Programar una reunión en un registro

Una vez que hayas integrado tu calendario de Google Calendar u Office 365, programa reuniones con contactos a partir de registros de contacto, empresa, negocio o ticket, o del espacio de ventas (BETA). Una vez creada la reunión, se envían invitaciones de calendario a los asistentes a la reunión. Los usuarios de su cuenta también pueden añadirse como asistentes a la reunión.

Los usuarios con una licencia de Sales Hub o Service Hub asignada pueden programar reuniones en nombre de otros usuarios de la cuenta que también tengan una licencia asignada.

Si ha conectado su calendario a la herramienta de reuniones, obtenga más información sobre la creación y edición de páginas de programación. Si utilizas una cuenta de entorno de pruebas, sólo es posible reservar reuniones con otros usuarios de la cuenta de entorno de pruebas.

Usar reuniones en el escritorio

Programa una reunión para ti en el escritorio

Programa una reunión desde los registros o el espacio de ventas (BETA).

Para programar una reunión a partir de un registro:

1. Navega a tus registros:
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tickets.
2. Haz clic en el nombre del registro.
3. En el panel izquierdo, haga clic en meetings Reunión.

4. Se abrirá un cuadro de diálogo con tu calendario conectado.

Para programar una reunión desde el espacio de ventas (BETA):

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Espacio de ventas.
2. Haga clic en Scheduletab.
3. En la parte superior derecha, haga clic en Programar una reunión.
4. Haz clic en el menú desplegable Elegir un contacto .
5. Empieza a escribir el nombre de un contacto para buscarlo.
6. Haz clic en el nombre del contacto.

Para organizar su reunión en el editor de reuniones:

1. En el campo de título, escribe un título para tu contenido.
2. Introduce una fecha de inicio.
3. Introduzca la hora de inicio y, a continuación, la hora de finalización. O, en su lugar, haz clic en una fecha del calendario mostrado.
4. Haga clic en el menú desplegable Tipo de reunión para seleccionar el tipo de reunión. Esta opción sólo está disponible si ha activado los tipos de llamada y reunión personalizados.
5. Haz clic en el menú desplegable Asistentes para buscar y seleccionar otros contactos y usuarios que deban incluirse en la reunión.
6. Haga clic en el menú desplegable Ubicación y seleccione una de las siguientes opciones para el lugar de la reunión:
   • Llamada telefónica: escribe el número de teléfono en el campo de texto.
   • En persona: escribe la dirección en el campo de texto.
   • Personalizado: escriba laubicación personalizada en el campo de texto.
   • Google Meet: si ha conectado la integración de Google Meet y ha asignado un usuario a la integración, haga clic en Google Meet para utilizarlo en su reunión.
   • Zoom: si ha conectado la integración de Zoom y ha asignado un usuario a la integración, haga clic en Zoom para utilizarlo en su reunión.
7. Para enviar correos electrónicos recordatorios antes de una reunión, haga clic en + Añadir recordatorio.
   • En la sección Correos electrónicos recordatorios programados , introduzca un número en el campo de texto y, a continuación, haga clic en el menú desplegable Correos electrónicos recordatorios programados y seleccione una medida de tiempo (por ejemplo, días, semanas o meses). Si el interruptor Activar recordatorio de reunión por defecto está activado para su cuenta, las nuevas reuniones heredarán los recordatorios por defecto. Aprende cómo se determina la zona horaria del recordatorio de reunión.
   • Se pueden agregar hasta tres recordatorios por correo en total. Para agregar otro recordatorio por correo, haz clic en + Agregar recordatorio. Para eliminar un recordatorio, pulse delete suprimir.
   • Para incluir la descripción de la invitación en el cuerpo del recordatorio por correo, selecciona la casilla de verificación Incluir la descripción del asistente en el cuerpo del recordatorio por correo.
8. En el campo Descripción del asistente , introduzca detalles sobre la reunión. Los asistentes de la reunión verán esta información en la invitación de calendario. Utiliza las opciones de formato de la parte inferior del campo Descripción del asistente para modificar el texto, insertar un enlace o utilizar un fragmento.

Nota: para agregar un enlace de Zoom, Google Meet o UberConference a tu enlace de reunión, tu dirección de correo electrónico de usuario de HubSpot debe coincidir con tu dirección de correo electrónico de usuario de Zoom, Google Meet o UberConference.

