Een WhatsApp-kanaal verbinden met de inbox voor gesprekken

Je kunt een WhatsApp Business-account als kanaal koppelen aan de inbox voor gesprekken. Berichten die naar je WhatsApp-telefoonnummer worden verzonden, worden als nieuwe thread in de inbox weergegeven.

Je moet een geverifieerde Meta Business Manager hebben voor je WhatsApp Business-account om toegang te krijgen tot meer dan 50 door het bedrijf geïnitieerde gesprekken per dag. Meer informatie over het verifiëren van je bedrijf.

Voordat je begint

Voordat je een WhatsApp Business-account koppelt aan de inbox voor gesprekken, heb je het volgende nodig:

• De officiële naam van uw bedrijf en uw WhatsApp-weergavenaam.
• De URL van uw bedrijfswebsite.
• Het e-mailadres van uw bedrijf.
• Beheerdersrechten voor het Meta Business Manager-account van uw bedrijf.
• Toegang tot het telefoonnummer van het bedrijf waarmee u berichten wilt verzenden.
• Het nummer moet geschikt zijn voor het ontvangen van telefoongesprekken.
• Het mag geen deel uitmaken van een IVR-systeem (Interactive Voice Response) of IVR moet voor een bepaalde periode zijn uitgeschakeld.

Let op: het telefoonnummer dat u gebruikt, mag niet zijn gekoppeld aan een ander WhatsApp-account, de WhatsApp for Business-app of een andere WhatsApp-integratie. Als het nummer al is gekoppeld aan een ander WhatsApp-account, moet u deze eerst ontkoppelen voordat u het aan HubSpot koppelt.

Beperkingen

Houd rekening met de volgende beperkingen bij het koppelen en gebruiken van de WhatsApp-integratie:

• Elk WhatsApp for Business-account kan aan maximaal 25 telefoonnummers worden gekoppeld.
• Alleen nieuwe berichten die u verstuurt nadat u uw WhatsApp Business-account hebt gekoppeld, worden gesynchroniseerd met HubSpot. Eerdere gesprekken worden niet gesynchroniseerd.
• Zodra de koppeling met HubSpot is gemaakt, worden berichten niet meer weergegeven in de mobiele app of webapp van WhatsApp, maar alleen in de inbox voor gesprekken in je HubSpot-account.

Zakelijke accounts versus persoonlijke accounts

Vanwege de vereisten van Meta voor het gebruik van de WhatsApp-integratie, kunt u geen persoonlijk WhatsApp-account verbinden met HubSpot, maar moet u in plaats daarvan een zakelijk account verbinden. Lees in de documentatie van WhatsApp hoe u een persoonlijk account kunt omzetten naar een WhatsApp Business-account.

Een WhatsApp Business-account verbinden als kanaal

U kunt een bestaand WhatsApp Business-account verbinden als kanaal in HubSpot, of u kunt tijdens het verbindingsproces een nieuw WhatsApp Business-account aanmaken.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.

2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Inbox > Inboxen.

3. Klik op Een kanaal koppelen.

4. Selecteer WhatsApp.

5. Klik op Doorgaan met WhatsApp.

Door op Doorgaan met WhatsApp te klikken, begrijp je en ga je ermee akkoord dat de HubSpot-productspecifieke voorwaarden voor het koppelen van je WhatsApp Business-account aan de conversatie-inbox op jou van toepassing zijn. Zoals beschreven in de HubSpot-productspecifieke voorwaarden, i) gaat u ermee akkoord dat Meta Platforms, Inc. ("Meta") fungeert als subverwerker onder de DPA; en ii) als uw klantgegevens buiten de Verenigde Staten worden gehost, gaat u ermee akkoord dat Meta onderworpen is aan het gedeelte Uitsluitingen in het regionale gegevenshostingbeleid van HubSpot. Door uw WhatsApp Business-account te koppelen aan HubSpot, gaat u akkoord met de voorwaarden voor zakelijke oplossingen van WhatsApp, die beschikbaar zijn op https://www.whatsapp.com/legal/business-solution-terms/.

6. Log in het pop-upvenster in op uw Facebook-account en klik vervolgens op Doorgaan als [naam].

7. Klik op Aan de slag.

8. Controleer de machtigingen die HubSpot nodig heeft om verbinding te maken en klik vervolgens op Doorgaan.

9. Selecteer een bestaand Meta Business-account dat aan je WhatsApp Business-account wordt gekoppeld, of maak een nieuw Meta Business-account aan. Als je een nieuw Meta Business-account aanmaakt:

• • Voer de officiële naam, het telefoonnummer, de website en het e-mailadres van uw bedrijf in en klik vervolgens op Doorgaan.

