Conectar tu calendario a HubSpot.

En la configuración del calendario, puedes conectar un calendario de Google, Office 365 o Exchange a la herramienta de reuniones. Un calendario conectado te permite: 

• permitir que los contactos programen reuniones en tu calendario, impidiendo al mismo tiempo que reserven reuniones sobre eventos de calendario existentes
• sincronizar las reuniones creadas en HubSpot con tu calendario
• sincronizar las tareas de HubSpot con tu calendario (Sales Hub y Service Hub Pro y Enterprise solo con una licencia de pago)
• personalizar la URL y el dominio de tu página de programación de reuniones
• agregar un enlace de reunión a tu perfil de chat

No se necesita un calendario conectado para ver, editar o crear páginas de programación en la herramienta de reuniones, pero sí para reservar reuniones. Si un calendario no está conectado, la página de programación estará en modo sin conexión, por lo que se pueden solicitar reuniones, pero no se agregarán automáticamente al calendario. 

Nota: si tu cuenta se creó antes del 13 de marzo de 2023, es posible que hayas conectado una cuenta para la configuración del calendario y otra para la configuración de las reuniones. Mantendrás estas conexiones. Sin embargo, si desconectas una de las cuentas después del 13 de marzo de 2023, solo podrás conectar una cuenta.

Conecta tu calendario de Gmail u Office 365

Puedes conectar un calendario que esté alojado en Google Apps (G Suite), Gmail (Google Free) u Office 365. Antes de conectar tu calendario, ten en cuenta lo siguiente:

• Si has conectado tu bandeja de entrada como bandeja de entrada compartida en la herramienta de Conversaciones, tu calendario no podrá conectarse con la herramienta de Reuniones. Solo las bandejas de entrada personales se pueden conectar a la herramienta de reuniones.
• Cuando conectas un calendario, la bandeja de entrada asociada automáticamente se conectará en la configuración de integración de correo electrónico. Después de conectar tu calendario, puedes desconectar la bandeja de entrada. 
• Asegúrate de haber iniciado sesión en la cuenta de Gmail u Office 365 correcta antes de conectarla con HubSpot.

Para conectar un calendario:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración settings en la barra de navegación principal.
• En el menú de la barra lateral izquierda, ve a General.
• Haz clic en la pestaña Calendario.
• Haz clic en Conectar tu calendario.
• En el cuadro de diálogo, haz clic en Google/Gmail u Office 365, y luego haz clic en Conecta tu calendario.

• Revisa la información en el cuadro de diálogo, haz clic en Aceptar y conectar a [Google/Office 365] para darle acceso a la herramienta de reuniones a tu calendario.
  • En la página de inicio de sesión de Google, selecciona la cuenta a la que deseas conectarte y luego revisa los permisos. Haz clic en Permitir para continuar conectando tu calendario.
  • En la página de inicio de sesión de Office 365, asegúrate de haber iniciado sesión en la cuenta correcta y revisa los permisos. Haz clic en Sí para continuar conectando tu calendario.

Se te redirigirá al panel de reuniones, donde podrás gestionar la configuración de tu calendario.

Divulgación necesaria: HubSpot tendrá acceso tanto a tu Calendario de Google como a cualquier otro calendario al que accedas a través de Google para poder utilizar la herramienta de reuniones y permitirte asociar eventos con contactos en el CRM. HubSpot tendrá la capacidad de crear o cambiar tus calendarios y actualizar los eventos del calendario individuales.

Conecta tu calendario de Exchange

Antes de conectar tu calendario de Exchange, ten en cuenta lo siguiente: 

• Confirma con tu equipo de TI que tu servidor de Exchange está ejecutando Exchange 2010 SP2 o una versión superior.
• Tu dirección de correo electrónico y contraseña de Exchange se requieren para conectar tu bandeja de entrada, pero dependiendo de la configuración de tu servidor de Exchange, HubSpot puede requerir información adicional para conectar. Consulta la tabla a continuación antes de conectar tu calendario para asegurarte de tener toda la información necesaria.

Nota: si tu cuenta de Exchange está configurada para utilizar la autenticación de dos factores, tendrás que introducir una contraseña de la aplicación de terceros. Revisa la documentación de Microsoft para descubrir cómo generar una contraseña de la aplicación de terceros.

Antes de conectar tu calendario, ten en cuenta lo siguiente:

• No puedes cancelar o reprogramar una reunión para un calendario de Exchange conectado.
• La sincronización bidireccional entre tus calendarios de Exchange y HubSpot no es compatible:
  • Las reuniones creadas a través de un registro de CRM no se agregarán a un calendario de Exchange.
  • Las reuniones creadas en un calendario de Exchange no se sincronizan con HubSpot como un evento de calendario.
• No puedes insertar las horas de reunión propuestas en un correo electrónico utilizando un calendario de Exchange.

