Workflows creëren

Creëer een workflow om uw bedrijfsprocessen te automatiseren en uw team efficiënter te maken. Stel inschrijvingscriteria in om records automatisch in te schrijven en actie te ondernemen op uw contactpersonen, bedrijven, deals, offertes en tickets. U kunt ook actie ondernemen op gekoppelde records, zoals het bijwerken van het gekoppelde bedrijf van een ingeschreven contactpersoon.

Nadat u uw workflow hebt gemaakt, verschijnt deze op het tabblad Aangemaakt in workflows in het workflows-dashboard. Workflows die vanuit andere tools, zoals formulieren, e-mails, tickets of deals zijn gemaakt, worden weergegeven op het tabblad Aangemaakt in andere tools. Meer informatie over het organiseren van uw workflows.

Selecteer werkstroomobject en type

Vanuit de workflowtool kunt u een workflow vanaf nul aanmaken of een workflowsjabloon gebruiken als leidraad. Afhankelijk van welke instellingsstroom u kiest, wordt u ook gevraagd een object en workflowtype te selecteren.

Om te beginnen met het maken van een workflow:

• Navigeer in uw HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
• U kunt een nieuwe werkstroom creëren vanuit het niets of vanuit een sjabloon:
  • Om een nieuwe workflow vanuit het niets te maken, klikt u rechtsboven op Workflow maken > Vanuit het niets.
  • Om een nieuwe werkstroom vanuit een sjabloon te maken, klikt u rechtsboven op Werkstroom maken > Vanuit sjabloon.
• Om bestaande workflows te bewerken of te klonen, gaat u met de muis over de workflow en klikt u op Klonen of Bewerken.
  
  

Vanaf nul beginnen

Om een workflow vanuit het niets te creëren:

• Selecteer in het linkerpaneel [object]-gebaseerd om uw workflowobject te selecteren. Dit bepaalt welk type records in de workflow kunnen worden ingeschreven. Wanneer u een workflow vanaf nul maakt, kunt u kiezen uit de volgende objecten:

• • Contacten
  • Bedrijven
  • Deals
  • Offertes(Sales Hub Professional of Enterprise)
  • Tickets(Service Hub Professional of Enterprise)
  • Aangepaste objecten( alleenEnterprise )
  • Gesprekken
  • Feedback inzendingen(Service Hub Professional of Enterprise)
  • Abonnementen
  • Betalingen
  • Doelstellingen

• In het rechterpaneel, onder Kies type, selecteert u uw workflowtype:
  • Blanco workflow: begin met een blanco workflow en voeg uw eigen inschrijftriggers, acties en vertragingen toe.
  • Geplande workflow( alleenOperations Hub Professional en Enterprise ): stel een schema in voor uw workflow om op regelmatige, vooraf bepaalde intervallen terug te komen, zoals dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks. Voeg daarna uw eigen inschrijftriggers, acties en vertragingen toe. Meer informatie over het maken van geplande workflows.
  • Specifieke datum of Contactdatum eigenschap( alleenop contact gebaseerde workflows): begin met een lege workflow en voeg acties toe die worden uitgevoerd op basis van een specifieke datum, of data ingesteld op een specifieke eigenschap op ingeschreven records. Meer informatie over het maken van workflows met specifieke datum- of contactdatumeigenschappen.

• Klik op Volgende.
• Klik op het potloodpictogram edit om uw workflow een naam te geven en een beschrijving toe te voegen.
• Klik op Opslaan.

Gebruik een sjabloon

Gebruik een workflowsjabloon dat is afgestemd op uw doelstellingen om uw automatiseringsprocessen te stroomlijnen. U kunt ook door de sjablonen bladeren om verschillende opties voor workflowautomatisering te verkennen.

Om een workflow aan te maken met behulp van een sjabloon:

• Zoek in de sjablonenbibliotheek naar een sjabloon dat aan uw workflowdoelstellingen voldoet:
  • Om sjablonen op functie of doelstelling te filteren, selecteert u in de linker zijbalk een categorie.
  • Om een specifieke sjabloon te zoeken, voert u rechtsboven een zoekwoord in.
• Om de details van een sjabloon te bekijken, klik je op Voorbeeld. In het dialoogvenster kunt u controleren of de sjabloon compatibel is met uw HubSpot-abonnementen. U kunt ook de volgende details bekijken:
  
  • Doel: het doel en de doelen van deze workflow.
  • Inbegrepen triggers en acties: de inschrijftriggers en workflowacties die in deze sjabloon zijn opgenomen.
  • Wat u moet voorbereiden: alle middelen die u moet voorbereiden om de placeholderacties te vullen, zoals marketinge-mails of formulieren.
• Zodra u uw sjabloon hebt geselecteerd, klikt u op Sjabloon gebruiken. In de workflow-editor wordt de sjabloon weergegeven met plaatsvervangende acties. In de editor kunt u acties bewerken, toevoegen en verwijderen.
  
  

Inschrijvingstriggers instellen

Enrollment triggers zijn een reeks criteria die automatisch records in de workflow opnemen. Als u records alleen handmatig wilt inschrijven, laat u het vak inschrijftrigger leeg. Meer informatie over handmatig aanmelden.

Bekijk de onderstaande video voor een overzicht van dit proces:

Bekijk de volledige HubSpot Academy les: Workflows deep dive

• Klik in de workflow editor op Triggers instellen. Meer informatie over het instellen van inschrijftriggers in workflows.
• Selecteer in het rechterpaneel een filtertype voor uw inschrijftrigger. Stel de trigger in en klik op Filter toepassen.
  
