Verbind je agenda met HubSpot

In je agenda-instellingen kun je een Google-, Office 365- of Exchange-agenda koppelen aan de vergadertool. Met een gekoppelde agenda kun je:

• toestaan dat contactpersonen vergaderingen plannen in je agenda, maar voorkomen dat ze vergaderingen boeken via bestaande agenda-evenementen
• gemaakte vergaderingen in HubSpot synchroniseren met je agenda
• HubSpot-taken synchroniseren met je agenda (Sales Hub en Service Hub Professional en Enterprise alleen met een betaalde versie)
• pas de URL en het domein van je vergaderplanningspagina aan
• een vergaderingslink toevoegen aan je chatprofiel

Een verbonden agenda is niet nodig om de afsprakenpagina's in de vergadertool te bekijken, te bewerken of te maken , maar wel om afspraken te boeken. Als een agenda niet verbonden is, zal de afsprakenpagina in offline modus staan, zodat vergaderingen wel aangevraagd kunnen worden maar niet automatisch aan de agenda worden toegevoegd.

Om uw agenda te verbinden, moet u Persoonlijke e-mailtoegang hebben toegekend in uw instellingen.

Let op: als je account is aangemaakt voor 13 maart 2023 heb je mogelijk één account gekoppeld voor agenda-instellingen en één account voor vergaderingsinstellingen. U behoudt deze verbindingen. Als je echter na 13 maart 2023 een van de accounts loskoppelt, kun je nog maar één account koppelen.

Verbind uw Gmail- of Office 365-agenda

Je kunt een agenda verbinden die wordt gehost bij Google Apps (G Suite), Gmail (Google Free) of Office 365. Houd rekening met het volgende voordat je je agenda aansluit:

• Als je je inbox hebt gekoppeld als een gedeelde inbox in de conversatietool, kan je agenda niet worden gekoppeld aan de vergadertool. Alleen persoonlijke inboxen kunnen worden verbonden met de vergadertool.
• Wanneer je een agenda koppelt, wordt de bijbehorende inbox automatisch gekoppeld in je instellingen voor e-mailintegratie. Nadat je je agenda hebt gekoppeld, kun je de inbox loskoppelen.
• Zorg ervoor dat je bent aangemeld bij het juiste Gmail- of Office 365-account voordat je verbinding maakt met HubSpot.

Een kalender aansluiten:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Algemeen.
• Klik op het tabblad Agenda .
• Klik op Je agenda verbinden.
• Klik in het dialoogvenster op Google / Gmail of Office 365 en klik vervolgens op Uw agenda koppelen.

• Bekijk de informatie in het dialoogvenster, klik dan op Accepteren en maak verbinding met [Google/Office 365] om de vergadertool toegang te geven tot je agenda.
  • Op de aanmeldingspagina van Google selecteert u de account waarmee u verbinding wilt maken en bekijkt u de machtigingen. Klik op Toestaan om door te gaan met het verbinden van je agenda.
  • Op de Office 365-aanmeldingspagina controleert u of u bent aangemeld bij het juiste account en bekijkt u de rechten. Klik op Ja om door te gaan met het koppelen van uw agenda.

Je wordt doorgestuurd naar het dashboard van vergaderingen, waar je je agenda-instellingen kunt beheren.

Noodzakelijke openbaarmaking: HubSpot heeft toegang tot zowel je Google Agenda als elke andere agenda die je opent via Google om de vergadertool van stroom te voorzien en je in staat te stellen evenementen te koppelen aan contactpersonen in het CRM. HubSpot heeft de mogelijkheid om je agenda's te maken of te wijzigen en individuele agenda-evenementen bij te werken.

Uw Exchange-agenda aansluiten

Houd rekening met het volgende voordat u uw Exchange-agenda aansluit:

• Bevestig met uw IT-team dat uw Exchange-server Exchange 2010 SP2 en hoger draait.
• Je Exchange e-mailadres en wachtwoord zijn nodig om je agenda te verbinden, maar afhankelijk van de configuratie van je Exchange server kan HubSpot aanvullende informatie nodig hebben om verbinding te maken. Raadpleeg de onderstaande tabel voordat je je agenda koppelt om er zeker van te zijn dat je alle benodigde informatie hebt.

Let op: als uw Exchange-account is geconfigureerd om verificatie met twee factoren te gebruiken, moet u een app-wachtwoord van derden invoeren. Raadpleeg de documentatie van Microsoft voor informatie over het genereren van een app-wachtwoord van derden.

