Een vergadering plannen op een record

Zodra je je Google Agenda of Office 365 agenda hebt geïntegreerd, plan je vergaderingen met contactpersonen uit contact-, bedrijfs-, deal- of ticketrecords of de verkoopwerkruimte (BETA). Zodra de vergadering is aangemaakt, worden agenda-uitnodigingen verzonden naar de deelnemers aan de vergadering. Gebruikers in je account kunnen ook worden toegevoegd als deelnemers aan vergaderingen.

Gebruikers in een Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise account met een toegewezen stoel kunnen vergaderingen plannen namens andere gebruikers in het account die ook een toegewezen stoel hebben.

Dit artikel is van toepassing op gebruikers die Google Agenda of de Office 365-integratie hebben gekoppeld met HubSpot. Als je je agenda hebt gekoppeld aan de vergadertool, lees dan meer over het maken en bewerken van planningspagina's.

Vergaderingen op desktop gebruiken

Plan een vergadering voor jezelf op desktop

Plan een vergadering vanuit records of de verkoopwerkruimte (BETA).

1. Een vergadering plannen vanuit een record:
   • Navigeer naar je records:
     • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
     • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
     • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
   • Klik op de naam van het record.
   • Klik in het linkerpaneel op meetings Meeting.
     
     
   • Er wordt een dialoogvenster geopend met je verbonden agenda.
2. Een vergadering plannen vanuit de verkoopwerkruimte (BETA):
   • Ga in je HubSpot-account naar Verkoop > Verkoopwerkruimte.
   • Klik op het tabblad Agenda.
   • Klik rechtsboven op Een vergadering plannen.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Kies een contact.
   • Begin met het typen van een contactnaam om de contactpersoon te zoeken.
   • Klik op de naam van de contactpersoon.
   
3. Zo stelt u uw vergadering in:

• • Voer in het titelveld een titel in voor je vergadering.

1. • Voer een begindatum in.
   • Voer eenbegintijd in en vervolgens een eindtijd. Of klik op een datum op de weergegeven kalender.

• • Klik op het Vergadertype dropdown menu om het vergadertype te selecteren. Deze instelling is alleen beschikbaar als je aangepaste gespreks- en vergadertypes hebt ingeschakeld.

• • Klik in het vervolgkeuzemenu Genodigden om andere contactpersonen en gebruikers te zoeken en te selecteren die aan de vergadering moeten deelnemen.

• • Klik op het Locatie dropdown menu en selecteer een van de volgende opties voor de vergaderlocatie.
    • Telefoongesprek: typ het telefoonnummer in het tekstveld.
    • Persoonlijk: typ het adres in het tekstveld.
    • Aangepast: typ de aangepaste locatie in het tekstveld.
    • Google Meet: als je de Google Meet integratie hebt gekoppeld en een gebruiker hebt toegewezen aan de integratie, klik dan op Google Meet om deze te gebruiken voor je vergadering.
    • Zoom: als je de Zoom-integratie hebt aangesloten en een gebruiker hebt toegewezen aan de integratie, klik dan op Zoom om deze te gebruiken voor je vergadering.
  • Om herinneringse-mails te sturen voor een vergadering, klik je op + Herinnering toevoegen.
    • Voer in het gedeelte Geplande herinneringse-mails een nummer in het tekstveld in, klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu Geplande herinneringse-mails en selecteer een tijdsduur (bijv. dagen, weken, maanden). Als de standaardschakelaar voor vergaderherinneringen is ingeschakeld voor uw account, worden de standaardherinneringen overgenomen voor nieuwe vergaderingen. Leer hoe de tijdzone van de vergaderherinnering wordt bepaald.
    • Je kunt in totaal maximaal drie herinneringse-mails toevoegen. Om nog een herinneringse-mail toe te voegen, klik je op + Herinnering toevoegen. Om een herinnering te verwijderen, klikt u op deleteTo deltoTverwijderen.
    • Als je de beschrijving van de genodigde wilt opnemen in de body van de herinneringsmail, schakel je het selectievakje De beschrijving van de genodigde opnemen in de body van de herinneringsmail in.

• • Voer in het veld Aanwezige beschrijving details over de vergadering in. De deelnemers aan de vergadering zien deze informatie in de agenda-uitnodiging. Gebruik de opmaakopties onder aan het veld Aanwezige beschrijving om de tekst te wijzigen, een link in te voegen of een knipsel te gebruiken.

Let op: om een Zoom, Google Meet of UberConference link aan je vergadering toe te voegen, moet je HubSpot gebruikers e-mailadres overeenkomen met je Zoom, Google Meet of UberConference gebruikers e-mailadres.

