Configurar la bandeja de entrada de conversaciones

La bandeja de entrada de conversaciones es una ubicación central en tu cuenta de HubSpot donde aparecerán mensajes de todos tus canales conectados. Puedes ver conversaciones en curso, responder mensajes y crear tickets para hacer seguimiento a problemas de los clientes.

Configurar la bandeja de entrada predeterminada

Cuando creas una cuenta de HubSpot por primera vez, HubSpot creará automáticamente una bandeja de entrada de Conversaciones y proporcionará una dirección de correo electrónico de reserva . Puedes editar la dirección de correo electrónico de reserva o conectar canales adicionales para empezar a recibir mensajes en la bandeja de entrada. También puedes editar qué usuarios y equipos tienen acceso a la bandeja de entrada de conversaciones.

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración settings en la barra de navegación principal.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Bandeja de entrada > Bandejas de entrada.
• Para cambiar el nombre de la bandeja de entrada:
• Junto al menú desplegable Vista actual, haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona Crear el nombre de la bandeja de entrada.
• En el cuadro de diálogo, escribe un nombre para la bandeja de entrada y haz clic en Cambiar nombre.
• Para conectar un canal y empezar a recibir mensajes en la bandeja de entrada, haz clic en Conectar un canal y luego selecciona un canal. Más información sobre conectando canales a la bandeja de entrada.

• Para conectar una cuenta de Slack a la bandeja de entrada, en la sección Integración de Slack , haz clic en Conectar Slack. Más información sobre cómo configurar la integración con Slack.

• Para gestionar qué usuarios y equipos pueden acceder a la bandeja de entrada, haz clic en la pestaña Acceso .
  • Haz clic en el menú desplegable Quién tiene acceso de bandeja de entrada y selecciona una opción:
    • Todos: cada usuario de HubSpot en la cuenta puede ver la bandeja de entrada.
    • Usuarios y equipos específicos: solo usuarios o equipos seleccionados pueden ver esta bandeja de entrada.
  • Haz clic en Guardar.

Ten en cuenta que: las conversaciones entrantes sólo se pueden asignar automáticamente a usuarios con una licencia de pago, pero los usuarios gratuitos pueden asignar y responder a conversaciones no asignadas si tienen acceso a la bandeja de entrada.

Si eliges Usuarios y equipos específicos, los usuarios con Acceso a la cuenta o Permisos de superadministrador pueden ver cualquier bandeja de entrada de conversaciones en el portal, pero no pueden realizar acciones en la bandeja de entrada, como responder a una conversación, a menos que estén seleccionados como miembros del equipo en los ajustes de Acceso de la bandeja de entrada.

Editar la dirección de correo electrónico de reserva

Un correo de reserva es un correo que proporciona HubSpot que te permite usar determinadas herramientas de HubSpot, como la automatización de tickets, si no has conectado una bandeja de entrada compartida todavía. El correo de reserva también se utiliza si tu correo electrónico de equipo se desconecta repentinamente de la bandeja de entrada de conversaciones.

Al configurar la bandeja de entrada, tienes la opción de personalizar la dirección de correo electrónico de reserva para empezar a enviar correos inmediatamente. Si no desea utilizar la dirección de correo electrónico de reserva, aprende a conectar una dirección de correo electrónico de equipo para empezar a recibir correos electrónicos en la bandeja de entrada.

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración settings en la barra de navegación principal.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Bandeja de entrada > Bandejas de entrada.
• Junto al correo de reserva, haz clic en Editar.

• Para activar la dirección de correo electrónico de reserva para enviar, en la pestaña Configuración, selecciona la casilla de comprobación Usa el correo electrónico de HubSpot para enviar mensajes. 
• Para personalizar el Nombre del remitente que se muestra, haz clic en el menú desplegable Nombre del remitente y selecciona una opción.

Nota: no puedes usar el mismo nombre de remitente para varios correos de reserva. El valor de nombre del remitente debe ser único para la dirección de correo de reserva.

