Crear y editar páginas de programación con la herramienta de reuniones

Crea páginas de programación individuales para que los contactos puedan reservar tiempo contigo. Si tienes asignado un cupo de pago asignado de Sales Hub o Service Hub , también puedes crear una página de programación de equipo para que los contactos puedan reservar tiempo con varios miembros del equipo. Tus contactos pueden acceder a estas páginas de programación usando un enlace de reunión. Si conectaste tu calendario de Gmail o de Office 365, las reuniones programadas se sincronizarán con tu calendario conectado para que tus citas siempre estén actualizadas.

Los superadministradores con cupos de pago asignados de Sales Hub o Service Hub también pueden crear páginas de programación para otros usuarios seleccionando al otro usuario como organizador de la reunión.

Si no tienes un cupo de pago, solo puedes personalizar una página de programación con la marca predeterminada de HubSpot. Más información sobre tus límites de suscripción en el Catálogo de productos y servicios de HubSpot.

Crear páginas de programación

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Reuniones.

• En la parte superior derecha, haz clic en Crear página de programación.

• En el cuadro de diálogo, selecciona una opción de reunión:
  • Individual: el contacto programará un horario solo contigo o con el usuario para el que estás creando las páginas de programación.
  • Grupo (solo Sales Hub o Service Hub Starter, Pro o Enterprise): esta página de programación de equipo muestra intervalos de tiempo donde están disponibles todos los miembros seleccionados del equipo para reunirse. Usa esta opción para ayudar a un contacto a programar una reunión con más de un miembro de tu equipo a la vez.
  • Round robin (solo Sales Hub o Service Hub Starter, Pro o Enterprise): esta página de programación de equipo muestra la disponibilidad individual de todos los miembros seleccionados del equipo. Usa esta opción para ayudar a un contacto a programar una reunión con un miembro del equipo cuya disponibilidad se coordine mejor con su programación.
• Haz clic en Siguiente.
• Continúa configurando tu página de programación siguiendo los pasos a continuación.

Resumen

En la página Resumen, edita la información básica de la página de programación.

• Nombre interno: el nombre que aparece cuando el enlace de reunión utilizado para acceder a la página de programación se haya agregado a un correo electrónico.
• Organizador: el propietario de la reunión o el usuario que está programando una reunión con el contacto.

Nota: debes ser un superadministrador con un cupo de pago asignado de Sales Hub o Service Hub para crear páginas de programación para otros usuarios de tu cuenta y el usuario debe tener activada la herramienta de reuniones. Para crear una página de programación para otro usuario, selecciona su nombre en el menú desplegable Organizador.

• Título: el nombre del evento del calendario que compartiste con tu contacto. Por ejemplo, «Demostración del Producto» aparecerá como nombre de evento. Puedes insertar fichas de personalización en el asunto haciendo clic en Ficha de contacto o Ficha de empresa.
• Ubicación: incluye información sobre cómo y dónde te conectarás con tu asistente a la reunión. Esto puede ser un enlace de llamada, una ubicación física, etc. Esta ubicación aparecerá en la invitación de calendario que recibe el contacto y el evento creado en tu calendario personal predeterminado.
• Agregar enlace de videoconferencia: si estás usando la integración de HubSpot con Zoom, UberConference o Google Meet, puedes agregar un enlace de videoconferencia. Si no configuras una integración de videoconferencia, no verás esta opción. Si estás usando un software de videoconferencias diferente y eres desarrollador o un desarrollador en tu equipo, aprende cómo usar la API de extensión para conferencias de video.
• Descripción: una descripción de la reunión que muestra cuándo se reservó una reunión. Esta descripción aparecerá en la invitación de calendario que recibe el contacto y el evento creado, en el calendario personal predeterminado.
• Cancelar y reprogramar: incluye enlaces de cancelación y reprogramación en la descripción del evento, de modo que cuando se programe una reunión el contacto pueda cancelar o modificar la fecha y la hora si es necesario.
• Tipo de reunión (Sales Hub Pro o Enterprise o Service Hub Pro o Enterprise solamente): selecciona un tipo de reunión del menú desplegable.

• Cuando hayas finalizado, haz clic en Siguiente.

Miembros de equipo (solo Sales Hub o Service Hub Starter, Pro, o Enterprise)

Selecciona a los miembros del equipo que deseas incluir en la reunión de grupo o round robin.

• En la parte superior derecha, haz clic en Agregar miembro del equipo.
• En el panel derecho, haz clic en el menú desplegable Miembros del equipo y selecciona otro miembro del equipo y luego haz clic en Confirmar. Si el calendario de un usuario está desconectado, aparecerá una alerta debajo de su nombre y se desactivará el interruptor Comprobar disponibilidad.

