Kies uw workflow acties

Na het aanmaken van uw workflow en het instellen van uw inschrijf triggers, kiest u de acties voor uw workflow. Acties zijn de functies die de workflow zal uitvoeren voor ingeschreven records. Acties omvatten vertragingen in de timing, interne en externe communicatie, en recordbeheer.

Let op: de acties die voor u beschikbaar zijn, zijn afhankelijk van uw abonnement. Voor vergrendelde acties is een accountupgrade vereist om ze te kunnen gebruiken.

Acties toevoegen aan uw workflow

• Navigeer in uw HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
• Klik op de naam van uw workflow.
• Klik op het plus icoon +.

• Selecteer in het rechterpaneel de actie die u aan uw workflow wilt toevoegen en stel de details van de actie in.
• Klik op Opslaan.

U kunt ook een app aan uw HubSpot-account koppelen om alle beschikbare workflowacties te gebruiken die bij die app horen. Leer hoe u een app kunt koppelen via de workflows tool.

Hieronder staan alle beschikbare workflow acties, gescheiden per type.

Vertraging

Vertraging voor een bepaalde tijd

Stel een hoeveelheid tijd in tussen de vorige actie en de volgende. Ingeschreven records zullen de gespecificeerde tijd in de vertraging wachten voor ze naar de volgende actie gaan.

Stel de vertragingsperiode in dagen, urenen/of minuten. Meer informatie over het gebruik van dit type vertraging.

Let op: als u een contact-gebaseerde workflow hebt van Center on a date of Center on a date property, zijn vertragingen relatief ten opzichte van de geselecteerde datum of datum eigenschap. Leer hoe u acties in een contact-gebaseerde workflow kunt plannen om op een specifieke datum en tijd uit te voeren.

Uitstellen tot een dag of tijd

Gebruik deUitstellen tot een dag of tijdstipactie om uw workflow te pauzeren tot specifieke dagen van de week en/of tijdstip van de dag.

Als u bijvoorbeeld een workflow gebruikt om een reeks promotie-e-mails te verzenden, wilt u misschien dat bepaalde e-mails alleen op dinsdag worden verzonden. Je kunt een actie Uitstellentot een dag of tijdstiptoevoegen net voor de actie E-mail verzenden om uitgestelde contacten te pauzeren tot dinsdag om 11:00 uur.

Meer informatie over het gebruik van dit type vertraging.

Vertraging tot gebeurtenis plaatsvindt

Gebruik deVertragen tot gebeurtenis plaatsvindtactieom records te pauzeren totdat een bepaalde gebeurtenis plaatsvindt. Stel bijvoorbeeld een contactpersoon uit totdat hij een pagina bezoekt of een formulier invult. Meer informatie over het gebruik van dit type vertraging.

Workflow

Inschrijven in een andere workflow

Schrijf het record in de huidige workflow in een andere actieve workflow in. U kunt een record alleen inschrijven in een workflow van hetzelfde type. Zo kunnen bijvoorbeeld alleen transacties worden opgenomen in workflows die op transacties zijn gebaseerd.

Meer informatie over workflow-inschrijving.

Als het record al is ingeschreven in de geselecteerde workflow, zal het niet opnieuw worden ingeschreven. In plaats daarvan ziet u een fout in uw workflowgeschiedenis. Het record gaat dan door naar de volgende stap in de workflow.

Een webhook triggeren

Let op: deze actie is alleen beschikbaar voor Marketing Hub Enterprise, Sales Hub Enterprise en Service Hub Enterprise.

Trigger een webhook naar een externe applicatie. Hierdoor kan uw workflow communiceren met deze externe applicatie. Webhooks kunnen bijvoorbeeld de informatie van een HubSpot bedrijf(geformatteerd in JSON) naar een extern CRM sturen. Meer informatie over het triggeren van webhooks.

Aangepaste code

Let op: deze actie is alleen beschikbaar voorBewerkingen HubProfessioneel.

Gebruik de actieAangepaste code omJavaScript in uw workflow te schrijven en uit te voeren. Met aangepaste codeacties kunt u workflowfunctionaliteit uitbreiden binnen en buiten HubSpot.

Meer informatie over het gebruik van aangepaste codeacties.

Formaat gegevens

Let op: deze actie is alleen beschikbaar voorBewerkingen HubProfessioneel.

DeGegevens opmakenworkflow-actie kunt u uw CRM-gegevens automatisch vastleggen, opmaken en onderhouden. U kunt deze actie bijvoorbeeld gebruiken om contactpersonen of bedrijfsnamen een hoofdletter te geven, waarden te berekenen of uw datumeigenschappen te structureren.

