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Meetings

管理會議工具設定

上次更新時間: 十一月 21, 2022

套用至:

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在行事曆設定中,您可以將Google、Office 365或Exchange行事曆連接到會議工具,因此,如果連接的行事曆上有活動,日程安排頁面會顯示您在活動期間正忙。 您也可以在設定中編輯預設排程網頁、新增其他日曆,或在已連結的網域上出租排程網頁網址。

在會議工具中檢視、編輯或建立日程安排頁面 不需要連結日曆,但預訂會議需要連結日曆。 如果日曆未連接,日程安排頁面將為離線模式,因此可以要求會議,但不會自動新增至日曆。

連結Gmail或Office 365日曆

您可以將使用Google應用程式( G Suite )、Gmail ( Google免費)或Office 365託管的日曆連結到會議工具。 連結行事曆前,請注意以下各點:

如要連結日曆:

  • 在 HubSpot 帳戶中,點擊主要導覽列中的「settings設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,瀏覽至「一般」。
  • 按一下[日]標籤。
  • 舔一下連結您的日曆
  • 在「」對話方塊中,按一下Google/GmailOffice 365 ,然後按一下連接日曆

connect-gmail-or-office-365-calendar

  • 檢查對話方塊中的資訊,然後按一下接受並連接到[Google/Office 365] ,讓會議工具可以存取您的日曆。

系統會將你重定向到會議控制面板,在那裡你可以設定個別日程安排頁面

請注意如果您已啟用Google日曆或Office 365日曆與HubSpot同步則在直接在Google日曆或Office 365日曆中建立聯絡人的日曆活動時,該活動將同步至CRM作為會議活動。


透過此日曆同步, 直接在CRM中的聯絡人記錄上建立的會議將實際日曆活動邀請傳送給聯絡人。 沒有連結行事曆,它會在記錄上建立會議參與,而無需發送行事曆活動邀請。

必要的披露: HubSpot將可存取您的Google日曆和您透過Google存取的任何其他日曆,以便為會議工具供電,並允許您將活動與CRM中的聯絡人關聯。 HubSpot將能夠建立或更改您的日曆,並更新個別日曆活動。

連結您的Exchange日曆

連接Exchange日曆之前,請與IT團隊確認 您的Exchange伺服器正在運行Exchange 2010 SP2及以上版本。 連接行事曆需要您的Exchange電子郵件地址和密碼,但根據Exchange伺服器的配置, HubSpot可能需要額外資訊才能連接。 連結行事曆前,請參閱下表,確保您已獲得所有必要資訊。

信息( *必填) 示例值
郵箱地址* jdoe@hubspot.com
密碼* HubSpot123
用戶名 jdoe
Exchange網址 https://mail.hubspot.com/ews/exchange.asmx
Exchange版本 Exchange 2010 SP2及以上

請注意: 如果你的Exchange帳戶已設定為使用雙重驗證,你需要輸入第三方應用程式密碼。 查看Microsoft的文件,了解如何 生成第三方應用密碼

連結行事曆前,請記得以下各點:

如要連結日曆:

  • 在 HubSpot 帳戶中,點擊主要導覽列中的「settings設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,按一下一般
  • 按一下[日 ]標籤。
  • 點擊連結行事曆
  • 在「」對話方塊中,選擇「兌換」,然後按一下連接日曆

exchange-calendar

  • 閱讀將行事曆連結到HubSpot時的預期,然後按一下「 繼續」。
  • 在「」對話方塊中,輸入以下資訊:
    • 郵箱地址: 您的交易所郵箱地址。
    • 用戶名稱: 輸入您的用戶名稱。通常,這是電子郵件地址中@符號之前列出的內容,或您的用戶ID。
    • 密碼:您的Exchange密碼。
    • Exchange網址:輸入用於存取Exchange伺服器的網址。

connect-exhange-calendar-dialog-box-1

  • 點擊連接收件箱。 

系統會將你重定向到會議控制面板,在那裡你可以設定個 別日程安排頁面

自訂已連結行事曆的設定

連結行事曆後,擁有指定銷售中心服務中心付費座位的用戶可以自訂他們的日程安排網頁網址。 根據您的HubSpot訂閱,您也可以在連接到HubSpot的自訂網域上託管排程網頁網址。 所有用戶都可以在其設定中連結其他日曆

