Verbind je agenda met HubSpot

In je agenda-instellingen kun je een Google-, Office 365- of Exchange-agenda koppelen aan de vergadertool. Met een gekoppelde agenda:

• Contactpersonen kunnen vergaderingen plannen in je agenda en tegelijkertijd voorkomen dat ze vergaderingen boeken via bestaande gebeurtenissen in je agenda
• Je kunt vergaderingen die zijn aangemaakt in HubSpot synchroniseren met je agenda
• Je kunt extra agenda-instellingen aanpassen.

Een verbonden agenda is niet nodig om de afsprakenpagina's in de vergadertool te bekijken, te bewerken of te maken, maar wel om afspraken te boeken. Als een agenda niet verbonden is, zal de afsprakenpagina in offline modus staan, zodat vergaderingen wel aangevraagd kunnen worden maar niet automatisch aan de agenda worden toegevoegd.

Om uw agenda te verbinden, moet u Persoonlijke e-mailtoegang hebben toegekend in uw instellingen.

Let op: als je account is aangemaakt voor 13 maart 2023 heb je mogelijk één account gekoppeld voor agenda-instellingen en één account voor vergaderingsinstellingen. U behoudt deze verbindingen. Als je echter na 13 maart 2023 een van de accounts loskoppelt, kun je nog maar één account koppelen.

Verbind uw Gmail- of Office 365-agenda

Je kunt een agenda verbinden die wordt gehost bij Google Apps (G Suite), Gmail (Google Free) of Office 365. Houd rekening met het volgende voordat je je agenda koppelt:

• Als je je inbox hebt gekoppeld als gedeelde inbox in de tool Gesprekken, kan je agenda niet worden gekoppeld aan de tool Vergaderingen. Alleen persoonlijke inboxen kunnen worden verbonden met de vergadertool.
• Wanneer je een agenda koppelt, wordt de bijbehorende inbox automatisch gekoppeld in je instellingen voor e-mailintegratie. Nadat je je agenda hebt gekoppeld, kun je de inbox loskoppelen.
• Zorg ervoor dat je bent ingelogd op het juiste Gmail of Office 365 account voordat je verbinding maakt met HubSpot.

Desktop

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Algemeen.
• Klik op het tabblad Agenda .
• Klik op Uw agenda verbinden.
• Klik in het dialoogvenster op Google / Gmail of Office 365 en klik vervolgens op Uw agenda koppelen.

• Bekijk de informatie in het dialoogvenster, klik dan op Accepteren en maak verbinding met [Google/Office 365] om de vergadertool toegang te geven tot je agenda.
  • Op de aanmeldingspagina van Google selecteert u de account waarmee u verbinding wilt maken en bekijkt u de machtigingen. Klik op Toestaan om door te gaan met het verbinden van je agenda.
  • Op de Office 365-aanmeldingspagina controleert u of u bent aangemeld bij het juiste account en bekijkt u de machtigingen. Klik op Ja om door te gaan met het koppelen van uw agenda.

Je wordt doorgestuurd naar het dashboard van vergaderingen, waar je je agenda-instellingen kunt beheren.

Noodzakelijke openbaarmaking: HubSpot heeft toegang tot zowel je Google Agenda als elke andere agenda die je opent via Google om de vergadertool te voeden en je in staat te stellen gebeurtenissen te koppelen aan contactpersonen in het CRM. HubSpot heeft de mogelijkheid om je agenda's te maken of te wijzigen en individuele gebeurtenissen in de agenda bij te werken.

Uw Exchange-agenda aansluiten

Houd rekening met het volgende voordat u uw Exchange-agenda aansluit:

• Bevestig met je IT-team dat je Exchange-server Exchange 2010 SP2 en hoger draait.
• Je Exchange e-mailadres en wachtwoord zijn vereist om verbinding te maken met je agenda, maar afhankelijk van de configuratie van je Exchange server kan HubSpot aanvullende informatie nodig hebben om verbinding te maken. Raadpleeg de onderstaande tabel voordat je je agenda koppelt om er zeker van te zijn dat je alle benodigde informatie hebt.

Let op: als uw Exchange-account is geconfigureerd om verificatie met twee factoren te gebruiken, moet u een app-wachtwoord van derden invoeren. Bekijk de documentatie van Microsoft om te leren hoe u een app-wachtwoord van derden genereert.

Houd rekening met het volgende voordat je je agenda aansluit:

• Je kunt een vergadering voor een gekoppelde Exchange-agenda niet annuleren of opnieuw plannen.
• Tweerichtings-synchronisatie tussen je Exchange en HubSpot agenda's wordt niet ondersteund:
  • Vergaderingen die zijn gemaakt via een CRM record worden niet toegevoegd aan een Exchange agenda.
  • Vergaderingen die zijn gemaakt in een Exchange-agenda worden niet gesynchroniseerd met HubSpot als een gebeurtenis in de agenda.
• Je kunt geen voorgestelde vergadertijden invoegen in een e-mail met behulp van een Exchange-kalender.

Desktop

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Klik in het menu aan de linkerkant op General.
• Klik op het tabblad Agenda.
• Klik op Uw agenda koppelen.
• Selecteer Exchange in het dialoogvenster en klik vervolgens op Uw agenda koppelen.

• Lees wat je kunt verwachten als je je agenda aansluit op HubSpot en klik op Doorgaan.
• Voer in het dialoogvenster de volgende informatie in:
  • E-mailadres: je e-mailadres voor uitwisseling.
  • Gebruikersnaam: voer je gebruikersnaam in. Meestal staat dit voor het @-symbool in het e-mailadres, oftewel je gebruikers-ID.
  • Wachtwoord: uw Exchange-wachtwoord.
  • Exchange URL: voer de URL in die wordt gebruikt om toegang te krijgen tot uw Exchange-server.

• Klik op Inbox aansluiten.

Je wordt doorgestuurd naar het dashboard van vergaderingen, waar je je agenda-instellingen kunt beheren.