Skapa arbetsflöden

Skapa ett arbetsflöde för att automatisera dina affärsprocesser och göra ditt team mer effektivt. Ange registreringskriterier för att automatiskt registrera poster och vidta åtgärder för dina kontakter, företag, affärer, offerter och ärenden. Du kan också vidta åtgärder för associerade poster, t.ex. uppdatera en registrerad kontakts associerade företag.

När du har skapat ditt arbetsflöde visas det på fliken Skapat i arbets flöden i instrumentpanelen för arbetsflöden. Arbetsflöden som skapats från andra verktyg, t.ex. formulär, e-postmeddelanden, ärenden eller avtal , visas på fliken Skapat i andra verktyg. Läs mer om hur du organiserar dina arbetsflöden.

Välj arbetsflödesobjekt och typ

I verktyget för arbetsflöden kan du skapa ett arbetsflöde från grunden eller använda en arbetsflödesmall för att vägleda dig. Beroende på vilket installationsflöde du väljer kommer du också att uppmanas att välja ett objekt och en arbetsflödestyp.

Så här kommer du igång med att skapa ett arbetsflöde:

• I ditt HubSpot-konto, navigera till Automatisering > Arbetsflöden.
• Du kan skapa ett nytt arbetsflöde från grunden eller från en mall:
  • Om du vill skapa ett nytt arbetsflöde från grunden klickar du på Skapa arbetsflöde > Från grunden uppe till höger.
  • Om du vill skapa ett nytt arbetsflöde från en mall klickar du på Skapa arbetsflöde > Från mall uppe till höger.
• Om du vill redigera eller klona befintliga arbetsflöden håller du muspekaren över arbetsflödet och klickar på Klona eller Redigera.

Börja från början

Skapa ett arbetsflöde från grunden:

• I den vänstra panelen väljer du [objekt]-baserat för att välja ditt arbetsflödesobjekt. Detta avgör vilken typ av poster som kan registreras i arbetsflödet. När du skapar ett arbetsflöde från grunden kan du välja bland följande objekt:

• • Kontakter
  • Företag
  • Erbjudanden
  • Offerter(Sales Hub Professional eller Enterprise)
  • Tickets(Service Hub Professional eller Enterprise)
  • Anpassade objekt( endastEnterprise )
  • Samtal
  • Inlämning av feedback(Service Hub Professional eller Enterprise)
  • Prenumerationer
  • Betalningar
  • Mål

• I den högra panelen, under Välj typ, väljer du din arbetsflödestyp:
  • Tomt arbetsflöde: börja med ett tomt arbetsflöde och lägg till dina egna registreringsutlösare, åtgärder och fördröjningar.
  • Schemalagt arbets flöde( endastOperations Hub Professional och Enterprise ): ställ in ett schema för arbetsflödet så att det återkommer vid regelbundna, förutbestämda intervall, t.ex. dagligen, veckovis, månadsvis eller årsvis. Lägg sedan till dina egna registreringsutlösare, åtgärder och fördröjningar. Läs mer om hur du skapar schemalagda arbetsflöden.
  • Specifikt datum eller egenskapen Kontaktdatum( endastkontaktbaserade arbetsflöden): börja med ett tomt arbetsflöde och lägg till åtgärder som utförs baserat på ett specifikt datum eller datum som anges för en specifik egenskap på inskrivna poster. Läs mer om hur du skapar arbetsflöden för specifikt datum eller egenskapen Kontaktdatum.

• Klicka på Nästa.
• Klicka på pennikonen edit för att ge ditt arbetsflöde ett namn och lägga till en beskrivning.
• Klicka på Spara.

Använd en mall

Använd en arbetsflödesmall som är anpassad till dina mål för att effektivisera dina automatiseringsprocesser. Du kan också bläddra bland mallarna för att utforska olika alternativ för automatisering av arbetsflöden.

