Skapa arbetsflöden

Använd arbetsflöden för att automatisera dina affärsprocesser. Du kan automatiskt registrera poster med registreringskriterier och sedan vidta åtgärder för dina poster.

Du kan t.ex. registrera alla kontakter som har skickat in ett visst formulär, skicka ett marknadsföringsmeddelande och tilldela dessa kontakter till en användare. Du kan också vidta åtgärder på tillhörande poster, t.ex. uppdatera en registrerad kontakts tillhörande företag.

När du har skapat arbetsflöden lär du dig hur du organiserar dina arbetsflöden.

Skapa ett nytt arbetsflöde

Du kan skapa arbetsflöden från grunden eller använda arbetsflödesmallar som vägledning. Du kan också hänvisa till community-biblioteket för arbetsflöden för att få idéer när du skapar ditt arbetsflöde. Antalet arbetsflöden som du kan skapa beror på ditt kontos prenumerationer.

Skapa ett nytt arbetsflöde från början

Så här skapar du ett arbetsflöde från början:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Automatiseringar > Arbetsflöden.
• Klicka på Skapa arbetsflöde > Från början uppe till höger.
• I den vänstra panelen väljer du [objekt]-baserat för att välja ditt arbetsflödesobjekt. Detta avgör vilken typ av poster som kan registreras i arbetsflödet. Du kan välja bland följande objekt:

• • Kontakter
  • Företag
  • Affärer
  • Offerter(Sales Hub Professional eller Enterprise)
  • Biljetter(Service Hub Professional eller Enterprise)
  • Anpassade objekt (endastEnterprise)
  • Konversationer
  • Feedbackinlämningar (Service Hub Professional eller Enterprise)
  • Prenumerationer
  • Betalningar
  • Mål
  • Leads(Sales Hub Professional eller Enterprise)
  • Användare
• I den högra panelen, under Välj typ, väljer du Tomt arbetsflöde. Detta alternativ kommer att väljas som standard.
• Klicka på Nästa längst upp till vänster.
• Ge ditt arbetsflöde ett namn och lägg till en beskrivning:
  • Klicka på pennikonenedit högst upp. Ange sedan arbetsflödets namn och beskrivning.
  • Alternativt, när du har konfigurerat ditt arbetsflöde, klickar du på Generera beskrivning för att använda Breeze, HubSpots AI för att generera en beskrivning för ditt arbetsflöde baserat på arbetsflödets triggers och åtgärder.
  • Klicka på Spara längst ned.
    

Skapa ett nytt arbetsflöde med hjälp av mallar

Använd en arbetsflödesmall som är anpassad till dina mål för att effektivisera dina automatiseringsprocesser. Du kan också bläddra bland mallarna för att utforska olika alternativ för automatisering av arbetsflöden.

Så här skapar du ett arbetsflöde med hjälp av en mall:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Automatiseringar > Arbetsflöden.
• Klicka på Skapa arbetsflöde > Från mall uppe till höger.
• Sök efter en mall som matchar dina arbetsflödesmål i mallbiblioteket:
  • Om du vill filtrera mallar efter funktion eller mål väljer du en kategori i det vänstra sidofältet.
  • Om du vill söka efter en specifik mall anger du ett sökord längst upp till höger.
• För att granska en malls detaljer klickar du på Förhandsgranska. I dialogrutan kan du kontrollera om mallen är kompatibel med dina HubSpot-prenumerationer. Du kan också granska följande detaljer:
  
  • Syfte: syftet och målet med den här arbetsflödesmallen.

• • Vad du behöver förbereda: alla tillgångar som du behöver förbereda för att fylla i platshållaråtgärderna, t.ex. marknadsföringsmeddelanden eller formulär.
  • Mallförhandsgranskning: de registreringstriggers och arbetsflödesåtgärder som ingår i den här mallen.

• När du har valt din mall klickar du på Använd mall. I arbetsflödesredigeraren visas mallen med platshållaråtgärder. Du kan redigera, lägga till och ta bort åtgärder i redigeraren.
  

