Creëer workflows

Met de workflow-tool kunt u uw marketing-, verkoop- en serviceprocessen automatiseren om uw team efficiënter te maken. Stel inschrijvingscriteria in om automatisch records in te schrijven en acties uit te voeren op uw contactpersonen, bedrijven, deals, offertes en tickets. U kunt ook acties ondernemen op gekoppelde records, zoals het bijwerken van het bedrijf dat is gekoppeld aan een contactpersoon die in de workflow is opgenomen.

Let op: workflows op basis van contactpersonen zijn gemigreerd om hetzelfde systeem te gebruiken als alle andere objecten. Er zijn nog enkele verschillen tussen workflowtypes, zoals instellingen. Meer informatie over de workflowmigratie.

Sequenties zijn een ander automatiseringshulpmiddel dat gebruik maakt van één-op-één e-mails en herinneringstaken om verkopers te helpen hun processen te automatiseren. Meer informatie over het gebruik van sequenties.

Om te beginnen met het maken van een workflow:

• Navigeer in uw HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
• Klik in de rechterbovenhoek op Werkstroom creëren.

U selecteert dan het type workflow dat u wilt maken.

Selecteer type workflow

U kunt workflows maken voor de volgende objecten:

• Contacten
• Bedrijven
• Deals
• Citaten (Sales Hub Onderneming)
• Tickets(Service HubProfessional of Enterprise)
• Aangepaste objecten( alleenEnterprise )
• Gesprekken

Om uw workflow type te selecteren:

• Kies in het linkerpaneel van de pagina voor het instellen van de workflow of u uw workflow vanaf nul wilt starten, of vanaf een sjabloon.
  
  • Begin vanaf nul: om met een lege workflow te beginnen, klikt u op het tabblad Begin vanaf nul. Selecteer vervolgens Contactpersoon, Bedrijf, Deal, Ticket, Offerte of Aangepast object als het type workflow. Als u Op basis van contact selecteert, kunt u ervoor kiezen om vanaf nul verder te gaan of uw workflow te centreren op een datum of datumeigenschap.
    
    
  • Sjablonen: om te beginnen met een standaardset van inschrijftriggers en -acties, klikt u op het tabblad Sjablonen. Zoek in het linkerpaneel of klik op het vervolgkeuzemenu Type om op sjabloontype te selecteren. Selecteer een sjabloon om een voorbeeld te zien van de inschrijftriggers en -acties aan de rechterkant.
    
    
• Klik op het potloodpictogram bewerken om uw workflow een naam te geven en klik vervolgens op Workflow maken.

Inschrijvingscriteria vaststellen

Zodra uw workflow is aangemaakt, stelt u de inschrijvingscriteria in. Wanneer een record aan deze criteria voldoet, zal het automatisch worden ingeschreven. Als u records alleen handmatig wilt inschrijven, laat dan het inschrijf triggervak leeg. Meer informatie over handmatig inschrijven.

Bekijk de video hieronder voor een overzicht van dit proces:

Bekijk de volledige HubSpot Academy les: Workflows diep duik

• Klik in de workfloweditor op Inschrijving triggers instellen. Meer informatie over het instellen van inschrijftriggers in workflows.
• Selecteer in het rechterpaneel een filtertype voor uw inschrijftrigger. Stel de criteria in en klik vervolgens op Filter toepassen.

• Standaard worden records alleen in een workflow ingeschreven wanneer ze de eerste keer aan de inschrijf triggers voldoen. Om herinschrijving in te schakelen:
  • Klik in de rechterzijbalk op het tabblad Herinschrijving.
  • Klik op om de schakelaar Herinschrijving in te schakelen.
  • Selecteer de triggers die u wilt gebruiken voor herinschrijving. Meer informatie over het toevoegen van herinschrijvingstriggers aan workflows.
• Voeg meer inschrijf triggers toe indien nodig.
• Als u klaar bent, klikt u op Opslaan.

Acties toevoegen

• Klik op het + plus icoon om een workflow actie toe te voegen.
• Selecteer een actie in het rechterpaneel. Meer informatie over het kiezen van workflowacties.

Let op: de acties die voor u beschikbaar zijn, zijn afhankelijk van uw abonnement. Voor vergrendelde acties is een accountupgrade vereist om ze te kunnen gebruiken.

• Stel de details van de actie in en klik op Opslaan.
• Klik op het plus icoon + om meer workflow acties toe te voegen.
• Als u een workflow op basis van contactpersonen maakt om marketinge-mails te verzenden, is het raadzaam een workflowdoel in te stellen om de betrokkenheid bij uw inhoud te meten. Meer informatie over het gebruik van doelen in workflows opbasis van contactpersonen.

Nadat u een actie hebt toegevoegd, kunt u deze klonen of verplaatsen om het proces voor het bouwen van de workflow te stroomlijnen.

Als u een opmerking over een workflowactie wilt achterlaten voor uzelf of voor uw team, leest u hoe u opmerkingen aan workflowacties toevoegt.

U kunt ook apps aan uw HubSpot-account koppelen via de tool workflows, waarmee u alle beschikbare workflowacties kunt gebruiken die door de app worden aangeboden. Meer informatie over het gebruik van gekoppelde apps in uw workflows.

Instellingen beheren

Klik op het tabblad Instellingen om de instellingen van de workflow te beheren. Selecteer op de pagina Algemeen de dagen en tijden waarop u acties wilt laten uitvoeren, contactpersonen uit Salesforce wilt inschrijven en campagnes aan de workflow wilt koppelen. Op de pagina Uitschrijven en onderdrukking stelt u uitschrijf- en onderdrukkingscriteria in om records automatisch uit de workflow te verwijderen of uit te sluiten.

Meer informatie over het beheren van uw workflowinstellingen.

Zet uw workflow aan

Nadat u uw workflow hebt ingesteld, schakelt u deze in om te beginnen automatiseren.

Bekijk de video hieronder voor een overzicht van dit proces:

Bekijk de volledige HubSpot Academy les: Workflows diep duik

Om uw workflow te herzien en aan te zetten:

• Klik in de rechterbovenhoek op Review.
• Kies om records te enrollen die nu aan de criteria voldoen of alleen records te enrollen die in de toekomst aan de criteria voldoen:
  • Om alleen records te registreren die voldoen aan de registratie triggers nadat de workflow is ingeschakeld, selecteert u Nee, registreer alleen [objecten] die voldoen aan de trigger criteria nadat de workflow is ingeschakeld.
  • Om bestaande records te registreren die voldoen aan de registratie triggers, selecteer Ja, registreer bestaande [objecten] die vanaf nu voldoen aan de trigger criteria.

• • Als u een Marketing Hub Starter-, Professional- of Enterprise-account hebt, kunt u in workflows op basis van contactpersonen een statische lijst weergeven van contactpersonen die aan de criteria voldoen door te klikken op Lijsten gebruiken om deze contactpersonen te zien. De lijst wordt automatisch opgeslagen en is toegankelijk via uw lijstendashboard.
    

• Controleer de rest van uw workflowinstellingen, inclusief verbindingen en afmelden, en klik dan op Aanzetten.
• Klik in het dialoogvenster op Ja, aanzetten.

Nadat u uw workflow hebt ingeschakeld, kunt u de workflowgeschiedenis bekijken om de records die zijn ingeschreven te controleren.