Skapa ett arbetsflöde med hjälp av en mall:

• I mallbiblioteket kan du söka efter en mall som matchar dina mål för arbetsflödet:
  • För att filtrera mallar efter funktion eller mål, välj en kategori i det vänstra sidofältet.
  • Om du vill söka efter en specifik mall anger du ett sökord längst upp till höger.
• Klicka på Förhandsgranska om du vill granska mallens detaljer. I dialogrutan kan du kontrollera om mallen är kompatibel med dina HubSpot-prenumerationer. Du kan också granska följande detaljer:
  
  • Syfte: syfte och mål för detta arbetsflöde.
  • Inkluderade triggers och åtgärder: de registreringsutlösare och arbetsflödesåtgärder som ingår i den här mallen.
  • Vad du behöver förbereda: eventuella tillgångar som du behöver förbereda för att fylla i platshållaråtgärderna, t.ex. marknadsföringsmejl eller formulär.
• När du har valt din mall klickar du på Använd mall. I arbetsflödesredigeraren visas mallen med platshållaråtgärder. Du kan redigera, lägga till och ta bort åtgärder i redigeraren.

Ange utlösande faktorer för registrering

Registreringsutlösare är en uppsättning kriterier som automatiskt registrerar poster i arbetsflödet. Registreringsutlösare kan vara filterbaserade eller händelsebaserade. Om du bara vill registrera poster manuellt lämnar du rutan för registreringsutlösare tom. Läs mer om manuell registrering.

För en översikt över processen, se videon nedan:

• Klicka på Ställ in triggers i arbetsflödesredigeraren. Läs mer om hur du ställer in registreringsutlösare i arbetsflöden.
• I den vänstra panelen väljer du När en händelse inträffar eller När filterkriterier uppfylls. Läs mer om händelseutlösare.
• I den vänstra panelen väljer du en filtertyp för din inskrivningsutlösare. Konfigurera utlösaren och klicka sedan på Använd filter.

• Som standard registreras poster endast i ett arbetsflöde första gången de uppfyller registreringstriggarna. Så här aktiverar du återregistrering:
  • Klicka på fliken Återregistrering i den vänstra panelen.
  • Klicka för att slå på knappen Återinskrivning.
  • Välj de utlösare som du vill använda för omregistrering. Läs mer om hur du lägger till triggers för omregistrering i arbetsflöden.
• Lägg till fler registreringsutlösare om det behövs.
• När du är klar klickar du på Spara.

Lägg till åtgärder

Lägg till åtgärder i ditt arbetsflöde. Du kan till exempel använda ett arbetsflöde för att skicka ett marknadsföringsmejl eller tilldela dina poster. Läs mer om de olika arbetsflödesåtgärder somfinns tillgängliga i HubSpot.

När du har lagt till en åtgärd kan du klona eller flytta den för att effektivisera processen med att skapa arbetsflöden. Och om du vill lämna en anteckning om en arbetsflödesåtgärd för referens, lär dig hur du lägger till kommentarer till arbetsflödesåtgärder.

Observera: Vilka åtgärder som är tillgängliga för dig beror på din prenumeration. Låsta åtgärder locked kräver en kontouppgradering för att kunna användas.

Lägga till åtgärder i ett arbetsflöde:

• Klicka på ikonen + plus.
• Välj en åtgärd i den vänstra panelen. Läs mer om hur du väljer åtgärder i arbetsflödet.
• Beroende på den valda arbetsflödesåtgärden kan du också använda datapanelen för att använda data från olika objektkällor. Du kan t.ex. använda data från en kontaktpost och dess associerade affär för att skicka ett meddelande i appen till ägaren av affären. Så här använder du datapanelens funktionalitet:
  • Lägga till en datakälla till panelens tillgängliga data:
    • Klicka på Redigera tillgängliga data i avsnittet Tillgängliga data.

• • • Klicka på + Lägg till datakälla i den högra panelen.
    • Klicka på rullgardinsmenyn Välj en posttyp och välj en datakälla.
    • Konfigurera information om datakällan och klicka sedan på Lägg till.

