Een WhatsApp-kanaal verbinden met de inbox voor gesprekken

Je kunt een WhatsApp Business-account als kanaal koppelen in de inbox voor gesprekken. Berichten die naar je WhatsApp-telefoonnummer worden verzonden, vormen een nieuwe thread in de inbox.

U moet een geverifieerde Meta Business Manager hebben voor uw WhatsApp Business-account om toegang te krijgen tot meer dan 50 door uw bedrijf geïnitieerde gesprekken per dag. Lees meer over het verifiëren van uw bedrijf.

Voordat u begint

Voordat u een WhatsApp Business-account koppelt aan de inbox voor gesprekken, heeft u het volgende nodig:

• De officiële naam van uw bedrijf en uw WhatsApp-weergavenaam.
• De URL van uw bedrijfswebsite.
• Het e-mailadres van uw bedrijf.
• Beheerdersrechten voor het Meta Business Manager-account van uw bedrijf.
• Toegang tot het telefoonnummer van het bedrijf waarmee u berichten wilt versturen.
• Het nummer moet geschikt zijn voor het ontvangen van telefoongesprekken.
• Het mag geen onderdeel zijn van een IVR-systeem (Interactive Voice Response) of voor een bepaalde periode moet IVR zijn uitgeschakeld.

Let op: het telefoonnummer dat u gebruikt, mag niet gekoppeld zijn aan een ander WhatsApp-account, de WhatsApp for Business-app of een andere WhatsApp-integratie. Als het nummer al aan een ander WhatsApp-account is gekoppeld, moet u de koppeling eerst verbreken voordat u het aan HubSpot koppelt.

Beperkingen

Houd rekening met de volgende beperkingen bij het koppelen en gebruiken van de WhatsApp-integratie:

• Aan elk WhatsApp for Business-account kunnen maximaal 25 telefoonnummers worden gekoppeld.
• Alleen nieuwe berichten die je ontvangt nadat je je WhatsApp Business-account hebt gekoppeld, worden gesynchroniseerd met HubSpot. Eerdere gesprekken worden niet gesynchroniseerd.
• Zodra de verbinding met HubSpot tot stand is gebracht, verschijnen berichten niet langer in de mobiele app of webapp van WhatsApp, maar alleen in de inbox met gesprekken in je HubSpot-account.

Zakelijke accounts versus persoonlijke accounts

Vanwege de vereisten van Meta voor het gebruik van de WhatsApp-integratie kunt u geen persoonlijk WhatsApp-account koppelen aan HubSpot, maar moet u in plaats daarvan een zakelijk account koppelen. Lees in de documentatie van WhatsApp hoe u een persoonlijk account kunt omzetten naar een WhatsApp Business-account.

Een WhatsApp

Business

-account koppelen als

kanaal U kunt een bestaand WhatsApp Business-account koppelen als kanaal in HubSpot, of u kunt tijdens het koppelingsproces een nieuw WhatsApp Business-account aanmaken.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.

2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Inbox > Inboxen.

3. Klik op Een kanaal koppelen.

4. Selecteer WhatsApp.

5. Klik op Doorgaan met WhatsApp.

Door op Doorgaan met WhatsApp te klikken, begrijpt u en gaat u ermee akkoord dat de sectie 'Uw WhatsApp Business-account koppelen aan de conversatie-inbox' van de HubSpot-productspecifieke voorwaarden op u van toepassing is. Zoals beschreven in de productspecifieke voorwaarden van HubSpot, i) gaat u ermee akkoord dat Meta Platforms, Inc. ("Meta") optreedt als subverwerker onder de DPA; en ii) als uw klantgegevens buiten de Verenigde Staten worden gehost, gaat u ermee akkoord dat Meta onderworpen is aan de sectie Uitsluitingen in het regionale gegevenshostingbeleid van HubSpot. Door uw WhatsApp Business-account te koppelen aan HubSpot, gaat u akkoord met de WhatsApp Business Solution Terms die beschikbaar zijn op https://www.whatsapp.com/legal/business-solution-terms/.

6. Log in het pop-upvenster in op uw Facebook-account en klik vervolgens op Doorgaan als [naam].

7. Klik op Aan de slag.

8. Bekijk de machtigingen die HubSpot nodig heeft om verbinding te maken en klik vervolgens op Doorgaan.

9. Selecteer een bestaand Meta Business-account dat aan je WhatsApp Business-account wordt gekoppeld, of maak een nieuw Meta Business-account aan. Als je een nieuw Meta Business-account aanmaakt:

• • Voer de officiële naam, het telefoonnummer, de website en het e-mailadres van je bedrijf in en klik vervolgens op Doorgaan.

