Aikatauluta kokous tietueeseen

Kun olet integroinut Google-kalenterisi tai Office 365 -kalenterisi, voit ajoittaa kokouksia yhteystietojen, yritysten, kauppojen tai tikettien tietueiden tai myyntityötilan (BETA) yhteystietojen kanssa. Kun kokous on luotu, kalenterikutsut lähetetään kokouksen osallistujille. Tilisi käyttäjät voidaan myös lisätä kokouksen osallistujiksi.

Käyttäjät, joille on osoitettu Sales Hub- tai Service Hub -paikka, voivat suunnitella kokouksia muiden tilin käyttäjien puolesta, joille on myös osoitettu paikka.

Jos olet liittänyt kalenterisi kokoustyökaluun, lue lisää aikataulutus-sivujen luomisesta ja muokkaamisesta. Jos käytät sandbox-tiliä, voit varata kokouksia vain muiden sandbox-tilin käyttäjien kanssa.

Käytä kokouksia työpöydällä

Aikatauluta kokous itsellesi työpöydällä

Aikatauluta kokous tietueista tai myyntityötilasta (BETA).

Kokouksen aikatauluttaminen tietueesta:

1. Siirry tietoihisi:
   • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
   • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
   • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
   • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Palvelupyynnöt.
2. Napsauta tietueen nimeä.
3. Napsauta vasemmassa paneelissa kokoukset Kokous.

4. Näkyviin tulee valintaikkuna, jossa on yhdistetty kalenterisi.

Varaa kokous myyntityötilasta (BETA):

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Myynti > Myynnin työtila.
2. Napsauta Aikataulu-välilehteä.
3. Napsauta oikeassa yläkulmassa kohtaa Aikatauluta kokous.
4. Napsauta Valitse yhteyshenkilö -pudotusvalikkoa.
5. Aloita kirjoittamalla yhteystiedon nimi, jotta voit etsiä yhteystiedon.
6. Napsauta yhteyshenkilön nimeä.

Kokouksen määrittäminen kokouseditorissa:

1. Kirjoita otsikkokenttään kokouksen otsikko.
2. Kirjoita al kamispäivä.
3. Kirjoita alkamisaika ja sitten päättymisaika. Tai napsauta sen sijaan päivämäärää näkyvässä kalenterissa.
4. Napsauta Kokouksen tyyppi -pudotusvalikkoa valitaksesi kokouksen tyypin. Tämä asetus on käytettävissä vain, jos olet ottanut käyttöön mukautetut puhelu- ja kokoustyypit.
5. Napsauta Osallistujat -pudotusvalikkoa etsiäksesi ja valitaksesi muut yhteystiedot ja käyttäjät, jotka tulisi sisällyttää kokoukseen.
6. Napsauta Sijainti-pudotusvalikkoa ja valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista kokouksen sijainniksi:
   • Puhelinkutsu: kirjoita puhelinnumero tekstikenttään.
   • Henkilökohtaisesti: kirjoita osoite tekstikenttään.
   • Mukautettu: kirjoitamukautettu sijainti tekstikenttään.
   • Google Meet: jos olet liittänyt Google Meet -integraation ja määrittänyt käyttäjän integraatioon, napsauta Google Meet käyttääksesi sitä kokouksessasi.
   • Zoom: jos olet liittänyt Zoom-integraation ja määrittänyt käyttäjän integraatioon, napsauta Zoom-painiketta käyttääksesi sitä kokoukseesi.
7. Voit lähettää muistutusviestejä ennen kokousta napsauttamalla + Lisää muistutus.
   • Kirjoita Aikataulutetut muistutusviestit -kohdassa numero tekstikenttään, napsauta sitten Aikataulutettu muistutusviesti -pudotusvalikkoa ja valitse aikamäärä (esim. päivät, viikot, kuukaudet). Jos Käynnistä kokousmuistutus oletuksena -kytkin on päällä tililläsi, uudet kokoukset perivät oletusmuistutukset. Lue, miten kokousmuistutuksen aikavyöhyke määritetään.
   • Voit lisätä yhteensä enintään kolme muistutusviestiä. Lisää uusi muistutusviesti napsauttamalla + Lisää muistutus. Poista muistutus napsauttamalla Poista.
   • Jos haluat lisätä kutsun kuvauksen muistutusviestin tekstiin, valitse Lisää osallistujien kuvaus muistutusviestin tekstiin -valintaruutu.
8. Kirjoita kokouksen tiedot Kenttä Osallistujien kuvaus -kenttään. Kokouksen osallistujat näkevät nämä tiedot kalenterikutsussa. Muokkaa tekstiä, lisää linkki tai käytä katkelmaa Kenttä Osallistujien kuvaus -kentän alaosassa olevilla muotoiluvaihtoehdoilla.