• • Nombre del agente y la empresa: el nombre del usuario y el nombre de la empresa aparecerán cuando el contacto reciba un correo electrónico. Introduce el nombre de la empresa en el campo de texto.
  • Nombre de la empresa: selecciona esta opción para mostrar solo el nombre de la empresa. Introduce el nombre de la empresa en el campo de texto.

• Para personalizar la dirección del remitente, selecciona el botón de radio junto a una de las opciones.
  • Usar predeterminado: la dirección de origen predeterminada de los usuarios en una cuenta de pago aparecerá como [nombre de usuario]@[subdominio].hs-inbox.com. La opción predeterminada para los usuarios gratuitos se mostrará como [nombredeusuario]@[subdominio].hubspot-inbox.com.
  • Personalizar dirección del remitente: en el campo de texto, introduce la dirección de correo electrónico que deseas mostrar. Haz clic en Verificar dirección para confirmar que tienes acceso a ese correo electrónico.

• Puedes configurar el correo electrónico de reserva como una dirección de reenvío en la configuración de tu cliente de correo para que los correos enviados a esa dirección se reenvíen a la bandeja de entrada de conversaciones. Haz clic en Copiar junto al campo Dirección de reenvío y, a continuación, añádela como dirección de reenvío en la configuración de tu cliente de correo .
• Para incluir una firma de correo electrónico de equipo:
  • Haz clic en Agregar firma del equipo. Esta firma solo se aplica a los correos electrónicos enviados directamente desde la bandeja de entrada de conversaciones. Aprende a configurar tu firma de correo electrónico para los correos enviados desde los registros de CRM.
  • En el cuadro de texto, personaliza la firma de correo electrónico de tu equipo en el editor Simple, o haz clic en HTML y edita la firma en HTML. Utiliza los botones en la parte inferior para darle formato al texto, insertar un enlace o insertar una imagen. Para insertar una ficha de personalización que completará el nombre completo del remitente o nombre, haz clic en el menú desplegable Insertar token y selecciona Nombre completo, Nombre o Apellido.

• En la derecha, muestra la vista preliminar del nombre , dirección y firma del remitente del correo electrónico en la bandeja de entrada del contacto, luego haz clic en Guardar.
• Por opción predeterminada, cuando un correo electrónico se reenvía a la bandeja de entrada, el correo electrónico se registrará en el contacto del remitente original. Para desactivar esta configuración para que los correos electrónicos se registren en el remitente que reenvió el correo electrónico, haz clic para desactivar el interruptor Elegir remitente original de reenvíos de correo electrónico.

• Para configurar las reglas de asignación, haz clic en la pestaña Automatización:
• Si eres asignado a una licencia de pago de Sales Hub o Service Hub, puedes establecer reglas de enrutamiento para que los correos electrónicos entrantes se dirijan automáticamente a usuarios y equipos específicos en tu cuenta.
  • Haz clic para activar el interruptor Asignar automáticamente conversaciones.
  • Haz clic en el menú desplegable Asignar a y selecciona una opción de enrutamiento:

• • • Usuarios y equipos específicos: asigna correos electrónicos entrantes a los usuarios o equipos seleccionados. Selecciona los usuarios o equipos del menú desplegable Usuarios y equipos específicos.
    • Propietario del contacto: asigna correos electrónicos entrantes al propietario de un contacto. El contacto debe tener asignado un propietario a su registro y seguimiento con una cookie. Si el propietario está sin conexión, el envío se realizará por correo electrónico al propietario del visitante.
  • Por defecto, las Conversaciones entrantes sólo se asignarán a los agentes que estén disponibles. Si no hay agentes disponibles, la conversación de correo electrónico quedará sin asignar. Puedes desactivar la casilla Asignar sólo a usuarios disponibles para desactivar la asignación basada en la disponibilidad del agente.

Nota: los mensajes entrantes solo se pueden dirigir automáticamente a usuarios con licencias de pago asignadas de Sales Hub o Service Hub. Si el usuario no tiene acceso a un cupo de pago, no puedes incluirlo en tus reglas de asignación automática.