  • Gebruik het vervolgkeuzemenu Land en Tijdzone om het land en de tijdzone te selecteren waarin uw bedrijf is gevestigd.
    

10. Klik op Doorgaan.
11. Selecteer het WhatsApp Business-account dat aan je Meta Business-account wordt gekoppeld, of maak een nieuw WhatsApp Business-account aan. Als je een nieuw WhatsApp Business-account aanmaakt, voer dan een naam voor het account in en selecteer een tijdzone in het vervolgkeuzemenu.

12. Klik op Doorgaan.
13. Er verschijnt een bevestigingsbericht. Klik op Doorgaan naar stap 2.
14. Selecteer een bestaand WhatsApp Business-profiel. Dit is wat uw publiek te zien krijgt wanneer ze contact opnemen met uw bedrijf. Als u nog geen account hebt, kunt u er een aanmaken door uw bedrijfsprofiel in te stellen:
    • Voer in het tekstveld de weergavenaam van uw bedrijf in. Als uw WhatsApp Business-profiel niet overeenkomt met de officiële bedrijfsnaam, vink dan het selectievakje Mijn weergavenaam wijkt af van mijn officiële bedrijfsnaam aan.
      
    • Klik op Doorgaan.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Categorie en selecteer een categorie die het beste bij uw bedrijf past. U kunt ook een beschrijving van uw bedrijf invoeren in het tekstvak.

15. Klik op Doorgaan naar stap 3.

16. Als je al een telefoonnummer hebt geverifieerd bij WhatsApp, selecteer dan een geverifieerd nummer. Als je nog geen telefoonnummer hebt geverifieerd, kun je een nieuw nummer registreren:
    • Voer in het tekstveld een telefoonnummer in om te registreren bij WhatsApp.
    • Selecteer 'Sms' of 'Telefoongesprek ' als verificatiemethode en klik vervolgens op 'Code verzenden'.

1. • Nadat je het telefoonnummer met succes hebt geverifieerd, klik je op Ok om het installatievenster te sluiten en terug te keren naar HubSpot.
   • Je keert terug naar de inbox met gesprekken, waar je de installatie van het WhatsApp-kanaal kunt voltooien. Klik naast de naam van het WhatsApp-account op 'Verbinden'.

Maak een WhatsApp-weergave aan in je inbox met gesprekken

WhatsApp-gesprekken verschijnen in de lijst met gesprekken die gekoppeld zijn aan een van de statusfilters in de linkerzijbalk (bijv. Alle open, Alle gesloten, Verzonden, enz.), maar het wordt sterk aanbevolen om een aangepaste weergave aan te maken om te filteren op berichten die specifiek zijn voor je gekoppelde WhatsApp-kanalen:

Om een aangepaste weergave voor WhatsApp-berichten aan te maken:

1. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Inbox.
2. Klik linksonder op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer vervolgens Een weergave maken.
3. Voer in het rechterpaneel WhatsApp in als kanaalnaam en klik vervolgens op Volgende.
4. Selecteer in het gedeelte Filtertype de optie Gesprekskenmerken.
5. Zoek in de zoekbalk naar Bron en selecteer deze.
6. Klik op het vervolgkeuzemenu 'is een van', zoek vervolgens naar WhatsApp en selecteer dit.
7. Klik op Filter toepassen en vervolgens op Weergave maken.

De nieuwe weergave verschijnt onder de andere standaardfilters en weergaven van de gespreksinbox.

Lees in dit artikel meer over het maken en beheren van aangepaste weergaven in de conversatie-inbox .

WhatsApp-berichten opstellen en beantwoorden in HubSpot

Je kunt een WhatsApp-gesprek met individuele contactpersonen in HubSpot starten vanuit het contactrecord, of vanuit het bijbehorende record van een bedrijf, deal, ticket of aangepast object. Je kunt WhatsApp-gesprekken ook rechtstreeks vanuit de conversatie-inbox starten.

Inkomende WhatsApp-berichten maken een nieuwe thread aan in de conversatie-inbox en starten een WhatsApp-sessie. U en uw team kunnen gedurende de sessie reageren op WhatsApp-berichten in de conversatie-inbox.

WhatsApp-sessies blijven 24 uur open na het laatste antwoord van de contactpersoon. Zodra een bestaande WhatsApp-sessie is gesloten, kunt u de thread opnieuw starten door een sjabloonbericht naar de contactpersoon te sturen. Als de contactpersoon op uw sjabloonbericht reageert, wordt er een nieuwe sessie van 24 uur geopend waarin u WhatsApp-berichten kunt sturen die niet op een sjabloon zijn gebaseerd.

