Skapa arbetsflöden

Använd arbetsflöden för att automatisera dina affärsprocesser. Du kan automatiskt registrera poster med registreringskriterier och sedan vidta åtgärder för dina poster.

Du kan t.ex. registrera alla kontakter som har skickat in ett visst formulär, skicka ett marknadsföringsmeddelande och tilldela dessa kontakter till en användare. Du kan också vidta åtgärder på associerade poster, t.ex. uppdatera en registrerad kontakts associerade företag. Vi rekommenderar att du använder communitybiblioteket för arbetsflöden för att få idéer när du skapar ditt arbetsflöde.

När du har skapat arbetsflöden lär du dig hur du organiserar dina arbetsflöden.

Skapa ett nytt arbetsflöde

Skapa arbetsflöden från grunden eller använd arbetsflödesmallar för att vägleda dig. Hur många arbetsflöden du kan skapa beror på ditt kontos prenumerationer.

Skapa ett nytt arbetsflöde från början

Så här skapar du ett arbetsflöde från början:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Automatisering > Arbetsflöden.
• Klicka på Skapa arbetsflöde > Från början uppe till höger.
• I den vänstra panelen väljer du [objekt]-baserat. Detta avgör vilken typ av poster som kan registreras i arbetsflödet. Du kan välja mellan följande objekt:
  • Kontakter
  • Företag
  • Affärer
  • Offerter(Sales Hub Professional eller Enterprise)
  • Biljetter(Service Hub Professional eller Enterprise)
  • Anpassade objekt (endastEnterprise)
  • Konversationer
  • Feedbackinlämningar (Service Hub Professional eller Enterprise)
  • Prenumerationer
  • Betalningar
  • Mål
  • Leads(Sales Hub Professional eller Enterprise)
  • Användare
  • Uppgifter
  • Samtal

• Klicka på Nästa längst upp till höger.
• Så här ger du arbetsflödet ett namn och lägger till en beskrivning:
  • Klicka på pennikonenedit högst upp. Ange sedan arbetsflödets namn och beskrivning.
  • Alternativt, när du har konfigurerat ditt arbetsflöde, klickar du på Generera beskrivning för att använda Breeze för att generera en beskrivning för ditt arbetsflöde baserat på dess utlösare och åtgärder.
  • Klicka på Spara längst ned.
    

Skapa ett nytt arbetsflöde med hjälp av mallar

Använd en arbetsflödesmall som är anpassad till dina mål för att effektivisera dina automatiseringsprocesser.

Så här skapar du ett arbetsflöde med hjälp av en mall:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Automatisering > Arbetsflöden.
• Klicka på Skapa arbetsflöde > Från mall uppe till höger.
• Sök efter en mall som matchar dina arbetsflödesmål i mallbiblioteket:
  • Om du vill filtrera mallar efter funktion eller mål väljer du en kategori i det vänstra sidofältet.
  • Om du vill söka efter en specifik mall anger du ett sökord längst upp till höger.
• För att granska en malls detaljer klickar du på Förhandsgranska. I dialogrutan kan du kontrollera om mallen är kompatibel med dina HubSpot-prenumerationer. Du kan också granska följande detaljer:
  
  • Syfte: syftet och målet med den här arbetsflödesmallen.

• • Vad du behöver förbereda: alla tillgångar som du behöver förbereda för att fylla i platshållaråtgärderna, t.ex. marknadsföringsmeddelanden eller formulär.
  • Mallförhandsgranskning: de registreringstriggers och arbetsflödesåtgärder som ingår i den här mallen.

• När du har valt din mall klickar du på Använd mall. Mallen visas med platshållaråtgärder. Du kan redigera, lägga till och ta bort åtgärder i redigeraren.
  

Ställ in triggers för inskrivning

Registreringstriggers är en uppsättning kriterier som automatiskt registrerar poster i ett arbetsflöde. Du kan ställa in registreringsutlösare manuellt eller generera dem med Breeze. Om du inte vill registrera poster automatiskt i ett arbetsflöde kan du lämna rutan för registreringsutlösare tom och registrera poster manuellt istället.

• Filterbaserad
• Händelsebaserad
• Baserat på ett schema

• Klicka på Konfigurera triggers i arbetsflödesredigeraren.
• I den vänstra panelen väljer du När en händelse inträffar , När filterkriterier uppfylls eller Baserat på ett schema .
• I den vänstra panelen väljer du en registreringstyp för din registreringsutlösare. när en händelse inträffar, när filterkriterier uppfylls, baserat på ett återkommande schema eller när en webhook tas emot.
• Konfigurera utlösaren och klicka sedan på Spara.
  

