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Nota: Este contenido se tradujo a través de un software y es posible que no haya sido revisado. La versión en inglés se considera, por tanto, la versión oficial y es posible que haya sido actualizada. Para acceder a la versión en inglés, haz clic aquí.

Configurar la bandeja de entrada de conversaciones

Última actualización: junio 9, 2024

Disponible con cualquiera de las siguientes suscripciones, a no ser que se indique de otro modo:

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La bandeja de entrada de conversaciones es una ubicación central en tu cuenta de HubSpot donde aparecerán mensajes de todos tus canales conectados. Puedes ver conversaciones en curso, responder mensajes y crear tickets para hacer seguimiento a problemas de los clientes.

Dependiendo de tu suscripción a HubSpot puedes editar la bandeja de entrada predeterminada de conversaciones o crear nuevas bandejas de entrada.

Configurar la bandeja de entrada predeterminada

Cuando creas una cuenta de HubSpot por primera vez, HubSpot creará automáticamente una bandeja de entrada de conversaciones y proporcionará una dirección de correo electrónico de reserva. Puedes editar la dirección de correo electrónico de reserva o conectar canales adicionales para empezar a recibir mensajes en la bandeja de entrada. También puedes editar qué usuarios y equipos tienen acceso a la bandeja de entrada de conversaciones.

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Bandeja de entrada > Bandejas de entrada.
  • Para cambiar el nombre de la bandeja de entrada:
    • Junto al menú desplegable Vista actual, haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona Crear el nombre de la bandeja de entrada.
    • En el cuadro de diálogo, escribe un nombre para la bandeja de entrada y haz clic en Cambiar nombre.
  • Para conectar un canal y empezar a recibir mensajes en la bandeja de entrada, haz clic en Conectar un canal y luego selecciona un canal. Más información sobre Conectar canales a la bandeja de entrada.
  • Para conectar una cuenta de Slack a la bandeja de entrada, en la sección Integración de Slack , haz clic en Conectar Slack. Más información sobre cómo configurar la integración con Slack.
  • Para gestionar qué usuarios y equipos pueden acceder a la bandeja de entrada, haz clic en la pestaña Acceso .
    • Haz clic en el menú desplegable Quién tiene acceso de bandeja de entrada y selecciona una opción:
      • Todos: cada usuario de HubSpot en la cuenta puede ver la bandeja de entrada.
      • Usuarios y equipos específicos: solo usuarios o equipos seleccionados pueden ver esta bandeja de entrada.
    • Haz clic en Guardar.
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Por favor, ten en cuenta: Las conversaciones Entrantes sólo pueden ser asignadas automáticamente a usuarios con una licencia Pagada, pero los usuarios gratuitos pueden asignar y responder a conversaciones no asignadas si tienen acceso a la bandeja de entrada.

Si eliges Usuarios y equipos específicos, los usuarios con Acceso a la cuenta o Permisos de superadministrador pueden ver cualquier bandeja de entrada de conversaciones en el portal, pero no pueden realizar acciones en la bandeja de entrada, como responder a un hilo, a menos que estén seleccionados como miembros del equipo en la configuración de Acceso de la bandeja de entrada.

Editar la dirección de correo electrónico de reserva

Un correo de reserva es un correo que proporciona HubSpot que te permite usar determinadas herramientas de HubSpot, como la automatización de tickets, si no has conectado una bandeja de entrada compartida todavía. El correo de reserva también se utiliza si tu correo electrónico de equipo se desconecta repentinamente de la bandeja de entrada de conversaciones.

Al configurar la bandeja de entrada, tienes la opción de personalizar la dirección de correo electrónico de reserva para empezar a enviar correos inmediatamente. Si no desea utilizar la dirección de correo electrónico de reserva, aprende a conectar una dirección de correo electrónico de equipo para empezar a recibir correos electrónicos en la bandeja de entrada.

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Bandeja de entrada > Bandejas de entrada.
  • Junto al correo de reserva, haz clic en Editar.

