Zaplanuj spotkanie w rekordzie

Po zintegrowaniu kalendarza Google lub kalendarza Office 365 możesz planować spotkania z kontaktami z rekordów kontaktów, firm, transakcji lub zgłoszeń lub z obszaru roboczego sprzedaży (BETA). Po utworzeniu spotkania do uczestników spotkania wysyłane są zaproszenia kalendarzowe. Użytkownicy z Twojego konta mogą być również dodawani jako uczestnicy spotkania.

Użytkownicy z przypisanym stanowiskiem w Sales Hub lub Service Hub mogą planować spotkania w imieniu innych użytkowników na koncie, którzy również mają przypisane stanowisko.

Jeśli połączyłeś swój kalendarz z narzędziem do spotkań, dowiedz się więcej o tworzeniu i edytowaniu stron planowania. Jeśli korzystasz z konta sandbox, możesz rezerwować spotkania tylko z innymi użytkownikami tego konta.

Korzystanie z funkcji spotkań na komputerze

Zaplanuj spotkanie dla siebie na komputerze

Zaplanuj spotkanie z poziomu rekordów lub obszaru roboczego sprzedaży (BETA).

Aby zaplanować spotkanie z poziomu rekordu:

1. Przejdź do swoich rekordów:
   • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
   • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
   • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
   • Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Bilety.
2. Kliknij nazwę rekordu.
3. W lewym panelu kliknij opcję Spotkania.

4. Otworzy się okno dialogowe z podłączonym kalendarzem.

Aby zaplanować spotkanie z obszaru roboczego sprzedaży (BETA):

1. Na koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Obszar roboczy sprzedaży.
2. Kliknij kartę Harmonogram.
3. W prawym górnym rogu kliknij opcję Zaplanuj spotkanie.
4. Kliknij menu rozwijane Wybierz kontakt.
5. Zacznij wpisywać nazwę kontaktu, aby go wyszukać.
6. Kliknij nazwę kontaktu.

Aby skonfigurować spotkanie w edytorze spotkań:

1. W polu tytułu wprowadź tytuł spotkania.
2. Wprowadź datę rozpoczęcia.
3. Wprowadź godzinę rozpoczęcia, a następnie godzinę zakończenia. Możesz też kliknąć datę w wyświetlonym kalendarzu.
4. Kliknij menu rozwijane Typ spotkania, aby wybrać typ spotkania. To ustawienie jest dostępne tylko wtedy, gdy włączono niestandardowe typy połączeń i spotkań.
5. Kliknij menu rozwijane Uczestnicy, aby wyszukać i wybrać inne kontakty i użytkowników, którzy powinni zostać uwzględnieni w spotkaniu.
6. Kliknij menu rozwijane Lokalizacja i wybierz jedną z następujących opcji lokalizacji spotkania:
   • Rozmowa telefoniczna: wpisz numer telefonu w polu tekstowym.
   • Osobiście: wpisz adres w polu tekstowym.
   • Niestandardowe: wpiszniestandardową lokalizację w polu tekstowym.
   • Google Meet: jeśli połączyłeś integrację Google Meet i przypisałeś użytkownika do integracji, kliknij Google Meet, aby użyć jej do spotkania.
   • Zoom: jeśli podłączyłeś integrację Zoom i przypisałeś użytkownika do integracji, kliknij Zoom, aby użyć jej do spotkania.
7. Aby wysłać e-maile z przypomnieniem przed spotkaniem, kliknij + Dodaj przypomnienie.
   • W sekcji Zaplanowane e-maile z przypomnieniem wprowadź liczbę w polu tekstowym, a następnie kliknij menu rozwijane Zaplanowany e-mail z przypomnieniem i wybierz jednostkę czasu (np. dni, tygodnie, miesiące). Jeśli opcja włącz przypomnienie o spotkaniu domyślnie jest włączona dla Twojego konta, nowe spotkania będą dziedziczyć domyślne przypomnienia. Dowiedz się, jak określana jest strefa czasowa przypomnienia o spotkaniu.
   • W sumie można dodać maksymalnie trzy e-maile z przypomnieniem. Aby dodać kolejny e-mail z przypomnieniem, kliknij + Dodaj przypomnienie. Aby usunąć przypomnienie, kliknij Usuń.
   • Aby dołączyć opis zaproszenia do treści wiadomości e-mail z przypomnieniem, zaznacz pole wyboru Dołącz opis uczestnika do treści wiadomości e-mail z przypomnieniem.
8. W polu Opis uczestników wprowadź szczegóły dotyczące spotkania. Uczestnicy spotkania zobaczą te informacje w zaproszeniu kalendarzowym. Użyj opcji formatowania u dołu pola Opis uczestników, aby zmodyfikować tekst, wstawić link lub użyć fragmentu.