Meer informatie over het opmaken van gegevens met workflows.

Takken

Als/dan tak

Stuur ingeschreven records een bepaald pad in op basisvan ingestelde voorwaarden. Meer informatie over het gebruik van vertakkingslogica in uw workflows.

In dit voorbeeld, als een bedrijfsrecord de waarde Accounting in zijn Industry eigenschap heeft, zal het naar het JA pad gaan. Zo niet, dan gaat het naar het NEE pad.

Eenvoudige tak

Gebruik eenvoudige vertakkingen om ingeschreven records bepaalde paden op te sturen op basis van eigenschappen en de uitkomsten van eerdere acties. Dit type vertakking kan niet worden geconfigureerd met AND en ORcriteria.Elke eenvoudige vertakking kan tot 250 unieke vertakkingen creëren voor een enkele eigenschap.

Meer informatie over het gebruik van vertakkingslogica in uw workflows.

Ga naar andere actie

Verbind if/then takken met de Ga naar andere actie actie. Deze actie kan helpen om uw workflow bouwproces te stroomlijnen door het consolideren van if/then branches.

Ga naar andere actie acties kunnen alleen worden toegevoegd binnen if/then branches, en u kunt alleen acties selecteren in andere if/then branches. Dit voorkomt workflow loops. Acties die niet beschikbaar zijn voor selectie worden grijs weergegeven.

Meer informatie over de actieGa naar andere actie.

Interne communicatie

Automatiseer uw interne communicatie om uw team op de hoogte te houden.

Stuur een interne e-mail

Stuur een interne e-mail naar een specifieke gebruiker, team of eigenaar. Dit type e-mailbericht heeft vergelijkbare opmaakopties als andere rich text-editors in HubSpot. U kunt tekst instellen en opmaken, afbeeldingen invoegen en tokens gebruiken op basis van het type workflow (d.w.z. contact-gebaseerde workflows kunnen contact-tokens gebruiken). Een interne e-mail kan nuttig zijn voor:

• een verkoper te verwittigen wanneer een van hun leads een formulier invult.
• een verkoopmanager te verwittigen wanneer een niet-bezeten lead een demo-formulier invult.
• een service rep verwittigen wanneer een contact een bepaalde help pagina bezoekt.

In contactgebaseerde workflows is deze actie anders dan de Interne marketing e-mail verzenden actie, omdat u niet kunt kiezen uit bestaande geautomatiseerde e-mails.

Stuur een interne SMS

Een sms-bericht verzenden naar een HubSpot gebruiker of een gespecificeerd nummer voor een ingeschreven record.

Let op: de actie Stuur een interne sms heeft een limiet van 1.000 sms'jes per maand per account. Deze limiet wordt aan het begin van elke maand opnieuw ingesteld.

HubSpot gebruikt een derde partij, Twilio, om SMS-berichten via deze actie te verzenden. Wanneer de tekst aanvankelijk wordt verzonden, zal de workflowgebeurtenis verschijnen als Geïnitieerde actie in de workflowgeschiedenis. Het record zal dan wachten op deze actie totdat de tekst succesvol is verzonden of mislukt. Een succesvolle actie gebeurtenis zal de status Verzonden SMS notificatie tonen. Een mislukte actie gebeurtenis zal de status tonen Kan niet verzenden omdat er een fatale fout is opgetreden.

In sommige gevallen kan het tot 90 seconden duren voor de status van de gebeurtenis is bijgewerkt. Als het tekstbericht na 90 seconden nog niet is verzonden, gaat het record door naar de volgende actie.

Verstuur in-app bericht

Stuur een in-app notificatie naar gespecificeerde teams of gebruikers. De notificatie verschijnt in het HubSpot notificatiecentrum en wordt als notificatie naar de HubSpot app gestuurd. In een contact-gebaseerde workflow, staat deze actie bekend als Send notification.

Externe communicatie

Deze acties helpen bij het waarschuwen van de contactpersonen die bij het ingeschreven record horen.

Stuur e-mail

Let op: deze actie is beschikbaar voor Marketing Hub Professional en Enterprise. Bij het triggeren van een e-mail, zal slechts tot 100 geassocieerde records de e-mail worden verzonden. Als er bijvoorbeeld meer dan 100 contactpersonen aan een bedrijf zijn gekoppeld, zal een bedrijfsworkflow met een verzend e-mail actie alleen een e-mail sturen naar 100 van deze contactpersonen.

Stuur een geautomatiseerde marketing e-mail naar de contactpersonen geassocieerd met het ingeschreven record. U kunt kiezen uit bestaande geautomatiseerde e-mails, of een nieuwe geautomatiseerde e-mail maken door te klikken op + Nieuwe e-mail maken .

