Skapa arbetsflöden

Använd arbetsflöden för att automatisera dina affärsprocesser. Du kan automatiskt registrera poster med registreringskriterier och sedan vidta åtgärder för dina poster.

Du kan till exempel registrera alla kontakter som har skickat in ett visst formulär, sedan skicka ett marknadsföringsmeddelande och tilldela dessa kontakter till en användare. Du kan också vidta åtgärder på associerade poster, t.ex. uppdatera en registrerad kontakts associerade företag.

När du har skapat arbetsflöden kan du lära dig hur du organiserar dem.

Skapa ett nytt arbetsflöde

Du kan skapa arbetsflöden från grunden eller använda arbetsflödesmallar som vägledning. Du kan också hänvisa till community-biblioteket för arbetsflöden för att få idéer när du skapar ditt arbetsflöde. Antalet arbetsflöden som du kan skapa beror på ditt kontos prenumerationer.

Skapa ett nytt arbetsflöde från början

För att skapa ett arbetsflöde från början:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Automatiseringar > Arbetsflöden.
• Klicka på Skapa arbetsflöde > Från början uppe till höger.
• I den vänstra panelen väljer du [objekt]-baserat för att välja ditt arbetsflödesobjekt. Detta avgör vilken typ av poster som kan registreras i arbetsflödet. Du kan välja bland följande objekt:

• • Kontaktpersoner
  • Företag
  • Erbjudanden
  • Offerter(Sales Hub Professional eller Enterprise)
  • Biljetter(Service Hub Professional eller Enterprise)
  • Anpassade objekt (endastEnterprise)
  • Konverteringar
  • Feedbackinlämningar(Service Hub Professional eller Enterprise)
  • Prenumerationer
  • Betalningar
  • Mål
  • Potentiella kunder(Sales Hub Professional eller Enterprise)
  • Användare
  • Uppgifter
• I den högra panelen, under Välj typ, väljer du Tomt arbetsflöde. Detta alternativ kommer att väljas som standard.
• Klicka på Nästa längst upp till vänster.
• Ge ditt arbetsflöde ett namn och lägg till en beskrivning:
  • Klicka påpennikonen edit högst upp. Ange sedan arbetsflödets namn och beskrivning.
  • Alternativt, när du har ställt in ditt arbetsflöde, klickar du på Generera beskrivning för att använda Breeze, HubSpots AI för att generera en beskrivning för ditt arbetsflöde baserat på arbetsflödets utlösare och åtgärder.
  • Klicka på Spara längst ner
    

Skapa ett nytt arbetsflöde med hjälp av mallar

Använd en arbetsflödesmall som är anpassad till dina mål för att effektivisera dina automatiseringsprocesser. Du kan också bläddra bland mallarna för att utforska olika alternativ för automatisering av arbetsflöden.

Så här skapar du ett arbetsflöde med hjälp av en mall:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Automatiseringar > Arbetsflöden.
• Klicka på Skapa arbetsflöde > Från mall uppe till höger.
• Sök efter en mall i mallbiblioteket som matchar dina arbetsflödesmål:
  • För att filtrera mallar efter funktion eller mål väljer du en kategori i det vänstra sidofältet.
  • Om du vill söka efter en specifik mall anger du ett sökord längst upp till höger.
• För att granska en malls detaljer klickar du på Förhandsgranska. I dialogrutan kan du kontrollera om mallen är kompatibel med dina HubSpot-prenumerationer. Du kan också granska följande detaljer:
  
  • Syfte: syftet och målet med den här arbetsflödesmallen.

• • Vad du behöver förbereda: alla tillgångar som du behöver förbereda för att fylla i platshållaråtgärderna, till exempel marknadsföringsmeddelanden eller formulär.
  • Mallförhandsgranskning: de registreringsutlösare och arbetsflödesåtgärder som ingår i den här mallen.

• När du har valt din mall klickar du på Använd mall. I arbetsflödesredigeraren visas mallen med platshållaråtgärder. Du kan redigera, lägga till och ta bort åtgärder i redigeraren.
  