Houd rekening met het volgende voordat je je agenda aansluit:

• U kunt een vergadering voor een gekoppelde Exchange-agenda niet annuleren of opnieuw plannen.
• Tweerichtingssynchronisatie tussen je Exchange- en HubSpot-agenda's wordt niet ondersteund:
  • Vergaderingen die zijn gemaakt via een CRM-record worden niet toegevoegd aan een Exchange-agenda.
  • Vergaderingen die zijn gemaakt in een Exchange-agenda worden niet gesynchroniseerd met HubSpot als een agenda-evenement.
• U kunt geen voorgestelde vergadertijden invoegen in een e-mail met behulp van een Exchange-agenda.

Een kalender aansluiten:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Klik in het menu aan de linkerkant op Algemeen.
• Klik op het tabblad Agenda.
• Klik op Je agenda verbinden.
• Selecteer Exchange in het dialoogvenster en klik vervolgens op Verbind uw agenda.

• Lees wat je kunt verwachten als je je agenda aansluit op HubSpot en klik op Doorgaan.
• Voer in het dialoogvenster de volgende informatie in:
  • E-mailadres: uw e-mailadres voor uitwisseling.
  • Gebruikersnaam: voer je gebruikersnaam in. Meestal is dit wat er voor het @-symbool staat in het e-mailadres, of uw gebruikers-ID.
  • Wachtwoord: uw Exchange-wachtwoord.
  • Exchange URL: voer de URL in die wordt gebruikt om toegang te krijgen tot uw Exchange-server.

• Klik op Inbox aansluiten.

Je wordt doorgestuurd naar het vergaderingsdashboard, waar je je agenda-instellingen kunt beheren.Je agenda-instellingen beheren

De instellingen van je verbonden agenda aanpassen

Nadat je je agenda hebt aangesloten, kun je:

• HubSpot laten synchroniseren met je agenda.
• Gebruikers met een betaalde Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise seat kunnen hun HubSpot taken synchroniseren met hun agenda.
• HubSpot toestaan een pagina voor het plannen van vergaderingen te maken en extra agenda's te koppelen.
• Gebruikers met een betaalde Sales Hub of Service Hub account kunnen de URL van hun planningspagina aanpassen.
• afhankelijk van je HubSpot abonnement, kun je de planningspagina URL ook hosten op een aangepast domein dat verbonden is met HubSpot.
• een planningspagina toevoegen aan je chatprofiel.

Uw agenda-instellingen beheren:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Algemeen.
• Klik op het tabblad Agenda .

Synchroniseer je agenda en taken

Het selectievakje Agenda synchroniseren is standaard ingeschakeld wanneer je Google Agenda of Office 365 Agenda aansluit . Als je een agenda-event aanmaakt met een contact in Google Agenda of Office 365 Agenda, wordt deze gesynchroniseerd met CRM als een afspraak voor een vergadering.

Let op: agendasynchronisatie synchroniseert geen vergaderingen die zijn aangemaakt door integraties.

Met agendasynchronisatie worden voor vergaderingen die direct in een contactrecord in CRM zijn aangemaakt , uitnodigingen voor agenda-evenementen naar de contactpersoon verzonden. Zonder agendasynchronisatie wordt er een afspraak voor een vergadering gemaakt op het record zonder dat er een uitnodiging voor een agenda-evenement wordt verzonden. Meer informatie over het plannen van vergaderingen in HubSpot.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Algemeen.
• Klik op het tabblad Agenda .
• Schakel het selectievakje Agenda synchroniseren in.

Als je agenda is gesynchroniseerd en je hebt een betaalde versie van Sales Hub of Service Hub, dan kun je je HubSpot taken ook synchroniseren met een subkalender zodat HubSpot taken verschijnen in je Google of Office 365 agenda. Meer informatie over het synchroniseren van je HubSpot-taken met je agenda.

Pagina's voor vergaderen inschakelen en beschikbaarheidskalenders koppelen

Standaard wordt het selectievakje Meeting Scheduling Pages ingeschakeld wanneer je je Google Agenda of Office 365 Agenda synchroniseert met HubSpot. Als je dit selectievakje aanzet, kun je een persoonlijke afsprakenpagina maken waarmee mensen beschikbare tijden direct in de primaire agenda van je account kunnen reserveren. Je kunt vervolgens extra agenda's koppelen aan je geïntegreerde agenda zodat HubSpot je beschikbaarheid op elke agenda controleert voordat je beschikbare tijden aan je prospects presenteert. Meer informatie over het maken van een vergaderplanningspagina.

Let op: als je Gmail gebruikt en je hebt toestemming om de agenda van een ander e-mailadres te bekijken, moet je e-mail de Gmail-toestemmingAlle evenementgegevens weergeven hebben om de agenda als optie in HubSpot te kunnen weergeven.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Algemeen.
• Klik op het tabblad Agenda .
• Schakel het selectievakje Meeting Scheduling Pages in.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Beschikbaarheidskalenders en selecteer aanvullende kalenders.
• Klik op Opslaan.