Service Hub Professionele en Enterprise-gebruikers kunnen deze actie gebruiken om automatische e-mails te verzenden wanneer een ticket is ontvangen of gesloten. Leer hoe u een e-mail kunt verzenden wanneer een ticket is ontvangen of gesloten.

Opdracht

Roteer [object] naar eigenaar

Wijs de ingeschreven records gelijkelijk toe aan gebruikers binnen een geselecteerd team of tussen gespecificeerde gebruikers. Deze actie is alleen compatibel met betalende gebruikers. Om records opnieuw toe te wijzen die al een eigenaar hebben, selecteer het vakje Overschrijven als [object] al een eigenaar heeft

Als u ervoor kiest om te rouleren tussen een team, zullen alleen primaire teamleden in aanmerking worden genomen door de workflow. Records worden niet gerouleerd naar extra teamleden.

Als u eigenaren toevoegt aan of verwijdert uit de actie nadat uw workflow is ingeschakeld, worden de toewijzingstellingen voor die actie gereset en beginnen de willekeurige toewijzingen opnieuw. Nieuw ingeschreven records worden gelijkmatig geroteerd aan alle geselecteerde eigenaars of teamleden, ongeacht de rotatietoewijzingtellingen voor eerder ingeschreven records.

Let op: als de HubSpot-eigendom synchroniseert met Salesforce, werkt de actie mogelijk niet zoals verwacht. Salesforce kan proberen HubSpot bij te werken met de vorige eigenaar, zelfs nadat HubSpot het eigendom heeft gewist.

Maak

Deze acties zullen, wanneer ze getriggerd worden, een nieuw record aanmaken en het associëren met het ingeschreven record. U kunt de recordassociaties selecteren bij het opzetten van de actie.

Record aanmaken

Met de actie Record aanmaken kunt u records aanmaken voor de volgende objecttypen:

• Bedrijven
• Aangepaste objecten ( alleen Enterprise )
• Deals( alleenProfessional en Enterprise )
• Tickets (Service Hub Alleen Professional en Enterprise )

Let op: om aangepaste objectrecords in workflows te maken, moet het aangepaste object een relatie hebben met het objecttype van de workflow. Als uw aangepaste object bijvoorbeeld geen gedefinieerde relatie heeft met het contactobject, kunt u geen aangepaste objectrecords maken in workflows op basis van contactpersonen. Meer informatie over het definiëren van aangepaste objecten.

Om deze actie op te zetten, begint u met het selecteren van het recordtype in het keuzemenu Typerecord om aan te maken. Vul vervolgens de rest van de gegevens van de nieuwe record in. U kunt er ook voor kiezen om bestaande records aan de nieuw aangemaakte records te koppelen.

Leer meer over het maken van deals met workflows.

Let op:offertes kunnen slechts aan één deal tegelijk worden gekoppeld. Het koppelen van nieuwe records aan bestaande offertes zal de offertes van hun huidige deals verwijderen.

Maak een taak

Creëer een nieuwe taak wanneer deze wordt geactiveerd door een ingeschreven record.

Lijstbeheer

Met behulp van lijstbeheer kunt u records toevoegen aan en verwijderen uit statische lijsten met contactpersonen en bedrijven.

Let op: deze acties zijn alleen beschikbaar voor contact- en bedrijfsgebaseerde workflows.

Toevoegen aan statische lijst

Voeg de ingeschreven contactpersoon of het ingeschreven bedrijf toe aan een specifieke statische lijst.

Let op: deze actie is alleen beschikbaar voor Marketing Hub Professional en Enterprise.

Verwijderen uit statische lijst

Verwijder de ingeschreven contactpersoon naar bedrijf uit een specifieke statische lijst.

Let op: deze actie is alleen beschikbaar voor Marketing Hub Professional en Enterprise.

Beheer van onroerend goed

Deze acties werken de eigenschappen van het ingeschreven record bij. U kunt de property management acties voor het record gebruiken die beschikbaar zijn voor uw abonnement:

• Contact- en bedrijfseigenschappen kunnen in alle producten en plannen worden beheerd.
• Deal eigenschappen kunnen alleen worden beheerd in Sales Hub Professional en Enterpriseaccounts.
• Offerte-eigenschappen kunnen alleen worden beheerd inSales Hub Enterprise-accounts.
• Ticket eigenschappen kunnen alleen worden beheerd in Dienst Hub Professional- en Enterprise-accounts.
• In op conversaties gebaseerde workflows kunt u alleen eigenschappen beheren van contactpersonen die aan de conversatie zijn gekoppeld. Conversatie-eigenschappen worden door HubSpot automatisch ingesteld en kunnen niet worden bewerkt.

