Criar páginas de agendamento com a ferramenta de reuniões

Crie páginas de agendamento individuais para que os contatos possam marcar reuniões com você. Se você tem um atribuído Centro de vendas ou Centro de serviços assento, você também pode criar uma página de agendamento de equipe para que os contatos possam agendar horários com vários usuários. Os seus contatos podem acessar essas páginas de agendamento através de um link de reunião. Se você conecte seu calendário do Gmail ou Office 365, reuniões agendadas irá sincronizar com seu calendário conectado para que seus compromissos estejam sempre atualizados. 

Os usuários com permissões de páginas de agendamento de Reunião também podem criar e editar páginas de agendamento para outros usuários selecionando outro usuário como o organizador da reuniãoAA.

Se você não tiver uma licença, poderá personalizar apenas uma página de agendamento com o branding padrão da HubSpot. Saiba mais sobre seus limites de assinatura no Catálogo de Produtos e Serviços da HubSpot. 

Antes de começar

• Para entender o escopo completo do que cada licença inclui, saiba mais no Catálogo de Produtos e Serviços da HubSpot.
• Se Agendador de reuniões não aparece no menu de navegação em Biblioteca , certifique-se de que seu usuário tenha Acesso de vendas permissões.
• Você poderá criar, editar e excluir páginas de agendamento de outros usuários se tiver permissões de páginas de agendamento de Reunião. Se você for um Superadministrador ou usuário com Adicionar e editar permissões de usuários, poderá conceder essas permissões a um usuário. 

Criar páginas de agendamento

1. No seu portal da HubSpot, acesse Vendas > Agendador de reuniões.

2. No canto superior direito, clique em Criar página de agendamento.

3. Na caixa de diálogo, selecione uma opção de reunião:
   • Individual: o contato agendará um horário apenas com você ou com o usuário para o qual você está criando as páginas de agendamento.
   • Grupo (somente para Sales Hub ou Service Hub Starter, Professional ou Enterprise ): esta página de agendamento de equipe exibe os horários em que todos os membros da equipe selecionados estão disponíveis para a reunião. Use essa opção para ajudar um contato a marcar uma reunião com mais de um membro da sua equipe de uma única vez.
   • Revezamento (somente para Sales Hub ouService Hub Starter, Professional ou Enterprise): esta página de agendamento de equipe mostra a disponibilidade individual de todos os membros da equipe selecionados. Use essa opção para ajudar um contato a marcar uma reunião com um membro da equipe cuja disponibilidade se alinha melhor com a programação.

4. Para continuar configurando sua página de agendamento, siga as etapas abaixo.

Visão geral

Na página Visão geral, insira as informações básicas da página de agendamento.

1. Nome interno: o nome exibido ao adicionar o link de reunião usado para acessar a página de agendamento a um e-mail.
2. Marcas: se você tiver o complemento de Marcas, selecione a marca à qual deseja associar esta reunião no menu suspenso Marcas.
3. Organizador: o proprietário da reunião ou o usuário com o qual o contato está agendando uma reunião. Você precisa ter permissões de páginas de agendamento de reuniões para criar páginas de agendamento para outros usuários na sua conta e eles precisam ter ativado a ferramenta de reuniões. Para criar uma página de agendamento para outro usuário, selecione o nome dele no menu suspenso Organizador.
4. Título do evento: o nome do evento de calendário que você compartilha com seu contato. Por exemplo, "Demonstração do produto" aparecerá como o nome do evento. Você pode inserir tokens de personalização no assunto clicando em Personalizar.
5. Local: inclua informações sobre como e onde você se conectará com o participante da reunião. Isso pode ser um link para chamada, um local físico etc. Essa localização aparecerá no convite do calendário do contato e no evento criado em seu calendário pessoal padrão.
6. Adicionar link de videoconferência: se você estiver usando a integração do HubSpot com Equipes da Microsoft, Ampliação, UberConferência, ou Google Meet, você pode adicionar um link de videoconferência. Se você não tiver configurado uma integração de videoconferência, não verá essa opção. Se você estiver usando outro software de videoconferência, e você for um desenvolvedor ou houver um desenvolvedor em sua equipe, saiba como usar a API da extensão de videoconferência.
7. Cancelar e reagendar: ative o botão para incluir links de cancelamento e reagendamento na descrição do evento, assim, quando uma reunião for agendada, o contato poderá cancelar ou modificar a data e a hora, se necessário.
8. Descrição: uma descrição da reunião exibida no convite quando uma reunião é marcada. Essa descrição aparecerá no convite do calendário que o contato receberá e no evento criado no seu calendário pessoal padrão. Você pode inserir tokens de personalização no assunto clicando em Personalizar. Você pode formatar a descrição usando a barra de ferramentas.
9. Tipo de reunião: selecione se a reunião é no local ou online. O tipo de reunião pode ser usado em relatórios.
   