  • Gebruik het vervolgkeuzemenu Land en tijdzone om het land en de tijdzone te selecteren waarin uw bedrijf is gevestigd.
    

10. Klik op Doorgaan.
11. Selecteer het WhatsApp Business-account dat aan uw Meta Business-account wordt gekoppeld, of maak een nieuw WhatsApp Business-account aan. Als u een nieuw WhatsApp Business-account aanmaakt, voer dan een naam voor het account in en selecteer een tijdzone in het vervolgkeuzemenu.

12. Klik op Doorgaan.
13. Er verschijnt een bevestigingsbericht. Klik op Doorgaan naar stap 2.
14. Selecteer een bestaand WhatsApp Business-profiel, dat is wat uw publiek te zien krijgt wanneer ze contact opnemen met uw bedrijf. Als u nog geen account hebt, kunt u een nieuw account aanmaken door uw bedrijfsprofiel te configureren:
    • Voer in het tekstveld de weergavenaam van uw bedrijf in. Als uw WhatsApp Business-profiel niet overeenkomt met de officiële naam van uw bedrijf, schakelt u het selectievakje Mijn weergavenaam is anders dan mijn officiële bedrijfsnaam in.
      
    • Klik op Doorgaan.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Categorie en selecteer een categorie die uw bedrijf het beste beschrijft. U kunt ook een beschrijving van uw bedrijf invoeren in het tekstvak.

15. Klik op Doorgaan naar stap 3.

16. Als u al een telefoonnummer bij WhatsApp hebt geverifieerd, selecteert u een geverifieerd nummer. Als u nog geen telefoonnummer hebt geverifieerd, kunt u een nieuw nummer registreren:
    • Voer in het tekstveld een telefoonnummer in om te registreren bij WhatsApp.
    • Selecteer Sms of Spraakoproep als verificatiemethode en klik vervolgens op Code verzenden.

1. • Nadat je het telefoonnummer hebt geverifieerd, klik je op Ok om het instellingsvenster te sluiten en terug te keren naar HubSpot.
   • U keert terug naar de inbox met gesprekken, waar u de instelling van het WhatsApp-kanaal kunt voltooien. Klik naast de WhatsApp-accountnaam op Verbinden.

Maak een WhatsApp-weergave in uw inbox voor gesprekken

WhatsApp-gesprekken verschijnen in de lijst met gesprekken die zijn gekoppeld aan een van de statusfilters in de linkerzijbalk (bijvoorbeeld Alle open, Alle gesloten, Verzonden, enz.), maar het wordt ten zeerste aanbevolen om een aangepaste weergave te maken om berichten te filteren die specifiek zijn voor uw gekoppelde WhatsApp-kanalen:

Een aangepaste weergave voor WhatsApp-berichten maken:

1. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Inbox.
2. Klik linksonder op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer vervolgens Weergave maken.
3. Voer in het rechterpaneel WhatsApp in als kanaalnaam en klik vervolgens op Volgende.
4. Selecteer in het gedeelte Filtertype de optie Conversatie-eigenschappen.
5. Zoek in de zoekbalk naar Bron en selecteer deze.
6. Klik op het vervolgkeuzemenu is een van, zoek vervolgens naar WhatsApp en selecteer dit.
7. Klik op Filter toepassen en vervolgens op Weergave maken.

De nieuwe weergave verschijnt onder de andere standaardfilters en weergaven voor de inbox voor gesprekken.

Lees meer over het maken en beheren

van

aangepaste weergaven in de inbox voor gesprekken in dit artikel.

WhatsApp-berichten opstellen en beantwoorden in HubSpot

Je kunt een WhatsApp-gesprek met individuele contacten in HubSpot starten vanuit het contactrecord, of vanuit het bijbehorende bedrijf, de deal, het ticket of het aangepaste objectrecord. Je kunt WhatsApp-gesprekken ook rechtstreeks vanuit de inbox voor gesprekken starten.

Inkomende WhatsApp-berichten creëren een nieuwe thread in de inbox voor gesprekken en starten een WhatsApp-sessie. Jij en je team kunnen tijdens de sessie reageren op WhatsApp-berichten in de inbox voor gesprekken.

WhatsApp-sessies blijven 24 uur open na het laatste antwoord van de contactpersoon. Zodra een bestaande WhatsApp-sessie is gesloten, kun je de thread opnieuw starten door een sjabloonbericht naar de contactpersoon te sturen. Als de contactpersoon op je sjabloonbericht reageert, wordt er een nieuwe sessie van 24 uur geopend waarin je WhatsApp-berichten zonder sjabloon kunt versturen.