• • Att använda data från en specifik källa för din åtgärd:
    
    • På fliken Redigera åtgärd klickar du på det fält som du vill använda data med.
    • I avsnittet Objektegenskaper klickar du för att expandera den datakälla som du vill använda och klickar sedan på den egenskap som ska användas i fältet. Egenskapen infogas i fältet.

• När du har ställt in detaljerna för åtgärden klickar du på Spara. Om du lägger till åtgärden som en platshållare klickar du på Spara utan att fylla i åtgärdsuppgifterna. Platshållaråtgärder måste fyllas i innan du kan aktivera arbetsflödet. Läs mer om platshållaråtgärder.
• Klicka på + plus-ikonen för att lägga till fler arbetsflödesåtgärder.
• När du bygger större arbetsflöden kan du använda minimap för arbetsflöde för att få en snabbare bild av arbetsflödesarkitekturen och snabbare navigering. Så här använder du minimap för arbetsflöde:
  • Klicka på Visa minimap uppe till vänster i tidslinjen för arbetsflödet.
  • När minimap är öppen kan du hålla muspekaren över arbetsflödesåtgärder för att visa åtgärdens namn och klicka på ett område i minimap för att navigera dit.
  • Du stänger minimap genom att klicka påpilikonen left längst upp till höger i minimap.

• Om ditt arbetsflöde kräver några ändringar innan det kan publiceras kommer slutmarkören att vara gul. Klicka på länken i meddelandet och granska de ändringar som behöver göras.

Hantera inställningar

Läs mer om hur du hanterar dina arbetsflödesinställningar.

För att hantera dina arbetsflödesinställningar:

• Klicka på fliken Inställningar för att hantera arbetsflödets inställningar.
• På fliken Allmänt väljer du vilka dagar och tider du vill att åtgärder ska utföras, registrerar kontakter från Salesforce och associerar kampanjer med arbetsflödet.
• På fliken Avregistrering och under tryckning anger du kriterier för avregistrering och undertryckning för att automatiskt ta bort eller exkludera poster från arbetsflödet.
• På fliken Meddelanden ställer du in e-postmeddelanden för att varna användare och team när ett arbetsflödes registreringsgrad ökar eller minskar över en viss procentsats.
  
  

Slå på ditt arbetsflöde

När du har konfigurerat ditt arbetsflöde slår du på det för att börja automatisera. Om du har sparat några platshållaråtgärder måste de slutföras innan du kan slå på arbetsflödet. När du har aktiverat ditt arbetsflöde kan du visa arbetsflödeshistoriken för att övervaka de poster som är inskrivna.

För en översikt över processen, se videon nedan:

För att granska och aktivera ditt arbetsflöde:

• Klicka på Granska och publicera i det övre högra hörnet.
• Välj att registrera poster som för närvarande uppfyller registreringskraven eller att endast registrera poster som uppfyller kraven i framtiden:
  • Om du bara vill registrera poster som uppfyller registreringskriterierna efter att arbetsflödet har aktiverats väljer du Nej, registrera bara [objekt] som uppfyller registreringskriterierna efter att arbetsflödet har aktiverats.
  • Om du vill registrera befintliga poster som uppfyller registreringstriggarna väljer du Ja, registrera befintliga [objekt] som uppfyller triggerkriterierna från och med nu.

• • Om du har ett Marketing Hub Starter-, Professional- eller Enterprise-konto kan du i kontaktbaserade arbetsflöden visa en statisk lista över kontakter som uppfyller kriterierna genom att klicka på Använd listor för att se dessa kontakter. Listan sparas automatiskt och kan nås från instrumentpanelen för listor.

Observera: antalet befintliga kontakter som visas på granskningssidan är en uppskattning. Om du vill se ett exakt antal kontakter kan du skapa en statisk lista över kontakter som uppfyller kriterierna genom att klicka på Använd listor för att se dessa kontakter.

• Granska resten av inställningarna för arbetsflödet, inklusive anslutningar och avregistreringar, och klicka sedan på Aktivera.

• Klicka på Ja, slå på i dialogrutan.