Verbind je agenda met HubSpot

In je agenda-instellingen kun je een Google-, Office 365- of Exchange-agenda koppelen aan de vergadertool. Met een gekoppelde agenda:

• Kunnen contactpersonen vergaderingen plannen in je agenda, terwijl voorkomen wordt dat ze vergaderingen over bestaande agenda-evenementen heen boeken.
• Je kunt vergaderingen die zijn aangemaakt in HubSpot synchroniseren met je agenda.
• Kun je extra agenda-instellingen aanpassen.

Een gekoppelde agenda is niet vereist voor het bekijken, bewerken of maken van planningspagina's in de vergadertool, maar wel voor het boeken van vergaderingen. Als een agenda niet verbonden is, zal de afsprakenpagina in offline modus staan, zodat vergaderingen wel aangevraagd kunnen worden maar niet automatisch aan de agenda worden toegevoegd.

Om uw agenda te koppelen moet u Persoonlijke e-mailtoegang hebben in uw instellingen.

Let op: als je account is aangemaakt voor 13 maart 2023, dan kan het zijn dat je één account hebt gekoppeld voor agenda-instellingen en één account voor vergaderingsinstellingen. U behoudt deze verbindingen. Als u echter na 13 maart 2023 een van de accounts loskoppelt, kunt u nog maar één account koppelen, omdat u er maar één tegelijk kunt koppelen.

Uw Gmail- of Office 365-agenda verbinden

Je kunt een agenda verbinden die wordt gehost bij Google Apps (G Suite), Gmail (Google Free) of Office 365. Houd rekening met het volgende voordat je je agenda koppelt:

• Als je je inbox hebt verbonden als een gedeelde inbox in de conversatietool, kan je agenda niet worden verbonden met de vergadertool. Alleen persoonlijke inboxen kunnen worden verbonden met de vergadertool.
• Wanneer je een agenda koppelt, wordt de bijbehorende inbox automatisch gekoppeld in je instellingen voor e-mailintegratie. Nadat je je agenda hebt gekoppeld, kun je de inbox loskoppelen.
• Zorg ervoor dat je bent aangemeld bij het juiste Gmail- of Office 365-account voordat je verbinding maakt met HubSpot.

Desktop

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Algemeen.
• Klik op het tabblad Agenda .
• Klik op Uw agenda verbinden.
• Klik in het dialoogvenster op Google / Gmail of Office 365 en klik vervolgens op Uw agenda verbinden.

• Controleer de informatie in het dialoogvenster en klik vervolgens op Accepteren en verbinden met [Google / Office 365] om het vergaderprogramma toegang te geven tot uw agenda.
  • Op de aanmeldingspagina van Google selecteert u de account waarmee u verbinding wilt maken en bekijkt u de machtigingen. Klik op Toestaan om door te gaan met het verbinden van je agenda.
  • Op de Office 365-aanmeldingspagina controleert u of u bent aangemeld bij het juiste account en bekijkt u de machtigingen. Klik op Ja om door te gaan met het koppelen van uw agenda.

Je wordt doorgestuurd naar het vergaderingsdashboard, waar je je agenda-instellingen kunt beheren.

HubSpot mobiele app

Gebruikers met een toegewezen Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise seat kunnen hun agenda koppelen die wordt gehost met Google Apps (G Suite), Gmail (Google Free) of Office 365.

• Open de HubSpot-app op je mobiele apparaat.
• Tik in het gedeelte Uw agenda verbinden op Verbinden.
• Tik op Google / Gmail of Office 365.
• Controleer de informatie en tik op Doorgaan om de vergadertool toegang te geven tot je agenda.
  • Tik op de aanmeldingspagina van Google op de account waarmee u verbinding wilt maken en controleer de machtigingen. Klik op Doorgaan om door te gaan met het verbinden van je agenda en klik vervolgens op Toestaan.
  • Op de Office 365-aanmeldingspagina controleert u of u bent aangemeld bij het juiste account en bekijkt u de machtigingen. Klik op Ja om door te gaan met het koppelen van uw agenda.

