Programar una reunión en un registro

Una vez que hayas integrado tu Calendario de Google o de Office 365, programa reuniones con contactos a partir de registros de contactos, empresas, negocios o tickets, o del espacio de ventas (BETA). Una vez creada la reunión, se envían invitaciones de calendario a los asistentes de la reunión. Los usuarios de tu cuenta también pueden agregarse como asistentes a las reuniones.

Los usuarios de una cuenta Sales Hub o Service Hub Pro o Enterprise con una licencia asignada pueden programar reuniones en nombre de otros usuarios de la cuenta que también tengan una plaza asignada.

Este artículo se aplica a los usuarios que han conectado el Calendario de Google o la integración de Office 365 con HubSpot. Si conectaste tu calendario a la herramienta reuniones, descubre más información sobre cómo crear y editar páginas de programación. 

Usar reuniones en el escritorio

Programa una reunión para ti en el escritorio

Programa una reunión desde los registros o el espacio de ventas (BETA).

1. Para programar una reunión a partir de un registro:
   • Navega a tus registros:
     • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
     • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
     • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
     • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tickets.
   • Haz clic en el nombre del registro.
   • En el panel izquierdo, haz clic en meetings Reunión.
     
     
   • Se abrirá un cuadro de diálogo con tu calendario conectado.
2. Para programar una reunión desde el espacio de ventas (BETA):
   • En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Espacio de ventas.
   • Haz clic en la pestaña Programar.
   • En la parte superior derecha, haz clic en Programar una reunión.
   • Haz clic en el menú desplegable Elegir un contacto.
   • Empieza a escribir el nombre del contacto para buscarlo.
   • Haz clic en el nombre del contacto.
   
3. Para configurar tus reuniones:

• • En el campo de título, escribe un título para tu contenido.

1. • Introduce una fecha de inicio.
   • Introduce la hora de inicio y luego la hora de finalización. O, en su lugar, haz clic en una fecha del calendario mostrado.

• • Haz clic en el menú desplegable Tipo de reunión para seleccionar el tipo de reunión. Esta configuración solo está disponible si activaste tipos de llamadas y reuniones personalizadas.

• • Haz clic en el menú desplegable Asistentes para buscar y seleccionar otros contactos y usuarios que deban incluirse en la reunión.

• • Haz clic en el menú desplegable Ubicación y selecciona una de las siguientes opciones para el lugar de la reunión. 
    • Llamada telefónica: escribe el número de teléfono en el campo de texto.
    • En persona: escribe la dirección en el campo de texto.
    • Personalizado: escribe la ubicación personalizada en el campo de texto.
    • Google Meet: si conectaste la integración de Google Meet y asignaste un usuario a la integración, haz clic en Google Meet para utilizarlo en tu reunión. 
    • Zoom: si conectaste la integración de Zoom y asignaste un usuario a la integración, haz clic en Zoom para utilizarlo en la reunión. 
  • Para enviar recordatorios por correo antes de una reunión, haz clic en + Agregar recordatorio.
    • En la sección Recordatorios por correo programados, introduce un número en el campo de texto, luego haz clic en el menú desplegable Recordatorio por correo programado y selecciona una medida de tiempo (por ejemplo, días, semanas, meses). Si el interruptor activar recordatorio de reunión por opción predeterminada está activado para tu cuenta, las nuevas reuniones heredarán los recordatorios predeterminados. Aprende cómo se determina la zona horaria del recordatorio de reunión.
    • Se pueden agregar hasta tres recordatorios por correo en total. Para agregar otro recordatorio por correo, haz clic en + Agregar recordatorio. Para eliminar un recordatorio, haz clic en deleteTo deltoTeliminar.
    • Para incluir la descripción de la invitación en el cuerpo del recordatorio por correo, selecciona la casilla de verificación Incluir la descripción del asistente en el cuerpo del recordatorio por correo.

• • En el campo Descripción del asistente, introduce detalles sobre la reunión. Los asistentes de la reunión verán esta información en la invitación de calendario. Utiliza las opciones de formato de la parte inferior del campo Descripción del asistente para modificar el texto, insertar un enlace o utilizar un fragmento.

Nota: para agregar un enlace de Zoom, Google Meet o UberConference a tu enlace de reunión, tu dirección de correo electrónico de usuario de HubSpot debe coincidir con tu dirección de correo electrónico de usuario de Zoom, Google Meet o UberConference.

