Tworzenie stron z harmonogramami za pomocą narzędzia do obsługi spotkań

Twórz strony planowania jeden na jeden, aby kontakty mogły rezerwować spotkania z Tobą. Jeśli masz przypisanepłatne miejsce w usłudze Sales Hub lub Service Hub , możesz również utworzyć stronę planowania zespołowego, aby kontakty mogły rezerwować czas z wieloma użytkownikami. Twoje kontakty mogą uzyskać dostęp do tych stron planowania za pomocą łącza do spotkania. Jeśli połączysz swój kalendarz Gmail lub Office 365, zaplanowane spotkania będą synchronizowane z połączonym kalendarzem, dzięki czemu Twoje spotkania będą zawsze aktualne.

Super administratorzy z przypisanymi płatnymi miejscami Sales Hub lub Service Hub mogą również tworzyć i edytować strony harmonogramu dla innych użytkowników, wybierając innego użytkownika jako organizatora spotkania.

Jeśli nie masz płatnego miejsca, możesz dostosować tylko jedną stronę harmonogramu z domyślnym brandingiem HubSpot. Dowiedz się więcej o limitach subskrypcji w katalogu produktów i usług HubSpot.

Tworzenie stron z harmonogramami

• W koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Spotkania.

• W prawym górnym rogu kliknij przycisk Utwórz stronę harmonogramu.

• W oknie dialogowym wybierz opcję spotkania:
  • Jeden na jeden: kontakt będzie zaplanować czas tylko z tobą lub użytkownika, który tworzysz strony planowania dla.
  • Grupa (tylkoSales Hub lub Service Hub Starter, Professional lub Enterprise ): na tej stronie planowania zespołu wyświetlane są przedziały czasowe, w których wszyscy wybrani członkowie zespołu mogą się spotkać. Użyj tej opcji, aby pomóc kontaktowi zarezerwować spotkanie z więcej niż jednym członkiem zespołu jednocześnie.
  • Round robin (tylkoSales Hub lub Service Hub Starter, Professional lub Enterprise ): ta strona planowania zespołu pokazuje indywidualną dostępność wszystkich wybranych członków zespołu. Ta opcja ułatwia kontaktowi zarezerwowanie spotkania z członkiem zespołu, którego dostępność najlepiej pasuje do jego harmonogramu.
• Kliknij Next.
• Kontynuuj konfigurację strony planowania, wykonując poniższe kroki.

Przegląd

Na stronie Przegląd edytuj podstawowe informacje strony harmonogramu.

• Nazwa wewnętrzna: nazwa , która pojawia się, gdy link spotkania używany do uzyskania dostępu do strony harmonogramu jest dodawany do wiadomości e-mail.
• Organizator: właściciel spotkania lub użytkownik, z którym kontakt planuje spotkanie.

Uwaga: musisz być super adminem z przypisanym płatnym miejscem Sales Hub lub Service Hub , aby tworzyć strony planowania dla innych użytkowników na swoim koncie, a użytkownik musi mieć aktywowane narzędzie spotkań. Aby utworzyć stronę planowania dla innego użytkownika, wybierz jego nazwę z menu rozwijanego Organizator .

• Tytuł: nazwa wydarzenia z kalendarza, które udostępniasz swojemu kontaktowi. Na przykład "Demo produktu" pojawi się jako nazwa wydarzenia. Możesz wstawić tokeny personalizacji w temacie, klikając token kontaktu lub token firmy.
• Lokalizacja: dołącz informacje o tym, jak i gdzie połączysz się z uczestnikami spotkania. Może to być łącze do połączenia, fizyczna lokalizacja itp. Ta lokalizacja pojawi się w zaproszeniu do kalendarza kontaktu, a wydarzenie utworzone w Twoim domyślnym kalendarzu osobistym.
• Dodaj link do wideokonferencji: jeśli korzystasz z integracji HubSpot z Zoom, UberConference lub Google Meet, możesz dodać link do wideokonferencji. Jeśli nie skonfigurowałeś integracji z wideokonferencją, nie zobaczysz tej opcji. Jeśli używasz innego oprogramowania do wideokonferencji i jesteś programistą lub w Twoim zespole jest programista,dowiedz się, jak korzystać z interfejsuAPI Video Conference Extension.
• Opis: opis spotkania, który pojawia się w zaproszeniu, gdy spotkanie jest zarezerwowane. Ten opis pojawi się w zaproszeniu do kalendarza, które otrzyma Twój kontakt, oraz w wydarzeniu utworzonym w Twoim domyślnym kalendarzu osobistym.
• Anulowanie i zmiana harmonogramu: umieść w opisie wydarzenia linki do anulowania i zmiany harmonogramu, aby po zaplanowaniu spotkania kontakt mógł w razie potrzeby anulować lub zmienić datę i godzinę.
• Typ spotkania ( tylkoSales Hub Professional lub Enterprise lub Service Hub Professional lub Enterprise ): wybierz typ spotkania z menu rozwijanego.

