Conecte seu calendário ao HubSpot.

Nas configurações de calendário, você pode conectar um calendário do Google, Office 365 ou Exchange à ferramenta de reuniões. Um calendário conectado permite: 

• permitir que os contatos agendem reuniões no seu calendário, impedindo-os de agendar reuniões em eventos de calendário existentes
• sincronizar reuniões criadas no HubSpot com seu calendário
• sincronizar as tarefas do HubSpot com o seu calendário (somente com uma licença paga do Sales Hub e do Service Hub Professional e Enterprise)
• personalizar a URL e o domínio da página de agendamento de reuniões
• adicionar um link de reunião ao seu perfil de chat

Um calendário conectado não é necessário para visualizar, editar ou criar páginas de agendamento na ferramenta de reuniões, mas sim para marcar reuniões. Se um calendário não estiver conectado, a página de agendamento estará no modo off-line, assim, as reuniões poderão ser solicitadas, mas não serão adicionadas automaticamente ao calendário.

Observação: se sua conta foi criada antes de 13 de março de 2023, talvez você tenha conectado uma conta para configurações de calendário e outra para configurações de reunião. Você manterá essas conexões. No entanto, se você desconectar uma das contas após 13 de março de 2023, somente conseguirá conectar uma conta.

Conecte seu calendário do Gmail ou do Office 365

Você pode conectar um calendário hospedado com o Google Apps (G Suite), Gmail (Google Free) ou Office 365. Antes de conectar seu calendário, lembre-se:

• Se você conectou sua caixa de entrada como uma caixa de entrada compartilhada na ferramenta de conversas, o calendário não poderá ser conectado à ferramenta de reuniões. Apenas caixas de entrada pessoais podem ser conectadas à ferramenta de reuniões.
• Quando você conecta um calendário, a caixa de entrada associada será conectada automaticamente nas configurações de integração de e-mail. Depois de conectar seu calendário, você poderá desconectar a caixa de entrada. 
• Certifique-se de que entrou na conta certa do Gmail ou Office 365 antes de conectá-la ao HubSpot.

Para conectar um calendário:

• Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Geral.
• Clique na guia Calendário.
• Clique em Conectar o seu calendário.
• Na caixa de diálogo, clique em Google / Gmail ou Office 365e, em seguida, em Conectar seu calendário.

• Analise as informações na caixa de diálogo e clique em Aceitar e conectar ao [Google/Office 365]para conceder à ferramenta de reuniões o acesso ao seu calendário.
  • Na página de login do Google, selecione a conta à qual você deseja se conectar e revise as permissões. Clique em Permitir para continuar conectando seu calendário.
  • Na página de login do Office 365, verifique se você está conectado à conta correta e revise as permissões. Clique em Sim para continuar conectando seu calendário.

Você será redirecionado para o painel de reuniões, onde poderá gerenciar as configurações do seu calendário.

Divulgação necessária: o HubSpot terá acesso ao seu Google Agenda e qualquer outro calendário que você acessou pelo Google, a fim de alimentar a ferramenta de reuniões e permitir que você associe eventos com os contatos no CRM. O HubSpot terá a capacidade de criar ou alterar seus calendários e atualizar eventos de calendário individuais.

Conectar seu calendário do Exchange

Antes de conectar seu calendário do Exchange, lembre-se do seguinte: 

• Confirme com sua equipe de TI que seu servidor do Exchange está executando o Exchange 2010 SP2 e superior.
• Seu endereço de e-mail e senha do Exchange são necessários para conectar o calendário, mas dependendo da configuração do servidor do Exchange, o HubSpot pode exigir informações adicionais para se conectar. Consulte a tabela abaixo antes de conectar seu calendário para verificar se possui todas as informações necessárias.

Observação: se a sua conta do Exchange estiver configurada para usar uma autenticação de dois fatores, será necessário inserir uma senha de aplicativo de terceiros. Consulte a documentação da Microsoft para saber como gerar uma senha de aplicativo de terceiros.

