Maak planningspagina's met de vergadertool

Maak één-op-één planningspagina's zodat contactpersonen vergaderingen met u kunnen boeken. Als u eenbetaalde Sales Hub- of Service Hub-vestiging hebt, kunt u ook een teamplanningspagina maken, zodat contactpersonen tijd met meerdere gebruikers kunnen boeken. Uw contactpersonen hebben toegang tot deze planningspagina's via een vergaderlink. Als u uw Gmail of Office 365 agenda koppelt, worden geplande vergaderingen gesynchroniseerd met uw gekoppelde agenda, zodat uw afspraken altijd up-to-date zijn.

Superbeheerders met betaalde Sales Hub of Service Hub seats kunnen ook planningspagina's voor andere gebruikers maken en bewerken door de andere gebruiker te selecteren als organisator van de vergadering.

Als je geen betaalde seat hebt, kun je slechts één planningspagina met standaard HubSpot-branding aanpassen. Lees meer over je abonnementslimieten in de Product & Services-catalogus van HubSpot.

Planningpagina's maken

• Navigeer in uw HubSpot-account naar Sales > Vergaderingen.

• Klik rechtsboven op Planningpagina maken.

• Selecteer in het dialoogvenster een vergaderoptie:
  • Eén-op-één: de contactpersoon plant tijd in met alleen u of de gebruiker voor wie u de planningspagina's maakt.
  • Groep (alleenSales Hub of Service Hub Starter, Professional of Enterprise ): deze teamplanningspagina toont tijdslots waarin alle geselecteerde teamleden beschikbaar zijn om elkaar te ontmoeten. Gebruik deze optie om een contactpersoon te helpen een vergadering te boeken met meer dan één lid van uw team tegelijk.
  • Round robin (alleenSales Hub of Service Hub Starter, Professional of Enterprise ): deze teamplanningspagina toont de individuele beschikbaarheid van alle geselecteerde teamleden. Gebruik deze optie om een contactpersoon te helpen een vergadering te boeken met een teamlid wiens beschikbaarheid het beste aansluit bij zijn of haar agenda.
• Klik op Volgende.
• Ga verder met het instellen van uw planningspagina volgens de onderstaande stappen.

Overzicht

Bewerk op de pagina Overzicht de basisinformatie van de planningspagina.

• Interne naam: de naam die verschijnt wanneer de link naar de vergadering waarmee de planningspagina wordt geopend aan een e-mail wordt toegevoegd.
• Organisator: de eigenaar van de vergadering, of de gebruiker met wie het contact een vergadering plant.

Let op: u moet een superbeheerder zijn met een toegewezen Sales Hub of Service Hub betaalde stoel om planningspagina's te maken voor andere gebruikers in uw account, en de gebruiker moet de vergadertool hebben geactiveerd. Om een planningspagina voor een andere gebruiker te maken, selecteert u zijn naam in het vervolgmenu Organisator .

• Titel: de naam van de kalendergebeurtenis die u met uw contactpersoon deelt. Bijvoorbeeld, "Productdemo" zou verschijnen als evenementnaam. U kunt personalisatietokens in het onderwerp invoegen door te klikken op Contacttoken of Bedrijfstoken.
• Locatie: vermeld informatie over hoe en waar u contact zult leggen met uw deelnemers aan de vergadering. Dit kan een call-in link zijn, een fysieke locatie, enz. Deze locatie zal verschijnen in de agenda-uitnodiging van de contactpersoon, en het evenement wordt aangemaakt in uw standaard persoonlijke agenda.
• Videoconferentielink toevoegen: als je HubSpot's integratie met Zoom, UberConference of Google Meet gebruikt, kun je een videoconferentielink toevoegen. Als je geen videoconferentie-integratie hebt ingesteld, zie je deze optie niet. Als je andere videoconferentiesoftware gebruikt en je bent een ontwikkelaar of er zit een ontwikkelaar in je team,leer dan hoe je de Video Conference Extension API kuntgebruiken .
• Beschrijving: een beschrijving van de vergadering die in de uitnodiging verschijnt wanneer een vergadering wordt geboekt. Deze beschrijving verschijnt in de agenda-uitnodiging die uw contactpersoon ontvangt en in de gebeurtenis die in uw standaard persoonlijke agenda wordt aangemaakt.
• Annuleren en opnieuw plannen: neem links naar annuleren en opnieuw plannen op in de beschrijving van het evenement, zodat wanneer een vergadering is gepland de contactpersoon deze kan annuleren of de datum en tijd kan wijzigen indien nodig.
• Vergadertype ( alleenSales Hub Professional of Enterprise of Service Hub Professional of Enterprise ): kies een vergadertype uit het dropdown menu.

