Een WhatsApp-kanaal verbinden met de inbox voor gesprekken

Je kunt een WhatsApp Business Account koppelen als kanaal in de inbox voor gesprekken. Berichten die naar je WhatsApp-telefoonnummer worden gestuurd, maken een nieuwe thread aan in de inbox.

Je moet een geverifieerde Meta Business Manager hebben voor je WhatsApp Business-account om toegang te hebben tot meer dan 50 zakelijke gesprekken per dag. Meer informatie over het verifiëren van je bedrijf.

Voordat je begint

Voordat je een WhatsApp Business-account verbindt met de inbox voor gesprekken, heb je het volgende nodig:

• De wettelijke naam van je bedrijf en je WhatsApp-displaynaam.
• De URL van je zakelijke website.
• Je zakelijke e-mailadres.
• Beheerdersrechten voor de Meta Business Manager-account van je bedrijf.
• Toegang tot het bedrijfstelefoonnummer waarmee je berichten wilt versturen.
• Het nummer moet spraakoproepen kunnen ontvangen.
• Het mag geen deel uitmaken van een IVR (Interactive Voice Response) systeem, of de IVR moet voor een periode zijn uitgeschakeld.

Let op: het telefoonnummer dat je gebruikt, mag niet zijn gekoppeld aan een ander WhatsApp-account, WhatsApp for Business App of een andere WhatsApp-integratie. Als het nummer al is gekoppeld aan een ander WhatsApp-account, moet je het eerst ontkoppelen voordat je het verbindt met HubSpot.

Beperkingen

Houd rekening met de volgende beperkingen wanneer je de WhatsApp-integratie verbindt en gebruikt:

• Aan elk WhatsApp voor bedrijven-account kunnen maximaal 25 telefoonnummers worden gekoppeld.
• Alleen nieuwe berichten nadat je je WhatsApp Business-account hebt gekoppeld, worden gesynchroniseerd met HubSpot. Historische gesprekken worden niet gesynchroniseerd.
• Zodra ze zijn verbonden met HubSpot, verschijnen berichten niet meer in de mobiele app of webapp van WhatsApp en verschijnen ze alleen nog in de inbox voor gesprekken in je HubSpot-account.

Zakelijke accounts vs. persoonlijke accounts

Vanwege de vereisten van Meta voor het gebruik van de WhatsApp-integratie kun je geen persoonlijk WhatsApp-account verbinden met HubSpot en moet je in plaats daarvan een zakelijk account verbinden. Leer hoe je een persoonlijk account omzet in een WhatsApp Business-account in de documentatie van WhatsApp.

Een WhatsApp Business-account verbinden als kanaal

Je kunt een bestaand WhatsApp Business-account verbinden als kanaal in HubSpot of je kunt een nieuw WhatsApp Business-account maken tijdens het verbindingsproces.

• Klik in uw HubSpot-account op de settingsinstellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.

• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Inbox > Inboxen.

• Klik op Een kanaal verbinden.

• Selecteer WhatsApp.

• Klik op Doorgaan met WhatsApp.

Door te klikken op Doorgaan met WhatsApp begrijp je en ga je ermee akkoord dat de sectie Je WhatsApp Business Account verbinden met de conversatie-inbox van de HubSpot Productspecifieke voorwaarden op jou van toepassing is. Zoals uiteengezet in de HubSpot Productspecifieke voorwaarden, i) ga je ermee akkoord dat Meta Platforms, Inc. ("Meta") functioneert als een Subverwerker onder de DPA; en ii) als je Klantgegevens buiten de Verenigde Staten worden gehost, ga je ermee akkoord dat Meta onderworpen is aan het gedeelte Uitsluitingen in het Regionale beleid voor gegevenshosting van HubSpot. Door je WhatsApp Business-account te verbinden met HubSpot, ga je akkoord met de Voorwaarden voor zakelijke oplossingen van WhatsApp die beschikbaar zijn op https://www.whatsapp.com/legal/business-solution-terms/.

• Meld je in het pop-upvenster aan bij je Facebook-account en klik vervolgens op Doorgaan als [naam].

• Klik op Aan de slag.

• Bekijk de machtigingen waartoe HubSpot toegang moet krijgen om verbinding te maken en klik vervolgens op Doorgaan.

• Selecteer een bestaand Meta Business Account dat wordt gekoppeld aan je WhatsApp Business Account of maak een nieuw Meta Business Account. Als je een nieuw Meta Business-account maakt:

  • Voer de wettelijke naam, het telefoonnummer, de website en het e-mailadres van je bedrijf in en klik op Doorgaan.

  • Gebruik het vervolgkeuzemenu Land en tijdzone om het land en de tijdzone te selecteren waarin je bedrijf is gevestigd.

• Klik op Doorgaan.

• Selecteer de WhatsApp Business Account die wordt gekoppeld aan je Meta Business Account of maak een nieuwe WhatsApp Business Account. Als je een nieuwe zakelijke WhatsApp-account maakt, voer je een naam in voor de account en selecteer je een tijdzone in het vervolgkeuzemenu.

