Workflows creëren

Maak een workflow om uw bedrijfsprocessen te automatiseren en uw team efficiënter te maken. Stel inschrijvingscriteria in om records automatisch in te schrijven en actie te ondernemen op uw records. U kunt ook actie ondernemen op gekoppelde records, zoals het bijwerken van het gekoppelde bedrijf van een ingeschreven contactpersoon.

Nadat je een workflow hebt gemaakt, wordt deze weergegeven op het tabblad Aangemaakt in workflows in het workflows-dashboard. Workflows die zijn aangemaakt vanuit andere tools, zoals formulieren, e-mails, tickets of deals , worden weergegeven op het tabblad Aangemaakt in andere tools. Meer informatie over het organiseren van uw workflows.

Selecteer het workflowobject en -type

Vanuit de tool workflows kunt u een workflow vanuit het niets creëren of een workflowsjabloon gebruiken als leidraad. Naast het gebruik van workflowsjablonen, kun je ook de workflowbibliotheek van de community raadplegen voor ideeën bij het opzetten van je workflow.

Afhankelijk van je instellingsflow, wordt je gevraagd om een object en workflowtype te selecteren. Het aantal workflows dat je kunt maken is afhankelijk van je abonnementen.

Om te beginnen met het maken van een workflow:

• Ga in je HubSpot-account naar Automatiseringen > Workflows.
• U kunt een nieuwe workflow maken vanuit het niets of vanuit een sjabloon:
  • Om een nieuwe workflow vanuit het niets te maken, klikt u rechtsboven op Workflow maken > Vanuit het niets.
  • Als u een nieuwe workflow vanuit een sjabloon wilt maken, klikt u rechtsboven op Workflow maken > Vanuit sjabloon.
• Als u bestaande workflows wilt bewerken of klonen, gaat u met de muis over de workflow en klikt u op Klonen of Bewerken.

Vanuit niets beginnen

Om een workflow vanaf nul te creëren:

• Selecteer in het linkerpaneel [object]-gebaseerd om uw workflowobject te selecteren. Dit bepaalt welk type records in de workflow kunnen worden opgenomen. Als u een workflow vanuit het niets maakt, kunt u uit de volgende objecten kiezen:

• • Contactpersonen
  • Bedrijven
  • Deals
  • Offertes(Sales Hub Professional of Enterprise)
  • Tickets(Service Hub Professional of Enterprise)
  • Aangepaste objecten (alleenEnterprise )
  • Gesprekken
  • Feedback (Service Hub Professional of Enterprise)
  • Abonnementen
  • Betalingen
  • Doelen
  • Leads(Sales Hub Professional of Enterprise)
  • Gebruikers
• Selecteer in het rechterpaneel onder Kies type de optie Blanco workflow.
• Klik linksboven op Volgende.
• Klik op het potloodpictogram edit om je workflow een naam te geven en een beschrijving toe te voegen. Of gebruik HubSpot Artificial Intelligence (AI) om een beschrijving voor je workflow te genereren. Klik op Genereren.
• Klik op Opslaan.

Een sjabloon gebruiken

Gebruik een workflowsjabloon dat is afgestemd op je doelen om je automatiseringsprocessen te stroomlijnen. Je kunt ook door de sjablonen bladeren om verschillende opties voor workflowautomatisering te verkennen.

Zo maakt u een workflow met behulp van een sjabloon:

• Zoek in de sjablonenbibliotheek naar een sjabloon dat overeenkomt met uw workflowdoelen:
  • Als u sjablonen op functie of doel wilt filteren, selecteert u in de linker zijbalk een categorie.
  • Als u naar een specifieke sjabloon wilt zoeken, voert u rechtsboven een trefwoord in.
• Als u de details van een sjabloon wilt bekijken, klikt u op Voorbeeld. In het dialoogvenster kun je controleren of de sjabloon compatibel is met je HubSpot-abonnementen. Je kunt ook de volgende details bekijken:
  
  • Doel: het doel en de doelen van deze workflow.
  • Inbegrepen triggers en acties: de inschrijftriggers en workflowacties die zijn opgenomen in deze sjabloon.
  • Wat u moet voorbereiden: alle middelen die u moet voorbereiden om de placeholderacties te vullen, zoals marketinge-mails of formulieren.
• Zodra u uw sjabloon hebt geselecteerd, klikt u op Sjabloon gebruiken. In de workflow-editor wordt de sjabloon weergegeven met placeholderacties. Je kunt acties bewerken, toevoegen en verwijderen in de editor.