Para conectar un calendario:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración settings en la barra de navegación principal.
• En el menú de la barra lateral izquierda, haz clic en General.
• Haz clic en la pestaña Calendario.
• Haz clic en Conectar tu calendario.
• En el cuadro de diálogo, selecciona Exchange y luego haz clic en Conectar tu calendario.

• Lee qué esperar cuando conectas tu calendario a HubSpot y luego haz clic en Continuar.
• En el cuadro de diálogo, escribe la siguiente información:
  • Dirección de correo electrónico: tu dirección de correo electrónico de Exchange.
  • Nombre del usuario: ingresa tu nombre de usuario. Típicamente, esto es lo que aparece antes del símbolo @ en la dirección de correo electrónico o el ID de usuario.
  • Contraseña: tu contraseña de Exchange.
  • URL de Exchange: ingresa la URL utilizada para acceder a tu servidor de Exchange.

• Haz clic en Conectar bandeja de entrada. 

Se te redirigirá al panel de reuniones, donde podrás gestionar la configuración de tu calendario.

Personaliza la configuración de tu calendario conectado

Después de conectar tu calendario, puedes:

• permitir que HubSpot se sincronice con tu calendario.
• los usuarios que tengan asignada una licencia de pago de Sales Hub o Service Hub Pro o Enterprise también pueden sincronizar sus tareas de HubSpot con sus calendarios.
• permitir que HubSpot cree una página de programación de reuniones y conecte calendarios adicionales.
• los usuarios que tengan asignada una licencia de pago de Sales Hub o Service Hub pueden personalizar la URL de tu página de programación.
• dependiendo de tu suscripción a HubSpot, también puedes alojar la URL de la página de programación en un dominio personalizado que esté conectado a HubSpot.
• agregar una página de programación a tu perfil de chat.

Para gestionar la configuración de tu calendario: 

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración settings en la barra de navegación principal.
• En el menú de la barra lateral izquierda, ve a General.
• Haz clic en la pestaña Calendario.

Sincronizar tu calendario y tus tareas

Por opción predeterminada, la casilla de comprobación Sincronización del calendario estará seleccionada cuando conectes tu calendario de Google Calendar u Office 365 . Cuando creas un evento de calendario con un contacto directamente en el Google Calendar o en Office 365 Calendar, el evento se sincronizará con el CRM como una interacción de reunión.

Nota: la sincronización del calendario de no sincroniza las reuniones creadas por las integraciones.

Con la sincronización de calendario, las reuniones creadas directamente en un registro de contacto en el CRM enviarán invitaciones de eventos de calendario al contacto. Sin tu calendario sincronizado, creará una interacción de reunión en el registro sin enviar invitación de evento de calendario. Más información sobre cómo programar reuniones en HubSpot.

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración settings en la barra de navegación principal.
• En el menú de la barra lateral izquierda, ve a General.
• Haz clic en la pestaña Calendario.
• Selecciona la casilla de comprobación Sincronización del calendario

Si tu calendario está sincronizado y tienes una licencia de pago de Sales Hub o Service Hub, también puedes sincronizar tus tareas de HubSpot con un subcalendario para que las tareas de HubSpot aparezcan en tu calendario de Google u Office 365. Obtén más información sobre cómo sincronizar tus tareas de HubSpot con tu calendario. 

Activar páginas de programación de reuniones y conectar calendarios de disponibilidad

Por opción predeterminada, la casilla de comprobación Páginas de programación de reuniones estará seleccionada cuando conectes tu sincronización de Google Calendar o de Office 365 Calendar con HubSpot. Si seleccionas esta opción, podrás crear una página de programación personal que permita a los usuarios reservar las horas disponibles directamente en el calendario principal de tu cuenta. Puedes conectar calendarios adicionales a tu calendario integrado para que HubSpot compruebe su disponibilidad en cada calendario antes de presentar los horarios disponibles a tus clientes potenciales. Más información sobre cómo crear una página de programación de reuniones.

Nota: si utilizas Gmail y tienes permiso para ver el calendario de otra dirección de correo electrónico, tu correo electrónico debe tener el permiso de Gmail View todos los detalles del evento para que el calendario se muestre como una opción en HubSpot.

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración settings en la barra de navegación principal.
• En el menú de la barra lateral izquierda, ve a General.
• Haz clic en la pestaña Calendario.
• Selecciona la casilla de comprobación Páginas de programación de reuniones.
• Haz clic en el menú desplegable Calendarios de disponibilidad y selecciona cualquier calendario adicional.
• Haz clic en Guardar.

