Workflows creëren

Creëer een workflow om je bedrijfsprocessen te automatiseren en je team efficiënter te maken. Stel inschrijvingscriteria in om records automatisch in te schrijven en actie te ondernemen op uw contactpersonen, bedrijven, deals, offertes en tickets. Je kunt ook actie ondernemen op gekoppelde records, zoals het bijwerken van het gekoppelde bedrijf van een ingeschreven contactpersoon.

Nadat je je workflow hebt gemaakt, wordt deze weergegeven op het tabblad Aangemaakt in workflows in het workflows dashboard. Workflows die zijn aangemaakt vanuit andere tools, zoals formulieren, e-mails, tickets of deals , worden weergegeven op het tabblad Aangemaakt in andere tools. Meer informatie over het organiseren van uw workflows.

Selecteer het workflowobject en type

Vanuit de tool workflows kun je een workflow vanuit het niets maken of een workflowsjabloon gebruiken als leidraad. Afhankelijk van welke workflow je kiest, wordt je ook gevraagd om een object en workflowtype te selecteren.

Om te beginnen met het maken van een workflow:

• Ga in je HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
• Je kunt een nieuwe workflow maken vanuit het niets of vanuit een sjabloon:
  • Om een nieuwe workflow vanuit het niets te maken, klikt u rechtsboven op Workflow maken > Vanuit het niets.
  • Als u een nieuwe workflow vanuit een sjabloon wilt maken, klikt u rechtsboven op Workflow maken > Vanuit sjabloon.
• Om bestaande workflows te bewerken of te klonen, ga je met de muis over de workflow en klik je op Klonen of Bewerken.

Vanaf nul beginnen

Om een workflow vanaf nul te creëren:

• Selecteer in het linkerpaneel [object]-gebaseerd om uw workflowobject te selecteren. Dit bepaalt welk type records in de workflow kunnen worden opgenomen. Als u een workflow vanaf nul maakt, kunt u uit de volgende objecten kiezen:

• • Contacten
  • Bedrijven
  • Aanbiedingen
  • Offertes(Sales Hub Professional of Enterprise)
  • Tickets(Service Hub Professional of Enterprise)
  • Aangepaste objecten( alleenEnterprise )
  • Gesprekken
  • Feedback indienen(Service Hub Professional of Enterprise)
  • Abonnementen
  • Betalingen
  • Doelen

• Selecteer in het rechterpaneel onder Kies type je workflowtype:
  • Blanco workflow: begin met een lege workflow en voeg uw eigen inschrijf triggers, acties en vertragingen toe.
  • Geplande workflow( alleenOperations Hub Professional en Enterprise ): stel een schema in voor uw workflow om op regelmatige, vooraf bepaalde intervallen terug te komen, zoals dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks. Voeg daarna je eigen inschrijftriggers, acties en vertragingen toe. Meer informatie over het maken van geplande workflows.
  • Specifieke datum of Contactdatum-eigenschap( alleencontactgebaseerde workflows): begin met een lege workflow en voeg acties toe die worden uitgevoerd op basis van een specifieke datum of data die zijn ingesteld op een specifieke eigenschap op ingeschreven records. Meer informatie over het maken van workflows met specifieke datum- of contactdatumeigenschappen.

• Klik op Volgende.
• Klik op het potloodpictogram edit om je workflow een naam te geven en een beschrijving toe te voegen.
• Klik op Opslaan.

Een sjabloon gebruiken

Gebruik een workflowsjabloon dat is afgestemd op je doelen om je automatiseringsprocessen te stroomlijnen. Je kunt ook door de sjablonen bladeren om verschillende opties voor workflowautomatisering te verkennen.

Om een workflow te maken met behulp van een sjabloon:

• Zoek in de sjablonenbibliotheek naar een sjabloon dat overeenkomt met uw workflowdoelen:
  • Als u sjablonen wilt filteren op functie of doel, selecteert u in de linker zijbalk een categorie.
  • Als u naar een specifieke sjabloon wilt zoeken, voert u rechtsboven een trefwoord in.
• Klik op Voorbeeld om de details van een sjabloon te bekijken. In het dialoogvenster kun je controleren of de sjabloon compatibel is met je HubSpot-abonnementen. Je kunt ook de volgende details bekijken:
  
  • Doel: het doel en de doelen van deze workflow.
  • Inbegrepen triggers en acties: de inschrijftriggers en workflowacties die zijn opgenomen in deze sjabloon.
  • Wat u moet voorbereiden: alle middelen die u moet voorbereiden om de placeholderacties te vullen, zoals marketinge-mails of formulieren.
• Zodra je je sjabloon hebt geselecteerd, klik je op Sjabloon gebruiken. In de workflow-editor wordt de sjabloon weergegeven met plaatsvervangende acties. Je kunt acties bewerken, toevoegen en verwijderen in de editor.