• • Klik op + Interne notities toevoegen om interne notities in te voeren die je teamleden kunnen bekijken. De deelnemers aan de vergadering zien deze informatie niet op hun agenda-uitnodiging. Gebruik de opmaakopties onderaan om de tekst aan te passen, een link in te voegen of een knipsel te gebruiken.
  • Klik op het Gekoppeld aan uitklapmenu en schakel de selectievakjes uit naast de records die je niet wilt koppelen aan de vergaderactiviteit. Gebruik de zoekbalk om andere records te vinden en vink de selectievakjes naast de record aan om ze te koppelen.
  • Klik op het samenvouw icoon om de vergadering te plannen zonder uw agenda te bekijken.
    
    
  • Klik op Opslaan.

Let na het opslaan op het volgende:

• De contactpersoon moet een geldig e-mailadres hebben ingevuld in de eigenschap E-mail om een uitnodiging te ontvangen.
• Zodra de vergadering is gepland, ontvangt je contact een uitnodiging met een .ics-bestand dat kan worden toegevoegd aan hun agenda.
• Er wordt automatisch een vergadering voor je aangemaakt in je agenda.
• De vergadering wordt opgeslagen als een afspraak op de tijdlijn van de record. Uw naam wordt vermeld als de gastheer en organisator.

Bewerk een vergadering voor jezelf op desktop

Om een bestaande vergadering op bureaublad te bewerken:

1. Navigeer naar je records:
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
2. Klik op de tijdlijn van de activiteit rechtsboven op Acties en selecteer Bewerken.
   
   
3. Nadat je wijzigingen hebt aangebracht, klik je onderaan de activiteit op Opslaan.

Let op: wijzigingen in de beschrijving van de vergadering in het contactrecord worden alleen naar de deelnemers verzonden als je Google Agenda gebruikt en de tweewegintegratie van Google Agenda met HubSpot hebt gekoppeld. Als je een Office 365-agenda gebruikt of de integratie niet hebt ingeschakeld, werk dan de beschrijving van de vergadering bij in de agenda-event om wijzigingen naar de deelnemers te sturen, niet in het contactrecord.

Een vergaderresultaat toewijzen op desktop

Nadat de vergadering heeft plaatsgevonden, kan de host een vergaderresultaat toewijzen om vergaderingen met contactpersonen beter te kunnen volgen. De standaardopties voor het resultaat van een vergadering zijn Gepland, Voltooid, Opnieuw gepland, Geen voorstelling enAfgelast. U kunt ook aangepaste vergaderresultaten aanmaken.

1. Navigeer naar uw records:
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
2. Klik op de tijdlijn van de activiteit, rechtsboven in de vergadering, op Acties en selecteer vervolgens Bewerken.
   
   
3. Klik op het Uitkomst dropdown menu en selecteer een resultaat van de vergadering.
4. Klik op Opslaan.

Een vergadering plannen voor een andere gebruiker op de desktop(Sales Hub of Service Hub Professional en Enterprise)

Als je een gebruiker bent in een Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise account met een toegewezen stoel, kun je vergaderingen plannen namens andere gebruikers in het account die ook een toegewezen stoel hebben, hun agenda hebben gekoppeld en agendasynchronisatie hebben ingeschakeld. Dit kan handig zijn als je een vertegenwoordiger bent voor bedrijven of verkoopontwikkeling en je een vergadering moet plannen voor een accountmanager.

Een vergadering plannen voor een andere gebruiker:

1. Navigeer naar je administratie:
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
2. Klik op de naam van de record.
3. Klik in het linkerpaneel op meetingsPlan een vergadering. Er verschijnt een pop-upvenster van je verbonden agenda. Om de vergadering in te stellen:
   • Klik op het Host dropdown menu om de gebruiker te selecteren voor wie je de vergadering plant.
   • Of klik op Vergaderrotatie om een vergaderrotatie te gebruiken . Klik op het dropdown menuVergaderrotatie zoeken om een vergaderrotatie te selecteren.
     • Het gebruikersveld Vergaderrotatie wordt ingevuld door het lid van de rotatie die de minste vergaderingen toegewezen heeft gekregen. De agenda van dat lid verschijnt ook. Als meerdere leden hetzelfde aantal vergaderingen toegewezen hebben gekregen, wordt het lid geselecteerd wiens laatste toewijzing het verst in het verleden lag.
     • Als de agenda van de voorgestelde gebruiker vol is of als je een andere gebruiker wilt kiezen, klik dan op het keuzemenu Vergaderrotatiegebruikers om een ander lid te selecteren.
   • De agenda wordt bijgewerkt om de beschikbaarheid van de host weer te geven en de locatie wordt bijgewerkt om de videoconferentie opties van de host weer te geven. Bestaande vergaderingen in hun agenda zullen worden weergegeven als Bezig, in plaats van de titel van de vergadering.
   • Je wordt niet standaard als deelnemer aan de vergadering toegevoegd. Als je de vergadering wilt bijwonen, klik dan op het Attendees dropdown menu en selecteer jezelf als deelnemer.
4. Ga verder met het plannen van de vergadering.
5. Klik op Opslaan.
   