Huomaa: jos haluatlisätä Zoom-, Google Meet- tai UberConference-linkin kokoukseesi, HubSpot-käyttäjän sähköpostiosoitteesi on vastattava Zoom-, Google Meet- tai UberConference-käyttäjän sähköpostiosoitetta.

9. Napsauta + Lisää sisäiset muistiinpanot, jos haluat lisätä sisäisiä muistiinpanoja tiimisi jäsenten tarkasteltavaksi. Kokouksen osallistujat eivät näe näitä tietoja kalenterikutsussaan. Muokkaa tekstiä, lisää linkki tai käytä katkelmaa alareunassa olevilla muotoiluvaihtoehdoilla.
10. Napsauta Yhdistetty-pudotusvalikkoa ja poista valintaruudut niiden tietueiden vierestä, jotka haluat irrottaa kokoustoiminnosta. Etsi hakupalkista muut yhdistettävät tietueet ja valitse niiden vieressä olevat valintaruudut yhdistääksesi ne.
11. Napsauta sulje- kuvaketta, jos haluat ajoittaa kokouksen katsomatta kalenteriasi.
12. Napsauta Tallenna.

Tallennaessasi muista seuraavat seikat:

• Yhteyshenkilöllä on oltava voimassa oleva sähköpostiosoite Email -ominaisuudessa, jotta hän voi vastaanottaa kutsun.
• Kun kokous on ajoitettu, yhteyshenkilösi saa kutsun, johon on liitetty .ics-tiedosto, joka voidaan lisätä hänen kalenteriinsa.
• Kokous luodaan automaattisesti kalenteriisi.
• Kokous tallennetaan tapahtumana tietueen aikajanalle. Sinun nimesi näkyy isäntänä ja järjestäjänä.

Muokkaa kokousta itsellesi työpöydällä

Muokkaa olemassa olevaa kokousta työpöydällä:

1. Siirry tietoihisi:
   • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
   • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
   • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
   • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Palvelupyynnöt.
2. Napsauta kokouksen oikeassa yläkulmassa olevan aktiviteettiaikajanan kohdalla Toiminnot ja valitse sitten Muokkaa.

3. Kun olet tehnyt muutokset, napsauta kokouksen aktiviteetin alaosassaTallenna.

Huomaa: muutokset kokouksen kuvaukseen yhteystietotietueessa lähetetään osallistujille vain, jos käytät Google Kalenteria ja olet yhdistänyt Google Kalenterin kaksisuuntaisen integraation HubSpotiin. Jos käytät Office 365 -kalenteria tai integraatiota ei ole otettu käyttöön, päivitä kokouksen kuvaus kalenteritapahtumassa, ei yhteystietotietueessa, jotta muutokset lähetetään osallistujille.

Määritä kokouksen tulos työpöydällä

Kokouksen jälkeen isäntä voi määrittää kokouksen tuloksen, jotta kontaktien kokouksia on helpompi seurata. Oletusarvoiset kokouksen tulosvaihtoehdot ovat Suunniteltu, Valmis, Uudelleen ajoitettu, Ei saapunut ja Peruutettu. Voit myös luoda mukautettuja kokouksen tuloksia.

1. Siirry tietoihisi:
   • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
   • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
   • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
   • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Palvelupyynnöt.
2. Napsauta kokouksen oikeassa yläkulmassa olevaa toimintoaikajanaa, valitse Toiminnot ja valitse sitten Muokkaa.