• • Haz clic en + Agregar notas internas para introducir cualquier nota interna para que la revisen los miembros de tu equipo. Los asistentes del contacto a la reunión no verán esta información en su invitación de calendario. Utiliza las opciones de formato de la parte inferior para modificar el texto, insertar un enlace o utilizar un fragmento.
  • Haz clic en el menú desplegable Asociado con y desactiva las casillas de verificación situadas junto a los registros que quieres desasociar con la actividad de la reunión. Utiliza la barra de búsqueda para encontrar otros registros a los que asociarlos y selecciona las casillas de verificación situadas junto al registro para asociarlos.
  • haz clic en el icono de contraer para programar la reunión sin ver tu calendario.
    
    
  • Haz clic en Guardar.

Después de guardar, ten en cuenta lo siguiente:

• Para recibir una invitación, el contacto debe tener una dirección de correo válida que se completa en la propiedad Correo electrónico.
• Cuando esté programada la reunión, el contacto recibirá una invitación con un archivo .ics que se puede agregar a su calendario.
• Una reunión se creará automáticamente en tu calendario.
• La reunión se guardará como una interacción en la cronología del registro. Tu nombre figurará como anfitrión y organizador.

Editar una reunión para ti en el escritorio

Para editar una reunión existente en el escritorio:

1. Navega a tus registros:
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tickets.
2. En la cronología de actividades, en la parte superior derecha de la reunión, haz clic en Acciones y, a continuación, selecciona Editar.
   
   
3. Una vez realizados los cambios, en la parte inferior de la actividad de la reunión, haz clic en Guardar.

Nota: los cambios en las descripciones de las reuniones del registro de contacto solo se enviarán a los asistentes si utilizas el Calendario de Google y conectaste la integración bidireccional del Calendario de Google con HubSpot . Si utilizas un calendario de Office 365 o no tienes activada la integración, actualiza la descripción de la reunión en el evento del calendario para enviar los cambios a los asistentes, no en el registro del contacto.

Asignar un resultado de reunión en el escritorio

Después de la reunión, el anfitrión puede asignar un resultado de reunión para realizar un mejor seguimiento de las reuniones con los contactos. Las opciones de resultado de reunión predeterminadas son Programada, Completada, Reprogramada, No se presentó y Cancelada. También puedes crear resultados de reuniones personalizados.

1. Navega a tus registros:
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tickets.
2. En la cronología de actividades, en la parte superior derecha de la reunión, haz clic en Acciones y, a continuación, selecciona Editar.
   
   
3. Haz clic en el menú desplegable Resultado y selecciona un resultado de reunión.
4. Haz clic en Guardar.

Programar una reunión para otro usuario en el escritorio (Sales Hub o Service Hub Pro y Enterprise)

Si eres un usuario de una cuenta Sales Hub o Service Hub Pro o Enterprise con una licencia asignada, puedes programar reuniones en nombre de otros usuarios de la cuenta que también tengan una licencia asignada, tengan su calendario conectado y la sincronización del calendario activada. Esto puede ser útil si eres un representante comercial o de desarrollo de ventas y necesitas programar una reunión para un ejecutivo de cuentas.

Para programar una reunión para otro usuario: 

1. Navega a tus registros:
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tickets.
2. Haz clic en el nombre del registro.
3. En el panel izquierdo, haz clic en meetingsProgramar una reunión. Aparecerá un cuadro emergente con tu calendario conectado. Para organizar la reunión:
   • Haz clic en el menú desplegable Anfitrión para seleccionar el usuario para el que estás programando la reunión.
   • O haz clic en Rotación de reuniones para utilizar una rotación de reuniones. Haz clic en el menú desplegable Buscar rotación de reuniones para seleccionar una rotación de reuniones.
     • El campo Usuario de rotación de reuniones se rellenará con el miembro de la rotación que tenga menos reuniones asignadas. También aparecerá el calendario de ese miembro. Si varios miembros tienen asignada la misma cantidad de reuniones, se seleccionará al miembro cuya última asignación haya sido más lejana en el tiempo.
     • Si el calendario del usuario propuesto está lleno o si quieres elegir a otro usuario, haz clic en el menú desplegable Usuarios de rotación de reuniones para seleccionar a otro miembro.
   • El calendario se actualizará para mostrar la disponibilidad del anfitrión, y la ubicación se actualizará para reflejar las opciones de videoconferencia del anfitrión. Las reuniones existentes en su calendario se mostrarán como Ocupado, en lugar del título de la reunión.
   • De forma predeterminada, no se te agregará a la reunión como asistente. Si quieres asistir a la reunión, haz clic en el menú desplegable Asistentes y selecciónate como asistente .
4. Continúa programando la reunión.
5. Haz clic en Guardar.
   

