Aikatauluta kokous tietueeseen

Kun olet integroinut Google-kalenterin tai Office 365 -kalenterin, voit suunnitella kokouksia yhteystietojen, yritys-, kauppa- tai lipputietueiden tai myyntityötilan (BETA)yhteystietojen kanssa. Kun kokous on luotu, kalenterikutsut lähetetään kokouksen osallistujille. Myös tililläsi olevat käyttäjät voidaan lisätä kokousosallistujiksi.

Sales Hub- tai Service Hub Professional- tai Enterprise-tilin käyttäjät, joille on määritetty paikka, voivat suunnitella kokouksia muiden tilillä olevien käyttäjien puolesta, joille on myös määritetty paikka.

Tämä artikkeli koskee käyttäjiä, jotka ovat yhdistäneet Google-kalenterin tai Office 365 -integraation HubSpotiin. Jos olet yhdistänyt kalenterin kokoustyökaluun, katso lisätietoja aikataulusivujen luomisesta ja muokkaamisesta.

Käytä kokouksia työpöydällä

Varaa kokous itsellesi työpöydällä

Aikatauluta kokous tietueista tai myyntityötilasta (BETA).

1. Kokouksen ajoittaminen tietueesta:
   • Siirry tietueisiin:
     • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
     • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
     • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
     • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Palvelupyynnöt.
   • Napsauta tietueen nimeä.
   • Valitse vasemmassa paneelissa meetings Kokous.
     
     
   • Avautuu valintaikkuna, jossa on liitetty kalenteri.
2. Kokouksen ajoittaminen myyntityötilasta (BETA ):
   • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Myynti > Myynnin työtila.
   • Napsauta Aikataulu-välilehteä.
   • Napsauta oikeassa yläkulmassa kohtaa Aikatauluta kokous.
   • Napsauta Valitse yhteyshenkilö -pudotusvalikkoa.
   • Aloita yhteystiedon nimen kirjoittaminen yhteystiedon etsimistä varten.
   • Napsauta yhteyshenkilön nimeä.
   
3. Kokouksen järjestäminen:

• • Kirjoita otsikkokenttään kokouksen otsikko.

1. • Kirjoita alkamispäivä.
   • Annaalkamisaika ja lopetusaika. Tai napsauta sen sijaan päivämäärää näytettävässä kalenterissa.

• • Valitse kokoustyyppi napsauttamalla Kokousmuoto-pudotusvalikkoa. Tämä asetus on käytettävissä vain, jos olet ottanut mukautetut puhelu- ja kokoustyypit käyttöön.

• • Napsauta Osallistujat-pudotusvalikkoa etsiäksesi ja valitaksesi muita yhteystietoja ja käyttäjiä, joiden tulisi osallistua kokoukseen.

• • Napsauta avattavaa Sijainti-valikkoa ja valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista kokouksen sijainniksi.
    • Puhelinsoitto: Kirjoita puhelinnumero tekstikenttään.
    • Henkilökohtaisesti: kirjoita osoite tekstikenttään.
    • Mukautettu: Kirjoita mukautettu sijainti tekstikenttään.
    • Google Meet: jos olet yhdistänyt Google Meet -integraation ja määrittänyt käyttäjän integraatioon, valitse Google Meet, jos haluat käyttää sitä kokouksessa.
    • Zoom: jos olet yhdistänyt Zoom-integraation ja määrittänyt käyttäjän integraatioon, valitse Zoom käyttääksesi sitä kokouksessa.
  • Jos haluat lähettää muistutussähköposteja ennen kokousta, valitse + Lisää muistutus.
    • Kirjoita Ajastetut muistutussähköpostit -osiossa tekstikenttään numero, napsauta sitten Ajastettu muistutussähköposti -pudotusvalikkoa ja valitse aikamitta (esim. päivät, viikot, kuukaudet). Jos tililläsi on päällä kytkin Ota kokousmuistutus oletusarvoisesti käyttöön, uudet kokoukset perivät oletusarvoiset muistutukset. Lue, miten kokousmuistutuksen aikavyöhyke määritetään.
    • Muistutussähköposteja voidaan lisätä yhteensä enintään kolme. Voit lisätä toisen muistutussähköpostin valitsemalla + Lisää muistutus. Voit poistaa muistutuksen napsauttamalla deleteTo deltoTpoista.
    • Jos haluat sisällyttää kutsun kuvauksen muistutussähköpostin runkoon, valitse Sisällytä osallistujan kuvaus muistutussähköpostin runkoon -valintaruutu.

