Creëer workflows

Met de workflow-tool kunt u uw marketing-, verkoop- en serviceprocessen automatiseren om uw team efficiënter te maken. Stel inschrijvingscriteria in om automatisch records in te schrijven en acties uit te voeren op uw contactpersonen, bedrijven, deals, offertes en tickets. U kunt ook acties ondernemen op gekoppelde records, zoals het bijwerken van het bedrijf dat is gekoppeld aan een contactpersoon die in de workflow is opgenomen.

Let op: op contactpersonen gebaseerde workflows zijn gemigreerd om hetzelfde systeem te gebruiken als alle andere objecten. Er zijn nog enkele verschillen tussen workflowtypen, zoals instellingen. Meer informatie over de workflowmigratie.

Sequenties zijn een ander automatiseringshulpmiddel dat gebruik maakt van één-op-één e-mails en herinneringstaken om verkopers te helpen hun processen te automatiseren. Meer informatie over het gebruik van sequenties.

Om te beginnen met het maken van een workflow:

• Navigeer in uw HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
• Klik rechtsboven op Workflow maken.

Vervolgens selecteert u het type workflow dat u wilt maken.

Selecteer type workflow

U kunt workflows maken voor de volgende objecten:

• Contactpersonen
• Bedrijven
• Deals
• Quotes (Sales Hub Onderneming)
• Tickets(Service HubProfessional of Enterprise)
• Aangepaste objecten( alleenEnterprise )
• Conversaties

Om uw workflow type te selecteren:

• In het linkerpaneel van de pagina Werkstroom instellen kiest u of u uw werkstroom vanaf nul wilt beginnen, of vanaf een sjabloon.
  
  • Vanaf nul beginnen: om met een lege workflow te beginnen, klikt u op het tabblad Vanaf nul beginnen. Selecteer vervolgens Contactpersoon, Bedrijf, Deal, Ticket, Offerte of Aangepast object als het type workflow. Als u Op basis van contact selecteert, kunt u ervoor kiezen om vanaf nul verder te gaan of uw workflow te centreren op een datum of datumeigenschap.
    
    
  • Sjablonen: om te beginnen met een standaardset van inschrijftriggers en -acties, klikt u op het tabblad Sjablonen. Zoek in het linkerpaneel of klik op het vervolgkeuzemenu Type om op sjabloontype te selecteren. Selecteer een sjabloon om een voorbeeld te zien van de inschrijf triggers en acties aan de rechterkant.
    
    
• Klik op het potloodpictogram bewerken om uw workflow een naam te geven en klik vervolgens op Workflow maken.

Inschrijvingscriteria instellen

Zodra uw workflow is aangemaakt, stelt u de inschrijvingscriteria in. Wanneer een record aan deze criteria voldoet, zal het automatisch worden ingeschreven. Als u records alleen handmatig wilt inschrijven, laat dan het inschrijf triggervak leeg. Meer informatie over handmatig inschrijven.

• Klik in de workfloweditor op Inschrijving triggers instellen. Meer informatie over het instellen van inschrijftriggers in workflows.
• Selecteer in het rechtervenster een filtertype voor uw inschrijftrigger. Stel de criteria in en klik vervolgens op Filter toepassen.

• Standaard zullen records alleen in een workflow worden ingeschreven als ze de eerste keer aan de inschrijf triggers voldoen. Om herinschrijving in te schakelen:
  • Klik in de rechterzijbalk op het tabblad Herinschrijving.
  • Klik op om de schakelaar Herinschrijving in te schakelen.
  • Selecteer de triggers die u wilt gebruiken voor herinschrijving. Meer informatie over het toevoegen van herinschrijvingstriggers aan workflows.
• Voeg indien nodig meer triggers voor herinschrijving toe.
• Als u klaar bent, klikt u op Opslaan.

Acties toevoegen

• Klik op het pluspictogram + om een workflowactie toe te voegen.
• Selecteer een actie in het rechterpaneel. Meer informatie over het kiezen van uw workflowacties.

Let op: de acties die voor u beschikbaar zijn, zijn afhankelijk van uw abonnement. Voor vergrendelde acties is een accountupgrade vereist om ze te kunnen gebruiken.

• Stel de details van de actie in en klik vervolgens op Opslaan.
• Klik op het pluspictogram + om meer workflowacties toe te voegen.
• Als u een workflow op basis van contactpersonen maakt om marketinge-mails te verzenden, is het raadzaam een workflowdoel in te stellen om de betrokkenheid bij uw inhoud te meten. Meer informatie over het gebruik van doelen in workflows opbasis van contactpersonen.

Nadat u een actie hebt toegevoegd, kunt u deze klonen of verplaatsen om het proces van workflowopbouw te stroomlijnen.

Als u een opmerking over een workflowactie wilt achterlaten voor uzelf of voor uw team, leest u hier hoe u opmerkingen aan workflowacties kunt toevoegen.

U kunt ook apps aan uw HubSpot-account koppelen via de workflowtool, waardoor u alle beschikbare workflowacties kunt gebruiken die door de app worden aangeboden. Meer informatie over het gebruik van verbonden apps in uw workflows.

Instellingen beheren

Klik op het tabblad Instellingen om de instellingen van de workflow te beheren. Op de pagina Algemeen selecteert u dagen en tijden waarop u acties wilt uitvoeren, contactpersonen uit Salesforce wilt inschrijven en campagnes aan de workflow wilt koppelen. Op de pagina Uitschrijven en onderdrukking stelt u uitschrijf- en onderdrukkingscriteria in om records automatisch uit de workflow te verwijderen of uit te sluiten.

Meer informatie over het beheren van uw workflowinstellingen.

Uw workflow inschakelen

• Klik in de rechterbovenhoek op Review.
• Kies om records in te schrijven die momenteel aan de criteria voldoen of om alleen records in te schrijven die in de toekomst aan de criteria voldoen:
  • Om alleen records te registreren die voldoen aan de registratie triggers nadat de workflow is ingeschakeld, selecteert u Nee, alleen [objecten] registreren die voldoen aan de trigger criteria nadat de workflow is ingeschakeld.
  • Om bestaande records te registreren die voldoen aan de registratie triggers, selecteert u Ja, registreer bestaande [objecten] die vanaf nu voldoen aan de trigger criteria.

• • Als u een Marketing Hub Starter-, Professional- of Enterprise-account hebt, kunt u in workflows op basis van contactpersonen een statische lijst bekijken van contactpersonen die aan de criteria voldoen door te klikken op Lijsten gebruiken om deze contactpersonen te zien. De lijst wordt automatisch opgeslagen en is toegankelijk via uw lijstendashboard.
    

• Controleer de rest van uw workflowinstellingen, inclusief koppelingen en afmeldingen, en klik dan op Aanzetten.
• Klik in het dialoogvenster op Ja, inschakelen.

Nadat u uw workflow hebt ingeschakeld, kunt u de workflowgeschiedenis bekijken om de records te controleren die zijn aangemeld.