Ställ in triggers för inskrivning

Registreringstriggers är en uppsättning kriterier som automatiskt registrerar poster i arbetsflödet. Du kan lägga till registreringsutlösare manuellt, använda AI för att generera registreringsutlösare eller inte lägga till några utlösare alls:

• När du ställer in triggers för registrering kan du använda följande typer av triggers för registrering. Läs mer om hur du ställer in registreringstriggers.
  • Filterbaserad
  • Händelse-baserad
  • Baserat på ett schema
• Du kan också använda Breeze, HubSpots AI, för att generera registreringstriggers. Läs mer om hur du använder AI i arbetsflöden.
• Om du endast vill registrera poster manuellt lämnar du rutan för registreringstrigger tom.

• Klicka på Ställ in triggers i arbetsflödesredigeraren.
• I den vänstra panelen väljer du När en händelse inträffar , När filterkriterier uppfylls eller Baserat på ett schema.
• I den vänstra panelen väljer du en filtertyp för din registreringstrigger. Konfigurera utlösaren och klicka sedan på Spara.
  

• Som standard registreras poster i ett arbetsflöde endast första gången de uppfyller registreringstriggarna. Så här aktiverar du återregistrering:
  • Klicka på fliken Återinskrivning i den vänstra panelen.
  • Klicka för att slå på knappen Återinskrivning.
  • Välj de utlösare som du vill använda för omregistrering. Läs mer om hur du lägger till utlösare för omregistrering i arbetsflöden.
• Lägg till fler triggers för inskrivning om det behövs. När du är klar klickar du på Spara.
  
  

Lägg till åtgärder

Du kan använda Breeze för att generera åtgärder för ett arbetsflöde eller manuellt välja och lägga till åtgärder. Du kan till exempel använda ett arbetsflöde för att skicka ett marknadsföringsmeddelande eller tilldela dina poster. Läs mer om de olika arbetsflödesåtgärderna som finns i HubSpot.

När du har lagt till en åtgärd kan du klona eller flytta den för att effektivisera processen för att bygga upp arbetsflödesåtgärden. Om du vill lämna en anteckning om en arbetsflödesåtgärd för referens kan du läsa om hur du lägger till kommentarer till arbetsflödesåtgärder.

Observera: vilka åtgärder som är tillgängliga för dig beror på din prenumeration. Låsta åtgärder locked kräver en uppgradering av kontot för att kunna användas.

Så här lägger du till åtgärder i ett arbetsflöde:

• Klicka på + plus-ikonen i arbetsflödesredigeraren.
• Välj en åtgärd i den vänstra panelen. Läs mer om hur du väljer dina arbetsflödesåtgärder.
• När du har ställt in detaljerna för åtgärden klickar du på Spara. Om du lägger till åtgärden som en platshållare kan du klicka på Spara utan att fylla i åtgärdsinformationen. Platshållaråtgärder måste fyllas i innan du kan aktivera arbetsflödesåtgärden. Läs mer om platshållaråtgärder.

Använd datapanelen när du lägger till annonser

Beroende på den valda arbetsflödesåtgärden kan du också använda datapanelen för att använda data från olika objektkällor. Du kan t.ex. använda data från en kontaktpost och dess tillhörande affär för att skicka ett meddelande i appen till ägaren av affären.

Datapanelens funktionalitet kan användas med nedanstående arbetsflödesåtgärder:

• Skicka ett internt e-postmeddelande
• Skapa uppgift

• Skicka meddelande i appen
• Värdet är lika med gren
• Ange värde för egenskap (när du anger egenskaper för text)
• Kopiera egenskap
• Skapa post (när du ställer in egenskaper för text)
• Skicka Slack-meddelande (kräver Slack-integration)

• Integrationsåtgärder som tillåter dataöverföring (t.ex. med Google Sheets eller Asana)

• Anpassad kod (endastOperations Hub Professional eller Enterprise )

• Formatera data (endastOperations Hub Professional eller Enterprise )

• Skicka en webhook (endastOperations Hub Professional eller Enterprise )
  

• När du har valt åtgärd klickar du på Edit available data i avsnittet Available data.
• I den högra panelen klickar du på + Lägg till datakälla.
• Klicka på rullgardinsmenyn Välj en posttyp och välj en datakälla.
• Konfigurera detaljerna för datakällan och klicka sedan på Lägg till.
• När du har lagt till dina datakällor kan du använda data från en specifik källa:
  • I den vänstra panelen klickar du på det fält som du vill använda data för.
  • I panelen Infoga data klickar du på rullgardinsmenyn Visa egenskaper eller åtgärdsutdata från och väljer en datakälla.
  • När du har valt källa klickar du på för att expandera den datatyp som du vill använda och klickar sedan på den egenskap som ska användas i fältet.
    • Egenskapen kommer automatiskt att infogas i fältet.
    • Egenskaperna föranpassade händelser kan användas för åtgärder som stöds av datapanelen. De tillgängliga egenskaperna för anpassade händelser visas under namnet på den anpassade händelsen i datapanelen.

