Maak planningspagina's met de vergadertool

Maak één-op-één planningspagina's zodat contactpersonen een afspraak met u kunnen boeken. Als je eenbetaalde Sales Hub of Service Hub account hebt, kun je ook een teampagina maken zodat contactpersonen tijd kunnen reserveren voor meerdere gebruikers. Uw contactpersonen hebben toegang tot deze planningspagina's via een koppeling voor een vergadering. Als u uw Gmail of Office 365 agenda koppelt, worden geplande vergaderingen gesynchroniseerd met uw gekoppelde agenda zodat uw afspraken altijd up-to-date zijn.

Superbeheerders met betaalde Sales Hub of Service Hub seats kunnen ook planningspagina's voor andere gebruikers maken en bewerken door de andere gebruiker te selecteren als organisator van de vergadering.

Als je geen betaald abonnement hebt, kun je slechts één planningspagina aanpassen met de standaard HubSpot branding. Meer informatie over de limieten van je abonnement vind je in de HubSpot Product & Services catalogus.

Let op: voor de meest recente functies kun je je aanmelden voor de bèta.

Planningpagina's maken

• Ga in je HubSpot account naar Sales > Meetings.

• Klik rechtsboven op Planningspagina maken.

• Selecteer een vergaderoptie in het dialoogvenster:
  • Eén-op-één: de contactpersoon plant tijd in met alleen u of de gebruiker voor wie u de planningspagina's maakt.
  • Groep( alleenSales Hub of Service Hub Starter, Professional of Enterprise ): deze teampagina geeft tijdvensters weer waarin alle geselecteerde teamleden beschikbaar zijn om elkaar te ontmoeten. Gebruik deze optie om een contactpersoon te helpen een afspraak te maken met meer dan één lid van je team tegelijk.
  • Round robin (alleenSales Hub of Service Hub Starter, Professional of Enterprise ): deze teampagina toont de individuele beschikbaarheid van alle geselecteerde teamleden. Gebruik deze optie om een contactpersoon te helpen een afspraak te maken met een teamlid wiens beschikbaarheid het beste aansluit op zijn of haar agenda.
• Klik op Volgende.
• Ga verder met het instellen van je planningspagina volgens de onderstaande stappen.

Overzicht

Bewerk de basisinformatie van de planningspagina op de pagina Overzicht .

• Interne naam: de naam die verschijnt wanneer de link naar de vergadering die wordt gebruikt om naar de planningspagina te gaan, wordt toegevoegd aan een e-mail.
• Organisator: de eigenaar van de vergadering of de gebruiker met wie de contactpersoon een vergadering plant.

Let op: u moet een superbeheerder zijn met een toegewezen Sales Hub of Service Hub betaalde seat om planningspagina's te maken voor andere gebruikers in uw account en de gebruiker moet de vergadertool hebben geactiveerd. Als u een afsprakenpagina voor een andere gebruiker wilt maken, selecteert u zijn naam in het vervolgkeuzemenu Organisator .

• Titel: de naam van de kalendergebeurtenis die je met je contactpersoon deelt. Bijvoorbeeld: "Productdemo" verschijnt als naam van de gebeurtenis. Je kunt personalisatietokens invoegen in het onderwerp door te klikken op Contacttoken of Bedrijfstoken.
• Locatie: geef informatie over hoe en waar je contact maakt met de deelnemers aan je vergadering. Dit kan een call-in link zijn, een fysieke locatie, enz. Deze locatie verschijnt in de agenda-uitnodiging van de contactpersoon en het evenement wordt aangemaakt in je standaard persoonlijke agenda.
• Videoconferentielink toevoegen: als je HubSpot's integratie met Microsoft Teams, Zoom, UberConference of Google Meet gebruikt, kun je een videoconferentielink toevoegen. Als je geen videoconferentie-integratie hebt ingesteld, zie je deze optie niet. Als je andere videoconferentie software gebruikt en je bent een ontwikkelaar of er zit een ontwikkelaar in je team, leer dan hoe je de Video Conference Extension API kunt gebruiken.
• Beschrijving: een beschrijving van de vergadering die in de uitnodiging wordt weergegeven wanneer een vergadering wordt geboekt. Deze beschrijving verschijnt in de agenda-uitnodiging die je contact ontvangt en in de gebeurtenis die wordt aangemaakt in je standaard persoonlijke agenda.
• Annuleren en verzetten: neem links voor annuleren en verzetten op in de beschrijving van de gebeurtenis, zodat wanneer een vergadering is gepland de contactpersoon deze kan annuleren of de datum en tijd kan wijzigen als dat nodig is.
• Vergadertype ( alleenSales Hub Professional of Enterprise of Service Hub Professional of Enterprise ): kies een vergadertype uit het vervolgkeuzemenu.

