Hallitse kokousten työkalun asetuksia

Kalenteriasetuksissasi voit liittää Googlen, Office 365:n tai Exchange-kalenterin kokoustyökaluun, joten jos sinulla on tapahtuma liitetyssä kalenterissasi, aikataulusivu näyttää, että olet varattu tapahtuma-aikana. Voit myös muokata oletusaikataulusivua, lisätä lisäkalentereita tai isännöidä aikataulusivun URL-osoitetta liitetyssä verkkotunnuksessa asetuksissa.

Yhdistettyä kalenteria ei tarvita, jotta voit tarkastella, muokata tai luoda aikataulusivuja kokoustyökalussa, mutta sitä tarvitaan kokousten varaamiseen. Jos kalenteria ei ole yhdistetty, aikataulusivu on offline-tilassa, joten kokouksia voi pyytää, mutta niitä ei lisätä automaattisesti kalenteriin.

Yhdistä Gmail- tai Office 365 -kalenteri

Voit liittää kokoustyökaluun kalenterin, jota isännöi Google Apps (G Suite), Gmail (Google Free) tai Office 365. Ennen kuin liität kalenterin, pidä mielessä seuraavat asiat:

• Kun liität kalenterin kokoustyökaluun, siihen liittyvä postilaatikko liitetään automaattisesti sähköpostin integrointiasetuksissa. Kun kalenteri on kuitenkin integroitu, voit poistaa postilaatikkoyhteyden käytöstä poistamatta kalenteriyhteyttä käytöstä.
• Jos olet yhdistänyt postilaatikkosi jaetuksi postilaatikoksi keskustelut-työkalussa, kalenteriasi ei voi yhdistää kokoustyökaluun. Vain henkilökohtaiset postilaatikot voidaan yhdistää kokoustyökaluun.
• Varmista, että olet kirjautunut oikealle Gmail- tai Office 365 -tilille, ennen kuin yhdistät sen HubSpotiin.

Kalenterin liittäminen:

• Napsauta HubSpot-tilisi Asetukset-kuvaketta settings päänavigointipalkissa.
• Siirry vasemmanpuoleisen sivupalkin valikossa kohtaan Yleistä.
• Napsauta Kalenteri-välilehteä .
• Napsauta Yhdistä kalenteri.
• Valitse valintaikkunassa Google / Gmail tai Office 365 ja valitse sitten Yhdistä kalenteri.

• Tarkista valintaikkunan tiedot ja napsauta sitten Hyväksy ja muodosta yhteys [Google/Office 365:een], jotta kokoustyökalu pääsee käyttämään kalenteriasi.

Sinut ohjataan kokousten kojelautaan, jossa voit määrittää oman aikataulusivun.

Välttämätön ilmoitus: HubSpotilla on pääsy sekä Google-kalenteriisi että kaikkiin muihin kalentereihisi, joita käytät Googlen kautta, jotta kokoustyökalua voidaan käyttää ja jotta voit liittää tapahtumia CRM:n yhteystietoihin. HubSpotilla on mahdollisuus luoda tai muuttaa kalentereitasi ja päivittää yksittäisiä kalenteritapahtumia.

Yhdistä Exchange-kalenteri

Ennen kuin yhdistät Exchange-kalenterin, varmista IT-tiimiltäsi, että Exchange-palvelimessa on Exchange 2010 SP2 tai uudempi versio. Exchange-sähköpostiosoite ja salasana tarvitaan kalenterin yhdistämiseen, mutta Exchange-palvelimen kokoonpanosta riippuen HubSpot voi vaatia lisätietoja yhteyden muodostamiseksi. Tutustu alla olevaan taulukkoon ennen kalenterin yhdistämistä varmistaaksesi, että sinulla on kaikki tarvittavat tiedot.

Huomaa: Jos Exchange-tilisi on määritetty käyttämään kaksitekijätodennusta, sinun on annettava kolmannen osapuolen sovelluksen salasana. Tutustu Microsoftin dokumentaatioon ja opi, miten luodaan kolmannen osapuolen sovelluksen salasana.

