Yhdistä kalenterisi HubSpotiin

Kalenteriasetuksissa voit liittää Googlen, Office 365:n tai Exchange-kalenterin kokoustyökaluun. Liitetyn kalenterin avulla voit:

• anna yhteyshenkilöiden varata tapaamisia kalenterissasi ja estä heitä varaamasta tapaamisia olemassa olevien kalenteritapahtumien päälle.
• synkronoida HubSpotissa luodut kokoukset kalenteriisi.
• synkronoida HubSpot-tehtäviä kalenteriisi (Sales Hub ja Service Hub Professional ja Enterprise vain maksullisella käyttöoikeudella).
• mukauttaa kokouksen aikataulusivun URL-osoitteen ja verkkotunnuksen.
• lisätä kokouslinkki chat-profiiliisi

Liitettyä kalenteria ei tarvita kokoustyökalun aikataulusivujen tarkastelemiseen, muokkaamiseen tai luomiseen , mutta sitä tarvitaan kokousten varaamiseen. Jos kalenteria ei ole yhdistetty, aikataulusivu on offline-tilassa, joten kokouksia voi pyytää, mutta niitä ei lisätä automaattisesti kalenteriin.

Kalenterin yhdistäminen edellyttää, että asetuksissa on myönnetty Henkilökohtaisen sähköpostin käyttöoikeus.

Huomaa: jos tilisi on luotu ennen 13. maaliskuuta 2023, olet ehkä yhdistänyt yhden tilin kalenteriasetuksia ja yhden tilin kokousasetuksia varten. Nämä yhteydet säilytetään. Jos kuitenkin katkaiset jommankumman tilin yhteyden 13. maaliskuuta 2023 jälkeen, voit yhdistää vain yhden tilin.

Yhdistä Gmail- tai Office 365 -kalenteri

Voit liittää kalenterin, jota isännöi Google Apps (G Suite), Gmail (Google Free) tai Office 365. Ennen kuin liität kalenterin, muista seuraavat asiat:

• Jos olet yhdistänyt postilaatikkosi jaetuksi postilaatikoksi keskustelut-työkalussa, kalenteriasi ei voi yhdistää kokoustyökaluun. Vain henkilökohtaiset postilaatikot voidaan yhdistää kokoustyökaluun.
• Kun yhdistät kalenterin, siihen liittyvä postilaatikko yhdistyy automaattisesti sähköpostin integrointiasetuksissa. Kun olet yhdistänyt kalenterin, voit katkaista yhteyden postilaatikkoon.
• Varmista, että olet kirjautunut oikealle Gmail- tai Office 365 -tilille ennen yhteyden muodostamista HubSpotiin.

Kalenterin liittäminen:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemmanpuoleisen sivupalkin valikossa kohtaan Yleistä.
• Napsauta Kalenteri-välilehteä .
• Napsauta Yhdistä kalenteri.
• Valitse valintaikkunassa Google / Gmail tai Office 365 ja valitse sitten Yhdistä kalenteri.

• Tarkista valintaikkunan tiedot ja napsauta sitten Hyväksy ja muodosta yhteys [Google/Office 365:een], jotta kokoustyökalu pääsee käyttämään kalenteriasi.
  • Valitse Google-kirjautumissivulla tili, johon haluat muodostaa yhteyden, ja tarkista sitten käyttöoikeudet. Jatka kalenterin yhdistämistä valitsemalla Salli.
  • Varmista Office 365:n kirjautumissivulla, että olet kirjautunut oikealle tilille, ja tarkista käyttöoikeudet. Jatka kalenterin yhdistämistä valitsemalla Kyllä.

Sinut ohjataan kokousten kojelautaan, jossa voit hallita kalenteriasetuksiasi.

Välttämätön ilmoitus: HubSpotilla on pääsy sekä Google-kalenteriisi että kaikkiin muihin kalentereihisi, joita käytät Googlen kautta, jotta kokoustyökalua voidaan käyttää ja jotta voit liittää tapahtumia CRM:n yhteystietoihin. HubSpotilla on mahdollisuus luoda tai muuttaa kalentereitasi ja päivittää yksittäisiä kalenteritapahtumia.

