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將行事曆連結至HubSpot

上次更新時間: 九月 25, 2023

可与下列任何一种订阅一起使用,除非有说明:

所有產品和版本

在行事曆設定中,您可以將Google、Office 365或Exchange行事曆連結至會議工具。 透過連結的行事曆,你可以: 

  • 允許聯絡人安排行事曆上的會議,同時防止他們預訂現有行事曆活動的會議
  • 將在HubSpot中建立的會議同步到您的行事曆
  • 將HubSpot任務同步到您的行事曆( S ales Hub和Service Hub專業 版和企業版僅限付費座位)
  • 自訂會議排程頁面網址和網域
  • 在聊天個人資料中新增會議連結

在會議工具中檢視、編輯或建立排程頁面不需要連結的行事曆,但預約會議需要連結的行事曆。 如果日曆未連接,排程頁面將處於離線模式,因此可以請求會議,但不會自動添加到日曆中。

請注意:如果你的帳戶是在2023年3月13日前建立的,你可能已連結一個帳戶進行日曆設定,另一個帳戶進行會議設定。 您將維持這些連線。 不過,如果你在2023年3月13日後中斷其中一個帳戶的連結,你只能連結一個帳戶。

連結您的Gmail或Office 365行事曆

您可以連結由Google Apps (G Suite)、Gmail (Google免費版)或Office 365託管的行事曆。 連結日曆前,請注意以下事項:

若要連結日曆,請按照以下步驟操作:

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊主導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,前往「一般」。
  • 按一下「行事曆」索引標籤。
  • 點擊「連結行事曆」。
  • 在對話方塊中,按一下Google/Gmail或Office 365 ,然後按一下連結您的行事曆。

Connect-calendar-gmail

  • 檢閱對話方塊中的資訊,然後按一下接受並連線到[Google/Office 365] ,授予會議工具存取行事曆的權限。
    • 在Google登入頁面上,選取要連結的帳戶,然後檢查權限。 點擊「允許」以繼續連結日曆。
    • 在Office 365登入頁面上,確認您已登入正確的帳戶並檢閱權限。 點擊「是」以繼續連結日曆。

系統會將你重新導向至會議控制臺,讓你管理行事曆設定。

必要揭露: HubSpot將可同時存取您的Google行事曆和您透過Google存取的任何其他行事曆,以強化會議工具,並允許您將活動與CRM中的聯絡人相關聯。 HubSpot可以建立或變更行事曆,並更新個別行事曆活動。

連結Exchange行事曆

連結Exchange行事曆前,請記住以下事項: 

信息( *必填) 示例值
郵箱地址* jdoe@hubspot.com
密碼* HubSpot123
用戶名 jdoe
Exchange URL https://email.hubspot.com/ews/exchange.asmx
Exchange版本 Exchange 2010 SP2及更高版本

請注意:如果您的Exchange帳戶設定為使用雙因素驗證,則需要輸入第三方應用程式密碼。 檢閱Microsoft的文件,瞭解如何產生第三方應用程式密碼

連結日曆前,請注意以下事項:

若要連結日曆,請按照以下步驟操作:

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊主導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,按一下「一般」。
  • 按一下「行事曆」索引標籤。
  • 點擊「連結行事曆」。
  • 在對話方塊中,選取Exchange ,然後按一下連結行事曆。
Calendar-sync-ME
  • 將行事曆連結至HubSpot後,請仔細閱讀相關資訊,然後按一下「繼續」。
  • 在對話方塊中,輸入以下資訊:
    • 電子郵件地址:您的交換電子郵件地址。
    • 使用者名稱:輸入您的使用者名稱。 通常,這是電子郵件地址或您的用戶ID中@符號之前列出的內容。
    • 密碼:您的Exchange密碼。
    • Exchange URL :輸入用於存取Exchange伺服器的URL。

connect-exhange-calendar-dialog-box-1

  • 按一下「連結收件匣」。 

系統會將你重新導向至會議控制臺,讓你管理行事曆設定。管理行事曆設定

自訂已連結的日曆設定

連結日曆後,你可以:

若要管理日曆設定,請按照以下步驟操作: 

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊主導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,前往「一般」。
  • 按一下「行事曆」索引標籤。

同步行事曆和任務

根據預設,當您連結Google Calendar或Office 365 Calendar時,會勾選行事曆同步核取方塊 當您直接在Google行事曆或Office 365行事曆中與聯絡人建立行事曆事件時,該事件將作為會議參與同步到CRM。

請注意:行事曆同步不會同步整合建立的會議。

透過行事曆同步,直接在CRM中的聯絡人記錄上建立的會議將向聯絡人傳送行事曆事件邀請。 若未同步行事曆,系統會在紀錄上建立會議互動,但不會傳送行事曆活動邀請。 深入瞭解如何在HubSpot中排定會議

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊主導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,前往「一般」。
  • 按一下「行事曆」索引標籤。
  • 選取「行事曆同步」核取方塊。