• • Kirjoita Osallistujan kuvaus -kenttään kokouksen tiedot. Kokouksen osallistujat näkevät nämä tiedot kalenterikutsussa. Voit muokata tekstiä, lisätä linkin tai käyttää katkelmaa käyttämällä Osallistujan kuvaus -kentän alareunassa olevia muotoiluvaihtoehtoja.

Huomaa: jotta voit lisätä kokoukseen Zoom-, Google Meet- tai UberConference-linkin, HubSpot-käyttäjän sähköpostiosoitteen on vastattava Zoom-, Google Meet- tai UberConference-käyttäjän sähköpostiosoitetta.

• • Napsauta + Lisää sisäisiä muistiinpanoja syöttääksesi sisäisiä muistiinpanoja tiimisi jäsenten tarkasteltavaksi. Kokouskontaktiosallistujat eivät näe näitä tietoja kalenterikutsussaan. Käytä alareunan muotoiluvaihtoehtoja tekstin muokkaamiseen, linkin lisäämiseen tai pätkän käyttämiseen.
  • Napsauta Associated with -pudotusvalikkoa ja poista valintaruudut niiden tietueiden vierestä, jotka haluat irrottaa kokousaktiviteetista. Etsi hakupalkin avulla muita tietueita, joihin haluat liittää, ja valitse tietueen vieressä olevat valintaruudut, jos haluat liittää ne.
  • Napsauta kokoonpainamiskuvaketta, jos haluat ajoittaa kokouksen katsomatta kalenteriasi.
    
    
  • Napsauta Tallenna.

Huomaa tallentamisen jälkeen seuraavat asiat:

• Yhteyshenkilöllä on oltava voimassa oleva sähköpostiosoite Sähköposti -ominaisuudessa, jotta hän voi vastaanottaa kutsun.
• Kun kokous on ajoitettu, yhteyshenkilösi saa .ics-tiedoston sisältävän kutsun, joka voidaan lisätä hänen kalenteriinsa.
• Kokous luodaan sinulle automaattisesti kalenteriin.
• Kokous tallennetaan sitoumuksena tietueen aikajanalle. Nimesi mainitaan isäntänä ja järjestäjänä.

Muokkaa kokousta itsellesi työpöydällä

Olemassa olevan kokouksen muokkaaminen työpöydällä:

1. Siirry tietueeseesi:
   • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
   • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
   • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
   • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Palvelupyynnöt.
2. Napsauta toimintojen aikajanalla kokouksen oikeassa yläkulmassa Toiminnot ja valitse sitten Muokkaa.
   
   
3. Kun olet tehnyt muutokset, valitse kokouksen aktiviteetin alareunassa Tallenna.

Huomaa: yhteystietueessa olevien kokouskuvausten muutokset lähetetään osallistujille vain, jos käytät Google-kalenteria ja olet yhdistänyt Google-kalenterin kaksisuuntaisen integraation HubSpotiin . Jos käytät Office 365 -kalenteria tai integraatiota ei ole kytketty päälle, päivitä kokouksen kuvaus kalenteritapahtumassa, jotta muutokset lähetetään osallistujille, ei yhteystietueessa.

Kokouksen lopputuloksen määrittäminen työpöydällä

Kun kokous on pidetty, isäntä voi määrittää kokouksen lopputuloksen seuratakseen kokouksia paremmin yhteystietojen kanssa. Kokouksen oletustulosvaihtoehdot ovat Aikataulutettu, Päättynyt, Uudelleen aikataulutettu, Ei näy jaPeruutettu. Voit myös luoda mukautettuja kokoustuloksia.

1. Siirry tietueisiin:
   • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
   • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
   • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
   • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Palvelupyynnöt.
2. Napsauta toimintojen aikajanalla kokouksen oikeassa yläkulmassa Toiminnot ja valitse sitten Muokkaa.
   
