Luo työnkulkuja

Käytä työnkulkuja liiketoimintaprosessien automatisointiin. Voit rekisteröidä tietueet automaattisesti rekisteröintiperusteiden mukaisesti ja ryhtyä sitten toimenpiteisiin tietueiden suhteen.

Voit esimerkiksi rekisteröidä kaikki tietyn lomakkeen lähettäneet yhteystiedot, lähettää markkinointisähköpostin ja määrittää nämä yhteystiedot käyttäjälle. Voit myös tehdä toimenpiteitä liitettyjen tietueiden osalta, kuten päivittää rekisteröidyn yhteyshenkilön liitetyn yrityksen.

Kun olet luonut työnkulkuja, opettele organisoimaan työnkulut.

Luo uusi työnkulku

Voit luoda työnkulkuja tyhjästä tai käyttää työnkulkujen malleja apuna. Voit myös hakea ideoita yhteisön työnkulkukirjastosta, kun luot työnkulkua. Luomiesi työnkulkujen määrä riippuu tilisi tilauksista.

Uuden työnkulun luominen tyhjästä

Voit luoda työnkulun tyhjästä:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Automaatiot > Työnkulut.
• Napsauta oikeassa yläkulmassa Luo työnkulku > Tyhjästä.
• Valitse vasemmanpuoleisessa paneelissa [objekti]-pohjainen valitsemalla työnkulun objekti. Tämä määrittää, minkä tyyppisiä tietueita työnkulkuun voidaan kirjata. Voit valita seuraavista objekteista:

• • Yhteystiedot
  • Yritykset
  • Sopimukset
  • Tarjoukset(Sales Hub Professional tai Enterprise)
  • Liput(Service Hub Professional tai Enterprise)
  • Mukautetut kohteet( vainEnterprise )
  • Keskustelut
  • Palautteen lähettäminen(Service Hub Professional tai Enterprise)
  • Tilaukset
  • Maksut
  • Tavoitteet
  • Liidit(Sales Hub Professional tai Enterprise)
  • Käyttäjät
• Valitse oikeassa paneelissa Valitse tyyppi-kohdassa tyhjä työnkulku. Tämä vaihtoehto on oletusarvoisesti valittuna.
• Valitse vasemmassa yläkulmassa Seuraava.
• Anna työnkululle nimi ja lisää kuvaus:
  • Napsauta ylhäällä olevaaedit -kynäkuvaketta. Kirjoita sitten työnkulun nimi ja kuvaus.
  • Vaihtoehtoisesti voit työnkulun määrittämisen jälkeen napsauttaa Generate description (Luo kuvaus ) -painiketta, jolloin Breeze, HubSpotin tekoäly, luo kuvauksen työnkulullesi työnkulun laukaisijoiden ja toimintojen perusteella.
  • Napsauta alareunassa Tallenna.
    

Luo uusi työnkulku käyttäen malleja

Käytä tavoitteidesi mukaista työnkulun mallia automatisointiprosessien virtaviivaistamiseksi. Voit myös selata malleja tutustuaksesi erilaisiin työnkulun automatisointivaihtoehtoihin.

Työnkulun luominen mallin avulla:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Automaatiot > Työnkulut.
• Valitse oikeassa yläkulmassa Luo työnkulku > Mallista.
• Etsi mallien kirjastosta malli, joka vastaa työnkulun tavoitteita:
  • Jos haluat suodattaa malleja toiminnon tai tavoitteen mukaan, valitse vasemmasta sivupalkista luokka.
  • Jos haluat etsiä tiettyä mallia, kirjoita oikeassa yläkulmassa hakusana.
• Voit tarkastella mallin tietoja valitsemalla Esikatselu. Valintaikkunassa voit tarkistaa, onko malli yhteensopiva HubSpot-tilaustesi kanssa. Voit myös tarkistaa seuraavat tiedot:
  
  • Käyttötarkoitus: tämän työnkulun mallin tarkoitus ja tavoite.

