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Avertissement : cet article est le résultat de la traduction automatique, l'exactitude et la fidélité de la traduction ne sont donc pas garanties. Pour consulter la version originale de cet article, en anglais, cliquez ici.
Meetings

Créer et modifier des pages de planification

Dernière mise à jour: novembre 25, 2021

Disponible avec :

Tous les produits et les abonnements

Créez des pages de planification individuelles afin que les contacts puissent prendre rendez-vous avec vous. Si vous disposez d'une licence payante attribuée Sales Hub ou Service Hub, vous pouvez également créer une page de planification d'équipe afin que les contacts puissent prendre rendez-vous avec plusieurs membres de l'équipe. Vos contacts peuvent accéder à ces pages de planification en utilisant un lien de prise de rendez-vous. Si vous avez connecté votre calendrier Gmail ou Office 365, les prises de rendez-vous seront synchronisées avec votre calendrier connecté pour que vos rendez-vous soient toujours à jour.

Les super administrateurs avec des licences payantes attribuées Sales Hub ou Service Hub peuvent également créer des pages de planification pour d'autres membres de l'équipe en sélectionnant l'autre utilisateur comme organisateur de la réunion.

Si vous utilisez les outils gratuits de HubSpot, vous pouvez personnaliser une page de planification avec le branding HubSpot par défaut. Découvrez-en davantage sur les limites d'abonnement dans le catalogue de produits et de services de HubSpot.

Créer des pages de planification

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Réunions.
  • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Créer une page de planification.
  • Dans la boîte de dialogue, sélectionnez une option de rendez-vous :
    • Individuel : le contact programmera l'heure uniquement avec vous ou l'utilisateur pour qui vous créez les pages de planification. 
    • Groupe (Sales Hub ou Service Hub Starter, Pro ou Entreprise uniquement) : cette page de planification d'équipe affiche les créneaux horaires où tous les membres d'équipe sélectionnés sont disponibles. Utilisez cette option pour permettre à un contact de prendre rendez-vous avec plusieurs membres de votre équipe à la fois.
    • Round Robin (Sales Hub ou Service Hub Starter, Pro ou Entreprise uniquement) : cette page de planification d'équipe indique la disponibilité individuelle de tous les membres d'équipe sélectionnés. Utilisez cette option pour permettre à un contact de prendre rendez-vous avec un membre de l'équipe dont la disponibilité correspond le mieux à son planning.
  • Cliquez sur Suivant.
  • Continuez à configurer votre page de planification en suivant les étapes ci-dessous.

Présentation

Sur la page Aperçu, modifiez les informations générales de la page de planification.

  • Nom interne : le nom qui apparaît lorsque le lien de réunion utilisé pour accéder à la page de planification est ajouté à un e-mail.
  • Organisateur : le propriétaire de la réunion ou l'utilisateur avec qui le contact planifie un rendez-vous.

Remarque : Vous devez être un super administrateur avec une licence payante attribuée Sales Hub ou Service Hub pour créer des pages de planification pour les autres utilisateurs de votre compte. Pour créer une page de planification pour un autre utilisateur, sélectionnez son nom dans le menu déroulant Organisateur.

  • Titre : nom de l'événement de calendrier que vous partagez avec votre contact. Par exemple, « Démonstration de produit » apparaîtrait comme nom d'événement. Ce champ supporte l'ajout de jetons de personnalisation grâce aux menus déroulants Jeton du contact et Jeton de l'entreprise.
  • Adresse : incluez les informations sur la façon dont vous réaliserez le rendez-vous et le lieu. Il peut s'agir d'un lien d'appel ou d'un endroit physique, par exemple. Ces informations figurent sur l'invitation que votre contact reçoit dans son calendrier, ainsi que dans l'événement créé dans votre calendrier personnel par défaut.
  • Ajouter un lien de vidéoconférence : si vous utilisez l'intégration de HubSpot avec Zoom, UberConference ou Google Meet, vous pouvez ajouter un lien de vidéoconférence. Si vous n'avez pas configuré d'intégration de vidéoconférence, cette option ne s'affichera pas. Si vous utilisez un autre logiciel de vidéoconférence et que vous êtes développeur ou que votre équipe compte un développer, découvrez comment utiliser l'API d'extension de vidéoconférence.
  • Description : description du rendez-vous qui s'affiche dans l'invite lorsque celui-ci a été pris. Cette description apparaît dans l'événement de calendrier reçu par votre contact, ainsi que dans l'événement créé dans votre calendrier personnel par défaut.
  • Type de rendez-vous (Sales Hub Pro ou Entreprise ou Service Hub Pro ou Entreprise uniquement) : choisissez un type de rendez-vous dans le menu déroulant.

