Agendar uma reunião em um registro

Depois de integrar o calendário do Google Calendar ou do Office 365, agende as reuniões com contatos de registros de contato, empresa, negócio ou ticket, ou do espaço de trabalho de vendas (BETA). Depois que o agendador de reuniões é criado, os convites do calendário são enviados ao participante do agendador de reuniões. Os usuários em sua conta também podem ser adicionados como participantes do agendador de reuniões.

Os usuários com uma licença atribuída do Sales Hub ou do Service Hub podem agendar reuniões em nome de outros usuários na conta que também tenham uma licença atribuída.

Se você conectou seu calendário na ferramenta de reuniões, saiba mais sobre como criar e editar páginas de agendamento. Se você estiver usando uma conta de ambiente de testes, só é possível reservar reuniões com outros usuários na conta de ambiente de testes.

Usar reuniões na área de trabalho

Agendar uma reunião para você mesmo na área de trabalho

Agende uma reunião a partir dos registros ou do espaço de trabalho de vendas (BETA).

Para agendar um agendador de reuniões a partir de um registro:

1. Acesse seus registros:
   • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
   • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.
   • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
   • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Tickets.
2. Clique no nome do registro.
3. No painel esquerdo, clique em meetings Agendador de reuniões .

4. Uma caixa de diálogo com o calendário conectado será aberta.

Para agendar uma reunião a partir do espaço de trabalho de vendas (BETA):

1. No seu portal da HubSpot, acesse Vendas > Espaço de trabalho de vendas.
2. Clique na guia Programar.
3. Na parte superior direita, clique em Agendar uma reunião.
4. Clique no menu suspenso Escolher um contato .
5. Comece a digitar um nome de contato para procurar o contato.
6. Clique no nome do contato.

Para configurar seu agendador de reuniões no editor do agendador de reuniões:

1. No campo Título, insira um título para a reunião.
2. Informe uma data inicial.
3. Digite uma hora inicial e uma hora final. Ou clique em uma data no calendário exibido.
4. Clique no menu suspenso Tipo de Agendador de reuniões para selecionar o tipo de agendador de reuniões. Essa configuração estará disponível somente se você tiver ativado os tipos personalizados de chamada e agendador de reuniões.
5. Clique no menu suspenso Participantes para pesquisar e selecionar outros contatos e usuários que devem ser incluídos na reunião.
6. Clique no menu suspenso Localização e selecione uma das seguintes opções para o local do agendador de reuniões:
   • Telefonema: digite o número de telefone no campo de texto.
   • Pessoalmente: digite o endereço no campo de texto.
   • Personalizado: digite olocal personalizado no campo de texto.
   • Google Meet: se você conectou a integração do Google Meet e mapeou um usuário para a integração, clique em Google Meet para usá-lo para sua agendador de reuniões.
   • Zoom: se você conectou a integração de Zoom e mapeou um usuário para a integração, clique em Zoom para usá-la na sua agendador de reuniões.
7. Para enviar e-mails de lembrete antes de um agendador de reuniões, clique em + Adicionar lembrete.
   • Na seção E-mails de lembrete agendados , digite um número no campo de texto e clique no menu suspenso E-mail de lembrete agendado e selecione uma medida de tempo (por exemplo, dias, semanas, meses). Se a opção Ativar lembretes de agendador de reuniões por padrão estiver ativada para a sua conta, as novas páginas de agendamento herdarão os lembretes padrão. Saiba como o fuso horário do lembrete de reunião é determinado.
   • Até três e-mails de lembrete podem ser adicionados no total. Para adicionar outro e-mail de lembrete, clique em + Adicionar lembrete. Para excluir um lembrete, clique em delete Excluir.
   • Para incluir a descrição do convite no corpo do e-mail de lembrete, selecione a caixa Incluir a descrição do participante no corpo do e-mail de lembrete.
8. No campo Descrição do participante, informe detalhes sobre o agendador de reuniões. O participante da reunião verá essas informações no convite do calendário. Use as opções de formatação na parte inferior do campo Descrição do participante para modificar o texto, inserir um link ou usar um snippet.

Observação: para adicionar um link do Zoom, do Google Meet ou do UberConference à sua reunião, o endereço de e-mail do seu usuário da HubSpot deve corresponder ao endereço de e-mail do usuário do Zoom, do Google Meet ou do UberConference.

