Tworzenie stron planowania za pomocą narzędzia spotkań

Twórz strony planowania jeden na jeden, aby kontakty mogły rezerwować spotkania z Tobą. Jeśli masz przypisanepłatne miejsce w Sales Hub lub Service Hub , możesz również utworzyć stronę planowania zespołu, aby kontakty mogły rezerwować czas z wieloma użytkownikami. Kontakty mogą uzyskać dostęp do tych stron planowania za pomocą linku do spotkania. Po podłączeniu kalendarza Gmail lub Office 365 zaplanowane spotkania zostaną zsynchronizowane z połączonym kalendarzem, dzięki czemu terminy będą zawsze aktualne.

Superadministratorzy z przypisanymi płatnymi stanowiskami Sales Hub lub Service Hub mogą również tworzyć i edytować strony planowania dla innych użytkowników, wybierając innego użytkownika jako organizatora spotkania.

Jeśli nie masz płatnej subskrypcji, możesz dostosować tylko jedną stronę planowania z domyślnym brandingiem HubSpot. Dowiedz się więcej o limitach subskrypcji w katalogu produktów i usług HubSpot.

Tworzenie stron harmonogramu

• Na koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Spotkania.

• W prawym górnym rogu kliknij opcję Utwórz stronę harmonogramu.

• W oknie dialogowym wybierz opcję spotkania:
  • Jeden na jednego : kontakt zaplanuje czas tylko z Tobą lub użytkownikiem, dla którego tworzysz strony planowania.
  • Grupa( tylkoSales Hub lub Service Hub Starter, Professional lub Enterprise ): ta strona planowania zespołu wyświetla przedziały czasowe, w których wszyscy wybrani członkowie zespołu mogą się spotkać. Użyj tej opcji, aby pomóc kontaktowi zarezerwować spotkanie z więcej niż jednym członkiem zespołu jednocześnie.
  • Round robin ( tylkoSales Hub lub Service Hub Starter, Professional lub Enterprise ): ta strona planowania zespołu pokazuje indywidualną dostępność wszystkich wybranych członków zespołu. Użyj tej opcji, aby pomóc kontaktowi zarezerwować spotkanie z członkiem zespołu, którego dostępność najlepiej pasuje do jego harmonogramu.
• Kliknij przycisk Dalej.
• Kontynuuj konfigurację strony planowania, wykonując poniższe czynności.

Przegląd

Na stronie Przegląd edytuj podstawowe informacje strony harmonogramu.

• Nazwa wewnętrzna: nazwa, która pojawia się, gdy link do spotkania używany do uzyskania dostępu do strony planowania jest dodawany do wiadomości e-mail.
• Organizator: właściciel spotkania lub użytkownik, z którym kontakt planuje spotkanie.

Uwaga: musisz być superadministratorem z przypisanym płatnym miejscem Sales Hub lub Service Hub, aby tworzyć strony planowania dla innych użytkowników na swoim koncie, a użytkownik musi aktywować narzędzie spotkań. Aby utworzyć stronę planowania dla innego użytkownika, wybierz jego nazwę z menu rozwijanego Organizator .

• Tytuł: nazwa wydarzenia kalendarza udostępnianego kontaktowi. Na przykład "Product Demo" pojawi się jako nazwa wydarzenia. Możesz wstawić tokeny personalizacji w temacie, klikając token kontaktu lub token firmy.
• Lokalizacja: dołącz informacje o tym, jak i gdzie połączysz się z uczestnikiem spotkania. Może to być link do połączenia, fizyczna lokalizacja itp. Ta lokalizacja pojawi się w zaproszeniu do kalendarza kontaktu i wydarzeniu utworzonym w domyślnym kalendarzu osobistym.
• Dodaj link do wideokonferencji: jeśli korzystasz z integracji HubSpot z Microsoft Teams, Zoom, UberConference lub Google Meet, możesz dodać link do wideokonferencji. Jeśli nie skonfigurowałeś integracji wideokonferencji, nie zobaczysz tej opcji. Jeśli korzystasz z innego oprogramowania do wideokonferencji i jesteś programistą lub w Twoim zespole jest programista, dowiedz się, jak korzystać z interfejsu API rozszerzenia wideokonferencji.
• Opis : opis spotkania, który pojawia się w zaproszeniu, gdy spotkanie jest zarezerwowane. Opis ten pojawi się w zaproszeniu do kalendarza, które otrzyma kontakt, oraz w wydarzeniu utworzonym w domyślnym kalendarzu osobistym.
• Anulowanie i zmiana harmonogramu: umieść linki do anulowania i zmiany harmonogramu w opisie wydarzenia, aby po zaplanowaniu spotkania osoba kontaktowa mogła w razie potrzeby anulować lub zmienić datę i godzinę.
• Typ spotkania ( tylkoSales Hub Professional lub Enterprise lub Service Hub Professional lub Enterprise ): wybierz typ spotkania z rozwijanego menu.