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  • Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Suivant.

Membres de l'équipe (Sales Hub ou Service Hub StarterPro ou Entreprise uniquement)

Sélectionnez les membres de l'équipe que vous souhaitez inclure dans le lien de prise de rendez-vous de groupe ou Round Robin.

  • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Ajouter un membre de l'équipe.
  • Dans le panneau de droite, cliquez sur le menu déroulant Membres de l'équipe et sélectionnez un autre membre de l'équipe, puis cliquez sur Confirmer. Si le calendrier d'un utilisateur est déconnecté, une alerte apparaîtra sous son nom et le commutateur Vérifier la disponibilité sera désactivé.

Remarque : Le membre de votre équipe doit avoir activé l'outil Réunions, ce qu'il peut faire en accédant à l'outil et en cliquant sur Démarrer, et avoir une licence payante attribuée Sales Hub ou Service Hub pour être ajouté à une réunion de groupe ou Round Robin. Si le calendrier d'un utilisateur n'est pas connecté, il peut quand même être ajouté au lien, mais cela peut avoir un impact sur les heures disponibles qui apparaissent sur la page de planification. Découvrez-en davantage sur le fonctionnement de la disponibilité des réunions de groupe et Round Robin.

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  • Cliquez sur Suivant.

Remarque : Une fois la page de planification créée, l'utilisateur qui a créé une réunion de groupe ne peut pas être supprimé en tant que membre de l'équipe. Toutefois, un utilisateur qui a créé une réunion Round Robin peut se retirer en tant que membre de l'équipe. 

Expérience de planification

Sur la page Expérience de planification, personnalisez la disponibilité de votre rendez-vous et le formulaire de réservation.

  • En haut, modifiez l'URL de la page de planification. Il s'agit du lien que les contacts utilisent pour prendre rendez-vous dans votre calendrier.

Remarque : Vous pouvez uniquement utiliser des caractères alphanumériques, des traits d'union ou des tirets bas dans l'URL de la page de planification. Les autres caractères spéciaux ne sont pas pris en charge et ne peuvent pas être saisis dans le champ de texte.

  • Si vous créez une réunion Round Robin, dans l'onglet Bienvenue, vous pouvez choisir d'afficher la page de planification du propriétaire du contact. Si vous ne souhaitez pas donner la priorité à la page de planification du propriétaire du contact, passez à l'onglet Planification.
    • Pour afficher la page de planification du propriétaire du contact lorsque le contact prend rendez-vous, activez le bouton Prioriser le propriétaire du contact. Découvrez comment ce paramètre affecte les disponibilités.
    • Si le paramètre Prioriser le propriétaire du contact est activé, un écran de bienvenue s'affiche pour permettre au contact de saisir son adresse e-mail avant d'accéder à la page de planification :
      • Dans le champ Titre de la page , saisissez le texte qui apparaît sur l'écran de bienvenue.
      • Dans le champ Description, saisissez un texte expliquant pourquoi vous demandez l'adresse e-mail du visiteur.
      • Pour personnaliser l'image qui apparaît sur l'écran de bienvenue, dans la section Image , sélectionnez une option d'image.
        • Image par défaut : l'icône des réunions par défaut fournie par HubSpot apparaîtra.
        • Avatar de l'entreprise : l'avatar de l'entreprise associé au domaine de messagerie de l'utilisateur qui a créé la page de planification. Il est renseigné par HubSpot Insights.
        • Image personnalisée : Chargez une image personnalisée sélectionnée dans le gestionnaire de fichiers. Passez la souris sur l'avatar et cliquez sur l'icône Crayon edit, puis sélectionnez Modifier la photo. Dans le panneau de droite, sélectionnez une image.