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  • Para activar la dirección de correo electrónico de reserva para enviar, en la pestaña Configuración, selecciona la casilla de comprobación Usa el correo electrónico de HubSpot para enviar mensajes
  • Para personalizar el Nombre del remitente que se muestra, haz clic en el menú desplegable Nombre del remitente y selecciona una opción.

Nota: no puedes usar el mismo nombre de remitente para varios correos de reserva. El valor de nombre del remitente debe ser único para la dirección de correo de reserva.

    • Nombre del agente y la empresa: el nombre del usuario y el nombre de la empresa aparecerán cuando el contacto reciba un correo electrónico. Introduce el nombre de la empresa en el campo de texto.
    • Nombre de la empresa: selecciona esta opción para mostrar solo el nombre de la empresa. Introduce el nombre de la empresa en el campo de texto.
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  • Para personalizar la dirección del remitente, selecciona el botón de radio junto a una de las opciones.
    • Usar predeterminado: la dirección de origen predeterminada de los usuarios en una cuenta de pago aparecerá como [nombre de usuario]@[subdominio].hs-inbox.com. La opción predeterminada para los usuarios gratuitos se mostrará como [nombredeusuario]@[subdominio].hubspot-inbox.com.
    • Personalizar dirección del remitente: en el campo de texto, introduce la dirección de correo electrónico que deseas mostrar. Clic Verificar dirección para confirmar que tienes acceso a ese correo.
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  • Puedes configurar el correo electrónico de reserva como una dirección de reenvío en la configuración de tu cliente de correo para que los correos enviados a esa dirección se reenvíen a la bandeja de entrada de conversaciones. Haz Clic en Copia junto al campo Dirección de reenvío y, a continuación, añádela como dirección de reenvío en la configuración de tu cliente de correo .
  • Para incluir una firma de correo electrónico de equipo:
    • Haz clic en Agregar firma del equipo. Esta firma solo se aplica a los correos electrónicos enviados directamente desde la bandeja de entrada de conversaciones. Aprende a configurar tu Firma de correo electrónico para los correos electrónicos enviados desde Registros de CRM.
    • En el cuadro de texto, personaliza la firma de correo electrónico de tu equipo en el editor Simple, o haz clic en HTML y edita la firma en HTML. Utiliza los botones en la parte inferior para darle formato al texto, insertar un enlace o insertar una imagen. Para insertar una ficha de personalización que completará el nombre completo del remitente o nombre, haz clic en el menú desplegable Insertar token y selecciona Nombre completo, Nombre o Apellido.

Nota:

  • Los clientes de correo electrónico controlan el HTML personalizado de forma diferente. Al añadir más estilos, aumenta el riesgo de que no se muestren cuando redactes un Correo. Obtén más información sobre las mejores prácticas de HubSpot para crear un correo electrónico HTML.
  • Si quieres personalizar la fuente de tu firma, puedes utilizar el atributo face en una etiqueta font en el Editor HTML, pero ten en cuenta que muchas fuentes no son compatibles en todos los clientes de correo electrónico. 

 

