte den for at strømline processen med at opbygge workflowet. Og hvis du gerne vil efterlade en note på en workflow-handling til reference, kan du lære, hvordan du tilføjer kommentarer til workflow-handlinger.

Bemærk: De handlinger, der er tilgængelige for dig, afhænger af dit abonnement. Låste handlinger locked kræver en kontoopgradering for at kunne bruges.

Sådan tilføjer du handlinger til et workflow:

• Klik på + plus-ikonet.
• Vælg en handling i det venstre panel. Læs mere om, hvordan du vælger dine workflow-handlinger.
• Afhængigt af den valgte workflow-handling kan du også bruge datapanelet til at bruge data fra forskellige objektkilder. Du kan f.eks. bruge data fra en kontaktpost og dens tilknyttede aftale til at sende en notifikation i appen til aftaleejeren. Sådan bruger du datapanelets funktionalitet:
  • For at tilføje en datakilde til panelets tilgængelige data:
    • Klik på Rediger tilgængelige data i afsnittet Tilgængelige data.

• • • Klik på + Tilføj datakilde i højre panel.
    • Klik på dropdown-menuen Choose a record type , og vælg en datakilde.
    • Konfigurer datakildedetaljerne, og klik derefter på Tilføj.

• • At bruge data fra en bestemt kilde til din handling:
    
    • På fanen Rediger handling skal du klikke på det felt , du gerne vil bruge data til.
    • I afsnittet Objektegenskaber skal du klikke for at udvide den datakilde , du gerne vil bruge, og derefter klikke på den egenskab , du vil bruge i feltet. Egenskaben vil blive indsat i feltet.

• Når du har angivet detaljerne for handlingen, skal du klikke på Gem. Eller hvis du tilføjer handlingen som en pladsholder, skal du klikke på Gem uden at udfylde handlingsdetaljerne. Placeholder-handlinger skal udfyldes, før du kan tænde for workflowet. Få mere at vide om placeholder-handlinger.
• Klik på + plus-ikonet for at tilføje flere workflow-handlinger.
• Når du bygger større workflows, kan du bruge workflow-minimap'et til at få et hurtigere overblik over din workflow-arkitektur og hurtigere navigation. Sådan bruger du workflow-minimap:
  • Klik på Vis minimap øverst til venstre på workflowets tidslinje.
  • Når minimap'et er åbent, kan du holde musen over workflowhandlinger for at se handlingens navn og klikke på et område af minimap'et for at navigere dertil.
  • For at lukke minimap'en skal du klikke på leftpil-ikonet øverst til højre på minimap'en.

• Hvis dit workflow kræver ændringer, før det kan publiceres, vil slutmarkøren være gul. Klik på linket i advarslen, og gennemgå de ændringer, der skal foretages.

Administrer indstillinger

Læs mere om, hvordan du administrerer dine workflow-indstillinger.

Sådan administrerer du dine workflow-indstillinger:

• Klik på fanen Indstillinger for at administrere workflowets indstillinger.
• På fanen Generelt skal du vælge dage og tidspunkter, hvor handlinger skal udføres, tilmelde kontakter fra Salesforce og knytte kampagner til workflowet.
• På fanen Afmelding og under trykkelse skal du indstille afmeldings- og undertrykkelseskriterier for automatisk at fjerne eller ekskludere poster fra workflowet.
• På fanen Notifikationer kan du konfigurere e-mailnotifikationer til at advare brugere og teams, når et workflows tilmeldingsrate stiger eller falder ud over en vis procentdel.
  
  

Tænd for dit workflow

Når du har konfigureret dit workflow, skal du tænde det for at begynde at automatisere. Hvis du har gemt nogle pladsholderhandlinger, skal de udføres, før du kan tænde for workflowet. Når du har tændt for dit workflow, kan du se workflow-historikken for at overvåge de poster, der er tilmeldt.

Se videoen nedenfor for at få et overblik over denne proces:

Sådan gennemgår og aktiverer du dit workflow:

• I øverste højre hjørne klikker du på Review and publish.
• Vælg at tilmelde poster, der i øjeblikket opfylder tilmeldingstriggerne, eller kun tilmelde poster, der opfylder triggerne i fremtiden:
  • Hvis du kun vil tilmelde poster, der opfylder tilmeldingsudløserne, efter at workflowet er slået til, skal du vælge Nej, tilmeld kun [objekter], der opfylder udløserkriterierne, efter at workflowet er slået til.
  • For at tilmelde eksisterende poster, der opfylder tilmeldingsudløserne, skal du vælge Ja, tilmeld eksisterende [objekter], der opfylder udløserkriterierne fra nu af.

• • Hvis du har en Marketing Hub Starter-, Professional- eller Enterprise-konto, kan du i kontaktbaserede workflows se en statisk liste over kontakter, der opfylder kriterierne, ved at klikke på Brug lister til at se disse kontakter. Listen gemmes automatisk og kan tilgås fra dit liste-dashboard.

Bemærk: Antallet af eksisterende kontakter, der vises på gennemgangssiden, er et estimat. Hvis du vil se et nøjagtigt antal kontakter, skal du oprette en statisk liste over kontakter, der opfylder kriterierne, ved at klikke på Brug lister til at se disse kontakter.

• Gennemgå resten af dine workflow-indstillinger, herunder forbindelser og afmelding, og klik derefter på Slå til.

• Klik på Ja, tænd i dialogboksen.