Nota: el miembro del equipo debe haber activado la herramienta de reuniones, lo que puede hacer navegando a la herramienta de reuniones y haciendo clic en Comenzar, y tener un cupo de pago asignado de Sales Hub o Service Hub para ser agregado a una reunión de grupo o round robin. Si el calendario de un usuario no está conectado, aún se puede agregar al enlace, pero esto puede afectar a las horas disponibles que aparecen en la página de programación. Más información sobre cómo funciona la disponibilidad de round robin y reuniones de grupo.

• Haz clic en Siguiente.

Nota: una vez que se crea la página de programación, el usuario que creó una reunión de grupo no se puede eliminar del equipo. Sin embargo, un usuario que creó una reunión round robin se puede eliminar a sí mismo como miembro del equipo. 

Experiencia con la programación

En la página de Experiencia con la programación, personaliza la disponibilidad de tu reunión y el formulario de reservación.

• En la parte superior, edita la URL de la página de programación. Este es el enlace que los contactos utilizarán para reservar reuniones en tu calendario y no se puede editar después de crear el enlace.

Nota: solo puedes usar caracteres alfanuméricos, guiones o guiones bajos en la URL de la página de programación. No se admiten otros caracteres especiales, y no se pueden introducir en el campo de texto. 

• Si eres un usuario Starter, Pro o Enterprise con la herramienta de pagos configurada, para agregar un enlace de pago a la página de programación, haz clic para activar el interruptor de Recibir pagos.
• En la pestaña Pago , haz clic en el menú desplegable Enlace de pago y selecciona un enlace de pago. La página de pago de este enlace aparecerá cuando un contacto reserve una reunión en esta página de programación.

Nota: actualmente, solo puedes cobrar los pagos de las páginas de programación individual.

• Si estás creando una reunión round robin, en la pestaña Bienvenida, puedes elegir mostrar la página de programación del propietario del contacto. Si no deseas priorizar la página de programación del propietario del contacto, salta a la pestaña Programar.
  • Para mostrar la página de programación del propietario del contacto cuando el contacto conocido agende una reunión, haz clic para activar el interruptor Priorizar el propietario del contacto. Más información sobre cómo este valor de configuración afecta la disponibilidad de la reunión.
  • Con la configuración Priorizar el propietario del contacto activada, aparecerá una pantalla de bienvenida donde el contacto puede ingresar su dirección de correo electrónico antes de acceder a la página de programación:
    • En el campo Título de la página, escribe el texto que aparece en la pantalla de bienvenida.
    • En el campo Descripción, escribe texto para explicar por qué estás pidiendo la dirección de correo electrónico del visitante.
    • Para personalizar la imagen que aparece en la pantalla de bienvenida, en la sección Imagen, selecciona una opción de imagen.
      • Imagen predeterminada: aparecerá el icono de reuniones predeterminado proporcionado por HubSpot.
      • Avatar de empresa: el avatar de la empresa asociado al dominio de correo electrónico del usuario que creó la página de programación. Esto se completa con HubSpot Insights.
      • Imagen personalizada: carga una imagen cuadrada personalizada seleccionada del administrador de archivos. Coloca el cursor sobre el avatar y haz clic en el edit icono de lápiz y selecciona Cambiar la foto. En el panel derecho, selecciona una imagen.

• En la pestaña Programar puedes personalizar lo siguiente:
  
  • Título: escribe el nombre que aparecerá arriba del calendario en la página de programación.
  • Duración: la cantidad de tiempo que los visitantes pueden agendar contigo. Haz clic en + Agregar duración para agregar más opciones. 
  • Zona horaria: haz clic en el menú desplegable Zona horaria y selecciona tu zona horaria. Esta es la zona horaria es que se basa tu disponibilidad. 
  •  Período disponible: usar losmenús desplegables para establecer los días de la semana y la duración de tus intervalos de tiempo disponibles. Haz clic en + Agregar horas para agregar intervalos de tiempo adicionales.

Nota: los horarios disponibles de tu página de programación aparecerán en la configuración de zona horaria del contacto. Por ejemplo, si el equipo del contacto está configurado en la hora del Pacífico, las horas aparecerán en la hora del Pacífico. La configuración de calendario del contacto determina la fecha y la hora del evento del calendario enviado al contacto después de programar una reunión.

• Para ver opciones de personalización adicionales, haz clic para expandir la sección Configuración adicional. Aquí podrás personalizar lo siguiente:
  • Imagen: esta imagen aparecerá en la parte superior de la página de programación. Seleccionar una opción de imagen.
    • Avatar del organizador: aparecerá el avatar del organizador de la reunión, establecido en su perfil de usuario y preferencias. Esta opción solo está disponible al crear una página de programación individual.