   
3. Napsauta pudotusvalikkoa Tulos ja valitse kokouksen tulos.
4. Napsauta Tallenna.

Kokouksen ajoittaminen toiselle käyttäjälle työpöydällä(Sales Hub tai Service Hub Professional ja Enterprise).

Jos olet Sales Hub- tai Service Hub Professional- tai Enterprise -tilin käyttäjä, jolle on varattu paikka, voit suunnitella kokouksia muiden tilillä olevien käyttäjien puolesta, joille on myös varattu paikka, joiden kalenteri on liitetty ja joiden kalenterisynkronointi on käytössä. Tämä voi olla hyödyllistä, jos olet liiketoiminnan tai myynnin kehittämisen edustaja ja sinun on ajoitettava kokous asiakasvastaavalle.

Kokouksen ajoittaminen toiselle käyttäjälle:

1. Siirry tietoihin:
   • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
   • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
   • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
   • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Palvelupyynnöt.
2. Napsauta tietueen nimeä.
3. Napsauta vasemmassa paneelissa meetingsAikatauluta kokous. Liitetyn kalenterisi ponnahdusikkuna tulee näkyviin. Voit määrittää kokouksen:
   • Valitse käyttäjä, jolle suunnittelet kokouksen, napsauttamalla Isäntä-pudotusvalikkoa.
   • Tai valitse Kokouskierto, jos haluat käyttää kokouskiertoa. Valitse kokouskierto napsauttamalla Etsi kokouskierto -pudotusvalikkoa.
     • Kokouskierron käyttäjä -kenttään tulee se kierron jäsen, jolle on määritetty vähiten kokouksia. Myös kyseisen jäsenen kalenteri tulee näkyviin. Jos useammalla jäsenellä on sama määrä kokouksia, valitaan se jäsen, jonka viimeinen kokousmäärä on kauimpana menneisyydessä.
     • Jos ehdotetun käyttäjän kalenteri on täynnä tai jos haluat valita toisen käyttäjän, voit valita toisen jäsenen napsauttamalla Kokouskierron käyttäjät -pudotusvalikkoa.
   • Kalenteri päivittyy näyttämään isännän saatavuuden, ja sijainti päivitetään vastaamaan isännän videoneuvotteluvaihtoehtoja. Hänen kalenterissaan olevat olemassa olevat kokoukset näkyvät kokouksen otsikon sijasta nimellä Varattu.
   • Sinua ei oletusarvoisesti lisätä kokoukseen osallistujaksi. Jos haluat osallistua kokoukseen, napsauta Attendees (Osallistujat ) -pudotusvalikkoa ja valitse itsesi osallistujaksi.
4. Jatka kokouksen suunnittelua.
5. Napsauta Tallenna.
   

Huomaa: Kun kokous varataan käyttäjälle, joka käyttää kokousvuoroja, kyseisen käyttäjän varattujen kokousten määrä kasvaa yhdellä. Jos kokous poistetaan, käyttäjän varattujen kokousten määrä vähenee yhdellä.

Huomaa tallentamisen jälkeen seuraavat asiat:

• Yhteyshenkilöllä on oltava voimassa oleva sähköpostiosoite sähköpostiominaisuudessa, jotta hän voi vastaanottaa kutsun.
• Kun kokous on ajoitettu, yhteyshenkilö ja isäntä saavat .ics-tiedoston sisältävän kutsun, jonka he voivat lisätä kalenteriinsa.
• Käyttäjät voivat tarkastella, kuka on järjestänyt ja isännöinyt kokouksen, tarkastelemalla tietueen aikajanaa.

• Käytä ominaisuuden (järjestäjä ) luomaa aktiviteettia ja ominaisuudelle (isäntä ) määritettyä aktiviteettia raportin luomiseen.

