レコードでミーティングをスケジュールする

GoogleカレンダーまたはOffice 365カレンダーを連携したら、コンタクト、会社、取引、チケットのレコード、または 営業ワークスペース (ベータ版)からコンタクトとのミーティングをスケジュールできます。ミーティングが作成されると、カレンダーへの招待がミーティング参加者に送信されます。アカウントのユーザーをミーティング参加者として追加することもできます。

Sales Hub または Service Hub のシートが割り当てられ ているユーザーは、同じくシートが割り当てられているアカウント内の他のユーザーに代わってミーティングをスケジュールできます。

カレンダーを ミーティングツールに接続している場合は、 日程設定ページの作成と編集について詳細をご確認ください。 サンドボックスアカウントを使用している場合、サンドボックスアカウントでは他のユーザーとのミーティングしか予約できません。

デスクトップでミーティングを使用

パソコンでミーティングを自分でスケジュールする

レコードから、または 営業ワークスペース (ベータ版)からミーティングをスケジュールします。

レコードからミーティングをスケジュール設定するには、次の手順に従います。

1. レコードに移動します。
   • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［コンタクト］の順に進みます。
   • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［会社］の順に進みます。
   • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［取引］の順に進みます。
   • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［チケット］の順に進みます。
2. レコードの名前をクリックします。
3. 左側のパネルで meetings ミーティングをクリックします。

4. 接続済みのカレンダーが記載されたダイアログボックスが開きます。

営業ワークスペース (ベータ版)からミーティングをスケジュール設定するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、［営業］＞［営業ワークスペース］の順に進みます。
2. [スケジュール]タブをクリックします。
3. 右上の[ ミーティングをスケジュール]をクリックします。
4. [ コンタクトを選択 ]ドロップダウンメニューをクリックします。
5. コンタクト 名 の入力を開始して、コンタクトを検索します。
6. コンタクト名をクリックします。

ミーティングエディターでミーティングを設定するには、次の手順に従います。

1. [タイトル]フィールドにミーティング のタイトル を入力します。
2. 開始日を入力します。
3. 開始時間を入力してから、 終了時間を入力します。または、表示されたカレンダーの 日付 をクリックします。
4. [ ミーティングタイプ ]ドロップダウンメニューをクリックして 、ミーティングタイプを選択します。この設定は、 コールとミーティングのタイプのカスタマイズを有効にしている場合のみ使用できます。
5. [ 参加者 ]ドロップダウンメニューをクリックして、ミーティングに含める 他のコンタクトやユーザー を検索し選択します。
6. [場所 ]ドロップダウンメニューをクリックし、ミーティングの場所として以下のいずれかのオプションを選択します。
   • 電話: テキストフィールドに 電話番号 を入力します。
   • 対面: テキストフィールドに 住所 を入力します。
   • カスタム: テキストフィールドにカスタムの場所 を入力します。
   • Google Meet: Google Meet 連携を接続し、ユーザーを連携にマッピングしている場合は、[ Google Meet ]をクリックしてミーティングに使用します。
   • Zoom: Zoom連携を接続していて、ユーザーを連携にマッピングしている場合は、[ Zoom ]をクリックしてそれをミーティングに使用します。
7. ミーティングの前にリマインダーEメールを送信するには、[ +リマインダーを追加]をクリックします。
   • [ スケジュール済みリマインダーEメール ]セクションで、テキストフィールドに 数値 を入力し、[ スケジュール済みリマインダーEメール ]ドロップダウンメニューをクリックして、 時間の単位 (日、週、月など)を選択します。アカウントの[ ミーティングリマインダーをデフォルトでオン にする]スイッチがオンになっている場合、新しいミーティングはデフォルトのリマインダーを継承します。ミーティング リマインダーのタイムゾーンがどのように決定されるかを学ぶ。
   • リマインダーEメールは合計3件まで追加できます。別のリマインダーEメールを追加するには、[ +リマインダーを追加]をクリックします。リマインダーを削除するには、[削除 delete ] をクリックします。
   • リマインダーEメールの本文に招待の説明を含めるには、[ リマインダーEメール本文に参加者の説明を含める ]チェックボックスを選択します。
8. [参加者の説明 ]フィールドに、 ミーティングに関する詳細を入力します。ミーティングプラットフォームには、カレンダーの招待にこの情報が表示されます。[参加者の説明 ]フィールドの下部にある書式設定オプションを使用して、テキストの変更、リンクの挿入、または スニペットの使用を行います。

注： Zoom、Google Meet、UberConferenceのリンクをミーティングに追加するには、HubSpotユーザーのEメールがZoom、Google Meet、UberConferenceユーザーのEメールと一致している必要があります。