- Tik op Gereed linksboven om terug te keren naar Home. Een pop-up melding geeft aan dat je agenda is gekoppeld.

Noodzakelijke openbaarmaking: HubSpot heeft toegang tot zowel je Google Agenda als elke andere agenda die je opent via Google om de vergadertool van stroom te voorzien en je in staat te stellen evenementen te koppelen aan contactpersonen in de CRM. HubSpot heeft de mogelijkheid om je agenda's te maken of te wijzigen en individuele agenda-evenementen bij te werken.

Je Exchange-kalender koppelen

Houd rekening met het volgende voordat je je Exchange-agenda koppelt:

• Bevestig met je IT-team dat je Exchange-server Exchange 2010 SP2 en hoger draait.
• Je Exchange e-mailadres en wachtwoord zijn vereist om je agenda te verbinden, maar afhankelijk van de configuratie van je Exchange server kan HubSpot aanvullende informatie nodig hebben om verbinding te maken. Raadpleeg de onderstaande tabel voordat je verbinding maakt met je agenda om er zeker van te zijn dat je alle benodigde informatie hebt.

Let op: als uw Exchange-account is geconfigureerd om authenticatie met twee factoren te gebruiken, moet u een app-wachtwoord van derden invoeren. Raadpleeg de documentatie van Microsoft om te leren hoe u een app-wachtwoord van derden genereert.

Houd rekening met het volgende voordat u uw agenda koppelt:

• U kunt een vergadering voor een gekoppelde Exchange-agenda niet annuleren of opnieuw plannen.
• Tweerichtingssynchronisatie tussen je Exchange- en HubSpot-agenda's wordt niet ondersteund:
  • Vergaderingen die zijn aangemaakt via een CRM-record worden niet toegevoegd aan een Exchange-agenda.
  • Vergaderingen die zijn gemaakt in een Exchange-agenda worden niet gesynchroniseerd met HubSpot als een agenda-evenement.
• Je kunt geen voorgestelde vergadertijden invoegen in een e-mail met behulp van een Exchange-kalender.

Desktop

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Klik in het menu aan de linkerkant op Algemeen.
• Klik op het tabblad Agenda.
• Klik op Uw agenda koppelen.
• Selecteer Exchange in het dialoogvenster en klik vervolgens op Uw agenda koppelen.

• Lees wat u kunt verwachten wanneer u uw agenda koppelt met HubSpot en klik vervolgens op Doorgaan.
• Voer in het dialoogvenster de volgende informatie in:
  • E-mailadres: je e-mailadres voor Exchange.
  • Gebruikersnaam: voer je gebruikersnaam in. Meestal staat dit voor het @-symbool in het e-mailadres, oftewel je gebruikers-ID.
  • Wachtwoord: uw Exchange-wachtwoord.
  • Exchange URL: voer de URL in die wordt gebruikt om toegang te krijgen tot uw Exchange-server.

• Klik op Inbox verbinden.

Je wordt doorgestuurd naar het vergaderingsdashboard, waar je je agenda-instellingen kunt beheren.

HubSpot mobiele app

Gebruikers met een toegewezen Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise seat kunnen hun agenda verbinden die wordt gehost met Exchange.

• Open de HubSpot app op je mobiele apparaat.
• Tik in het gedeelte Uw agenda verbinden op Verbinden.
• Tik op Microsoft Exchange.
• Klik op de pagina Uw Exchange-account instellen op Optionele velden weergeven. Voer vervolgens je e-mailadres, gebruikersnaam, wachtwoord en Exchange URL in en klik op Inbox verbinden.
• Controleer de informatie en tik op Doorgaan om de vergadertool toegang te geven tot uw agenda.
• Tik op Gereed linksboven om terug te keren naar je Beginscherm. Een pop-up melding geeft aan dat je agenda is verbonden.