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  • Dans l'onglet Planifier, vous pouvez personnaliser les informations suivantes :
    • Titre : saisissez le nom qui apparaîtra au-dessus du calendrier sur la page de planification.
    • Durée : le temps alloué au rendez-vous. Cliquez sur + Ajouter une durée pour ajouter plus d'options.
    • Fuseau horaire : cliquez sur le menu déroulant Fuseau horaire et sélectionnez le fuseau horaire. Il s'agit du fuseau horaire sur lequel se base votre disponibilité.
    • Horaires disponibles : utilisez les menus déroulants pour définir les jours de la semaine et la durée de vos créneaux horaires disponibles. Cliquez sur + Ajouter des heures pour ajouter des créneaux horaires supplémentaires.
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Remarque : Les heures disponibles de la page de planification s'affichent dans les paramètres du fuseau horaire du contact. Par exemple, si l'ordinateur du contact est défini à l'heure du Pacifique, les heures s'affichent selon le fuseau horaire du Pacifique. Les paramètres de calendrier du contact déterminent la date et l'heure de l'événement du calendrier envoyé au contact après la prise de rendez-vous.

  • Pour afficher des options de personnalisation supplémentaires, développez la section Paramètres supplémentaires. Vous pouvez personnaliser les éléments suivants : 
    • Image : cette image apparaîtra en haut de la page de planification. Sélectionnez une option d'image :
      • Avatar de l'organisateur : l'avatar de l'organisateur de la réunion, défini dans son profil d'utilisateur et ses préférences, apparaîtra. Cette option est uniquement disponible lors de la création d'une page de planification individuelle.
      • Avatar de l'entreprise : l'avatar de l'entreprise associé au domaine de messagerie de l'utilisateur qui a créé la page de planification apparaîtra. Il est renseigné par HubSpot Insights.
      • Image personnalisée : Chargez une image personnalisée sélectionnée dans le gestionnaire de fichiers. Passez la souris sur l'avatar et cliquez sur l'icône Crayon edit, puis sélectionnez Modifier la photo. Dans le panneau de droite, sélectionnez une image.
    • Lorsqu'une réunion peut être programmée : saisissez le nombre de semaines disponible pour la prise de rendez-vous dans votre calendrier à partir de maintenant. Si vous créez une page de planification pour un événement ou une conférence, vous pouvez spécifier une plage de dates personnalisée. Sélectionnez le bouton radio Sur une période de roulement des semaines ou Plage de dates personnalisée (utilisateurs disposant de licences utilisateurs payantes Sales Hub uniquement), puis sélectionnez le nombre de semaines ou utilisez le sélecteur de date pour définir votre période. Une période personnalisée ne peut pas dépasser 10 semaines.
    • Délai de préavis minimum : cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner le délai minimum de réservation avant un rendez-vous.
    • Période de battement : cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner la durée de la période de battement entre chaque rendez-vous. La période de battement évite de prendre des rendez-vous trop proches. Par exemple, si vous avez une réunion de 13 h à 13 h 30 et un battement de 30 minutes, le rendez-vous suivant serait possible à partir de 14 h).
    • Modification de l'heure de début : définissez la fréquence des heures de début de vos rendez-vous. Par exemple, si vous êtes disponible entre 10 h et 12 h pour un rendez-vous de 60 minutes et que l'intervalle de votre heure de début est de 15 minutes, un prospect peut prendre un rendez-vous de 60 minutes avec vous à 10 h, 10 h 15, 10 h 30, etc.
    • Langue de la page de réservation : sélectionnez la langue dans laquelle la page de planification doit apparaître. Si les paramètres du navigateur d'un visiteur ne peuvent pas être détectés, votre page de planification apparaîtra en anglais.
    • Format de date et heure : la date et l'heure seront formatées dans la même langue sélectionnée pour la langue de la page de prise de rendez-vous. click-to-expand-additional-meetings-settings
  • Cliquez sur l'onglet Formulaire pour personnaliser le formulaire que les contacts verront lorsqu'ils prendront rendez-vous avec vous.
  • Par défaut, les contacts devront saisir leurs prénoms, noms et adresses e-mail lors de la prise de rendez-vous. Si vous utilisez Sales Hub ou Service Hub, vous pouvez ajouter des questions supplémentaires. Notez que les champs de formulaire supplémentaires ajoutés seront inclus dans l'invite d'événement de calendrier et la description de l'événement.
    • Pour ajouter une question à champ de texte simple, cliquez sur Question personnalisée. Saisissez une question, puis cliquez sur Enregistrer. Pour rendre ce champ optionnel, désélectionnez la case à cocher Obligatoire à droite du champ.
    • Pour ajouter une propriété de contact existante en tant que champ, cliquez sur Propriété de contact. Ainsi, vous pourrez ajouter différents types de champs à votre formulaire. Si vous devez créer une nouvelle propriété pour ce champ, découvrez comment créer des propriétés personnalisées. Sélectionnez une propriété de contact dans le menu déroulant, puis cliquez sur Enregistrer. Pour rendre ce champ optionnel, décochez la case Obligatoire à droite du champ.

