Crear páginas de programación con la herramienta de reuniones

Crea páginas de programación individuales para que los contactos puedan reservar tiempo contigo. Si tienes asignada una licencia de Sales Hub o Service Hubs , también puedes crear una página de programación de equipos para que los contactos puedan reservar tiempo con varios usuarios. Tus contactos pueden acceder a estas páginas de programación usando un enlace de reunión. Si conectas tu calendario de Gmail u Office 365, las reuniones programadas se sincronizarán con tu calendario conectado para que tus citas estén siempre actualizadas.

Los usuarios con permisos depáginas de programación de reuniones también pueden crear y editar páginas de programación para otros usuarios seleccionando a otro usuario como organizador de la reunión.

Los usuarios de las herramientas gratuitas de HubSpot pueden crear una página de programación personal con el branding predeterminado de HubSpot. Obtén más información sobre tus límites de suscripción en Catálogo de productos y servicios de HubSpot.

Antes de empezar

• Para crear una página de programación de equipos, los usuarios deben tener asignada una licencia de Sales Hub o Service Hubs . Obtén más información sobre el alcance completo de lo que incluye cada licencia en el catálogo de productos de HubSpot & Services.
• Si el programador de reuniones no aparece en el menú de navegación bajo Ventas, asegúrese de que su usuario tiene permisos deAcceso a Ventas.
• Puede crear, editar y eliminar páginas de programación para otros usuarios si tiene permisos para Páginas de programación de reuniones. Si eres Superadministrador o un usuario con permisos para Añadir y editar usuarios, puedes conceder estos permisos a un usuario.

Elija el tipo de reunión

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Programador de reuniones.
2. En la parte superior derecha, haz clic en Crear página de programación.
3. En el cuadro de diálogo, selecciona una opción de reunión:
   • Individual: el contacto programará un horario solo contigo o con el usuario para el que estás creando las páginas de programación.
   • Grupo (solo Sales Hub o Service Hub Starter, Pro o Enterprise): esta página de programación de equipo muestra intervalos de tiempo donde están disponibles todos los miembros seleccionados del equipo para reunirse. Usa esta opción para ayudar a un contacto a programar una reunión con más de un miembro de tu equipo a la vez.
   • Round robin (solo Sales Hub o Service Hub Starter, Pro o Enterprise): esta página de programación de equipo muestra la disponibilidad individual de todos los miembros seleccionados del equipo. Usa esta opción para ayudar a un contacto a programar una reunión con un miembro del equipo cuya disponibilidad se coordine mejor con su programación.
4. Continúa configurando tu página de programación siguiendo los pasos a continuación.

Personalizar los detalles de las reuniones

Introduce la información básica de la página de programación en la página Resumen.

1. Nombre interno: el nombre que aparece cuando el enlace de reunión utilizado para acceder a la página de programación se haya agregado a un correo electrónico.
2. Marcas: si dispones del complemento de marcas, selecciona la marca a la que quieres asociar esta reunión en el menú desplegable Marca.
3. Organizador: el propietario de la reunión, o el usuario con el que el contacto está programando una reunión. Debes tener permisos para Páginas de programación de reuniones para crear páginas de programación para otros usuarios de tu cuenta, y el usuario debe haber activado la herramienta de reuniones. Para crear una página de programación para otro usuario, selecciona su nombre en el menú desplegable Organizador.
4. Título de evento: el nombre del evento del calendario que compartiste con tu contacto. Por ejemplo, «Demostración del Producto» aparecerá como nombre de evento. Puede insertar fichas de personalización en el asunto haciendo clic en Personalizar.
5. Lugar: incluya información sobre cómo y dónde conectará con los asistentes a su reunión. Esto puede ser un enlace de llamada, una ubicación física, etc. Esta ubicación aparecerá en la invitación de calendario que recibe el contacto y el evento creado en tu calendario personal predeterminado.
6. Añadir enlace de videoconferencia: si utilizas la integración de HubSpot con Microsoft Teams, Zoom, UberConference, o Google Meet, puedes añadir un enlace de videoconferencia. Si no has configurado una integración de videoconferencia, no verás esta opción. Si utilizas un software de videoconferencia diferente y eres desarrollador o hay un desarrollador en tu equipo, aprende a utilizar la API de extensión de videoconferencia.
7. Cancelar y reprogramar: activa el interruptor para incluir enlaces de cancelación y reprogramación en la descripción del evento, de modo que cuando se programe una reunión el contacto pueda cancelar o modificar la fecha y la hora si es necesario.
8. Descripción: una descripción de la reunión que muestra cuándo se reservó una reunión. Esta descripción aparecerá en la invitación de calendario que recibe el contacto y el evento creado, en el calendario personal predeterminado. Puede insertar fichas de personalización en el asunto haciendo clic en Personalizar. Puedes dar formato a la descripción utilizando la barra de herramientas.
9. Tipo de reunión: seleccione si la reunión es presencial u online. El tipo de reunión puede utilizarse en los informes.
   
