Een vergadering plannen op een record

Zodra u uw Google Agenda of Office 365-agenda hebt geïntegreerd, kunt u vergaderingen plannen met contactpersonen uit contact-, bedrijfs-, deal- of ticketrecords, of vanuit de verkoopwerkruimte (BETA). Zodra de vergadering is aangemaakt, worden er agenda-uitnodigingen naar de deelnemers aan de vergadering gestuurd. Gebruikers in uw account kunnen ook als deelnemers aan de vergadering worden toegevoegd.

Gebruikers met een toegewezen Sales Hub- of Service Hub-lic entie kunnen vergaderingen plannen namens andere gebruikers in het account die ook een toegewezen licentie hebben.

Als u uw agenda hebt gekoppeld aan de vergadertool, lees dan meer over het maken en bewerken van planningspagina's. Als u een sandbox-account gebruikt, is het alleen mogelijk om vergaderingen te boeken met andere gebruikers in het sandbox-account.

Vergaderingen gebruiken op desktop

Een vergadering voor uzelf plannen op desktop

Plan een vergadering vanuit records of de verkoopwerkruimte (BETA).

Een vergadering plannen vanuit een record:

1. Navigeer naar uw records:
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
2. Klik op de naam van het record.
3. Klik in het linkerpaneel op vergaderingen Vergadering.

4. Er wordt een dialoogvenster geopend met uw gekoppelde agenda.

Een vergadering plannen vanuit de verkoopwerkruimte (BETA):

1. Ga in je HubSpot-account naar Verkoop > Verkoopwerkruimte.
2. Klik op het tabblad Agenda.
3. Klik rechtsboven op Een vergadering plannen.
4. Klik op het vervolgkeuzemenu Kies een contactpersoon.
5. Begin met het typen van een contactnaam om naar het contact te zoeken.
6. Klik op de naam van het contact.

Om je vergadering in te stellen in de vergaderingseditor:

1. Voer in het titelveld een titel voor uw vergadering in.
2. Voer een startdatum in.
3. Voer een starttijd in en vervolgens een eindtijd. Of klik in plaats daarvan op een datum in de weergegeven kalender.
4. Klik op het vervolgkeuzemenu Vergaderingstype om het vergaderingstype te selecteren. Deze instelling is alleen beschikbaar als u aangepaste oproep- en vergaderingstypen hebt ingeschakeld.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu Deelnemers om andere contactpersonen en gebruikers te zoeken en te selecteren die aan de vergadering moeten deelnemen.
6. Klik op het vervolgkeuzemenu Locatie en selecteer een van de volgende opties voor de locatie van de vergadering:
   • Telefoongesprek: typ het telefoonnummer in het tekstveld.
   • Persoonlijk: typ het adres in het tekstveld.
   • Aangepast: typde aangepaste locatie in het tekstveld.
   • Google Meet: als u de Google Meet-integratie hebt gekoppeld en een gebruiker aan de integratie hebt toegewezen, klikt u op Google Meet om deze voor uw vergadering te gebruiken.
   • Zoom: als u de Zoom-integratie hebt gekoppeld en een gebruiker aan de integratie hebt toegewezen, klikt u op Zoom om deze voor uw vergadering te gebruiken.
7. Om herinneringsmails te versturen vóór een vergadering, klikt u op + Herinnering toevoegen.
   • Voer in het gedeelte Geplande herinneringsmails een getal in het tekstveld in, klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu Geplande herinneringsmail en selecteer een tijdseenheid (bijv. dagen, weken, maanden). Als de standaard herinnering voor vergaderingen inschakelen is ingeschakeld voor uw account, zullen nieuwe vergaderingen de standaardherinneringen overnemen. Lees hoe de tijdzone van de vergaderherinnering wordt bepaald.
   • Er kunnen in totaal maximaal drie herinneringsmails worden toegevoegd. Klik op + Herinnering toevoegen om nog een herinneringsmail toe te voegen. Klik op verwijderen verwijderen om een herinnering te verwijderen.
   • Om de uitnodigingsbeschrijving op te nemen in de tekst van de herinneringsmail, schakelt u het selectievakje Beschrijving van de deelnemer opnemen in de tekst van de herinneringsmail in.
8. Voer in het veld Beschrijving van de deelnemers details over de vergadering in. De deelnemers aan de vergadering zien deze informatie in de agenda-uitnodiging. Gebruik de opmaakopties onderaan het veld Beschrijving van de deelnemers om de tekst te wijzigen, een link in te voegen of een fragment te gebruiken.

Let op: omeen Zoom-, Google Meet- of UberConference-link aan je vergadering toe te voegen, moet je HubSpot-gebruikers-e-mailadres overeenkomen met je Zoom-, Google Meet- of UberConference-gebruikers-e-mailadres.