Ställ in triggers för inskrivning

Registreringstriggers är en uppsättning kriterier som automatiskt registrerar poster i arbetsflödet. Du kan lägga till registreringsutlösare manuellt, använda AI för att generera registreringsutlösare eller inte lägga till några utlösare alls:

• När du konfigurerar registreringsutlösare kan du använda följande typer av registreringsutlösare. Läs mer om hur du ställer in registreringsutlösare.
  • Filterbaserad
  • Händelsebaserad
  • Baserat på ett schema
• Du kan också använda Breeze, HubSpots AI, för att generera triggers för registreringar. Läs mer om hur du använder AI i arbetsflöden.
• Om du endast vill registrera poster manuellt lämnar du rutan för registreringstrigger tom.

• Klicka på Konfigurera triggers i arbetsflödesredigeraren.
• I den vänstra panelen väljer du När en händelse inträffar , När filterkriterier uppfylls eller Baserat på ett schema.
• I den vänstra panelen väljer du en filtertyp för din registreringsutlösare. Konfigurera utlösaren och klicka sedan på Spara.
  

• Som standard registreras poster i ett arbetsflöde endast första gången de uppfyller registreringsutlösarna. Så här aktiverar du återregistrering:
  • Klicka på fliken Återinskrivning i den vänstra panelen.
  • Klicka för att slå på knappen Återinskrivning.
  • Välj de triggers som du vill använda för återinskrivning. Läs mer om hur du lägger till triggers för återinskrivning i arbetsflöden.
• Lägg till fler triggers för inskrivning om det behövs. När du är klar klickar du på Spara.
  
  

Lägga till åtgärder

Du kan använda Breeze för att generera åtgärder för ett arbetsflöde eller manuellt välja och lägga till åtgärder. Du kan t.ex. använda ett arbetsflöde för att skicka ett marknadsföringsmeddelande eller tilldela dina poster. Läs mer om de olika arbetsflödesåtgärder som finns tillgängliga i HubSpot.

När du har lagt till en åtgärd kan du klona eller flytta den för att effektivisera processen med att bygga upp arbetsflödet. Om du vill lämna en anteckning om en arbetsflödesåtgärd för referens kan du läsa om hur du lägger till kommentarer till arbetsflödesåtgärder.

Observera: vilka åtgärder som är tillgängliga för dig beror på din prenumeration. Låsta åtgärder locked kräver en kontouppgradering för att kunna användas.

Så här lägger du till åtgärder i ett arbetsflöde:

• Klicka på + plus-ikonen i arbetsflödesredigeraren.
• Välj en åtgärd i den vänstra panelen. Läs mer om hur du väljer åtgärder för ditt arbetsflöde.
• När du har ställt in detaljerna för åtgärden klickar du på Spara. Om du lägger till åtgärden som en platshållare kan du klicka på Spara utan att fylla i åtgärdsinformationen. Platshållaråtgärder måste fyllas i innan du kan aktivera arbetsflödet. Läs mer om platshållaråtgärder.

Använd datapanelen när du lägger till åtgärder

Beroende på den valda arbetsflödesåtgärden kan du också använda datapanelen för att använda data från olika objektkällor. Du kan t.ex. använda data från en kontaktpost och dess associerade affär för att skicka ett meddelande i appen till ägaren av affären.

Datapanelens funktionalitet kan användas med nedanstående arbetsflödesåtgärder:

• Skicka intern e-postavisering
• Skapa uppgift

• Skicka meddelande i appen
• Värde är lika med gren
• Ange egenskapens värde (när du anger textegenskaper)
• Kopiera egenskap
• Skapa post (när du ställer in textegenskaper)
• Skicka Slack-meddelande (kräver Slack-integration)

• Integrationsåtgärder som tillåter datapassering (t.ex. med Google Sheets eller Asana)

• Anpassad kod (endastOperation Hub Professional eller Enterprise )

• Formatera data (endastOperation Hub Professional eller Enterprise )

• Skicka en webhook (endastOperation Hub Professional eller Enterprise )
  

• När du har valt åtgärd klickar du på Redigera tillgängliga data i avsnittet Tillgängliga data.
• I den högra panelen klickar du på + Lägg till datakälla.
• Klicka på rullgardinsmenyn Välj en posttyp och välj en datakälla.
• Konfigurera detaljerna för datakällan och klicka sedan på Lägg till.
• När du har lagt till dina datakällor kan du använda data från en specifik källa:
  • I den vänstra panelen klickar du på det fält som du vill använda data för.
  • I panelen Infoga data klickar du på rullgardinsmenyn Visa egenskaper eller åtgärdsutdata från och väljer en datakälla.
  • När du har valt källa klickar du på för att expandera den datatyp som du vill använda och klickar sedan på den egenskap som ska användas i fältet.
    • Egenskapen kommer automatiskt att infogas i fältet.
    • Anpassade händelse egenskaper kan användas för åtgärder som stöds av datapanelen. De tillgängliga anpassade händelseegenskaperna visas under namnet på den anpassade händelsen i datapanelen.