   
10. Haz clic en Siguiente.

Seleccionar a los miembros del equipo

Si va a crear una reunión de grupo o por turnos, utilice la página Miembros del equipo para seleccionar los miembros del equipo que desea incluir en la reunión.

1. En la parte superior derecha, haz clic en Editar miembro.
2. En el panel derecho, elija una de las siguientes opciones:
   • Usuarios: haga clic en el menú desplegable Usuarios y seleccione los usuarios que desea añadir; a continuación, haga clic en Confirmar. Si el calendario de un usuario está desconectado, aparecerá una alerta debajo de su nombre y se desactivará el interruptor Comprobar disponibilidad.

   

   • Utilizar una rotación: haz clic en el menú desplegable Rotación para seleccionar una rotación de reuniones. A continuación, haz clic en Confirmar. Cuando se utiliza una rotación con un round robin, al reservar una reunión sólo se mostrará la disponibilidad del usuario que debe ser reservado a continuación.
      

     

3. Haz clic en Siguiente.

Personalizar los detalles de la programación

En la página Programación, personaliza la disponibilidad de tu reunión y el formulario de reservación.

1. En la parte superior, edite la URL de la página de programación. Este es el enlace que los contactos utilizarán para reservar reuniones en tu calendario y no se puede editar después de haberlo creado. Solo puedes usar caracteres alfanuméricos, guiones o guiones bajos en la URL de la página de programación. No se admiten otros caracteres especiales. Si tienes asignada una licencia de Sales Hub o Service Hubs , puedes ajustar parte de la URL en la configuración de tu calendario.
2. Si ha configurado pagos de HubSpot o Stripe como opción de procesamiento de pagos, puede añadir un enlace de pago a la página de programación activando el interruptor Cobrar pagos . En la pestaña Pago, haz clic en el menú desplegable Enlace de pago y selecciona un enlace de pago. La página de pago para este enlace de pago aparecerá cuando un contacto reserve una reunión en esta página de programación.

Nota: se dará prioridad a la página de redireccionamiento de reuniones. Si ha configurado el enlace de pago utilizado en la reunión para el redireccionamiento y desea redirigir a esa página una vez reservada y pagada la reunión, asegúrese de seleccionar esta página en los ajustes de redireccionamiento de la página de la reunión.

Hola

Si estás creando una reunión round robin, en la pestaña Bienvenida, puedes elegir mostrar la página de programación del propietario del contacto. Si no desea dar prioridad a la página de programación del propietario del contacto, vaya a la pestaña Programar .

1. Para mostrar la página de programación del propietario del contacto cuando el contacto conocido reserva una reunión, haga clic para activar el interruptor Priorizar propietario del contacto . Aprende más sobre cómo este valor de configuración afecta la disponibilidad de la reunión. Con el ajuste Priorizar propietario de contacto activado, aparecerá una pantalla de bienvenida en la que el contacto podrá introducir su dirección de correo electrónico antes de acceder a la página de programación:
2. En el campo Título de la página, escribe el texto que aparece en la pantalla de bienvenida.
3. En el campo Descripción, escribe texto para explicar por qué estás pidiendo la dirección de correo electrónico del visitante.
4. Para personalizar la imagen que aparece en la pantalla de bienvenida, en la sección Imagen, selecciona una opción de imagen.
   • Imagen predeterminada: aparecerá el icono de reuniones predeterminado proporcionado por HubSpot.
   • Avatar de empresa: el avatar de la empresa asociado al dominio de correo electrónico del usuario que creó la página de programación. Esto se rellena utilizando HubSpot Insights.
   • Imagen personalizada: carga una imagen cuadrada personalizada seleccionada del administrador de archivos. La imagen debe ser cuadrada para que se muestre correctamente. Coloca el cursor sobre el avatar y haz clic en el edit icono de lápiz y selecciona Cambiar la foto. En el panel derecho, selecciona una imagen.