   
10. Clique em Próximo.

Membros da equipe (somente Sales Hub ou Service Hub Starter, Professional ou Enterprise)

Se estiver criando uma reunião de grupo ou round robin, selecione quais membros da equipe deseja incluir na reunião.

1. Na parte superior direita, clique em Editar membro.
2. No painel direito, você pode escolher uma das seguintes opções:
   • Usuários: clique no menu suspenso Usuários e selecione outro usuário e, em seguida, clique em Confirmar. Se o calendário de um usuário estiver desconectado, um alerta aparecerá abaixo de seu nome e a opção Verificar disponibilidade será desativada.

     

   • Usar um revezamento: clique no menu suspenso Revezamento para selecionar um revezamento de reunião. Em seguida, clique em Confirmar. Ao usar uma rotação com um round robin, somente a disponibilidade para o usuário que deve ser reservado em seguida será mostrada ao reservar uma reunião. 

     

3. Clique em Próximo.

Programação

Na página Agendamento, personalize a disponibilidade da reunião e o formulário de agendamento.

1. Na parte superior, edite o URL da página de agendamento. Este é o link que os contatos usarão para agendar reuniões no seu calendário, e ele não poderá ser editado depois de criado. Você somente pode usar caracteres alfanuméricos, hifens ou sublinhados no URL da página de agendamento. Não há suporte a outros caracteres especiais. Se você tiver um Sales hub atribuídoou um assento Service hub pago, você poderá ajustar parte do URL em seu calendário de configurações.
2. Se você tiver configurado HubSpot pagamentos ou Stripe como uma opção de processamento de pagamento, você poderá adicionar um link depagamento à página de agendamento alternando a opçãoColetar pagamentos . Na guia Pagamento, clique no menu suspenso Link de pagamento e selecione um link de pagamento. O página de checkout para este link de pagamento aparecerá quando um contato marcar uma reunião nesta página de agendamento.

Bem-vindo

1. Para exibir a página de agendamento do proprietário do contato quando o contato conhecido registra uma reunião, clique para alternar a opção Priorizar proprietário do contato. Saiba mais sobre como essa configuração afeta a disponibilidade da reunião. Com a configuração Priorizar proprietário do contato ativada, uma tela de boas-vindas será exibida, onde o contato poderá inserir seu endereço de email antes de acessar a página de agendamento:

• • No campo Título da página, insira o texto que aparece na tela de boas-vindas.
  • No campo Descrição, insira o texto para explicar o porquê você está solicitando o endereço de e-mail do visitante.
  • Para personalizar a imagem que aparece na tela de boas-vindas, na seção Imagem, selecione uma opção de imagem.
    • Imagem padrão: será exibido o ícone de reuniões padrão fornecido pela HubSpot.
    • Avatar da empresa: o avatar da empresa associado ao domínio de e-mail do usuário que criou a página de agendamento. Isso é preenchido usando o HubSpot Insights.
    • Imagem personalizada: carregue uma imagem quadrada personalizada selecionada no gerenciador de arquivos. A imagem deve ser quadrada para renderizar corretamente. Passe o cursor do mouse sobre o avatar e clique no edit ícone de lápis, em seguida, selecione Alterar foto. No painel direito, selecione uma imagem.

Programação

1. Título da programação: informe o nome que será exibido acima do calendário na página de programação.
2. Duração: o tempo que os visitantes podem reservar com você. Clique no menu suspenso Opções de duração e selecione as durações desejadas. Clique em + Adicionar duração personalizada para adicionar mais opções.
3. Fuso horário: clique no menu suspenso Seu fuso horário e selecione seu fuso horário. Este é o fuso horário no qual a sua disponibilidade está baseada.

Observação: O Cazaquistão não reconhece o horário de verão, então essas regiões estão sob o fuso horário UTC+5. Saiba mais sobre como contornar isso.

