Administrar la configuración de la herramienta reuniones

En tu configuración de calendario, puedes conectar un calendario de Google, Office 365 o Exchange a la herramienta reuniones, de modo que si tienes un evento en tu calendario conectado, la página de programación mostrará que estás ocupado durante el horario del evento. También puedes editar la página de programación predeterminada, agregar calendarios adicionales o alojar la URL de la página de programación en un dominio conectado en la configuración. 

No se requiere un calendario conectado para ver, editar o crear páginas de programación en la herramienta de reuniones, pero es necesario para reservar reuniones. Si un calendario no está conectado, la página de programación estará en modo sin conexión, por lo que se pueden solicitar reuniones, pero no se agregarán automáticamente al calendario. 

Conecta tu calendario de Gmail u Office 365

Puedes conectar un calendario que esté alojado en Google Apps (G Suite), Gmail (Google Free) u Office 365 a la herramienta de reuniones. Antes de conectar tu calendario, ten en cuenta lo siguiente:

• Cuando conectas un calendario a la herramienta de reuniones, la bandeja de entrada asociada automáticamente se conectará en la configuración de integración de correo electrónico. Sin embargo, una vez que el calendario esté integrado, puedes desactivar la conexión de la bandeja de entrada sin desactivar la conexión del calendario.
• Si conectaste tu bandeja de entrada como una bandeja de entrada compartida en la herramienta de conversaciones, tu calendario no puede conectarse con la herramienta reuniones. Solo las bandejas de entrada personales se pueden conectar a la herramienta de reuniones.
• Asegúrate de haber iniciado sesión en la cuenta de Gmail u Office 365 correcta antes de conectarla con HubSpot. 

Para conectar un calendario:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el settings símbolo de configuración, situado en la barra de navegación principal.
• En el menú de la barra lateral izquierda, ve a General.
• Haz clic en la pestaña Calendario.
• Haz clic en Conectar tu calendario.
• En el cuadro de diálogo, haz clic en Google/Gmail u Office 365, y luego haz clic en Conecta tu calendario.

• Revisa la información en el cuadro de diálogo, haz clic en Aceptar y conectar a [Google/Office 365] para darle acceso a la herramienta de reuniones a tu calendario.

Serás redirigido al panel de reuniones, donde puedes configurar una la página de programación individual.

Divulgación necesaria: HubSpot tendrá acceso tanto a tu Google Calendar como a cualquier otro calendario al que accedas a través de Google para poder utilizar la herramienta de reuniones y permitirte asociar eventos con contactos en el CRM. HubSpot tendrá la capacidad de crear o cambiar tus calendarios y actualizar los eventos del calendario individuales.

Conecta tu calendario de Exchange

Antes de conectar tu calendario de Exchange, confirma con tu equipo de TI que tu servidor de Exchange está ejecutando Exchange 2010 SP2 y superior. Tu dirección de correo electrónico y contraseña de Exchange se requieren para conectar tu bandeja de entrada, pero dependiendo de la configuración de tu servidor de Exchange, HubSpot puede requerir información adicional para conectar. Consulta la tabla a continuación antes de conectar tu calendario para asegurarte de tener toda la información necesaria.

Nota: si tu cuenta de Exchange está configurada para utilizar la autenticación de dos factores, tendrás que introducir una contraseña de la aplicación de terceros. Revisa la documentación de Microsoft para descubrir cómo generar una contraseña de la aplicación de terceros.

Antes de conectar tu calendario, ten en cuenta lo siguiente:

• No puedes cancelar o reprogramar una reunión para un calendario de Exchange conectado.
• La sincronización bidireccional entre tus calendarios de Exchange y HubSpot no es compatible:
  • Las reuniones creadas a través de un registro de CRM no se agregarán a un calendario de Exchange.
  • Las reuniones creadas en un calendario de Exchange no se sincronizan con HubSpot como un evento de calendario.
• No puedes insertar las horas de reunión propuestas en un correo electrónico utilizando un calendario de Exchange.

Para conectar un calendario:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el settings símbolo de configuración, situado en la barra de navegación principal.
• En el menú de la barra lateral izquierda, haz clic en General.
• Haz clic en la pestaña Calendario.
• Haz clic en Conectar tu calendario.
• En el cuadro de diálogo, selecciona Exchange y luego haz clic en Conectar tu calendario.

• Lee qué esperar cuando conectas tu calendario a HubSpot y luego haz clic en Continuar.
• En el cuadro de diálogo, escribe la siguiente información:
  • Dirección de correo electrónico: tu dirección de correo electrónico de Exchange.
  • Nombre de usuario: ingresa tu nombre de usuario. Típicamente, esto es lo que aparece antes del símbolo @ en la dirección de correo electrónico o el ID de usuario.
  • Contraseña: tu contraseña de Exchange.
  • URL de Exchange: ingresa la URL utilizada para acceder a tu servidor de Exchange.

• Haz clic en Conectar bandeja de entrada. 

Se le redirigirá al panel de reuniones, donde podrá configurar unapágina de programación individual .

