Workflows

Kies uw workflow acties

Laatst bijgewerkt: oktober 26, 2020

Geldt voor:

Marketing Hub  Professional, Enterprise
Sales Hub  Professional, Enterprise
Service Hub  Professional, Enterprise

Na het aanmaken van uw workflow en het instellen van uw inschrijvingstriggers, kiest u de acties voor uw workflow. Acties zijn functies die de workflow zal uitvoeren voor ingeschreven records.

Acties toevoegen aan uw workflow

  • Navigeer in uw HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
  • Klik op de naam van uw workflow.
  • Klik op het plus-icoontje +.

  • Selecteer in het rechterpaneel de actie die u wilt toevoegen aan uw workflow en stel de details van de actie in.
  • Klik op Opslaan.

Hieronder staan alle beschikbare workflow-acties, gescheiden per type.

Vertraging

Vertraging voor een bepaalde tijd

Stel een hoeveelheid tijd in tussen de vorige actie en de volgende. Ingeschreven records zullen de opgegeven tijd in de vertraging wachten voordat ze naar de volgende actie gaan.

delay-for-a-certain-amount-of-time

Stel de vertragingsperiode in dagen, urenen/of notulen. Lees meer over het gebruik van dit soort vertragingen.

Let op: als u een Center op een datum of Center op een datum eigenschap contact-gebaseerde workflow heeft, zijn vertragingen relatief aan de geselecteerde datum of datum eigenschap in plaats daarvan. Leer hoe u acties kunt plannen in een contactgebaseerde workflow om deze uit te voeren op een specifieke datum en tijd.

Vertraging tot een dag of tijd

Gebruik de Vertraging tot een dag of tijd actie om uw workflow te pauzeren tot specifieke dagen van de week en/of tijd van de dag.

workflow-delay-until-a-day-or-time-panel

Als u bijvoorbeeld een workflow gebruikt om een reeks promotionele e-mails te versturen, wilt u misschien dat bepaalde e-mails alleen op dinsdag worden verstuurd. U kunt een vertragingtoevoegentot een dag of tijd actie net voor de e-mail te sturen actie om vertraagde contacten te pauzeren tot dinsdag om 11:00 uur.

workflow-delay-until-a-day-or-time

Lees meer over het gebruik van dit soort vertragingen.

Uitstel tot het moment dat de gebeurtenis plaatsvindt

Gebruik de Uitstel tot het moment dat de gebeurtenis plaatsvindt actie om records te pauzeren tot een bepaalde gebeurtenis zich voordoet. Stel bijvoorbeeld een contactpersoon uit tot ze een pagina bezoeken of vul een formulier in. Lees meer over het gebruik van dit type vertraging.

workflow-delay-until-event-happens-action

Workflow

Indien/dan tak

Directe registratie op een bepaald pad op basis vanvastgestelde voorwaarden. Meer informatie over het gebruik van vertakkingslogica in uw workflows.

In dit voorbeeld, als een bedrijfsrecord de Boekhoudkundige waarde in hun Industrie-eigendom heeft, zal het het JA-pad ingaan. Zo niet, dan gaat het het NO-pad af.

Ga naar andere actie

Verbind indien/dan takken met de Ga naar andere actie actie. Deze actie kan helpen om uw workflow bouwproces te stroomlijnen door het consolideren van if/then filialen.

Ga naar andere actie acties kunnen alleen worden toegevoegd binnen if/then filialen, en u kunt alleen acties selecteren in andere if/then filialen. Dit voorkomt workflow loops. Acties die niet beschikbaar zijn voor selectie worden grijs weergegeven.

workflow-go-to-action-example
Lees meer over de Go to other action actie.

Inschrijven in een andere workflow

Schrijf het record in de huidige workflow in op een andere actieve workflow.

Let op: u kunt alleen een record inschrijven in een workflow van hetzelfde type (bijv. deals kunnen alleen worden ingeschreven in een op deals gebaseerde workflow).