Granska minimappen för arbetsflödet

• Klicka på Visa minimapanel uppe till vänster i arbetsflödesredigeraren.
  
  

• När minimap är öppen kan du hålla muspekaren över arbetsflödesåtgärder för att visa åtgärdens namn och klicka på ett område i minimap för att navigera dit.
• Stäng minimap genom att klicka på X-ikonen längst upp till höger i minimap.

• Om ditt arbetsflöde kräver några ändringar innan det kan publiceras markeras åtgärden med gult. Klicka på länken i varningen och granska de ändringar som behöver göras.
  

Ångra eller göra om ändringar

När du redigerar ditt arbetsflöde kan du ångra eller göra om ändringar som gjorts i arbetsflödet under de senaste 30 dagarna.

• Om du vill ångra en åtgärd klickar du på ikonen undo undo uppe till vänster. Ändringarna ångras en i taget.

• Om du vill göra om en åtgärd klickar du på ikonen redo redo längst upp till vänster. Ändringarna görs om en i taget.

Observera att du inte kan använda funktionerna för att ångra och göra om för tilläggsåtgärder, åtgärder med anpassad kod eller åtgärder för att flytta eller klona.

Hantera inställningar

Så här hanterar du inställningarna för ditt arbetsflöde:

• Klicka på fliken Inställningar längst upp till vänster för att hantera arbetsflödets inställningar för utförande och aviseringar. Läs mer om hur du hanterar dina arbetsflödesinställningar.
• Klicka på Redigera > Redigera inskrivningsutlösare uppe till vänster för att hantera inställningarna för inskrivning, avregistrering och återinskrivning i arbetsflödet.
  
  

Slå på ditt arbetsflöde

När du har aktiverat arbetsflödet kan du visa arbetsflödeshistoriken för att övervaka de poster som har registrerats. Om du har sparat några platshållaråtgärder måste de slutföras innan du kan aktivera arbetsflödet.

Observera: antalet befintliga kontakter som visas på granskningssidan är en uppskattning. Om du vill visa ett exakt antal kontakter kan du skapa en statisk lista över kontakter som uppfyller kriterierna genom att klicka på Använd listor för att se dessa kontakter.

Så här granskar och aktiverar du ditt arbetsflöde:

• Klicka på Granska och publicera i det övre högra hörnet.
• I den högra panelen granskar du detaljerna i arbetsflödet:
  • Se alla kontakter i listor: Om du har ett Marketing Hub Starter-, Professional- eller Enterprise-konto kan du i kontaktbaserade arbetsflöden visa en statisk lista över kontakter som uppfyller registreringskriterierna. Listan sparas automatiskt och kan nås från instrumentpanelen för listor.

• • Vill du registrera kontakter som för närvarande uppfyller registreringskriterierna när arbetsflödet slås på: Välj att registrera poster som för närvarande uppfyller registreringsutlösarna eller att endast registrera poster som uppfyller utlösarna i framtiden.
    • Yes, enroll existing [objects] which meet the trigger criteria as of now: registrera alla befintliga poster som uppfyller registreringstriggarna.
    • No, only enroll [objects] which meet the trigger criteria after turning the workflow on: registrerar endast poster som uppfyller registreringstriggarna efter att arbetsflödet har aktiverats. När det här alternativet är valt:
      • Om [objektet] ändras så att det uppfyller registreringstriggarna för första gången efter att arbetsflödet har aktiverats kommer [objektet] att registreras.
      • Om [objektet] ändras för att uppfylla inskrivningskriterierna igen och återinskrivning aktiveras, kommer [objektet] att skrivas in. Läs mer om triggers för återinskrivning.

• • Klicka på Nästa längst ned. Du kan granska arbetsflödets Timing & Notifications, Connections och Workflow details. Eller klicka på Hoppa över för att slå på.
  • Klicka på Turn on workflow längst ned.