Limieten voor WhatsApp-berichten

Er geldt een limiet van 1000 sjabloonberichten per maand voor al je gekoppelde WhatsApp-zakelijke accounts. De dag van de maand waarop de limiet wordt gereset, is afhankelijk van de datum waarop je voor het eerst een Marketing Hub- of Service Hub Professional- of Enterprise-abonnement hebt aangeschaft. Als je abonnement bijvoorbeeld op 28 oktober is begonnen, wordt de limiet elke maand op de 28e gereset. Meer informatie over de prijzen van WhatsApp.

HubSpot doet geen kosten in rekening voor gratis instapgesprekken. Meer informatie over gratis instapgesprekken.

Ondersteunde mediatypen in berichten

WhatsApp-berichten kunnen verschillende mediatypen en bijlagen bevatten, afhankelijk van of het bericht is verzonden of ontvangen door uw zakelijke account.

1. De volgende rijke mediatypen worden ondersteund in berichten die worden ontvangen in uw gekoppelde zakelijke account:
   • Afbeeldingen
   • Video's en GIF's (3gpp of mp4)
   • Spraakberichten
   • Bijlagen (bijv. mp3, PDF, enz.)
   • Locatie
   • Stickers
   • Contacten delen
2. De onderstaande rich media-typen worden ondersteund in berichten die worden verzonden vanuit uw gekoppelde zakelijke account:
   • Afbeeldingen of video's die zijn geüpload naar de bestanden-tool

• • Bijlagen
  • Vergaderlinks
  • Offertes
  • Links naar kennisbank
  • Documenten

Een WhatsApp-gesprek starten vanuit de tijdlijn van het record

Om rechtstreeks vanuit de tijdlijn van het record een bericht te maken:

1. Ga naar de startpagina van uw gekoppelde records:
   1. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
   2. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
   3. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
   4. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
2. Klik op de naam van een record.
3. Klik in het linkerpaneel op het WhatsApp-pictogram. Als het WhatsApp-pictogram niet onder de recordnaam verschijnt, klik je op het pictogram met de drie puntjes en selecteer je Een WhatsApp-bericht maken.

4. Stel uw bericht op in het pop-upvenster:
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Van en selecteer een gekoppeld zakelijk account.
   • Als de contactpersoon uw bedrijf in de afgelopen 24 uur geen WhatsApp-bericht heeft gestuurd, kunt u alleen een door het bedrijf geïnitieerd bericht verzenden door een van uw berichtensjablonen te selecteren.

• • Klik op Sjabloon verzenden.
  • Zoek uw sjabloon in het dialoogvenster en klik vervolgens op Sjabloon verzenden.
  • Mogelijk wordt u gevraagd om naar de inbox met gesprekken te gaan om op berichten te reageren als er al een bestaande thread met de contactpersoon is.

Berichten opstellen en beantwoorden in de inbox van gesprekken

1. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Inbox.
2. Om een nieuw bericht op te stellen:
   • Klik linksonder op Opstellen.
   • In het pop-upvenster rechtsonder:
     • Klik op het vervolgkeuzemenu Aan en zoek naar de naam van een contactpersoon met een gekoppeld WhatsApp-telefoonnummer.
     • Klik op het vervolgkeuzemenu Van om een van uw gekoppelde WhatsApp Business-accounts te selecteren.
     • Als de contactpersoon de afgelopen 24 uur geen WhatsApp-bericht naar je bedrijf heeft gestuurd, kun je alleen een door het bedrijf geïnitieerd bericht verzenden door een van je berichtensjablonen te selecteren. Klik op Sjabloon verzenden, zoek vervolgens in het dialoogvenster je sjabloon en klik op Sjabloon verzenden.
     • Mogelijk wordt u gevraagd om naar de inbox met gesprekken te gaan om op berichten te reageren als er al een bestaande thread met de contactpersoon is.

3. U kunt ook berichten in bestaande gesprekken bekijken en beantwoorden:

• • Klik op het zoekpictogram linksboven en voer een zoekterm in om een WhatsApp-gesprek op te zoeken. Pas filters toe om uw zoekopdracht te verfijnen. U kunt bijvoorbeeld filters toepassen om berichten te segmenteren die afkomstig zijn van uw gekoppelde WhatsApp-kanaal. Gebruikers van Marketing Hub, Sales Hub en Service Hub Professional en Enterprise kunnen een aangepaste weergave maken die alleen WhatsApp-berichten bevat.
  • Klik in het linkerpaneel op een WhatsApp-gesprek om het te openen. Rechtsboven in het berichtvoorbeeld verschijnt een socialWhatsapp WhatsApp-pictogram.