Granska arbetsflödet minimap

• Klicka på Visa minimapanel uppe till vänster i arbetsflödesredigeraren.
  
  

• När minimap är öppen kan du hålla muspekaren över arbetsflödesåtgärder för att visa åtgärdens namn och klicka på ett område i minimap för att navigera dit.
• Du stänger minimap genom att klicka på X-ikonen längst upp till höger i minimap.

• Om ditt arbetsflöde kräver några ändringar innan det kan publiceras kommer åtgärden att markeras med gult. Klicka på länken i varningen och granska de ändringar som behöver göras
  

Ångra eller göra om ändringar

När du redigerar ditt arbetsflöde kan du ångra eller göra om ändringar som gjorts i arbetsflödet under de senaste 30 dagarna. Du kan inte ångra eller göra om vissa ändringar, t.ex. men inte begränsat till

Ångra eller göra om en åtgärd:

• Om du vill ångra en åtgärd klickar du på ångra-ikonen undo längst upp till vänster. Ändringarna ångras en i taget.
• Om du vill göra om en åtgärd klickar du på ikonen redo redo uppe till vänster. Ändringarna görs om en i taget
  

Hantera inställningar

Så här hanterar du dina arbetsflödesinställningar:

• Klicka på fliken Inställningar längst upp till vänster för att hantera inställningarna för arbetsflödets utförande och aviseringar. Läs mer om hur du hanterar dina arbetsflödesinställningar.
• Klicka på Redigera > Redigera utlösare för omregistrering uppe till vänster för att hantera arbetsflödets inställningar för inskrivning, avregistrering och utlösning för omregistrering.
  
  

Slå på ditt arbetsflöde

När du har aktiverat arbetsflödet kan du visa arbetsflödeshistoriken för att övervaka de poster som har registrerats. Om du har sparat några platshållaråtgärder måste de slutföras innan du kan slå på arbetsflödet.

Observera: antalet befintliga kontakter som visas på granskningssidan är en uppskattning. Om du vill visa ett exakt antal kontakter kan du skapa en statisk lista över kontakter som uppfyller kriterierna genom att klicka på Använd listor för att se dessa kontakter.

För att granska och aktivera ditt arbetsflöde:

• Klicka på Granska och publicera i det övre högra hörnet.
• I den högra panelen kan du granska dina arbetsflödesdetaljer:
  • Se alla kontakter i listor: Om du har ett Marketing Hub Starter-, Professional- eller Enterprise-konto kan du i kontaktbaserade arbetsflöden visa en statisk lista över kontakter som uppfyller registreringskriterierna. Listan sparas automatiskt och du kan komma åt den från instrumentpanelen för listor.

• • Vill du registrera kontakter som för närvarande uppfyller registreringskriterierna när arbetsflödet aktiveras: Välj att registrera poster som för närvarande uppfyller registreringsutlösarna eller att endast registrera poster som uppfyller utlösarna i framtiden.
    • Yes, enroll existing [objects] which meet the trigger criteria as of now: registrera alla befintliga poster som uppfyller registreringstriggarna.
    • No, only enroll [objects] which meet the trigger criteria after turning the workflow on: registrerar endast poster som uppfyller registreringstriggarna efter att arbetsflödet har aktiverats. När detta alternativ är valt:
      • Om [objektet] ändras så att det uppfyller registreringstriggarna för första gången efter att arbetsflödet har aktiverats kommer [objektet] att registreras.
      • Om [objektet] ändras för att uppfylla inskrivningskriterierna igen och återinskrivning aktiveras, kommer [objektet] att skrivas in. Läs mer om utlösare för omregistrering.

• • Klicka på Nästa längst ned. Du kan granska detaljerna för Timing & Notifications, Connections och Workflow i ditt arbetsflöde. Eller klicka på Hoppa över för att slå på.
  • Klicka på Turn on workflow längst ned.