• Gdy skończysz, kliknij Next.

Członkowie zespołu( tylkoSales Hub lub Service HubStarter, Professional lub Enterprise )

Wybierz członków zespołu, których chcesz włączyć do spotkania grupowego lub round robin.

• W prawym górnym rogu kliknij przycisk Dodaj członka zespołu.
• W prawym panelu kliknij menu rozwijane Team members i wybierz innego członka zespołu, a następnie kliknij Confirm. Jeśli kalendarz użytkownika jest odłączony, pod jego nazwą pojawi się alert, a przełącznik Sprawdź dostępność zostanie wyłączony.

Uwaga: członek zespołu musi mieć aktywowane narzędzie spotkań, co można zrobić, przechodząc do narzędzia spotkań i klikając przycisk Rozpocznij i mieć przypisane płatne miejsce Sales Hub lub Service Hub , aby zostać dodanym do spotkania grupowego lub round robin. Jeśli kalendarz użytkownika nie jest połączony, nadal można go dodać do połączenia, ale może to wpłynąć na dostępne czasy, które pojawiają się na stronie planowania. Dowiedz się więcej o tym, jak działa dostępność spotkań typu round robin i spotkań grupowych.

• Kliknij Next.

Uwaga: po utworzeniu strony planowania, użytkownik, który utworzył spotkanie grupowe nie może zostać usunięty jako członek zespołu. Jednak użytkownik, który utworzył spotkanie typu round robin może usunąć się jako członek zespołu.

Doświadczenie w tworzeniu harmonogramów

Na stronie Scheduling doświadczenie , dostosować swoją dostępność spotkania i formularz rezerwacji.

• Na górze edytuj adresURL strony planowania . Jest to link, którego kontakty będą używać do rezerwowania spotkań w Twoim kalendarzu i nie można go edytować po utworzeniu linku.

Uwaga: możesz używać tylko znaków alfanumerycznych, myślników lub podkreślników w adresie URL strony planowania. Inne znaki specjalne nie są obsługiwane i nie mogą być wprowadzone do pola tekstowego.

• Jeśli jesteś użytkownikiem Starter, Professional lub Enterprise z ustawionym narzędziem płatności, abydodać link płatności do strony planowania, kliknij, aby włączyć przełącznik Pobierz płatności .
• Na karcie Płatności kliknij menu rozwijane Link płatności i wybierz link płatności. Strona kasowa dla tego linku płatności pojawi się, gdy kontakt zarezerwuje spotkanie na tej stronie planowania.

Uwaga: obecnie można zbierać płatności tylko ze stron z harmonogramami jeden do jednego.

• Jeśli tworzysz spotkanie typu round robin, na karcie Witamy możesz wybrać wyświetlanie strony planowania właściciela kontaktu. Jeśli nie chcesz nadawać priorytetu stronie planowania właściciela kontaktu, przejdź do karty Terminarz .
  • Aby wyświetlić stronę planowania właściciela kontaktu, gdy znany kontakt rezerwuje spotkanie, kliknij, aby włączyć przełącznik Priorytetyzuj właściciela kontaktu. Dowiedz się więcej o tym, jak to ustawienie wpływa na dostępność spotkań.
  • Po włączeniu ustawienia Priorytetyzuj właściciela kontaktu pojawi się ekran powitalny, na którym kontakt będzie mógł wprowadzić swój adres e-mail przed wejściem na stronę planowania:
    • W polu Tytuł strony wprowadź tekst, który pojawi się na ekranie powitalnym.
    • W polu Opis wprowadź tekst wyjaśniający, dlaczego prosisz o adres e-mail odwiedzającego.
    • Aby dostosować obraz, który pojawia się na ekranie powitalnym, w sekcji Image wybierz opcję obrazu.
      • Obraz domyślny: pojawi siędomyślna ikona spotkań dostarczona przez HubSpot.
      • Awatar firmy: awatar firmy powiązany z domeną e-mail użytkownika, który utworzył stronę harmonogramu. Jest to populated za pomocą HubSpot Insights.
      • Obraz niestandardowy: prześlij niestandardowy kwadratowy obraz wybrany z menedżera plików. Najedź na awatar i kliknij ikonę ołówka edycyjnego, a następnie wybierz Zmień zdjęcie. W prawym panelu wybierz obraz.

