Conecte seu calendário ao HubSpot.

Nas definições do calendário, pode ligar um calendário Google, Office 365 ou Exchange à ferramenta de reuniões. Um calendário ligado permite-lhe: 

• permitir que os contactos marquem reuniões no seu calendário, impedindo-os de marcar reuniões sobre eventos de calendário existentes
• sincronizar reuniões criadas no HubSpot com o seu calendário
• sincronizar tarefas do HubSpot com o seu calendário (Sales Hub e Service Hub Professional e Enterprise apenas com uma licença paga)
• personalizar o URL e o domínio da página de marcação de reuniões
• adicionar uma ligação de reunião ao seu perfil de conversação

Não é necessário um calendário ligado para ver, editar ou criar páginas de agendamento na ferramenta de reuniões, mas é necessário para marcar reuniões. Se um calendário não estiver conectado, a página de agendamento estará no modo off-line, assim, as reuniões poderão ser solicitadas, mas não serão adicionadas automaticamente ao calendário.

Nota: se a sua conta foi criada antes de 13 de Março de 2023, poderá ter ligado uma conta para as definições de calendário e uma conta para as definições de reunião. Você manterá essas conexões. No entanto, se desligar uma das contas após 13 de Março de 2023, só poderá ligar uma conta.

Conecte seu calendário do Gmail ou do Office 365

Você pode conectar um calendário hospedado com o Google Apps (G Suite), Gmail (Google Free) ou Office 365. Antes de conectar seu calendário, lembre-se:

• Se tiver ligado a sua caixa de entrada como uma caixa de entrada partilhada na ferramenta de conversas, o seu calendário não pode ser ligado à ferramenta de reuniões. Apenas caixas de entrada pessoais podem ser conectadas à ferramenta de reuniões.
• Quando você conecta um calendário, a caixa de entrada associada será conectada automaticamente nas configurações de integração de e-mail. Depois de ligar o calendário, pode desligar a caixa de entrada. 
• Certifique-se de que está conectado à conta correta do Gmail ou do Office 365 antes de se conectar ao HubSpot.

Para conectar um calendário:

• Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Geral.
• Clique na guia Calendário.
• Clique em Ligar o seu calendário.
• Na caixa de diálogo, clique em Google / Gmail ou Office 365e, em seguida, em Conectar seu calendário.

• Analise as informações na caixa de diálogo e clique em Aceitar e conectar ao [Google/Office 365]para conceder à ferramenta de reuniões o acesso ao seu calendário.
  • Na página de início de sessão do Google, seleccione a conta à qual pretende ligar e, em seguida, reveja as permissões. Clique em Permitir para continuar a ligar o calendário.
  • Na página de início de sessão do Office 365, certifique-se de que iniciou sessão na conta correcta e reveja as permissões. Clique em Sim para continuar a ligar o calendário.

Será redireccionado para o painel de controlo das reuniões, onde pode gerir as definições do calendário.

Divulgação necessária: o HubSpot terá acesso ao seu Google Agenda e qualquer outro calendário que você acessou pelo Google, a fim de alimentar a ferramenta de reuniões e permitir que você associe eventos com os contatos no CRM. O HubSpot terá a capacidade de criar ou alterar seus calendários e atualizar eventos de calendário individuais.

Conectar seu calendário do Exchange

Antes de ligar o calendário do Exchange, tenha em atenção o seguinte: 

• Confirme com a sua equipa de TI que o seu servidor Exchange está a executar o Exchange 2010 SP2 e superior.
• Seu endereço de e-mail e senha do Exchange são necessários para conectar o calendário, mas dependendo da configuração do servidor do Exchange, o HubSpot pode exigir informações adicionais para se conectar. Consulte a tabela abaixo antes de conectar seu calendário para verificar se possui todas as informações necessárias.

Nota: se a sua conta Exchange estiver configurada para utilizar a autenticação de dois factores, terá de introduzir uma palavra-passe de aplicação de terceiros. Consulte a documentação da Microsoft para saber como gerar uma palavra-passe de aplicação de terceiros.

