建立工作流程

使用工作流程自動化您的業務流程。您可以根據註冊標準自動註冊記錄，然後對記錄採取行動。

例如，您可以註冊已提交特定表單的所有聯絡人，然後傳送行銷電子郵件，並將這些聯絡人指派給使用者。您也可以對關聯記錄採取行動，例如更新已註冊聯絡人的關聯公司。建議您在設定工作流程時，使用社群工作流程圖庫來尋找想法。

建立工作流程後，請學習如何組織您的工作流程。

建立新的工作流程

從頭開始建立工作流程，或使用工作流程範本來引導您。您可以建立的工作流程數量取決於您帳戶的訂閱。

從頭建立新工作流程

若要從頭開始建立工作流程，請

• 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「自動化」>「工作流程」。
• 在右上方，按一下建立工作流程 > 從頭開始。
• 在左側面板中，選擇[以物件] 為基礎。這會決定哪種類型的記錄可以加入工作流程。您可以從下列物件中選擇：
  • 聯絡人
  • 公司
  • 交易
  • 報價(Sales Hub Professional 或Enterprise)
  • 票單(Service Hub 專業版或企業版)
  • 自訂物件（僅限企業版）
  • 對話
  • 回饋提交（Service Hub 專業版或企業版）
  • 訂閱
  • 付款
  • 目標
  • 潛在客戶(Sales Hub Professional 或Enterprise)
  • 使用者
  • 任務
  • 通話

• 在右上方，按一下下一步。
• 為您的工作流程命名並加入說明：
  • 在頂部，按一下edit 鉛筆圖示。然後輸入工作流程的名稱 和描述。
  • 或者，在設置您的工作流程後，點擊Generate description（生成描述） ，Breeze 會根據工作流程的觸發器和動作為您的工作流程生成描述。
  • 在底部，點擊「保存」。
    

使用範本建立新的工作流程

使用與您目標一致的工作流程範本來簡化您的自動化流程。

若要使用範本建立工作流程，請

• 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「自動化」>「工作流程」。
• 在右上方，按一下建立工作流程 > 從模板。
• 從模板庫中搜尋符合工作流程目標的模板：
  • 若要依功能或目標篩選模板，請在左側欄中選擇類別。
  • 若要搜尋特定範本，請在右上方輸入搜尋關鍵字。
• 若要檢視範本的詳細資訊，請按一下預覽。在對話方塊中，您可以檢查模板是否與您的 HubSpot 訂閱相容。您也可以檢視下列詳細資訊：
  
  • 目的：此工作流程範本的目的和目標。

• • 您需要準備的內容：您需要準備以填充佔位動作的任何資產，例如行銷電子郵件或表單。
  • 範本預覽：此範本中包含的註冊觸發器和工作流程動作 。

• 選定範本後，按一下使用範本。範本會出現占位符動作。您可以在編輯器中編輯、新增及移除動作。
  

設定註冊觸發器

註冊觸發器是一組能夠自動將記錄註冊到工作流程中的條件，您可以手動設置註冊觸發器，或者使用Breeze生成註冊觸發器。您可以手動設置註冊觸發器，或者使用 Breeze 產生它們。 如果您不想自動註冊記錄到工作流程中，您可以留空註冊觸發器方塊，改為手動註冊記錄。

• 基於篩選器
• 基於事件
• 基於排程

• 在工作流程編輯器中，按一下設定觸發器。
• 在左側面板中，選擇事件發生時、符合篩選條件時或根據排程。
• 在左側面板中，為註冊觸發器選擇註冊類型。當事件發生時、符合篩選條件時、 基於週期性排程 時，或收到 webhook 時。
• 設定觸發器，然後按一下儲存。
  

• 預設情況下，記錄只有在第一次符合註冊觸發器時才會註冊工作流程。若要啟用重新註冊，請
  • 在左側面板中，按一下重新註冊索引標籤。
  • 按一下以開啟重新註冊開關。
  • 選取您要用於重新註冊的觸發器。進一步瞭解如何將重新註冊觸發器新增至工作流程。
• 必要時，新增更多註冊觸發器。完成後，按一下儲存。進一步瞭解設定註冊觸發器。
  
  

新增動作

您可以使用Breeze 為工作流程生成動作或手動選擇和添加動作。例如，您可以使用工作流程發送行銷電子郵件或分配您的記錄。進一步了解HubSpot中不同的工作流程動作。

新增動作後，您可以複製或移動動作，以簡化工作流程建立流程。如果您想在工作流程動作上留下註解以供參考，請瞭解如何為工作流程動作新增註解。

請注意：您可使用的動作取決於您的訂閱。 locked 鎖定的動作需要升級帳戶才能使用。

若要在工作流程中加入動作，請

• 在工作流程編輯器中，按一下+ 加號 圖示。
• 在左側面板中，選擇動作。進一步瞭解如何選擇工作流程動作。
• 設定動作的詳細資訊後，按一下 [儲存]。或者，如果您要新增動作為占位符，請按一下 [儲存]，而不填寫動作的詳細資訊。在開啟工作流程之前，必須填寫占位符動作。進一步瞭解占位符動作。

將資料變數加入動作

根據選取的工作流程動作，您可以使用資料面板插入來自不同物件來源的資料變數。例如，您可以使用來自聯絡人記錄及其關聯交易的資料來傳送內部通知電子郵件，該電子郵件包含來自這兩筆記錄的個人化代碼。

• 選擇您的動作後，在左側面板中，按一下您要使用資料的欄位 。
• 在Choose data variable（選擇資料變數）部分，按一下Edit available data（編輯可用資料）。
  
  

