Yhdistä kalenterisi HubSpot-palveluun

Kalenteriasetuksissa voit liittää yhden Google-, Office 365- tai Exchange-kalenterin kokousvälineeseen. Kun kalenteri on liitetty:

• Yhteyshenkilöt voivat varata kokouksia kalenteriisi, mutta he eivät voi varata kokouksia jo olemassa olevien kalenteritapahtumien päälle.
• Voit synkronoida HubSpotissa luodut kokoukset kalenteriisi.
• Voit muokata muita kalenteriasetuksia.

Yhdistettyä kalenteria ei tarvita kokoustyökalun aikataulutusivujen katseluun, muokkaamiseen tai luomiseen, mutta se tarvitaan kokousten varaamiseen. Jos kalenteria ei ole yhdistetty, aikataulutusivu on offline-tilassa, jolloin kokouksia voi pyytää, mutta niitä ei lisätä automaattisesti kalenteriin.

Toistuvien tapahtumien osalta, jos olet ottanut käyttöön ”Synkronoi toistuvat kokoukset HubSpotiin” -beetaominaisuuden, HubSpot synkronoi automaattisesti sarjan viisi seuraavaa tapahtumaa jopa vuoden etukäteen.

Huomaa: kalenterin liittämiseksi sinun on oltava ottanut käyttöön henkilökohtaisen sähköpostin käytön asetuksissasi.

Yhdistä Gmail- tai Office 365 -kalenterisi

Voit liittää kalenterin, jota ylläpidetään Google Appsissa (G Suite), Gmailissa (Google Free) tai Office 365:ssä. Ennen kalenterin liittämistä ota huomioon seuraavat seikat:

• Jos olet liittänyt postilaatikkosi jaetuksi postilaatikoksi keskustelutyökalussa, kalenteriasi ei voi liittää kokoustyökaluun. Vain henkilökohtaiset postilaatikot voidaan liittää kokoustyökaluun.
• Kun yhdistät kalenterin, siihen liittyvä postilaatikko yhdistetään automaattisesti sähköpostin integrointiasetuksissasi. Kalenterin yhdistämisen jälkeen voit irrottaa postilaatikon.
• Varmista, että olet kirjautunut oikeaan Gmail- tai Office 365 -tiliin ennen yhteyden muodostamista HubSpotiin.

Työpöytä

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmalla olevasta sivupalkin valikosta kohtaan Yleiset.
3. Napsauta Kalenteri-välilehteä .
4. Napsauta Yhdistä kalenterisi.
5. Napsauta valintaikkunassa Google / Gmail tai Office 365 ja sitten Yhdistä kalenterisi.
6. Tarkista valintaikkunassa olevat tiedot ja napsauta sitten Hyväksy ja yhdistä [Google/Office 365], jotta kokoustyökalu saa käyttöoikeuden kalenteriisi.
   • Valitse Googlen kirjautumissivulla tili, johon haluat muodostaa yhteyden, ja tarkista käyttöoikeudet. Napsauta Salli jatkaaksesi kalenterin yhdistämistä.
   • Varmista Office 365:n kirjautumissivulla, että olet kirjautunut oikealle tilille, ja tarkista käyttöoikeudet. Napsauta Kyllä jatkaaksesi kalenterin yhdistämistä.

Sinut ohjataan kokousten hallintapaneeliin, jossa voit hallita kalenteriasetuksiasi.

HubSpot-mobiilisovellus

Kuka tahansa käyttäjä voi liittää Google Apps (G Suite)-, Gmail (Google Free)- tai Office 365 -kalenterin ja käyttää kokouslinkkiä HubSpot-mobiilisovelluksessa.

Jotta voit käyttää mobiilisovelluksen kalenterityökalua, tililläsi on oltava Sales Hub Professional- tai Enterprise- tilaus ja käyttäjille on oltava osoitettu Sales-käyttöoikeus.

1. Avaa HubSpot-sovellus mobiililaitteellasi.
2. Napauta Yhdistä kalenterisi -osiossa Yhdistä.
3. Napauta Google / Gmail tai Office 365.
4. Tarkista tiedot ja napauta sitten Jatka, jotta kokoustyökalu saa käyttöoikeuden kalenteriisi.
   • Napauta Google-kirjautumissivulla tiliä, johon haluat muodostaa yhteyden, ja tarkista käyttöoikeudet. Napsauta Jatka jatkaaksesi kalenterin yhdistämistä ja napsauta sitten Salli.
   • Varmista Office 365 -kirjautumissivulla, että olet kirjautunut oikealle tilille, ja tarkista käyttöoikeudet. Napsauta Kyllä jatkaaksesi kalenterin yhdistämistä.
5. Napauta vasemmassa yläkulmassa Valmis palataksesi aloitussivulle. Ponnahdusilmoitus kertoo, että kalenterisi on yhdistetty.