Limieten

voor

WhatsApp-berichten

Er geldt een limiet van 1.000 sjabloonberichten per maand voor al je gekoppelde WhatsApp Business-accounts. De dag van de maand waarop de limiet wordt gereset, is afhankelijk van de datum waarop je voor het eerst een Marketing Hub- of Service Hub Professional- of Enterprise-abonnement hebt aangeschaft. Als je abonnement bijvoorbeeld op 28 oktober is ingegaan, wordt de limiet op de 28e van elke maand gereset. Lees meer over de prijzen van WhatsApp.

Als je abonnement op de 31e is ingegaan en een maand minder dan 31 dagen telt, wordt de limiet op de laatste dag van die maand gereset.

HubSpot brengt geen kosten in rekening voor gratis entry point-gesprekken. Meer informatie over gratis entry point-gesprekken.

Ondersteunde mediatypen in berichten

WhatsApp-berichten kunnen verschillende mediatypen en bijlagen bevatten, afhankelijk van of het bericht is verzonden of ontvangen door je zakelijke account.

1. De volgende rich media-types worden ondersteund in berichten die worden ontvangen in uw gekoppelde zakelijke account:
   • Afbeeldingen
   • Video's en GIF's (3gpp of mp4)
   • Spraakberichten
   • Bijlagen (bijv. mp3, PDF, enz.)
   • Locatie
   • Stickers
   • Contacten delen
2. De onderstaande rich media-types worden ondersteund in berichten die worden verzonden vanuit uw gekoppelde zakelijke account:
   • Afbeeldingen of video's die zijn geüpload naar de bestandsfunctie

• • Bijlagen
  • Vergaderlinks
  • Offertes
  • Links naar de kennisbank
  • Documenten

Start een WhatsApp-gesprek vanuit de tijdlijn van het record

Om rechtstreeks vanuit de tijdlijn van het record een bericht te maken:

1. Ga naar de startpagina van uw gekoppelde records:
   1. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
   2. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
   3. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
   4. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
2. Klik op de naam van een record.
3. Klik in het linkerpaneel op het WhatsApp-pictogram. Als het WhatsApp-pictogram niet onder de naam van het record verschijnt, klik dan op het pictogram met de drie puntjes en selecteer vervolgens Een WhatsApp-bericht maken.

4. Stel in het pop-upvenster uw bericht op:
   • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Van' en selecteer een gekoppeld zakelijk account.
   • Als de contactpersoon uw bedrijf de afgelopen 24 uur geen WhatsApp-bericht heeft gestuurd, kunt u alleen een bericht sturen dat door uw bedrijf wordt geïnitieerd door een van uw berichtensjablonen te selecteren.

• • Klik op 'Sjabloon verzenden'.
  • Zoek je sjabloon in het dialoogvenster en klik vervolgens op 'Sjabloon verzenden'.
  • Mogelijk wordt u gevraagd om naar de inbox met gesprekken te gaan om op berichten te reageren als er al een bestaande thread met de contactpersoon is.

Berichten opstellen en beantwoorden in de inbox met gesprekken

1. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Inbox.
2. Een nieuw bericht opstellen:
   • Klik linksonder op Opstellen.
   • In het pop-upvenster rechtsonder:
     • Klik op het vervolgkeuzemenu Aan en zoek naar de naam van een contactpersoon met een gekoppeld WhatsApp-telefoonnummer.
     • Klik op het vervolgkeuzemenu Van om een van je gekoppelde WhatsApp Business-accounts te selecteren.
     • Als het contact de afgelopen 24 uur geen WhatsApp-bericht naar uw bedrijf heeft gestuurd, kunt u alleen een bericht van het bedrijf versturen door een van uw berichtensjablonen te selecteren. Klik op Sjabloon verzenden, zoek vervolgens in het dialoogvenster uw sjabloon en klik op Sjabloon verzenden.
     • Mogelijk wordt u gevraagd om naar de inbox met gesprekken te gaan om op berichten te reageren als er al een bestaande thread met de contactpersoon is.

3. U kunt ook berichten in bestaande gesprekken bekijken en beantwoorden:

• • Klik op het zoekpictogram linksboven en voer een zoekterm in om een WhatsApp-gesprek op te zoeken. Pas filters toe om je zoekopdracht te verfijnen. Je kunt bijvoorbeeld filters toepassen om berichten te filteren die afkomstig zijn van je gekoppelde WhatsApp-kanaal. Gebruikers van Marketing Hub, Sales Hub en Service Hub Professional en Enterprise kunnen een aangepaste weergave maken die alleen WhatsApp-berichten bevat.
  • Klik in het linkerpaneel op een WhatsApp-gesprek om het te openen. Er verschijnt een socialWhatsapp WhatsApp-pictogram in de rechterbovenhoek van het berichtvoorbeeld.