• Po zakończeniu kliknij przycisk Dalej.

Członkowie zespołu( tylkoSales Hub lub Service Hub Starter, Professional lub Enterprise )

Wybierz członków zespołu, których chcesz uwzględnić w spotkaniu grupowym lub spotkaniu typu round robin.

• W prawym górnym rogu kliknij Dodaj członka zespołu.
• W prawym panelu kliknij menu rozwijane Członkowie zespołu i wybierz innego członka zespołu, a następnie kliknij przycisk Potwierdź. Jeśli kalendarz użytkownika jest rozłączony, pod jego nazwą pojawi się alert, a przełącznik Sprawdź dostępność zostanie wyłączony.

Uwaga: członek zespołu musi aktywować narzędzie spotkań, co można zrobić, przechodząc do narzędzia spotkań i klikając przycisk Rozpocznij ,a także mieć przypisane płatne miejsce w Sales Hub lub Service Hub , aby zostać dodanym do spotkania grupowego lub round robin. Jeśli kalendarz użytkownika nie jest połączony, nadal można go dodać do linku, ale może to mieć wpływ na dostępne godziny wyświetlane na stronie planowania. Dowiedz się więcej o dostępności spotkań grupowych i w trybie round robin.

• Kliknij przycisk Dalej.

Uwaga: po utworzeniu strony planowania użytkownik, który utworzył spotkanie grupowe, nie może zostać usunięty jako członek zespołu. Jednak użytkownik, który utworzył spotkanie w trybie round robin, może usunąć siebie jako członka zespołu.

Doświadczenie w tworzeniu harmonogramów

Na stronie Scheduling experience dostosuj dostępność spotkania i formularz rezerwacji.

• Na górze edytujadres URL strony planowania . Jest to link, którego kontakty będą używać do rezerwowania spotkań w kalendarzu i nie można go edytować po utworzeniu linku.

Uwaga: w adresie URL strony harmonogramu można używać wyłącznie znaków alfanumerycznych, myślników lub podkreśleń. Inne znaki specjalne nie są obsługiwane i nie można ich wprowadzać w polu tekstowym.

• Jeśli jesteś użytkownikiem Starter, Professional lub Enterprise z skonfigurowanym narzędziem płatności, aby dodać link do płatności na stronie planowania, kliknij, aby włączyć przełącznik Zbieraj płatności .
• Na karcie Płatność kliknij menu rozwijane Łącze płatności i wybierz łącze płatności. Strona płatności dla tego łącza płatności pojawi się, gdy kontakt zarezerwuje spotkanie na tej stronie planowania.

Uwaga: obecnie można zbierać płatności tylko ze stron planowania jeden-do-jednego.

• Jeśli tworzysz spotkanie typu round robin, na karcie Witamy możesz wybrać wyświetlanie strony harmonogramu właściciela kontaktu. Jeśli nie chcesz nadawać priorytetu stronie harmonogramu właściciela kontaktu, przejdź do karty Harmonogram .
  • Aby wyświetlić stronę planowania właściciela kontaktu, gdy znany kontakt rezerwuje spotkanie, kliknij, aby włączyć przełącznik Priorytetyzuj właściciela kontaktu. Dowiedz się więcej o wpływie tego ustawienia na dostępność spotkań.
  • Po włączeniu ustawienia Priorytetyzuj właściciela kontaktu pojawi się ekran powitalny, na którym kontakt może wprowadzić swój adres e-mail przed uzyskaniem dostępu do strony planowania:
    • W polu Tytuł strony wprowadź tekst wyświetlany na ekranie powitalnym.
    • W polu Opis wprowadź tekst wyjaśniający, dlaczego prosisz o podanie adresu e-mail odwiedzającego.
    • Aby dostosować obraz wyświetlany na ekranie powitalnym, w sekcji Obraz wybierz opcję obrazu.
      • Domyślny obraz: pojawi się domyślna ikona spotkań dostarczona przez HubSpot.
      • Awatar firmy : awatar firmy powiązany z domeną e-mail użytkownika, który utworzył stronę planowania. Jest on wypełniany za pomocą HubSpot Insights.
      • Obraz niestandardowy : prześlij niestandardowy kwadratowy obraz wybrany z menedżera plików. Najedź kursorem na awatar i kliknij ikonę ołówka edit, a następnie wybierz opcję Zmień zdjęcie. W prawym panelu wybierz obraz.