Pakollinen ilmoitus: HubSpotilla on pääsy sekä Google-kalenteriisi että muihin kalentereihin, joita käytät Googlen kautta, jotta se voi ylläpitää kokoustyökalua ja jotta voit liittää tapahtumia CRM:n yhteystietoihin. HubSpotilla on oikeus luoda tai muokata kalentereitasi sekä päivittää yksittäisiä kalenteritapahtumia.

Yhdistä Exchange-kalenterisi

Ennen kuin yhdistät Exchange-kalenterisi, ota huomioon seuraavat seikat:

• Varmista IT-tiimiltäsi, että Exchange-palvelimellasi on käytössä Exchange 2010 SP2 tai uudempi versio.
• Kalenterin yhdistämiseen tarvitaan Exchange-sähköpostiosoitteesi ja salasanasi, mutta Exchange-palvelimesi kokoonpanosta riippuen HubSpot saattaa tarvita lisätietoja yhteyden muodostamiseksi. Tutustu alla olevaan taulukkoon ennen kalenterin yhdistämistä varmistaaksesi, että sinulla on kaikki tarvittavat tiedot.

Huomaa: jos Exchange-tilisi on määritetty käyttämään kaksivaiheista todennusta, sinun on annettava kolmannen osapuolen sovelluksen salasana. Katso Microsoftin ohjeista, miten kolmannen osapuolen sovelluksen salasana luodaan.

Ennen kuin yhdistät kalenterisi, ota huomioon seuraavat seikat:

• Et voi peruuttaa tai siirtää kokousta liitetyssä Exchange-kalenterissa.
• Kaksisuuntaista synkronointia Exchange- ja HubSpot-kalentereiden välillä ei tueta:
  • CRM-tietueen kautta luotuja kokouksia ei lisätä Exchange-kalenteriin.
  • Exchange-kalenterissa luodut kokoukset eivät synkronoidu HubSpotin kalenteritapahtumiksi.
• Et voi lisätä ehdotettuja kokousaikoja sähköpostiin Exchange-kalenterin avulla.

Työpöytä

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Napsauta vasemmalla olevassa sivupalkin valikossa Yleistä.
3. Napsauta Kalenteri -välilehteä.
4. Napsauta Yhdistä kalenterisi.
5. Valitse valintaikkunassa Exchange ja napsauta sitten Yhdistä kalenterisi.
6. Lue läpi, mitä voit odottaa, kun yhdistät kalenterisi HubSpot-palveluun, ja napsauta sitten Jatka.
7. Syötä valintaikkunaan seuraavat tiedot:
   • Sähköpostiosoite: Exchange-sähköpostiosoitteesi.
   • Käyttäjätunnus: kirjoita käyttäjätunnuksesi. Yleensä se on se osa sähköpostiosoitteesta, joka on @-merkin edessä, tai käyttäjätunnuksesi.
   • Salasana: Exchange-salasanasi.
   • Exchange-URL: syötä URL-osoite, jota käytetään Exchange-palvelimeen pääsemiseksi.
8. Napsauta Yhdistä postilaatikko.

HubSpot-mobiilisovellus

Kuka tahansa käyttäjä voi yhdistää Exchange-kalenterin ja käyttää kokouslinkkiä HubSpot-mobiilisovelluksessa. Jotta voit käyttää kalenterityökalua mobiilisovelluksessa, tililläsi on oltava Sales Hub Professional- tai Enterprise-tilaus ja käyttäjillä on oltavamyyntilisenssi.

1. Avaa HubSpot-sovellus mobiililaitteellasi.
2. Napauta Yhdistä kalenterisi -osiossa Yhdistä.
3. Napauta Microsoft Exchange.
4. Napsauta Exchange-tilin asetukset -sivulla Näytä valinnaiset kentät. Syötä sitten sähköpostiosoitteesi, käyttäjätunnuksesi, salasanasi ja Exchange-URL-osoitteesi ja napsauta Yhdistä postilaatikko.
5. Tarkista tiedot ja napauta sitten Jatka, jotta kokoustyökalu saa käyttöoikeuden kalenteriisi.
6. Napauta vasemmassa yläkulmassa Valmis palataksesi aloitussivulle. Ponnahdusilmoitus kertoo, että kalenterisi on yhdistetty.