• Na karcie Harmonogram można dostosować następujące elementy:
  
  • Tytuł: wprowadź nazwę, która pojawi się nad kalendarzem na stronie harmonogramu.
  • Czas trwania: długość czasu, na jaki goście mogą cię zarezerwować. Kliknij + Dodaj czas trwania, aby dodać więcej opcji.
  • Strefa czasowa: kliknij menu rozwijane Strefa czasowa i wybierz swoją strefę czasową. Jest to strefa czasowa, na której opiera się Twoja dostępność.
  • Dostępne godziny: użyj menu rozwijanego, aby ustawić dni tygodnia i czas trwania dostępnych szczelin czasowych. Kliknij + Dodaj godziny , aby dodać dodatkowe przedziały czasowe.

Uwaga: dostępne czasy na stronie planowania będą wyświetlane w ustawieniach strefy czasowej kontaktu. Na przykład jeśli komputer kontaktu jest ustawiony na czas pacyficzny, godziny będą wyświetlane w czasie pacyficznym.Ustawienia kalendarza kontaktu określają datę i godzinę zdarzenia kalendarzowego wysyłanego do kontaktu po zarezerwowaniu spotkania.

• Aby zobaczyć dodatkowe opcje dostosowywania, kliknij, aby rozwinąć sekcję Dodatkowe ustawienia . Tutaj możesz dostosować następujące elementy:
  • Obraz: ten obraz pojawi się na górze Twojej strony z harmonogramem. Wybierz opcję obrazu:
    • Awatar organizatora: pojawi sięawatar organizatora spotkania, ustawiony w jego profilu użytkownika i preferencjach. Ta opcja jest dostępna tylko podczas tworzenia strony planowania jeden-na-jeden.

• • • Awatar firmy: pojawi sięawatar firmy powiązany z domeną e-mail użytkownika, który utworzył stronę harmonogramu. To jest populated za pomocą HubSpot Insights.
    • Niestandardowy obraz: prześlij niestandardowy obraz wybrany z menedżera plików. Najedź na awatar i kliknij ikonę ołówka edycyjnego, a następnie wybierz Zmień zdjęcie. W prawym panelu wybierz obraz.
  • Kiedy spotkanie może być zaplanowane: wprowadź liczbę tygodni od teraz, że ludzie mogą zarezerwować czas w kalendarzu. Jeśli tworzysz stronę harmonogramu dla wydarzenia lub konferencji, możesz określić niestandardowy zakres dat dla rezerwacji. Wybierz przycisk radiowy Over a period of rolling weeks lub Custom date range (users with assigned Sales Hub paid seats only), a następnie wybierz liczbę tygodni lub skorzystaj z pól selektora daty, aby ustawić swój zakres czasowy. Niestandardowy zakres dat nie może być dłuższy niż 10 tygodni.
  • Minimalny czas powiadomienia: kliknij menu rozwijane, aby wybrać minimalną ilość czasu przed spotkaniem, aby ktoś mógł zarezerwować u Ciebie czas.
  • Czas buforowy: kliknij menu rozwijane, aby wybrać ilość czasu buforowego pomiędzy każdym ze spotkań. Czas buforowy zapobiega rezerwowaniu spotkań zbyt blisko siebie. Na przykład, jeśli masz spotkanie od 1:00 - 1:30pm i masz czas buforowy 30 minut, następny dostępny czas spotkania będzie 14:00pm.
  • Przyrost czasu rozpoczęcia: ustaw częstotliwość czasu rozpoczęcia spotkania. Na przykład, jeśli jesteś dostępny między 10:00 a 12:00 na 60 minutowe spotkanie, a Twój przyrost czasu rozpoczęcia wynosi 15 minut, potencjalny klient może zarezerwować 60 minut z Tobą o 10:00, 10:15, 10:30 itd.
  • Język strony rezerwacji: wybierz język, w którym powinna pojawić się strona planowania. Jeśli ustawienia przeglądarki odwiedzającego nie mogą być wykryte, strona planowania pojawi się w języku angielskim.
  • Format daty i godziny: data i godzina zostaną sformatowane w tym samym języku, który został wybrany dla języka strony rezerwacji.