• Na karcie Harmonogram można dostosować następujące ustawienia:
  
  • Tytuł : wprowadź nazwę, która pojawi się nad kalendarzem na stronie planowania.
  • Czas trwania: czas, na jaki odwiedzający mogą Cię zarezerwować. Kliknij + Dodaj czas trwania, aby dodać więcej opcji.
  • Strefa czasowa: kliknij menu rozwijane Strefa czasowa i wybierz swoją strefę czasową. Jest to strefa czasowa oparta na dostępności.
  • Dostępne godziny: użyj menu rozwijanych, aby ustawić dni tygodnia i czas trwania dostępnych przedziałów czasowych. Kliknij + Dodaj godziny , aby dodać dodatkowe przedziały czasowe.

Uwaga: dostępne godziny na stronie planowania będą wyświetlane w ustawieniach strefy czasowej kontaktu. Na przykład, jeśli komputer kontaktu jest ustawiony na czas pacyficzny, godziny będą wyświetlane w czasie pacyficznym.Ustawienia kalendarza kontaktu określają datę i godzinę wydarzenia kalendarza wysyłanego do kontaktu po zarezerwowaniu spotkania.

• Aby zobaczyć dodatkowe opcje dostosowywania, kliknij, aby rozwinąć sekcję Dodatkowe ustawienia . Tutaj można dostosować następujące elementy:
  • Obraz: ten obraz pojawi się u góry strony z harmonogramem. Wybierz opcję obrazu:
    • Awatar organizatora: pojawi się awatar organizatora spotkania, ustawiony w jego profilu użytkownika i preferencjach. Ta opcja jest dostępna tylko w przypadku tworzenia strony planowania jeden na jeden.

• • • Awatar firmy: pojawi się awatar firmy powiązany z domeną e-mail użytkownika, który utworzył stronę planowania. Jest on wypełniany za pomocą HubSpot Insights.
    • Niestandardowy obraz: prześlij niestandardowy obraz wybrany z menedżera plików. Najedź kursorem na awatar i kliknij ikonę ołówka edit, a następnie wybierz opcję Zmień zdjęcie. W prawym panelu wybierz obraz.
  • Kiedy można zaplanować spotkanie: wprowadź liczbę tygodni od teraz, kiedy ludzie mogą zarezerwować czas w kalendarzu. Jeśli tworzysz stronę planowania dla wydarzenia lub konferencji, możesz określić niestandardowy zakres dat dla rezerwacji. Wybierz przycisk radiowy Przez okres kolejnych tygodni lub Niestandardowy zakres dat ( tylko użytkownicy z przypisanymi płatnymi miejscami w Sales Hub ), a następnie wybierz liczbę tygodni lub użyj pól wyboru daty, aby ustawić zakres czasu. Niestandardowy zakres dat nie może być dłuższy niż 10 tygodni.
  • Minimalny czas powiadomienia: kliknij menu rozwijane, aby wybrać minimalny czas przed spotkaniem, w którym ktoś może zarezerwować czas.
  • Czas buforowania: kliknij menu rozwijane, aby wybrać czas buforowania między poszczególnymi spotkaniami. Czas buforowy zapobiega rezerwowaniu spotkań zbyt blisko siebie. Na przykład, jeśli masz spotkanie od 1:00 do 1:30 po południu i masz czas buforowy wynoszący 30 minut, następnym dostępnym czasem spotkania będzie 2:00 po południu.
  • Przyrostczasu rozpoczęcia: ustaw częstotliwość rozpoczynania spotkań. Na przykład, jeśli jesteś dostępny od 10:00 do 12:00 na 60-minutowe spotkanie, a przyrost czasu rozpoczęcia wynosi 15 minut, potencjalny klient może zarezerwować 60 minut o 10:00, 10:15, 10:30 i tak dalej.
  • Język strony rezerwacji: wybierz język, w którym ma być wyświetlana strona planowania. Jeśli nie można wykryć ustawień przeglądarki odwiedzającego, strona planowania pojawi się w języku angielskim.
  • Format daty i godziny: data i godzina zostaną sformatowane w tym samym języku, który został wybrany dla języka strony rezerwacji.