• • • Avatar de la empresa: aparecerá el avatar de la empresa asociado al dominio de correo electrónico del usuario que creó la página de programación. Esto se completa con HubSpot Insights.
    • Imagen personalizada: carga una imagen personalizada seleccionada del administrador de archivos. Coloca el cursor sobre el avatar y haz clic en el edit icono de lápiz y selecciona Cambiar la foto. En el panel derecho, selecciona una imagen.
  • Cuándo se puede programar una reunión: ingresa la cantidad de semanas desde ahora en que las personas pueden reservar tiempo en tu calendario. Si estás creando una página de programación para un evento o conferencia, puedes especificar un intervalo de fechas personalizado para reservar. Selecciona el botón de radio Durante un período de semanas consecutivas o Intervalo de fechas personalizado (solo usuarios con cupo de pago asignados de Sales Hub) y luego selecciona el número de semanas o usa los campos del selector de fechas para establecer el intervalo de tiempo. Un intervalo de fechas personalizado no puede ser más largo que 10 semanas. 
  • Tiempo mínimo de aviso: haz clic en el menú desplegable para seleccionar la cantidad mínima de tiempo necesaria para que un visitante programe una reunión contigo.
  • Intermedio: haz clic en el menú desplegable para seleccionar la cantidad de tiempo intermedio entre cada una de tus reuniones.  El intermedio evita que las reuniones se programen demasiado juntas. Por ejemplo, si tienes una reunión de 1:00 a 1:30 pm y tienes un margen de tiempo de 30 minutos, la siguiente hora disponible para una reunión sería a las 2:00 pm.
  • Incremento de la hora de inicio: configura la frecuencia de las horas de inicio de tu reunión. Por ejemplo, si estás disponible entre las 10:00 y las 12:00 pm para una reunión de 60 minutos y tu incremento de tiempo es 15 minutos, un prospecto puede reservar 60 minutos contigo a las 10:00 am, 10:15 am, 10:30 am y así sucesivamente.
  • Idioma de la página de programación: selecciona el idioma en que debería aparecer la página de programación. Si no se puede detectar la configuración del navegador de un visitante, tu página de programación aparecerá en inglés.
  • Formato de fecha y hora: la fecha y la hora se formatearán en el idioma seleccionado para el idioma de la página de reservaciones.

• Haz clic en la pestaña Formulario para personalizar el formulario que verán los contactos cuándo reserven una reunión contigo.
• Por opción predeterminada, los contactos deben introducir su Nombre, Apellido y Correo electrónico cuando reserven. Si eres usuario de Sales Hub o Service Hub, puedes agregar preguntas adicionales. Ten en cuenta que cualquier tipo de campos adicionales que se agreguen se incluirán en la invitación de eventos y la descripción del evento.
• Si un formulario se envía a través de un enlace de reuniones, una dirección de correo electrónico única siempre creará un nuevo contacto, independientemente de si un contacto existente tiene un token de usuario coincidente. En este caso, la dirección de correo electrónico del contacto existente no se sobrescribirá con la nueva dirección de correo electrónico.

• • Para agregar una pregunta de campo de texto simple, haz clic en Pregunta personalizada. Introduce una pregunta y luego haz clic en Guardar. Si deseas que este campo sea opcional, desmarca la de comprobación Obligatorio a la derecha del campo.
  • Para agregar una propiedad de contacto existente como un campo, haz clic en Propiedad de contacto. Esto te permite agregar diferentes tipos de campos a tu formulario.  Si necesitas crear una nueva propiedad para este campo, descubre cómo crear propiedades personalizadas. Selecciona una propiedad de contacto del menú desplegable y luego haz clic en Guardar. Si deseas que este campo sea opcional, desmarca la casilla de comprobación Obligatorio a la derecha del campo.

Nota: no puedes agregar un campo de carga de archivos al formulario de reuniones.