Uwaga: abydodać link do Zoom, Google Meet lub UberConference do spotkania, adres e-mail użytkownika HubSpot musi być zgodny z adresem e-mail użytkownika Zoom, Google Meet lub UberConference.

9. Kliknij + Dodaj notatki wewnętrzne, aby wprowadzić notatki wewnętrzne do przejrzenia przez członków zespołu. Uczestnicy spotkania nie zobaczą tych informacji w zaproszeniu kalendarzowym. Użyj opcji formatowania u dołu, aby zmodyfikować tekst, wstawić link lub użyć fragmentu.
10. Kliknij menu rozwijane Powiązane z i usuń zaznaczenie pól wyboru obok rekordów, które chcesz odłączyć od działania spotkania. Użyj paska wyszukiwania, aby znaleźć inne rekordy do powiązania, a następnie zaznacz pola wyboru obok rekordów, aby je powiązać.
11. Kliknij ikonę zwijania, aby zaplanować spotkanie bez wyświetlania kalendarza.
12. Kliknij przycisk Zapisz.

Po zapisaniu pamiętaj o następujących kwestiach:

• Aby otrzymać zaproszenie, kontakt musi mieć podany prawidłowy adres e-mail we właściwości E-mail.
• Po zaplanowaniu spotkania kontakt otrzyma zaproszenie z plikiem .ics, który można dodać do kalendarza.
• Spotkanie zostanie automatycznie utworzone w Twoim kalendarzu.
• Spotkanie zostanie zapisane jako wydarzenie na osi czasu rekordu. Twoje imię i nazwisko zostanie wymienione jako gospodarz i organizator.

Edytuj spotkanie dla siebie na komputerze

Aby edytować istniejące spotkanie na komputerze:

1. Przejdź do swoich danych:
   • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
   • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
   • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
   • Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Bilety.
2. Na osi czasu aktywności, w prawym górnym rogu spotkania, kliknij opcję Działania, a następnie wybierz opcję Edytuj.

3. Po wprowadzeniu zmian kliknijprzycisk Zapisz u dołu aktywności spotkania.

Uwaga: zmiany w opisach spotkań w rekordzie kontaktu zostaną wysłane do uczestników tylko wtedy, gdy korzystasz z Kalendarza Google i połączyłeś dwukierunkową integrację Kalendarza Google z HubSpot. Jeśli korzystasz z kalendarza Office 365 lub nie masz włączonej integracji, zaktualizuj opis spotkania w wydarzeniu kalendarza, a nie w rekordzie kontaktu, aby wysłać zmiany do uczestników.

Przypisz wynik spotkania na komputerze

Po zakończeniu spotkania gospodarz może przypisać wynik spotkania, aby lepiej śledzić spotkania z kontaktami. Domyślne opcje wyników spotkań to Zaplanowane, Zakończone, Przełożone, Nieobecność i Anulowane. Możesz również tworzyć niestandardowe wyniki spotkań.

1. Przejdź do swoich rekordów:
   • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
   • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
   • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
   • Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Bilety.
2. Na osi czasu aktywności, w prawym górnym rogu spotkania, kliknij opcję Działania, a następnie wybierz opcję Edytuj.