Ennen kuin liität kalenterin, muista seuraavat asiat:

• Et voi peruuttaa tai siirtää yhdistetyn Exchange-kalenterin kokousta.
• Exchange- ja HubSpot-kalenterien kaksisuuntaista synkronointia ei tueta:
  • CRM-tietueen kautta luotuja kokouksia ei lisätä Exchange-kalenteriin.
  • Exchange-kalenterissa luotuja kokouksia ei synkronoida HubSpotin kanssa kalenteritapahtumana.
• Et voi lisätä ehdotettuja kokousaikoja sähköpostiviestiin Exchange-kalenterin avulla.

Kalenterin liittäminen:

• Napsauta HubSpot-tilisi Asetukset-kuvaketta settings päänavigointipalkissa.
• Valitse vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa Yleistä.
• Napsauta Kalenteri -välilehteä.
• Napsauta Yhdistä kalenteri.
• Valitse valintaikkunassa Exchange ja valitse sitten Yhdistä kalenteri.

• Lue, mitä on odotettavissa, kun liität kalenterisi HubSpotiin, ja napsauta sitten Jatka.
• Anna valintaikkunassa seuraavat tiedot:
  • Sähköpostiosoite: vaihtosähköpostiosoitteesi.
  • Käyttäjätunnus: kirjoita käyttäjätunnuksesi. Yleensä tämä on sähköpostiosoitteessa @-symbolin edessä oleva merkintä eli käyttäjätunnuksesi.
  • Salasana: Exchange-salasanasi.
  • Exchange-URL-osoite: Kirjoita URL-osoite, jota käytetään Exchange-palvelimen käyttämiseen.

• Napsauta Connect inbox.

Sinut ohjataan kokousten kojelautaan, jossa voit määrittää -sivun henkilökohtaisen aikataulusivun.

Mukauta liitetyn kalenterin asetuksia

Kun kalenteri on yhdistetty, käyttäjät, joille on määritetty maksullinen Sales Hub- tai Service Hub -paikka, voivat mukauttaa aikataulusivun URL-osoitteensa. HubSpot-tilauksestasi riippuen voit myös isännöidä aikataulusivun URL-osoitetta mukautetulla verkkotunnuksella, joka on liitetty HubSpotiin. Kaikki käyttäjät voivat liittää lisäkalentereita asetuksissaan.

Muokkaa aikataulusivun URL-osoitetta ja oletusaikataulusivua(vainSales Hub tai Service Hub Starter, Professional tai Enterprise ).

HubSpotin kalenteriasetuksissa voit muuttaa aikataulusivun URL-osoitetta, jota käytetään jokaisessa luodussa aikataulusivussa. Voit myös muuttaa oletusaikataulusivua, jota käytetään, kun lisäät kokouslinkkejä myyntisähköpostimalleihin.

• Napsauta HubSpot-tilisi Asetukset-kuvaketta settings päänavigointipalkissa.
• Siirry vasemmanpuoleisen sivupalkin valikossa kohtaan Yleistä.
• Napsauta Kalenteri-välilehteä .
• Muokkaa URL-osoitetta Kokousten URL-osoite -kentässä. Aikataulusivun URL-osoitteeseen tehdyt muutokset koskevat kaikkia uusia aikataulusivuja jatkossa, mutta ne eivät muuta olemassa olevia aikataulusivujen URL-osoitteita.

• Jos haluat valita toisen oletusaikataulusivun, napsauta oletuskokouslinkki-pudotusvalikkoa .

Liitä muita kalentereita

Voit liittää muita kalentereita integroituun kalenteriin. Kun yhteyshenkilö varaa tapaamisen kanssasi, HubSpot tarkistaa kunkin kalenterin saatavuuden ja estää varatut ajat.

• Napsauta HubSpot-tilisi Asetukset-kuvaketta settings päänavigointipalkissa.
• Siirry vasemmanpuoleisen sivupalkin valikossa kohtaan Yleistä.
• Napsauta Kalenteri-välilehteä .
• Napsauta pudotusvalikkoa Valitut kalenterit ja valitse mahdolliset lisäkalenterit.
  
  
• Jos haluat poistaa ylimääräisen kalenterin, napsauta X kalenterin nimen vieressä.
• Napsauta Tallenna.