• Klik op Volgende wanneer u klaar bent.

Teamleden( alleenSales Hub of Service Hub Starter, Professional of Enterprise )

Selecteer welke teamleden je wilt betrekken bij de groeps- of round robin meeting.

• Klik rechtsboven op Teamlid toevoegen.
• Klik in het rechterpaneel op het vervolgkeuzemenu Teamleden , selecteer een ander teamlid en klik vervolgens op Bevestigen. Als de verbinding met de agenda van een gebruiker wordt verbroken, verschijnt er een waarschuwing onder zijn naam en wordt de optie Beschikbaarheid controleren uitgeschakeld.

Let op: je teamlid moet de vergadertool hebben geactiveerd, wat hij/zij kan doen door naar de vergadertool te gaan en op Aan de slag te klikkenen een betaalde Sales Hub- of Service Hub-zitplaats toegewezen te hebben om te kunnen worden toegevoegd aan een groeps- of round robin-vergadering. Als de agenda van een gebruiker niet is gekoppeld, kan deze nog steeds worden toegevoegd aan de koppeling, maar dit kan invloed hebben op de beschikbare tijden die worden weergegeven op de planningspagina. Meer informatie over de beschikbaarheid van round robin en groepsvergaderingen.

• Klik op Volgende.

Let op: zodra de planningspagina is aangemaakt, kan de gebruiker die een groepsvergadering heeft aangemaakt niet meer worden verwijderd als teamlid. Een gebruiker die een round robin vergadering heeft aangemaakt kan zichzelf echter wel verwijderen als teamlid.

Ervaring met planning

Pas op de pagina Ervaring met planning de beschikbaarheid en het boekingsformulier van je vergadering aan.

• Bewerk bovenaan deURL van de afsprakenpagina. Dit is de link die contactpersonen zullen gebruiken om afspraken te boeken in je agenda en deze kan niet meer worden bewerkt nadat de link is gemaakt.

Let op: u kunt alleen alfanumerieke tekens, koppeltekens of onderstrepingstekens gebruiken in de URL van de planningspagina. Andere speciale tekens worden niet ondersteund en kunnen niet in het tekstveld worden ingevoerd.

• Als u een Starter-, Professional- of Enterprise-gebruiker bent en de betalingsfunctie hebt ingesteld, kunt u een betaallink toevoegen aan de planningspagina door de optie Betalingen verzamelen aan te zetten.
• Klik op het tabblad Betaling op het vervolgkeuzemenu Betaalkoppeling en selecteer een betaallink. De afrekenpagina voor deze betaallink verschijnt wanneer een contact een vergadering boekt op deze planningspagina.

Let op: momenteel kun je alleen betalingen verzamelen op één-op-één planningspagina's.

• Als u een ringgesprek aan het maken bent, kunt u er op het tabblad Welkom voor kiezen om de planningspagina van de eigenaar van de contactpersoon weer te geven. Als u geen prioriteit wilt geven aan de planningspagina van de eigenaar van de contactpersoon, ga dan naar het tabblad Agenda .
  • Om de eigenlijke planningspagina weer te geven wanneer een bekende contactpersoon een vergadering boekt, klikt u op om de schakelaar Eigenaar van contact prioriteit aan te zetten. Lees meer over hoe deze instelling de beschikbaarheid van vergaderingen beïnvloedt.
  • Als de instelling Eigenaar van contact voorrang geven is ingeschakeld, verschijnt er een welkomstscherm waarin de contactpersoon zijn e-mailadres kan invoeren voordat hij toegang krijgt tot de planningspagina:
    • Voer in het veld Paginatitel de tekst in die op het welkomstscherm verschijnt.
    • In het veld Beschrijving voert u tekst in om uit te leggen waarom u om het e-mailadres van de bezoeker vraagt.
    • Om de afbeelding die op het welkomstscherm verschijnt aan te passen, selecteert u een afbeeldingsoptie in de sectie Afbeelding .
      • Standaardafbeelding: het standaard welkomstpictogram van HubSpot wordt weergegeven.
      • Bedrijfsavatar: de bedrijfsavatar die is gekoppeld aan het e-maildomein van de gebruiker die de planningspagina heeft gemaakt. Dit wordt ingevuld met HubSpot Insights.
      • Aangepaste afbeelding: upload een aangepaste vierkante afbeelding uit de bestandsbeheerder. Beweeg de muis over de avatar en klik op het potloodpictogram edit. Selecteer vervolgens Foto wijzigen. Selecteer een afbeelding in het rechterpaneel.

