使用會議工具建立排程頁面

摘要

建立一對一預約頁面，讓聯絡人能與您預約會議。如果您擁有已指派的銷售或 服務席位，您也可以建立團隊預約頁面，讓聯絡人能與多位使用者預約時間。

設定預約頁面的詳細資訊，例如歡迎頁面、預約時段、預約表單以及提交後的確認動作。接著，設定相關的自動化流程，例如預約確認電子郵件或額外的提醒電子郵件。 

您的聯絡人隨後可透過會議連結存取這些預約頁面。若您已串接 Gmail 或 Office 365 行事 曆，已排定的會議將與您的串接行事曆同步，確保您的預約資訊始終保持最新。

開始之前

• 您可建立的預約頁面類型與數量取決於您的訂閱方案。請參閱HubSpot 的產品與服務目錄，進一步了解您的訂閱限制。
  • 已分配Core席位的用戶以及 HubSpot 免費工具的使用者，可建立一個包含預設 HubSpot 品牌標識的一對一預約頁面。
  • 已分配銷售或服務席位的用戶可建立多個預約頁面，並可建立團隊預約頁面。
  • 被指派「唯讀」席位的用戶無法建立預約頁面。

• 若「會議排程器」未出現在「銷售」下的導覽選單中，請確認您的使用者具備「銷售存取權限」。
• 若您擁有「會議排程頁面」權限，即可為其他使用者建立及編輯排程頁面。具備此權限時，您亦可刪除其他使用者的自訂排程頁面（預設排程頁面僅能透過移除相關聯的使用者來刪除）。

步驟 1：建立排程頁面並選擇會議類型

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「銷售」>「會議排程器」。
2. 在右上角，點擊「建立排程頁面」。
3. 在對話方塊中，選擇會議選項：
   • 一對一：該聯絡人將僅與您或您正在為其建立排程頁面的使用者預約時間。
   • 群組(Sales Hub 或 Service Hub 僅限Starter、Professional 或Enterprise 版本）：此團隊排程頁面會顯示所有選定團隊成員皆可安排會議的時段。請使用此選項協助聯絡人一次預約與您團隊中多位成員的會議。
   • 輪流安排 ( Sales Hub 或 服務中心 僅限Starter、Professional 或Enterprise 版本）：此 團隊排程頁面會顯示所有選取團隊成員的個人空檔。使用此選項可協助聯絡人預約與空檔最符合其行程的團隊成員進行會議。
4. 請依照以下步驟繼續設定您的排程頁面。

步驟 2：自訂會議詳細資訊

在「概覽」頁面上，輸入排程頁面的基本資訊。

1. 內部名稱：當用於存取排程頁面的會議連結被加入電子郵件時，所顯示的名稱。
2. 品牌：若您已安裝品牌附加元件，請從「品牌」下拉式 選單中選取要與此會議關聯的品牌。
3. 主辦人：會議擁有者，或聯絡人正在與其安排會議的使用者。您必須具備「會議預約頁面」權限，才能為帳戶中的其他使用者建立預約頁面，且該使用者必須已啟用會議工具。若要為其他使用者建立預約頁面，請從「主辦人」下拉式選單中選取其姓名。
4. 活動標題：您與聯絡人共享的行事曆活動名稱。例如，「產品演示」將顯示為活動名稱。您可點擊「個人化」在主旨中插入個人化代碼。
5. 地點：請提供您將如何與會議參與者連線以及連線地點的相關資訊。這可以是電話會議連結、實體地點等。此地點將顯示在聯絡人的日曆邀請中，以及您預設個人日曆上建立的活動中。
6. 新增視訊會議連結：若您使用 HubSpot 與Microsoft Teams、Zoom、UberConference 或Google Meet 的整合功能，即可新增視訊會議連結。若尚未設定視訊會議整合，則不會看到此選項。若您使用其他視訊會議軟體，且您是開發人員或團隊中有開發人員，請瞭解如何使用視訊會議擴充功能 API。
7. 取消與重新安排：開啟此開關，即可在活動說明中加入取消與重新安排的連結，如此一來，當會議排定後，聯絡人便能視需要取消或修改日期與時間。
8. 描述：會議預訂時，邀請函中顯示的會議說明。此說明將出現在聯絡人收到的日曆邀請中，以及您預設個人日曆上建立的活動中。您可以點擊「個人化」在主旨中插入個人化代碼。您可使用工具列來格式化描述內容。
9. 會議類型：選擇會議為現場或線上形式。會議類型可於報表中使用。
   