9. Klik op + Interne notities toevoegen om interne notities in te voeren die uw teamleden kunnen bekijken. De deelnemers aan de vergadering zien deze informatie niet in hun agenda-uitnodiging. Gebruik de opmaakopties onderaan om de tekst te wijzigen, een link in te voegen of een fragment te gebruiken.
10. Klik op het vervolgkeuzemenu Gekoppeld aan en schakel de selectievakjes uit naast de records die u niet meer aan de vergaderactiviteit wilt koppelen. Gebruik de zoekbalk om andere records te zoeken die u wilt koppelen en schakel de selectievakjes naast de records in om ze te koppelen.
11. Klik op het pictogram voor het terugtrekken van het samenvouwen om de vergadering te plannen zonder uw agenda te bekijken.
12. Klik op Opslaan.

Let na het opslaan op het volgende:

• Het contact moet een geldig e-mailadres hebben in de eigenschap E-mail om een uitnodiging te kunnen ontvangen.
• Zodra de vergadering is gepland, ontvangt uw contactpersoon een uitnodiging met een .ics-bestand dat aan zijn of haar agenda kan worden toegevoegd.
• Er wordt automatisch een vergadering voor u aangemaakt in uw agenda.
• De vergadering wordt opgeslagen als een afspraak in de tijdlijn van het record. Uw naam wordt vermeld als gastheer en organisator.

Een vergadering voor uzelf bewerken op desktop

Een bestaande vergadering bewerken op desktop:

1. Navigeer naar uw gegevens:
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
2. Klik in de activiteiten tijdlijn, rechtsboven in de vergadering, op Acties en selecteer vervolgens Bewerken.

3. Nadat u wijzigingen hebt aangebracht, klikt u onderaan de vergaderactiviteit opOpslaan.

Let op: wijzigingen in de vergaderingsbeschrijvingen in het contactrecord worden alleen naar deelnemers verzonden als je Google Agenda gebruikt en de tweerichtingsintegratie van Google Agenda met HubSpot hebt gekoppeld. Als je een Office 365-agenda gebruikt of de integratie niet hebt ingeschakeld, werk dan de vergaderingsbeschrijving bij in de agenda-afspraak, niet in het contactrecord, om de wijzigingen naar de deelnemers te verzenden.

Een vergaderresultaat toewijzen op desktop

Nadat de vergadering heeft plaatsgevonden, kan de gastheer een vergaderresultaat toewijzen om vergaderingen met contactpersonen beter te kunnen volgen. De standaardopties voor vergaderresultaten zijn Gepland, Voltooid, Verplaatst, Niet verschenen en Geannuleerd. Je kunt ook aangepaste vergaderresultaten maken.

1. Navigeer naar uw records:
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
2. Klik in de activiteitenlijn, rechtsboven in de vergadering, op Acties en selecteer vervolgens Bewerken.

3. Klik op het vervolgkeuzemenu Resultaat en selecteer een resultaat voor de vergadering.
4. Klik op Opslaan.

Een vergadering plannen voor een andere gebruiker op desktop (Sales Hub of Service Hub Professional en Enterprise)

Als u een gebruiker bent in een Sales Hub - of Service Hub Professional- of Enterprise-accountmet eentoegewezen seat, kunt u vergaderingen plannen namens andere gebruikers in het account die ook een toegewezen seat hebben, hun agenda hebben gekoppeld en agendasynchronisatie hebben ingeschakeld. Dit kan handig zijn als u een bedrijfs- of verkoopontwikkelingsvertegenwoordiger bent en een vergadering moet plannen voor een accountmanager.

Een vergadering plannen voor een andere gebruiker:

1. Ga naar uw records:
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
2. Klik op de naam van het record.
3. Klik in het linkerpaneel op vergaderingen Een vergadering plannen. Er verschijnt een pop-upvenster van uw gekoppelde agenda. Om de vergadering in te stellen:
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Gastheer om de gebruiker te selecteren voor wie u de vergadering plant.
   • Of klik op Vergaderrotatie om een vergaderrotatie te gebruiken. Klik op het vervolgkeuzemenu Vergaderrotatie zoeken om een vergaderrotatie te selecteren.
     • Het veld Gebruiker vergaderrotatie wordt ingevuld door het lid van de rotatie dat de minste vergaderingen toegewezen heeft gekregen. De agenda van dat lid wordt ook weergegeven. Als meerdere leden hetzelfde aantal vergaderingen toegewezen hebben gekregen, wordt het lid geselecteerd waarvan de laatste toewijzing het verst in het verleden ligt.
     • Als de agenda van de voorgestelde gebruiker vol is of als u een andere gebruiker wilt kiezen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Gebruikers vergaderrotatie om een ander lid te selecteren.
   • De agenda wordt bijgewerkt om de beschikbaarheid van de gastheer weer te geven en de locatie wordt bijgewerkt om de videoconferentieopties van de gastheer weer te geven. Bestaande vergaderingen in hun agenda worden weergegeven als Bezet, in plaats van de titel van de vergadering.
   • U wordt niet standaard als deelnemer aan de vergadering toegevoegd. Als u de vergadering wilt bijwonen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Deelnemers en selecteert u uzelf als deelnemer.
4. Ga verder met het plannen van de vergadering.
5. Klik op Opslaan.

