Gerenciar configurações da ferramenta de reuniões

Nas configurações de calendário, é possível conectar um calendário do Google, Office 365 ou Exchange à ferramenta de reuniões para que, se houver um evento no seu calendário conectado, a página de agendamento mostre que você está ocupado durante o horário do evento. Nas configurações, você também pode editar a página de agendamento padrão, adicionar mais calendários ou hospedar a URL da página de agendamento em um domínio conectado.

Um calendário conectado não é necessário para visualizar, editar ou criar páginas de agendamento na ferramenta de reuniões, mas sim para marcar reuniões. Se um calendário não estiver conectado, a página de agendamento estará no modo off-line, assim, as reuniões poderão ser solicitadas, mas não serão adicionadas automaticamente ao calendário. 

Conecte seu calendário do Gmail ou do Office 365

Você pode conectar um calendário hospedado com o Google Apps (G Suite), Gmail (Google Free) ou Office 365 à ferramenta de reuniões. Antes de conectar seu calendário, lembre-se:

• Quando você conecta um calendário à ferramenta de reuniões, a caixa de entrada associada será conectada automaticamente nas configurações de integração do e-mail. No entanto, uma vez que seu calendário está integrado, você pode desativar a conexão da caixa de entrada sem desativar a conexão do calendário.
• Se você conectou sua caixa de entrada como uma caixa de entrada compartilhada na ferramenta de conversas, o calendário não poderá ser conectado à ferramenta de reuniões. Apenas caixas de entrada pessoais podem ser conectadas à ferramenta de reuniões.

Para conectar um calendário:

• Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Geral.
• Clique na guia Calendário.
• Clique em Conectar o seu calendário.
• Na caixa de diálogo, clique em Google / Gmail ou Office 365e, em seguida, em Conectar seu calendário.

• Analise as informações na caixa de diálogo e clique em Aceitar e conectar ao [Google/Office 365]para conceder à ferramenta de reuniões o acesso ao seu calendário.

Você será redirecionado para o painel de reuniões, no qual poderá configurar uma página de agendamento individual.

Divulgação necessária: O HubSpot terá acesso ao seu Google Agenda e qualquer outro calendário que você acessou pelo Google, a fim de alimentar a ferramenta de reuniões e permitir que você associe eventos com os contatos no CRM. O HubSpot terá a capacidade de criar ou alterar seus calendários e atualizar eventos de calendário individuais.

Conectar seu calendário do Exchange

Antes de conectar seu calendário do Exchange, confirme com a sua equipe de TI se seu servidor do Exchange está executando o Exchange 2010 SP2 ou superior. Seu endereço de e-mail e senha do Exchange são necessários para conectar o calendário, mas dependendo da configuração do servidor do Exchange, o HubSpot pode exigir informações adicionais para se conectar. Consulte a tabela abaixo antes de conectar seu calendário para verificar se possui todas as informações necessárias.

Observação: se a sua conta do Exchange estiver configurada para usar uma autenticação de dois fatores, será necessário inserir uma senha de aplicativo de terceiros. Consulte a documentação da Microsoft para saber como gerar uma senha de aplicativo de terceiros.

Antes de conectar seu calendário, lembre-se do seguinte:

• Não é possível cancelar ou reagendar uma reunião para um calendário do Exchange conectado.
• Umasincronização bidirecional entre os seus calendários do Exchange e do HubSpot não é suportada:
  • As reuniões criadas por meio de um registo do CRM não serão adicionadas a um calendário do Exchange.
  • As reuniões criadas em um calendário do Exchange não são sincronizadas com o HubSpot como um evento de calendário.
• Não é possível inserir os horários de reunião propostos em um e-mail utilizando um calendário do Exchange.

Para conectar um calendário:

• Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, clique em Geral.
• Clique na guia Calendário.
• Clique em Conectar o seu calendário.
• Na caixa de diálogo, selecione Exchange, em seguida, clique em Conectar seu calendário.

• Leia o que esperar ao conectar seu calendário ao HubSpot, depois clique em Continuar.
• Na caixa de diálogo, insira as seguintes informações:
  • Endereço de e-mail: seu endereço de e-mail do Exchange.
  • Nome de usuário: insira seu nome de usuário. Normalmente, isso é o que está listado antes do símbolo @ no endereço de e-mail ou na ID do usuário.
  • Senha: sua senha do Exchange.
  • URL do Exchange: insira a URL usada para acessar seu servidor do Exchange.

• Clique em Conectar a caixa de entrada. 

Você será redirecionado para o painel de reuniões, no qual poderá configurar uma página de agendamento individual.