Als het record al is ingeschreven in de geselecteerde workflow, zullen ze niet opnieuw worden ingeschreven. In plaats daarvan zie je een fout in je workflow geschiedenis. Het record gaat dan door naar de volgende stap in de workflow.

workflow-enroll-error-message

Een webhook triggeren

Let op: deze actie is alleen beschikbaar voor Marketing Hub Enterprise, Sales Hub Enterprise en Service Hub Enterprise.

Trigger een webhook naar een externe applicatie. Dit laat uw workflow toe om te communiceren met deze externe applicatie. Webhooks kunnen bijvoorbeeld een HubSpot bedrijfsinformatie(geformatteerd in JSON) naar een externe CRM sturen. Meer informatie over het triggeren van webhooks.

Interne communicatie

Automatiseer uw interne communicatie om uw team op de hoogte te houden.

Stuur een interne e-mail

Stuur een interne e-mail naar een specifieke gebruiker, team of eigenaar. Dit type e-mailmelding heeft dezelfde opmaak als andere HubSpot-meldingen. U kunt alleen de tekst instellen en tokens gebruiken op basis van het type workflow (d.w.z., contact-gebaseerde workflows kunnen contact tokens gebruiken). Een interne e-mail kan nuttig zijn voor:

  • een verkoper op de hoogte brengen wanneer een van hun leads een formulier invult.
  • een salesmanager op de hoogte te stellen wanneer een lead die niet in eigendom is, een demoformulier invult.
  • een servicemedewerker op de hoogte brengen wanneer een contactpersoon een bepaalde hulppagina bezoekt.
send-internal-email-platform

In contact-gebaseerde workflows is deze actie anders dan de Stuur interne marketing e-mail actie, omdat u niet kunt kiezen uit bestaande geautomatiseerde e-mails.

Stuur een interne SMS

Stuur een sms naar een HubSpot-gebruiker of een gespecificeerd nummer voor een geregistreerd record.

Let op: de actie Stuur een interne SMS heeft een limiet van 1.000 teksten per maand per account. Deze limiet wordt aan het begin van elke maand gereset.

HubSpot maakt gebruik van een derde partij, Twilio, om via deze actie SMS-berichten te versturen. Wanneer de tekst in eerste instantie wordt verzonden, verschijnt de workflowgebeurtenis als Geïnitieerde actie in de workflowgeschiedenis. Het record zal dan bij deze actie wachten tot de tekst succesvol is verzonden of mislukt. Bij een succesvolle actie zal de status Verzonden SMS-melding worden getoond. Een mislukte actie toont de status Niet in staat om te verzenden omdat er een fatale fout is opgetreden....

In sommige gevallen kan het tot 72 uur duren voordat de status van het evenement is bijgewerkt. Als het sms-bericht na 72 uur niet wordt verzonden, gaat het record over naar de volgende actie.

Stuur in-app kennisgeving

Stuur een in-app notificatie naar bepaalde teams of gebruikers. De melding verschijnt in het HubSpot notificatiecentrum en wordt naar de HubSpot app gestuurd als notificatie. In een contactgebaseerde workflow staat deze actie bekend als Notificatie verzenden.

 

Externe communicatie

Deze acties helpen bij het waarschuwen van de contactpersonen die bij de inschrijving betrokken zijn.

Stuur een e-mail

Let op: deze actie is beschikbaar voor Marketing Hub Professional en Enterprise. Bij het triggeren van een e-mail worden slechts maximaal 100 bijbehorende records verzonden. Als er bijvoorbeeld meer dan 100 gekoppelde contactpersonen aan een bedrijf zijn, zal een bedrijfsworkflow met een verstuurde e-mailactie een e-mail sturen naar 100 van die contactpersonen.

Stuur een geautomatiseerde marketingmail naar de contactpersonen die aan het ingeschreven dossier verbonden zijn. U kunt kiezen uit bestaande geautomatiseerde e-mails, of een nieuwe geautomatiseerde e-mail maken door te klikken op + Nieuwe e-mail maken .

Service Hub Professionele en Enterprise-gebruikers kunnen deze actie gebruiken om geautomatiseerde e-mails te versturen wanneer een ticket wordt ontvangen of gesloten. Leer hoe u een e-mail kunt sturen wanneer een ticket is ontvangen of gesloten.