Let op: wanneer een vergadering wordt geboekt voor een gebruiker die gebruik maakt van vergaderrotaties, zal het aantal geboekte vergaderingen van die gebruiker met één toenemen. Als de vergadering wordt verwijderd, daalt het aantal geboekte vergaderingen met één.

Let na het opslaan op het volgende:

• De contactpersoon moet een geldig e-mailadres hebben ingevuld in de eigenschap E-mail om een uitnodiging te ontvangen.
• Zodra de vergadering is gepland, ontvangen de contactpersoon en de host een uitnodiging met een .ics-bestand dat kan worden toegevoegd aan hun agenda.
• Gebruikers kunnen zien wie een vergadering heeft georganiseerd en gehost door de tijdlijn van de record te bekijken .

• Gebruik de Activiteit gemaakt door eigenschap (organisator) en de Activiteit toegewezen aan eigenschap (host) om een rapport te maken.

Vergaderingen gebruiken op de HubSpot mobiele app

Plan een vergadering voor jezelf in de HubSpot mobiele app

1. Open de HubSpot app op je iOS- of Android-apparaat.
2. Tik linksboven op Menu en vervolgens op Contacten in de linker zijbalk.
3. Tik op de naam van de record die aan de vergadering is gekoppeld.
4. Tik op verticalMenu Meer. Tik vervolgens op Vergadering. Een vergadering opzetten:
   • Voer een titel en beschrijving in voor uw vergadering.
   • Tik op Begindatum, Begintijd, Einddatum en Eindtijd om de datum en lengte van uw vergadering in te stellen.
   • Tik op Beschikbaarheid controleren om je agenda te bekijken. Tik op de tijd waarvoor je de vergadering wilt plannen en tik op Gereed in de rechterbovenhoek. Of tik op Annuleren linksboven om terug te gaan naar het vorige scherm.
   • Tik op Vergadertype en selecteer een vergadertype. Deze instelling is alleen beschikbaar als je aangepaste gespreks- en vergadertypes hebt ingeschakeld.
   • Tik op Vergaderresultaat en selecteer een vergaderresultaat (bijv. als de vergadering al heeft plaatsgevonden, kunt u Voltooid selecteren).
   • Tik op locatie en selecteer een van de volgende opties voor de vergaderlocatie.
     • Adres: voer het adres in het tekstveld in.
     • Telefoonnummer: voer het telefoonnummer in het tekstveld in.
     • Aangepaste locatie: voer de aangepaste locatiegegevens in het tekstveld in.

     Let op: videoconferencing is niet beschikbaar als je een vergadering plant vanuit de HubSpot mobiele app.

   • Tik op Interne notities en voer interne notities in die je teamleden kunnen bekijken. De deelnemers aan de vergadering zien deze informatie niet op hun agenda-uitnodiging. Gebruik de @ om andere gebruikers te taggen.
   • Tik op Gekoppeld aan om te zoeken naar records om mee te koppelen. Selecteer of wis de X naast de records die je aan de vergaderactiviteit wilt koppelen.
   
5. Tik op Opslaan. Tik in het pop-upvenster op Doorgaan en verzenden.

• De contactpersoon moet een geldig e-mailadres hebben ingevuld in de eigenschap E-mail om een uitnodiging te ontvangen.
• Zodra de vergadering is gepland, ontvangt je contact een uitnodiging met een .ics-bestand dat kan worden toegevoegd aan hun agenda.
• Er wordt automatisch een vergadering voor je aangemaakt in je agenda.
• De vergadering wordt opgeslagen als een afspraak op de tijdlijn van de record. Uw naam wordt vermeld als de gastheer en organisator.

Bewerk een vergadering voor jezelf in de HubSpot mobiele app

Nadat de vergadering is gepland, kun je deze bewerken in de HubSpot mobiele app. Zo bewerk je een vergadering:

1. Open de HubSpot-app op je iOS- of Android-apparaat.
2. Tik linksboven op Menu en vervolgens op Contacten in de linker zijbalk.
3. Tik op de naam van de record die aan de vergadering is gekoppeld.
4. Tik op het verticalMenu menupictogram rechtsboven de vergadering op de tijdlijn en tik op Bewerken.
5. Nadat je wijzigingen hebt aangebracht, tik je op Opslaan in de rechterbovenhoek.

Een vergaderresultaat toewijzen in de HubSpot mobiele app

Let op: deze functie is momenteel alleen beschikbaar voor iOS-gebruikers.

1. Open de HubSpot app op je iOS of Android apparaat.
2. Tik linksboven op Menu en vervolgens op Contacten in de linker zijbalk.
3. Tik op de naam van de record die aan de vergadering is gekoppeld.
4. Tik op het verticalMenu menupictogram rechtsboven de vergadering op de tijdlijn en tik op Bewerken.
5. Tik op het vergaderresultaat veld en selecteer een vergaderresultaat.
   
   
6. Tik op Opslaan.