9. [ + Add Internal Notes(内部メモを追加 )]をクリックして、チームメンバーがレビューする内部メモを入力します。ミーティングのコンタクト参加者には、カレンダーの招待にこの情報は表示されません。下部の書式設定オプションを使用してテキストを変更したり、リンクを挿入したり、 スニペットを使用したりできます。
10. [関連付け] ドロップダウンメニューをクリックし、ミーティングアクティビティーとの関連付けを解除するレコードの横にある チェックボックス をオフにします。検索バー を使用して、関連付けるレコードを検索し、レコードの横にある チェックボックスをオンにします 。
11. カレンダーを表示せずにミーティングスケジュールを設定するには、 retract 折りたたむ アイコンをクリックします。
12. ［保存］をクリックします。

保存後、次の点に注意してください。

• コンタクトが招待状を受け取るには、「Eメール」プロパティーに有効なEメールアドレスが入力されている必要があります。
• ミーティングをスケジュールすると、コンタクトに「.ics」ファイルの招待状が送られ、これはコンタクトのカレンダーにも追加することができます。
• あなたのカレンダーにミーティングが自動的に作成されます。
• ミーティングはレコードのタイムラインにエンゲージメントとして保存されます。あなたのお名前がホスティングし、主催者として記載されます。

デスクトップで自分用にミーティングを編集

デスクトップで既存のミーティングを編集するには、次の手順に従います。

1. レコードに移動します。
   • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［コンタクト］の順に進みます。
   • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［会社］の順に進みます。
   • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［取引］の順に進みます。
   • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［チケット］の順に進みます。
2. アクティビティータイムラインで、ミーティングの右上にある[ アクション]をクリックし、[ 編集]を選択します。

3. 変更を行ったら、ミーティングアクティビティーの下部にある[保存]をクリックします。

注: コンタクトレコードのミーティングの説明に対する変更は、Googleカレンダーを使用していて、 GoogleカレンダーとHubSpotの双方向連携を接続している場合にのみ参加者に送信されます。Office 365カレンダーを使用しているか、連携が有効になっていない場合は、コンタクトレコードではなくカレンダーイベントでミーティングの説明を更新して、変更を参加者に送信してください。

パソコンでミーティングの成果を割り当てる

ミーティングが行われた後、ホスティングする人はミーティングの結果を割り当てることができ、コンタクトとのミーティングをよりよく追跡することができます。ミーティングの成果には、[ スケジュール済み]、[ 完了]、[スケジュール変更済み]、[ 欠席]、[ キャンセル済み]の規定値があります。カスタム ミーティング 結果を作成することもできます。

1. レコードに移動します。
   • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［コンタクト］の順に進みます。
   • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［会社］の順に進みます。
   • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［取引］の順に進みます。
   • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［チケット］の順に進みます。
2. アクティビティータイムラインで、ミーティングの右上にある[ アクション]をクリックし、[ 編集]を選択します。

3. 結果ドロップダウンメニューをクリックし、ミーティング結果を選択する。
4. ［保存］をクリックします。

デスクトップで別のユーザーのミーティングをスケジュールする(「Sales Hub 」または 「Service Hub Professional 」および 「Enterprise」)

Sales Hubまたは Service Hub Professionalまたは Enterpriseアカウントでシートが割り当てられているユーザーは、アカウント内の他のユーザーに代わってミーティングをスケジュールできます。当該ユーザーにもシートが割り当てられていて、 それらのユーザーにカレンダーが接続されていて、 かつカレンダーの同期 が有効化されている。これは、ビジネスまたは営業開発の担当者がアカウントエグゼクティブのミーティングをスケジュールする必要がある場合に役立ちます。

他のユーザーのミーティングを予約する：

1. レコードに移動します。
   • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［コンタクト］の順に進みます。
   • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［会社］の順に進みます。
   • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［取引］の順に進みます。
   • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［チケット］の順に進みます。
2. レコードの名前をクリックします。
3. 左側のパネルで、[ meetings ミーティングをスケジュール]をクリックします。接続されているカレンダーのポップアップボックスが表示されます。ミーティングを設定するには、次の手順に従います。
   • [ホスト ]ドロップダウンメニューをクリックして、ミーティングをスケジュールするユーザーを選択します。
   • または、[ ミーティングのローテーション ]をクリックして、 ミーティングのローテーションを使用します。[ミーティングのローテーションを検索]ドロップダウンメニューをクリックして、ミーティングのローテーションを選択します。
     • ミーティング ローテーション ユーザー フィールドには、割り当てられたミーティングが最も少ないローテーションのメンバーが入力されます。そのメンバーのカレンダーも表示される。複数のメンバーに同じ数のミーティングが割り当てられている場合、前回の割り当てが最も遠い過去のメンバーが選択されます。
     • 提案されたユーザーのカレンダーがいっぱいの場合、または別のユーザーを選択する場合は、[ ミーティングローテーションユーザー ]ドロップダウンメニューをクリックして別のメンバーを選択します。
   • カレンダーが更新されてホストの空き状況が表示され、場所が更新されてホストのビデオ会議オプションが反映されます。カレンダーの既存のミーティングは、ミーティングのタイトルではなく、 予定ありとして表示されます。
   • デフォルトでは、ミーティングに参加者として 追加されることはありません 。ミーティングへの参加を希望する場合は、[ 参加者] ドロップダウンメニューをクリックし、 自身 を参加者として選択します。
4. 引き続きミーティングのスケジュールを設定します。
5. ［保存］をクリックします。