• 若要建立新的資料來源，請在右側面板中，按一下 + 新增記錄。
• 在 Name your data source（命名您的資料來源）欄位中，輸入資料來源的名稱。
• 按一下Choose a record type (選擇記錄類型 ) 下拉式功能表，然後選擇資料來源。
• 按一下Choose a condition to filter [資料來源記錄類型]下拉式功能表，並從下列項目中選擇：
  • 如果與入學 [記錄] 相關聯： 使用相關記錄的資料。例如，在基於聯絡人的工作流程中，您可以使用關聯公司記錄的資料。
    • 關聯標籤：選擇您要依據來精細關聯記錄的關聯標籤 ，尤其是當您有超過一個相同記錄類型的關聯 記錄時。 瞭解關於關聯標籤的更多資訊。
      
  
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  • 如果屬性值相符： 使用屬性值相符記錄的資料。例如，在基於交易的工作流程中，您可以僅精細化網域屬性值與已加入聯絡人的網域屬性值相符的公司。
    • 檢視 CRM 中的所有記錄以尋找匹配的屬性： 從選取的記錄類型中選擇一個屬性與登錄記錄匹配。
    • 具有相同的值：從已登錄的記錄中選擇一項屬性。
  
  
  
  
  
  • 如果屬性值相等於：使用具有特定屬性值的記錄中的資料。如果您使用自訂屬性儲存唯一識別碼，一般建議使用此選項。例如，您可以僅選擇列名 ID 角色 屬性值為ABC12345 的自訂物件。
    • 查看 CRM 中的所有記錄以尋找匹配的屬性： 從您選擇的記錄類型中選擇一個屬性來進行精煉。
    • 等於： 選取或輸入一個屬性值，只有具有特定屬性值的記錄才會被選取。
• 按一下Choose a condition to filter [record type] down to one下拉式功能表，並從Most recently updated（最近更新）、Most recently created（最近建立）或First created（首次建立）中選擇。
  

• 設定資料來源詳細資訊，然後按一下底部的[新增]。
• 新增資料來源後，檢視或刪除現有資料來源：
  • 在Choose data variable（選擇資料變數）部分，按一下Edit available data（編輯可用資料）。在右側面板中，檢視所有新增的資料來源。
  • 若要檢視現有資料來源的詳細資訊，請按一下眼睛圖示。
  • 若要刪除現有資料來源，請按一下刪除圖示。
    
    

• 新增資料來源後，請使用特定來源的資料：
  • 在插入資料面板中，按一下從 下拉式功能表檢視屬性或動作輸出 ，然後選擇資料來源。
  • 選擇資料來源後，按一下展開您要使用的資料類型 ，然後按一下要在欄位中使用的屬性 。
    • 該屬性將會自動插入欄位中。

檢視工作流程小圖

• 在工作流程編輯器的左上方，按一下顯示最小地圖面板。
  
  

• 開啟小地圖後，您可以將滑鼠懸停在工作流程動作上以檢視動作名稱，並按一下小地圖的某個區域以導航到該處。
• 如果您的工作流程在發佈前需要任何變更，該動作會以黃色反白顯示。按一下警示中的連結，並檢視需要進行的變更。
  

撤銷或重做變更

編輯工作流程時，您可以撤消或重做之前 30 天內對工作流程所做的變更。您無法撤銷或重做某些變更，例如自訂程式碼動作。

若要撤消或重做動作，請

• 若要撤銷動作，請按一下左上方的undo 撤銷圖示。變更將逐次撤銷。
• 若要重做動作，請按一下左上方的redo 重做圖示。變更將逐次重做。
  

管理設定

要管理您的工作流程設定：

• 在左上方，按一下設定索引標籤，以管理工作流程的執行和通知設定。進一步瞭解如何管理您的工作流程設定。
• 在左上方，按一下編輯 >編輯註冊觸發器 ，以管理工作流程的註冊、取消註冊和重新註冊設定。
  
  

開啟您的工作流程

若要檢視並開啟工作流程，請

• 在右上角，按一下檢閱和發佈。
• 在右側面板中，檢視您的工作流程詳細資訊：
  • 在清單中檢視所有連絡人： 如果您有Marketing Hub Starter、Professional 或Enterprise 帳戶，在以連絡人為基礎的工作流程中，您可以檢視符合註冊標準的連絡人靜態清單。 該清單會自動儲存，並可從清單儀表板存取。

• • 當工作流程開啟時，您是否要註冊目前符合註冊標準的聯絡人： 選擇註冊目前符合註冊觸發點的記錄，或僅註冊未來符合觸發點的記錄。
    • 是，註冊目前符合觸發條件的現有 [物件]： 註冊所有符合註冊觸發條件的現有 記錄。
    • 否，只註冊開啟工作流程後符合觸發條件的 [物件]： 只 註冊開啟工作流程後符合註冊觸發條件的記錄。選擇此選項時：
      • 如果 [物件] 在工作流程開啟後首次變更為符合註冊觸發條件，則會註冊該 [物件]。
      • 如果 [物件] 再次變更為符合註冊條件，且重新註冊已開啟，則 [物件] 將會註冊。進一步瞭解重新註冊觸發器。

請注意：檢視頁面中顯示的現有聯絡人數量只是估計值。若要檢視精確的聯絡人數目，請按一下檢視清單中的所有聯絡人，建立符合條件的聯絡人靜態清單。

• 在底部，按一下下一步。您可以檢閱工作流程的「時間與通知」以及「連絡人」。或者，按一下略過開啟。
• 如果您尚未輸入工作流程的名稱或描述，則會由 AI 自動產生。若要更新這些詳細資訊，請按一下相關部分下的Edit（編輯） 。
• 在底部，按一下開啟工作流程。