Stel de waarde van een eigenschap in

Stel een eigenschapswaarde in op het record zelf, of stel een eigenschapswaarde in op een specifiek eigenschapstype. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om de geassocieerde contacten van het ingeschreven deal record bij te werken.

Bij het instellen van een waarde van een eigenschap van een record dat een ander type heeft dan het workflow type, zal de actie alle geassocieerde records van dat type bijwerken. Als u bijvoorbeeld een eigenschap voor een deal instelt in een workflow op basis van een contact, zullen alle geassocieerde deals van het contact worden bijgewerkt.

Bij het instellen van een meervoudige checkbox eigenschap, kunt u selecteren of u wilt toevoegen aan huidige waarde(n) of huidige waarde(n) wilt vervangen:

• Toevoegen aan huidige waarde(n): voegt de geselecteerde waarden toe aan de bestaande waarden van het record. Selecteer deze optie als u wilt dat uw records alle waarden behouden die zich momenteel in de eigenschap bevinden.
• Vervang huidige waarde(n): stelt de eigenschap voor elk record in op de geselecteerde waarden. Selecteer deze optie als u de bestaande waarden van een record in de eigenschap wilt overschrijven.

Een waarde van een eigenschap kopiëren

Kopieer een eigenschapwaarde van het ingeschreven record naar een andere eigenschap in hetzelfde record, of naar een eigenschap in een ander objecttype. U kunt bijvoorbeeld de waarde van het Telefoonnummer van een ingeschreven bedrijf kopiëren naar een aangepaste tekst-eigenschap van één regel in alle geassocieerde transacties. Meer informatie over compatibele bron- en doeleigenschappen voor het kopiëren van eigenschapwaarden.

Wanneer de doel eigenschap van een ander object type is dan het workflow type, zal het de eigenschap kopiëren naar alle geassocieerde records van dat type. Bijvoorbeeld, als u een bedrijfseigenschap kopieert naar een deal-eigenschap in een bedrijfsgebaseerde workflow, dan zullen alle deals die aan een bedrijf zijn gekoppeld worden bijgewerkt.

Bij het kopiëren tussen twee meervoudige checkbox eigenschappen, kunt u kiezen of u wilt toevoegen aan de huidige waarde(n) of de huidige waarde(n) wilt vervangen:

• Toevoegen aan huidige waarde(n): voegt de geselecteerde waarden toe aan de bestaande waarden van het record. Selecteer deze optie als u wilt dat uw records alle waarden behouden die zich momenteel in de eigenschap bevinden.
• Vervang huidige waarde(n): stelt de eigenschap voor elk record in op de geselecteerde waarden. Selecteer deze optie als u de bestaande waarden van een record in de eigenschap wilt overschrijven.

Deze actie kan ook gebruikt worden om waarden te kopiëren die resulteren uit eerdere workflow acties. Als een workflow bijvoorbeeld een actie Toevoegen aan Zoom webinar bevat, kunt u de resulterende Zoom webinar link kopiëren naar een aangepaste eigenschap voor contactpersonen. U kunt de aangepaste eigenschap vervolgens gebruiken als een gepersonaliseerd token in een e-mail om de webinar-link naar uw deelnemers te sturen. Meer informatie over het toevoegen van contactpersonen aan een Zoom-webinar met behulp van workflows.

Wis een eigenschap waarde

Wis een waarde in een eigenschap. Dit kan een eigenschap in het ingeschreven record zijn, of een eigenschap in een ander objecttype. U kunt bijvoorbeeld de waarde in de eigenschap Leadstatus wissen in alle contactpersonen die zijn gekoppeld aan een ingeschreven deal.

Bij het wissen van een eigenschap die van een ander type is dan het type van de workflow, zal de actie de eigenschap wissen voor alle geassocieerde records van dat type. Als u bijvoorbeeld een eigenschap voor een deal opheft in een workflow die op contactpersonen is gebaseerd, dan zal de workflow die eigenschap opheffen voor alle geassocieerde deals.

De waarde van een eigendom verhogen of verlagen

Verhoog of verlaag een waarde in een eigenschap van het type Getal van het ingeschreven record. U kunt bijvoorbeeld de waarde van een aangepaste nummereigenschap, Orders bought, voor elk ingeschreven bedrijf verhogen.

Aangesloten apps

Wanneer u een app aan uw HubSpot-account koppelt, kan de app workflowacties bevatten. Wanneer een gekoppelde app workflow-acties biedt, worden die acties vermeld onder de naam van de integratie.