Solo puedes agregar calendarios a tu cuenta de HubSpot que tu dirección de correo electrónico posea o a los que tenga acceso en tu cuenta de Gmail u Office 365 conectada. Aprende a configurar y compartir nuevos calendarios de Google y nuevos calendarios de Office 365. Cuando un prospecto programe una reunión contigo, el evento solo aparece en tu calendario personal por defecto, no en los demás calendarios integrados.

Si pierdes el acceso a uno de tus calendarios, los contactos no podrán reservar reuniones contigo, aunque tengas otros calendarios integrados, en su lugar recibirás un correo en el que se te notifica que alguien está tratando de programar una reunión contigo. Luego, puedes pedirle al propietario del calendario que te dé acceso o eliminar el calendario inactivo de tu configuración.

Para gestionar los calendarios inactivos:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración settings en la barra de navegación principal.
• En el menú de la barra lateral izquierda, ve a General.
• Haz clic en la pestaña Calendario.
• Para eliminar el calendario de tu configuración, haz clic en la X junto al calendario inactivo. 

Editar la URL de tu página de programación y la página de programación predeterminadas (solo Sales Hub o Service Hub Starter, Pro o Enterprise)

En la configuración de tu calendario en HubSpot, puedes cambiar la URL de tu página de programación que se utilizará para cada página de programación que crees en adelante. También puedes cambiar la página de programación predeterminada que se utiliza al insertar enlaces de reuniones en las plantillas de correo electrónico de ventas.

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración settings en la barra de navegación principal.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a General.
• Haz clic en la pestaña Calendario.
• En el campo URL de reuniones, edita la URL. Los cambios en la URL de tu página de programación se aplicarán a todas las nuevas páginas de programación en adelante, pero no cambiarán las URL de las páginas de programación existentes.

• Para seleccionar una página de programación predeterminada diferente, haz clic en el menú desplegable Enlace de reunión predeterminado.

Alojar páginas de programación en un dominio personalizado

Nota: cualquier usuario puede alojar páginas de programación en cualquier dominio personalizado conectado en el gestor de dominios. 

Puedes utilizar tu propio dominio personalizado para que tus páginas de programación reflejen tu marca y permitir que los campos de formulario se rellenen previamente con información de envíos de formularios anteriores.

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración settings en la barra de navegación principal.
• En el menú de la barra lateral izquierda, ve a General.
• Haz clic en la pestaña Calendario.
• Haz clic en el menú desplegable Dominio de reuniones y selecciona un dominio personalizado para alojar los enlaces de reuniones en lugar de una dirección de HubSpot. Sólo aparecerán en el menú desplegable para su selección los dominios que se hayan conectado en tu gestor de dominios.

Una vez que hayas cambiado de dominio, se actualizarán todos los enlaces de tus reuniones.

Si quieres impedir que los motores de búsqueda indexen las páginas de programación en dominios personalizados, puedes añadir "Disallow: /reuniones*" a tu archivo robots.txt.

Nota: si estás usando un dominio personalizado, la URL todavía debe tener un slug distinto de la página de programación existente en otros dominios.

Por ejemplo, http://yourcustomname.com/meetings/example y http://app.hubspot.com/meetings/example se consideran iguales, por lo que no podrías usar http://yourcustomname.com/meetings/example si http://app.hubspot.com/meetings/example ya existe.

Desactivar tus páginas de programación

Si deseas desactivar todas tus páginas de programación sin borrarlas: 

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración settings en la barra de navegación principal.
• En el menú de la barra lateral izquierda, ve a General.
• Haz clic en la pestaña Calendario.
• En la sección Páginas de programación, haz clic en Desactivar.
• Para volver a activar las páginas de programación, haz clic en Activar.

Agregar un enlace de reunión a tu widget de chat.

Puedes incluir un enlace de reunión en el widget de chat para que los visitantes puedan acceder a tu página de programación y reservar tiempo contigo durante una conversación de chat.

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración settings en la barra de navegación principal.
• En el menú de la barra lateral izquierda, ve a General.
• Haz clic en la pestaña Calendario.
• En la sección Perfil de chat, selecciona la casilla de comprobación Incluye un enlace a tu página de reservas de reuniones en la ventana de mensajes de chat.
• Haz clic en el menú desplegable Enlace de reunión por chat y selecciona un enlace de reunión.

Cuando hayas terminado de realizar los cambios en la configuración de la herramienta de reuniones, haz clic en Guardar. Aprende a crear o editar una página de programación y luego compártela con tus contactos.