• Para agregar un desafío CAPTCHA a la página de programación para evitar el envío de spam, haz clic para activar el interruptor CAPTCHA (prevención de spam)
• Si tienes activado el RGPD en tu cuenta, en las páginas de programación creadas a partir de ahora se activará el RGPD de manera predeterminada. La página de programación mostrará el texto predeterminado de Privacidad y consentimiento que estableciste en la configuración de tu cuenta. Para personalizar las opciones de Privacidad y consentimiento (RGPD) de esta página de programación, haz clic en Personalizar:
  
  • Puedes capturar el consentimiento de un contacto para las comunicaciones en un tipo de suscripción específico o capturar interés legítimo en tu página de programación. En el panel Personalizar consentimiento de marketing, selecciona Consentimiento o Interés legítimo en el menú desplegable. 
    • Consentimiento: edita el texto de consentimiento de comunicaciones y luego agrega tipos de suscripción/casillas de comprobación adicionales para permitir que los visitantes consientan en la comunicación de varios tipos de suscripción en una sola página de programación.Haz clic en + Agregar otra casilla de comprobación y luego selecciona un tipo de consentimiento y edita el texto que aparecerá junto a la casilla de comprobación.
    • Interés legítimo: selecciona una base legal del menú desplegable. Para agregar más tipos de suscripción para que puedas captar varios tipos de suscripción implícitamente, haz clic en + Agregar otra suscripción y luego haz clic en el menú desplegable Tipo de suscripción y selecciona un tipo de suscripción.La suscripción predeterminada que seleccionas en las reuniones es una comunicación «uno a uno». Es un tipo de suscripción interna en la cuenta de HubSpot.
  • Editar el texto de privacidad y consentimiento de la página de programación.Cualquier cambio realizado en las opciones de Privacidad y consentimiento de una página de programación individual anulará el texto predeterminado establecido en la configuración de tu cuenta.
  • Para ver cómo se mostrarán tus opciones de consentimiento, haz clic en la pestaña Vista preliminar.
• Para acceder a la configuración adicional de formularios, haz clic para expandir la sección Configuración adicional:

• • Si no quieres que los campos del formulario de la página de programación se completen con información conocida cuando un contacto regrese a tu sitio, haz clic para desactivar el interruptor Rellenar previamente campos con valores conocidos. Al activar esta configuración se desactivará automáticamente a configuración Enviar automáticamente formulario cuando todos los campos estén rellenados previamente.
  • Para enviar el formulario automáticamente cuando los campos del formulario se completen previamente con datos conocidos, haz clic en el interruptor para activar Enviar automáticamente formulario cuando todos los campos estén rellenados previamente.
• Usuarios con cupos de pago asignados de Sales Hub o Service Hub pueden redirigir los contactos a una página web, página de destino o página externa específica después de reservar una reunión seleccionando. Para personalizar la experiencia del contacto después de reservar, haz clic en la pestaña Confirmación:
  • Selecciona la opción Redirigir a otra página. Si tienes píxeles de red de anuncios instalados, este redireccionamiento admite las tareas de seguimiento de reuniones con redes externas como Google y Facebook. 
  • Para seleccionar una página de HubSpot, haz clic en el menú desplegable y selecciona una página. 
  • Para redirigir a una página externa, haz clic en Agregar enlace externo. En el cuadro de diálogo, escribe la URL, luego haz clic en Agregar.
• Cuando hayas terminado de editar las opciones de programación, haz clic en Siguiente.

Automatización

En la página Automatización, puedes desactivar el correo electrónico de confirmación de programación automático o agregar correos electrónicos de recordatorio adicionales que se enviarán antes de la reunión.

Nota: no puedes editar el contenido de los correos electrónicos de confirmación o recordatorio. 

• De manera predeterminada, se enviará un correo de confirmación cuando alguien programe una reunión usando esta página de programación. Para activar esto, haz clic para activar el interruptor Confirmación de correo electrónico.
• Para enviar correos electrónicos de recordatorio antes de una reunión, haz clic para activar el interruptor Recordatorio previo a la reunión.
  
  • Para seleccionar cuántas semanas, días, horas o minutos deben pasar para que se envíe un correo electrónico antes de una reunión, escribe un número en el campo de texto y luego haz clic en el menú desplegable Correos de recordatorio programados y selecciona una medida de tiempo.
  • Puedes agregar hasta tres correos recordatorios. Para agregar correos electrónicos de recordatorio adicionales, haz clic en Agregar recordatorio. Para eliminar un recordatorio, haz clic en el delete icono de la papelera.

Nota: los correos electrónicos recordatorios se envían como correos electrónicos transaccionales, incluso si no está utilizando el complemento de correo electrónico transaccional. Estos no cuentan para su límite de envío de correo electrónico.

• • Para incluir la descripción de la invitación en el correo electrónico de recordatorio, selecciona la casilla de comprobación Incluir descripción de la invitación en el recordatorio.
  • Para obtener la vista preliminar del correo electrónico que tus contactos recibirán, haz clic en Vista preliminar del correo electrónico de recordatorio. El idioma del correo electrónico coincidirá con el idioma seleccionado en el menú desplegable Idioma de la página de reserva.
• Haz clic en Listo.