Yhdistä Exchange-kalenteri

Ennen kuin yhdistät Exchange-kalenterin, muista seuraavat asiat:

• Varmista IT-tiimiltäsi, että Exchange-palvelimessasi on Exchange 2010 SP2 tai uudempi.
• Exchange-sähköpostiosoite ja salasana tarvitaan kalenterin yhdistämiseen, mutta Exchange-palvelimen kokoonpanosta riippuen HubSpot voi vaatia lisätietoja yhteyden muodostamiseksi. Tutustu alla olevaan taulukkoon ennen kalenterin yhdistämistä varmistaaksesi, että sinulla on kaikki tarvittavat tiedot.

Huomaa: jos Exchange-tilisi on määritetty käyttämään kaksitekijätodennusta, sinun on annettava kolmannen osapuolen sovelluksen salasana. Tutustu Microsoftin dokumentaatioon ja opi, miten kolmannen osapuolen sovellussalasana luodaan.

Ennen kuin liität kalenterin, muista seuraavat asiat:

• Et voi peruuttaa tai siirtää yhdistetyn Exchange-kalenterin kokousta.
• Exchange- ja HubSpot-kalenterien kaksisuuntaista synkronointia ei tueta:
  • CRM-tietueen kautta luotuja kokouksia ei lisätä Exchange-kalenteriin.
  • Exchange-kalenterissa luotuja kokouksia ei synkronoida HubSpotin kanssa kalenteritapahtumana.
• Et voi lisätä ehdotettuja kokousaikoja sähköpostiviestiin Exchange-kalenterin avulla.

Kalenterin liittäminen:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Valitse vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa Yleistä.
• Napsauta Kalenteri-välilehteä.
• Napsauta Yhdistä kalenteri.
• Valitse valintaikkunassa Exchange ja valitse sitten Yhdistä kalenteri.

• Lue, mitä voit odottaa, kun liität kalenterisi HubSpotiin, ja napsauta sitten Jatka.
• Anna valintaikkunassa seuraavat tiedot:
  • Sähköpostiosoite: vaihtosähköpostiosoitteesi.
  • Käyttäjätunnus: kirjoita käyttäjätunnuksesi. Yleensä tämä on sähköpostiosoitteessa @-symbolin edessä oleva merkintä eli käyttäjätunnuksesi.
  • Salasana: Exchange-salasanasi.
  • Exchange-URL-osoite: Kirjoita URL-osoite, jolla pääset Exchange-palvelimelle.

• Napsauta Connect inbox.

Sinut ohjataan kokousten kojelautaan, jossa voit hallita kalenteriasetuksiasi.Kalenteriasetusten hallinta

Mukauta liitetyn kalenterin asetuksia

Kun olet yhdistänyt kalenterisi, voit:

• anna HubSpotin synkronoida kalenterisi kanssa.
• käyttäjät, joille on myönnetty Sales Hub- tai Service Hub Professional- tai Enterprise -maksullinen käyttöoikeus, voivat synkronoida HubSpot-tehtävänsä kalenteriinsa.
• sallia HubSpotin luoda kokousten aikataulusivu ja yhdistää lisäkalenterit.
• käyttäjät, joille on määritetty maksullinen Sales Hub- tai Service Hub -paikka, voivat mukauttaa aikataulusivun URL-osoitteensa.
• HubSpot-tilauksestasi riippuen voit myös isännöidä ajoitussivun URL-osoitetta HubSpotiin liitetyssä mukautetussa verkkotunnuksessa.
• lisätä aikataulusivun chat-profiiliisi.

Kalenteriasetusten hallinta:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemmanpuoleisen sivupalkin valikossa kohtaan Yleistä.
• Napsauta Kalenteri-välilehteä .

Synkronoi kalenteri ja tehtävät

Oletusarvoisesti Kalenterin synkronointi -valintaruutu on valittuna, kun yhdistät Google-kalenterin tai Office 365 -kalenterin . Kun luot kalenteritapahtuman yhteystiedon kanssa suoraan Google-kalenterissa tai Office 365 -kalenterissa, tapahtuma synkronoituu CRM:ään kokouskutsuna.