   
   
10. 點擊「下一步」。

步驟 3：為群組或輪流會議選取團隊成員

若要建立群組或輪流會議，請使用「團隊成員

頁面來選擇您希望納入會議的團隊成員。

1. 在右上角，點擊「編輯成員」。
2. 在右側面板中，選擇以下其中一個選項：
   • 使用者：點擊「使用者 」下拉式選單 並選取要新增的使用者，然後點擊「確認」。若使用者的行事曆已斷開連線，其姓名下方會顯示警示訊息，且「檢查空檔 」開關 將被關閉。
   
   • 使用輪替：點擊「輪替」下拉選單以選擇會議輪替方式。接著，點擊「確認」。當使用「輪流」輪替方式時，預約會議時僅會顯示下一位應被預約之用戶的空檔。
      
     

3. 點擊「下一步」。

步驟 4：自訂排程頁面的詳細資訊

在「排程」頁面中，自訂您的會議空檔與預約表單。

1. 在頁面上方，編輯預約頁面的網址。
   • 此連結將供聯絡人用於在您的行事曆上預約會議，且一旦建立後便無法編輯。
   • 預約頁面網址僅可使用英數字、連字號或底線。其他特殊字元不被支援。
   • 若您已獲分配Sales Hub 或Service Hub 席位， 可在日曆設定中調整 URL 的一部分。這些調整僅適用於新的預約頁面；現有預約頁面的 URL將不會更新。
2. 若您已設定HubSpot 付款或 Stripe 作為付款處理選項，可透過開啟「收取付款」開關，將付款連結新增至預約頁面。
   • 在「付款」分頁中 ，點擊「付款連結」下拉式選單並選擇付款連結。
   • 當聯絡人透過此預約頁面預約會議時，該付款連結的結帳頁面將會顯示。

請注意：會議重定向頁面將具有優先權。若您已設定會議中使用的付款連結會進行重定向，且希望在會議預約並付款完成後重定向至該頁面，請務必在會議頁面重定向設定中選取此頁面。

如何自訂預約頁面的歡迎畫面

若您正在建立輪流會議，請在「歡迎」分頁中，選擇是否顯示聯絡人擁有者的預約頁面。若您不希望優先顯示聯絡人擁有者的預約頁面，請跳至「排程」分頁。

1. 若要在已知聯絡人預約會議時顯示聯絡人擁有者的預約頁面，請點擊切換「優先顯示聯絡人擁有者」開關以啟用此功能。進一步了解此設定如何影響會議可用性。啟用「優先顯示聯絡人擁有 者」設定後，將顯示一個歡迎畫面，聯絡人可在進入預約頁面之前在此輸入電子郵件地址：
2. 在「頁面標題」欄位中 ，輸入將顯示於歡迎畫面的文字。
3. 在「說明」欄位中 ，輸入文字說明為何需要訪客的電子郵件地址。
4. 若要自訂歡迎畫面上的圖片，請在「圖片」區段中 選擇圖片選項。
   • 預設圖片： 將顯示 HubSpot 提供的預設會議圖示 。
   • 公司頭像： 與建立預約頁面之使用者電子郵件網域相關聯的公司頭像 。此資訊透過HubSpot Insights 自動填入。
   • 自訂圖片： 從檔案管理員中選取並上傳 自訂的正方形圖片。圖片必須為正方形才能正確顯示。將游標懸停在頭像上並點擊編輯 鉛筆圖示，然後選擇「變更照片」。在右側面板中選取圖片。