4. Janela de disponibilidade: use os menus suspensos para definir os dias da semana e a duração dos seus horários disponíveis. Clique em + Adicionar horas para adicionar mais horários e períodos.
5. Considerar o horário comercial: ative a opção Considerar o horário de trabalho se quiser que os usuários recebam agendamentos durante o horário comercial. Se os usuários não tiverem um horário comercial definido, eles não receberão agendamentos fora do período de disponibilidade definido acima. Aprender como definir horário de trabalho.  

Observação: os horários disponíveis na página de agendamento serão exibidos nas configurações de fuso horário do contato. Por exemplo, se o computador do contato estiver definido para o horário do Pacífico, os horários serão exibidos no horário do Pacífico. As configurações de calendário do contato determinam a data e a hora do evento de calendário enviado ao contato após a reserva de uma reunião.

6. Para ver opções de personalização adicionais, clique para expandir a seção Configurações adicionais para personalizar o seguinte:
   • Imagem: essa imagem será exibida na parte superior da página de agendamento. Selecione uma opção de imagem:
     • Avatar do organizador: o avatar do organizador da reunião, definido em seu perfil e preferências do usuário, vai aparecer. Esta opção está disponível apenas ao criar uma página de agendamento individual.
     • Avatar da empresa: será exibido o avatar da empresa associado ao domínio de e-mail do usuário que criou a página de agendamento. Isso é preenchido usando o HubSpot Insights.
     • Imagem personalizada: carregue uma imagem personalizada selecionada no gerenciador de arquivos. Passe o cursor do mouse sobre o avatar e clique no edit ícone de lápis, em seguida, selecione Alterar foto. No painel direito, selecione uma imagem.
   • Quando uma reunião pode ser programada: insira o número de dias ou semanas a partir de agora em que as pessoas podem marcar um horário no seu calendário. Se você estiver criando uma página de agendamento para um evento ou conferência, poderá especificar um intervalo de datas personalizado para a reserva. Selecione o botão de seleção Durante um período de tempo de rolagem ou Intervalo de datas personalizado (usuários com somente Sales hub e assentos atribuídos) e selecione o número de dias úteis, dias do calendário ou dias úteis, ou use o intervalo de datas selecionado para definir seu intervalo de tempo. Um intervalo de datas personalizado não pode ser maior que 10 semanas.
   • Tempo mínimo de aviso: clique no menu suspenso para selecionar o tempo mínimo de antecedência no qual um visitante pode agendar uma reunião com você.
   • Espaço de tempo: clique nos menus suspensos para selecionar a duração do seu espaço de tempo entre as reuniões. O espaço de tempo evita que reuniões sejam agendadas com muita proximidade. Por exemplo, se você tiver uma reunião das 13:00 às 13:30 e um tempo de buffer de 30 minutos, o próximo horário disponível para a reunião será às 14:00.
   • Incremento de horário de início: clique no menu suspenso para definir a frequência dos horários de início da reunião. Por exemplo, se você estiver disponível entre 10:00 e 12:00 para uma reunião de 60 minutos e o incremento do horário de início for de 15 minutos, um prospect poderá reservar 60 minutos com você às 10:00, 10:15, 10:30 e assim por diante.
   • Idioma da página de agendamento: clique no menu suspenso para selecionar o idioma em que a página de agendamento deve aparecer. Se as configurações do navegador do visitante não puderem ser detectadas, a página de agendamento será exibida em inglês.
   • Formato de data e hora: clique no menu suspenso para selecionar o formato de data e hora. As opções disponíveis no menu suspenso dependerão do que você selecionou para o idioma da página de reserva (por exemplo, se você selecionou Francês no idioma da página de reserva, você pode escolher Canadá ou França em

Formulário

Use a guia Formulário para personalizar o formulário que os contatos usarão ao reservar uma reunião:

