Conectar el calendario a HubSpot

En los ajustes del calendario, puedes conectar un calendario de Google, Office 365 o Exchange a la herramienta de reuniones. Con un calendario conectado: 

• Los contactos pueden programar reuniones en su calendario, al tiempo que evita que reserven reuniones sobre eventos de calendario existentes
• Puedes sincronizar reuniones creadas en HubSpot con tu calendario
• Puede ajustar otras opciones del calendario.

No se necesita un calendario conectado para ver, editar o crear páginas de programación en la herramienta de reuniones, pero sí para reservar reuniones. Si un calendario no está conectado, la página de programación estará en modo offline, por lo que se podrán solicitar reuniones pero no se añadirán automáticamente al calendario.

Para conectar tu calendario, debes tener concedido el acceso al correo electrónico personal en tus ajustes. 

Nota: Si tu cuenta se creó antes del 13 de marzo de 2023, es posible que hayas conectado una cuenta para la configuración del calendario y otra para la configuración de las reuniones. Esta configuración se mantendrá. Sin embargo, si desconecta una de las cuentas después del 13 de marzo de 2023, sólo podrá conectar una cuenta, ya que sólo se puede conectar una a la vez.

Conectar un calendario de Gmail u Office 365

Puedes conectar un calendario que esté alojado en Google Apps (G Suite), Gmail (Google Free) u Office 365. Antes de conectar tu calendario, ten en cuenta lo siguiente:

• Si has conectado tu bandeja de entrada compartida en la herramienta de conversaciones, tu calendario no podrá conectarse con la herramienta de reuniones. Solo es posible conectar un correo personal a la herramienta de reuniones.
• Cuando conectes un calendario, la bandeja de entrada asociada se conectará automáticamente connect in your email integration settings. Después de conectar tu calendario, puedes desconectar el interruptor de la bandeja de entrada. 
• Asegúrate de haber iniciado sesión en la cuenta de Gmail u Office 365 correcta antes de conectarla con HubSpot.

PC

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, dirígete a la opción General.
• Haz clic en la pestaña Calendario.
• Haz clic en Conectar mi calendario.
• En el cuadro de diálogo, haz clic en Google/Gmail u Office 365, y luego haz clic en Conecta tu calendario.

• Revisa la información en el cuadro de diálogo y haz clic en Aceptar y conectar a [Google/Office 365] para que la herramienta de reuniones tenga acceso a tu calendario.
  • En la página de inicio de sesión de Google, selecciona la cuenta que quieres conectar y luego revisa los permisos. Haz clic en Permitir para seguir conectando tu calendario.
  • En la página de inicio de sesión de Office 365, asegúrate de haber iniciado sesión en la cuenta correcta y revisa los permisos. Haz clic en Aceptar para seguir conectando tu calendario.

Se te redireccionará al panel de reuniones, donde podrás gestionar los ajustes de tu calendario.

Aplicación móvil HubSpot

Los usuarios con una licencia de Sales Hub Pro o Service Hub Pro o Enterprise asignada pueden conectar su calendario alojado con Google Apps (G Suite), Gmail (Google Free) u Office 365.

• Abre la aplicación de HubSpot en tu dispositivo móvil.
• En la sección Conecta tu calendario , pulsa Conectar.
• Pulsa Google / Gmail u Office 365.
• Revise la información y, a continuación, pulse Continuar para que la herramienta de reuniones acceda a su calendario.
  • En la página de inicio de sesión de Google , toca la cuenta a la que deseas conectarte y, a continuación, revisa los permisos. Haga clic en Continuar para seguir conectando su calendario y, a continuación, en Permitir.
  • En la página de inicio de sesión de Office 365 , asegúrate de haber iniciado sesión en la cuenta correcta y revisa los permisos. Haz clic en Aceptar para seguir conectando tu calendario.

- Pulse Hecho en la parte superior izquierda para volver a su Inicio. Una notificación emergente mostrará que tu agenda se ha conectado.

Advertencia: HubSpot tendrá acceso tanto a tu calendario de Google como a cualquier otro calendario al que accedas a través de Google para poder utilizar la herramienta de reuniones y permitirte asociar eventos con contactos en el CRM. HubSpot podrá crear o cambiar tus calendarios y actualizar cada evento del calendario.

Conectar tu calendario de Exchange

Antes de conectar un calendario de Exchange, ten en cuenta lo siguiente: 

• Confirma con tu equipo de TI que el servidor de Exchange está funcionando con Exchange 2010 SP2 o una versión superior.
• Necesitarás la dirección de correo electrónico y la contraseña de Exchange para conectar tu calendario, pero dependiendo de la configuración del servidor de Exchange, HubSpot puede requerir información adicional para conectar la cuenta. Consulta la tabla a continuación antes de conectar tu calendario para asegurarte de tener toda la información necesaria.

Nota: Si tu cuenta de Exchange está configurada para utilizar la autenticación de dos factores, tendrás que introducir una contraseña de aplicación externa. Revisa la documentación de Microsoft para saber cómo generar una contraseña de aplicación externa.

Antes de conectar tu calendario, ten en cuenta lo siguiente:

• No es posible cancelar o reprogramar una reunión para un calendario de Exchange conectado.
• No se admite la sincronización bidireccional entre los calendarios de Exchange y HubSpot:
  • Las reuniones creadas a través de un registro de CRM no se añadirán a un calendario de Exchange.
  • Las reuniones creadas en un calendario de Exchange no se sincronizan con HubSpot como un evento de calendario.
• No es posible insertar las horas de las reuniones propuestas en un correo electrónico utilizando un calendario de Exchange.

PC

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, haz clic en General.
• Haz clic en la pestaña Calendario.
• Haz clic en Conectar mi calendario.
• En el cuadro de diálogo, selecciona Exchange y luego haz clic en Conectar tu calendario.

• Lee la advertencia sobre la conexión del calendario a HubSpot y luego haz clic en Continuar.
• En el cuadro de diálogo, introduce la siguiente información:
  • Dirección de correo electrónico: tu dirección de correo electrónico de Exchange.
  • Nombre del usuario: ingresa tu nombre de usuario. Usualmente, es lo que aparece antes del símbolo @ en la dirección de correo electrónico o el ID de usuario.
  • Contraseña: tu contraseña de Exchange.
  • URL de Exchange: introduce la URL que usas para acceder al servidor de Exchange.

• Haz clic en Conectar bandeja de entrada. 

Se te redireccionará al panel de reuniones, donde podrás gestionar los ajustes de tu calendario.

Aplicación móvil HubSpot

Los usuarios que tengan asignada una licencia de Sales Hub o Service Hub Pro o Enterprise pueden conectar su calendario alojado en Exchange.

• Abre la aplicación de HubSpot en tu dispositivo móvil.
• En la sección Conecta tu calendario , pulsa Conectar.
• Pulse Microsoft Exchange.
• En la página Configurar su cuenta Exchange , haga clic en Mostrar campos opcionales. A continuación, introduzca su dirección de correo electrónico, nombre de usuario, contraseña y URL de Exchange y haga clic en Conectar bandeja de entrada.
• Revise la información y, a continuación, pulse Continuar para que la herramienta de reuniones acceda a su calendario.
• Pulsa Hecho en la parte superior izquierda para volver a tu Inicio. Una notificación emergente mostrará que tu agenda se ha conectado.