如何自訂預約頁面的空檔

在「排程」分頁中，您可以自訂預約頁面的空檔：

• 預約標題：輸入 將顯示於預約頁面日曆上方的名稱。
• 時長：訪客可預約您的時段長度。點擊「時長選項」下拉選單並選擇所需時長。點擊 「+ 新增自訂時長」以新增更多選項。
• 時區：點擊「您的時區 」下拉式 選單並選擇您的時區。此為您的可用時段所依據的時區。

• 可用時段範圍： 使用下拉式選單設定每週的可用日期及時段長度。點擊「+ 新增時段」以 增加更多時段。
• 考慮工作時間：若希望使用者僅能在其工作時間內預約，請開啟「考慮工作時間」開關。若使用者未設定工作時間，系統將不會安排其於上述設定的可用時段之外進行預約。瞭解如何設定工作時間。 

請注意：您的排程頁面上的可用時間將顯示在聯絡人的時區設定中。例如，若聯絡人的電腦設定為太平洋時間，時間將以太平洋時間顯示。聯絡人的行事曆設定 將決定預約會議後發送給聯絡人的行事曆活動的日期與時間。

• 圖片：此圖片將顯示於您的預約頁面頂端。請選擇圖片選項：
  • 主辦者頭像： 將顯示會議主辦者在個人檔案與偏好設定中設定的頭像 。此選項僅在建立一對一預約頁面時可用。
  • 公司頭像： 將顯示與建立排程頁面之使用者電子郵件網域相關聯的公司頭像 。此資訊由HubSpot Insights 自動填入。
  • 自訂圖片： 從檔案管理員中選取並上傳 自訂圖片。將滑鼠懸停在頭像上並點擊編輯 鉛筆圖示，然後選擇「變更照片」。在右側面板中選取圖片。
• 可預約會議的時間範圍：輸入從現在起，他人可預約您行事曆上的天數或週數。
  • 若您正在為活動或會議建立預約頁面，可指定自訂的預約日期範圍。
  • 請選取「滾動時間段」或「自訂日期範圍」（僅限已分配Sales Hub 或 Service Hub席位的用戶）單選鈕。
  • 接著，選擇工作天數、日曆天數或週數，或使用日期選擇器欄位設定時間範圍。自訂日期範圍最長不得超過 10 週。
• 最低預訂時限： 點擊下拉式選單，選擇他人預訂您會議時間所需的最短提前時間。
• 緩衝時間： 點擊下拉式選單，選擇各場會議之間的緩衝時間長度。此緩衝時間可避免會議預約過於緊湊。例如，若您有一場會議時間為下午 1:00 至 1:30，且緩衝時間為 30 分鐘，則下一場可預約的會議時間將為下午 2:00。
• 開始時間間隔： 點擊下拉式選單，設定 會議開始時間的間隔頻率。 例如，若您在上午 10:00 至 12:00 之間可安排 60 分鐘的會議，且開始時間間隔為 15 分鐘，則潛在客戶可預約您於上午 10:00、10:15、10:30 開始的 60 分鐘會議，依此類推。
• 預約頁面語言：點擊下拉式選單，選擇預約頁面應顯示的語言。若無法偵測訪客的瀏覽器設定，您的預約頁面將以英文顯示。
• 日期與時間格式： 點擊下拉式選單以選擇日期與時間格式。下拉式選單中的選項將取決於您在「預約頁面語言」中選擇的選項（例如，若您在「預約頁面語言」中選擇法語，則可在「日期與時間格式」中選擇加拿大或法國）。