• • U kuntop hetpijl-omlaagpictogram naast de naam van een contactpersoon klikken om de metagegevens van het bericht weer te geven, zoals de telefoonnummers van de afzender en de ontvanger, samen met de datum waarop het bericht is verzonden.

4. Om het bericht opnieuw toe te wijzen, klikt u linksboven op het vervolgkeuzemenu Eigenaar en selecteert u een andere gebruiker. Lees meer over het automatisch toewijzen van inkomende gesprekken aan specifieke gebruikers en teams.
5. Als een contactpersoon leesbevestigingen heeft ingeschakeld in zijn of haar WhatsApp-account, kunt u zien wanneer hij of zij een van de berichten heeft gelezen die u hebt verzonden. Als de contactpersoon zich heeft afgemeld voor leesbevestigingen, wordt deze informatie niet weergegeven.
6. Bekijk in het rechterpaneel contextuele informatie over de bezoeker en bijbehorende records om je te helpen bij je reactie.
7. Schrijf uw antwoord in de antwoord-editor:
   • Gebruik de pictogrammen onderaan de editor om de tekststijl aan te passen, een link in te voegen, een afbeelding toe te voegen of een bestand te uploaden. U kunt ook bestanden van uw computer naar de antwoord-editor slepen en neerzetten .
   • Klik op Invoegen om een document, fragment, vergaderlink, kennisbankartikel, citaat of video aan uw antwoord toe te voegen.

Let op: sommige mediaformaten kunnen niet in een WhatsApp-bericht worden opgenomen. Lees de documentatie van Meta voor meer informatie over de ondersteunde bestandsformaten voor documenten, afbeeldingen, audio en video.

9. Tijdens het gesprek kan het nodig zijn om over te schakelen naar e-mail of de contactpersoon te bellen. Klik op het vervolgkeuzemenu Kanaal boven de antwoord-editor en selecteer een ander kanaal.

10. Als je klaar bent om te reageren, klik je op Verzenden.

Als een inkomend bericht wordt verzonden vanaf een telefoonnummer dat overeenkomt met het telefoonnummer dat is opgeslagen in de eigenschap Telefoonnummer of Mobiel telefoonnummer van een contactpersoon, wordt het gesprek automatisch aan die contactpersoon gekoppeld.

Problemen

niet-ondersteunde berichttypen oplossen

Vanwege API-beperkingen worden sommige berichttypen en reacties niet ondersteund, en verschijnt de inhoud van het bericht niet in de inbox van uw gesprekken.

In deze gevallen ziet u de volgende foutmelding in plaats van het bericht:

Het bericht bevat inhoud of een berichtactie die we niet kunnen weergeven in plaats van het bericht. 

Niet-ondersteunde berichten kunnen voorkomen in een van de volgende scenario's:

• Een WhatsApp-gebruiker die op een bericht reageert
• Een WhatsApp-gebruiker die een bericht verwijdert
• Een WhatsApp-bericht bevat bijlagen die niet voorkomen in de lijst met ondersteunde mediatypen.
• Een niet-ondersteund berichttype (bijv. een poll)

Berichten in quarantaine

Berichten die in strijd zijn met het inhoudsbeleid van WhatsApp worden gemarkeerd en de inhoud ervan wordt verborgen in je inbox om mogelijke phishingpogingen te voorkomen en het risico op het delen van persoonlijk identificeerbare informatie te verminderen.

Wanneer dit gebeurt, wordt de inhoud van het bericht vervangen door de volgende foutmelding:

Gevoelige gegevens kunnen niet worden weergegeven. Dit bericht bevat persoonlijke informatie. HubSpot en WhatsApp beperken de toegang tot deze gegevens.

Een WhatsApp-kanaal verwijderen in de inbox van gesprekken

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naarInbox & Helpdesk > Inbox.
3. . Als je meerdere inboxen hebt ingesteld, gebruik je het vervolgkeuzemenu Huidige weergave om de inbox te selecteren waaraan je het WhatsApp-kanaal hebt gekoppeld.
4. Beweeg de muis over het kanaal en klik op Verwijderen.
5. Klik in het dialoogvenster op Account verwijderen. Het verwijderen van het account verwijdert geen bestaande gesprekken uit de inbox.

Meer informatie

• WhatsApp-berichtdetails die zijn opgeslagen in de eigenschappen van gesprekken, kunnen ook worden gebruikt in workflows en rapportages.
• U kunt berichtensjablonen maken en synchroniseren in uw WhatsApp Business-account, die vervolgens in HubSpot kunnen worden gepersonaliseerd. Lees meer over het aanpassen en verzenden van berichtensjablonen.