• Som standard registreras poster i ett arbetsflöde endast första gången de uppfyller registreringsutlösarna. Så här aktiverar du återregistrering:
  • Klicka på fliken Återinskrivning i den vänstra panelen.
  • Klicka för att slå på knappen Återinskrivning.
  • Välj de triggers som du vill använda för återinskrivning. Läs mer om hur du lägger till triggers för återinskrivning i arbetsflöden.
• Lägg till fler triggers för inskrivning om det behövs. När du är klar klickar du på Spara. Läs mer om hur du ställer in triggers för registrering.
  
  

Lägg till åtgärder

Du kan använda Breeze för att generera åtgärder för ett arbetsflöde eller manuellt välja och lägga till åtgärder. Du kan t.ex. använda ett arbetsflöde för att skicka ett marknadsföringsmeddelande eller tilldela dina poster. Läs mer om de olika arbetsflödesåtgärder som finns tillgängliga i HubSpot.

När du har lagt till en åtgärd kan du klona eller flytta den för att effektivisera processen med att bygga upp arbetsflödet. Om du vill lämna en anteckning om en arbetsflödesåtgärd för referens kan du läsa om hur du lägger till kommentarer till arbetsflödesåtgärder.

Observera: vilka åtgärder som är tillgängliga för dig beror på din prenumeration. locked Låsta åtgärder kräver en kontouppgradering för att kunna användas.

Så här lägger du till åtgärder i ett arbetsflöde:

• Klicka på + plus-ikonen i arbetsflödesredigeraren.
• Välj en åtgärd i den vänstra panelen. Läs mer om hur du väljer åtgärder för ditt arbetsflöde.
• När du har ställt in detaljerna för åtgärden klickar du på Spara. Om du lägger till åtgärden som en platshållare kan du klicka på Spara utan att fylla i åtgärdsinformationen. Platshållaråtgärder måste fyllas i innan du kan aktivera arbetsflödet. Läs mer om platshållaråtgärder.

Lägga till datavariabler i åtgärder

Beroende på den valda arbetsflödesåtgärden kan du använda datapanelen för att infoga datavariabler från olika objektkällor. Du kan t.ex. använda data från en kontaktpost och dess associerade affär för att skicka ett internt e-postmeddelande som innehåller personaliseringstoken från båda posterna.

• När du har valt åtgärd klickar du i den vänstra panelen på det fält som du vill använda data för.
• I avsnittet Välj datavariabel klickar du på Redigera tillgängliga data.
  
  

• Om du vill skapa en ny datakälla klickar du på + Lägg till poster i den högra panelen.
• I fältet Namnge datakällan anger du ett namn för datakällan.
• Klicka på rullgardinsmenyn Välj en posttyp och välj en datakälla.
• Klicka på rullgardinsmenyn Välj ett villkor för att filtrera [datakällans posttyp] och välj bland följande:
  • Om associerad till den inskrivna [posten]: använd data från associerade poster. I ett kontaktbaserat arbetsflöde kan du till exempel använda data från en associerad företagspost.
    • Associationsetikett: välj den associationsetikett som du vill förfina de associerade posterna med, särskilt om du har mer än en associerad post av samma posttyp. Läs mer om associationsetiketter.
      
  .
  
  • Om egenskapsvärdena matchar: använd data från poster med matchande egenskapsvärden. I ett affärsbaserat arbetsflöde kan du t.ex. bara förfina företag där domänegenskapens värde matchar domänegenskapens värde för en registrerad kontakt.
    • Alla poster i ditt CRM-system granskas för att hitta en matchande egenskap : välj en egenskap från den valda posttypen som ska matchas med den registrerade posten.
    • Har samma värde som: välj en egenskap från din registrerade post.
  
  
  
  • Om ett egenskapsvärde är lika med: använd data från poster med specifika egenskapsvärden. Det här alternativet rekommenderas i allmänhet om du använder en anpassad egenskap för att lagra unika identifierare. Du kan t.ex. välja endast anpassade objekt där rollegenskapen Listing ID har värdet ABC12345.
    • Alla poster i ditt CRM-system granskas för att hitta en matchande egenskap : välj en egenskap från din valda posttyp att förfina efter.
    • Är lika med: välj eller ange ett egenskapsvärde, endast poster med det specifika egenskapsvärdet kommer att väljas.
• Klicka på rullgardinsmenyn Välj ett villkor för att filtrera [posttyp] ner till ett och välj bland Senast uppdaterad, Senast skapad eller Först skapad.
  