Programación

En la pestaña Programar , puede personalizar su disponibilidad para la página de programación:

• Título de la programación: introduzca el nombre que aparecerá encima del calendario en la página de programación.
• Duración: la cantidad de tiempo que los visitantes pueden agendar contigo. Haga clic en el menú desplegable Opciones de duración y seleccione las duraciones deseadas. Haz clic en + Agregar duración personalizada para agregar más opciones.
• Zona horaria: haz clic en el menú desplegable Tu zona horaria y selecciona tu zona horaria. Esta es la zona horaria en la que se basa tu disponibilidad.

• Disponibilidad: usa los menús desplegables para establecer los días de la semana y la duración de tus intervalos de tiempo disponibles. Haz clic en + Agregar horas para agregar intervalos de tiempo adicionales.
• Considera el horario laboral: activa el interruptor Considera el horario laboral si quieres que se agende a los usuarios durante su horario de trabajo. Si los usuarios no tienen horario laboral establecido, no se les reservará fuera de la ventana de disponibilidad establecida anteriormente. Aprenda a fijar las horas de trabajo. 

Nota: los horarios disponibles de tu página de programación aparecerán en la configuración de zona horaria del contacto. Por ejemplo, si el equipo del contacto está configurado en la hora del Pacífico, las horas aparecerán en la hora del Pacífico. Los ajustes de calendario del contacto determinan la fecha y hora del evento de calendario enviado al contacto tras reservar una reunión.

• Imagen: esta imagen aparecerá en la parte superior de la página de programación. Seleccionar una opción de imagen.
  • Avatar del organizador: aparecerá el avatar del organizador de la reunión, establecido en su perfil de usuario y preferencias. Esta opción solo está disponible al crear una página de programación individual.
  • Avatar de la empresa: aparecerá el avatar de la empresa asociado al dominio de correo electrónico del usuario que creó la página de programación. Esto se rellena utilizando HubSpot Insights.
  • Imagen personalizada: carga una imagen personalizada seleccionada del administrador de archivos. Coloca el cursor sobre el avatar y haz clic en el edit icono de lápiz y selecciona Cambiar la foto. En el panel derecho, selecciona una imagen.
• Cuándo se puede programar una reunión: ingresa la cantidad de semanas desde ahora en que las personas pueden reservar tiempo en tu calendario.
  • Si está creando una página de programación para un evento o conferencia, puede especificar un intervalo de fechas personalizado para la reserva.
  • Seleccione el botón de selección Durante un periodo de tiempo escalonado o Intervalo de fechas personalizado (sólo usuarios con licenciasde Sales Hub o Service Hub asignadas).
  • A continuación, seleccione el número de días laborables, días naturales o semanas, o utilice los campos del selector de fechas para ajustar el intervalo de tiempo. Un período personalizado no puede durar más de 10 semanas.
• Tiempo mínimo de aviso: haz clic en el menú desplegable para seleccionar la cantidad mínima de tiempo necesaria para que un visitante programe una reunión contigo.
• Intermedio: haz clic en el menú desplegable para seleccionar la cantidad de tiempo intermedio entre cada una de tus reuniones.  El intermedio evita que las reuniones se programen demasiado juntas. Por ejemplo, si tiene una reunión de 13:00 a 13:30 y dispone de un tiempo de espera de 30 minutos, la siguiente hora de reunión disponible serían las 14:00.
• Incremento de la hora de inicio: haga clic en el menú desplegable para ajustar la frecuencia de las horas de inicio de sus reuniones. Por ejemplo, si usted está disponible entre las 10:00 AM y las 12:00 PM para una reunión de 60 minutos y su incremento de tiempo de inicio es de 15 minutos, un prospecto puede reservar 60 minutos con usted a las 10:00 AM, 10:15 AM, 10:30 AM, y así sucesivamente.
• Idioma de la página de reservas: haga clic en el menú desplegable para seleccionar el idioma en el que debe aparecer la página de reservas. Si no se puede detectar la configuración del navegador de un visitante, tu página de programación aparecerá en inglés.
• Formato de fecha y hora: haz clic en el menú desplegable para seleccionar el formato de fecha y hora. Las opciones disponibles en el menú desplegable dependerán de lo que haya seleccionado en Idioma de la página de reservas(por ejemplo, si ha seleccionado Francés en Idioma de la página de reservas, puede elegir Canadá o Francia en Formato de fecha y hora.