  

• Standaard worden records alleen ingeschreven in een workflow als ze voor het eerst aan de inschrijvingscriteria voldoen. Herinschrijven inschakelen:
  • Klik in het rechterpaneel op het tabblad Re-enrollment.
  • Klik om de schakelaar Re-enrollment aan te zetten.
  • Selecteer de triggers die u wilt gebruiken voor herinschrijving. Meer informatie over het toevoegen van triggers voor herinschrijving aan workflows.
• Voeg zo nodig meer inschrijvingstriggers toe.
• Als u klaar bent, klikt u op Opslaan.
  
  

Acties toevoegen

Voeg acties toe aan uw workflow. Je kunt een workflow bijvoorbeeld gebruiken om een marketing e-mail te versturen of je records toe te wijzen. Meer informatie over de verschillende workflow actiesdie beschikbaar zijnin HubSpot.

Nadat u een actie hebt toegevoegd, kunt u deze klonen of verplaatsen om het bouwproces van de workflow te stroomlijnen. En als u een opmerking over een workflow actie wilt achterlaten ter referentie, leer dan hoe u commentaar aan workflow acties kunt toevoegen.

Let op: de voor u beschikbare acties zijn afhankelijk van uw abonnement. Voor vergrendelde acties locked is een accountupgrade nodig om ze te kunnen gebruiken.

Om acties aan een workflow toe te voegen:

• Klik op het + plus icoontje.
• Selecteer in het rechterpaneel een actie. Meer informatie over het kiezen van uw workflow acties.
• Stel de details van de actie in en klik op Opslaan. Of, als u de actie als plaatshouder toevoegt, klikt u op Opslaan zonder de details van de actie in te vullen. Placeholderacties moeten worden ingevuld voordat u de workflow kunt inschakelen. Meer informatie over placeholderacties.
• Klik op het plus-pictogram + om meer workflowacties toe te voegen.
• Bij het bouwen van grotere workflows kunt u de workflow minimap gebruiken voor een sneller overzicht van uw workflow architectuur en snellere navigatie. Zo gebruikt u de workflow minimap:
  • Klik linksboven in de workflow. tijdlijn op Show minimap.
  • Met de geopende minimap kunt u met de muis over workflowacties gaan om de naam van de actie te zien, en op een gebied van de minimap klikken om erheen te navigeren.
  • Om de minimap te sluiten, klikt u op hetpictogram met de pijlleft rechtsboven in de minimap.
    
    

• Als uw workflow wijzigingen vereist voordat deze kan worden gepubliceerd, is de eindmarkering geel. Klik op de link in de waarschuwing en bekijk de wijzigingen die moeten worden aangebracht.

Instellingen beheren

Meer informatie over het beheer van uw werkstroominstellingen.

Om uw workflow instellingen te beheren:

• Klik op het tabblad Instellingen om de instellingen van de workflow te beheren.
• Op het tabblad Algemeen selecteert u dagen en tijden waarop u acties wilt uitvoeren, contactpersonen uit Salesforce wilt inschrijven en campagnes aan de workflow wilt koppelen.
• Op het tabblad Uitschrijving en onderdrukking stelt u criteria voor uitschrijving en onderdrukking in om records automatisch uit de workflow te verwijderen of uit te sluiten.
  
• Op het tabblad Meldingen kunt u e-mailmeldingen instellen om gebruikers en teams te waarschuwen wanneer het inschrijvingspercentage van een workflow boven een bepaald percentage stijgt of daalt.
  
  

Zet uw workflow aan

Nadat u uw workflow hebt ingesteld, schakelt u deze in om te beginnen met automatiseren. Als u plaatsvervangende acties hebt opgeslagen, moeten deze worden voltooid voordat u de workflow kunt inschakelen. Nadat u uw workflow hebt ingeschakeld, kunt u de workflowgeschiedenis bekijken om de geregistreerde records te controleren.

Bekijk de onderstaande video voor een overzicht van dit proces:

Bekijk de volledige HubSpot Academy les: Workflows deep dive

Om uw workflow te bekijken en in te schakelen:

• Klik in de rechterbovenhoek op Herzien en publiceren.
• Kies om records in te schrijven die momenteel aan de inschrijvingstriggers voldoen of alleen records in te schrijven die in de toekomst aan de triggers voldoen:
  • Om alleen records in te schrijven die aan de inschrijftriggers voldoen nadat de workflow is ingeschakeld, selecteert u Nee, alleen [objecten] inschrijven die aan de triggercriteria voldoen nadat de workflow is ingeschakeld.
  • Om bestaande records die aan de triggers voldoen in te schrijven, selecteert u Ja, bestaande [objecten] die aan de triggercriteria voldoen nu inschrijven.

• • Als u een Marketing Hub Starter-, Professional- of Enterprise-account hebt, kunt u in op contactpersonen gebaseerde workflows een statische lijst bekijken van contactpersonen die aan de criteria voldoen door te klikken op Lijsten gebruiken om deze contactpersonen te zien. De lijst wordt automatisch opgeslagen en is toegankelijk via uw lijsten-dashboard.
    

Let op: het aantal bestaande contacten dat op de beoordelingspagina wordt weergegeven, is een schatting. Om een exact aantal contacten te zien, maakt u een statische lijst van contacten die aan de criteria voldoen door te klikken op Lijsten gebruiken om deze contacten te zien.

• Controleer de rest van uw workflowinstellingen, waaronder verbindingen en uitschrijving, en klik vervolgens op Inschakelen.

• Klik in het dialoogvenster op Ja, inschakelen.