Registratie triggers instellen

Enrollment triggers zijn een set criteria waarmee records automatisch in de workflow worden opgenomen. Enrollment triggers kunnen gebaseerd zijn op filters, gebeurtenissen of op een schema. Meer informatie over het instellen van inschrijvingstriggers.

Als u records alleen handmatig wilt aanmelden, laat u het vak aanmeldtrigger leeg. Meer informatie over handmatig aanmelden.

Bekijk de onderstaande video voor een overzicht van dit proces:

• Klik in de workflow editor op Triggers instellen.
• Selecteer in het linkerpaneel Wanneer een gebeurtenis plaatsvindt, Wanneer aan filtercriteria wordt voldaan of Op basis van een planning.
• Selecteer in het linkerpaneel een filtertype voor uw inschrijftrigger. Stel de trigger in en klik op Opslaan.

• Standaard worden records alleen ingeschreven in een workflow wanneer ze voor het eerst voldoen aan de inschrijftriggers. Herinschrijven inschakelen:
  • Klik in het linkerpaneel op het tabblad Re-enrollment.
  • Klik op om de schakelaar Re-enrollment aan te zetten.
  • Selecteer de triggers die u wilt gebruiken voor herinschrijven. Meer informatie over het toevoegen van triggers voor herinschrijving aan workflows.
• Voeg indien nodig meer inschrijftriggers toe. Klik op Opslaan als u klaar bent.

Acties toevoegen

Je kunt AI-assistenten gebruiken om acties voor een workflow te genereren of om handmatig acties te selecteren en toe te voegen. Je kunt een workflow bijvoorbeeld gebruiken om een marketinge-mail te versturen of je records toe te wijzen. Meer informatie over de verschillende workflowactiesdie beschikbaar zijnin HubSpot.

Nadat je een actie hebt toegevoegd, kun je deze klonen of verplaatsen om het bouwen van de workflow te stroomlijnen. En als je een notitie wilt achterlaten bij een workflowactie, lees dan hoe je opmerkingen toevoegt aan workflowacties.

Let op: welke acties voor u beschikbaar zijn, hangt af van uw abonnement. Voor vergrendelde acties locked is een accountupgrade nodig om ze te kunnen gebruiken.

Om acties aan een workflow toe te voegen:

• Klik op het + plus-pictogram.
• Selecteer een actie in het linkerpaneel. Meer informatie over het kiezen van uw workflow acties.
• Afhankelijk van de geselecteerde workflowactie kunt u het gegevenspaneel ook gebruiken om gegevens van verschillende objectbronnen te gebruiken. Je kunt bijvoorbeeld gegevens van een contactrecord en de bijbehorende deal gebruiken om een in-app melding naar de eigenaar van de deal te sturen.

• De functionaliteit van het gegevenspaneel kan worden gebruikt met de onderstaande workflowacties:
  • Verzend interne e-mail notificatie
  • Taak aanmaken

• • In app notificatie versturen
  • Waarde is gelijk aan tak
  • Waarde van eigenschap instellen (bij het instellen van teksteigenschappen)
  • Eigenschap kopiëren
  • Creëer record (bij het instellen van tekst eigenschappen)
  • Slack-notificatie verzenden (Slack-integratie vereist)

• • Integratieacties die het doorgeven van gegevens mogelijk maken (zoals met Google Sheets of Asana)

• • Aangepaste code (alleenOperation Hub Professional of Enterprise )

• • Gegevens opmaken (alleenOperation Hub Professional of Enterprise )

• • Een webhook verzenden (alleenOperation Hub Professional of Enterprise )

• De functionaliteit van het gegevenspaneel gebruiken:
  • Om een gegevensbron toe te voegen aan de beschikbare gegevens van het paneel:
    • Klik in de sectie Beschikbare gegevens op Beschikbare gegevens bewerken.

• • • Klik in het rechterpaneel op + Gegevensbron toevoegen.
    • Klik op het keuzemenu Kies een recordtype en selecteer een gegevensbron.
    • Configureer de details van de gegevensbron en klik op Toevoegen.

• • Om gegevens van een specifieke bron te gebruiken voor uw actie:
    
    • Klik in het tabblad Actie bewerken op het veld waarmee je de gegevens wilt gebruiken.
    • Klik in het rechterpaneel om de gegevensbron uit te vouwen die je wilt gebruiken en klik dan op de eigenschap die je in het veld wilt gebruiken. De eigenschap wordt in het veld ingevoegd. Aangepaste gebeurteniseigenschappen kunnen worden gebruikt voor acties die worden ondersteund door het gegevenspaneel. De beschikbare eigenschappen voor aangepaste gebeurtenissen worden weergegeven onder de naam van de aangepaste gebeurtenis in het gegevenspaneel.