• Klik op Doorgaan.
• Er verschijnt een bevestigingsbericht. Klik op Doorgaan naar Stap 2.
• Selecteer een bestaande WhatsApp Business-account. Als je geen account hebt, kun je een nieuwe aanmaken door je bedrijfsprofiel te configureren:
  • Voer in het tekstveld je zakelijke weergavenaam in. Als je WhatsApp Business-profiel niet overeenkomt met de wettelijke naam van je bedrijf, schakel je het selectievakje Mijn weergavenaam verschilt van mijn wettelijke bedrijfsnaam in.
  • Klik op Doorgaan.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Categorie en selecteer een categorie die je bedrijf het beste beschrijft. Je kunt ook een beschrijving van je bedrijf invoeren in het tekstvak.

• Klik op Doorgaan naar stap 3.

• Als je al een telefoonnummer hebt geverifieerd met WhatsApp, selecteer je een geverifieerd nummer. Als je geen telefoonnummer hebt geverifieerd, kun je een nieuw nummer registreren:
  • Voer in het tekstveld een telefoonnummer in dat je wilt registreren bij WhatsApp.
  • Selecteer Tekstbericht of Spraakoproep als verificatiemethode en klik vervolgens op Code verzenden.

• • Nadat je het telefoonnummer met succes hebt geverifieerd, klik je op Ok om het instellingsvenster te sluiten en terug te keren naar HubSpot.
  • Je keert terug naar de conversatie-inbox waar je het instellen van het WhatsApp-kanaal kunt voltooien. Klik naast de naam van het WhatsApp-account op Verbinden.

Maak een WhatsApp-weergave in je inbox voor gesprekken

WhatsApp-gesprekken verschijnen in de lijst met gesprekken die zijn gekoppeld aan een van de statusfilters in de linkerzijbalk (bijv. Alle open, Alle gesloten, Verzonden, enz.), maar het is sterk aanbevolen een aangepaste weergave te maken om te filteren op berichten die specifiek zijn voor je aangesloten WhatsApp-kanalen:

Zo maak je een aangepaste weergave voor WhatsApp-berichten:

• Navigeer in uw HubSpot-account naar Gesprekken > Inbox.
• Klik linksonder op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer vervolgens Weergave maken.
• Voer in het rechterpaneel WhatsApp in voor de kanaalnaam en klik op Volgende.
• In het gedeelte Filtertype selecteer je Conversaties eigenschappen.
• Zoek in de zoekbalk naar en selecteer Bron.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Is een van, zoek naar en selecteer WhatsApp.
• Klik op Filter toepassen en klik vervolgens op Weergave maken.

De nieuwe weergave verschijnt onder de andere standaard inboxfilters en -weergaven voor gesprekken.

Meer informatie over het maken en beheren van aangepaste weergaven in de conversatie-inbox vindt u in dit artikel.

Reageren op WhatsApp-berichten in de inbox

Inkomende WhatsApp-berichten maken een nieuwe thread aan in de conversatie-inbox en starten een WhatsApp-sessie. Jij en je team kunnen gedurende de sessie reageren op WhatsApp-berichten in de conversatie-inbox.

WhatsApp-sessies blijven 24 uur open na de laatste reactie van het contact. Zodra een bestaande WhatsApp-sessie is gesloten, kun je de thread opnieuw starten door een sjabloonbericht naar het contact te sturen. Als het contact reageert op je sjabloonbericht wordt een nieuwe sessie van 24 uur geopend waarin je niet-gemodelleerde WhatsApp-berichten kunt versturen.

Berichten bekijken en beantwoorden

• Navigeer in uw HubSpot-account naar Gesprekken > Inbox.
• Klik op het zoekpictogram linksboven en voer een zoekterm in om een WhatsApp-gesprek op te zoeken, en pas filters toe om je zoekopdracht te verfijnen. Je kunt bijvoorbeeld filters toepassen die berichten segmenteren die afkomstig zijn van je verbonden WhatsApp-kanaal. Gebruikers van Marketing Hub, Sales Hub en Service Hub Professional en Enterprise kunnen een aangepaste weergave maken die alleen WhatsApp-berichten bevat.
• Klik in het linkerpaneel op een WhatsApp-gesprek om het te openen. In de rechterbovenhoek van het berichtvoorbeeld verschijnt een SocialWhatsapp WhatsApp-pictogram.

• Als je het bericht opnieuw wilt toewijzen, klik je linksboven op het vervolgkeuzemenu Eigenaar en selecteer je een andere gebruiker. Meer informatie over het automatisch toewijzen van inkomende gesprekken aan specifieke gebruikers en teams.
• Bekijk in het rechterpaneel contextuele informatie over de bezoeker en bijbehorende records om u te helpen bij uw reactie.
• Schrijf uw antwoord in de antwoordeditor:
  • Gebruik de pictogrammen onderaan de editor om uw tekststijl aan te passen, een link in te voegen, een afbeelding toe te voegen of een bestand te uploaden. U kunt ook slepenen bestanden van uw computer naar de antwoordeditorslepen.
  • Om een document, knipsel, vergaderlink, kennisbankartikel, citaat of video in uw reactie op te nemen, klikt u op Invoegen.

Let op: sommige mediaformaten kunnen niet worden opgenomen in een WhatsApp-bericht. In de documentatie van Meta vind je meer informatie over de ondersteunde document-, beeld-, audio- en videobestandsindelingen.

• Tijdens het gesprek moet je mogelijk overschakelen naar e-mail of de contactpersoon bellen. Klik op het vervolgkeuzemenuKanaal boven de antwoordeditor en selecteer een ander kanaal.

• Als u klaar bent om te antwoorden, klikt u op Verzenden.