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Avertissement : cet article est le résultat de la traduction automatique, l'exactitude et la fidélité de la traduction ne sont donc pas garanties. Pour consulter la version originale de cet article, en anglais, cliquez ici.
Meetings

Gérer les paramètres de l'outil Réunions

Dernière mise à jour: octobre 19, 2021

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Dans vos paramètres de calendrier, vous pouvez connecter un calendrier Google ou Office 365 à l'outil Réunions. Par conséquent, si vous disposez d'un événement sur votre calendrier connecté, la page de prise de rendez-vous affichera une indisponibilité au cours de l'événement. Vous pouvez également modifier le lien de prise de rendez-vous par défaut, ajouter des calendriers supplémentaires ou héberger le lien sur un domaine connecté dans vos paramètres.

Un calendrier connecté n'est pas requis pour consulter, modifier ou créer des liens de prise de rendez-vous dans l'outil Réunions, mais il est nécessaire pour programmer des rendez-vous. Si un calendrier n'est pas connecté, la page de prise de rendez-vous sera en mode hors ligne. Des rendez-vous peuvent être demandés, mais ils ne seront pas automatiquement ajoutés au calendrier.

Connecter votre calendrier Gmail ou Office 365

Vous pouvez connecter un calendrier hébergé par Google Apps (G Suite), Gmail (Google Free) ou Office 365 à l'outil Réunions. Avant de connecter votre calendrier, tenez compte des informations suivantes :

Pour connecter un calendrier :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Général.
  • Cliquez sur l'onglet Calendrier.
  • Cliquez sur Connecter votre calendrier.
  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Google/Gmail ou Office 365, puis cliquez sur Connecter votre calendrier.

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  • Vérifiez les informations dans la boîte de dialogue, puis cliquez sur Accepter et se connecter à [Google/Office 365] pour que l'outil Réunions puisse accéder à votre calendrier.

Vous serez redirigé vers le tableau de bord des réunions, où vous pourrez configurer un lien de réunion individuel.

Remarque : Si vous avez activé la synchronisation de Google Agenda ou du calendrier Office 365 avec HubSpot, tout événement créé avec un contact directement dans Google Agenda ou le calendrier Office 365 sera synchronisé dans le CRM comme réunion.


Grâce à cette synchronisation de calendrier, les réunions créées directement depuis la fiche d'informations d'un contact dans le CRM génèreront l'envoi d'invitations aux événements de calendrier à ce dernier. Si votre calendrier n'est pas connecté, une réunion sera créée sur la fiche d'informations mais aucune invitation aux événements de calendrier ne sera envoyée.

Divulgation nécessaire : HubSpot aura accès à la fois à votre calendrier Google et à tout autre calendrier auquel vous accédez via Google afin d'alimenter l'outil Réunions et de permettre l'association d'événements à des contacts dans le CRM. HubSpot pourra créer ou modifier vos calendriers et mettre à jour des événements de calendrier individuels.

Personnaliser les paramètres du calendrier connecté

Après avoir connecté votre calendrier, les utilisateurs disposant d'une licence attribuée Hub Sales ou Hub Services peuvent personnaliser l'URL par défaut de leur lien de réunion. En fonction de votre abonnement HubSpot, vous pouvez également héberger le lien de réunion sur un domaine personnalisé connecté à HubSpot. Tous les utilisateurs peuvent connecter des calendriers supplémentaires dans leurs paramètres.

Modifier l'URL par défaut de vos liens de prise de rendez-vous (Sales Hub et Service Hub Starter, Pro ou Entreprise uniquement)

Vous pouvez modifier votre URL de réunion ou sélectionner un nouveau lien de réunion par défaut. Il s'agit de l'URL utilisée pour chaque lien de prise de rendez-vous que vous créez.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Général.
  • Cliquez sur l'onglet Calendrier.
  • Dans le champ URL de réunions, modifiez l'URL. Notez que toute modification apportée aux URL de réunion s'appliquera uniquement aux nouveaux liens et ne modifiera pas les liens existants.

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  • Pour sélectionner un autre lien de réunion par défaut, cliquez sur le menu déroulant Lien de prise de rendez-vous par défaut.

Connecter des calendriers supplémentaires

Vous pouvez connecter des calendriers supplémentaires à votre calendrier intégré. Lorsqu'un contact prend rendez-vous avec vous, HubSpot vérifiera la disponibilité de chaque calendrier et bloquera les créneaux horaires non disponibles.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Général.
  • Cliquez sur l'onglet Calendrier.
  • Cliquez sur le menu déroulant Calendriers sélectionnés et sélectionnez tous les calendriers supplémentaires.

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  • Pour supprimer un calendrier supplémentaire, cliquez sur X à côté du nom du calendrier.
  • Cliquez sur Enregistrer.

Il est impossible d'ajouter un calendrier dont vous n'êtes pas propriétaire ou auquel vous n'avez pas accès depuis votre compte Google ou Office 365. Découvrez comment configurer de nouveaux calendriers Google et de nouveaux calendriers Office 365. Lorsqu'un prospect planifie une réunion, celui-ci apparaît uniquement sur votre calendrier personnel par défaut.

Si vous ne parvenez pas à accéder à l'un de vos calendriers, vos contacts ne pourront plus programmer de rendez-vous avec vous, même si vous avez intégré d'autres calendriers auxquels vous avez accès. Vous recevrez un e-mail de notification vous informant de cette demande. Vous pourrez alors demander au propriétaire du calendrier de vous redonner l'accès ou supprimer le calendrier inactif de vos paramètres. 

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Général.
  • Cliquez sur l'onglet Calendrier.
  • Pour supprimer le calendrier de vos paramètres, cliquez sur le X à côté du calendrier inactif

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Remarque : Un utilisateur d'un compte Marketing Hub Starter, Pro ou Entreprise ou CMS Hub Starter, Pro ou Entreprise peut héberger des liens de prise de rendez-vous sur des domaines personnalisés si ces derniers sont connectés dans le gestionnaire de domaines. Si vous utilisez un compte qui n'a pas l'un des abonnements requis, vous pouvez sélectionner app.hubspot.com ou meetings.hubspot.com depuis le menu déroulant.


Vous pouvez personnaliser votre propre domaine pour votre lien de rendez-vous afin de refléter votre marque et activer les champs de formulaire pour les pré-remplir avec des informations provenant de précédentes soumissions de formulaires.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Général.
  • Cliquez sur l'onglet Calendrier.
  • Dans le menu déroulant Domaine de réunion, sélectionnez un domaine personnalisé pour héberger les liens de réunion au lieu d'une adresse HubSpot. Seuls les domaines qui ont été connectés dans le gestionnaire de domaine sont affichés dans le menu déroulant.

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Si vous souhaitez empêcher les moteurs de recherche d'indexer des liens de prise de rendez-vous sur des domaines personnalisés, vous pouvez ajouter « Disallow: /meetings* » à votre fichier robots.txt.

Remarque : Si vous utilisez un domaine personnalisé, l'URL doit toujours avoir un slug différent des liens de prise de rendez-vous existants sur d'autres domaines.

Par exemple, http://votrenompersonnalisé.fr/réunions/exemple et http://app.hubspot.com/réunions/exemple sont considérés comme identiques, vous ne pourriez pas utiliser http://votrenompersonnalisé.fr/réunions/exemple si http://app.hubspot.com/réunions/exemple existe déjà.

Une fois que vous avez terminé de modifier les paramètres de l'outil Réunions, découvrez comment créer ou modifier un lien de prise de rendez-vous à partager avec vos contacts.