• Klik na het instellen van de details van de actie op Opslaan. Of, als je de actie als plaatshouder toevoegt, klik je op Opslaan zonder de details van de actie in te vullen. Placeholderacties moeten worden ingevuld voordat u de workflow kunt inschakelen. Meer informatie over placeholderacties.
• Klik op het + plus pictogram om meer workflow acties toe te voegen.
• Bij het bouwen van grotere workflows kunt u de workflow minimap gebruiken voor een sneller overzicht van uw workflow architectuur en snellere navigatie. Om de workflow minimap te gebruiken:
  • Klik linksboven in de workflow. tijdlijn op Show minimap.
  • Als de minimap geopend is, kunt u met de muis over workflow acties gaan om de naam van de actie te zien en op een gebied van de minimap klikken om daarheen te navigeren.
  • Om de minimap te sluiten, klikt u op hetpictogram met de pijl left rechtsboven in de minimap.

• Als uw workflow wijzigingen vereist voordat deze kan worden gepubliceerd, is de eindmarkering geel. Klik op de link in de waarschuwing en bekijk de wijzigingen die moeten worden aangebracht.

Wijzigingen ongedaan maken of opnieuw uitvoeren

Bij het bewerken van je workflow kun je wijzigingen die in de afgelopen 30 dagen in de workflow zijn aangebracht ongedaan maken of opnieuw uitvoeren.

Let op: je kunt de functionaliteit voor ongedaan maken en opnieuw uitvoeren niet gebruiken voor uitbreidingsacties, acties met aangepaste code of acties voor verplaatsen of klonen.

• Navigeer naar de workflow editor.
• Om een actie ongedaan te maken, klik je op het undo pictogram linksboven. Wijzigingen worden één voor één ongedaan gemaakt.

• Klik op het pictogram redo redo linksboven om een actie opnieuw uit te voeren. Wijzigingen worden één voor één ongedaan gemaakt.

Instellingen beheren

Om uw workflowinstellingen te beheren:

• Klik linksboven op het tabblad Instellingen om de uitvoerings- en meldingsinstellingen van de workflow te beheren. Meer informatie over het beheren van uw workflowinstellingen.
• Klik linksboven op Bewerken > Aanmeldingstrigger bewerken om de aanmeldings-, afmeldings- en heraanmeldingsinstellingen van de workflow te beheren.
  
  

Uw workflow inschakelen

Nadat u uw workflow hebt ingesteld, schakelt u deze in om te beginnen met automatiseren. Als u plaatsvervangende acties hebt opgeslagen, moeten deze worden voltooid voordat u de workflow kunt inschakelen. Nadat u uw workflow hebt ingeschakeld, kunt u de workflowgeschiedenis bekijken om de records te controleren die zijn geregistreerd.

Bekijk de onderstaande video voor een overzicht van dit proces:

Om je workflow te bekijken en aan te zetten:

• Klik in de rechterbovenhoek op Beoordelen en publiceren.

• Om alleen records in te schrijven die voldoen aan de inschrijftriggers nadat de workflow is ingeschakeld, selecteert u Nee, alleen [objecten] inschrijven die voldoen aan de triggercriteria nadat u de workflow hebt ingeschakeld.

• • Om bestaande records in te schrijven die voldoen aan de inschrijftriggers, selecteert u Ja, schrijf bestaande [objecten] in die vanaf nu voldoen aan de triggercriteria.

• • Als u een Marketing Hub Starter-, Professional- of Enterprise-account hebt, kunt u in contactgebaseerde workflows een statische lijst bekijken van contactpersonen die aan de criteria voldoen door te klikken op Lijsten gebruiken om deze contactpersonen te bekijken. De lijst wordt automatisch opgeslagen en is toegankelijk via het dashboard met lijsten.

Let op: het aantal bestaande contactpersonen dat wordt weergegeven op de overzichtspagina is een schatting. Om het exacte aantal contactpersonen te bekijken, maak je een statische lijst van contactpersonen die aan de criteria voldoen door te klikken op Lijsten gebruiken om deze contactpersonen te bekijken.

• Controleer de rest van uw workflow-instellingen, waaronder verbindingen en uitschrijving, en klik vervolgens op Inschakelen.

• Klik in het dialoogvenster op Ja, inschakelen.