3. Napsauta Tulokset-pudotusvalikkoa ja valitse kokouksen tulos.
4. Napsauta Tallenna.

Aikatauluta kokous toiselle käyttäjälle työpöydällä (Sales Hub tai Service Hub Professional ja Enterprise)

Jos olet Sales Hub - tai Service Hub Professional- tai Enterprise-tilinkäyttäjä, jolla onosoitettu paikka, voit varata kokouksia muiden tilin käyttäjien puolesta, joilla on myös osoitettu paikka, joiden kalenteri on yhdistetty ja joiden kalenterin synkronointi on käytössä. Tämä voi olla hyödyllistä, jos olet yrityksen tai myynnin kehitysedustaja ja sinun on varattava kokous asiakkuuspäällikölle.

Kokouksen varaaminen toiselle käyttäjälle:

1. Siirry tietoihisi:
   • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
   • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
   • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
   • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Palvelupyynnöt.
2. Napsauta tietueen nimeä.
3. Napsauta vasemmassa paneelissa kokoukset Aikatauluta kokous. Näkyviin tulee ponnahdusikkuna, jossa näkyy yhdistetty kalenterisi. Kokouksen määrittäminen:
   • Napsauta Isäntä -pudotusvalikkoa ja valitse käyttäjä, jolle olet varaamassa kokousta.
   • Tai napsauta Kokousten kierrätys, jos haluat käyttää kokousten kierrätystä. Napsauta avattavaa valikkoa Hae kokousten kierrätys ja valitse kokousten kierrätys.
     • Kokousten kierto -käyttäjäkenttä täyttyy sen kiertoon kuuluvan jäsenen tiedoilla, jolle on osoitettu vähiten kokouksia. Myös kyseisen jäsenen kalenteri tulee näkyviin. Jos usealle jäsenelle on osoitettu sama määrä kokouksia, valitaan jäsen, jonka viimeisin kokous on kauimpana menneisyydessä.
     • Jos ehdotetun käyttäjän kalenteri on täynnä tai haluat valita toisen käyttäjän, napsauta Kokousten kierrätyskäyttäjät -pudotusvalikkoa valitaksesi toisen jäsenen.
   • Kalenteri päivittyy näyttämään isännän saatavuuden, ja sijainti päivittyy vastaamaan isännän videoneuvottelumahdollisuuksia. Kalenterissa olevat olemassa olevat kokoukset näkyvät varattuna, eikä kokouksen otsikkoa näytetä.
   • Sinua ei lisätä kokoukseen osallistujaksi oletusarvoisesti. Jos haluat osallistua kokoukseen, napsauta Osallistujat- pudotusvalikkoa ja valitse itsesi osallistujaksi.
4. Jatka kokouksen aikatauluttamista.
5. Napsauta Tallenna.

Huomaa: kun kokous varataan käyttäjälle kokousvuorojen avulla, kyseisen käyttäjän varattujen kokousten määrä kasvaa yhdellä. Jos kokous poistetaan, varattujen kokousten määrä vähenee yhdellä.

Tallennaessasi muista seuraavaa:

• Yhteyshenkilöllä on oltava voimassa oleva sähköpostiosoite Sähköposti- ominaisuudessa, jotta hän voi vastaanottaa kutsun.
• Kun kokous on suunniteltu, yhteyshenkilö ja isäntä saavat kutsun, jossa on .ics-tiedosto, joka voidaan lisätä heidän kalenteriinsa.
• Käyttäjät voivat tarkastella, kuka on järjestänyt ja isännöinyt kokouksen, tarkastelemalla tietueen aikajanaa.
• Luo raportti käyttämällä Ominaisuus luonut (järjestäjä) ja Ominaisuus osoitettu (isäntä) -ominaisuuksia.