Huomaa: kalenterin synkronointi ei synkronoi integraatioiden luomia kokouksia.

Kalenterisynkronoinnin avulla suoraan CRM:n yhteystietueeseen luodut kokoukset lähettävät kalenteritapahtumakutsut yhteystiedolle. Ilman kalenterisynkronointia tietueeseen luodaan kokouskutsu, johon ei lähetetä kalenteritapahtumakutsua. Lue lisää kokousten aikatauluttamisesta HubSpotissa.

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemmanpuoleisen sivupalkin valikossa kohtaan Yleistä.
• Napsauta Kalenteri-välilehteä .
• Valitse Kalenterin synkronointi -valintaruutu.

Jos kalenterisi on synkronoitu ja sinulla on Sales Hubin tai Service Hubin maksullinen käyttöoikeus, voit synkronoida HubSpot-tehtävät myös alikalenteriin, jolloin HubSpot-tehtävät näkyvät Google- tai Office 365 -kalenterissasi. Lisätietoja HubSpot-tehtävien synkronoinnista kalenteriin.

Ota kokousaikataulusivut käyttöön ja yhdistä saatavuuskalenterit.

Kokousaikataulusivut-valintaruutu on oletusarvoisesti valittuna, kun yhdistät Google-kalenterin tai Office 365 -kalenterin synkronoinnin HubSpotiin. Kun tämä on valittuna, voit luoda henkilökohtaisen aikataulusivun, jonka avulla ihmiset voivat varata vapaita aikoja suoraan tilisi ensisijaiseen kalenteriin. Voit sitten liittää integroituun kalenteriisi lisäkalentereita, jolloin HubSpot tarkistaa saatavuutesi jokaisessa kalenterissa ennen kuin se esittää vapaita aikoja mahdollisille asiakkaillesi. Lisätietoja kokousten aikataulusivun luomisesta.

Huomaa: jos käytät Gmailia ja sinulla on -oikeus tarkastella toisen sähköpostiosoitteen kalenteria, sähköpostiosoitteessasi on oltava Gmail-oikeusNäytä kaikki tapahtumatiedot , jotta kalenteri näkyy HubSpotissa vaihtoehtona.

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemmanpuoleisen sivupalkin valikossa kohtaan Yleistä.
• Napsauta Kalenteri-välilehteä .
• Valitse Kokousaikataulusivut-valintaruutu .
• Napsauta pudotusvalikkoa Saatavuuskalenterit ja valitse mahdolliset lisäkalenterit.
• Napsauta Tallenna.

Voit lisätä HubSpot-tilillesi vain sellaisia kalentereita, jotka sähköpostiosoitteesi omistaa tai joihin sinulla on pääsy yhdistetyssä Gmail- tai Office 365 -tilissäsi. Lue, miten voit määrittää ja jakaa uusia Google-kalentereita ja uusia Office 365 -kalentereita. Kun potentiaalinen asiakas varaa tapaamisen kanssasi, tapaamistapahtuma näkyy vain henkilökohtaisessa oletuskalenterissasi, ei muissa integroiduissa kalentereissasi.

Jos menetät pääsyn yhteen kalenteristasi, yhteyshenkilöt eivät voi varata tapaamisia kanssasi, vaikka sinulla olisi muita integroituja kalentereita. sen sijaan saat sähköpostiviestin, jossa ilmoitetaan, että joku yrittää varata tapaamista kanssasi. Voit sitten joko pyytää kalenterin omistajaa antamaan sinulle uudelleen käyttöoikeuden tai poistaa inaktiivisen kalenterin asetuksistasi.

Voit hallita inaktiivisia kalentereita:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemmanpuoleisen sivupalkin valikossa kohtaan Yleistä.
• Napsauta Kalenteri-välilehteä .
• Jos haluat poistaa kalenterin asetuksista, napsauta X-kirjainta inaktiivisen kalenterin vieressä .