Personalize as configurações do calendário conectado

Depois de conectar seu calendário, os usuários com uma licença paga do Sales Hub ou do Service Hub atribuída poderão personalizar a URL das suas páginas de agendamento. Dependendo da sua assinatura do HubSpot, você também poderá hospedar a URL da página de agendamento em um domínio personalizado que esteja conectado ao HubSpot. Todos os usuários podem conectar calendários adicionais nas suas configurações.

Editar a URL da sua página de agendamento e a página de agendamento padrão (somente para Sales Hub ou Service Hub Starter, Professional ou Enterprise)

Nas configurações do calendário no HubSpot, você pode alterar a URL usada para cada página de agendamento que você criar daqui para frente. Você também pode alterar a página de agendamento padrão usada ao inserir links de reuniões nos modelos de e-mail de vendas.

• Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Geral.
• Clique na guia Calendário.
• No campo URL de reuniões, edite a URL. As alterações na URL da sua página de agendamento serão aplicadas a todas as novas páginas de agendamento daqui para frente, mas não alterarão as URLs das páginas de agendamento existentes.

• Para selecionar uma página de agendamento padrão diferente, clique no menu suspenso Link de reunião padrão.

Conectar calendários adicionais

Você pode conectar calendários adicionais ao seu calendário integrado. Quando um contato agendar uma reunião com você, o HubSpot verificará a disponibilidade em cada calendário e bloqueará os horários que estão ocupados.

• Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Geral.
• Clique na guia Calendário.
• Clique no menu suspenso Calendários selecionados e selecione os calendários adicionais.
  
  
• Para remover um calendário adicional, clique no X ao lado do nome do calendário.
• Clique em Salvar.

Você só poderá adicionar calendários que possua ou aos quais seu endereço de e-mail tenha acesso em sua conta do Gmail ou Office 365 conectada. Saiba como configurar novos calendários do Google e novos calendários do Office 365. Quando um prospect marcar uma reunião com você, o evento de reunião aparecerá apenas no seu calendário padrão pessoal.

Se perder o acesso a um de seus calendários, os contatos não poderão agendar reuniões com você, mesmo que você tenha outros calendários integrados. Você receberá um e-mail informando que alguém está tentando agendar uma reunião com você, mas seu calendário não está conectado. Você pode então pedir ao proprietário do calendário para conceder o acesso novamente ou remover o calendário inativo das suas configurações.

• Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Geral.
• Clique na guia Calendário.
• Para remover o calendário das suas configurações, clique no X ao lado do calendário inativo. 

Hospedar páginas de programação em um domínio personalizado

Observação: os usuários de uma conta do Marketing Hub Starter, Professional ou Enterprise ou CMS Hub Starter, Professional ou Enterprise podem hospedar páginas de agendamento em domínios personalizados, desde que esses domínios estejam conectados no gerenciador de domínio. Se você for um usuário em uma conta que não tem uma das assinaturas necessárias, selecione app.hubspot.com ou meetings.hubspot.com no menu suspenso.

Você pode usar seu próprio domínio personalizado para as páginas de agendamento, para refletir sua marca e ativar o preenchimento prévio dos campos de formulário com informações de envios anteriores.

• Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Geral.
• Clique na guia Calendário.
• Clique no menu suspenso Domínio da reunião e selecione um domínio personalizado para hospedar suas páginas de agendamento, em vez de um endereço da HubSpot. Apenas os domínios que foram conectados no seu gerenciador de domínio aparecerão no menu suspenso para seleção.

Se você quiser impedir que os mecanismos de pesquisa indexem páginas de agendamento em domínios personalizados, adicione "Disallow: /meetings*" ao arquivo robots.txt. 

Observação: se você estiver usando um domínio personalizado, a URL ainda precisará ter um slug diferente das páginas de agendamento existentes em outros domínios.

Por exemplo, http://yourcustomname.com/meetings/example e http://app.hubspot.com/meetings/example são considerados o mesmo, então você não poderá usar http://yourcustomname.com/meetings/example se http://app.hubspot.com/meetings/example já existir.

Adicionar um link de reunião ao widget do chat

Você pode incluir um link de reunião no widget do chat para que um visitante possa acessar sua página de agendamento e agendar um horário com você durante uma conversa de chat.

• Na sua conta da HubSpot, clique no settings ícone de configurações na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Geral.
• Clique na guia Calendário.
• Na seção Perfil de chat, marque a caixa de seleção Incluir um link para sua página de agendamento de reuniões na janela do chat de mensagens.
• Clique no menu suspenso Link de reunião do chat e selecione um link de reunião.

Quando terminar de fazer alterações nas configurações da ferramenta de reuniões, clique em Salvar. Saiba como criar ou editar uma página de agendamento e depois compartilhá-la com os seus contatos.