如何自訂預約頁面的預訂表單

在「表單」分頁中，您可以自訂聯絡人在預約會議時所使用的表單：

• 預設情況下，聯絡人預約時必須輸入名字、姓氏 和電子郵件。若透過會議連結提交表單，無論現有聯絡人是否擁有相符的使用者代碼，只要電子郵件地址獨一無二，系統都會建立新的聯絡人。在此情況下，現有聯絡人的電子郵件地址不會被新電子郵件地址覆寫。
• 若要將現有聯絡人屬性新增為表單欄位：
  • 點擊「+ 聯絡人屬性」以將不同欄位類型新增至表單。若需為此欄位建立新屬性，請參閱如何建立自訂屬性。
  • 從下拉式選單中選取聯絡人屬性，然後點擊「儲存」。
  • 若要將該欄位設為非必填，請取消勾選欄位右側的「必填」核取方塊。
  • 您無法在會議表單中新增「檔案」欄位。
• 若要新增簡單的文字欄位問題：
  • 點擊「+ 自訂問題」。
  • 輸入問題內容，然後點擊「儲存」。
  • 若要將該欄位設為非必填，請取消勾選欄位右側的「必填」核取方塊。
• 若要在預約頁面新增 CAPTCHA 驗證以防止垃圾訊息提交，請點擊切換開「CAPTCHA（防垃圾訊息）」開關。
• 若要封鎖使用免費電子郵件網域的訪客，請點擊以開啟「封鎖免費電子郵件網域」開關。若要封鎖特定電子郵件網域無法在您的行事曆上預約時間，請點擊「+ 封鎖特定網域」。接著，輸入電子郵件網域，點擊「新增」，然後點擊「儲存」。
• 若要允許客戶邀請其他來賓參加會議，請點擊切換「允許來賓」開關至開啟狀態。啟用此設定將自動關閉「當所有欄位預先填入時自動提交表單」設定。

請注意： 只要符合特定條件，您 即可允許潛在客戶在與您預約會議時提供來賓的電子郵件地址。如我們的《隱私權政策》所述，潛在客戶必須確認已獲得其他來賓的同意，方可將其詳細資料分享給 HubSpot。來賓亦須同意 HubSpot 為建立會議邀請及審核會議與會者之目的，而持有及處理其資訊與資料。 提供給我們的來賓資料將依照我們的

隱私權政策

進行處理。

• 若您已在帳戶中啟用資料隱私設定，今後建立的任何排程頁面將預設為「資料隱私」開啟狀態。排程頁面將顯示您在「隱私與同意」帳戶設定中設定的預設同意聲明。若要自訂此排程頁面的資料隱私與同意選項：
  • 點擊「自訂」。您可在預約頁面中，取得聯絡人對特定訂閱類型的通訊同意，或取得基於正當利益的同意。
  • 點擊「資料隱私與同意」下拉式選單，並選擇「同意」或「合法利益」。
    • 同意：編輯通訊同意文字，然後新增更多訂閱類型/核取方塊，讓訪客能在單一預約頁面同意接收多種訂閱類型的通訊。點擊「+ 新增另一個核取方塊」，接著選取同意類型，並編輯核取方塊旁將顯示的文字。
    • 合法利益：從下拉式選單中選擇法律依據。若要新增更多訂閱類型以便隱含地收集多種訂閱類型，請點擊「訂閱類型」下拉式選單並選擇訂閱類型。您為會議選定的預設訂閱類型為「一對一通訊」，此為您 HubSpot 帳戶中的內部訂閱類型。
  • 若您選擇了「同意」，請編輯預約頁面的隱私權與同意聲明文字。對個別預約頁面「隱私權與同意」選項所做的任何變更，都將覆寫您帳戶設定中設定的預設文字。
  • 若要查看同意選項的顯示效果，請點選「預覽」標籤。
  • 點擊「儲存」。

若要存取其他表單設定，請點擊展開「其他設定

區段：

• 若希望當聯絡人再次造訪您的網站時，預約頁面的表單欄位能預先填入已知資訊，請點擊切換「以已知值預先填入欄位」開關至開啟狀態。
• 若要在表單欄位預先填入已知資料時自動提交表單，請點擊以開啟「當所有欄位均已預先填入時自動提交表單」開關。

