Verbind uw agenda met HubSpot

In uw agenda-instellingen kunt u een Google-, Office 365- of Exchange-agenda koppelen aan de vergadertool. Met een gekoppelde agenda kunt u:

• contacten toestaan om vergaderingen in uw agenda te plannen en tegelijkertijd voorkomen dat ze vergaderingen over bestaande agenda-evenementen heen boeken
• in HubSpot gemaakte vergaderingen synchroniseren met je agenda
• HubSpot-taken synchroniseren met je agenda (Sales Hub en Service Hub Professional en Enterprise alleen met een betaalde seat)
• de URL en het domein van uw vergaderplanningspagina aanpassen
• een vergaderlink toevoegen aan uw chatprofiel

Een gekoppelde agenda is niet nodig om de afsprakenpagina's in de vergadertool te bekijken, te bewerken of te maken , maar wel om afspraken te boeken. Als een agenda niet verbonden is, zal de planningspagina in offline modus staan, zodat vergaderingen wel aangevraagd kunnen worden maar niet automatisch aan de agenda worden toegevoegd.

Let op: als uw account vóór 13 maart 2023 is aangemaakt, hebt u mogelijk één account voor agenda-instellingen en één account voor vergaderingsinstellingen gekoppeld. U behoudt deze verbindingen. Als u echter na 13 maart 2023 een van de accounts loskoppelt, kunt u nog maar één account koppelen.

Sluit uw Gmail- of Office 365-agenda aan

U kunt een agenda aansluiten die wordt gehost bij Google Apps (G Suite), Gmail (Google Free) of Office 365. Houd rekening met het volgende voordat u uw agenda aansluit:

• Als u uw inbox hebt gekoppeld als een gedeelde inbox in de conversatietool, kan uw agenda niet worden verbonden met de vergadertool. Alleen persoonlijke inboxen kunnen worden verbonden met de vergadertool.
• Wanneer u een agenda koppelt, wordt de bijbehorende inbox automatisch gekoppeld in uw instellingen voor e-mailintegratie. Na het koppelen van uw agenda kunt u de inbox ontkoppelen.
• Zorg ervoor dat je bent aangemeld bij het juiste Gmail- of Office 365-account voordat je verbinding maakt met HubSpot.

Om een kalender aan te sluiten:

• Klik in uw HubSpot-account op de settingsinstellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Algemeen.
• Klik op het tabblad Agenda .
• Klik op Sluit uw agenda aan.
• Klik in het dialoogvenster op Google / Gmail of Office 365 en vervolgens op Uw agenda verbinden.

• Bekijk de informatie in het dialoogvenster en klik vervolgens op Accepteren en verbinding maken met [Google/Office 365] om het vergaderprogramma toegang te geven tot uw agenda.
  • Op de aanmeldingspagina van Google selecteert u de account waarmee u verbinding wilt maken en bekijkt u de machtigingen. Klik op Toestaan om door te gaan met het verbinden van uw agenda.
  • Controleer op de Office 365-aanmeldingspagina of u bent aangemeld bij het juiste account en bekijk de machtigingen. Klik op Ja om door te gaan met het verbinden van uw agenda.

U wordt doorgestuurd naar het vergaderingsdashboard, waar u uw agenda-instellingen kunt beheren.

Noodzakelijke openbaarmaking: HubSpot heeft toegang tot zowel uw Google Agenda als elke andere agenda die u opent via Google om de vergadertool te voeden en u in staat te stellen evenementen te koppelen aan contactpersonen in het CRM. HubSpot zal de mogelijkheid hebben om uw agenda's aan te maken of te wijzigen en individuele agenda-evenementen bij te werken.

Sluit uw Exchange-agenda aan

Houd rekening met het volgende voordat u uw Exchange-agenda aansluit:

• Bevestig met uw IT-team dat uw Exchange-server Exchange 2010 SP2 en hoger draait.
• Je Exchange e-mailadres en wachtwoord zijn nodig om je agenda te verbinden, maar afhankelijk van de configuratie van je Exchange server kan HubSpot aanvullende informatie nodig hebben om verbinding te maken. Raadpleeg de onderstaande tabel voordat je je agenda verbindt om er zeker van te zijn dat je alle benodigde informatie hebt.

Let op: als uw Exchange-account is geconfigureerd om tweefactorauthenticatie te gebruiken, moet u een app-wachtwoord van derden invoeren. Raadpleeg de documentatie van Microsoft voor informatie over het genereren van een app-wachtwoord van derden.