Nota: cuando se programa una reunión para un usuario utilizando la rotación de reuniones, el recuento de reuniones programadas de ese usuario aumentará en uno. Si se elimina la reunión, su recuento de reuniones programadas disminuirá en uno. 

Después de guardar, ten en cuenta lo siguiente:

• Para recibir una invitación, el contacto debe tener una dirección de correo válida que se completa en la propiedad Correo electrónico.
• Cuando esté programada la reunión, el contacto y el anfitrión recibirán una invitación con un archivo .ics que se puede agregar a su calendario.
• Los usuarios pueden ver quién ha organizado y acogido una reunión revisando la cronología del registro.

• Utiliza la propiedad Actividad creada por (organizador) y la propiedad Actividad asignada a (anfitrión) para crear un informe.

Utilizar reuniones en la aplicación móvil HubSpot

Programar una reunión para ti en la aplicación móvil HubSpot

1. Abre la aplicación de HubSpot en tu dispositivo iOS o Android.
2. En la parte superior izquierda, pulsa Menú y, a continuación, Contactos en la barra lateral izquierda.
3. Toca el nombre del registro asociado a la reunión.
4. Toca verticalMenu Más. Luego toca Reunión. Para configurar tus reuniones:
   • Introduce un título y una descripción para tu reunión.
   • Toca Fecha de inicio, Hora de inicio, Fecha de finalización, y Hora de finalización para fijar la fecha y la duración de tu reunión.
   • Pulsa Comprobar disponibilidad para ver tu calendario. Pulsa la hora a la que quieres programar la reunión y, a continuación, pulsa Hecho en la parte superior derecha. O pulsa Cancelar en la parte superior izquierda para volver a la pantalla anterior.
   • Pulsa Tipo de reunión y selecciona un tipo de reunión. Esta configuración solo está disponible si activaste tipos de llamadas y reuniones personalizadas.
   • Pulsa Resultado de la reunión y selecciona un resultado (por ejemplo, si ya se celebró la reunión, puedes seleccionar Finalizada).
   • Pulsa Ubicación y selecciona una de las siguientes opciones para la ubicación de la reunión.
     • Dirección: introduce la dirección en el campo de texto.
     • Número de teléfono: introduce el número de teléfono en el campo de texto.
     • Ubicación personalizada: introduce los detalles de la ubicación personalizada en el campo de texto.

     Nota: la videoconferencia no está disponible cuando se programa una reunión desde la aplicación móvil HubSpot.

   • Pulsa Notas internas e introduce notas internas para que las revisen los miembros de tu equipo. Los asistentes del contacto a la reunión no verán esta información en su invitación de calendario. Utiliza el @ para etiquetar a otros usuarios.
   • Pulsa Asociado con para buscar registros a los que asociar. Selecciona o desactiva la X situada junto a los registros que quieres asociar a la actividad de la reunión. 
   
5. Toca Guardar. En el cuadro emergente, pulsa Continuar y enviar.

• Para recibir una invitación, el contacto debe tener una dirección de correo válida que se completa en la propiedad Correo electrónico.
• Cuando esté programada la reunión, el contacto recibirá una invitación con un archivo .ics que se puede agregar a su calendario.
• Una reunión se creará automáticamente en tu calendario.
• La reunión se guardará como una interacción en la cronología del registro. Tu nombre figurará como anfitrión y organizador.

Editar una reunión para ti en la aplicación móvil HubSpot

Una vez programada la reunión, puedes editarla en la aplicación móvil HubSpot. Para editar una reunión: 

1. Abre la aplicación de HubSpot en tu dispositivo iOS o Android.
2. En la parte superior izquierda, pulsa Menú y, a continuación, Contactos en la barra lateral izquierda.
3. Toca el nombre del registro asociado a la reunión. 
4. Pulsa el verticalMenu icono de menú en la parte superior derecha de la reunión en la cronología y, a continuación, pulsa Editar. 
5. Una vez realizados los cambios, pulsa Guardar en la parte superior derecha.

Asignar un resultado de reunión en la aplicación móvil HubSpot

Nota: Esta función solo está disponible actualmente para usuarios de iOS.

1. Abre la aplicación de HubSpot en tu dispositivo iOS o Android.
2. En la parte superior izquierda, pulsa Menú y, a continuación, Contactos en la barra lateral izquierda.
3. Toca el nombre del registro asociado a la reunión. 
4. Pulsa el verticalMenu icono de menú en la parte superior derecha de la reunión en la cronología y, a continuación, pulsa Editar. 
5. Pulsa el campo de resultado de la reunión y selecciona un resultado de la reunión.
   
   
6. Toca Guardar.