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Configura la herramienta de reuniones

Última actualización: octubre 19, 2020

Requisitos

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Conecta un calendario de Google u Office 365 con la herramienta Reuniones para configurar una página de reservaciones para prospectos que programen una reunión contigo. Si tienes un evento en tu calendario conectado, la herramienta reuniones mostrará que estás ocupado durante el horario de evento. Una vez que tu calendario esté conectado, puedes crear enlaces de reuniones para compartir con tus prospectos y contactos para que puedan reservar tiempo contigo. Descubre cómo crear un enlace de reuniones.

Puedes conectar un calendario con Google Apps (GSuite), Gmail (Google Free) u Office 365 a la herramienta de reuniones. Antes de conectar tu calendario, ten en cuenta lo siguiente:

Conecta tu calendario de Gmail u Office 365

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el símbolo de configuración settings, situado en la barra de navegación principal.
  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Ventas > Reuniones.
  • Haz clic en Conectar el calendario de Google o Conectar el calendario de Office 365.
  • En el cuadro de diálogo, haz clic en Aceptar y conectar a [Google/Office 365] para darle acceso a la herramienta reuniones.

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Serás redirigido al panel de reuniones, donde puedes configurar un enlace de reuniones individual.

Nota: si activaste la sincronización con Calendario de Google o Calendario de Office 365 HubSpot, cuando creas un evento de calendario con un contacto directamente en el Calendario de Google o en Office 365, el evento se sincronizará con el CRM como una interacción de reunión.

Con esta sincronización de calendario, las reuniones creadas directamente en un registro de contacto en CRM enviarán invitaciones de eventos de calendario reales al contacto. Sin tu calendario conectado, creará una interacción de reunión en el registro sin enviar invitación de evento de calendario.

Personaliza la configuración de tu calendario conectado

Después de conectar tu calendario, los usuarios con un cupo de Sales Hub o Service Hub pueden personalizar la URL de su enlace predeterminado de reuniones. Los usuarios de Marketing Hub Pro o Enterprise también pueden alojar el enlace de reuniones en un dominio personalizado que está conectado a HubSpot. Todos los usuarios pueden agregar calendarios adicionales en su configuración.

Edita tu URL de reuniones y el enlace de reuniones predeterminadas (Sales Hub y Service Hub Starter, Pro, o Enterprise únicamente)

Puedes cambiar tu URL de reuniones o seleccionar un nuevo enlace de reunión predeterminado.

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el símbolo de configuración settings, situado en la barra de navegación principal.
  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Ventas > Reuniones.
  • En la pestaña Preferencias, personaliza tu URL de reunión:
    • En el campo URL de reuniones, edita la URL. Los cambios en las URL de las reuniones se aplicarán a todos los enlaces nuevos a partir de ahora, pero no cambiará los enlaces de reuniones existentes.
    • Para seleccionar un enlace de reuniones predeterminado diferente, haz clic en el menú desplegable Enlace de reunión predeterminado.

Conectar calendarios adicionales

Puedes conectar calendarios adicionales a tu calendario integrado. Cuando un contacto programe una reunión contigo, HubSpot comprobará la disponibilidad en cada calendario y bloqueará las veces que esté ocupado.

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el símbolo de configuración settings, situado en la barra de navegación principal.
  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Ventas > Reuniones.
  • Haz clic en la pestaña Integración del calendario .
  • Haz clic en el menú desplegable Usar más calendarios y selecciona cualquier calendario adicional. calendar-integration-settings
  • Para eliminar un calendario adicional, haz clic en X junto al nombre del calendario.
  • Haz clic en Guardar.

Solo puedes agregar calendarios que posees o que tu dirección de correo electrónico tenga acceso en tu cuenta conectada de Gmail u Office 365. Descubre cómo configurar nuevos calendarios de Google y nuevos calendarios de Office 365. Cuando un prospecto programe una reunión contigo, el evento solo aparece en tu calendario personal por defecto, no en los demás calendarios integrados.

Nota: debes ser usuario en una cuenta de Marketing Hub Pro o Enterprise o en una cuenta de CMS Hub Pro o Enterprise para alojar enlaces de reuniones en tu propio dominio personalizado.

Puedes usar tu propio dominio personalizado en lugar de app.hubspot.com en tu enlace de reuniones. Personaliza tu dominio para reflejar tu marca y habilitar los campos de formulario para completar previamente con información de los envíos de formularios anteriores.

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el símbolo de configuración settings, situado en la barra de navegación principal.
  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Ventas > Reuniones.
  • Haz clic en la pestaña Dominios personalizados .
  • En el menú desplegable Dominio de reuniones selecciona un dominio personalizado para alojar los enlaces de reuniones en lugar de una dirección de HubSpot. Solo los dominios conectados en el mánager de dominios aparecen en el menú desplegable para su selección.

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Nota: si estás usando un dominio personalizado, la URL aún debe tener un slug diferente que el de los enlaces de reuniones existentes en otros dominios.

Por ejemplo, http://yourcustomname.com/meetings/example y http://app.hubspot.com/meetings/example se consideran iguales, por lo que no podrías usar http://yourcustomname.com/meetings/example si http://app.hubspot.com/meetings/example ya existe.