Remarque : Vous ne pouvez pas ajouter de champ de téléchargement de fichier à votre formulaire de prise de rendez-vous.

  • Pour ajouter un test CAPTCHA à la page de programmation afin d'empêcher les soumissions de spam, activez le bouton CAPTCHA (prévention des spam).
  • Si vous avez activé le RGPD dans votre compte, pour toutes les pages de planification que vous avez créées, le RGPD sera activé. La page de planification affiche le texte de confidentialité et consentement par défaut que vous avez configuré dans les paramètres de votre compte. Pour personnaliser vos options Confidentialité et consentement (RGPD) pour cette page de planification, cliquez sur Personnaliser :
    • Vous pouvez capturer le consentement d'un contact à communiquer à un type d'abonnement spécifique ou capturer un intérêt légitime sur votre page de planification. Dans le panneau Consentement marketing personnalisé, sélectionnez Consentement ou Intérêt légitime depuis le menu déroulant. 
      • Consentement : modifiez le texte du consentement de communication, puis ajoutez des types d'abonnement/des cases à cocher supplémentaires pour permettre aux visiteurs de consentir à la communication de plusieurs types d'abonnements sur une seule page de planification.Cliquez sur + Ajouter une autre case à cocher, puis sélectionnez un type de consentement et modifiez le texte qui apparaîtra à côté de la case à cocher.
      • Intérêt légitime : sélectionnez une base juridique depuis le menu déroulant.Pour ajouter des types d'abonnements afin que vous puissiez capturer plusieurs types d'abonnements implicites, cliquez sur + Ajouter un autre abonnement, puis cliquez sur le menu déroulant Type d'abonnement et sélectionnez un type d'abonnement.L'abonnement sélectionné par défaut dans l'outil Réunions est la communication « en face à face ». Il s'agit d'un type d'abonnement interne dans votre compte HubSpot.
    • Modifiez le texte de confidentialité et de consentement de la page de planification.Toute modification apportée aux options d'une page de planification individuelle Confidentialité et consentement remplacera le texte par défaut défini dans les paramètres de votre compte.
    • Pour visualiser le rendu de vos options de consentement, cliquez sur l'onglet Aperçu.
  • Pour accéder à des paramètres de formulaire supplémentaires, développez la section Paramètres supplémentaires :
    • Si vous ne souhaitez pas que les informations connues soient pré-remplies dans les champs de formulaire sur la page de planification lorsqu'un contact retourne sur votre site, cliquez pour désactiver l'option Pré-remplir les champs avec des valeurs connues. La désactivation de ce paramètre désactivera automatiquement le paramètre Envoyez automatiquement le formulaire lorsque tous les champs sont pré-remplis.
    • Pour soumettre automatiquement le formulaire lorsque les champs de formulaire sont pré-remplis avec des données connues, cliquez pour activer l'option Soumettre automatiquement le formulaire lorsque tous les champs sont pré-remplis.
  • Les utilisateurs disposant d'un abonnement payant Sales Hub ou Service Hub peuvent rediriger des contacts vers une page de site web, une page de destination ou une page externe spécifique une fois leur rendez-vous pris en sélectionnant le bouton radio Rediriger vers une autre page. Pour personnaliser l'expérience du contact après la prise de rendez-vous, cliquez sur l'onglet Confirmation :
    • Sélectionnez l'option Redirection vers une autre page. Si vous avez installé des pixels de réseaux publicitaires, cette redirection prend en charge les prises de rendez-vous de suivi via des réseaux externes tels que Google et Facebook.
    • Pour sélectionner une page HubSpot, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez une page. meetings-redirect-to-another-page
    • Pour rediriger vers une page externe, cliquez sur Ajouter un lien externe. Dans la boîte de dialogue, saisissez l'URL, puis cliquez sur Ajouter.
  • Lorsque vous avez terminé de modifier vos options de planification, cliquez sur Suivant.

Automatisation

Sur la page Automatisation, vous pouvez désactiver l'e-mail de confirmation automatique ou ajouter des e-mails de rappel supplémentaires à envoyer avant la réunion.

Remarque : Vous ne pouvez pas modifier le contenu des e-mails de confirmation ou de rappel. 