• Als u klaar bent, klikt u op Volgende.

Teamleden( alleenSales Hub of Service Hub Starter, Professional of Enterprise )

Selecteer welke teamleden u in de groeps- of round robin vergadering wilt opnemen.

• Klik rechtsboven op Teamlid toevoegen.
• Klik in het rechterpaneel op het keuzemenu Teamleden en selecteer een ander teamlid en klik vervolgens op Bevestigen. Als de agenda van een gebruiker is losgekoppeld, verschijnt er een waarschuwing onder zijn naam en wordt de schakelaar Beschikbaarheid controleren uitgeschakeld.

Let op: uw teamlid moet de vergadertool hebben geactiveerd, wat ze kunnen doen door te navigeren naar de vergadertool en te klikken op Aan de slag en een betaalde Sales Hub of Service Hub stoel toegewezen hebben om te worden toegevoegd aan een groeps- of round robin vergadering. Als de agenda van een gebruiker niet is gekoppeld, kan deze nog steeds aan de koppeling worden toegevoegd, maar dit kan gevolgen hebben voor de beschikbare tijden die op de planningspagina verschijnen. Meer informatie over hoe round robin en groepsbijeenkomsten werken.

• Klik op Volgende.

Let op: zodra de planningspagina is aangemaakt, kan de gebruiker die een groepsvergadering heeft aangemaakt niet meer worden verwijderd als teamlid. Echter, een gebruiker die een round robin vergadering heeft aangemaakt kan zichzelf verwijderen als teamlid.

Ervaring met planning

Pas op de pagina Planning ervaring de beschikbaarheid van uw vergadering en het boekingsformulier aan.

• Bewerk bovenaan deURL van de afsprakenpagina. Dit is de link die contacten zullen gebruiken om vergaderingen in uw agenda te boeken, en deze kan niet meer worden bewerkt nadat de link is gemaakt.

Let op: u kunt alleen alfanumerieke tekens, koppeltekens of underscores gebruiken in de URL van de planningspagina. Andere speciale tekens worden niet ondersteund en kunnen niet in het tekstveld worden ingevoerd.

• Als u een Starter-, Professional- of Enterprise-gebruiker benten de betalingsfunctie hebt ingesteld,kunt u een betalingslink toevoegen aan de planningspagina door de schakelaar Betalingen verzamelen aan te zetten.
• Op het tabblad Betaling klikt u op het keuzemenu Betaalkoppeling en selecteert u een betaallink. De afrekenpagina voor deze betaallink verschijnt wanneer een contact een vergadering boekt op deze planningspagina.

Let op: momenteel kunt u alleen betalingen innen op één-op-één planningspagina's.

• Als u een rondzendvergadering maakt, kunt u er op het tabblad Welkom voor kiezen om de planningspagina van de contactpersoon weer te geven. Als u geen prioriteit wilt geven aan de planningspagina van de eigenaar van de contactpersoon, ga dan naar het tabblad Planning .
  • Om de planningspagina van de eigenaar van de contactpersoon weer te geven wanneer de bekende contactpersoon een vergadering boekt, klikt u op om de schakelaar Prioriteren contactpersoon aan te zetten. Meer informatie over hoe deze instelling de beschikbaarheid van vergaderingen beïnvloedt.
  • Als de instelling Eigenaar prioriteit geven is ingeschakeld, verschijnt er een welkomstscherm waarin de contactpersoon zijn e-mailadres kan invoeren voordat hij de planningspagina opent:
    • Voer in het veld Paginatitel de tekst in die op het welkomstscherm verschijnt.
    • In het veld Beschrijving voert u tekst in om uit te leggen waarom u om het e-mailadres van de bezoeker vraagt.
    • Om de afbeelding die op het welkomstscherm verschijnt aan te passen, selecteert u in de sectie Afbeelding een afbeeldingsoptie.
      • Standaard afbeelding: het standaard door HubSpot geleverde vergaderpictogram verschijnt.
      • Bedrijfsavatar: de bedrijfsavatar die is gekoppeld aan het e-maildomein van de gebruiker die de planningspagina heeft gemaakt. Deze wordt ingevuld met behulp van HubSpot Insights.
      • Aangepaste afbeelding: upload een aangepaste vierkante afbeelding geselecteerd uit de bestandsbeheerder. Beweeg de muis over de avatar en klik op het pictogram met het bewerkingspotlood, selecteer vervolgens Foto wijzigen. Selecteer in het rechterpaneel een afbeelding.