9. Clique em + Adicionar notas internas para inserir quaisquer notas internas para os membros da equipe revisarem. Os contatos que participarem da reunião não verão essas informações no convite do calendário. Use as opções de formatação na parte inferior para modificar o texto, inserir um link ou usar um snippet.
10. Clique no menu suspenso Associado com e desmarque as caixas de seleção junto aos registros que você gostaria de desassociar da atividade de agendador de reuniões. Use a barra de pesquisa para localizar outros registros para associar e marque as caixas de seleção ao lado dos registros para associá-los.
11. Clique no retract ícone recolher para agendar o agendador de reuniões sem exibir o calendário.
12. Clique em Salvar.

Após salvar, observe o seguinte:

• O contato precisa ter um endereço de e-mail válido preenchido na propriedade E-mail para receber um convite.
• Quando a reunião estiver agendada, seu contato receberá um convite com um arquivo .ics que pode ser adicionado à agenda deles.
• Uma reunião será criada automaticamente para você no seu calendário.
• A reunião será salva como um engajamento na linha do tempo do registro. Seu nome será listado como o host e o organizador.

Editar uma reunião na área de trabalho

Para editar uma reunião existente na área de trabalho:

1. Acesse seus registros:
   • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
   • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.
   • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
   • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Tickets.
2. Na linha do linha do tempo de atividades, na parte superior direita do agendador de reuniões, clique em Açõese selecione Editar.

3. Depois de fazer alterações, na parte inferior da atividade de reunião, clique em Salvar.

Observação: as alterações nas descrições de agendador de reuniões no registro do contato só serão enviadas aos participantes se você estiver usando o Google Calendar e tiver conectado a integração bidirecional do Google Calendar ao HubSpot. Se você estiver usando um calendário do Office 365 ou não tiver a integração ativada, atualize a descrição do agendador de reuniões no evento de calendário, não no registro do contato, para enviar as alterações para os participantes.

Atribuir um resultado de reunião no computador

Após a reunião, o anfitrião poderá atribuir um resultado para controlar melhor suas reuniões com os contatos. As opções de resultado padrão do agendador de reuniões são Agendado, Concluído, Reagendado, Não compareceu e Cancelado. Você também pode criar resultados personalizados de reuniões.

1. Acesse seus registros:
   • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
   • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.
   • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
   • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Tickets.
2. Na linha do linha do tempo de atividades, na parte superior direita do agendador de reuniões, clique em Açõese selecione Editar.

3. Clique no menu suspenso Resultado e selecione um resultado da reunião.
4. Clique em Salvar.

Agendar um agendador de reuniões para outro usuário no computador ( Sales Hub ou Service Hub Professional e Enterprise)

Se você for um usuário de uma conta do Sales Hub ou Service Hub Professional ou Enterprise com uma licença atribuída, poderá agendar reuniões em nome de outros usuários na conta que também tenham uma licença atribuída, calendário conectado e a sincronização de calendário ativada. Isso pode ser útil se você for um representante de negócios ou de desenvolvimento de vendas e precisar agendar uma reunião para um executivo de contas.

Para agendar uma reunião para outro usuário:

1. Acesse seus registros:
   • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
   • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.
   • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
   • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Tickets.
2. Clique no nome do registro.
3. No painel esquerdo, clique em meetings Agendar um agendador de reuniões . Será exibida uma caixa pop-up do seu calendário conectado. Para configurar o agendador de reuniões:
   • Clique no menu suspenso Host para selecionar o usuário para o qual você está agendando a reunião.
   • Ou clique em Agendador de reuniões para usar um agendador de reuniões. Clique no menu suspenso Pesquisar rotação de reunião para selecionar uma rotação de reunião.
     • O campo Usuário da rotação de reunião será preenchido pelo membro da rotação que tiver menos reuniões atribuídas. O calendário desse membro também aparecerá. Se vários membros tiverem o mesmo valor de reuniões atribuído, o membro cuja última atribuição foi a mais distante no passado será selecionado.
     • Se o calendário do usuário proposto estiver cheio ou se você quiser escolher outro usuário, clique no menu suspenso Agendador de reuniões usuários de revezamento para selecionar outro membro.
   • O calendário será atualizado para mostrar a disponibilidade do host, e o local será atualizado para refletir as opções de videoconferência do host. As reuniões existentes no calendário serão exibidas como Ocupado, em vez do título do agendador de reuniões.
   • Você não será adicionado à reunião como participante por padrão. Se quiser participar do agendador de reuniões, clique no menu suspenso Participantes e selecione você mesmo como participante.
4. Continue a agendar o agendador de reuniões .
5. Clique em Salvar.