9. Haga clic en + Añadir notas internas para introducir cualquier nota interna para que la revisen los miembros de su equipo. Los asistentes del contacto a la reunión no verán esta información en su invitación de calendario. Utiliza las opciones de formato de la parte inferior para modificar el texto, insertar un enlace o utilizar un fragmento.
10. Haga clic en el menú desplegable Asociado a y desactive las casillas de verificación situadas junto a los registros que desea desasociar con la actividad de la reunión. Utilice la barra de búsqueda para encontrar otros registros para asociar, y seleccione las casillas de verificación junto a los registros para asociarlos.
11. Haga clic en el icono retract para programar la reunión sin consultar el calendario.
12. Haz clic en Guardar.

Después de guardar, ten en cuenta lo siguiente:

• Para recibir una invitación, el contacto debe tener una dirección de correo válida que se completa en la propiedad Correo electrónico.
• Cuando esté programada la reunión, el contacto recibirá una invitación con un archivo .ics que se puede agregar a su calendario.
• Una reunión se creará automáticamente en tu calendario.
• La reunión se guardará como una interacción en la cronología del registro. Tu nombre figurará como anfitrión y organizador.

Editar una reunión para ti en el escritorio

Para editar una reunión existente en el escritorio:

1. Navega a tus registros:
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tickets.
2. En la cronología de actividades, en la parte superior derecha de la reunión, haga clic en Acciones y, a continuación, seleccione Editar.

3. Una vez realizados los cambios, en la parte inferior de la actividad de la reunión, haz clic en Guardar.

Nota: los cambios en las descripciones de las reuniones del registro de contacto sólo se enviarán a los asistentes si utilizas Google Calendar y has conectado la integración bidireccional de Google Calendar con HubSpot. Si utilizas un calendario de Office 365 o no tienes activada la integración, actualiza la descripción de la reunión en el evento del calendario, no en el registro del contacto, para enviar los cambios a los asistentes.

Asignar un resultado de reunión en el escritorio

Después de la reunión, el anfitrión puede asignar un resultado de reunión para realizar un mejor seguimiento de las reuniones con los contactos. Las opciones predeterminadas de resultado de la reunión son Programado, Completado, Reprogramado, No presentado y Cancelado. También puedes crear resultados de reuniones personalizados.

1. Navega a tus registros:
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tickets.
2. En la cronología de actividades, en la parte superior derecha de la reunión, haga clic en Acciones y, a continuación, seleccione Editar.

3. Haz clic en el menú desplegable Resultado y selecciona un resultado de reunión.
4. Haz clic en Guardar.

Programar una reunión para otro usuario en el escritorio(Sales Hub o Service Hub Pro y Enterprise)

Si eres un usuario de una cuenta Sales Hub o Service Hub Pro o Enterprise con una licencia de Hub asignada, puedes programar reuniones en nombre de otros usuarios de la cuenta que también tengan una licencia de Hub asignada, tengan su calendario conectado y la sincronización del calendario activada. Esto puede ser útil si eres un representante comercial o de desarrollo de ventas y necesitas programar una reunión para un ejecutivo de cuentas.

Para programar una reunión para otro usuario:

1. Navega a tus registros:
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tickets.
2. Haz clic en el nombre del registro.
3. En el panel izquierdo, haga clic en meetings Programar una reunión. Aparecerá un cuadro emergente con tu calendario conectado. Para organizar la reunión:
   • Haga clic en el menú desplegable Anfitrión para seleccionar el usuario para el que está programando la reunión.
   • O bien, haga clic en Rotación de reuniones para utilizar una rotación de reuniones. Haga clic en el menú desplegable Buscar rotación de reuniones para seleccionar una rotación de reuniones.
     • El campo Usuario de rotación de reuniones se rellenará con el miembro de la rotación que tenga menos reuniones asignadas. También aparecerá el calendario de ese miembro. Si varios miembros tienen asignada la misma cantidad de reuniones, se seleccionará al miembro cuya última asignación haya sido más lejana en el tiempo.
     • Si la agenda del usuario propuesto está llena o si desea elegir a otro usuario, haga clic en el menú desplegable Usuarios de rotación de reuniones para seleccionar a otro miembro.
   • El calendario se actualizará para mostrar la disponibilidad del anfitrión, y la ubicación se actualizará para reflejar las opciones de videoconferencia del anfitrión. Las reuniones existentes en su calendario se mostrarán como Ocupado, en lugar del título de la reunión.
   • De forma predeterminada, no se te agregará a la reunión como asistente. Si desea asistir a la reunión, haga clic en el menú desplegable Asistentes y selecciónese como tal .
4. Continúe programando la reunión.
5. Haz clic en Guardar.