Antes de conectar seu calendário, lembre-se do seguinte:

• Não é possível cancelar ou reagendar uma reunião para um calendário do Exchange conectado.
• Umasincronização bidirecional entre os seus calendários do Exchange e do HubSpot não é suportada:
  • As reuniões criadas por meio de um registro do CRM não serão adicionadas a um calendário do Exchange.
  • As reuniões criadas em um calendário do Exchange não são sincronizadas com o HubSpot como um evento de calendário.
• Não é possível inserir os horários de reunião propostos em um e-mail utilizando um calendário do Exchange.

Para conectar um calendário:

• Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, clique em Geral.
• Clique na guia Calendário.
• Clique em Conectar o seu calendário.
• Na caixa de diálogo, selecione Exchange, em seguida, clique em Conectar seu calendário.

• Leia o que esperar quando ligar o seu calendário ao HubSpot e clique em Continuar.
• Na caixa de diálogo, insira as seguintes informações:
  • Endereço de e-mail: seu endereço de e-mail do Exchange.
  • Nome de usuário: insira seu nome de usuário. Normalmente, isso é o que está listado antes do símbolo @ no endereço de e-mail ou na ID do usuário.
  • Senha: sua senha do Exchange.
  • URL do Exchange: insira a URL usada para acessar seu servidor do Exchange.

• Clique em Conectar a caixa de entrada. 

Você será redirecionado para o painel de reuniões, onde poderá gerenciar as configurações do seu calendário.Gerenciar as configurações do seu calendário

Personalizar as definições do calendário ligado

Depois de ligar o seu calendário, pode:

• permitir que o HubSpot sincronize com o seu calendário.
• os utilizadores com um lugar pago atribuído no Sales Hub ou no Service Hub Professional ou Enterprise podem sincronizar as suas tarefas do HubSpot com os seus calendários.
• permitir que o HubSpot crie uma página de agendamento de reuniões e ligue calendários adicionais.
• os utilizadores com um lugar pago atribuído no Sales Hub ou no Service Hub podem personalizar o URL da sua página de agendamento.
• dependendo da sua subscrição do HubSpot, também pode alojar o URL da página de agendamento num domínio personalizado que esteja ligado ao HubSpot.
• adicionar uma página de agendamento ao seu perfil de chat.

Para gerenciar as configurações do calendário: 

• Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Geral.
• Clique na guia Calendário.

Sincronizar calendário e tarefas

Por predefinição, a caixa de verificação Sincronização do calendário será seleccionada quando ligar o Calendário do Google ou o Calendário do Office 365 . quando você criar um evento da agenda com um contato diretamente no Google Agenda ou no Calendário do Office 365, o evento será sincronizado com o CRM como um compromisso da reunião.

Com a sincronização do calendário, as reuniões criadas directamente num registo de contacto no CRM enviarão convites para eventos de calendário ao contacto. Sem a sincronização do calendário, será criado um engajamento de reunião no registro sem o envio de um convite de evento de calendário. Saiba mais sobre o agendamento de reuniões no HubSpot.

• Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Geral.
• Clique na guia Calendário.
• Seleccione a caixa de verificação Sincronização do calendário.

Se o seu calendário estiver sincronizado e tiver uma licença paga do Sales Hub oudo Service Hub, também pode sincronizar as suas tarefas da HubSpot com um subcalendário para que as tarefas da HubSpot apareçam no seu calendário do Google ou do Office 365. Saiba mais sobre como sincronizar tarefas do HubSpot com o seu calendário. 

Ativar páginas de agendamento de reuniões e conectar calendários de disponibilidade

Por padrão, a caixa de seleção Páginas de agendamento de reuniões estará marcada ao conectar a sincronização do Google Agenda ou do Calendário do Office 365 ao HubSpot. Com essa opção marcada, você poderá criar uma página de agendamento pessoal que permitirá às pessoas agendar os horários disponíveis diretamente no calendário principal da sua conta. Pode então ligar calendários adicionais ao seu calendário integrado para que o HubSpot verifique a sua disponibilidade em cada calendário antes de apresentar os horários disponíveis aos seus potenciais clientes. Saiba mais sobre como criar uma página de agendamento de reuniões.

• Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Geral.
• Clique na guia Calendário.
• Marque a caixa de seleção Páginas de agendamento de reuniões.
• Clique no menu suspenso Calendários de disponibilidade e selecione os calendários adicionais.
• Clique em Salvar.