• Op het tabblad Schema kunt u het volgende aanpassen:
  
  • Titel: voer de naam in die boven de agenda op de planningspagina verschijnt.
  • Duur: de tijdsduur waarvoor bezoekers u kunnen boeken. Klik op + Duur toevoegen om meer opties toe te voegen.
  • Tijdzone: klik op het dropdown menu Tijdzone en selecteer uw tijdzone. Dit is de tijdzone waarop uw beschikbaarheid is gebaseerd.
  • Beschikbare tijden: gebruik de vervolgkeuzemenu's om de dagen van de week en de duur van uw beschikbare tijden in te stellen. Klik op + Uren toevoegen om extra tijdslots toe te voegen.

Let op: de beschikbare tijden van uw planningspagina verschijnen in de tijdzone-instellingen van de contactpersoon. Als de computer van de contactpersoon bijvoorbeeld is ingesteld op de Pacifische tijd, worden de tijden weergegeven in de Pacifische tijd.De agenda-instellingen van de contactpersoon bepalen de datum en tijd van de agenda-gebeurtenis die naar de contactpersoon wordt gestuurd na het boeken van een vergadering.

• Om extra aanpassingsopties te zien, klikt u op om de sectie Extra instellingen uit te vouwen. Hier kunt u het volgende aanpassen:
  • Afbeelding: deze afbeelding verschijnt bovenaan uw planningspagina. Selecteer een afbeeldingsoptie:
    • Avatar van de organisator: de avatar van de organisator van de vergadering, ingesteld in zijn gebruikersprofiel en voorkeuren, verschijnt. Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u een één-op-één planningspagina maakt.

• • • Bedrijfsavatar: de bedrijfsavatar gekoppeld aan het e-maildomein van de gebruiker die de planningspagina heeft aangemaakt verschijnt. Deze wordt ingevuld met behulp van HubSpot Insights.
    • Aangepaste afbeelding: upload een aangepaste afbeelding geselecteerd uit de bestandsmanager. Beweeg de muis over de avatar en klik op het pictogram met het bewerkingspotlood, selecteer vervolgens Foto wijzigen. Selecteer in het rechterpaneel een afbeelding.
  • Wanneer een vergadering kan worden gepland: geef het aantal weken vanaf nu dat mensen tijd kunnen boeken in uw agenda. Als u een planningspagina voor een evenement of conferentie maakt, kunt u een aangepast datumbereik voor het boeken opgeven. Selecteer het keuzerondje Over een periode van voortschrijdende weken of Aangepast datumbereik ( alleen gebruikers met toegewezen Sales Hub betaalde plaatsen ) en selecteer vervolgens het aantal weken of gebruik de datumkiezer om uw tijdbereik in te stellen. Een aangepast datumbereik kan niet langer zijn dan 10 weken.
  • Minimale aankondigingstijd: klik op het dropdown menu om de minimale tijd voor een vergadering te selecteren die iemand bij u kan boeken.
  • Buffertijd: klik op het dropdown menu om de hoeveelheid buffertijd tussen elk van uw vergaderingen te selecteren. De buffertijd voorkomt dat vergaderingen te dicht op elkaar worden geboekt. Als u bijvoorbeeld een vergadering hebt van 13.00 - 13.30 uur en een buffertijd van 30 minuten hebt, zou de volgende beschikbare vergadertijd 14.00 uur zijn.
  • Starttijdstaffel: stel de frequentie van uw starttijden voor vergaderingen in. Als u bijvoorbeeld tussen 10.00 en 12.00 uur beschikbaar bent voor een vergadering van 60 minuten en uw starttijdstaffel is 15 minuten, dan kan een prospect 60 minuten met u boeken om 10.00 uur, 10.15 uur, 10.30 uur, enzovoort.
  • Taal van de reserveringspagina: selecteer de taal waarin de reserveringspagina moet verschijnen. Als de browserinstellingen van een bezoeker niet kunnen worden gedetecteerd, verschijnt uw reserveringspagina in het Engels.
  • Formaat datum en tijd: de datum en tijd worden geformatteerd in dezelfde taal die is geselecteerd voor de taal van de boekingspagina.