3. Kliknij menu rozwijane Wynik i wybierz wynik spotkania.
4. Kliknij opcję Zapisz.

Zaplanuj spotkanie dla innego użytkownika na komputerze stacjonarnym (Sales Hub lub Service Hub Professional i Enterprise)

Jeśli jesteś użytkownikiem Sales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprisezprzypisanym stanowiskiem, możesz planować spotkania w imieniu innych użytkowników na tym koncie, którzy również mają przypisane stanowisko, mają podłączony kalendarz i włączoną synchronizację kalendarza. Może to być pomocne, jeśli jesteś przedstawicielem handlowym lub przedstawicielem ds. rozwoju sprzedaży i musisz zaplanować spotkanie dla kierownika ds. obsługi klienta.

Aby zaplanować spotkanie dla innego użytkownika:

1. Przejdź do swoich zapisów:
   • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
   • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
   • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
   • Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Bilety.
2. Kliknij nazwę rekordu.
3. W lewym panelu kliknij opcję Spotkania Zaplanuj spotkanie. Pojawi się wyskakujące okienko podłączonego kalendarza. Aby skonfigurować spotkanie:
   • Kliknij menu rozwijane Gospodarz, aby wybrać użytkownika, dla którego planujesz spotkanie.
   • Możesz też kliknąć opcję Rotacja spotkań, aby skorzystać z rotacji spotkań. Kliknij menu rozwijane Wyszukaj rotację spotkań, aby wybrać rotację spotkań.
     • W polu użytkownika rotacji spotkań zostanie wyświetlony członek rotacji, który ma przypisanych najmniej spotkań. Pojawi się również kalendarz tego członka. Jeśli wielu członków ma przypisaną taką samą liczbę spotkań, zostanie wybrany członek, którego ostatnie przypisanie miało miejsce najdalej w przeszłości.
     • Jeśli kalendarz proponowanego użytkownika jest pełny lub chcesz wybrać innego użytkownika, kliknij menu rozwijane Użytkownicy rotacji spotkań, aby wybrać innego członka.
   • Kalendarz zostanie zaktualizowany, aby pokazać dostępność gospodarza, a lokalizacja zostanie zaktualizowana, aby odzwierciedlić opcje wideokonferencji gospodarza. Istniejące spotkania w ich kalendarzu będą wyświetlane jako Zajęty, a nie jako tytuł spotkania.
   • Domyślnie nie zostaniesz dodany do spotkania jako uczestnik. Jeśli chcesz wziąć udział w spotkaniu, kliknij menu rozwijane Uczestnicy i wybierz siebie jako uczestnika.
4. Kontynuuj planowanie spotkania.
5. Kliknij „Zapisz”.

Uwaga: gdy spotkanie jest rezerwowane dla użytkownika korzystającego z rotacji spotkań, liczba zarezerwowanych spotkań tego użytkownika zwiększa się o jedno. Jeśli spotkanie zostanie usunięte, liczba zarezerwowanych spotkań zmniejszy się o jedno.

Po zapisaniu należy pamiętać o następujących kwestiach:

• Aby otrzymać zaproszenie, kontakt musi mieć podany prawidłowy adres e-mail w polu Właściwości e-mail.
• Po zaplanowaniu spotkania kontakt i gospodarz otrzymają zaproszenie z plikiem .ics, który można dodać do kalendarza.
• Użytkownicy mogą sprawdzić, kto zorganizował i poprowadził spotkanie, przeglądając oś czasu rekordu.
• Użyj właściwości Aktywność utworzona przez (organizator) i właściwości Aktywność przypisana do (gospodarz), aby utworzyć raport.