Você somente poderá adicionar calendários à sua conta da HubSpot que pertençam ao seu endereço de e-mail ou que possa acessar em sua conta conectada do Gmail ou do Office 365. Saiba como configurar e compartilhar novos calendários do Google e do Office 365. Quando um prospect marcar uma reunião com você, o evento de reunião aparecerá apenas no seu calendário padrão pessoal.

Se perder o acesso a um dos seus calendários, os contactos não poderão marcar reuniões consigo, mesmo que tenha outros calendários integrados. Em vez disso, receberá um e-mail a notificá-lo de que alguém está a tentar marcar uma reunião consigo. Você pode então pedir ao proprietário do calendário para conceder o acesso novamente ou remover o calendário inativo das suas configurações.

Para gerir calendários inactivos:

• Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Geral.
• Clique na guia Calendário.
• Para remover o calendário das suas configurações, clique no X ao lado do calendário inativo.

Editar o URL da sua página de agendamento e a página de agendamento padrão (somente para Sales Hub ou Service Hub Starter, Professional ou Enterprise)

Nas definições de calendário no HubSpot, pode alterar o URL da página de agendamento que é utilizado para cada página de agendamento que criar no futuro. Também é possível alterar a página de agendamento predefinida que é utilizada ao inserir ligações de reuniões em modelos de e-mail de vendas.

• Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Geral.
• Clique na guia Calendário.
• No campo URL de reuniões, edite o URL. As alterações no URL da sua página de agendamento serão aplicadas a todas as novas páginas de agendamento de agora em diante, mas não os URLs das páginas de agendamento existentes não serão alterados.

• Para selecionar uma página de agendamento padrão diferente, clique no menu suspenso Link de reunião padrão.

Hospedar páginas de programação em um domínio personalizado

Nota: qualquer utilizador pode alojar páginas de agendamento em quaisquer domínios personalizados ligados no gestor de domínios. 

Pode utilizar o seu próprio domínio personalizado para as suas páginas de agendamento para reflectir a sua marca e permitir que os campos de formulário sejam pré-preenchidos com informações de submissões de formulários anteriores.

• Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, navegue até Geral.
• Clique no separador Calendário .
• Clique no menu suspenso Domínio da reunião e selecione um domínio personalizado para hospedar suas páginas de agendamento, em vez de um endereço da HubSpot. Apenas os domínios que tenham sido ligados no seu gestor de domínios aparecerão no menu pendente para selecção.

Depois de ter alterado o seu domínio, todas as ligações da sua reunião serão actualizadas.

Se pretender impedir que os motores de busca indexem páginas de agendamento em domínios personalizados, pode adicionar "Disallow: /meetings*" ao seu ficheiro robots.txt.

Observação: se você estiver usando um domínio personalizado, o URL ainda precisará ter um slug diferente das páginas de agendamento existentes em outros domínios.

Por exemplo, http://yourcustomname.com/meetings/example e http://app.hubspot.com/meetings/example são considerados iguais, pelo que não é possível utilizar http://yourcustomname.com/meetings/example se http://app.hubspot.com/meetings/example já existir.

Desactivar as suas páginas de agendamento

Se pretender desactivar todas as suas páginas de agendamento sem as apagar: 

• Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Geral.
• Clique na guia Calendário.
• Na secção Páginas de agendamento , clique em Desactivar.
• Para activar novamente as páginas de agendamento, clique em Activar.

Adicionar um link de reunião ao widget do chat

Pode incluir uma ligação de reunião no widget de chat para que os visitantes possam aceder à sua página de agendamento e reservar tempo consigo durante uma conversa de chat.

• Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Geral.
• Clique na guia Calendário.
• Na seção Perfil de chat, marque a caixa de seleção Incluir um link para sua página de agendamento de reuniões na janela do chat de mensagens.
• Clique no menu suspenso Link de reunião do chat e selecione um link de reunião.

Quando terminar de fazer alterações nas configurações da ferramenta de reuniões, clique em Salvar. Saiba como criar ou editar uma página de agendamento e depois partilhá-la com os seus contactos.