Je kunt alleen kalenders aan je HubSpot-account toevoegen waarvan je e-mailadres eigenaar is of waartoe je toegang hebt in je gekoppelde Gmail- of Office 365-account. Leer hoe je nieuwe Google-kalenders en nieuwe Office 365-kalenders kunt instellen en delen. Wanneer een prospect een afspraak met je boekt, verschijnt de afspraak alleen in je persoonlijke standaardkalender, niet in je andere geïntegreerde kalenders.

Als je de toegang tot een van je agenda's verliest, kunnen contactpersonen geen afspraken met je boeken, zelfs niet als je andere geïntegreerde agenda's hebt. In plaats daarvan ontvang je een e-mail met de melding dat iemand een afspraak met je probeert te boeken. Je kunt dan de eigenaar van de agenda vragen om je weer toegang te geven of de inactieve agenda uit je instellingen verwijderen.

Inactieve kalenders beheren:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Algemeen.
• Klik op het tabblad Agenda .
• Om de agenda uit je instellingen te verwijderen, klik je op de X naast de inactieve agenda.

Bewerk de URL van uw planningspagina en de standaard planningspagina (alleenSales Hub of Service Hub Starter, Professional of Enterprise )

In je agenda-instellingen in HubSpot kun je de URL van de planningspagina wijzigen die wordt gebruikt voor elke planningspagina die je in de toekomst maakt . Je kunt ook de standaard planningspagina wijzigen die wordt gebruikt bij het invoegen van koppelingen naar vergaderingen in sjablonen voor verkoop-e-mails.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Algemeen.
• Klik op het tabblad Agenda .
• Bewerk de URL in het veld URL voor Ontmoetingen . Wijzigingen aan de URL van uw afsprakenpagina zijn van toepassing op alle nieuwe afsprakenpagina's, maar veranderen bestaande URL's van afsprakenpagina's niet.

• Als u een andere standaard planningspagina wilt selecteren, klikt u op het vervolgkeuzemenu met de koppeling Standaardvergadering .

Planpagina's hosten op een aangepast domein

Let op: elke gebruiker kan planningspagina's hosten op alle aangepaste domeinen die zijn verbonden in de domeinbeheerder.

U kunt uw eigen domein gebruiken voor uw planningspagina's om uw merk te weerspiegelen en formuliervelden vooraf te vullen met informatie van eerdere formulierinzendingen.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Algemeen.
• Klik op het tabblad Agenda .
• Klik op het vervolgkeuzemenu Meeting domain en selecteer een aangepast domein om je planningspagina's op te hosten in plaats van een HubSpot-adres. Alleen domeinen die zijn gekoppeld in je domain manager verschijnen in het dropdown menu om geselecteerd te worden.

Zodra je je domein hebt gewijzigd, worden al je koppelingen naar bijeenkomsten bijgewerkt.

Als je wilt voorkomen dat zoekmachines planningspagina's op aangepaste domeinen indexeren, kun je "Disallow: /meetings*" toevoegen aan uw robots.txt-bestand.

Let op: als je een aangepast domein gebruikt, moet de URL nog steeds een andere slug hebben dan de bestaande planningspagina op andere domeinen.

http://yourcustomname.com/meetings/example en http://app.hubspot.com/meetin gs/example worden bijvoorbeeld als hetzelfde beschouwd, dus je kunt http://yourcustomname.com/meetings/example niet gebruiken als http://app.hubspot.com/meetings/example al bestaat.

Schakel uw planningspagina's uit

Als je al je planningspagina's wilt uitschakelen zonder ze te verwijderen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Algemeen.
• Klik op het tabblad Agenda .
• Klik in de sectie Planningspagina's op Uitschakelen.
• Om uw planningspagina's weer in te schakelen, klikt u op Inschakelen.

Voeg een vergaderingslink toe aan je chatwidget

Je kunt een link voor een vergadering opnemen in de chatwidget zodat bezoekers naar je planningpagina kunnen gaan en tijd met je kunnen reserveren tijdens een chatgesprek.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Algemeen.
• Klik op het tabblad Agenda .
• Schakel in de sectie Chatprofiel het selectievakje Inclusief een link naar uw reserveringspagina voor vergaderingen in het chatvenster van de berichten in.
• Klik op het Chat meeting link dropdown menu en selecteer een meeting link.

Klik op Opslaan als u klaar bent met het wijzigen van de instellingen van uw vergadertool. Ontdek hoe u een planningspagina maakt of bewerkt en vervolgens deelt met uw contactpersonen.