Observação: quando uma reunião é agendada para um usuário usando rotações de reuniões, a contagem de reuniões reservadas desse usuário aumentará em um. Se a reunião for excluída, a contagem de reuniões agendadas diminuirá em um.

Após salvar, observe o seguinte:

• O contato precisa ter um endereço de e-mail válido preenchido na propriedade E-mail para receber um convite.
• Quando a reunião for agendada, o contato e o host receberão um convite com um arquivo .ics que poderá ser adicionado a um calendário pessoal.
• Os usuários podem ver quem organizou e conduziu uma agendador de reuniões na linha do tempo do registro.
• Use a Atividade criada pela propriedade (organizador) e a Atividade atribuída à propriedade (host) para criar um relatório.

Usar reuniões no aplicativo para dispositivos móveis da HubSpot

Agendar uma reunião para você mesmo no aplicativo HubSpot

1. Abra o aplicativo HubSpot no seu dispositivo iOS ou Android.
2. Na parte superior esquerda, toque em Menu e, em seguida, toque em Contatos na barra lateral esquerda.
3. Toque no nome do registro associado à reunião.
4. Toque em Mais verticalMenu . Em seguida, toque em Reunião. Para configurar a reunião:
   • Insira um título e uma descrição para a reunião.
   • Toque em Data de início, Hora de início, Data de término e Hora de término para definir a data e a duração da sua reunião.
   • Toque em Verificar disponibilidade para ver o seu calendário. Toque no horário para o qual você gostaria de agendar a reunião e toque em Concluído no canto superior direito. Ou toque em Cancelar no canto superior esquerdo para voltar à tela anterior.
   • Toque em Tipo de Agendador de reuniões e selecione um tipo de agendador de reuniões. Essa configuração estará disponível somente se você tiver ativado os tipos personalizados de chamada e agendador de reuniões.
   • Toque no resultado do agendador de reuniões e selecione um resultado do agendador de reuniões (por exemplo, se o agendador de reuniões já tiver ocorrido, você poderá selecionar Concluído).
   • Toque em localização e selecione uma das seguintes opções para o local do agendador de reuniões:
     • Endereço: informe o endereço no campo de texto.
     • Número de telefone: informe o número de telefone no campo de texto.
     • Local personalizado: insira o detalhes da localização personalizada no campo de texto.

Observação: a videoconferência não está disponível ao agendar uma reunião do aplicativo HubSpot.

• Toque em Anotações Internas e insira anotações internas para que os membros da sua equipe as analisem. Os contatos que participarem da reunião não verão essas informações no convite do calendário. Utilize @ para marcar outros usuários.
• Toque em Associado com para procurar registros aos quais associar. Marque ou desmarque o X ao lado dos registros para associar à atividade do agendador de reuniões.

5. Toque em Salvar. Na caixa pop-up, toque em Continuar e enviar.

Após salvar, observe o seguinte:

• O contato precisa ter um endereço de e-mail válido preenchido na propriedade E-mail para receber um convite.
• Quando a reunião estiver agendada, seu contato receberá um convite com um arquivo .ics que pode ser adicionado à agenda deles.
• Uma reunião será criada automaticamente para você no seu calendário.
• A reunião será salva como um envolvimento na linha do tempo do registro. Seu nome será listado como o host e o organizador.

Editar uma reunião para você mesmo no aplicativo HubSpot

Depois de a reunião ser agendada, você poderá editá-la no aplicativo HubSpot. Para editar uma reunião:

1. Abra o aplicativo HubSpot no seu dispositivo iOS ou Android.
2. Na parte superior esquerda, toque em Menu e, em seguida, toque em Contatos na barra lateral esquerda.
3. Toque no nome do registro associado à reunião.
4. Toque verticalMenu no botão ícone de menu no canto superior direito do agendador de reuniões na linha do tempo e toque em Editar.
5. Depois de fazer as alterações, toque em Salvar no canto superior direito.

Atribuir um resultado de reunião no aplicativo HubSpot

Observação: Este recurso está disponível atualmente apenas para usuários do iOS.

1. Abra o aplicativo HubSpot no seu dispositivo iOS ou Android.
2. Na parte superior esquerda, toque em Menu e, em seguida, toque em Contatos na barra lateral esquerda.
3. Toque no nome do registro associado à reunião.
4. Toque verticalMenu no botão ícone de menu no canto superior direito do agendador de reuniões na linha do tempo e toque em Editar.
5. Toque no campo resultado do agendador de reuniões e selecione um resultado de agendador de reuniões.

6. Toque em Salvar.