Denk aan het volgende voordat u uw agenda aansluit:

• U kunt een vergadering voor een gekoppelde Exchange-agenda niet annuleren of opnieuw plannen.
• Bi-directionele synchronisatie tussen uw Exchange en HubSpot agenda's wordt niet ondersteund:
  • Vergaderingen gemaakt via een CRM record worden niet toegevoegd aan een Exchange agenda.
  • Vergaderingen gemaakt in een Exchange agenda synchroniseren niet met HubSpot als een kalender evenement.
• U kunt geen voorgestelde vergadertijden in een e-mail invoegen met behulp van een Exchange-agenda.

Om een kalender aan te sluiten:

• Klik in uw HubSpot-account op de settingsinstellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Klik in het linker zijbalkmenu op Algemeen.
• Klik op het tabblad Agenda.
• Klik op Sluit uw agenda aan.
• Selecteer in het dialoogvenster Exchange en klik vervolgens op Uw agenda verbinden.

• Lees door wat je kunt verwachten als je je agenda met HubSpot verbindt en klik dan op Doorgaan.
• Voer in het dialoogvenster de volgende informatie in:
  • E-mailadres: uw e-mailadres van de uitwisseling.
  • Gebruikersnaam: voer uw gebruikersnaam in. Meestal is dit wat er voor het @-symbool in het e-mailadres staat, of uw gebruikers-ID.
  • Wachtwoord: uw Exchange-wachtwoord.
  • Exchange URL : voer de URL in die wordt gebruikt om toegang te krijgen tot uw Exchange-server.

• Klik op Inbox verbinden.

U wordt doorgestuurd naar het dashboard van vergaderingen, waar u uw agenda-instellingen kunt beheren.Beheer uw agenda-instellingen

Uw aangesloten agenda-instellingen aanpassen

Nadat u uw agenda hebt aangesloten, kunt u:

• HubSpot laten synchroniseren met je agenda.
• Gebruikers met een betaalde Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise seat kunnen hun HubSpot taken synchroniseren met hun agenda.
• HubSpot toestaan om een vergaderplanningspagina te maken en extra agenda's te koppelen.
• Gebruikers met een betaalde Sales Hub of Service Hub seat kunnen de URL van hun planningspagina aanpassen.
• afhankelijk van je HubSpot abonnement, kun je de planningspagina URL ook hosten op een aangepast domein dat verbonden is met HubSpot.
• een planningspagina toevoegen aan je chatprofiel.

Om uw agenda-instellingen te beheren:

• Klik in uw HubSpot-account op de settingsinstellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Algemeen.
• Klik op het tabblad Agenda .

Synchroniseer uw agenda en taken

Standaard wordt het selectievakje Calendar Sync ingeschakeld wanneer u uw Google Agenda of Office 365 Agenda verbindt . Als u rechtstreeks in Google Agenda of in Office 365 Agenda een agenda-evenement maakt met een contactpersoon, wordt het evenement naar de CRM gesynchroniseerd als een vergaderafspraak.

Met agendasynchronisatie worden vergaderingen die rechtstreeks op een contactpersoon in het CRM worden aangemaakt , uitnodigingen voor agenda-evenementen naar de contactpersoon gestuurd. Zonder agendasynchronisatie wordt een afspraak voor een vergadering gemaakt op het record zonder dat er een uitnodiging voor een agenda-evenement wordt verzonden. Meer informatie over het plannen van vergaderingen in HubSpot.

• Klik in uw HubSpot-account op de settingsinstellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Algemeen.
• Klik op het tabblad Agenda .
• Schakel het selectievakje Agenda-synchronisatie in.

Als je agenda is gesynchroniseerd en je hebt een betaalde seat van Sales Hub of Service Hub, kun je je HubSpot-taken ook synchroniseren met een subkalender zodat HubSpot-taken in je Google- of Office 365-agenda verschijnen. Meer informatie over het synchroniseren van je HubSpot-taken met je agenda.

Schakel pagina's voor het plannen van vergaderingen in en sluit beschikbaarheidskalenders aan

Standaard wordt het selectievakje Meeting Scheduling Pages ingeschakeld wanneer je je Google Agenda of Office 365 Agenda synchroniseert met HubSpot. Als dit is geselecteerd, kun je een persoonlijke planningspagina maken waarmee mensen beschikbare tijden direct in de primaire agenda van je account kunnen boeken. U kunt vervolgens extra kalenders koppelen aan uw geïntegreerde kalender, zodat HubSpot uw beschikbaarheid op elke kalender controleert voordat u beschikbare tijden aan uw prospects presenteert. Meer informatie over het maken van een vergaderplanningspagina.