• Op het tabblad Schema kun je het volgende aanpassen:
  
  • Titel: voer de naam in die boven de agenda op de planningspagina wordt weergegeven.
  • Duur: de tijdsduur waarvoor bezoekers u kunnen boeken. Klik op + Duur toevoegen om meer opties toe te voegen.
  • Tijdzone: klik op het vervolgkeuzemenu Tijdzone en selecteer je tijdzone. Dit is de tijdzone waarop je beschikbaarheid is gebaseerd.
  • Beschikbare tijden: gebruik de vervolgkeuzemenu's om de dagen van de week en de duur van je beschikbare tijd in te stellen. Klik op + Uren toevoegen om extra tijdslots toe te voegen.

Let op: de beschikbare tijden op je planningspagina worden weergegeven in de tijdzone-instellingen van de contactpersoon. Als de computer van de contactpersoon bijvoorbeeld is ingesteld op de Pacifische tijd, dan worden de tijden weergegeven in de Pacifische tijd.De agenda-instellingen van de contactpersoon bepalen de datum en tijd van de agenda-gebeurtenis die naar de contactpersoon wordt gestuurd na het boeken van een vergadering.

• Om extra aanpassingsopties te zien, klikt u op om de sectie Extra instellingen uit te vouwen. Hier kun je het volgende aanpassen:
  • Afbeelding: deze afbeelding verschijnt bovenaan uw planningspagina. Selecteer een afbeeldingsoptie:
    • Avatar van organisator: de avatar van de organisator van de vergadering, ingesteld in zijn gebruikersprofiel en voorkeuren, wordt weergegeven. Deze optie is alleen beschikbaar bij het maken van een één-op-één planningspagina.

• • • Bedrijfsavatar: de bedrijfsavatar die is gekoppeld aan het e-maildomein van de gebruiker die de planningspagina heeft gemaakt, wordt weergegeven. Deze wordt ingevuld met HubSpot Insights.
    • Aangepaste afbeelding: upload een aangepaste afbeelding geselecteerd uit de bestandsbeheerder. Beweeg de muis over de avatar en klik op het potloodpictogram edit. Selecteer vervolgens Foto wijzigen. Selecteer een afbeelding in het rechterpaneel.
  • Wanneer een vergadering gepland kan worden: voer het aantal weken vanaf nu in dat mensen tijd kunnen reserveren in je agenda. Als je een planningspagina maakt voor een evenement of conferentie, kun je een aangepast datumbereik opgeven voor het boeken. Selecteer het keuzerondje Over een periode van voortschrijdende weken of Aangepast datumbereik ( alleen voor gebruikers met een betaaldeSales Hub-vestiging ) en selecteer vervolgens het aantal weken of gebruik de datumkiezer om je tijdbereik in te stellen. Een aangepast datumbereik kan niet langer zijn dan 10 weken.
  • Minimale aanmeldingstijd: klik op het dropdown menu om de minimale tijd voor een vergadering te selecteren waarin iemand tijd bij je kan boeken.
  • Buffertijd: klik op het dropdown menu om de hoeveelheid buffertijd tussen elk van je vergaderingen te selecteren. De buffertijd voorkomt dat vergaderingen te dicht op elkaar worden geboekt. Als je bijvoorbeeld een vergadering hebt van 13:00 - 13:30 uur en je hebt een buffertijd van 30 minuten, dan is de volgende beschikbare vergadertijd 14:00 uur.
  • Toename starttijd: stel de frequentie van de starttijd van uw vergadering in. Als u bijvoorbeeld tussen 10:00 uur en 12:00 uur beschikbaar bent voor een vergadering van 60 minuten en uw starttijdstap 15 minuten is, kan een prospect 60 minuten met u boeken om 10:00 uur, 10:15 uur, 10:30 uur, enzovoort.
  • Taal reserveringspagina: selecteer de taal waarin de reserveringspagina moet worden weergegeven. Als de browserinstellingen van een bezoeker niet kunnen worden gedetecteerd, wordt uw reserveringspagina in het Engels weergegeven.
  • Formaat datum en tijd: de datum en tijd worden geformatteerd in dezelfde taal die is geselecteerd voor de taal van de boekingspagina.