• • U kuntop het pijltje omlaag naast de naam van een contactpersoon klikken om de metagegevens van het bericht weer te geven, zoals de telefoonnummers van de afzender en ontvanger, samen met de datum waarop het bericht is verzonden.

4. Om het bericht opnieuw toe te wijzen, klikt u linksboven op het vervolgkeuzemenu Eigenaar en selecteert u een andere gebruiker. Meer informatie over het automatisch toewijzen van inkomende gesprekken aan specifieke gebruikers en teams.
5. Als een contactpersoon leesbevestigingen heeft ingeschakeld in zijn of haar WhatsApp-account, kunt u zien wanneer hij of zij een van de berichten heeft gelezen die u hebt verzonden. Als hij of zij zich heeft afgemeld voor leesbevestigingen, wordt deze informatie niet weergegeven.
6. Bekijk in het rechterpaneel contextuele informatie over de bezoeker en bijbehorende records om u te helpen bij uw antwoord.
7. Schrijf uw antwoord in de antwoordeditor:
   • Gebruik de pictogrammen onderaan de editor om uw tekststijl aan te passen, een link in te voegen, een afbeelding toe te voegen of een bestand te uploaden. U kunt ook bestanden van uw computer naar de antwoordeditor slepen en neerzetten .
   • Klik op Invoegen om een document, fragment, vergaderlink, kennisbankartikel, offerte of video aan uw antwoord toe te voegen.

Let op: sommige mediaformaten kunnen niet worden opgenomen in een WhatsApp-bericht. Lees meer over de ondersteunde document-, afbeeldings-, audio- en videobestandsformaten in de documentatie van Meta.

9. Tijdens het gesprek kan het nodig zijn om over te schakelen naar e-mail of de contactpersoon te bellen. Klik op het vervolgkeuzemenu Kanaal boven de antwoordeditor en selecteer een ander kanaal.

10. Als u klaar bent om te reageren, klikt u op Verzenden.

Als een inkomend bericht wordt verzonden vanaf een telefoonnummer dat overeenkomt met het telefoonnummer dat is opgeslagen in de eigenschap Telefoonnummer of Mobiel telefoonnummer van een contactpersoon, wordt het gesprek automatisch aan die contactpersoon gekoppeld.

niet-ondersteunde berichttypen oplossen

Vanwege API-beperkingen worden sommige berichttypen en reacties niet ondersteund en wordt de inhoud van het bericht niet weergegeven in de inbox van uw gesprekken.

In deze gevallen ziet u de volgende foutmelding in plaats van het bericht:

Het bericht bevat inhoud of een berichtactie die we niet kunnen weergeven in plaats van het bericht. 

Niet-ondersteunde berichten kunnen voorkomen in een van de volgende scenario's:

• Een WhatsApp-gebruiker die op een bericht reageert
• Een WhatsApp-gebruiker die een bericht verwijdert
• Een WhatsApp-bericht bevat bijlagen die niet zijn opgenomen in de lijst met ondersteunde mediatypen.
• Een niet-ondersteund berichttype (bijvoorbeeld een poll)

Berichten in quarantaine

Berichten die in strijd zijn met het inhoudsbeleid van WhatsApp worden gemarkeerd en hun inhoud wordt verborgen in uw inbox om mogelijke phishingpogingen te voorkomen en het risico op het delen van persoonlijk identificeerbare informatie te verminderen.

Wanneer dit gebeurt, wordt de inhoud van het bericht vervangen door de volgende foutmelding:

Gevoelige gegevens kunnen niet worden weergegeven. Dit bericht bevat persoonlijke informatie. HubSpot en WhatsApp beperken de toegang tot deze gegevens.

Een WhatsApp-kanaal verwijderen in de inbox van gesprekken

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naarInbox & Helpdesk > Inbox.
3. . Als je meerdere inboxen hebt ingesteld, gebruik je het vervolgkeuzemenu Huidige weergave om de inbox te selecteren waarmee je het WhatsApp-kanaal hebt verbonden.
4. Beweeg de muisaanwijzer over het kanaal en klik op Verwijderen.
5. Klik in het dialoogvenster op Account verwijderen. Door het account te verwijderen, worden bestaande gesprekken niet uit de inbox verwijderd.

Meer informatie

• WhatsApp-berichtgegevens die zijn opgeslagen in gesprekskenmerken kunnen ook worden gebruikt in workflows en rapportages.
• U kunt berichtensjablonen maken en synchroniseren in uw WhatsApp Business-account, die vervolgens kunnen worden gepersonaliseerd in HubSpot. Lees meer over het aanpassen en verzenden van berichtensjablonen.