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Meetings

Configurer l'outil Réunions

Dernière mise à jour: octobre 31, 2019

Grâce à l'outil Réunions, vous pouvez intégrer les calendriers à HubSpot et les prospects peuvent programmer un rendez-vous à un horaire qui vous convient à tous les deux, sans avoir à échanger des e-mails. Cet article explique comment connecter votre calendrier et configurer les paramètres de votre réunion. Une fois l'outil Réunions configuré, découvrez comment créer un lien de prise de rendez-vous.

Connecter votre calendrier avec des rendez-vous

L'intégration de vos calendriers Google ou Outlook 365 et de l'outil Réunions vous permet de synchroniser ces ressources avec HubSpot. Tout rendez-vous enregistré sur l'un de vos calendriers apparaîtra comme créneau horaire non disponible dans l'outil Réunions.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Sales > Réunions.
  • Vérifiez que votre fournisseur de messagerie est compatible avec l'outil Réunions.
  • Cliquez sur Connectez votre agenda Google ou Connectez votre calendrier Office 365.

  • À l'invite, cliquez sur Autoriser pour permettre à l'outil d'accéder à votre calendrier.
Remarque :

Une fois l'intégration configurée, votre calendrier personnel par défaut s'affiche dans les paramètres des rendez-vous. Vous pouvez ensuite connecter des calendriers supplémentaires :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Sales > Réunions.
  • Cliquez ensuite sur l'onglet Intégration du calendrier.
  • Cliquez sur le menu déroulant Utiliser plus de calendriers et sélectionnez tous les calendriers supplémentaires. meetings-settings-add-more-calendars
  • Cliquez sur Enregistrer.

Il est impossible d'ajouter un calendrier dont vous n'êtes pas propriétaire ou auquel vous n'avez pas accès depuis votre compte Google ou Office 365. Découvrez comment configurer de nouveaux agendas Google et de nouveaux calendriers Office 365.

L'outil Réunions bloque automatiquement toute prise de rendez-vous concomitant avec des événements indiquant Occupé sur vos calendriers intégrés.

Lorsqu'un prospect planifie un rendez-vous, celui-ci apparaît uniquement sur votre calendrier personnel par défaut.

Remarque : si vous avez activé l'intégration bidirectionnelle entre Google Agenda et le calendrier Office 365 avec HubSpot, tout événement créé avec un contact directement dans votre Agenda Google ou à votre calendrier Office 365 est ajouté comme rendez-vous à votre CRM.

Les rendez-vous programmés depuis l'onglet Planifier de la fiche d'informations d'un contact dans le CRM génèrent l'envoi de notifications de rappel à ce dernier. Si vous ne vous connectez pas à votre calendrier, les rendez-vous programmés depuis cet onglet sont simplement ajoutés à la fiche d'informations du contact. 

 

Définir les préférences de prise de rendez-vous (Hub Sales StarterPro ou Entreprise, ou Hub Service Starter, Pro ou Entreprise uniquement)

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Sales > Réunions.
  • Personnaliser les URL de vos rendez-vous dans le champ URL de rendez-vous. Notez que toute modification apportée aux URL des rendez-vous s'appliquera uniquement aux nouveaux liens et ne modifiera pas les liens existants.
  • Sélectionner le lien de prise de rendez-vous par défaut grâce à l'option Lien de rendez-vous par défaut dans le menu déroulant.

Vous pouvez également personnaliser le logo de l'entreprise, les informations de l'entreprise et les couleurs par défaut qui s'affichent sur votre lien de prise de rendez-vous dans les paramètres de votre compte. Découvrez comment modifier le branding de votre entreprise pour vos outils de vente

 

Si vous êtes un utilisateur Marketing Hub Pro ou Entreprise avec un droit d'accès Lire aux fonctionnalités de contenu, utilisez votre propre domaine personnalisé plutôt que app.hubspot.com dans votre lien de prise de rendez-vous. Personnalisez votre domaine pour refléter votre marque et activez les champs de formulaire pour les pré-remplir avec des informations provenant de précédentes soumissions de formulaires

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Sales > Réunions.
  • Cliquez sur l'onglet Domaines personnalisés.
  • Dans le menu déroulant Domaine de réunion, sélectionnez un domaine personnalisé pour héberger les liens de prise de rendez-vous au lieu d'une adresse HubSpot. Seuls les domaines qui ont été connectés dans le gestionnaire de domaine sont affichés dans le menu déroulant.

custom-domains-meeting-domains

Remarque : si vous utilisez un domaine personnalisé, l'URL doit toujours avoir un slug différent des liens existants sur d'autres domaines. Dans la mesure où http://votrenompersonnalisé.fr/réunions/exemple et http://app.hubspot.com/réunions/exemple sont considérés comme identiques, vous ne pourriez pas utiliser http://votrenompersonnalisé.fr/réunions/exemple si http://app.hubspot.com/réunions/exemple existe déjà. Même si un lien de prise de rendez-vous utilise un domaine personnalisé, vous ne pouvez pas utiliser le même slug en tant que lien sur un domaine non personnalisé.

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