• Klik op het tabblad Formulier om het formulier aan te passen dat contactpersonen te zien krijgen wanneer ze een vergadering bij je boeken.
• Standaard moeten contactpersonen bij het boeken hunvoornaam, achternaam en e-mail invullen. Als je een betaalde Sales Hub- of Service Hub-gebruiker bent, kun je extra vragen toevoegen. Houd er rekening mee dat alle extra formuliervelden die worden toegevoegd worden opgenomen in de uitnodiging voor het evenement en de beschrijving van het evenement in de agenda.
• Als een formulier wordt verzonden via een ontmoetingslink, zal een uniek e-mailadres altijd een nieuw contactpersoon aanmaken, ongeacht of een bestaand contactpersoon een overeenkomend gebruikerstoken heeft. In dit geval wordt het e-mailadres van de bestaande contactpersoon niet overschreven door het nieuwe e-mailadres.

• • Klik op Aangepaste vraag om een eenvoudige tekstveldvraag toe te voegen. Voer een vraag in en klik op Opslaan. Als u het veld optioneel wilt maken, schakelt u het selectievakje Vereist rechts van het veld uit.
  • Om een bestaande contacteigenschap als veld toe te voegen, klik je op Contacteigenschap. Hiermee kunt u verschillende veldtypen aan uw formulier toevoegen. Als u een nieuwe eigenschap voor dit veld moet maken, lees dan hoe u aangepaste eigenschappen kunt maken. Selecteer een contacteigenschap in het vervolgkeuzemenu en klik op Opslaan. Als u het veld optioneel wilt maken, schakelt u het selectievakje Vereist rechts van het veld uit.

Let op: je kunt geen veld voor het uploaden van bestanden toevoegen aan je vergaderingsformulier.

• Om een CAPTCHA-uitdaging toe te voegen aan de planningspagina om spam te voorkomen, klikt u op om de CAPTCHA (spampreventie) aan te zetten.
• Als GDPR is ingeschakeld in je account, zullen alle planningspagina's die in de toekomst worden gemaakt standaard ingesteld zijn op GDPR AAN. De planningspagina toont de standaard Privacy & Toestemming-tekst die je hebt ingesteld in je accountinstellingen. Als u uw Privacy & Toestemming (GDPR) opties voor deze planningspagina wilt aanpassen, klikt u op Aanpassen:
  
  • U kunt de toestemming van een contactpersoon vastleggen om te communiceren met een specifiek abonnementstype of legitieme interesse vastleggen op uw planningspagina. In het paneel Marketingtoestemming aanpassen selecteert u Toestemming of Legitiem belang in het vervolgkeuzemenu.
    • Toestemming: bewerk de tekst voor toestemming voor communicatie en voeg vervolgens extra abonnementsvormen/ selectievakjes toe zodat bezoekers toestemming kunnen geven voor communicatie van meerdere abonnementsvormen op één planningspagina. Klik op + Nog een selectievakje toevoegen, selecteer vervolgens een toestemmingssoort en bewerk de tekst die naast het selectievakje wordt weergegeven.
    • Gerechtvaardigd belang: selecteer een rechtsgrond in het vervolgkeuzemenu. Om meer abonnementsvormen toe te voegen zodat u meerdere abonnementsvormen impliciet kunt vastleggen, klikt u op + Nog een abonnement toevoegen, klikt u vervolgens op het vervolgkeuzemenu Type abonnement en selecteert u een abonnementsvorm. Het standaardabonnement dat u selecteert in vergaderingen is "één-op-één" communicatie. Het is een intern abonnementstype in je HubSpot-account.
  • Bewerk de privacy- en toestemmingstekst van de planningspagina. Als je wijzigingen aanbrengt in de privacy- en toestemmingsopties van een individuele planningspagina, wordt de standaardtekst die is ingesteld in je accountinstellingen overschreven.
  • Klik op het tabblad Voorbeeld om te zien hoe de toestemmingsopties worden weergegeven.
• Om extra formulierinstellingen te openen, klikt u op om de sectie Extra instellingen uit te vouwen:

• • Als je niet wilt dat formuliervelden op de boekingspagina vooraf worden ingevuld met bekende informatie wanneer een contact terugkeert naar je site, klik je op om de schakelaar Velden vooraf invullen met bekende waarden uit te schakelen. Als je deze instelling uitschakelt, wordt automatisch de instelling Formulier automatisch verzenden als alle velden vooraf zijn ingevuld uitgeschakeld.
  • Om het formulier automatisch te verzenden als de formuliervelden vooraf zijn ingevuld met bekende gegevens, klikt u op om de schakelaar Formulier automatisch verzenden als alle velden vooraf zijn ingevuld aan te zetten.
• Gebruikers met een toegewezen Sales Hub of Service Hub betaalde seat kunnen contactpersonen omleiden naar een specifieke websitepagina, bestemmingspagina of externe pagina nadat ze een vergadering hebben geboekt. Om de ervaring van de contactpersoon na het boeken aan te passen, klikt u op de Bevestiging
  • Selecteer de optie Doorverwijzen naar een andere pagina . Als je advertentienetwerkpixels hebt geïnstalleerd, ondersteunt deze omleiding het volgen van boekingen voor vergaderingen met externe netwerken zoals Google en Facebook.
  • Om een HubSpot-pagina te selecteren, klik je op het vervolgkeuzemenu en selecteer je een pagina.
  • Om door te verwijzen naar een externe pagina, klik je op Externe link toevoegen. Voer in het dialoogvenster de URL in en klik vervolgens op Toevoegen.
• Wanneer u klaar bent met het bewerken van uw planningsopties, klikt u op Volgende.

Automatisering

Op de Automatisering pagina kun je de automatische boekingsbevestiging uitschakelen of extra herinneringse-mails toevoegen die voor de vergadering worden verzonden.

Let op: je kunt de inhoud van de bevestigings- of herinneringse-mails niet bewerken.

• Standaard wordt er een bevestigingsmail verzonden wanneer iemand een vergadering boekt via deze planningspagina. Om dit uit te schakelen, klikt u op om de optie Bevestigingse-mail uit te schakelen.
• Om herinneringse-mails te sturen vóór een vergadering, klik je op om de schakelaar Herinnering vóór vergadering aan te zetten. Herinneringse-mails worden alleen verzonden als je agenda verbonden is. Als de optie Vergaderherinnering standaard inschakelen is ingeschakeld voor je account, worden op nieuwe planningspagina's de standaardherinneringen overgenomen.
  
  • Om te selecteren hoeveel weken, dagen, uren of minuten vóór de vergadering een e-mail moet worden verzonden, voer je een getal in het tekstveld in en klik je vervolgens op het vervolgkeuzemenu Geplande herinneringse-mail en selecteer je een tijdsmaatregel.
  
  
  • • Je kunt maximaal drie herinneringsmails toevoegen. Om extra herinneringse-mails toe te voegen, klik je op + Herinnering toevoegen. Om een herinnering te verwijderen, klik je op het pictogram Prullenbak verwijderen delete. To ksjhksToTo
    • To jkhdkjhdkjhdjhdkjhldjhdjhjdhjhdjhdjhhToToAls je de beschrijving van de uitnodiging wilt opnemen in de body van de herinneringsmail, schakel je het selectievakje De beschrijving van de uitnodiging opnemen in de body van de herinneringsmail in.

Let op: herinneringse-mails worden verzonden als transactie-e-mails, zelfs als je de invoegtoepassing voor transactie-e-mails niet gebruikt. Deze tellen niet mee voor je verzendlimiet.

• • Als je de beschrijving van de uitnodiging wilt opnemen in de herinneringse-mail, schakel je het selectievakje Uitnodigingsbeschrijving opnemen in herinnering in.
  • Klik op Voorbeeld herinneringse-mail om een voorbeeld te zien van de e-mail die je contacten zullen ontvangen. De taal van de e-mail komt overeen met de taal die is geselecteerd in het vervolgkeuzemenu Taal van de boekingspagina.
• Klik op Klaar.

Je kunt nu een link naar een vergadering delen met je contactpersonen zodat ze de planningspagina kunnen openen en tijd met je kunnen reserveren. In de kolom Type verschijnt er een label Eén-op-één, Groep of Round Robin naast de naam van de vergadering en de naam van de organisator staat onder het label.

Let op: voor round robin vergaderingen wordt de herinneringse-mail verzonden vanuit de HubSpot-gebruiker die is geboekt voor de vergadering met de contactpersoon, niet vanuit de HubSpot-gebruiker die de planningspagina heeft gemaakt.

Gebruikers met een betaalde Sales Hub of Service Hub account kunnen ook het bedrijfslogo, de bedrijfsinformatie en de standaardkleuren die worden weergegeven op uw planningspagina aanpassen in uw accountinstellingen. Wijzigingen die je hier aanbrengt, zijn ook van toepassing op je documenten en offertes. Leer hoe je de branding van je bedrijf kunt aanpassen voor de verkooptools van HubSpot.

Leer hoe je planningspagina's beheert.