Creëer workflows

Creëer een workflow om uw marketing-, verkoop- en serviceprocessen te automatiseren en uw team efficiënter te maken. Stel inschrijfcriteria in om records automatisch in te schrijven en actie te ondernemen op uw contactpersonen, bedrijven, deals, offertes en tickets. U kunt ook actie ondernemen op geassocieerde records, zoals het bijwerken van het geassocieerde bedrijf van een ingeschreven contactpersoon.

Om te beginnen met het maken van een workflow:

• Navigeer in uw HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
• Om een nieuwe workflow te creëren, klikt u rechtsboven op Creëer workflow.

U kunt ook bestaande workflows bewerken of klonen door met de muis over de workflow te gaan en op Kloon of Bewerken te klikken.

Selecteer workflow object en type

Op de pagina voor het instellen van de workflow selecteert u het tabblad Vanaf nul beginnen of het tabblad Sjablonen om de workflow vanaf nul op te zetten of om aan de slag te gaan met sjablonen voor inschrijvingscriteria en acties op basis van veelvoorkomende use cases. Afhankelijk van de setup flow die u kiest, wordt u ook gevraagd een object en workflow type te selecteren.

Begin vanaf nul

Als je hebt gekozen om vanaf nul te beginnen:

• Selecteer in het linkerpaneel [object]-gebaseerd om uw workflowobject te selecteren. Dit bepaalt welk type records in de workflow kunnen worden ingeschreven. Als u een workflow vanaf nul maakt, kunt u uit de volgende objecten kiezen:

• • Contacten
  • Bedrijven
  • Deals
  • Offertes(Sales Hub Professional of Enterprise)
  • Tickets(Service HubProfessional of Enterprise)
  • Aangepaste objecten( alleenEnterprise )
  • Gesprekken
  • Feedback indienen(Service HubProfessional of Enterprise)
  • Abonnementen

Leer meer over soorten workflows in de video hieronder:

Bekijk de volledige HubSpot Academy les: Workflows diep duik

• Selecteer uw workflowtype in het rechterpaneel onder Kies type:
  • Blanco workflow: begin met een blanco workflow en voeg uw eigen inschrijf triggers, acties en vertragingen toe.
  • Geplande workflow( alleenOperations Hub Professional en Enterprise ): stel een schema in voor uw workflow om op regelmatige, vooraf bepaalde intervallen terug te keren, zoals dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks. Voeg daarna uw eigen inschrijf triggers, acties en vertragingen toe. Meer informatie over het maken van geplande workflows.

• • Specifieke datum of Contact datum eigenschap ( alleenop contactpersoon gebaseerde workflows): begin met een lege workflow en voeg acties toe die worden uitgevoerd op basis van een specifieke datum, of datums die zijn ingesteld op een specifieke eigenschap op ingeschreven records. Meer informatie over het maken van workflows Specifieke datum of Contactdatum eigenschap.

• Klik op heteditpencilicoon om uw workflow een naam te geven, klik dan op Volgende. U wordt dan naar de workflow editor gebracht.
  
  

Gebruik een sjabloon

Als u ervoor gekozen hebt om een sjabloon te gebruiken om uw workflow op te zetten:

• Zoek of klik in het linkerpaneel op het sjabloon dat u wilt gebruiken.
  
  

• In het instelscherm van de workflow template wordt u stap-voor-stap door het creatieproces geleid:
  • Op elke pagina van de setup gids, stelt u de vereiste velden in en klikt u op Volgende rechtsonder om naar de volgende pagina te gaan.
  • Als u de stap-voor-stap workflow template setup wilt overslaan, klik dan rechtsonder op Set up in workflow builder. In de workflow editor wordt de template getoond met placeholder acties.
• Bij de laatste stap van de setup gids, klik op Maken in de rechter benedenhoek om de workflow te creëren. Je komt nu in de workflow editor.
  

Inschrijving triggers instellen

Enrollment triggers zijn een set van criteria die automatisch records in de workflow inschrijven. Als u records alleen handmatig wilt inschrijven, laat het vakje inschrijftriggers dan leeg. Meer informatie over handmatig inschrijven.

Bekijk de video hieronder voor een overzicht van dit proces:

Bekijk de volledige HubSpot Academy les: Workflows diep duik

• Klik in de workfloweditor op Triggers instellen. Meer informatie over het instellen van inschrijftriggers in workflows.
• Selecteer in het rechterpaneel een filtertype voor uw inschrijftrigger. Stel de trigger in en klik vervolgens op Filter toepassen.
  
  

• Standaard worden records alleen in een workflow ingeschreven wanneer ze de eerste keer aan de inschrijf triggers voldoen. Om herinschrijving in te schakelen:
  • Klik in het rechterpaneel op de tab Herinschrijving.
  • Klik op om de schakelaar Herinschrijving in te schakelen.
  • Selecteer de triggers die u wilt gebruiken voor herinschrijving. Meer informatie over het toevoegen van herinschrijvingstriggers aan workflows.
• Voeg meer inschrijf triggers toe indien nodig.
• Als u klaar bent, klikt u op Opslaan.