• Kliknij kartę Formularz , aby dostosować formularz, który zobaczą osoby kontaktowe podczas rezerwacji spotkania.
• Domyślnie kontakty będą musiały wprowadzić swojeimię, nazwisko i adres e-mail podczas rezerwacji. Jeśli jesteś płatnym użytkownikiemSales Hub lub Service Hub , możesz dodać dodatkowe pytania. Należy pamiętać, że wszelkie dodatkowe pola formularza, które zostaną dodane, zostaną uwzględnione w zaproszeniu na wydarzenie w kalendarzu i opisie wydarzenia.
• Jeśli formularz zostanie przesłany za pośrednictwem linku do spotkania, unikalny adres e-mail zawsze utworzy nowy kontakt, niezależnie od tego, czy istniejący kontakt ma pasujący token użytkownika. W takim przypadku adres e-mail istniejącego kontaktu nie zostanie zastąpiony nowym adresem e-mail.

• • Aby dodać proste pytanie w polu tekstowym, kliknij opcję Pytanie niestandardowe. Wprowadź pytanie, a następnie kliknij przycisk Zapisz. Aby pole było opcjonalne, usuń zaznaczenie pola wyboru Wymagane po prawej stronie pola.
  • Aby dodać istniejącą właściwość kontaktu jako pole, kliknij opcję Właściwość kontaktu. Umożliwia to dodawanie różnych typów pól do formularza. Jeśli chcesz utworzyć nową właściwość dla tego pola, dowiedz się, jak tworzyć właściwości niestandardowe. Wybierz właściwość kontaktu z menu rozwijanego, a następnie kliknij przycisk Zapisz. Aby pole było opcjonalne, usuń zaznaczenie pola wyboru Wymagane po prawej stronie pola.

Uwaga: nie można dodać pola przesyłania plików do formularza spotkań.

• Aby dodać wyzwanie CAPTCHA do strony planowania w celu zapobiegania przesyłaniu spamu, kliknij, aby włączyć przełącznik CAPTCHA (zapobieganie spamowi) .
• Jeśli na koncie włączono RODO, wszystkie strony planowania utworzone w przyszłości będą domyślnie włączone. Na stronie planowania zostanie wyświetlony domyślny tekst Prywatność i zgoda skonfigurowany w ustawieniach konta. Aby dostosować opcje prywatności i zgody (RODO) dla tej strony planowania, kliknij przycisk Dostosuj:
  
  • Możesz przechwycić zgodę kontaktu na komunikację z określonym typem subskrypcji lub przechwycić uzasadnione zainteresowanie na stronie planowania. W panelu Dostosuj zgodę marketingową wybierz opcję Zgoda lub Uzasadniony interes z menu rozwijanego.
    • Zgoda: edytuj tekst zgody na komunikację, a następnie dodaj dodatkowe typy subskrypcji / pola wyboru, aby umożliwić odwiedzającym wyrażenie zgody na komunikację z wieloma typami subskrypcji na jednej stronie planowania. Kliknij + Dodaj kolejne pole wyboru, a następnie wybierz typ zgody i edytuj tekst, który pojawi się obok pola wyboru.
    • Uzasadniony interes: wybierz podstawę prawną z menu rozwijanego. Aby dodać więcej typów subskrypcji w celu niejawnego przechwytywania wielu typów subskrypcji, kliknij + Dodaj kolejną subskrypcję, a następnie kliknij menu rozwijane Typ subskrypcji i wybierz typ subskrypcji. Domyślną subskrypcją wybieraną podczas spotkań jest komunikacja "jeden na jeden". Jest to wewnętrzny typ subskrypcji na koncie HubSpot.
  • Edytuj tekst dotyczący prywatności i zgody na stronie planowania. Wszelkie zmiany wprowadzone w opcjach prywatności i zgody na stronie planowania zastąpią domyślny tekst ustawiony w ustawieniach konta.
  • Aby zobaczyć, jak będą wyświetlane opcje zgody, kliknij kartę Podgląd .
• Aby uzyskać dostęp do dodatkowych ustawień formularza, kliknij, aby rozwinąć sekcję Dodatkowe ustawienia:

