Ignorer et passer au contenu principal
Avertissement : cet article est le résultat de la traduction automatique, l'exactitude et la fidélité de la traduction ne sont donc pas garanties. Pour consulter la version originale de cet article, en anglais, cliquez ici.
Inbox

Configurer la boîte de réception des conversations

Dernière mise à jour: janvier 12, 2022

Disponible avec :

Tous les produits et les abonnements

La boîte de réception des conversations est un emplacement central de votre compte HubSpot où apparaissent les messages de tous vos canaux connectés. Vous pouvez consulter les conversations en cours, répondre aux messages et créer des tickets pour suivre les problèmes des clients.

En fonction de votre Abonnement à HubSpot vous pouvez soit modifier la boîte de réception des conversations par défaut, soit créer de nouvelles boîtes de réception.
 

Configurer la boîte de réception par défaut

Lorsque vous créez un compte HubSpot pour la première fois, HubSpot crée automatiquement une boîte de réception pour les conversations et fournit une adresse e-mail de secours adresse e-mail de secours. Vous pouvez modifier l'adresse électronique de secours ou connecter des canaux supplémentaires pour commencer à recevoir des messages dans la boîte de réception. Vous pouvez également modifier les utilisateurs et les équipes qui ont accès à la boîte de réception des conversations.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à settings l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Boîte de réception > Boîtes de réception.
  • Pour renommer la boîte de réception :
    • À côté du menu déroulant Vue actuelle , cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Renommer la boîte de réception.
    • Dans la boîte de dialogue, saisissez un nom pour la boîte de réception et cliquez sur Renommer.
  • Pour connecter un canal afin de commencer à recevoir des messages dans la boîte de réception, cliquez sur Connecter un canal, puis sélectionnez un canal. En savoir plus sur connecter les canaux à la boîte de réception.
  • Pour connecter un compte Slack à la boîte de réception, dans la section Intégration de Slack , cliquez sur Connecter Slack. En savoir plus sur la configuration de l' intégration de Slack
  • Pour gérer les utilisateurs et les équipes qui peuvent accéder à la boîte de réception, cliquez sur l'onglet Accès .
  • Cliquez sur le menu déroulant Qui a accès à la boîte de réception et sélectionnez une option :
    • Tout le monde : chaque utilisateur de HubSpot dans le compte peut accéder à la boîte de réception.
    • Utilisateurs et équipes spécifiques : seuls les utilisateurs ou équipes sélectionnés peuvent accéder à cette boîte de réception.
  • Cliquez sur Enregistrer.

Modifier l'adresse électronique de secours

Un email de secours est un email fourni par HubSpot qui vous permet d'utiliser certains outils HubSpot, tels que l'automatisation des tickets, si vous n'avez pas encore connecté une adresse email d'équipe. L'e-mail de secours est également utilisé si l'adresse e-mail de votre équipe est soudainement déconnectée de la boîte de réception des conversations. 

Lors de la configuration de la boîte de réception, vous avez la possibilité de personnaliser l'adresse e-mail de secours pour commencer immédiatement à envoyer des e-mails. Si vous ne souhaitez pas utiliser l'adresse électronique de secours, découvrez comment connecter une adresse électronique d'équipe pour commencer à recevoir des courriels dans la boîte de réception. 

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à settings l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Boîte de réception > Boîtes de réception.
  • À côté de l'e-mail de secours, cliquez sur Modifier.

  • Pour activer l'adresse électronique de secours pour l'envoi, dans l'onglet Configuration , cochez la case Utiliser l'adresse électronique HubSpot pour l'envoi des messages.
  • Pour personnaliser le nom du destinataire qui s'affiche, cliquez sur le menu déroulant du nom du destinataire et sélectionnez une option.

Veuillez noter : vous ne pouvez pas utiliser le même nom d'origine pour plusieurs courriels de repli. La valeur du nom de l'expéditeur doit être unique pour l'adresse électronique de secours

    • Nom de l'agent et de l'entreprise : le nom de l'utilisateur et le nom de l'entreprise apparaîtront lorsque le contact recevra un courriel. Saisissez le nom de l'entreprise dans le champ de texte.
    • Nom de l'entreprise : sélectionnez cette option pour afficher le nom de l'entreprise uniquement. Saisissez le nom de l'entreprise dans le champ de texte.
fallback-email-from-name
  • Pour personnaliser l' adresse de départ, sélectionnez la case d'option située à côté de l'une des options.
    • Utiliser la valeur par défaut : l'adresse par défaut des utilisateurs d'un compte payant s'affichera comme suit : [nom d'utilisateur]@[sous-domaine].hs-inbox.com. L'option par défaut pour les utilisateurs gratuits s'affiche sous la forme [nom d'utilisateur]@[sous-domaine].hubspot.inbox.com.
    • Personnaliser l'adresse d'expéditeur : dans le champ de texte, saisissez l'adresse e-mail qui doit apparaître. Cliquez sur Vérifier pour confirmer que vous avez accès à cet e-mail
  • Vous pouvez configurer l'adresse de secours comme une adresse de transfert dans les paramètres de votre client de messagerie afin que les courriels envoyés à cette adresse soient transférés vers la boîte de réception des conversations. Cliquez sur Copier à côté du champ Adresse de transfert , puis ajoutez-la en tant qu'adresse de transfert dans votre client de messagerie paramètres du client de messagerie.
  • Pour inclure une signature d'email d'équipe :
    • Cliquez sur Ajouter une signature d'équipe. Cette signature ne s'applique qu'aux e-mails envoyés directement depuis la boîte de réception des conversations.  Apprenez à configurer votre signature électronique pour les e-mails envoyés à partir d'enregistrements CRM.
    • Dans la zone de texte, personnalisez la signature de votre équipe dans l'éditeur simple , ou cliquez sur HTML et modifiez la signature en HTML. Utilisez la barre d'outils de texte enrichi pour formater le texte, insérer un lien ou une image. Pour insérer un jeton de personnalisation qui fera apparaître le nom de l'expéditeur, cliquez sur le menu déroulant Insérer un jeton et sélectionnez Nom complet, Prénom ou Nom de famille.