• • Mitä sinun on valmisteltava: kaikki varat, jotka sinun on valmisteltava paikanvaraustoimintojen täyttämiseksi, kuten markkinointisähköpostit tai lomakkeet.
  • Mallin esikatselu: tähän malliin sisältyvät ilmoittautumisen käynnistimet ja työnkulun toiminnot .

• Kun olet valinnut mallin, valitse Käytä mallia. Työnkulkueditori näyttää mallin ja paikanvartijatoiminnot. Voit muokata, lisätä ja poistaa toimintoja editorissa.
  

Aseta ilmoittautumisen käynnistimet

Kirjaamisen käynnistimet ovat joukko kriteerejä, jotka kirjaavat tietueet automaattisesti työnkulkuun. Voit lisätä rekisteröinnin käynnistäviä tekijöitä manuaalisesti, käyttää tekoälyä rekisteröinnin käynnistävien tekijöiden luomiseen tai olla lisäämättä käynnistäviä tekijöitä lainkaan:

• Voit käyttää seuraavia ilmoittautumisen käynnistystyyppejä, kun määrität ilmoittautumisen käynnistimiä. Lisätietoja ilmoittautumislaukaisimien asettamisesta.
  • Suodattimiin perustuva
  • Tapahtumapohjainen
  • Perustuu aikatauluun
• Voit myös käyttää Breezeä, HubSpotin tekoälyä, ilmoittautumisen käynnistimien luomiseen. Lue lisää tekoälyn käytöstä työnkuluissa.
• Jos haluat rekisteröidä tietueita vain manuaalisesti, jätä rekisteröinnin käynnistysruutu tyhjäksi.

• Valitse työnkulkueditorissa Määritä laukaisimet.
• Valitse vasemmassa paneelissa Kun tapahtuma tapahtuu, Kun suodatinkriteerit täyttyvät tai Aikataulun perusteella.
• Valitse vasemmassa paneelissa suodatintyyppi ilmoittautumislaukaisinta varten. Määritä laukaisin ja valitse sitten Tallenna.
  

• Oletusarvoisesti tietueet rekisteröidään työnkulkuun vain silloin, kun ne täyttävät rekisteröinnin käynnistimet ensimmäisen kerran. Uudelleenrekisteröinnin ottaminen käyttöön:
  • Napsauta vasemmanpuoleisessa paneelissa Uudelleenrekisteröinti-välilehteä.
  • Napsauta uudelleenrekisteröinti-kytkintä päälle napsauttamalla sitä.
  • Valitse käynnistimet, joita haluat käyttää uudelleenkirjoitukseen. Lisätietoja uudelleenrekisteröinnin käynnistimien lisäämisestä työnkulkuihin.
• Lisää tarvittaessa lisää ilmoittautumisen käynnistimiä. Kun olet valmis, valitse Tallenna.
  
  

Toimintojen lisääminen

Voit käyttää Breezeä luomaan toimintoja työnkulkuun tai valita ja lisätä toimintoja manuaalisesti. Voit esimerkiksi käyttää työnkulkua markkinointisähköpostin lähettämiseen tai tietueiden osoittamiseen. Lue lisää HubSpotissa käytettävissä olevista erilaisista työnkulun toimista.

Kun olet lisännyt toiminnon, voit kloonata tai siirtää sen virtaviivaistaaksesi työnkulun rakentamisprosessia. Jos haluat jättää työnkulkutoimintoon huomautuksen viitteeksi, opi, miten työnkulkutoimintoihin voi lisätä kommentteja.

Huomaa: Käytettävissäsi olevat toimet riippuvat tilauksestasi. Lukitut toiminnot locked edellyttävät tilin päivittämistä.

Toimintojen lisääminen työnkulkuun:

• Napsauta työnkulkueditorissa + plus-kuvaketta.
• Valitse vasemmassa paneelissa toiminto. Lisätietoja työnkulun toimintojen valitsemisesta.
• Kun olet määrittänyt toiminnon yksityiskohdat, valitse Tallenna. Tai jos lisäät toiminnon paikanvaraajaksi, napsauta Tallenna täyttämättä toiminnon yksityiskohtia. Paikanvaraajatoiminnot on täytettävä, ennen kuin voit ottaa työnkulun käyttöön. Lisätietoja paikanhaltijatoiminnoista.