• Kliknij kartę Formularz , aby dostosować formularz, który zobaczą kontakty podczas rezerwacji spotkania z Tobą.
• Domyślnie podczas rezerwacji kontakty będą musiały podać swojeimię, nazwisko i adres e-mail. Jeśli jesteś płatnym użytkownikiemSales Hub lub Service Hub , możesz dodać dodatkowe pytania. Pamiętaj, że wszelkie dodatkowepola formularza, które zostaną dodane, zostaną uwzględnione w zaproszeniu do wydarzenia w kalendarzu i opisie wydarzenia.
• Jeśli formularz jest przesyłany za pośrednictwem linku spotkań, unikalny adres e-mail zawszeutworzy nowy kontakt, niezależnie od tego, czy istniejący kontakt ma pasujący token użytkownika. W takim przypadku adres e-mail istniejącego kontaktunie zostanie nadpisany przez nowy adres e-mail.

• • Aby dodać proste pytanie w polu tekstowym, kliknij opcję Pytanie niestandardowe. Wprowadź pytanie, a następnie kliknij przycisk Zapisz. Aby uczynić pole opcjonalnym, usuń zaznaczenie pola Wymagane po prawej stronie pola.
  • Aby dodać istniejącą właściwość kontaktu jako pole, kliknij właściwość kontaktu. Dzięki temu możesz dodawać różne typy pól do swojego formularza. Jeśli musisz utworzyć nową właściwość dla tego pola, dowiedz się, jak tworzyć właściwości niestandardowe. Wybierz właściwość kontaktu z menu rozwijanego, a następnie kliknij przycisk Zapisz. Aby pole było opcjonalne, wyczyść pole wyboru Wymagane po prawej stronie pola.

Uwaga: nie można dodać pola do przesyłania plików do formularza spotkań.

• Aby dodać wyzwanie CAPTCHA do strony planowania, aby zapobiec przesyłaniu spamu, kliknij, aby włączyć przełącznik CAPTCHA (zapobieganie spamowi) .
• Jeśli masz GDPR włączone w swoim koncie, wszystkie strony planowania utworzone w przyszłości będzie domyślnie GDPR włączone. Na stronie planowania pojawi się domyślnytekst Privacy & Consent , który został skonfigurowany w ustawieniach konta. Aby dostosować swoje Privacy & Consent (GDPR) opcje dla tej strony planowania, kliknij przycisk Customize:
  
  • Możesz przechwycić zgodę kontaktu na komunikację do określonego typu subskrypcji lub przechwycić uzasadnione zainteresowanie na swojej stronie planowania. Wpanelu Customize marketing consent wybierz Consent lub Legitimate interest z menu rozwijanego.
    • Zgoda: edytujtekst zgody na komunikację , a następnie dodaj dodatkowe typy subskrypcji / pola wyboru, aby umożliwić odwiedzającym wyrażenie zgody na komunikację z wielu typów subskrypcji na jednej stronie harmonogramu. Kliknij + Dodaj kolejne pole wyboru, a następnie wybierz typ zgody i edytuj tekst, który pojawi się obok pola wyboru.
    • Prawnie uzasadniony interes: wybierz podstawę prawną z menu rozwijanego. Aby dodać więcej typów subskrypcji, aby można było przechwytywać wiele typów subskrypcji w sposób dorozumiany, kliknij + Dodaj kolejną subskrypcję, a następnie kliknijmenu rozwijane Typ subskrypcji i wybierz typ subskrypcji. Domyślną subskrypcją wybieraną w spotkaniach jest komunikacja "jeden na jeden". Jest to wewnętrzny typ subskrypcji na Twoim koncie HubSpot.
  • Edytuj tekst prywatności i zgody na stronie harmonogramu. Wszelkie zmiany wprowadzone w indywidualnej stronie harmonogramu Prywatność izgoda opcje zastąpią domyślny tekst ustawiony w ustawieniach konta.
  • Aby zobaczyć, jak będą wyglądały opcje zgody, kliknijzakładkę Preview .
• Aby uzyskać dostęp do dodatkowych ustawień formularza, kliknij, aby rozwinąć sekcję Dodatkowe ustawienia:

• • Jeśli nie chcesz, aby pola formularza na stronie rezerwacji były wstępnie wypełniane znanymi informacjami , gdy kontakt powróci na Twoją stronę, kliknij, aby wyłączyć przełącznik Pre-populate fields with known values . Wyłączenie tego ustawienia spowoduje automatyczne wyłączenie ustawienia Auto-submit form when all fields are pre-populated .
  • Aby automatycznie przesłać formularz, gdypola formularza zostaną wstępnie wypełnione znanymi danymi, kliknij, aby włączyć przełącznik Auto-submit form when all fields are pre-populated .
• Użytkownicy z przypisanym płatnym miejscem Sales Hub lub Service Hub mogąprzekierować kontakty do określonej strony internetowej, strony docelowej lub strony zewnętrznej po zarezerwowaniu spotkania. Aby dostosować doświadczenia kontaktu po dokonaniu rezerwacji, kliknijprzycisk Potwierdzenie
  • Wybierz opcję Przekieruj na inną stronę . Jeśli zainstalowano piksele sieci reklamowej, to przekierowanie obsługuje śledzenie rezerwacji spotkań za pomocą sieci zewnętrznych, takich jak Google i Facebook.
  • Aby wybrać stronę HubSpot, kliknijmenu rozwijane i wybierzstronę .
  • Aby przekierować na stronę zewnętrzną, kliknij Dodaj łącze zewnętrzne. W oknie dialogowym wprowadź adresURL , a następnie kliknij przycisk Dodaj.
• Po zakończeniu edycji opcji harmonogramu kliknij przycisk Next.

Automatyka

Na stronie Automatyzacja możesz wyłączyć automatyczny e-mail z potwierdzeniem rezerwacji lub dodać dodatkowe e-maile z przypomnieniem, które mają być wysyłane przed spotkaniem.

Uwaga: nie można edytować treści e-maili z potwierdzeniem lub przypomnieniem.

• Domyślnie, e-mail z potwierdzeniem zostanie wysłany, gdy ktoś zarezerwuje spotkanie za pomocą tej strony planowania. Aby to wyłączyć, kliknij, aby wyłączyć przełącznik Potwierdzenie e-mail .
• Aby wysłać wiadomości e-mail z przypomnieniem przed spotkaniem, kliknij, aby włączyć przełącznik Przypomnienie przed spotkaniem .
  
  • Aby wybrać, na ile tygodni, dni, godzin lub minut przed spotkaniem ma zostać wysłana wiadomość e-mail, wprowadź liczbę w polu tekstowym, a następnie kliknij menu rozwijane Zaplanowana wiadomość e-mail z przypomnieniem i wybierz miarę czasu.
  • Można dodać maksymalnie trzy wiadomości e-mail z przypomnieniem. Aby dodać dodatkowe e-maile z przypomnieniem, kliknij przycisk Dodaj przypomnienie. Aby usunąć przypomnienie, kliknijikonę usuwania .

Uwaga: e-maile z przypomnieniami są wysyłane jako e-maile transakcyjne, nawet jeśli nie używasz dodatku do e-maili transakcyjnych. Nie wliczają się one do limitu wysyłania wiadomości e-mail.

• • Aby dołączyć opis zaproszenia do wiadomości e-mail z przypomnieniem, zaznacz pole wyboru Dołącz opis zaproszenia do przypomnienia.
  • Aby wyświetlić podgląd wiadomości e-mail, którą otrzymają Twoje kontakty, kliknij przycisk Preview reminder email. Język wiadomości e-mail będzie zgodny z językiem wybranym w menu rozwijanym Język strony rezerwacji.
• Kliknij przycisk Done.

Możesz teraz udostępnić łącze do spotkania swoim kontaktom, aby mogły przejść do strony planowania i zarezerwować sobie czas. WkolumnieTyp obok nazwy spotkania pojawi się etykieta One-on-One, Group lub Round Robin ,a pod etykietą pojawi się nazwisko organizatora.

Uwaga: w przypadku spotkań typu round robin wiadomość e-mail z przypomnieniem zostanie wysłana z użytkownika HubSpot, który został zarezerwowany na spotkanie z kontaktem, a nie z użytkownika HubSpot, który utworzył stronę planowania.

Użytkownicy z przypisanym płatnym miejscem Sales Hub lub Service Hub mogą również dostosować logo firmy, informacje o firmie i domyślne kolory wyświetlane na stronie planowania w ustawieniach konta. Zmiany dokonane tutaj będą miały również zastosowanie do Twoich dokumentów i ofert. Dowiedz się, jak edytować branding firmy dla narzędzi sprzedaży HubSpot.

Dowiedz się, jak zarządzać stronami harmonogramu.