Ahora puedes compartir un enlace de reunión con tus contactos para que puedan acceder a la página de programación y reservar tiempo contigo. En la columna Tipo, junto al nombre de la reunión, aparecerá la etiqueta Individual, Grupo o Round Robin, y debajo de la etiqueta aparecerá el nombre del organizador.

Nota: para reuniones estilo round robin, el correo electrónico de recordatorio se enviará al usuario de HubSpot para el que se programó la reunión con el contacto, no al usuario de HubSpot que creó la página de programación.

Los usuarios con un cupo de pago asignado de Sales Hub o Service Hub también pueden personalizar el logotipo de la empresa, la información de la empresa y los colores predeterminados que aparecen en tu página de programación en la configuración de la cuenta. Los cambios efectuados aquí también se aplicarán a tus documentos y cotizaciones. Descubre cómo editar tu marca de empresa para las herramientas de ventas de HubSpot. 

Filtrar, editar, eliminar, y clonar páginas de programación

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Reuniones.
• Si eres un usuario que desea ver la página de programación de otro usuario o eres un superadministrador editando una página de programación para otro usuario, haz clic en el menú desplegable Propietario y selecciona otro usuario. Todos los usuarios pueden ver la página de programación de otro usuario para compartir los enlaces de reuniones pero solo el superadministrador puede editar las páginas de programación de otros usuarios.

• Para filtrar las páginas de programación de reuniones:
  • Haz clic en el menú desplegable Tipo de reunión para filtrar por tipos de reunión Individual, Grupo o Round robin.
  • Haz clic en el menú desplegable Unidad de negocio para filtrar las páginas de programación por unidad de negocio (solo Complemento para unidades de negocio Enterprise).
  • Haz clic en Borrar filtros para mostrar todos los tipos de reunión y unidades de negocio.
• Para editar una página de programación:
  • Coloca el cursor sobre un nombre de reunión y haz clic en Editar.
  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega por las pestañas para realizar cambios en la página de programación:
    • Resumen: edita la información básica de la página de programación, como el título, la ubicación y la descripción de la reunión.
    • Programación: edita tu disponibilidad y formula preguntas.
    • Automatización: edita los correos electrónicos de recordatorio y la experiencia después de reservar una reunión.

Nota: no puedes cambiar el Organizador de la reunión una vez creada la página de programación. Si deseas asignarle una página de programación a un nuevo propietario, debes transferir la propiedad.

• • Haz clic en Guardar.
• Para eliminar una página de programación desde el menú de navegación de Reuniones:

• • Coloca el cursor encima de una reunión, selecciona el menú desplegable Acciones y haz clic en Eliminar.
  • Haz clic en Sí, eliminar para confirmar.

Nota: no puedes eliminar tu página de programación predeterminada. Primero, debes seleccionar una página de programación predeterminada diferente en la configuración.

• Para clonar una página de programación desde el menú de navegación de Reuniones:  
  • Coloca el cursor encima de una reunión, selecciona el menú desplegable Acciones y haz clic en Clonar. 

• Para clonar una página de programación desde el editor de páginas de programación:
  • Coloca el cursor encima de una reunión y selecciona Editar.
  • En la parte superior del editor de programación, selecciona el menú desplegable Acciones y haz clic en Clonar. 
• En el cuadro de diálogo Clonar páginas de programación, rellena el Nombre interno, Organizador y Enlace de la página de programación para la nueva página de programación.
• Haz clic en Guardar.

Nota: solo puedes clonar páginas de programación individuales. Las páginas de programación de grupos y round robin, así como las reuniones con un pago no pueden ser clonadas.

Transferir la propiedad de una página de programación

Puede haber instancias cuando un miembro del equipo esté fuera de la oficina, se mueve a un equipo diferente o deja la empresa. Si eres un usuario con permisos de superadministrador, puedes transferir su página de programación a otro propietario, de modo que los contactos aún puedan reservar tiempo con alguien de tu equipo. El nuevo propietario debe tener un calendario conectado y un cupo de pago asignado de Sales Hub o Service Hub.

Nota: si eliminas a un usuario de tu cuenta, se eliminarán las páginas de programación en las que esté asignado como organizador. Debes transferir la propiedad antes de eliminar al usuario de tu cuenta.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Reuniones.
• Selecciona las casillas de comprobación junto a las reuniones que se transferirán.
• En la parte superior de la tabla, haz clic en Transferir propiedad.

• En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable Propietario y selecciona un nuevo propietario.
• Haz clic en Transferir. 

El propietario de la página de programación original ya no tendrá acceso a la página de programación una vez que se transfiera.