如果您的行事曆已同步,且您擁有 Sales Hub或Service Hub的付費席位,您也可以將HubSpot任務同步到子行事曆,以便HubSpot任務顯示在您的Google或Office 365行事曆上。 深入瞭解如何將HubSpot任務同步到行事曆。 

Calendar-sync

開啟會議排程頁面並連結可訂狀態行事曆

根據預設,當您將Google行事曆或Office 365行事曆與HubSpot同步時,會選取[會議排程頁面]核取方塊。 選取此選項後,你便可以建立個人排程頁面,讓旅人直接在帳戶的主要行事曆上預訂可供預訂的時段。 然後,您可以將其他行事曆連接到整合行事曆,以便HubSpot在向潛在客戶展示可供預訂的時間之前,會檢查每個行事曆上的可供預訂狀況。 深入瞭解如何建立會議排程頁面

請注意:如果您正在使用Gmail ,並且有 權查看其他電子郵件地址的日曆,您的電子郵件必須具有Gmail權限,才能在HubSpot中顯示日曆的所有活動詳細資訊 。

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊主導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,前往「一般」。
  • 按一下「行事曆」索引標籤。
  • 選取會議排程頁面核取方塊。
  • 點擊可訂狀況行事曆下拉式選單,然後選擇其他行事曆。
  • 按一下儲存。

Availability-calendars

您只能將行事曆新增至連線的Gmail或Office 365帳戶中電子郵件地址擁有或可存取的HubSpot帳戶。 瞭解如何設定和共用新的Google行事曆 和新的Office 365行事曆。 當潛在客戶與您預約會議時,會議活動只會顯示在您的個人預設行事曆上,而不會顯示在其他整合行事曆上。

如果您失去其中一個行事曆的存取權限,即使您有其他整合行事曆,聯絡人也將無法與您預約會議。相反,您會收到一封電子郵件,通知您有人正在嘗試預約與您的會議。 然後,你可以要求行事曆擁有者再次授予你存取權限,或從設定中刪除未啟用的行事曆。

若要管理未啟用的行事曆,請按照以下步驟操作:

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊主導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,前往「一般」。
  • 按一下「行事曆」索引標籤。
  • 若要從設定中刪除行事曆,請點擊停用行事曆旁邊的X 。

Availability-calendars-remove

編輯您的排程頁面網址和預設排程頁面(僅限Sales Hub或Service Hub Starter、Professional或Enterprise )

在HubSpot的行事曆設定中,您可以變更排程頁面網址,該網址用於往後建立的每個排程頁面。 您也可以變更在銷售電子郵件範本中插入會議連結時使用的預設排程頁面。

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊主導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,前往「一般」。
  • 按一下「行事曆」索引標籤。
  • 在「會議網址」欄位中,編輯網址。 對排程頁面網址的變更將適用於之後的所有新排程頁面,但不會變更現有的排程頁面網址。

editing-meeting-url-calendar-tab

  • 若要選取不同的預設排程頁面,請按一下「預設會議連結」下拉式選單。

請注意:任何使用者都可以在網域管理員中連接的任何自訂網域上託管排程頁面。 


您可以將自己的自訂網域用於排程頁面,以反映您的品牌,並啟用表單欄位,以預先填入過去表單提交的資訊

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊主導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,前往「一般」。
  • 按一下「行事曆」索引標籤。
  • 點擊會議網域下拉式選單,然後選擇一個自訂網域來代管您的排程頁面,而不是HubSpot地址。 只有在網域管理員中已連結的網域,才會顯示在下拉式選單中供選擇。
meeting-domain-dropdown-menu

變更網域後,系統會更新所有會議連結。

若要防止搜尋引擎將自訂網域上的排程頁面編入索引,您可以在robots.txt檔案中新增「Disallow:/meetings *」。

請注意:如果你使用自訂網域,網址仍須與其他網域的現有排程頁面不同。

例如, http://yourcustomname.com/meetings/example和 http://app.hubspot.com/meetings/example被視為相同,因此如果http://app.hubspot.com/meetings/example已存在,您將無法使用http://yourcustomname.com/meetings/example。

關閉預約頁面

如果您想關閉所有排程頁面而不刪除它們: 

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊主導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,前往「一般」。
  • 按一下「行事曆」索引標籤。
  • 在「排程頁面」部分,按一下關閉。
  • 若要重新開啟排程頁面,請按一下「開啟」

新增會議連結至聊天小工具

您可以在聊天小工具中加入會議連結,讓訪客可以存取您的排程頁面,並在聊天對話期間與您預約時間。

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊主導覽列中的settings「設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,前往「一般」。
  • 按一下「行事曆」索引標籤。
  • 在「即時通訊基本資料」部分,選取訊息即時通訊視窗中的「包括會議預約頁面的連結」核取方塊。
  • 按一下「即時通訊會議連結」下拉式選單,然後選取會議連結。

chat-profile-settings

變更會議工具設定後,按一下「儲存」 瞭解如何建立或編輯預約頁面,然後與聯絡人分享

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