如何自訂預約頁面的確認動作

若要在聯絡人預約會議後將其導向特定網站頁面、登陸頁面或外部頁面：

1. 點擊「確認」標籤頁。
2. 選擇「重定向至其他頁面」選項。若您已安裝廣告網路像素，此重定向功能可支援透過 Google 和 Facebook 等外部網路追蹤會議預約。
3. 若要選擇 HubSpot 頁面，請點擊下拉式選單並選擇一個頁面。

4. 若要重定向至外部頁面，請點擊「新增外部連結」。在對話方塊中輸入網址，然後點擊「新增」。
5. 點擊「下一步」。

步驟 5：設定會議自動化

在「自動化」頁面中 ，您可以控制自動發送的預約確認電子郵件，或新增更多在會議前發送的提醒電子郵件。

1. 預設情況下，當有人透過此排程頁面預約會議時，系統會發送確認電子郵件。若要關閉此功能，請將「確認電子郵件」開關設為關閉。
2. 若要在會議前發送提醒電子郵件，請點擊切換「會議前提醒」開關以啟用此功能。僅當您的行事曆已連結時，系統才會發送提醒電子郵件。若 您的帳戶已啟用「預設開啟會議提醒」 開關已啟用，新的排程頁面將繼承此預設提醒設定。
   • 若要設定應在會議前多少週、天、小時或分鐘發送電子郵件，請在文字欄位中輸入數字，然後點擊下拉式選單並選擇時間單位。
   
   • 您最多可設定三封提醒電子郵件。若要新增更多提醒郵件，請點擊「+ 新增提醒」。若要刪除提醒，請點擊刪除圖示。
   • 若要預覽聯絡人將收到的電子郵件，請點擊「預覽提醒電子郵件」。電子郵件的語言將與「預約頁面語言」下拉式選單中所選的語言一致。
   • 若要自訂提醒電子郵件的主旨和內文，並加入公司、聯絡人、主持人及會議詳情的自訂文字與個人化代碼，請點擊「自訂您的提醒電子郵件」。
     • 在「主旨」欄位中更新主旨。若要在主旨中加入其他資訊，請點擊底部工具列中的「個人化」下拉選單，並選擇「屬性代碼」下拉選單，接著選取一項屬性。
     • 若要在提醒電子郵件正文中加入其他資訊（例如邀請的「說明」或「地點」），請點擊底部工具列中的「個人化」下拉式選單，並選擇「屬性代碼」下拉式選單，接著選取一項屬性。
3. 點擊「建立排程頁面」。

第 6 步：分享您的會議

建立排程頁面後，系統將顯示對話方塊，提供多種分享會議的方式：

1. 點擊「在彈出視窗中顯示」，然後點擊「建立彈出視窗」，即可使用行動呼籲 (CTA) 工具設定包含會議日曆的彈出視窗。CTA 工具會自動使用會議資訊建立彈出視窗草稿。
2. 點擊「取得嵌入程式碼」，即可取得嵌入程式碼，用於網站或部落格等平台。
   • 點擊「複製程式碼」以複製該程式碼。
   • 點擊「寄送給網頁開發人員」，輸入您的網頁開發人員電子郵件地址，然後點擊「傳送訊息」，即可透過電子郵件將程式碼寄送給開發人員。
3. 點擊「複製分享連結」，然後點擊「複製」以複製排程頁面的連結。

下一步

• 已分配Sales Hub或Service Hub席位的用戶，可在帳戶設定中自訂預約頁面顯示的公司標誌、公司資訊及預設顏色。此處所做的變更亦將套用至您的文件和報價單。瞭解如何編輯 HubSpot 銷售工具中的公司品牌設定。
• 瞭解如何編輯預約頁面、分享會議連結，以及調整預約頁面設定。