Let op: wanneer een vergadering wordt geboekt voor een gebruiker die gebruikmaakt van vergaderrotaties, wordt het aantal geboekte vergaderingen van die gebruiker met één verhoogd. Als de vergadering wordt verwijderd, wordt het aantal geboekte vergaderingen met één verlaagd.

Let na het opslaan op het volgende:

• De contactpersoon moet een geldig e-mailadres hebben ingevuld in de eigenschap E-mail om een uitnodiging te kunnen ontvangen.
• Zodra de vergadering is gepland, ontvangen de contactpersoon en de organisator een uitnodiging met een .ics-bestand dat aan hun agenda kan worden toegevoegd.
• Gebruikers kunnen zien wie een vergadering heeft georganiseerd en gehost door de tijdlijn van het record te bekijken.
• Gebruik de eigenschap Activiteit gemaakt door (organisator) en de eigenschap Activiteit toegewezen aan (gastheer) om een rapport te maken.

Gebruik vergaderingen in de mobiele app van HubSpot

Een vergadering voor jezelf plannen in de mobiele app van HubSpot

1. Open de HubSpot-app op je iOS- of Android-apparaat.
2. Tik linksboven op Menu en tik vervolgens op Contacten in de linkerzijbalk.
3. Tik op de naam van het record dat aan de vergadering is gekoppeld.
4. Tik op verticalMenu Meer. Tik vervolgens op Vergadering. Om uw vergadering in te stellen:
   • Voer een titel en beschrijving voor uw vergadering in.
   • Tik op Startdatum, Starttijd, Einddatum en Eindtijd om de datum en duur van uw vergadering in te stellen.
   • Tik op Beschikbaarheid controleren om uw agenda te bekijken. Tik op het tijdstip waarop u de vergadering wilt plannen en tik vervolgens rechtsboven opGereed. Of tik linksboven op Annuleren om terug te gaan naar het vorige scherm.
   • Tik op Vergaderingstype en selecteer een vergaderingstype. Deze instelling is alleen beschikbaar als u aangepaste oproep- en vergaderingstypen hebt ingeschakeld.
   • Tik op Vergaderresultaat en selecteer een vergaderresultaat (als de vergadering bijvoorbeeld al heeft plaatsgevonden, kunt u Voltooid selecteren).
   • Tik op Locatie en selecteer een van de volgende opties voor de vergaderlocatie:
     • Adres: voer het adres in het tekstveld in.
     • Telefoonnummer: voer het telefoonnummer in het tekstveld in.
     • Aangepaste locatie: voer de aangepaste locatiegegevens in het tekstveldin .

Let op: videoconferenties zijn niet beschikbaar wanneer je een vergadering plant vanuit de HubSpot mobiele app.

• Tik op Interne notities en voer interne notities in die uw teamleden kunnen bekijken. De deelnemers aan de vergadering zien deze informatie niet in hun agenda-uitnodiging. Gebruik @ om andere gebruikers te taggen.
• Tik op Gekoppeld aan om te zoeken naar records die u wilt koppelen. Selecteer of deselecteer de X naast de records die u aan de vergaderactiviteit wilt koppelen.

5. Tik op Opslaan. Tik in het pop-upvenster op Doorgaan en verzenden.

Let na het opslaan op het volgende:

• De contactpersoon moet een geldig e-mailadres hebben ingevuld in de eigenschap E-mail om een uitnodiging te kunnen ontvangen.
• Zodra de vergadering is gepland, ontvangt uw contactpersoon een uitnodiging met een .ics-bestand dat aan zijn of haar agenda kan worden toegevoegd.
• Er wordt automatisch een vergadering voor u aangemaakt in uw agenda.
• De vergadering wordt opgeslagen als een afspraak in de tijdlijn van het record. Uw naam wordt vermeld als gastheer en organisator.

Een vergadering voor uzelf bewerken in de HubSpot mobiele app

Nadat de vergadering is gepland, kunt u deze bewerken in de mobiele app van HubSpot. Een vergadering bewerken:

1. Open de HubSpot-app op uw iOS- of Android-apparaat.
2. Tik linksboven op Menu en tik vervolgens op Contacten in de linkerzijbalk.
3. Tik op de naam van het record dat aan de vergadering is gekoppeld.
4. Tik op het verticale menupictogram rechtsboven de vergadering op de tijdlijn en tik vervolgens op Bewerken.
5. Nadat je wijzigingen hebt aangebracht, tik je rechtsboven op Opslaan.

Een vergaderresultaat toewijzen in de mobiele app van HubSpot

Let op: deze functie is momenteel alleen beschikbaar voor iOS-gebruikers.

1. Open de HubSpot-app op je iOS- of Android-apparaat.
2. Tik linksboven op Menu en tik vervolgens op Contacten in de linkerzijbalk.
3. Tik op de naam van het record dat aan de vergadering is gekoppeld.
4. Tik op het verticale menupictogram rechtsboven de vergadering op de tijdlijn en tik vervolgens op Bewerken.
5. Tik op het veld Vergaderresultaat en selecteer een vergaderresultaat.

6. Tik op Opslaan.