• Para editar las propiedades por opción predeterminada del ticket, incluyendo el pipeline del ticket y la etapa:
• Haz clic en Editar ticket junto al valor de configuración Tratar las conversaciones entrantes como tickets de asistencia técnica.
• En el panel derecho, utiliza los menús desplegables para editar las propiedades.
• Por opción predeterminada, si tienes reglas de asignación automática configuradas en la bandeja de entrada, el propietario del ticket será el mismo que el propietario de la conversación. Para cambiar el propietario del ticket, haz clic en el menú desplegable Propietario del ticket y selecciona otra opción. 

• • Haz clic en Guardar.

• Para terminar de editar tu dirección de correo electrónico de reserva, haz clic en Guardar.

Si hiciste cambios en tus reglas de configuración o enrutamiento, tus contactos verán el nombre de remitente, la dirección del remitente y la firma del correo electrónico actualizados cuando reciban un correo enviado por ti.

Crear una nueva bandeja de entrada (solo Pro o Enterprise)

Los usuarios de una cuenta Pro o Enterprise pueden crear varias bandejas de entrada de conversaciones. Esto es útil si tienes varios equipos que necesitan acceso a la herramienta de conversaciones, pero quieres mantener tus mensajes segmentados y organizados. Por ejemplo, puedes crear una bandeja de entrada de ventas para gestionar las consultas sobre precios y envases, y una bandeja de entrada de atención al cliente para que tu equipo de asistencia gestione las solicitudes entrantes.

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración settings en la barra de navegación principal.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Bandeja de entrada > Bandejas de entrada.
• Junto al menú desplegable Vista actual , haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona Crear nueva bandeja de entrada.
• En el campo Nombre de la bandeja de entrada del equipo , introduce un nombre para tu bandeja de entrada.
• Haz clic en el menú desplegable Quién tiene acceso a la bandeja de entrada para elegir quién puede ver esta bandeja de entrada. También puedes agregar o eliminar miembros del equipo después de crear tu bandeja de entrada.
  • Todos: cada usuario de HubSpot en la cuenta puede ver la bandeja de entrada.
  • Usuarios y equipos específicos: solo usuarios o equipos seleccionados pueden acceder a la bandeja de entrada.

Ten en cuenta que: las conversaciones entrantes sólo se pueden asignar automáticamente a usuarios con una licencia de pago, pero los usuarios gratuitos pueden asignar y responder a conversaciones no asignadas si tienen acceso a la bandeja de entrada.

Si eliges Usuarios y equipos específicos, los usuarios con Acceso a la cuenta o Permisos de superadministrador pueden ver cualquier bandeja de entrada de conversaciones en el portal, pero no pueden realizar acciones en la bandeja de entrada, como responder a una conversación, a menos que estén seleccionados como miembros del equipo en los ajustes de Acceso de la bandeja de entrada .

• Haz clic en Siguiente.
• Selecciona un canal de para conectarte, o haz clic en Conectar un canal más tarde.
  • Conectar un canal de correo electrónico de equipo
  • Conectar un canal de chat
  • Conectar una cuenta de Facebook Messenger
  • Conectar un formulario de asistencia técnica
  • Conectar un canal de una cuenta de WhatsApp Business

Cuando navegues a los ajustes de la bandeja de entrada, aparecerá una lista de los canales conectados. Puedes editar la configuración de los canales existentes o conectar canales adicionales. Aprende a redactar y responder a correos electrónicos en la bandeja de entrada o chatear con los visitantes de tu sitio web.

Gestionar el estado del canal

Puedes desactivar un canal conectado en la configuración de tu bandeja de entrada:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración settings en la barra de navegación principal.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Bandeja de entrada > Bandejas de entrada.
• Haz clic para activar o desactivar el interruptor Estado de un canal conectado.

Si se desactiva un canal, ya no podrás enviar mensajes desde el canal en HubSpot. Además, cualquier mensaje entrante al canal no aparecerá en la herramienta de conversaciones, y no se registrará en el CRM.