• • Jeśli nie chcesz, aby pola formularza na stronie rezerwacji były wstępnie wypełniane znanymi informacjami, gdy kontakt powróci do Twojej witryny, kliknij, aby wyłączyć opcję Wstępnie wypełnij pola znanymi wartościami . Wyłączenie tego ustawienia spowoduje automatyczne wyłączenie ustawienia Automatycznie prześlij formularz, gdy wszystkie pola są wstęp nie wypełnione.
  • Aby automatycznie przesłać formularz, gdy pola formularza zostaną wstępnie wypełnione znanymi danymi, kliknij, aby włączyć opcję Automatycznie prześlij formularz, gdy wszystkie pola zostaną wstępnie wypełnione .
• Użytkownicy z przypisanym płatnym miejscem w Sales Hub lub Service Hub mogą przekierowywać kontakty na określoną stronę internetową, stronę docelową lub stronę zewnętrzną po zarezerwowaniu spotkania. Aby dostosować środowisko kontaktu po dokonaniu rezerwacji, kliknij Potwierdzenie
  • Wybierz opcję Przekieruj na inną stronę . Jeśli zainstalowałeś piksele sieci reklamowej, to przekierowanie obsługuje śledzenie rezerwacji spotkań w sieciach zewnętrznych, takich jak Google i Facebook.
  • Aby wybrać stronę HubSpot, kliknij menu rozwijane i wybierz stronę.
  • Aby przekierować na stronę zewnętrzną, kliknij Dodaj link zewnętrzny. W oknie dialogowym wprowadź adres URL, a następnie kliknij przycisk Dodaj.
• Po zakończeniu edycji opcji planowania kliknij przycisk Dalej.

Automatyzacja

Na stronie Automatyzacja można wyłączyć automatyczną wiadomość e-mail z potwierdzeniem rezerwacji lub dodać dodatkowe wiadomości e-mail z przypomnieniem, które zostaną wysłane przed spotkaniem.

Uwaga: nie można edytować treści wiadomości e-mail z potwierdzeniem lub przypomnieniem.

• Domyślnie wiadomość e-mail z potwierdzeniem zostanie wysłana, gdy ktoś zarezerwuje spotkanie za pomocą tej strony planowania. Aby to wyłączyć, kliknij, aby wyłączyć przełącznik E-mail z potwierdzeniem.
• Aby wysłać wiadomość e-mail z przypomnieniem przed spotkaniem, kliknij, aby włączyć opcję Przypomnienie przed spotkaniem. Wiadomości e-mail z przypomnieniami będą wysyłane tylko wtedy, gdy kalendarz jest połączony.
  
  • Aby wybrać, ile tygodni, dni, godzin lub minut przed spotkaniem ma zostać wysłana wiadomość e-mail, wprowadź liczbę w polu tekstowym, a następnie kliknij menu rozwijane Zaplanowana wiadomość e-mail z przypomnieniem i wybierz czas.
  • Można dodać maksymalnie trzy wiadomości e-mail z przypomnieniem. Aby dodać dodatkowe wiadomości e-mail z przypomnieniem, kliknij przycisk Dodaj przypomnienie. Aby usunąć przypomnienie, kliknijikonę usuwania .

Uwaga: wiadomości e-mail z przypomnieniami są wysyłane jako wiadomości transakcyjne, nawet jeśli nie korzystasz z dodatku do wiadomości transakcyjnych. Nie są one wliczane do limitu wysyłania wiadomości e-mail.

• • Aby dołączyć opis zaproszenia do wiadomości e-mail z przypomnieniem, zaznacz pole wyboru Dołącz opis zaproszenia do przypomnienia .
  • Aby wyświetlić podgląd wiadomości e-mail, którą otrzymają kontakty, kliknij opcję Podgląd wiadomości e-mail z przypomnieniem. Język wiadomości e-mail będzie zgodny z językiem wybranym w menu rozwijanym Język strony rezerwacji.
• Kliknij przycisk Gotowe.

Możesz teraz udostępnić link do spotkania swoim kontaktom, aby mogli uzyskać dostęp do strony planowania i zarezerwować czas z Tobą. W kolumnie Typ obok nazwy spotkania pojawi się etykieta Jeden na jednego, Grupa lub Round Robin, a nazwa organizatora zostanie wyświetlona poniżej etykiety.

Uwaga: w przypadku spotkań typu round robin wiadomość e-mail z przypomnieniem zostanie wysłana od użytkownika HubSpot, który został zarezerwowany na spotkanie z kontaktem, a nie od użytkownika HubSpot, który utworzył stronę planowania.

Użytkownicy z przypisanym płatnym stanowiskiem Sales Hub lub Service Hub mogą również dostosować logo firmy, informacje o firmie i domyślne kolory wyświetlane na stronie planowania w ustawieniach konta. Zmiany wprowadzone w tym miejscu będą miały również zastosowanie do dokumentów i ofert. Dowiedz się, jak edytować branding firmy dla narzędzi sprzedażowych HubSpot.

Dowiedz się, jak zarządzać stronami planowania.