Integraties

Acties onder Integraties stellen u in staat om te communiceren met externe applicaties die geïntegreerd zijn met HubSpot. HubSpot ondersteunt bepaalde integratie-acties zoals het verzenden van een Slack-melding, maar het stelt integratiepartners ook in staat om andere extensie-acties te creëren voor gebruik in de workflows tool die in interactie zijn met hun applicatie.

Om dergelijke acties te kunnen bekijken en gebruiken:

  • Een integratie tussen de externe toepassing en HubSpot moet worden gebouwd.
  • De HubSpot-account moet worden geïntegreerd met de externe toepassing.
  • Dergelijke uitbreidingsacties moeten worden opgezet.

Wanneer dergelijke acties worden ontwikkeld en ondersteund door de integratiepartner, leer dan meer over deze acties door middel van hun documentatie.

Stuur een slappe melding

Stuur een Slack-melding naar uw geïntegreerde Slack-werkruimte wanneer een record de actie activeert. Deze actie wordt ondersteund door HubSpot. Lees meer over het verzenden van slappe meldingen via workflows.

Creëer een Slack Channel

In bedrijfs- en dealgebaseerde workflows maakt u een slap kanaal voor uw geïntegreerde Slack-werkruimte door de actieSlack-kanaal aanmaken teselecteren . Lees meer over het beheer van Slack-kanalen die zijn gekoppeld aan bedrijven en deals.

workflow-action-create-slack-channelIn het veld Kanaalnaam kunt u de naam van het kanaal opgeven of een personalisatietoken gebruiken. Kanaalnamen moeten 80 karakters of minder bevatten en kunnen alleen kleine letters, cijfers, koppeltekens en onderstrepingen bevatten.

In het dropdown menu Kanaalzichtbaarheid kunt u kiezen of het aangemaakte kanaal openbaar of privé is. Een privé kanaal zal alleen zichtbaar zijn voor de gebruiker die eigenaar is van het geregistreerde record.

Wanneer het kanaal is aangemaakt zal het worden weergegeven op het bijbehorende Bedrijfs- of Handelsverslag. De kaart zal merken dat het kanaal is aangemaakt door een workflow:

slack-card

Let op:
  • Het record dat u in de workflow opneemt, moet een eigenaar hebben. Als een bedrijf of deal record geen eigenaar heeft, wordt het kanaal niet aangemaakt.
  • Alle kanalen worden aangemaakt namens de gebruiker die de Slack-integratie heeft geïnstalleerd. Als de gebruiker uit Slack wordt verwijderd, verliest HubSpot de mogelijkheid om kanalen aan te maken.
  • Standaard wordt de gebruiker die de Slack-integratie heeft geïnstalleerd, uitgenodigd op het kanaal.

Maak een Asana taak

Wanneer u een actie toevoegt, klikt u op het tabblad Verbinden van een app om toegang te krijgen tot de Asana-takenactie. Leer meer over het maken van Asana-taken via workflows.

create-asana-task

Opdracht

Draai [object] naar eigenaar

Wijs de ingeschreven records toe aan gebruikers die gelijkelijk binnen een geselecteerd team of tussen gespecificeerde gebruikers zitten. Deze actie is alleen compatibel met betaalde gebruikers. Om records die al eigenaars hebben opnieuw toe te wijzen, selecteert u het selectievakje Overschrijven als [object] een bestaande eigenaar heeft.

Als u ervoor kiest om te rouleren tussen een team, worden alleen de primaire teamleden in aanmerking genomen in de workflow. Records worden niet gerouleerd naar extra teamleden.

Als u eigenaars toevoegt of verwijdert van de actie nadat uw workflow is ingeschakeld, worden de opdrachten voor die actie gereset en beginnen de willekeurige opdrachten opnieuw. Nieuw ingeschreven records zullen gelijkmatig geroteerd worden naar alle geselecteerde eigenaars of teamleden, ongeacht de rotatietoewijzing telt voor eerder ingeschreven records.