Käytä kokouksia HubSpot-mobiilisovelluksessa

Varaa kokous itsellesi HubSpot-mobiilisovelluksessa

1. Avaa HubSpot-sovellus iOS- tai Android-laitteellasi.
2. Napauta vasemmassa yläkulmassa Valikko ja sitten vasemmassa sivupalkissa Yhteystiedot.
3. Napauta kokoukseen liittyvän tietueen nimeä .
4. Napauta pystysuoraa valikkoa Lisää. Napauta sitten Kokous. Kokouksen määrittäminen:
   • Anna kokoukselle otsikko ja kuvaus.
   • Napauta Aloituspäivä, Aloitusaika, Loppupäivä ja Loppuaika, jotta voit määrittää kokouksen päivämäärän ja keston.
   • Napauta Tarkista saatavuus nähdäksesi kalenterisi. Napauta aikaa, jolle haluat ajoittaa kokouksen, ja napauta sittenValmis oikeassa yläkulmassa. Tai napauta Peruuta vasemmassa yläkulmassa palataksesi edelliseen näyttöön.
   • Napauta Kokouksen tyyppi ja valitse kokouksen tyyppi. Tämä asetus on käytettävissä vain, jos olet ottanut käyttöön mukautetut puhelu- ja kokoustyypit.
   • Napauta Kokouksen tulos ja valitse kokouksen tulos (esim. jos kokous on jo pidetty, voit valita Valmis).
   • Napauta Sijainti ja valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista kokouksen sijainniksi:
     • Osoite: kirjoita osoite tekstikenttään.
     • Puhelinnumero: kirjoita puhelinnumero tekstikenttään.
     • Mukautettu sijainti: kirjoita mukautetut sijaintitiedot tekstikenttään.

Huomaa: videoneuvottelu ei ole käytettävissä, kun tapaaminen varataan HubSpot-mobiilisovelluksesta.

• Napauta Sisäiset muistiinpanot ja kirjoita sisäiset muistiinpanot, jotka tiimisi jäsenet voivat tarkistaa. Kokouksen osallistujat eivät näe näitä tietoja kalenterikutsussaan. Käytä @-merkkiä muiden käyttäjien merkitsemiseen.
• Napauta Liitetty, jos haluat etsiä tietueita, jotka haluat liittää kokoukseen. Valitse tai poista X-merkki niiden tietueiden vierestä, jotka haluat liittää kokouksen toimintaan.

5. Napauta Tallenna. Napauta ponnahdusikkunassa Jatka ja lähetä.

Tallennuksen jälkeen huomioi seuraavaa:

• Yhteyshenkilöllä on oltava voimassa oleva sähköpostiosoite Sähköposti- ominaisuudessa, jotta hän voi vastaanottaa kutsun.
• Kun kokous on ajoitettu, yhteyshenkilösi saa kutsun, joka sisältää .ics-tiedoston, jonka hän voi lisätä kalenteriinsa.
• Kokous luodaan automaattisesti kalenteriisi.
• Kokous tallennetaan tapahtumana tietueen aikajanalle. Sinun nimesi näkyy isäntänä ja järjestäjänä.

Muokkaa kokousta itsellesi HubSpot-mobiilisovelluksessa

Kun kokous on aikataulutettu, voit muokata sitä HubSpot-mobiilisovelluksessa. Kokouksen muokkaaminen:

1. Avaa HubSpot-sovellus iOS- tai Android-laitteellasi.
2. Napauta vasemmassa yläkulmassa Valikko ja sitten vasemmassa sivupalkissa Yhteystiedot.
3. Napauta kokoukseen liittyvän tietueen nimeä.
4. Napauta aikajanan kokouksen oikeassa yläkulmassa olevaa pystysuoraa valikkokuvaketta ja napauta sitten Muokkaa.
5. Kun olet tehnyt muutokset, napauta Tallenna oikeassa yläkulmassa.

Määritä kokouksen tulos HubSpot-mobiilisovelluksessa

Huomaa: Tämä ominaisuus on tällä hetkellä käytettävissä vain iOS-käyttäjille.

1. Avaa HubSpot-sovellus iOS- tai Android-laitteellasi.
2. Napauta vasemmassa yläkulmassa Menu(Valikko) ja sitten vasemmassa sivupalkissa Contacts (Yhteystiedot).
3. Napauta kokoukseen liittyvän tietueen nimeä.
4. Napauta aikajanalla kokouksen oikeassa yläkulmassa olevaa pystysuuntaista valikkokuvaketta ja napauta sitten Muokkaa.
5. Napauta kokouksen tulos -kenttää ja valitse kokouksen tulos.

6. Napaut a Tallenna.