Creëer workflows

Met de workflows tool kunt u uw marketing-, verkoop- en serviceprocessen automatiseren om uw team efficiënter te maken. Stel inschrijvingscriteria in om uw contacten, bedrijven, deals, offertes en tickets automatisch in te schrijven en acties te ondernemen. U kunt ook acties ondernemen met betrekking tot geassocieerde records, zoals het bijwerken van het bedrijf dat is gekoppeld aan een contactpersoon die in de workflow is ingeschreven.

Let op: de op contacten gebaseerde workflows zijn gemigreerd om hetzelfde systeem te gebruiken als alle andere objecten. Er zijn nog steeds enkele verschillen tussen workflow types, zoals instellingen. Lees meer over de workflowmigratie.

Sequenties zijn een andere automatiseringstool die gebaseerd is op één-op-één e-mails en opvolgingstaakherinneringen om verkopers te helpen prospects te koesteren en hun verkoopprocessen te automatiseren. Wanneer een contactpersoon antwoordt of een vergadering boekt, worden ze uit de reeks verwijderd. Meer informatie over het gebruik van reeksen.

Om te beginnen met het creëren van een workflow:

• Navigeer in uw HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
• Klik in de rechterbovenhoek op Werkstroom creëren.

U wordt dan gevraagd om het soort workflow te selecteren dat u wilt maken.

Selecteer het type workflow

U kunt workflows maken voor de volgende objecten:

• Contacten
• Bedrijven
• Dealers(Sales HubProfessional of Enterprise)
• Citaten (Sales Hub Onderneming)
• Tickets(Service HubProfessional of Enterprise)
• Aangepaste objecten( alleenvoor ondernemingen )

Om uw workflow te selecteren:

• Kies in het linkerpaneel van de workflow-instellingenpagina of u uw workflow vanaf nul wilt starten, of vanuit een sjabloon.
  
  • Start vanaf nul: om te beginnen met een lege workflow, klikt u op het tabblad Start vanaf nul. Selecteer vervolgens Contact-gebaseerd, Bedrijfsgebaseerd, Deal-gebaseerd, Ticketgebaseerd, Offertegebaseerd, of Aangepast objectgebaseerd als het werkstroomtype. Als u Contact-gebaseerd selecteert, kunt u ervoor kiezen om vanaf nul verder te gaan of uw workflow te centreren op een datum of datum eigenschap.
    
    
  • Sjablonen: klik op het tabblad Sjablonen om te beginnen met een standaardset van inschrijvingstriggers en -acties. Zoek of klik in het linkerpaneel op het dropdown menu Type om het bestand op sjabloontype in te stellen. Selecteer een sjabloon om een voorbeeld te zien van de inschrijvingen en acties aan de rechterkant.
    
    
• Klik op het potloodicoon bewerken om uw workflow een naam te geven en klik vervolgens op Workflow aanmaken.

Inschrijvingscriteria instellen

Zodra uw workflow is aangemaakt, stelt u de inschrijvingscriteria in. Wanneer een record aan deze criteria voldoet, wordt het automatisch ingeschreven. Als u records alleen handmatig wilt registreren, laat u het vakje voor de activering van de registratie leeg. Meer informatie over handmatig inschrijven.

• Klik in de workflow-editor op Triggers voor inschrijving instellen. Meer informatie over het instellen van triggers voor de inschrijving in workflows.
• Selecteer in het rechterpaneel een filtertype voor uw inschrijftriggers. Stel de criteria in en klik vervolgens op Filter toepassen.

• Standaard zullen records zich alleen in een workflow inschrijven als ze voor het eerst aan de registratietriggers voldoen. Om herinschrijving mogelijk te maken:
  • Klik in de rechterzijbalk op het tabblad Opnieuw aanmelden.
  • Klik op om de schakelaar Opnieuw aanmelden aan te zetten.
  • Selecteer de triggers die u wilt gebruiken voor herinschrijving. Lees meer over het toevoegen van triggers voor herinschrijving aan workflows.
• Voeg indien nodig meer triggers voor herinschrijving toe.
• Als u klaar bent, klikt u op Opslaan.

Acties toevoegen

• Klik op het plus-icoontje + om een workflow-actie toe te voegen.
• Selecteer in het rechterpaneel een actie. Lees meer over het kiezen van uw workflow-acties.

Let op: de acties die voor u beschikbaar zijn, zijn afhankelijk van uw abonnement. Vergrendelde acties vereisen een accountupgrade om te gebruiken.

• Stel de details van de actiein en klik vervolgens op Opslaan.
• Klik op het plus-icoontje + om meer workflow-acties toe te voegen.
• Als u een op contact gebaseerde workflow voor het verzenden van marketingmails maakt, is het aan te raden om een workflowdoel in te stellen om de betrokkenheid bij uw inhoud te meten. Lees meer over het gebruik van doelen in contactgebaseerde workflows.

Na het toevoegen van een actie kunt u deze klonen of verplaatsen om het workflow bouwproces te stroomlijnen.

Als u een notitie wilt achterlaten over een workflow-actie voor u of de referentie van uw team, leer dan hoe u opmerkingen kunt toevoegen aan workflow-acties.

U kunt ook apps koppelen aan uw HubSpot-account via de workflowtool, waarmee u alle beschikbare workflow-acties van de app kunt gebruiken. Lees meer over het gebruik van verbonden apps in uw workflows.

Instellingen beheren

Klik op het tabblad Instellingen om de instellingen van de workflow te beheren. Selecteer op de pagina Algemeen de dagen en tijden waarop u acties wilt uitvoeren, schrijf de contactpersonen van Salesforce in en associeer de campagnes met de workflow. Stel op de pagina Uitschrijven en onderdrukken criteria in om records automatisch uit de workflow te verwijderen of uit te sluiten.

Meer informatie over het beheren van uw workflow-instellingen.

Zet uw workflow aan

• Klik in de rechterbovenhoek op Review.
• Kies ervoor om records in te schrijven die op dit moment aan de criteria voldoen of alleen records in te schrijven die in de toekomst aan de criteria voldoen:
  • Om alleen records in te schrijven die voldoen aan de triggers voor de inschrijving nadat de workflow is ingeschakeld, selecteert u Nee, alleen inschrijvingen [objecten] die voldoen aan de triggercriteria na het inschakelen van de workflow.
  • Om bestaande records die aan de triggers voldoen in te schrijven, selecteert u Ja, bestaande [objecten] die vanaf nu aan de triggercriteria voldoen, inschrijven.

• • Als u een Marketing Hub Starters-, Professional- of Enterprise-account, in op contacten gebaseerde workflows kunt u een statische lijst van contactpersonen bekijken die aan de criteria voldoen door op Gebruikslijsten te klikken om deze contactpersonen te zien. De lijst wordt automatisch opgeslagen en is toegankelijk vanaf het dashboard van uw lijsten.
    

• Bekijk de workflow-instellingen en klik vervolgens op Aanzetten.
• Klik in het dialoogvenster op Ja, zet aan.

Nadat u uw workflow hebt ingeschakeld, kunt u de workflowgeschiedenis bekijken om de ingeschreven records te controleren.