Acties toevoegen

De meeste workflow acties, zoals Taakaanmaken enE-mail verzenden, kunnen worden opgeslagen zonder alle details in te stellen. Dit kan helpen om het bouwen vanworkflows testroomlijnen, doordat u uw acties eerst als plaatshouders kunt toevoegen, en de rest van de details later kunt instellen voordat u de workflow inschakelt.

Bijvoorbeeld, je bent een workflow aan het opzetten voor een komende e-mail marketing campagne. Ook al heb je de e-mails die je gaat verzenden nog niet klaar, je kunt alleVerzend e-mailacties die je nodig hebt toevoegen en vervolgens de e-mails toevoegen zodra ze klaar zijn.

Plaatshouderacties moeten worden ingevuld voordat u de workflow kunt inschakelen. Meer informatie over plaatshouderacties.

Om acties aan een workflow toe te voegen:

• Klik op het + plus icoon.
• Selecteer een actie in het rechterpaneel. Meer informatie over het kiezen van workflowacties.

Let op: de acties die voor u beschikbaar zijn, zijn afhankelijk van uw abonnement. Voor vergrendelde acties is een accountupgrade vereist om ze te kunnen gebruiken.

• Stel de details van de actie in en klik op Opslaan. Of, als je de actie toevoegt als een placeholder, klik opOpslaanzonder de details van de actie in te vullen.
• Klik op het plus icoon + om meer workflow acties toe te voegen.
• Als u een workflow op basis van contactpersonen maakt om marketinge-mails te verzenden, is het raadzaam een workflowdoel in te stellen om de betrokkenheid bij uw inhoud te meten. Meer informatie over het gebruik van doelen in workflows opbasis van contactpersonen.

Nadat u een actie hebt toegevoegd, kunt u deze klonen of verplaatsen om het proces voor het bouwen van de workflow te stroomlijnen. En iAls u een opmerking over een workflowactie wilt achterlaten voor uzelf of voor uw team, leest u hoe u opmerkingen aan workflowacties kunt toevoegen.

Wanneer u grotere workflows bouwt, kunt u de workflow minimap gebruiken voor een sneller overzicht van uw workflow architectuur en snellere navigatie. Om de workflow minimap te gebruiken:

• Klik linksboven in de workflow. tijdlijn opToon minimap.
• Met de minimap open, kunt u met de muis over workflow-acties gaan om de naam van de actie te zien, en op een gebied van de minimap klikken om erheen te navigeren.
• Om de minimap te sluiten, klikt u op hetpijltje naar links rechtsboven in de minimap.

Instellingen beheren

Klik op het tabblad Instellingen om de instellingen van de workflow te beheren. Selecteer op de pagina Algemeen de dagen en tijden waarop u acties wilt laten uitvoeren, contactpersonen uit Salesforce wilt inschrijven en campagnes aan de workflow wilt koppelen. Op de pagina Uitschrijven en onderdrukking stelt u uitschrijf- en onderdrukkingscriteria in om records automatisch uit de workflow te verwijderen of uit te sluiten.

Meer informatie over het beheren van uw workflowinstellingen.

Zet uw workflow aan

Nadat u uw workflow hebt ingesteld, schakelt u deze in om te beginnen automatiseren. Als u plaatsvervangende acties hebt opgeslagen, moeten deze worden voltooid voordat u de workflow kunt inschakelen.

Bekijk de video hieronder voor een overzicht van dit proces:

Bekijk de volledige HubSpot Academy les: Workflows diep duik

Om uw workflow te herzien en aan te zetten:

• Klik in de rechterbovenhoek op Review.
• Kies om records in te schrijven die momenteel voldoen aan de triggers voor inschrijving of alleen records in te schrijven die in de toekomst aan de triggers voldoen:
  • Om alleen records te registreren die voldoen aan de registratie triggers nadat de workflow is ingeschakeld, selecteert u Nee, registreer alleen [objecten] die voldoen aan de trigger criteria nadat de workflow is ingeschakeld.
  • Om bestaande records te registreren die voldoen aan de triggers voor registratie, selecteert u Ja, bestaande [objecten] registreren die vanaf nu voldoen aan de triggercriteria.
    
    

• • Als u een Marketing Hub Starter-, Professional- of Enterprise-account hebt, kunt u in workflows op basis van contactpersonen een statische lijst weergeven van contactpersonen die voldoen aan de criteria door te klikken op Lijsten gebruiken om deze contactpersonen te zien. De lijst wordt automatisch opgeslagen en is toegankelijk via uw lijsten-dashboard.
    

• Controleer de rest van uw workflowinstellingen, inclusief verbindingen en afmelden, en klik dan op Aanzetten.
• Klik in het dialoogvenster op Ja, aanzetten.

Nadat u uw workflow hebt ingeschakeld, kunt u de workflowgeschiedenis bekijken om de records die zijn ingeschreven te controleren.