Käytä tietopaneelia lisätessäsi toimintoja

Valitusta työnkulkutoiminnosta riippuen voit käyttää tietopaneelia myös eri objektilähteiden tietojen käyttämiseen. Voit esimerkiksi käyttää yhteystietueesta ja siihen liittyvästä kaupasta saatuja tietoja lähettääksesi sovelluksen sisäisen ilmoituksen kaupan omistajalle.

Tietopaneelin toimintoja voidaan käyttää alla olevien työnkulun toimintojen kanssa:

• Lähetä sisäinen sähköposti-ilmoitus
• Luo tehtävä

• Lähetä sovelluksen sisäinen ilmoitus
• Arvo vastaa haaraa
• Ominaisuuden arvon asettaminen (kun asetetaan tekstiominaisuuksia)
• Kopioi ominaisuus
• Luo tietue (kun asetetaan tekstiominaisuuksia)
• Lähetä Slack-ilmoitus (edellyttää Slack-integraatiota)

• Integrointitoiminnot, jotka mahdollistavat tiedonsiirron (kuten Google Sheetsin tai Asanan kanssa).

• Mukautettu koodi( vainOperation Hub Professional tai Enterprise )

• Tiedon muotoilu( vainOperation Hub Professional tai Enterprise )

• Lähetä webhook( vainOperation Hub Professional tai Enterprise ).
  

• Muokkaa käytettävissä olevia tietoja: Kun olet valinnut toimintosi, valitse Käytettävissä olevat tiedot -osiossa Muokkaa käytettävissä olevia tietoja.
• Valitse oikeassa paneelissa + Lisää tietolähde.
• Napsauta Choose a record type -pudotusvalikkoa ja valitse tietolähde.
• Määritä tietolähteen tiedot ja napsauta sitten Lisää.
• Kun olet lisännyt tietolähteet, käytä tietyn lähteen tietoja:
  • Napsauta vasemmassa paneelissa kenttää , jonka kanssa haluat käyttää tietoja.
  • Napsauta Insert data (Lisää tietoja ) -paneelissa View properties (Näytä ominaisuudet) tai action output from (Toimintolähtö ) -pudotusvalikkoa ja valitse tietolähde.
  • Kun olet valinnut tietolähteen, laajenna haluamasi tietotyyppi napsauttamalla sitä ja napsauta sitten kentässä käytettävää ominaisuutta .
    • Ominaisuus lisätään kenttään automaattisesti.
    • Mukautettuja tapahtumaominaisuuksia voidaan käyttää tietopaneelin tukemissa toiminnoissa. Käytettävissä olevat mukautetut tapahtumaominaisuudet näkyvät tietopaneelin mukautetun tapahtuman nimen alla.

Tarkastele työnkulun minimikarttaa

• Valitse työnkulkueditorin vasemmassa yläkulmassa Näytä minimikarttapaneeli.
  
  

• Kun minimikartta on avoinna, voit viedä hiiren kursorin työnkulun toimintojen päälle nähdäksesi toiminnon nimen ja siirtyä sinne napsauttamalla minimikartan aluetta.
• Sulje minimikartta napsauttamalla X-kuvaketta minimikartan oikeassa yläkulmassa.

• Jos työnkulku vaatii muutoksia ennen julkaisemista, toiminto on korostettu keltaisella. Napsauta hälytyksessä olevaa linkkiä ja tarkista tarvittavat muutokset.
  

Peruuta tai tee muutokset uudelleen

Kun muokkaat työnkulkua, voit peruuttaa tai palauttaa työnkulkuun edellisen 30 päivän aikana tehdyt muutokset.

• Voit peruuttaa toiminnon napsauttamalla vasemmassa yläkulmassa olevaa undo peruuta-kuvaketta. Muutokset peruutetaan yksi kerrallaan.