1. Clique na guia Formulário.
2. Por padrão, os contatos precisarão inserir seu Nome , Sobrenome eEmail ao fazer a reserva. Se um formulário for enviado por meio de um link de reuniões , um endereço de email exclusivo sempre criará um novo contato, independentemente de um contato existente ter um token de usuário correspondente. Nesse caso, o endereço de email do contato existente não será substituído pelo novo endereço de email.
3. Se você receber um Sales hub ou umassento , poderá adicionar outras perguntas. Observe que todos os campos adicionais de um formulário serão incluídos no convite do evento, tanto no calendário quanto na descrição do evento. Se você estiver criando uma página de agendamento para outro usuário que não tem um Sales hub ou um cargo atribuído, você não poderá adicionar mais perguntas ao formulário.
   • Para adicionar uma propriedade do contato existente como um campo:
     • Clique em + Propriedade do contato para adicionar diferentes tipos de campo ao formulário. Se você precisar criar uma nova propriedade para este campo, saiba como criar propriedades personalizadas.
     • Selecione uma Propriedade do contato no menu suspenso e clique em Salvar.
     • Para tornar o campo opcional, desmarque a caixa de seleção Obrigatório à direita do campo.
     • Você não pode adicionar um campo de carregamento de arquivo ao formulário de reuniões.
   • Para adicionar uma pergunta de campo de texto simples: 
     • Clique em + Pergunta personalizada.
     • Insira uma pergunta e clique em Salvar.
     • Para tornar o campo opcional, desmarque a caixa de seleção Obrigatório à direita do campo. 
       
4. Para adicionar um desafio CAPTCHA à página de agendamento para impedir envios de spam, clique para alternar o CAPTCHA (prevenção de spam) ligue.
5. Para bloquear visitantes com domínios de e-mail gratuitos, clique para ativar a opção Bloquear domínios de e-mail gratuitos. Para impedir que domínios de e-mail específicos possam agendar horários no seu calendário, clique em + Bloquear domínios específicos.  Em seguida, insira a domínio de e-mail, clique em Adicionar e em Salvar.
6. Para permitir que os clientes convidem outras pessoas para as reuniões, clique para ativar a opção Permitir convidados. Ativar essa configuração desativará automaticamente a configuração Enviar formulário automaticamente quando todos os campos forem pré-preenchidos.

Observação: você pode permitir que os prospects forneçam endereços de e-mail de convidados quando agendarem uma reunião com você, desde que determinados critérios sejam atendidos. Conforme detalhado em nossa Política de Privacidade, o prospect deve confirmar que tem o consentimento dos outros convidados para compartilhar suas informações com a HubSpot. Os convidados também devem concordar que a HubSpot armazene e processe suas informações e dados com a finalidade de criar um convite para a reunião e revisar os participantes da reunião. Os dados dos convidados que nos forem fornecidos serão processados de acordo com a nossa Política de Privacidade.

7. Se você tem configurações de privacidade de dados ativadas na sua conta, todas as páginas de agendamento criadas daqui para frente terão como padrão a privacidade de dados ATIVADA. A página de agendamento mostrará o padrão Consentimento texto você configurou nas configurações da sua conta de Privacidade e Consentimento. Para personalizar seu opções de consentimento de privacidade & de dados para esta página de agendamento: 
   • Clique em Personalizar. Você pode capturar o consentimento de um contato para se comunicar com um tipo de assinatura específico ou capturar o interesse legítimo na página de agendamento.
   •  Clique no menu suspenso Privacidade e consentimento de dados e selecione Consentimento ou ConsentimentoInteresse legítimo.
     • Consentimento: edite o texto de consentimento de comunicação e adicione mais tipos de assinatura/caixas de seleção para permitir que os visitantes concordem com a comunicação de vários tipos de assinatura em uma única página de programação. Clique em + Adicionar outra caixa de seleção, selecione um tipo de consentimento e edite o texto que aparecerá ao lado da caixa de seleção.
     • Interesse legítimo : selecione a base legal no menu suspenso. Para adicionar mais tipos de assinatura para que você possa capturar vários tipos de assinatura implicitamente, clique no menu suspenso Tipo de assinatura e selecione um tipo de assinatura . A assinatura padrão que você seleciona para reuniões é a comunicação "um-em-um", que é um tipo de assinatura interno em sua conta HubSpot.
   • Se você selecionou Consentimento, edite a privacidade e o texto de consentimento da página de agendamento. Todas as alterações feitas em uma opção de Privacidade e consentimento de uma página de agendamento individual substituirão o texto padrão definido nas configurações da sua conta.
   • Para ver como as opções de consentimento serão renderizadas, clique na guia Visualizar.
   • Clique em Salvar.
8. Para acessar as configurações de formulário adicionais, clique para expandir a seção Configurações adicionais:
   • Se você não quiser que os campos de formulário na página de reserva sejam preenchidos previamente com informações conhecidas quando um contato retornar ao seu site, clique para alternar os campos Preencher previamente com valores conhecidos desativados. Isso desativará automaticamente o formulário Envio automático quando todos os campos estiverem com a configuração pré-preenchida.
   • Para enviar automaticamente o formulário quando os campos do formulário forem preenchidos previamente com dados conhecidos, clique para ativar o botão Enviar formulário automaticamente quando todos os campos forem preenchidos previamente.