Triggers voor inschrijving instellen

Enrollment triggers zijn een set criteria die records automatisch in de workflow opnemen. Enrollment triggers kunnen op filters of gebeurtenissen gebaseerd zijn. Als u records alleen handmatig wilt aanmelden, laat u het vak aanmeldtrigger leeg. Meer informatie over handmatig aanmelden.

Bekijk de onderstaande video voor een overzicht van dit proces:

• Klik in de workfloweditor op Triggers instellen. Meer informatie over het instellen van inschrijftriggers in workflows.
• Selecteer in het linkerpaneel Wanneer een gebeurtenis plaatsvindt of Wanneer aan filtercriteria is voldaan. Meer informatie over triggers voor gebeurtenissen.
• Selecteer in het linkerpaneel een filtertype voor je inschrijftrigger. Stel de trigger in en klik op Filter toepassen.

• Standaard worden records alleen in een workflow geregistreerd als ze voor het eerst aan de registratiecriteria voldoen. Herinschrijven inschakelen:
  • Klik in het linkerpaneel op het tabblad Re-enrollment.
  • Klik op om de schakelaar Re-enrollment aan te zetten.
  • Selecteer de triggers die u wilt gebruiken voor herinschrijven. Meer informatie over het toevoegen van triggers voor herinschrijving aan workflows.
• Voeg indien nodig meer inschrijftriggers toe.
• Klik op Opslaan als je klaar bent.

Acties toevoegen

Voeg acties toe aan je workflow. Je kunt een workflow bijvoorbeeld gebruiken om een marketinge-mail te versturen of je records toe te wijzen. Meer informatie over de verschillende workflowactiesdie beschikbaar zijnin HubSpot.

Nadat je een actie hebt toegevoegd, kun je deze klonen of verplaatsen om het bouwproces van de workflow te stroomlijnen. En als je een notitie wilt achterlaten bij een workflow actie voor referentie, leer dan hoe je commentaar kunt toevoegen aan workflow acties.

Let op: welke acties voor jou beschikbaar zijn, hangt af van je abonnement. Voor vergrendelde acties locked is een accountupgrade nodig om ze te kunnen gebruiken.

Om acties aan een workflow toe te voegen:

• Klik op het pictogram + plus.
• Selecteer een actie in het linkerpaneel. Meer informatie over het kiezen van uw workflow acties.
• Afhankelijk van de geselecteerde workflowactie kun je het gegevenspaneel ook gebruiken om gegevens van verschillende objectbronnen te gebruiken. Je kunt bijvoorbeeld gegevens van een contactrecord en de bijbehorende deal gebruiken om een in-app melding naar de eigenaar van de deal te sturen.

• De functionaliteit van het gegevenspaneel kan worden gebruikt met de onderstaande workflowacties:
  • Interne e-mailnotificatie verzenden.
  • Taak aanmaken.

• • In app-melding verzenden.
  • Waarde is gelijk aan tak.
  • Waarde van eigenschap instellen (bij het instellen van teksteigenschappen).
  • Eigendom kopiëren.
  • Maak record (bij het instellen van teksteigenschappen).
  • Stuur Slack-melding (Slack-integratie vereist).
  • Gegevens opmaken( alleenOperation Hub Professional of Enterprise ).

• • Webhook( alleenOperation Hub Professional of Enterprise ).

• De functionaliteit van het gegevenspaneel gebruiken:
  • Om een gegevensbron toe te voegen aan de beschikbare gegevens van het paneel:
    • Klik in de sectie Beschikbare gegevens op Beschikbare gegevens bewerken.

• • • Klik in het rechterpaneel op + Gegevensbron toevoegen.
    • Klik op het keuzemenu Kies een recordtype en selecteer een gegevensbron.
    • Configureer de details van de gegevensbron en klik op Toevoegen.

• • Gegevens van een specifieke bron gebruiken voor je actie:
    
    • Klik in het tabblad Actie bewerken op het veld waarmee je de gegevens wilt gebruiken.
    • Klik in het gedeelte Objecteigenschappen om de gegevensbron uit te vouwen die je wilt gebruiken en klik dan op de eigenschap die je in het veld wilt gebruiken. De eigenschap wordt in het veld ingevoegd.