• Voit peruuttaa toimenpiteen uudelleen napsauttamalla vasemmassa yläkulmassa olevaa redo redo-kuvaketta. Muutokset tehdään uudelleen yksi kerrallaan.

Huomaa: et voi käyttää peruutus- ja palautustoimintoa laajennustoimintoihin, mukautetun koodin toimintoihin tai siirto- tai kloonaustoimintoihin.

Asetusten hallinta

Voit hallita työnkulun asetuksia:

• Työnkulun suoritus- ja ilmoitusasetuksia voit hallita napsauttamalla vasemmassa yläkulmassa Asetukset-välilehteä. Lisätietoja työnkulun asetusten hallinnasta.
• Napsauta vasemmassa yläkulmassa Muokkaa > Muokkaa ilmoittautumislaukaisinta , jos haluat hallita työnkulun ilmoittautumis-, poistamis- ja uudelleenilmoittautumisasetuksia.
  
  

Ota työnkulku käyttöön

Kun olet ottanut työnkulun käyttöön, voit tarkastella työnkulun historiaa ja seurata kirjattuja tietueita. Jos olet tallentanut paikanvartijatoimintoja, ne on suoritettava loppuun, ennen kuin voit ottaa työnkulun käyttöön.

Huomaa: tarkistussivulla näkyvä olemassa olevien yhteystietojen määrä on arvio. Jos haluat nähdä tarkan määrän yhteystietoja, luo staattinen luettelo kriteerit täyttävistä yhteystiedoista valitsemalla Käytä luetteloita nähdäksesi nämä yhteystiedot.

Voit tarkistaa ja ottaa työnkulun käyttöön:

• Napsauta oikeassa yläkulmassa Review and publish (Tarkista ja julkaise).
• Tarkista työnkulun tiedot oikeassa paneelissa:
  • Näytä kaikki yhteystiedot luetteloissa: Jos sinulla on Marketing Hub Starter-, Professional- tai Enterprise-tili, yhteystietoihin perustuvissa työnkuluissa voit tarkastella staattista luetteloa yhteystiedoista, jotka täyttävät ilmoittautumiskriteerit. Luettelo tallentuu automaattisesti, ja sitä voi tarkastella luettelot-kojelaudalta.

• • Haluatko rekisteröidä tällä hetkellä rekisteröintikriteerit täyttävät yhteystiedot, kun työnkulku kytkeytyy päälle: Voit valita, otetaanko rekisteröintiin tietueet, jotka täyttävät rekisteröinnin käynnistävät kriteerit tällä hetkellä, vai otetaanko rekisteröintiin vain tietueet, jotka täyttävät käynnistävät kriteerit tulevaisuudessa.
    • Kyllä, rekisteröidä nykyiset [kohteet], jotka täyttävät käynnistyskriteerit tällä hetkellä: Rekisteröi kaikki nykyiset tietueet, jotka täyttävät rekisteröinnin käynnistyskriteerit.
    • No, only enroll [objects] which meet the trigger criteria after turning the workflow on: rekisteröi vain tietueet, jotka täyttävät rekisteröinnin laukaisevat kriteerit sen jälkeen, kun työnkulku on otettu käyttöön. Kun tämä vaihtoehto on valittu:
      • Jos [objekti] muuttuu siten, että se täyttää rekisteröinnin käynnistävät kriteerit ensimmäistä kertaa sen jälkeen, kun työnkulku on otettu käyttöön, [objekti] rekisteröidään.
      • Jos [objekti] muuttuu niin, että se täyttää rekisteröintiperusteet uudelleen ja rekisteröinti otetaan uudelleen käyttöön, [objekti] rekisteröidään. Lisätietoja uudelleenrekisteröinnin käynnistimistä.

• • Valitse alareunassa Seuraava. Voit tarkastella työnkulun ajoitusta ja ilmoituksia, yhteyksiä ja työnkulun yksityiskohtia. Tai ota käyttöön valitsemalla Ohita.
  • Valitse alareunassa Ota työnkulku käyttöön.