Let op: als de HubSpot eigendom van de eigenaar synchroniseert met Salesforce, kan het zijn dat de actie niet werkt zoals verwacht. Salesforce kan proberen om HubSpot bij te werken met de vorige eigenaar, zelfs nadat HubSpot het eigendom heeft gewist.

Creëer

Deze acties zullen, wanneer ze worden getriggerd, een nieuw record creëren en dit koppelen aan het ingeschreven record. U kunt de record-associaties selecteren bij het instellen van de actie.

Maak een record

Met de actie Records aanmaken kunt u records aanmaken voor de volgende objecttypes:

  • Bedrijven
  • Aangepaste objecten ( alleen voor ondernemingen )
  • Dealen (Sales Hub Alleen voor professionals en bedrijven )
  • Kaartjes (Service Hub Alleen voor professionals en bedrijven )

Let op: om aangepaste objectrecords in workflows aan te maken, moet het aangepaste object een relatie hebben met het objecttype van de workflow. Als uw aangepast object bijvoorbeeld geen gedefinieerde relatie heeft met het contactobject, kunt u geen aangepaste objectrecords maken in contactgebaseerde workflows.

Om deze actie in te stellen, start u met het selecteren van het recordtype in het Type record om een dropdown menu aan te maken. Vul vervolgens de rest van de nieuwe recorddetails in.

Lees meer over het maken van deals met workflows.

workflow-create-deal-full-panel

Creëer een taak

Creëer een nieuwe taak wanneer deze wordt getriggerd door een geregistreerd record.

Beheer van het onroerend goed

Deze acties updaten de eigenschappen van het ingeschreven record. U kunt gebruik maken van property management acties voor het record die beschikbaar zijn voor uw abonnement:

  • Contact- en bedrijfseigendommen kunnen in alle producten en plannen worden beheerd.
  • Deal eigenschappen kunnen alleen worden beheerd in Sales Hub Professional en Enterpriseaccounts.
  • Offerte-eigenschappen kunnen alleen worden beheerd in Sales Hub Bedrijfsrekeningen.
  • Ticket eigenschappen kunnen alleen worden beheerd in Service Hub Professionele en bedrijfsrekeningen.

Stel een waarde in

Stel een eigenschapswaarde in op het record zelf, of stel een eigenschapswaarde in in een specifiek eigenschapstype. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om de bijbehorende contactpersonen bij te werken in het record voor geregistreerde transacties.

Bij het instellen van een eigenschapswaarde van een record dat een ander type heeft dan het workflow-type, zal de actie alle bijbehorende records van dat type updaten. Als u bijvoorbeeld een eigenschap van een deal in een contactgebaseerde workflow instelt, zullen alle bijbehorende deals van de contactpersoon worden bijgewerkt.

Bij het instellen van een eigenschap met meerdere selectievakjes kunt u kiezen of u de huidige waarde(n ) wilt toevoegen of de huidige waarde(n) wilt vervangen:

  • Toevoegen aan de huidige waarde(n): voegt de geselecteerde waarden toe aan een van de bestaande waarden van het record. Selecteer deze optie als u wilt dat uw records de waarden die op dat moment in de eigenschap aanwezig zijn, behouden.
  • Vervang de huidige waarde(n): stel de eigenschap voor elk record in op de geselecteerde waarden. Selecteer deze optie als u de bestaande waarden van een record in de eigenschap wilt overschrijven.

set-multiple-checkbox%20property-workflow

Kopieer een eigendomswaarde

Kopieer een eigendomswaarde van het ingeschreven record naar een andere eigenschap in hetzelfde record, of naar een eigenschap in een ander objecttype. U kunt bijvoorbeeld de waarde van een geregistreerd bedrijfsnummer kopiëren naar een aangepaste éénregelige teksteigenschap in alle gekoppelde transacties. Lees meer over compatibele bron- en doeleigenschappen voor het kopiëren van de waarde van de eigenschap.

Wanneer de doel-eigenschap van een ander objecttype is dan het workflow-type, zal het de eigenschap kopiëren naar alle bijbehorende records van dat type. Als u bijvoorbeeld een bedrijfseigendom kopieert naar een deal-eigenschap in een bedrijfsgebaseerde workflow, zullen alle deals die met een bedrijf zijn geassocieerd, worden bijgewerkt.