• Klik op het tabblad Formulier om het formulier aan te passen dat contactpersonen te zien krijgen wanneer ze een vergadering bij u boeken.
• Standaard moeten contactpersonen bij het boeken hunvoornaam, achternaam en e-mail invullen. Als u een betaalde Sales Hub- of Service Hub-gebruiker bent, kunt u extra vragen toevoegen. Houd er rekening mee dat alle extraformuliervelden die worden toegevoegd, worden opgenomen in de uitnodiging voor het evenement en de beschrijving van het evenement.
• Als een formulier wordt ingediend via een ontmoetingslink, zal een uniek e-mailadres altijdeen nieuw contact aanmaken, ongeacht of een bestaand contact een overeenkomend gebruikerstoken heeft. In dat geval wordt het e-mailadres van de bestaande contactpersoonniet overschreven door het nieuwe e-mailadres.

• • Als u een eenvoudige tekstveldvraag wilt toevoegen, klikt u op Aangepaste vraag. Voer een vraag in en klik op Opslaan. Als u het veld optioneel wilt maken, schakelt u het selectievakje Vereist rechts van het veld uit.
  • Om een bestaande contacteigenschap als veld toe te voegen, klikt u op Contacteigenschap. Hiermee kunt u verschillende veldtypen aan uw formulier toevoegen. Als u een nieuwe eigenschap voor dit veld moet maken, lees dan hoe u aangepaste eigenschappen maakt. Selecteer een contacteigenschap in het vervolgkeuzemenu en klik op Opslaan. Als u het veld optioneel wilt maken, schakelt u het selectievakje Vereist rechts van het veld uit.

Let op: u kunt geen uploadveld voor bestanden toevoegen aan uw vergaderingsformulier.

• Om een CAPTCHA uitdaging toe te voegen aan de planningspagina om spam inzendingen te voorkomen, klikt u op om de CAPTCHA (spam preventie) schakelaar aan te zetten.
• Als u GDPRhebt ingeschakeld in uw account, zullen alle planningspagina's die in de toekomst worden gemaakt standaard GDPR AAN zijn. De planningspagina toont de standaard Privacy & toestemming tekst die u hebt ingesteld in uw accountinstellingen. Als u uw Privacy & toestemming (GDPR) opties voor deze planningspagina wilt aanpassen, klikt u op Aanpassen:
  
  • U kunt de toestemming van een contactpersoon vastleggen om te communiceren met een specifiek abonnementstype, of legitieme interesse vastleggen op uw planningspagina.Selecteerin hetpaneel Marketingtoestemming aanpassen Toestemming of Legitiem belang in het vervolgkeuzemenu.
    • Toestemming: bewerk detekst voor toestemming voor communicatie en voeg vervolgens extra abonnementsvormen/ selectievakjes toe zodat bezoekers toestemming kunnen geven voor communicatie van meerdere abonnementsvormen op één planningspagina. Klik op + Nog een selectievakje toevoegen, selecteer vervolgens een toestemmingsvorm en bewerk de tekst die naast het selectievakje verschijnt.
    • Gerechtvaardigd belang: selecteer een rechtmatige grondslag in het vervolgkeuzemenu. Als u meer abonnementsvormen wilt toevoegen zodat u meerdere abonnementsvormen impliciet kunt vastleggen, klikt u op + Nog een abonnement toevoegen en vervolgens op hetvervolgkeuzemenu Abonnementstype en selecteert u een abonnementsvorm. Het standaardabonnement dat u selecteert bij vergaderingen is "één-op-één" communicatie. Het is een intern abonnementstype in je HubSpot-account.
  • Bewerk de privacy- en toestemmingstekst van de planningspagina. Alle wijzigingen in van een individuele planningspagina Privacy & Toestemming opties overschrijven de standaard tekst die is ingesteld in uw accountinstellingen.
  • Om tezien hoe de toestemmingsopties worden weergegeven, klikt u op hettabblad Voorbeeld .
• Om extra formulierinstellingen te openen, klikt u op om de sectie Extra instellingen uit te vouwen:

• • Als u niet wilt dat formuliervelden op de boekingspagina vooraf worden ingevuld met bekende informatie wanneer een contactpersoon terugkeert naar uw site, klikt u op om de schakelaar Velden vooraf invullen met bekende waarden uit te schakelen. Als u deze instelling uitschakelt, wordt de instelling Formulier automatisch verzenden wanneer alle velden vooraf zijn ingevuld automatisch uitgeschakeld.
  • Om het formulier automatisch te verzenden wanneer de formuliervelden vooraf zijn ingevuld met bekende gegevens, klikt u de schakelaar Formulier automatisch verzenden wanneer alle velden vooraf zijn ingevuld aan.
• Gebruikers met een toegewezen Sales Hub of Service Hub betaalde stoel kunnencontactpersonen omleiden naar een specifieke websitepagina, landingspagina of externe pagina nadat ze een vergadering hebben geboekt. Om de ervaring van de contactpersoon na het boeken aan te passen, klikt u op de Bevestiging
  • Selecteer de optie Doorverwijzen naar een andere pagina . Als je advertentienetwerkpixels hebt geïnstalleerd, ondersteunt deze omleiding het volgen van boekingen voor vergaderingen met externe netwerken zoals Google en Facebook.
  • Om een HubSpot-pagina te selecteren, klik je op hetvervolgkeuzemenu en selecteer je een pagina.
  • Om door te verwijzen naar een externe pagina, klik je op Externe link toevoegen. Voer in het dialoogvenster de URL in en klik vervolgens op Toevoegen.
• Als u klaar bent met het bewerken van uw planningsopties, klikt u op Volgende.

Automatisering

Op de pagina Automatisering kunt u de automatische reserveringsbevestiging uitschakelen of extra herinneringsmails toevoegen die vóór de vergadering worden verzonden.

Let op: u kunt de inhoud van de bevestigings- of herinneringsmails niet bewerken.

• Standaard wordt er een bevestigingsmail verzonden wanneer iemand een vergadering boekt via deze planningspagina. Om dit uit te schakelen, klikt u op om de schakelaar Bevestigingse-mail uit te schakelen.
• Om herinneringsmails te sturen vóór een vergadering, klikt u op om de schakelaarHerinnering vóór vergadering aan te zetten.
  
  • Om te selecteren hoeveel weken, dagen, uren of minuten vóór de vergadering een e-mail moet worden verzonden, voert u een getal in het tekstveld in, klikt u vervolgens op het dropdown-menu Geplande herinneringsmails en selecteert u een tijdspanne.
  • U kunt maximaal drie herinneringsmails toevoegen. Om extra herinneringse-mails toe te voegen, klikt u op Herinnering toevoegen. Om een herinnering te verwijderen, klikt u op hetpictogram Verwijderen .

Let op: herinneringse-mails worden verzonden als transactie-e-mails, zelfs als u de invoegtoepassing voor transactie-e-mails niet gebruikt. Deze tellen niet mee voor uw verzendlimiet.

• • Om de beschrijving van de uitnodiging op te nemen in de herinneringse-mail, selecteer je het vakje De beschrijving van de uitnodiging opnemen in de herinnering .
  • Om de e-mail die uw contacten zullen ontvangen vooraf te bekijken, klikt u op Voorbeeld herinneringsmail. De taal van de e-mail komt overeen met de taal die is geselecteerd in het keuzemenu Taal van de boekingspagina.
• Klik op Klaar.

U kunt nu een vergaderingslink delen met uw contacten, zodat zij de planningspagina kunnen openen en tijd met u kunnen reserveren. In dekolom Type verschijnt naast de naam van de vergadering het label Eén-op-één, Groep of Round Robin en onder het label staat de naam van de organisator.

Let op: voor round robin vergaderingen wordt de herinneringsmail verstuurd vanuit de HubSpot gebruiker die is geboekt voor de vergadering met de contactpersoon, niet de HubSpot gebruiker die de planningspagina heeft aangemaakt.

Gebruikers met een betaalde Sales Hub of Service Hub seat kunnen ook het bedrijfslogo, de bedrijfsinformatie en de standaardkleuren die worden weergegeven op uw planningspagina aanpassen in uw accountinstellingen. Wijzigingen die u hier aanbrengt zijn ook van toepassing op uw documenten en offertes. Leer hoe u uw bedrijfsbranding voor de verkooptools van HubSpot kunt bewerken.

Leer hoe je planningspagina's beheert.