Voit lisätä HubSpot-tilillesi vain sellaisia kalentereita, jotka sähköpostiosoitteesi omistaa tai joihin sinulla on pääsy yhdistetyssä Gmail- tai Office 365 -tilissäsi. Lue, miten voit määrittää ja jakaa uusia Google-kalentereita ja uusia Office 365 -kalentereita. Kun potentiaalinen asiakas varaa tapaamisen kanssasi, tapaamistapahtuma näkyy vain henkilökohtaisessa oletuskalenterissasi, ei muissa integroiduissa kalentereissasi.

Jos menetät pääsyn yhteen kalenteristasi, yhteyshenkilöt eivät voi varata tapaamisia kanssasi, vaikka sinulla olisi muita integroituja kalentereita. Saat sähköpostiviestin, jossa ilmoitetaan, että joku yrittää varata kokouksen kanssasi. Voit sitten joko pyytää kalenterin omistajaa antamaan sinulle käyttöoikeuden uudelleen tai poistaa inaktiivisen kalenterin asetuksistasi.

• Napsauta HubSpot-tilisi Asetukset-kuvaketta settings päänavigointipalkissa.
• Siirry vasemmanpuoleisen sivupalkin valikossa kohtaan Yleistä.
• Napsauta Kalenteri-välilehteä .
• Jos haluat poistaa kalenterin asetuksista, napsauta X-kirjainta inaktiivisen kalenterin vieressä.

Isännöi aikataulusivuja mukautetulla verkkotunnuksella

Huomaa: kuka tahansa käyttäjä voi isännöidä aikataulusivuja mukautetuilla verkkotunnuksilla, kunhan nämä verkkotunnukset on yhdistetty verkkotunnusten hallintaan.

Voit käyttää omaa mukautettua verkkotunnusta aikataulusivuillesi heijastaaksesi brändiäsi ja sallia lomakekenttien esitäytön aiemmista lomakkeista saaduilla tiedoilla.

• Napsauta HubSpot-tilisi Asetukset-kuvaketta settings päänavigointipalkissa.
• Siirry vasemmanpuoleisen sivupalkin valikossa kohtaan Yleistä.
• Napsauta Kalenteri-välilehteä .
• Napsauta Kokousverkkotunnus-pudotusvalikkoa ja valitse mukautettu verkkotunnus, jossa aikataulusivut sijaitsevat HubSpot-osoitteen sijaan.Ainoastaan verkkotunnukset, jotka on yhdistetty verkkotunnusten hallinnassa, näkyvät avattavassa valikossa valittavaksi.

Jos haluat estää hakukoneita indeksoimasta ajastettuja sivuja mukautetuilla verkkotunnuksilla, voit lisätä "Disallow: /meetings*" robots.txt-tiedostoosi.

Huomaa: jos käytät mukautettua verkkotunnusta, URL-osoitteella on silti oltava eri slug kuin muilla verkkotunnuksilla olevalla aikataulusivulla.

Esimerkiksi http://yourcustomname.com/meetings/example ja http://app.hubspot.com/meetings/example katsotaan samaksi, joten et voi käyttää http://yourcustomname.com/meetings/example, jos http://app.hubspot.com/meetings/example on jo olemassa.

Lisää kokouslinkki chat-widgettiin

Voit sisällyttää kokouslinkin chat-widgettiin, jotta vierailija voi siirtyä aikataulusivullesi ja varata aikaa kanssasi chat-keskustelun aikana.

• Napsauta HubSpot-tilisi Asetukset-kuvaketta settings päänavigointipalkissa.
• Siirry vasemmanpuoleisen sivupalkin valikossa kohtaan Yleistä.
• Napsauta Kalenteri-välilehteä .
• Valitse Chat-profiili -osiossa valintaruutu Sisällytä linkki kokousten varaussivullesi viestien chat-ikkunaan.
• Napsauta Chat-kokouslinkki-pudotusvalikkoa ja valitse kokouslinkki.

Kun olet tehnyt muutokset kokoustyökalun asetuksiin, valitse Tallenna. Lue, miten voit luoda tai muokata aikataulusivua ja jakaa sen sitten yhteystietojesi kanssa.