Confirmação

Usuários com um atribuído Vendas Eixo ou Centro de serviços assento pode redirecionar os contatos para uma página específica do site, página de destino ou página externa após agendarem uma reunião. Para personalizar a experiência do contato após a reserva:

1. Clique na guia Confirmação.
2. Selecione a opção Redirecionar para outra página. Se você tiver instalado pixels de rede de anúncios, esse redireciono suporta o rastreamento de reservas de reuniões com redes externas como Google e Facebook.
3. Para selecionar uma página HubSpot, clique no menu suspenso e selecione uma página.
   
4. Para redirecionar para uma página externa, clique em Adicionar link externo. Na caixa de diálogo, insira o URL e clique em Adicionar.
5. Clique em Avançar.

Automação

Na página Automação, você pode desativar o email de confirmação de reserva automática ou adicionar outros emails de lembrete a serem enviados antes da reunião.

1. Por padrão, um e-mail de confirmação será enviado quando alguém agendar uma reunião por essa página de agendamento. Para desativar isso, desative a opção E-mail de confirmação.
2. Para enviar e-mails de lembrete antes de uma reunião, clique para ativar o botão Lembrete pré-reunião. Os e-mails de lembrete somente serão enviados se seu calendário estiver conectado. Se o ativar o lembrete de reunião por padrão estiver ativado para sua conta, as novas páginas de agendamento herdarão os lembretes padrão.
   
   • Para selecionar quantas semanas, dias, horas ou minutos antes da reunião um e-mail deve ser enviado, insira um número no campo de texto, clique no menu suspenso e selecione uma medida de tempo.
   
   • Você pode adicionar até três e-mails de lembrete. Para adicionar mais e-mail de lembretes, clique em + Adicionar lembrete. Para excluir um lembrete, clique no botão delete ícone Deletar.
   • Para visualizar o e-mail que seus contatos receberão, clique em Visualizar e-mail de lembrete. O idioma do e-mail corresponderá ao idioma selecionado no menu suspenso Idioma da página de agendamento.
   • Se você tiver um Sales hub atribuído ou Service hub Personalize seu email de lembrete para personalizar a linha de assunto e o corpo do e-mail de lembrete com novo texto e tokens de personalização para os detalhes da empresa, do contato, do host e da reunião.
     • Atualize a linha de assunto no campo Linha de assunto. Para incluir informações adicionais no assunto, clique no menu suspenso Personalizar na barra de ferramentas na parte inferior e selecione o menu suspenso token de propriedade . Em seguida, selecione um propriedades .
     • Para incluir informações adicionais no corpo do email de lembrete, como o convite Descrição ou Local, clique no menu suspenso Personalizar na barra de ferramentas na parte inferior e selecione o menu suspenso token de propriedade . Em seguida, selecione uma propriedade .
3. Clique em Criar página de agendamento.

Compartilhar sua reunião

Depois de criar a página de agendamento, uma caixa de diálogo oferecerá formas de compartilhar a reunião:

1. Clique em Mostrar em um pop-up e, em seguida, clique em Criar pop-up para configurar um pop-up com seu calendário de reuniões usando a ferramenta de chamadas para ação. A ferramenta usará automaticamente as informações da reunião para criar um rascunho pop-up. 
2. Clique em Obter código de inserção para obter o código de inserção para uso em ferramentas como seu site ou blog. 
   • Clique em Copiar código para copiar o código.
   • Clique em Enviar e-mail ao desenvolvedor da Web, insira o e-mail do desenvolvedor da Web e clique em Enviar mensagem para enviar o código ao desenvolvedor por e-mail.
3. Clique no link Copiar compartilhamento e clique em Copiar para copiar o link para a página de agendamento.

Próximas etapas

• Os usuários com uma Sales hub atribuída ou Service hub podem personalizar o logotipo da empresa, as informações da empresa e as cores padrão que são exibidas na página de agendamento nas configurações da conta. As alterações feitas aqui também serão aplicadas aos seus documentos e orçamentos. Aprender como edite a marca da sua empresa para as ferramentas de vendas da HubSpot.
• Saiba como editar páginas de agendamento, compartilhar um link de reunião e editar suas configurações de página de agendamento.