Formulario

En la pestaña Formulario , puede personalizar el formulario que utilizarán los contactos al reservar una reunión:

• De forma predeterminada, los contactos deberán introducir su nombre, apellidos y correo electrónico al realizar la reserva. Si se envía un formulario a través de un enlace de reuniones, una dirección de correo electrónico única siempre creará un nuevo contacto, independientemente de si un contacto existente tiene un token de usuario coincidente. En este caso, la dirección de correo electrónico del contacto existente no se sobrescribirá con la nueva dirección de correo electrónico.
• Para añadir una propiedad de contacto existente como campo:
  • Haga clic en + Propiedad de contacto para añadir diferentes tipos de campo a su formulario. Si necesita crear una nueva propiedad para este campo, aprenda a crear propiedades personalizadas.
  • Seleccione una propiedad de contacto en el menú desplegable y, a continuación, haga clic en Guardar.
  • Si deseas que este campo sea opcional, desmarca la casilla de verificación Obligatorio a la derecha del campo.
  • No puede añadir un campoArchivo al formulario de reuniones.
• Para añadir una pregunta de campo de texto simple:
  • Haga clic en + Pregunta personalizada.
  • Introduce una pregunta y luego haz clic en Guardar.
  • Si deseas que este campo sea opcional, desmarca la casilla de verificación Obligatorio a la derecha del campo.
• Para agregar un desafío CAPTCHA a la página de programación para evitar el envío de spam, haz clic para activar el interruptor CAPTCHA (prevención de spam)
• Para bloquear visitantes con dominios de correo electrónico gratuitos, haga clic para activar el interruptor Bloquear dominios de correo electrónico gratuitos . Para impedir que determinados dominios de correo electrónico puedan reservar tiempo en tu calendario, haz clic en + Bloquear dominios específicos. A continuación, introduce el dominio de correo electrónico, haz clic en Añadir y en Guardar.
• Para permitir que los clientes inviten a otros invitados a las reuniones, haz clic para activar el interruptor Permitir invitados. Al activar este ajuste, se desactivará automáticamente el ajuste Enviar automáticamente el formulario cuando todos los campos estén rellenados previamente .

Nota: puedes permitir que los prospectos faciliten direcciones de correo electrónico de los invitados cuando reserven una reunión contigo, siempre que se cumplan determinados criterios. Como se detalla en nuestra Política de Privacidad, el prospecto debe confirmar que tiene el consentimiento de los otros invitados para compartir sus datos con HubSpot. Los invitados también deben aceptar que HubSpot retenga y procese su información y datos con el fin de crear una invitación a la reunión y revisar los asistentes a la reunión. Los datos de los huéspedes que nos facilites se tratarán de acuerdo con nuestra Política de privacidad.

• Si tienes activada la configuración de privacidad de datos de en tu cuenta, todas las páginas de programación que crees en adelante tendrán activada la privacidad de datos por defecto. La página de programación mostrará el texto de Consentimiento predeterminado que haya configurado en los ajustes de su cuenta de Privacidad & Consentimiento. Para personalizar sus opciones de consentimiento de privacidad de datos & para esta página de programación:
  • Haz clic en Personalizar. Puedes capturar el consentimiento de un contacto para las comunicaciones en un tipo de suscripción específico o capturar interés legítimo en tu página de programación.
  • Haga clic en el menú desplegable Privacidad y consentimiento de datos y seleccione Consentimiento o Interés legítimo.
    • Consentimiento: edite el texto de consentimiento de comunicación y, a continuación, añada más tipos de suscripción/casillas de verificación para permitir que los visitantes acepten la comunicación de varios tipos de suscripción en una única página de programación. Haga clic en + Añadir otra casilla de verificación, seleccione un tipo de consentimiento y edite el texto que aparecerá junto a la casilla de verificación.
    • Interés legítimo: seleccione la base jurídica en el menú desplegable. Para añadir más tipos de suscripción y poder capturar varios tipos de suscripción de forma implícita, haga clic en el menú desplegable Tipo de suscripción y seleccione un tipo de suscripción. De forma predeterminada, la suscripción que seleccionas para las reuniones es la comunicación uno a uno , que es un tipo de suscripción interna en tu cuenta de HubSpot.
  • Si ha seleccionado Consentimiento, edite el texto de privacidad y consentimiento de la página de programación. Cualquier cambio realizado en las opciones de Privacidad y consentimiento de una página de programación individual anulará el texto predeterminado establecido en la configuración de tu cuenta.
  • Para ver cómo se mostrarán tus opciones de consentimiento, haz clic en la pestaña Vista preliminar.
  • Haz clic en Guardar.

Para acceder a la configuración adicional de formularios, haz clic para expandir la sección Configuración adicional:

• Si desea que los campos de formulario de la página de reserva se rellenen previamente con información conocida cuando un contacto vuelva a su sitio, haga clic para activar la opción Rellenar previamente los campos con valores conocidos .
• Para enviar automáticamente el formulario cuando los campos del formulario se hayan rellenado previamente con datos conocidos, haga clic para activar la opción Enviar automáticamente el formulario cuando todos los campos estén rellenados previamente .