Personaliza la configuración de tu calendario conectado

Después de conectar tu calendario, los usuarios con un cupo de pago de Sales Hub o Service Hub pueden personalizar la URL de su página de programación. Dependiendo de tu suscripción de HubSpot, también puedes alojar la URL de la página de programación en un dominio personalizado que esté conectado a HubSpot. Todos los usuarios pueden conectar calendarios adicionales en su configuración.

Editar la URL de tu URL de la página de programación y la página de programación predeterminadas (solo Sales Hub o Service Hub Starter, Pro o Enterprise)

En la configuración de tu calendario en HubSpot, puedes cambiar la URL de tu página de programación que se utiliza para cada página de programación que crees en adelante. También puedes cambiar la página de programación predeterminada que se utiliza al insertar enlaces de reuniones en las plantillas de correo electrónico de ventas.

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el settings símbolo de configuración, situado en la barra de navegación principal.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a General.
• Haz clic en la pestaña Calendario. 
• En el campo URL de reuniones, edita la URL. Los cambios en la URL de tu página de programación se aplicarán a todas las nuevas páginas de programación en adelante, pero no cambiarán las URL de las páginas de programación existentes.

• Para seleccionar una página de programación predeterminada diferente, haz clic en el menú desplegable Enlace de reunión predeterminado.

Conectar calendarios adicionales

Puedes conectar calendarios adicionales a tu calendario integrado. Cuando un contacto programe una reunión contigo, HubSpot comprobará la disponibilidad en cada calendario y bloqueará las veces que estés ocupado.

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el settings símbolo de configuración, situado en la barra de navegación principal.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a General.
• Haz clic en la pestaña Calendario. 
• Haz clic en el menú desplegable Calendarios seleccionados y selecciona cualquier calendario adicional.
  
  
• Para eliminar un calendario adicional, haz clic en X junto al nombre del calendario.
• Haz clic en Guardar.

Solo puedes añadir calendarios a tu cuenta de HubSpot que tu dirección de correo electrónico posea o a los que tenga acceso en tu cuenta de Gmail u Office 365 conectada. Aprende a configurar y compartir nuevos calendarios de Google y nuevos calendarios de Office 365. Cuando un prospecto programe una reunión contigo, el evento solo aparece en tu calendario personal por defecto, no en los demás calendarios integrados.

Si pierdes el acceso a uno de tus calendarios, los contactos no podrán reservar reuniones contigo, aunque tengas otros calendarios integrados. Recibirás un correo electrónico en el que se te notificará que alguien está intentando reservar una reunión contigo. Luego, puedes pedirle al propietario del calendario que te dé acceso o eliminar el calendario inactivo de tu configuración.

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el settings símbolo de configuración, situado en la barra de navegación principal.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a General.
• Haz clic en la pestaña Calendario.
• Para eliminar el calendario de tu configuración, haz clic en la X junto al calendario inactivo. 

Alojar páginas de programación en un dominio personalizado

Nota: cualquier usuario puede alojar páginas de programación en dominios personalizados siempre que estos dominios estén conectados en el administrador de dominios. 

Puedes usar tu propio dominio personalizado para tu página de programación para reflejar tu marca y habilitar los campos de formulario para completar previamente con información de los envíos de formularios pasados.

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el settings símbolo de configuración, situado en la barra de navegación principal.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a General.
• Haz clic en la pestaña Calendario. 
• Haz clic en el menú desplegable Dominio de reuniones y selecciona un dominio personalizado para alojar los enlaces de reuniones en lugar de una dirección de HubSpot. Sólo aparecerán en el menú desplegable para su selecciónlosdominios que hayan sido conectados en su gestor de dominios.

Si quieres evitar que los motores de búsqueda indexen páginas de programación en dominios personalizados, puedes agregar “Disallow: /meetings*” a tu archivo robots.txt. 

Nota: si estás usando un dominio personalizado, la URL todavía debe tener un slug distinto de la página de programación existente en otros dominios.

Por ejemplo, http://yourcustomname.com/meetings/example y http://app.hubspot.com/meetings/example se consideran iguales, por lo que no podrías usar http://yourcustomname.com/meetings/example si http://app.hubspot.com/meetings/example ya existe.

Agregar un enlace de reunión a tu widget de chat.

Puedes incluir un enlace de reunión en el widget de chat para que un visitante pueda acceder a tu página de programación y reservar tiempo contigo durante una conversación de chat.

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el settings símbolo de configuración, situado en la barra de navegación principal.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a General.
• Haz clic en la pestaña Calendario.
• En la sección Perfil de chat, selecciona la casilla de comprobación Incluye un enlace a tu página de reservas de reuniones en la ventana de mensajes de chat.
• Haz clic en el menú desplegable Enlace de reunión por chat y selecciona un enlace de reunión.

Cuando hayas terminado de realizar los cambios en la configuración de la herramienta de reuniones, haz clic en Guardar. Aprende a crear o editar una página de programación y a compartirla con tus contactos.