Muokkaa aikataulusivun URL-osoitetta ja oletusaikataulusivua( vainSales Hub tai Service Hub Starter, Professional tai Enterprise ).

HubSpotin kalenteriasetuksissa voit muuttaa aikataulusivun URL-osoitetta, jota käytetään jokaisessa luodussa aikataulusivussa. Voit myös muuttaa oletusaikataulusivua, jota käytetään, kun lisäät kokouslinkkejä myyntisähköpostimalleihin.

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemmanpuoleisen sivupalkin valikossa kohtaan Yleistä.
• Napsauta Kalenteri-välilehteä .
• Muokkaa URL-osoitetta Kokousten URL-osoite -kentässä. Aikataulusivun URL-osoitteeseen tehdyt muutokset koskevat kaikkia uusia aikataulusivuja jatkossa, mutta ne eivät muuta olemassa olevia aikataulusivujen URL-osoitteita.

• Jos haluat valita toisen oletusaikataulusivun, napsauta oletuskokouslinkki-pudotusvalikkoa .

Isännöi aikataulusivuja mukautetulla verkkotunnuksella

Huomaa: kuka tahansa käyttäjä voi isännöidä aikataulusivuja missä tahansa verkkotunnuksessa, joka on liitetty verkkotunnuksen hallintaan.

Voit käyttää omaa mukautettua verkkotunnusta aikataulusivuillesi, jotta ne heijastavat brändiäsi, ja ottaa käyttöön lomakekentät, jotka täyttyvät valmiiksi aiemmista lomakkeista saaduilla tiedoilla.

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemmanpuoleisen sivupalkin valikossa kohtaan Yleistä.
• Napsauta Kalenteri-välilehteä .
• Napsauta Kokousverkkotunnus-pudotusvalikkoa ja valitse mukautettu verkkotunnus, jossa aikataulusivut sijaitsevat HubSpot-osoitteen sijaan. Ainoastaan verkkotunnukset, jotka on yhdistetty verkkotunnusten hallinnassa, näkyvät avattavassa valikossa valittavaksi.

Kun olet vaihtanut verkkotunnuksen, kaikki kokouslinkkisi päivitetään.

Jos haluat estää hakukoneita indeksoimasta ajastettuja sivuja mukautetuilla verkkotunnuksilla, voit lisätä "Disallow: /meetings*" robots.txt-tiedostoosi.

Huomaa: jos käytät mukautettua verkkotunnusta, URL-osoitteella on silti oltava eri slug kuin muiden verkkotunnusten nykyisellä aikataulusivulla.

Esimerkiksi http://yourcustomname.com/meetings/example ja http://app.hubspot.com/meetings/example katsotaan samaksi, joten et voi käyttää http://yourcustomname.com/meetings/example, jos http://app.hubspot.com/meetings/example on jo olemassa.

Kytke aikataulusivut pois päältä

Jos haluat poistaa kaikki aikataulusivut käytöstä poistamatta niitä:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemmanpuoleisen sivupalkin valikossa kohtaan Yleistä.
• Napsauta Kalenteri-välilehteä .
• Valitse Ajastussivut-osiossa Ota pois käytöstä.
• Jos haluat ottaa aikataulusivut uudelleen käyttöön, valitse Ota käyttöön.

Lisää kokouslinkki chat-widgettiin

Voit sisällyttää kokouslinkin chat-widgettiin, jotta vierailijat voivat siirtyä aikataulusivullesi ja varata aikaa kanssasi chat-keskustelun aikana.

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemmanpuoleisen sivupalkin valikossa kohtaan Yleistä.
• Napsauta Kalenteri-välilehteä .
• Valitse Chat-profiili -osiossa valintaruutu Sisällytä linkki kokousten varaussivullesi viestien chat-ikkunaan.
• Napsauta Chat-kokouslinkki-pudotusvalikkoa ja valitse kokouslinkki.

Kun olet tehnyt muutokset kokoustyökalun asetuksiin, valitse Tallenna. Lue, miten voit luoda tai muokata aikataulusivua ja jakaa sen sitten yhteystietojesi kanssa.