Antes de conectar seu calendário, lembre-se do seguinte:

• Não é possível cancelar ou reagendar uma reunião para um calendário do Exchange conectado.
• Umasincronização bidirecional entre os seus calendários do Exchange e do HubSpot não é suportada:
  • As reuniões criadas por meio de um registro do CRM não serão adicionadas a um calendário do Exchange.
  • As reuniões criadas em um calendário do Exchange não são sincronizadas com o HubSpot como um evento de calendário.
• Não é possível inserir os horários de reunião propostos em um e-mail utilizando um calendário do Exchange.

Para conectar um calendário:

• Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, clique em Geral.
• Clique na guia Calendário.
• Clique em Conectar o seu calendário.
• Na caixa de diálogo, selecione Exchange, em seguida, clique em Conectar seu calendário.

• Leia o que esperar ao conectar seu calendário ao HubSpot, depois clique em Continuar.
• Na caixa de diálogo, insira as seguintes informações:
  • Endereço de e-mail: seu endereço de e-mail do Exchange.
  • Nome de usuário: insira seu nome de usuário. Normalmente, isso é o que está listado antes do símbolo @ no endereço de e-mail ou na ID do usuário.
  • Senha: sua senha do Exchange.
  • URL do Exchange: insira a URL usada para acessar seu servidor do Exchange.

• Clique em Conectar a caixa de entrada. 

Você será redirecionado para o painel de reuniões, onde poderá gerenciar as configurações do seu calendário.Gerenciar as configurações do seu calendário

Personalizar as configurações do calendário conectado

Depois de conectar seu calendário, você poderá:

• permitir que o HubSpot seja sincronizado com seu calendário.
• usuários com uma licença paga atribuída do Sales Hub ou do Service Hub Professional ou Enterprise também podem sincronizar suas tarefas do HubSpot com seus calendários.
• permitir que o HubSpot crie uma página de agendamento de reuniões e conecte calendários adicionais.
• usuários com uma licença paga do Sales Hub ou do Service Hub atribuída poderão personalizar o URL das suas páginas de agendamento.
• Dependendo da sua assinatura do HubSpot, você também poderá hospedar o URL da página de agendamento em um domínio personalizado que esteja conectado ao HubSpot.
• adicionar uma página de agendamento ao seu perfil de chat.

Para gerenciar as configurações do calendário: 

• Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Geral.
• Clique na guia Calendário.

Sincronizar calendário e tarefas

Por padrão, a caixa de seleção Sincronização de calendário estará marcada ao conectar a sincronização do Google Agenda ou do Calendário do Office 365 . quando você criar um evento da agenda com um contato diretamente no Google Agenda ou no Calendário do Office 365, o evento será sincronizado com o CRM como um compromisso da reunião.

Observação: a sincronização do calendário não sincroniza reuniões criadas por integrações.

Com a sincronização do calendário, as reuniões criadas diretamente em um registro de contato no CRM enviarão convites de eventos do calendário para o contato. Sem a sincronização do calendário, será criado um engajamento de reunião no registro sem o envio de um convite de evento de calendário. Saiba mais sobre como agendar reuniões no HubSpot.

• Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Geral.
• Clique na guia Calendário.
• Marque a caixa de seleção Sincronização de calendário.

Se o seu calendário estiver sincronizado e você tiver uma licença paga do Sales Hub ou do Service Hub, também poderá sincronizar suas tarefas do HubSpot com um sub-calendário, para que as tarefas apareçam no seu calendário do Google ou do Office 365. Saiba mais sobre como sincronizar tarefas do HubSpot com o seu calendário. 

Ativar páginas de agendamento de reuniões e conectar calendários de disponibilidade

Por padrão, a caixa de seleção Páginas de agendamento de reuniões estará marcada ao conectar a sincronização do Google Agenda ou do Calendário do Office 365 ao HubSpot. Com essa opção marcada, você poderá criar uma página de agendamento pessoal que permitirá às pessoas agendar os horários disponíveis diretamente no calendário principal da sua conta. Você poderá conectar calendários adicionais ao calendário integrado para que o HubSpot verifique sua disponibilidade em cada calendário antes de apresentar os horários disponíveis aos prospects. Saiba mais sobre como criar uma página de agendamento de reuniões.

Observação: se você estiver usando o Gmail e tiver permissão para visualizar o calendário de outro endereço de e-mail, seu e-mail deverá ter a permissão do Gmail Exibir todos os detalhes do evento para que o calendário seja mostrado como uma opção no HubSpot.

• Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Geral.
• Clique na guia Calendário.
• Marque a caixa de seleção Páginas de agendamento de reuniões.
• Clique no menu suspenso Calendários de disponibilidade e selecione os calendários adicionais.
• Clique em Salvar.

Você somente poderá adicionar calendários à sua conta da HubSpot que pertençam ao seu endereço de e-mail ou que possa acessar em sua conta conectada do Gmail ou do Office 365. Saiba como configurar e compartilhar novos calendários do Google e do Office 365. Quando um prospect marcar uma reunião com você, o evento de reunião aparecerá apenas no seu calendário padrão pessoal.

Se você perder o acesso a um de seus calendários, os contatos não poderão agendar reuniões com você, mesmo que tenha outros calendários integrados. Você receberá um e-mail informando que alguém está tentando agendar uma reunião com você. Você pode então pedir ao proprietário do calendário para conceder o acesso novamente ou remover o calendário inativo das suas configurações.

Para gerenciar calendários inativos:

• Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Geral.
• Clique na guia Calendário.
• Para remover o calendário das suas configurações, clique no X ao lado do calendário inativo.

Editar o URL da sua página de agendamento e a página de agendamento padrão (somente para Sales Hub ou Service Hub Starter, Professional ou Enterprise)

Nas configurações do calendário no HubSpot, você pode alterar o URL usada para cada página de agendamento que você criar daqui para frente. Você também pode alterar a página de agendamento padrão usada ao inserir links de reuniões nos modelos de e-mail de vendas.

• Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Geral.
• Clique na guia Calendário.
• No campo URL de reuniões, edite o URL. As alterações no URL da sua página de agendamento serão aplicadas a todas as novas páginas de agendamento de agora em diante, mas não os URLs das páginas de agendamento existentes não serão alterados.

• Para selecionar uma página de agendamento padrão diferente, clique no menu suspenso Link de reunião padrão.

Hospedar páginas de programação em um domínio personalizado

Observação: qualquer usuário pode hospedar as páginas de agendamento em domínios personalizados conectados no gerenciador de domínios. 

Você pode usar seu próprio domínio personalizado para as páginas de agendamento, para refletir sua marca e ativar o preenchimento prévio dos campos de formulário com informações de envios anteriores.

• Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Geral.
• Clique na guia Calendário.
• Clique no menu suspenso Domínio da reunião e selecione um domínio personalizado para hospedar suas páginas de agendamento, em vez de um endereço da HubSpot. Apenas os domínios que foram conectados no seu gerenciador de domínio aparecerão no menu suspenso para seleção.

Depois de alterar o domínio, todos os links da reunião serão atualizados.

Se você quiser impedir que os mecanismos de pesquisa indexem páginas de agendamento em domínios personalizados, adicione "Disallow: /meetings*" ao arquivo robots.txt.

Observação: se você estiver usando um domínio personalizado, o URL ainda precisará ter um slug diferente das páginas de agendamento existentes em outros domínios.

Por exemplo, http://yourcustomname.com/meetings/example e http://app.hubspot.com/meetings/example são considerados o mesmo, então você não poderá usar http://yourcustomname.com/meetings/example se http://app.hubspot.com/meetings/example já existir.

Desativar páginas de agendamento

Se quiser desativar todas as suas páginas de agendamento sem excluí-las: 

• Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Geral.
• Clique na guia Calendário.
• Na seção Páginas de agendamento, clique em Desativar.
• Para ativar novamente suas páginas de agendamento, clique em Ativar.

Adicionar um link de reunião ao widget do chat

Você pode incluir um link de reunião no widget de chat para que os visitantes possam acessar sua página de agendamento e agendar um horário com você durante uma conversa de chat.

• Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Geral.
• Clique na guia Calendário.
• Na seção Perfil de chat, marque a caixa de seleção Incluir um link para sua página de agendamento de reuniões na janela do chat de mensagens.
• Clique no menu suspenso Link de reunião do chat e selecione um link de reunião.

Quando terminar de fazer alterações nas configurações da ferramenta de reuniões, clique em Salvar. Saiba como criar ou editar uma página de agendamento e depois compartilhá-la com os seus contatos.