Confirmación

Para redireccionar a los contactos a una página web, landing page o página externa específica después de que reserven una reunión:

1. Haga clic en la pestaña Confirmación .
2. Selecciona la opción Redirigir a otra página. Si ha instalado píxeles de redes publicitarias, este redireccionamiento admite el seguimiento de reservas de reuniones con redes externas como Google y Facebook.
3. Para seleccionar una página de HubSpot, haga clic en el menú desplegable y seleccione una página.

4. Para redireccionamiento a una página externa, haga clic en Añadir enlace externo. En el cuadro de diálogo, introduzca la URL y haga clic en Añadir.
5. Haz clic en Siguiente.

Ajuste de la automatización de reuniones

En la página Automatización , puede controlar el correo electrónico automático de confirmación de la reserva o añadir más correos electrónicos recordatorios que se enviarán antes de la reunión.

1. De manera predeterminada, se enviará un correo de confirmación cuando alguien programe una reunión usando esta página de programación. Para desactivarlo, desactiva la opción Correo de confirmación.
2. Para enviar correos electrónicos de recordatorio antes de una reunión, haz clic para activar el interruptor Recordatorio previo a la reunión. Los correos electrónicos recordatorios solo se enviarán si tu calendario está conectado. Si el interruptor Activar recordatorio de reunión de forma predeterminada está activado para su cuenta, las nuevas páginas de programación heredarán los recordatorios predeterminados.
   • Para seleccionar cuántas semanas, días, horas o minutos antes de la reunión debe enviarse un correo electrónico, introduzca un número en el campo de texto y, a continuación, haga clic en el menú desplegable y seleccione una medida de tiempo.

   

   • Puedes agregar hasta tres correos recordatorios. Para agregar correos electrónicos de recordatorio adicionales, haz clic en + Agregar recordatorio. Para eliminar un recordatorio, pulse el icono delete Borrar.
   • Para obtener la vista preliminar del correo electrónico que tus contactos recibirán, haz clic en Vista preliminar del correo electrónico de recordatorio. El idioma del correo electrónico coincidirá con el idioma seleccionado en el menú desplegable Idioma de la página de reserva.
   • Para personalizar la línea de asunto y el cuerpo del correo electrónico recordatorio con texto nuevo y tokens de personalización para la empresa, el contacto, el anfitrión y los detalles de la reunión, haga clic en Personalizar su correo electrónico recordatorio.
     • Actualice el asunto en el campo Asunto . Para incluir información adicional en el asunto, haga clic en el menú desplegable Personalizar de la barra de herramientas de la parte inferior y seleccione el menú desplegable token de propiedad . A continuación, seleccione una propiedad.
     • Para incluir información adicional en el cuerpo del correo electrónico recordatorio, como la Descripción de la invitación o la Ubicación, haga clic en el menú desplegable Personalizar de la barra de herramientas de la parte inferior y seleccione el menú desplegable del token de propiedad . A continuación, seleccione una propiedad.
3. Haz clic en Crear página de programación

Comparta su reunión

Después de crear su página de programación, un cuadro de diálogo le ofrecerá formas de compartir su reunión:

1. Haga clic en Mostrar en una ventana emergente y, a continuación, en Crear ventana emergente para configurar una ventana emergente con el calendario de reuniones mediante la herramienta de llamadas a la acción. La herramienta CTA utilizará automáticamente la información de las reuniones para crear un borrador de ventana emergente.
2. Haga clic en Obtener código de inserción para obtener el código de inserción y utilizarlo en otras herramientas, como su sitio web o blog.
   • Haga clic en Copiar código para copiar el código.
   • Haga clic en Enviar correo electrónico al desarrollador web, introduzca la dirección de correo electrónico de su desarrollador web y haga clic en Enviar mensaje para enviar el código a su desarrollador por correo electrónico.
3. Haga clic en Copiar enlace compartido y, a continuación, en Copiar para copiar el enlace en la página de programación.

Pasos siguientes

• Los usuarios con una licencia de Sales Hub o Service Hubs asignada pueden personalizar el logotipo de la empresa, la información de la empresa y los colores predeterminados que aparecen en la página de programación en los ajustes de la cuenta. Los cambios efectuados aquí también se aplicarán a tus documentos y cotizaciones. Aprende a editar el branding de tu empresa para las herramientas de ventas de HubSpot.
• Obtén información sobre cómo editar páginas de programación, compartir un enlace de reunión y editar la configuración de la página de programación.