Käytä kokouksia HubSpotin mobiilisovelluksessa

Varaa itsellesi kokous HubSpotin mobiilisovelluksessa

1. Avaa HubSpot-sovellus iOS- tai Android-laitteellasi.
2. Napauta vasemmassa yläkulmassa Valikko ja napauta sitten vasemmanpuoleisessa sivupalkissa Yhteystiedot.
3. Napauta kokoukseen liittyvän tietueen nimeä .
4. Napauta verticalMenu Lisää. Napauta sitten Kokous. Kokouksen määrittäminen:
   • Kirjoita kokouksen otsikko ja kuvaus.
   • Aseta kokouksen päivämäärä ja kesto napauttamalla Aloituspäivämäärä, Aloitusaika, Lopetuspäivämäärä ja Lopetusaika.
   • Näytä kalenteri napauttamalla Tarkista saatavuus. Napauta aikaa, jolle haluat ajoittaa kokouksen, ja napauta sitten Valmis oikeassa yläkulmassa. Tai palaa edelliseen näyttöön napauttamalla vasemmassa yläkulmassa Peruuta.
   • Napauta Kokoustyyppi ja valitse kokoustyyppi. Tämä asetus on käytettävissä vain, jos olet ottanut mukautetut puhelu- ja kokoustyypit käyttöön.
   • Napauta kokouksen lopputulos ja valitse kokouksen lopputulos (jos kokous on esimerkiksi jo pidetty, voit valita Valmis).
   • Napauta sijaintia ja valitse jokin seuraavista kokouspaikan vaihtoehdoista.
     • Osoite: Kirjoita osoite tekstikenttään.
     • Puhelinnumero: Kirjoita puhelinnumero tekstikenttään.
     • Mukautettu sijainti: Kirjoita mukautetun sijainnin tiedot tekstikenttään.

     Huomaa: videoneuvottelu ei ole käytettävissä, kun suunnittelet kokousta HubSpotin mobiilisovelluksesta.

   • Napauta Internal Notes (Sisäiset muistiinpanot ) ja kirjoita sisäisiä muistiinpanoja tiimisi jäsenten tarkasteltavaksi. Kokouskontaktiosallistujat eivät näe näitä tietoja kalenterikutsussaan. Käytä @-merkkiä muiden käyttäjien merkitsemiseen.
   • Napauta Associated with, jos haluat etsiä tietueita, joihin voit liittää. Valitse tai poista X niiden tietueiden vierestä, jotka haluat liittää kokousaktiviteettiin.
   
5. Napauta Tallenna. Napauta ponnahdusikkunassa Jatka ja lähetä.

• Yhteyshenkilöllä on oltava voimassa oleva sähköpostiosoite sähköpostiominaisuudessa, jotta hän voi vastaanottaa kutsun.
• Kun kokous on sovittu, yhteyshenkilösi saa kutsun .ics-tiedoston, jonka hän voi lisätä kalenteriinsa.
• Kokous luodaan sinulle automaattisesti kalenteriin.
• Kokous tallentuu sitoumuksena tietueen aikajanalle. Nimesi mainitaan isäntänä ja järjestäjänä.

Muokkaa kokousta itsellesi HubSpotin mobiilisovelluksessa

Kun kokous on ajoitettu, voit muokata sitä HubSpotin mobiilisovelluksessa. Kokouksen muokkaaminen:

1. Avaa HubSpot-sovellus iOS- tai Android-laitteellasi.
2. Napauta vasemmassa yläkulmassa Valikko ja napauta sitten vasemmanpuoleisessa sivupalkissa Yhteystiedot.
3. Napauta kokoukseen liittyvän tietueen nimeä .
4. Napauta aikajanalla kokouksen oikeassa yläkulmassa olevaa verticalMenu valikkokuvaketta ja napauta sitten Muokkaa.
5. Kun olet tehnyt muutokset, napauta Tallenna oikeassa yläkulmassa.

Kokouksen lopputuloksen määrittäminen HubSpotin mobiilisovelluksessa

Huomaa: Tämä ominaisuus on tällä hetkellä käytettävissä vain iOS-käyttäjille.

1. Avaa HubSpot-sovellus iOS- tai Android-laitteellasi.
2. Napauta vasemmassa yläkulmassa Valikko ja napauta sitten vasemmanpuoleisessa sivupalkissa Yhteystiedot.
3. Napauta kokoukseen liittyvän tietueen nimeä .
4. Napauta aikajanalla kokouksen oikeassa yläkulmassa olevaa verticalMenu valikkokuvaketta ja napauta sitten Muokkaa.
5. Napauta kokouksen lopputulos-kenttää ja valitse kokouksen lopputulos.
   
   
6. Napauta Tallenna.