  • Sur la droite, prévisualisez l'affichage du nom, de l'e-mail et de la signature d'e-mail de l'expéditeur dans la boîte de réception du contact, puis cliquez sur Enregistrer.
  • Par défaut, lorsqu'un e-mail est transféré vers la boîte de réception, il est enregistré dans la fiche d'informations de l'expéditeur initial. Pour désactiver ce paramètre afin que les e-mails soient envoyés à l'expéditeur qui les a transférés, cliquez pour désactiver l'option Choisir l'expéditeur original des transferts d'e-mails.

Veuillez noter que les messages entrants ne peuvent être acheminés automatiquement que vers les utilisateurs auxquels sont attribués des sièges payants du Sales Hub ou du Service Hub. Si l'utilisateur n'a pas accès à un siège payant, vous ne pouvez pas l'inclure dans vos règles d'affectation automatique.

  • Pour modifier les propriétés par défaut du ticket, y compris le pipeline et l'étape du ticket :
    • Cliquez sur Modifier le ticket à côté du paramètre Traiter les conversations entrantes comme des tickets d'assistance .
    • Dans le panneau de droite, utilisez les menus déroulants pour modifier les propriétés.
    • Par défaut, si vous avez configuré des règles d'attribution automatique dans la boîte de réception, le propriétaire du ticket sera le même que celui de la conversation. Pour changer le propriétaire du billet, cliquez sur le menu déroulant Propriétaire du billet et sélectionnez une autre option

    • Cliquez sur Enregistrer.
  • Pour terminer la modification de votre adresse électronique de secours, cliquez sur Enregistrer.

Si vous avez apporté des modifications à votre configuration ou à vos règles de transfert, vos contacts verront la version actualisée du nom de l'expéditeur, de l'adresse de l'expéditeur et de la signature d'e-mail lorsqu'ils recevront un e-mail de votre part.

Créer une nouvelle boîte de réception(Professional ou Enterprise uniquement)

Les utilisateurs d'un compte Professional ou Enterprise peuvent créer plusieurs boîtes de réception de conversations. C'est utile si vous avez plusieurs équipes qui ont besoin d'accéder à l'outil de conversations, mais que vous voulez garder vos messages segmentés et organisés. Par exemple, vous pouvez créer une boîte de réception pour les ventes afin de gérer les demandes concernant les prix et les emballages, et une boîte de réception pour le support client afin que votre équipe de support puisse gérer les demandes entrantes.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à settings l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Boîte de réception > Boîtes de réception.
  • À côté du menu déroulant Vue actuelle, cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Créer une nouvelle boîte de réception.
  • Dans le champ Nom de la boîte de réception de l'équipe , saisissez un nom pour votre boîte de réception.
  • Cliquez sur le menu déroulant Qui a accès à la boîte de réception pour choisir qui peut voir cette boîte de réception. Vous pouvez également ajouter ou supprimer des membres d'équipe après la création de votre boîte de réception.
    • Tout le monde : chaque utilisateur de HubSpot dans le compte peut accéder à la boîte de réception.
    • Utilisateurs et équipes spécifiques : seuls les utilisateurs ou les équipes sélectionnés peuvent accéder à la boîte de réception.

Remarque : lesconversations entrantes ne peuvent être attribuées automatiquement qu' aux utilisateurs ayant un siège payant, mais les utilisateurs gratuits peuvent toujours attribuer et répondre aux conversations non attribuées s' ils ont accès à la boîte de réception

Si vous choisissez Utilisateurs et équipes spécifiques, les utilisateurs disposant d'un
accès au compte ou de droits de super-administrateurpeuvent consulter la boîte de réception des conversations dans le portail, mais mais ne peuvent pas effectuer d'actions dans la boîte de réception, comme répondre à un fil de discussion, sauf s'ilssoient inclus comme membre d'une équipe dans les paramètres de la boîte de réception

sélectionner-qui-a-accès-à-la-boîte

Lorsque vous naviguez dans les paramètres de la boîte de réception, une liste des chaînes connectées apparaît. Vous pouvez modifier les paramètres des canaux existants ou connecter des canaux supplémentaires. Apprenez à composer et à répondre à des courriels dans la boîte de réception ou à chatter avec les visiteurs de votre site Web