Nota: cuando se programa una reunión para un usuario utilizando la rotación de reuniones, el recuento de reuniones programadas de ese usuario aumentará en uno. Si se elimina la reunión, su recuento de reuniones programadas disminuirá en uno.

Después de guardar, ten en cuenta lo siguiente:

• Para recibir una invitación, el contacto debe tener una dirección de correo válida que se completa en la propiedad Correo electrónico.
• Cuando esté programada la reunión, el contacto y el anfitrión recibirán una invitación con un archivo .ics que se puede agregar a su calendario.
• Los usuarios pueden ver quién ha organizado y acogido una reunión consultando la cronología del registro.
• Utiliza la propiedad Actividad creada por (organizador) y la propiedad Actividad asignada a (anfitrión) para crear un informe.

Utilizar reuniones en la aplicación móvil HubSpot

Programar una reunión para ti en la aplicación móvil HubSpot

1. Abre la aplicación de HubSpot en tu dispositivo iOS o Android.
2. En la parte superior izquierda, pulsa Menú y, a continuación, Contactos en la barra lateral izquierda.
3. Toca el nombre del registro asociado a la reunión.
4. Toque verticalMenu Más. Luego toca Reunión. Para configurar tus reuniones:
   • Introduce un título y una descripción para tu reunión.
   • Toca Fecha de inicio, Hora de inicio, Fecha de finalización, y Hora de finalización para fijar la fecha y la duración de tu reunión.
   • Pulsa Comprobar disponibilidad para ver tu calendario. Pulsa la hora a la que quieres programar la reunión y, a continuación, pulsa Hecho en la parte superior derecha. O pulse Cancelar en la parte superior izquierda para volver a la pantalla anterior.
   • Pulse Tipo de reunión y seleccione un tipo de reunión. Esta opción sólo está disponible si ha activado los tipos de llamada y reunión personalizados.
   • Pulse Resultado de la reunión y seleccione un resultado de la reunión (por ejemplo, si la reunión ya se ha celebrado, puede seleccionar Finalizada).
   • Pulse ubicación y seleccione una de las siguientes opciones para el lugar de la reunión:
     • Dirección: introduce la dirección en el campo de texto.
     • Número de teléfono: introduce el número de teléfono en el campo de texto.
     • Ubicación personalizada: introduce los detalles de la ubicación personalizada en el campo de texto.

Nota: la videoconferencia no está disponible cuando se programa una reunión desde la aplicación móvil HubSpot.

• Pulse Notas internas e introduzca notas internas para que las revisen los miembros de su equipo. Los asistentes del contacto a la reunión no verán esta información en su invitación de calendario. Utiliza el @ para etiquetar a otros usuarios.
• Pulse Asociado a para buscar registros a los que asociar. Seleccione o desactive la X situada junto a los registros que desea asociar a la actividad de la reunión.

5. Toca Guardar. En el cuadro emergente, pulsa Continuar y enviar.

Después de guardar, ten en cuenta lo siguiente:

• Para recibir una invitación, el contacto debe tener una dirección de correo válida que se completa en la propiedad Correo electrónico.
• Cuando esté programada la reunión, el contacto recibirá una invitación con un archivo .ics que se puede agregar a su calendario.
• Una reunión se creará automáticamente en tu calendario.
• La reunión se guardará como una interacción en la cronología del registro. Tu nombre figurará como anfitrión y organizador.

Editar una reunión para ti en la aplicación móvil HubSpot

Una vez programada la reunión, puedes editarla en la aplicación móvil HubSpot. Para editar una reunión:

1. Abre la aplicación de HubSpot en tu dispositivo iOS o Android.
2. En la parte superior izquierda, pulsa Menú y, a continuación, Contactos en la barra lateral izquierda.
3. Toca el nombre del registro asociado a la reunión.
4. Pulse el icono verticalMenu icono de menú situado en la parte superior derecha de la reunión en la cronología y, a continuación, toque Editar.
5. Una vez realizados los cambios, pulse Guardar en la parte superior derecha.

Asignar un resultado de reunión en la aplicación móvil HubSpot

Nota: Esta función solo está disponible actualmente para usuarios de iOS.

1. Abre la aplicación de HubSpot en tu dispositivo iOS o Android.
2. En la parte superior izquierda, pulsa Menú y, a continuación, Contactos en la barra lateral izquierda.
3. Toca el nombre del registro asociado a la reunión.
4. Pulse el icono verticalMenu icono de menú situado en la parte superior derecha de la reunión en la cronología y, a continuación, toque Editar.
5. Pulse el campo de resultado de la reunión y seleccione un resultado.

6. Toca Guardar.