注：、ミーティングのローテーションを使用しているユーザーにミーティングが予約されると、そのユーザーのミーティング予約数が1つ増えます。ミーティングが削除されると、その人のミーティング予約数は1つ減ります。

保存後、次の点に注意してください。

• コンタクトが招待状を受け取るには、「Eメール」プロパティーに有効なEメールアドレスが入力されている必要があります。
• ミーティングがスケジュールされると、コンタクトとホスティングする人のカレンダーに追加できる.icsファイルの招待状が届きます。
• レコード のタイムラインを確認することで、誰がミーティングを企画し、主催したかを確認できます。
• プロパティー によって作成されたアクティビティー ー(主催者)とプロパティー に割り当てられたアクティビティー ー(ホスト)を使用して、レポートを作成します。

HubSpotモバイルアプリでミーティングを使用する

HubSpotモバイルアプリでミーティングを自分でスケジュールする

1. iOSデバイスまたはAndroidデバイスでHubSpotアプリを開きます。
2. 左上の [メニュー]をタップし、左サイドバーの[ コンタクト ]をタップします。
3. ミーティングに関連付けられたレコードの名前をタップします。
4. [続き verticalMenu ]をタップします。次に、［ミーティング］をタップします。ミーティングをセットアップするために：
   • ミーティングのタイトルと説明を入力してください。
   • ［開始日］、［開始時刻］、［終了日］、［終了時刻］をタップして、ミーティングの日付と時間を設定します。
   • 空き状況確認をタップしてカレンダーを表示します。ミーティングを設定する時間をタップし、右上の[完了 ]をタップします。または、左上の [キャンセル ]をタップして前の画面に戻ります。
   • [ ミーティングタイプ]をタップし、 ミーティングタイプを選択します。この設定は、 コールとミーティングのタイプのカスタマイズを有効にしている場合のみ使用できます。
   • [ ミーティングの成果]をタップし、ミーティングの 成果 を選択します(例えば、ミーティングがすでに実施されている場合は[ 完了]を選択できます)。
   • [場所 ]をタップし、ミーティングの場所として次のオプションのいずれかを選択します。
     • 住所: テキストフィールドに 住所 を入力します。
     • 電話番号: テキストフィールドに 電話番号 を入力します。
     • カスタムの場所: テキストフィールドに カスタマイズした場所の詳細 を入力します。

注: HubSpotモバイルアプリからミーティングを設定する場合、ビデオ会議はご利用いただけません。

• [ 内部メモ ]をタップし、チームメンバーが確認できるように 内部メモ を入力します。ミーティングのコンタクト参加者には、カレンダーの招待にこの情報は表示されません。他のユーザーをタグ付けするには＠を使用します。
• [関連付け] をタップして、関連付けるレコードを検索します。ミーティングアクティビティーに関連付けるレコードの横にある[ X ]を選択またはクリアします。

5. ［保存］ をタップします。ポップアップボックスで[ 続行して送信]をタップします。

保存後、次の点に注意してください。

• コンタクトが招待状を受け取るには、「Eメール」プロパティーに有効なEメールアドレスが入力されている必要があります。
• ミーティングをスケジュールすると、コンタクトに「.ics」ファイルの招待状が送られ、これはコンタクトのカレンダーにも追加することができます。
• あなたのカレンダーにミーティングが自動的に作成されます。
• ミーティングはレコードのタイムラインにエンゲージメントとして保存されます。あなたのお名前がホスティングし、主催者として記載されます。

HubSpotモバイルアプリで自分用のミーティングを編集する

ミーティングをスケジュールしたら、HubSpotモバイルアプリで編集できます。ミーティングを編集するには、次の手順を実行します。

1. iOSデバイスまたはAndroidデバイスで HubSpot アプリ を開きます。
2. 左上の [メニュー]をタップし、左サイドバーの[ コンタクト ]をタップします。
3. ミーティングに関連付けられたレコードの名前をタップします。
4. タイムラインミーティングの右上にある verticalMenu メニュー アイコンをタップし、[ 編集]をタップします。
5. 変更を加えたら、右上の[ 保存 ]をタップします。

HubSpotモバイルアプリでミーティングの成果を割り当てる

ご注意ください: この機能は現在iOSユーザーのみで利用可能です。

1. iOSデバイスまたはAndroidデバイスでHubSpotアプリを開きます。
2. 左上の [メニュー]をタップし、左サイドバーの[ コンタクト ]をタップします。
3. ミーティングに関連付けられたレコードの名前をタップします。
4. タイムラインミーティングの右上にある verticalMenu メニュー アイコンをタップし、[ 編集]をタップします。
5. [ミーティングの成果 ]フィールドをタップし、 ミーティングの成果を選択します。

6. ［保存］ をタップします。