Korzystaj ze spotkań w aplikacji mobilnej HubSpot

Zaplanuj spotkanie dla siebie w aplikacji mobilnej HubSpot

1. Otwórz aplikację HubSpot na urządzeniu z systemem iOS lub Android.
2. W lewym górnym rogu dotknij Menu, a następnie dotknij Kontakty na pasku bocznym po lewej stronie.
3. Naciśnij nazwę rekordu powiązanego ze spotkaniem.
4. Naciśnij pionowe menu Więcej. Następnie naciśnij Spotkanie. Aby skonfigurować spotkanie:
   • Wprowadź tytuł i opis spotkania.
   • Naciśnij Datę rozpoczęcia, Godzinę rozpoczęcia, Datę zakończenia i Godzinę zakończenia, aby ustawić datę i czas trwania spotkania.
   • Naciśnij Sprawdź dostępność, aby wyświetlić kalendarz. Naciśnij godzinę, na którą chcesz zaplanować spotkanie, a następnie naciśnijGotowe w prawym górnym rogu. Możesz też nacisnąć Anuluj w lewym górnym rogu, aby powrócić do poprzedniego ekranu.
   • Naciśnij opcję Typ spotkania i wybierz typ spotkania. To ustawienie jest dostępne tylko wtedy, gdy włączono niestandardowe typy połączeń i spotkań.
   • Naciśnij Wynik spotkania i wybierz wynik spotkania (np. jeśli spotkanie już się odbyło, możesz wybrać opcję Zakończone).
   • Naciśnij Lokalizacja i wybierz jedną z następujących opcji lokalizacji spotkania:
     • Adres: wprowadź adres w polu tekstowym.
     • Numer telefonu: wprowadź numer telefonu w polu tekstowym.
     • Lokalizacja niestandardowa: wprowadź niestandardowe szczegóły lokalizacji w polu tekstowym.

Uwaga: podczas planowania spotkania w aplikacji mobilnej HubSpot nie jest dostępna funkcja wideokonferencji.

• Naciśnij Wewnętrzne notatki i wprowadź wewnętrzne notatki do przejrzenia przez członków zespołu. Uczestnicy spotkania nie zobaczą tych informacji w zaproszeniu kalendarzowym. Użyj znaku @, aby oznaczyć innych użytkowników.
• Dotknij opcji Powiązane z, aby wyszukać rekordy, które chcesz powiązać. Zaznacz lub usuń zaznaczenie pola X obok rekordów, które chcesz powiązać z działaniem spotkania.

5. Naciśnij Zapisz. W wyskakującym okienku naciśnij Kontynuuj i wyślij.

Po zapisaniu należy pamiętać o następujących kwestiach:

• Aby otrzymać zaproszenie, kontakt musi mieć podany prawidłowy adres e-mail we właściwości E-mail.
• Po zaplanowaniu spotkania kontakt otrzyma zaproszenie z plikiem .ics, który można dodać do kalendarza.
• Spotkanie zostanie automatycznie utworzone w Twoim kalendarzu.
• Spotkanie zostanie zapisane jako wydarzenie na osi czasu rekordu. Twoje imię i nazwisko zostanie podane jako gospodarz i organizator.

Edytuj spotkanie dla siebie w aplikacji mobilnej HubSpot

Po zaplanowaniu spotkania możesz je edytować w aplikacji mobilnej HubSpot. Aby edytować spotkanie:

1. Otwórz aplikację HubSpot na urządzeniu z systemem iOS lub Android.
2. W lewym górnym rogu dotknij Menu, a następnie dotknij Kontakty na pasku bocznym po lewej stronie.
3. Kliknij nazwę rekordu powiązanego ze spotkaniem.
4. Naciśnij pionową ikonę menu Menu w prawym górnym rogu spotkania na osi czasu, a następnie naciśnij Edytuj.
5. Po wprowadzeniu zmian dotknij opcji Zapisz w prawym górnym rogu.

Przypisz wynik spotkania w aplikacji mobilnej HubSpot

Uwaga: ta funkcja jest obecnie dostępna tylko dla użytkowników systemu iOS.

1. Otwórz aplikację HubSpot na urządzeniu z systemem iOS lub Android.
2. W lewym górnym rogu dotknij Menu, a następnie dotknij Kontakty na pasku bocznym po lewej stronie.
3. Kliknij nazwę rekordu powiązanego ze spotkaniem.
4. Naciśnij pionową ikonę menu Menu w prawym górnym rogu spotkania na osi czasu, a następnie naciśnij Edytuj.
5. Naciśnij pole wyniku spotkania i wybierz wynik spotkania.

6. Kliknij Zapisz.