• Klik na het instellen van de details van de actie op Opslaan. Of, als je de actie als placeholder toevoegt, klik je op Opslaan zonder de details van de actie in te vullen. Placeholderacties moeten worden ingevuld voordat u de workflow kunt inschakelen. Meer informatie over placeholderacties.
• Klik op het plus-pictogram om meer workflowacties toe te voegen.
• Bij het bouwen van grotere workflows kun je de workflow minimap gebruiken voor een sneller overzicht van je workflow architectuur en snellere navigatie. Om de workflow minimap te gebruiken:
  • Klik linksboven in de workflow. tijdlijn op Show minimap.
  • Als de minimap geopend is, kunt u met de muis over workflow acties gaan om de naam van de actie te zien en op een gebied van de minimap klikken om daarheen te navigeren.
  • Om de minimap te sluiten, klikt u op hetpictogram met de pijl left rechtsboven in de minimap.

• Als je workflow moet worden gewijzigd voordat deze kan worden gepubliceerd, is de eindmarkering geel. Klik op de link in de waarschuwing en bekijk de wijzigingen die moeten worden aangebracht.

Wijzigingen ongedaan maken of opnieuw uitvoeren

Als je je workflow bewerkt, kun je wijzigingen die je in de afgelopen 30 dagen in de workflow hebt aangebracht, ongedaan maken of opnieuw uitvoeren.

Let op: je kunt de functies voor ongedaan maken en opnieuw uitvoeren niet gebruiken voor uitbreidingsacties, acties met aangepaste code of acties voor verplaatsen of klonen.

• Navigeer naar de workflow editor.
• Klik op het pictogram undo linksboven om een actie ongedaan te maken. Wijzigingen worden één voor één ongedaan gemaakt.

• Om een actie opnieuw uit te voeren, klik je op het pictogram redo opnieuw uitvoeren linksboven. Wijzigingen worden één voor één opnieuw uitgevoerd.

Instellingen beheren

Meer informatie over het beheren van uw workflowinstellingen.

Om uw workflowinstellingen te beheren:

• Klik op het tabblad Instellingen om de instellingen van de workflow te beheren.
• Op het tabblad Algemeen selecteert u dagen en tijden waarop u acties wilt uitvoeren, contactpersonen uit Salesforce wilt registreren en campagnes aan de workflow wilt koppelen.
• Stel op het tabblad Unenrollment en suppressie criteria in voor het automatisch verwijderen of uitsluiten van records uit de workflow.
• Stel op het tabblad Meldingen e-mailmeldingen in om gebruikers en teams te waarschuwen wanneer het inschrijvingspercentage van een workflow boven een bepaald percentage stijgt of daalt.
  
  

Schakel uw workflow in

Nadat je je workflow hebt ingesteld, schakel je deze in om te beginnen met automatiseren. Als u plaatsvervangende acties hebt opgeslagen, moeten deze worden voltooid voordat u de workflow kunt inschakelen. Nadat u uw workflow hebt ingeschakeld, kunt u de workflowgeschiedenis bekijken om de records te controleren die zijn geregistreerd.

Bekijk de onderstaande video voor een overzicht van dit proces:

Je workflow bekijken en inschakelen:

• Klik in de rechterbovenhoek op Controleren en publiceren.
• Kies ervoor om records die op dit moment aan de triggers voldoen of alleen records die in de toekomst aan de triggers voldoen in te schrijven:
  • Om alleen records in te schrijven die voldoen aan de inschrijftriggers nadat de workflow is ingeschakeld, selecteert u Nee, alleen [objecten] inschrijven die voldoen aan de triggercriteria nadat de workflow is ingeschakeld.
  • Om bestaande records die aan de triggers voldoen in te schrijven, selecteert u Ja, bestaande [objecten] die aan de triggercriteria voldoen nu inschrijven.

• • Als u een Marketing Hub Starter-, Professional- of Enterprise-account hebt, kunt u in contactgebaseerde workflows een statische lijst bekijken van contactpersonen die aan de criteria voldoen door te klikken op Lijsten gebruiken om deze contactpersonen te bekijken. De lijst wordt automatisch opgeslagen en is toegankelijk via uw lijsten dashboard.

Let op: het aantal bestaande contactpersonen dat wordt weergegeven op de beoordelingspagina is een schatting. Om een exact aantal contactpersonen te bekijken, maak je een statische lijst van contactpersonen die voldoen aan de criteria door te klikken op Lijsten gebruiken om deze contactpersonen te bekijken.

• Controleer de rest van je workflowinstellingen, waaronder verbindingen en afmelden, en klik vervolgens op Inschakelen.

• Klik in het dialoogvenster op Ja, inschakelen.