HubSpot ondersteunt bepaalde integratieacties zoals het versturen van een Slack-notificatie enhet toevoegen van gegevens aan Google Sheets, maar het stelt integratiepartners ook in staat om andere uitbreidingsacties te creëren voor gebruik in de workflowtool die interageren met hun applicatie.

Om verbonden app-acties te bekijken en te gebruiken:

• Er moet een integratie tussen de externe toepassing en HubSpot tot stand worden gebracht.
• De HubSpot-account moet worden geïntegreerd met de externe toepassing.
• Dergelijke uitbreidingsacties moeten worden gecreëerd.

Meer informatie over het gebruik van connect app-acties in uw workflows.

Een Slack-bericht verzenden

Stuur een Slack-melding naar uw geïntegreerde Slack-werkruimte wanneer een record de actie triggert. Deze actie wordt ondersteund door HubSpot. Meer informatie over het verzenden van Slack-notificaties via workflows.

Maak een Slack-kanaal

Maak een Slack kanaal vanuit HubSpot.

In het veld Kanaalnaam kunt u de kanaalnaam opgeven of een personalisatietoken gebruiken. Kanaalnamen mogen maximaal 80 tekens lang zijn, en mogen alleen kleine letters, cijfers, streepjes en underscores bevatten.

In het vervolgkeuzemenu Zichtbaarheid chatroom kunt u selecteren of de aangemaakte chatroom openbaar of privé zal zijn. Een besloten chatroom zal alleen zichtbaar zijn voor de gebruiker die eigenaar is van het ingeschreven record.

Wanneer het kanaal is aangemaakt, wordt het weergegeven op het gekoppelde Bedrijf of Deal record. De kaart zal vermelden dat de chatroom is aangemaakt door een workflow:

Maak een Asana taak

Automatiseer het aanmaken van Asana taken met HubSpot workflows. Voordat je Asana taken kunt aanmaken met workflows, moet je Asana verbinden met je HubSpot account. Je kunt de app verbinden vanuit de App Marketplace of vanuit eenworkflow.

Meer informatie over het maken van Asana taken via workflows.

Maak een Trello kaart

Automatiseer het maken van Trello kaarten met HubSpot workflows. Voordat je Trello kaarten kunt maken met workflows, moet je Trello verbinden met je HubSpot account. Je kuntde app verbinden vanuit de App Marketplace of vanuit een workflow.

Leer meer over het maken van Trello kaarten met workflows.

Andere beschikbare acties in contactgebaseerde workflows

Deze acties zijn specifiek voor contact-gebaseerde workflows en zijn niet beschikbaar in andere soorten workflows.

Toevoegen aan statische lijst

Voeg de ingeschreven contactpersoon toe aan een specifieke statische lijst.

Let op: deze actie is alleen beschikbaar voor Marketing Hub Professional en Enterprise.

Verwijderen uit statische lijst

Verwijder de ingeschreven contactpersoon uit een specifieke statische lijst.

Let op: deze actie is alleen beschikbaar voor Marketing Hub Professional en Enterprise.

Toevoegen aan advertenties publiek

Contactpersonen toevoegen aan een nieuw of bestaand advertentiepubliek. Wanneer u een bestaande doelgroep selecteert, kunt u alleen een doelgroep kiezen die is gemaakt in de workflows tool.

Verwijderen uit advertenties publiek

Contacten verwijderen uit een advertentiepubliek. U kunt alleen kiezen uit audiences die zijn aangemaakt in de workflows tool.

Abonnementsstatus beheren

Pas de abonnementsstatus van het ingeschreven contact aan. U kunt hun nieuwe opt-status voor een specifiek abonnementstype, de rechtmatige grondslag voor communicatie met het contact en de uitleg voor deze toestemming tot communicatie selecteren.

Stuur interne marketing e-mail

Stuur een geautomatiseerde e-mail naar gespecificeerde e-mailadressen, of een contact eigenschap die een e-mail adres opslaat, inclusief eventuele aangepaste eigenschappen. Deze actie is verschillend van de Interne e-mail verzenden actie omdat u bestaande geautomatiseerde e-mails kunt selecteren.

Een Salesforce taak instellen

Stel een aangepaste Salesforce taak in voor het ingeschreven contact. De contacteigenaar of integratiegebruiker zal een taak in Salesforce ontvangen telkens wanneer een contact aan hem wordt toegewezen en in de workflow wordt ingeschreven.

Een Salesforce-campagne instellen

Stel een Salesforce-campagne in voor de ingeschreven contactpersoon.