• Konfigurera detaljerna för datakällan och klicka sedan på Lägg till längst ned.
• När du har lagt till en datakälla kan du granska eller ta bort en befintlig datakälla:
  • I avsnittet Välj datavariabel klickar du på Redigera tillgängliga data. I den högra panelen granskar du alla tillagda datakällor.
  • Om du vill granska mer information om en befintlig datakälla klickar du på ögonikonen.
  • Om du vill ta bort en befintlig datakälla klickar du på ikonen för borttagning.
    
    

• När du har lagt till dina datakällor kan du använda data från en viss källa:
  • I panelen Infoga data klickar du på rullgardinsmenyn Visa egenskaper eller åtgärdsutdata från och väljer en datakälla.
  • När du har valt källa klickar du på för att expandera den datatyp som du vill använda och klickar sedan på den egenskap som ska användas i fältet.
    • Egenskapen kommer automatiskt att infogas i fältet.

Granska arbetsflödets minimap

• Klicka på Visa minimapanel uppe till vänster i arbetsflödesredigeraren.
  
  

• När minimap är öppen kan du hålla muspekaren över arbetsflödesåtgärder för att visa åtgärdens namn och klicka på ett område i minimap för att navigera dit.
• Om ditt arbetsflöde kräver några ändringar innan det kan publiceras markeras åtgärden med gult. Klicka på länken i varningen och granska de ändringar som behöver göras.
  

Ångra eller göra om ändringar

När du redigerar ditt arbetsflöde kan du ångra eller göra om ändringar som gjorts i arbetsflödet under de senaste 30 dagarna. Du kan inte ångra eller göra om vissa ändringar, t.ex.åtgärder med anpassad kod.

För att ångra eller göra om en åtgärd:

• Om du vill ångra en åtgärd klickar du på ångra-ikonen undo längst upp till vänster. Ändringarna ångras en i taget.
• Om du vill göra om en åtgärd klickar du på ikonen redo redo längst upp till vänster. Ändringarna görs om en i taget.
  

Hantera inställningar

Så här hanterar du inställningarna för ditt arbetsflöde:

• Klicka på fliken Inställningar längst upp till vänster för att hantera arbetsflödets inställningar för utförande och aviseringar. Läs mer om hur du hanterar dina arbetsflödesinställningar.
• Klicka på Redigera > Redigera inskrivningsutlösare uppe till vänster för att hantera inställningarna för inskrivning, avregistrering och återinskrivning i arbetsflödet.
  
  

Slå på ditt arbetsflöde

Så här granskar och aktiverar du ditt arbetsflöde:

• Klicka på Granska och publicera i det övre högra hörnet.
• I den högra panelen granskar du detaljerna i ditt arbetsflöde:
  • Se alla kontakter i listor: Om du har ett Marketing Hub Starter-, Professional- eller Enterprise-konto kan du i kontaktbaserade arbetsflöden visa en statisk lista över kontakter som uppfyller registreringskriterierna. Listan sparas automatiskt och kan nås från instrumentpanelen för listor.

• • Vill du registrera kontakter som för närvarande uppfyller registreringskriterierna när arbetsflödet slås på: Välj att registrera poster som för närvarande uppfyller registreringsutlösarna eller att endast registrera poster som uppfyller utlösarna i framtiden.
    • Ja, registrera befintliga [objekt] som uppfyller utlösningskriterierna från och med nu: registrera alla befintliga poster som uppfyller registreringstriggarna.
    • No, only enroll [objects] which meet the trigger criteria after turning the workflow on: registrerar endast poster som uppfyller registreringstriggarna efter att arbetsflödet har aktiverats. När det här alternativet är valt:
      • Om [objektet] ändras så att det uppfyller registreringstriggarna för första gången efter att arbetsflödet har aktiverats kommer [objektet] att registreras.
      • Om [objektet] ändras för att uppfylla inskrivningskriterierna igen och återinskrivning aktiveras, kommer [objektet] att skrivas in. Läs mer om triggers för återinskrivning.

Observera: antalet befintliga kontakter som visas på granskningssidan är en uppskattning. Om du vill visa ett exakt antal kontakter kan du skapa en statisk lista över kontakter som uppfyller kriterierna genom att klicka på Se alla kontakter i listor.

• Klicka på Nästa längst ned. Du kan granska arbetsflödets Timing & Notifications och Connections. Eller klicka på Hoppa över för att slå på.
• Om du inte har angett något namn eller någon beskrivning för ditt arbetsflöde genereras det automatiskt av AI. Om du vill uppdatera dessa uppgifter klickar du på Edit under respektive avsnitt.
• Klicka på Turn on workflow längst ned.