Bij het kopiëren tussen twee meerdere checkbox-eigenschappen, kunt u kiezen of u de huidige waarde(n ) wilt toevoegen of vervangen:

  • Toevoegen aan de huidige waarde(n): voegt de geselecteerde waarden toe aan een van de bestaande waarden van het record. Selecteer deze optie als u wilt dat uw records de waarden die op dat moment in de eigenschap aanwezig zijn, behouden.
  • Vervang de huidige waarde(n): stel de eigenschap voor elk record in op de geselecteerde waarden. Selecteer deze optie als u de bestaande waarden van een record in de eigenschap wilt overschrijven.

workflow-copy-property-append-or-replace

Duidelijk een eigenschap waarde

Duidelijk een waarde in een woning. Dit kan een eigenschap in het geregistreerde record zijn, of een eigenschap in een ander objecttype. U kunt bijvoorbeeld de waarde in de eigenschap "Lead Status" wissen in alle geassocieerde contacten van een ingeschreven deal.

Bij het wissen van een eigenschap die een ander type is dan het workflow-type, zal de actie de eigenschap voor alle bijbehorende records van dat type wissen. Als u bijvoorbeeld een eigenschap van een deal in een contactgebaseerde workflow wist, zal de workflow die eigenschap voor alle gekoppelde deals wissen.

Verhoging of verlaging van de waarde van een onroerend goed

Verhoging of verlaging van een waarde in een eigenschap van het type Nummer van het ingeschreven record. Bijvoorbeeld, kunt u de waarde van een aangepaste nummer eigenschap, gekochte bestellingen, voor elk ingeschreven bedrijf verhogen.

 

Andere acties die beschikbaar zijn in op contacten gebaseerde workflows

Deze acties zijn specifiek voor contact-gebaseerde workflows en zijn niet beschikbaar in bedrijfs-, deal-, ticket- of offertegebaseerde workflows.

Toevoegen aan statische lijst

Voeg de ingeschreven contactpersoon toe aan een specifieke statische lijst.

Let op: deze actie is alleen beschikbaar voor Marketing Hub Professioneel en Ondernemend.

 

Verwijderen van de statische lijst

Verwijder het geregistreerde contact naar een specifieke statische lijst.

Let op: deze actie is alleen beschikbaar voor Marketing Hub Professioneel en Ondernemend.

Toevoegen aan advertenties publiek

Voeg contacten toe aan een nieuw of bestaand advertentiepubliek. Bij het selecteren van een bestaand publiek kunt u alleen een publiek kiezen dat is aangemaakt in de workflows tool.

workflow-add-to-ads-audience

Verwijderen uit advertenties publiek

Verwijder contacten uit een advertentiepubliek. U kunt alleen kiezen uit publieken die in de workflowtool zijn aangemaakt.

remove-from-ads-audience-action

Beheer abonnementsstatus

Pas de abonnementsstatus van het ingeschreven contact aan. U kunt hun nieuwe opt-status selecteren voor een bepaald type abonnement, de wettelijke basis voor de communicatie met de contactpersoon en de uitleg voor deze communicatie toestemming.

 

Stuur interne marketing e-mail

Stuur een geautomatiseerde e-mail naar gespecificeerde e-mailadressen, of een contactpersoon die een e-mailadres opslaat, met inbegrip van eventuele aangepaste eigenschappen. Deze actie is anders dan de Stuur interne e-mail actie omdat u in staat bent om bestaande geautomatiseerde e-mails te selecteren.

 

Stel een Salesforce-taak in

Stel een aangepaste Salesforce-taak in voor de ingeschreven contactpersoon. De eigenaar van de contactpersoon of de integratiegebruiker ontvangt een taak in Salesforce wanneer een contactpersoon aan hem of haar wordt toegewezen en in de workflow wordt opgenomen.

 

Stel een Salesforce-campagne op

Stel een Salesforce-campagne op voor de ingeschreven contactpersoon.