編輯您的排程頁面網址和預設排程頁面(僅限Sales Hub Service Hub StarterProfessionalEnterprise

在「HubSpot」的日曆設定中,您可以變更日程安排網頁網址,該網頁網址用於您建立的每個日程安排網頁。 您也可以更改將會議連結插入銷售電子郵件範本時使用的預設排程頁面。

  • 在 HubSpot 帳戶中,點擊主要導覽列中的「settings設定圖示」。
  • 在左側側側欄選單中,瀏覽至General
  • 按一下日曆標籤。
  • 會議網址欄位中,編輯網址。 對日程安排網頁網址的更改將套用至所有新的日程安排網頁,但不會更改現有的日程安排網頁網址。

editing-meeting-url-calendar-tab

  • 若要選擇其他預設日程安排頁面,請按一下預設會議連結下拉選單。

連結其他日曆

您可以將其他日曆連結至整合日曆。 當聯絡人預訂與你的會議時, HubSpot會檢查每個行事曆上的可訂狀況,並屏蔽繁忙的時間。

  • 在 HubSpot 帳戶中,點擊主要導覽列中的「settings設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,瀏覽至「一般」。
  • 按一下[日]標籤。
  • 按一下所選日曆下拉選單,然後選擇任何其他日曆。

    add-additional-calendars
  • 若要刪除其他日曆,請按一下日曆名稱旁邊的X
  • 按一下儲存

您只能在連結的Gmail或Office 365帳戶中向您的電子郵件地址擁有或有權限的HubSpot帳戶新增日曆。 了解如何設定和分享新的Google日曆 和新的Office 365日曆。 潛在顧客預訂會議時,會議活動只會顯示在您的個人預設日曆上,而不會顯示在其他整合日曆上。

如果你失去其中一個行事曆的存取權限,聯絡人將無法預訂與你的會議,即使你有其他整合行事曆。 你會收到一封電子郵件,通知你有人正試圖預約與你的會議。 然後,你可以要求行事曆所有者再次授予你存取權限,也可以從設定中刪除未啟用的行事曆。

  • 在 HubSpot 帳戶中,點擊主要導覽列中的「settings設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,瀏覽至「一般」。
  • 按一下[日]標籤。
  • 若要從設定中移除行事曆,請按一下非活躍行事曆旁邊的X
invalid-calendar

請注意:只要在網域管理器中連接自訂網域,任何用戶都可以在自訂網域上出租排程網頁。 


您可以使用自己的自訂網域來編排網頁,以反映您的品牌,並啟用表單欄位來預先填充過往表單提交的資訊

  • 在 HubSpot 帳戶中,點擊主要導覽列中的「settings設定圖示」。
  • General。
  • 日曆標籤。
  • 按一下會議網域下拉選單,然後選擇一個自訂網域來代替HubSpot網址託管排程網頁。 在網域管理器中連結的網域會顯示在下拉選單中,以供選擇。

meeting-domain-dropdown-menu

如果你想阻止搜尋引擎為自訂網域的排程頁面索引,你可以將「不允許:/meeting *」新增至robots.txt檔案

請注意:如果你使用的是自訂網域,網址仍需要與其他網域上的現有排程頁面不同的網址。

例如, http://yourcustomname.com/meetings/example http://app.hubspot.com/meetings/example被視為相同,因此如果http://app.hubspot.com/meetings/example已存在,您就使用http://yourcustomname.com/meetings/example。

將會議連結添加到您的聊天小工具

你可以在聊天小工具中加入會議連結,讓訪客可以存取你的日程安排頁面,並在聊天對話期間與你預訂時間。

  • 在 HubSpot 帳戶中,點擊主要導覽列中的「settings設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,瀏覽至「一般」。
  • 按一下[日]標籤。
  • 聊天個人資料部分,在訊息聊天視窗中選擇包含會議預訂頁面的連結核取方塊。
  • 按一下[聊天會議連結]下拉式選單,然後選擇會議連結

chat-profile-settings

完成對會議工具設定的變更後,按一下儲存 了解如何建立或編輯排程頁面,然後與聯絡人分享

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