• Klik in uw HubSpot-account op de settingsinstellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Algemeen.
• Klik op het tabblad Agenda .
• Schakel het selectievakje Meeting Scheduling Pages in.
• Klik op het keuzemenu Beschikbaarheidskalenders en selecteer eventuele extra kalenders.
• Klik op Opslaan.

Je kunt alleen kalenders aan je HubSpot-account toevoegen die je e-mailadres bezit of waartoe je toegang hebt in je gekoppelde Gmail- of Office 365-account. Leer hoe je nieuwe Google-kalenders en nieuwe Office 365-kalenders kunt instellen en delen. Wanneer een prospect een vergadering met je boekt, verschijnt de vergadergebeurtenis alleen op je persoonlijke standaardkalender, niet op je andere geïntegreerde kalenders.

Als u de toegang tot een van uw agenda's verliest, kunnen contactpersonen geen vergaderingen met u boeken, zelfs als u andere geïntegreerde agenda's hebt. In plaats daarvan ontvangt u een e-mail met de melding dat iemand probeert een vergadering met u te boeken. U kunt dan de eigenaar van de agenda vragen u weer toegang te geven of de inactieve agenda uit uw instellingen verwijderen.

Om inactieve kalenders te beheren:

• Klik in uw HubSpot-account op de settingsinstellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Algemeen.
• Klik op het tabblad Agenda .
• Om de agenda uit uw instellingen te verwijderen, klikt u op de X naast de inactieve agenda.

Bewerk uw planningspagina URL en standaard planningspagina (alleenSales Hub of Service Hub Starter, Professional of Enterprise )

In uw agenda-instellingen in HubSpot kunt u de URL van uw planningspagina wijzigen die wordt gebruikt voor elke planningspagina die u voortaan maakt . U kunt ook de standaard planningspagina wijzigen die wordt gebruikt bij het invoegen van koppelingen naar vergaderingen in sjablonen voor verkoop-e-mails.

• Klik in uw HubSpot-account op de settingsinstellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Algemeen.
• Klik op het tabblad Agenda .
• Bewerk de URL in het veld URL voor vergaderingen . Wijzigingen in de URL van uw planningspagina zijn van toepassing op alle nieuwe planningspagina's die in de toekomst worden geopend, maar veranderen de URL's van bestaande planningspagina's niet.

• Om een andere standaard planningspagina te selecteren, klikt u op het keuzemenu Standaard vergadering link .

Planningpagina's hosten op een aangepast domein

Let op: elke gebruiker kan planningspagina's hosten op alle aangepaste domeinen die in de domeinbeheerder zijn aangesloten.

U kunt uw eigen aangepaste domein gebruiken voor uw planningspagina's om uw merk te weerspiegelen en formuliervelden vooraf laten invullen met informatie uit eerdere formulierinzendingen.

• Klik in uw HubSpot-account op de settingsinstellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Algemeen.
• Klik op het tabblad Agenda .
• Klik op het Meeting domein dropdown menu en selecteer een aangepast domein om je planningspagina's op te hosten in plaats van een HubSpot adres. Alleen domeinen die gekoppeld zijn in je domeinbeheerder verschijnen in het dropdown menu voor selectie.

Als u wilt voorkomen dat zoekmachines planningspagina's op aangepaste domeinen indexeren, kunt u "Disallow: /meetings*" toevoegen aan uw robots.txt bestand.

Let op: als u een aangepast domein gebruikt, moet de URL nog steeds een andere slug hebben dan de bestaande planningspagina op andere domeinen.

Bijvoorbeeld, http://yourcustomname.com/meetings/example en http://app.hubspot.com/meetings/example worden als hetzelfde beschouwd, dus u kunt geen http://yourcustomname.com/meetings/example gebruiken als http://app.hubspot.com/meetings/example al bestaat.

Voeg een vergaderlink toe aan uw chatwidget

U kunt een vergaderlink opnemen in de chatwidget, zodat bezoekers naar uw planningspagina kunnen gaan en tijdens een chatgesprek tijd met u kunnen reserveren.

• Klik in uw HubSpot-account op de settingsinstellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Algemeen.
• Klik op het tabblad Agenda .
• Selecteer in de sectie Chatprofiel het selectievakje Inclusief een link naar uw reserveringspagina voor vergaderingen in het chatvenster van de berichten.
• Klik op het Chat meeting link dropdown menu en selecteer een meeting link.

Als u klaar bent met het aanbrengen van wijzigingen in de instellingen van uw vergadertool, klikt u op Opslaan. Leer hoe u een planningspagina maakt of bewerkt en vervolgens deelt met uw contactpersonen.