  • Par défaut, un e-mail de confirmation est envoyé lorsque quelqu'un prend rendez-vous via cette page de planification. Pour désactiver cette option, désactivez le bouton E-mail de confirmation.
  • Pour envoyer des e-mails de rappel avant un rendez-vous, cliquez sur le bouton Rappel de pré-rendez-vous.
    • Pour sélectionner le nombre de semaines, de jours, d'heures ou de minutes avant l'envoi de l'e-mail de rappel, saisissez un nombre dans le champ de texte, puis cliquez sur le menu déroulant E-mail de rappel planifié et sélectionnez une mesure horaire. pre-meeting-reminder-email
    • Vous pouvez ajouter jusqu'à trois e-mails de rappel. Pour ajouter des e-mails de rappel supplémentaires, cliquez sur Ajouter un rappel. Pour supprimer un rappel, cliquez sur l'icône Supprimer .
    • Cochez la case Inclure la description de l'invitation dans le rappel pour inclure la description d'invitation dans l'e-mail de rappel.
    • Pour prévisualiser l'e-mail que vos contacts recevront, cliquez sur Aperçu de l'e-mail de rappel. La langue de l'e-mail correspond à la langue sélectionnée dans le menu déroulant Langue de la page de réservation.
  • Cliquez sur Terminé.

Vous pouvez désormais partager un lien de prise de rendez-vous avec vos contacts afin qu'ils puissent prendre rendez-vous avec vous.Dans la colonne Type, le libellé Individuel, Groupe ou Round Robin s'affiche à côté du nom de la réunion et le nom de l'organisateur apparaît en dessous de ce libellé.

Remarque : Pour les réunions Round Robin, l'e-mail de rappel sera envoyé à l'utilisateur HubSpot qui a été inscrit au rendez-vous avec le contact, et non l'utilisateur HubSpot qui a créé la page de planification.


Les utilisateurs dotés d'une licence payante Sales Hub ou Service Hub peuvent également personnaliser le logo de l'entreprise, les informations de l'entreprise et les couleurs par défaut qui s'affichent sur votre page de planification dans les paramètres de votre compte. Les modifications apportées ici s'appliquent également à vos documents et devis. Découvrez comment modifier le branding de votre entreprise pour vos outils de vente HubSpot.

Modifier des pages de planification

Vous pouvez modifier vos pages de planification existantes si vous devez changer votre disponibilité ou apporter d'autres changements à l'expérience de planification.
  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Réunions.
  • Si vous êtes un super administrateur et que vous modifiez une page de planification pour un autre utilisateur, cliquez sur le menu déroulant Propriétaire et sélectionnez un autre utilisateur

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  • Passez le curseur de la souris sur le nom d'une réunion et cliquez sur Modifier.
  • Dans le menu latéral gauche, naviguez dans les onglets pour apporter des modifications à la page de planification :
    • Vue d'ensemble : modifiez les informations de base de la page de planification, notamment le titre, le lieu et la description du rendez-vous.
    • Planification : modifiez votre disponibilité et vos questions de formulaire.
    • Automatisation : modifier les e-mails de rappel et l'expérience après la prise de rendez-vous.

Remarque : Vous ne pouvez pas changer l'organisateur de la réunion après la création de la page de planification. Si vous souhaitez attribuer une page de planification à un nouveau propriétaire, vous devez transférer la propriété.

  • Cliquez sur Enregistrer.

Transférer la propriété d'une page de planification

Il peut arriver qu'un membre de l'équipe ne soit pas au bureau, intègre une autre équipe ou quitte l'entreprise. Si vous disposez d'autorisations Super administrateur en tant qu'utilisateur, vous pouvez transférer une page de planification vers un autre propriétaire afin que les contacts puissent prévoir du temps avec un membre de votre équipe. Le nouveau propriétaire doit disposer d'un calendrier connecté et d'une licence payante attribuée Sales Hub ou Service Hub.

Remarque : Si vous supprimez un utilisateur de votre compte, toutes les pages de planification pour lesquelles il a été désigné comme organisateur seront supprimées. Vous devez transférer la propriété avant de supprimer l'utilisateur de votre compte.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Réunions.
  • Sélectionnez les cases à cocher à côté des réunions à transférer.
  • En haut du tableau, cliquez sur Transférer la propriété

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  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Propriétaire et sélectionnez un nouveau propriétaire.
  • Cliquez sur Transférer

Le propriétaire d'origine de la page de planification n'aura plus accès à la page de planification une fois celle-ci transférée.