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  • En la derecha, muestra la vista preliminar del nombre , dirección y firma del remitente del correo electrónico en la bandeja de entrada del contacto, luego haz clic en Guardar.
  • Por opción predeterminada, cuando un correo electrónico se reenvía a la bandeja de entrada, el correo electrónico se registrará en el contacto del remitente original. Para desactivar esta configuración para que los correos electrónicos se registren en el remitente que reenvió el correo electrónico, haz clic para desactivar el interruptor Elegir remitente original de reenvíos de correo electrónico.
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  • Para configurar las reglas de asignación, haz clic en la pestaña Automatización:
  • Si estás asignado a un Sales Hub o Service Hub asiento de pago, puedes establecer reglas de enrutamiento para enrutar automáticamente los correos electrónicos entrantes a usuarios y equipos específicos de tu cuenta:
    • Haz clic para activar el interruptor Asignar automáticamente conversaciones.
    • Haz clic en el menú desplegable Asignar a y selecciona una opción de enrutamiento:
      • Usuarios y equipos específicos: asigna correos electrónicos entrantes a los usuarios o equipos seleccionados. Selecciona los usuarios o equipos del menú desplegable Usuarios y equipos específicos.
      • Propietario del contacto: asigna correos electrónicos entrantes al propietario de un contacto. El contacto debe tener un propietario asignado a su registro y ser rastreado con una cookie. Si el propietario está sin conexión, el envío se realizará por correo electrónico al propietario del visitante.
    • Por opción predeterminada, las conversaciones entrantes solo se asignarán a los agentes que estén disponibles. Si no hay agentes disponibles, la conversación de correo electrónico no se asignará. Puedes desactivar la casilla de verificación Asignar sólo a usuarios disponibles para desactivar la asignación basada en la disponibilidad del agente.
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Por favor, ten en cuenta que: los mensajes entrantes sólo se pueden dirigir automáticamente a usuarios con asignado Sales Hub o Service Hub licencias pagadas. Si el usuario no tiene acceso a un cupo de pago, no puedes incluirlo en tus reglas de asignación automática.

  • Para editar las propiedades por opción predeterminada del ticket, incluyendo el pipeline del ticket y la etapa:
    • Haz clic en Editar ticket junto al valor de configuración Tratar las conversaciones entrantes como tickets de asistencia técnica.
    • En el panel derecho, utiliza los menús desplegables para editar las propiedades.
    • Por defecto, si tienes configuradas las reglas de asignación automática en la bandeja de entrada, el propietario del ticket será el mismo que el propietario de la conversación. Para cambiar el propietario del ticket, haz clic en el menú desplegable Propietario del ticket y selecciona otra opción. 
    • Haz clic en Guardar.
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  • Para terminar de editar tu dirección de correo electrónico de reserva, haz clic en Guardar.

Si hiciste cambios en tus reglas de configuración o enrutamiento, tus contactos verán el nombre de remitente, la dirección del remitente y la firma del correo electrónico actualizados cuando reciban un correo enviado por ti.

Crear una nueva bandeja de entrada (solo Pro o Enterprise)

Los usuarios de una cuenta Pro o Enterprise pueden crear varias bandejas de entrada de conversaciones. Esto es útil si tienes varios equipos que necesitan acceso a la herramienta de conversaciones, pero quieres mantener tus mensajes segmentados y organizados. Por ejemplo, puedes crear una bandeja de entrada de ventas para administrar consultas sobre precios y presentación y una bandeja de entrada de asistencia técnica para el cliente para que el equipo de asistencia técnica gestione las solicitudes entrantes.

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Bandeja de entrada > Bandejas de entrada.
  • Junto al menú desplegable Vista actual, haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona Crear nueva bandeja de entrada.
  • En el campo Nombre de la bandeja de entrada del equipo, escribe un nombre para tu bandeja de entrada.
  • Haz clic en el menú desplegable Quién tiene acceso a la bandeja de entrada para elegir quién puede ver esta bandeja de entrada. También puedes agregar o eliminar miembros del equipo después de crear tu bandeja de entrada.
    • Todos: cada usuario de HubSpot en la cuenta puede ver la bandeja de entrada.
    • Usuarios y equipos específicos: solo usuarios o equipos seleccionados pueden acceder a la bandeja de entrada.

Por favor, ten en cuenta: Las conversaciones Entrantes sólo pueden ser asignadas automáticamente a usuarios con una licencia Pagada, pero los usuarios gratuitos pueden asignar y responder a conversaciones no asignadas si tienen acceso a la bandeja de entrada.

Si eliges Usuarios y equipos específicos, los usuarios con Acceso a la cuenta o Permisos de superadministrador pueden ver cualquier bandeja de entrada de conversaciones en el portal, pero no pueden realizar acciones en la bandeja de entrada, como responder a un hilo, a menos que estén seleccionados como miembros del equipo en la configuración Acceso de la bandeja de entrada .

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Cuando navegues a la configuración de la bandeja de entrada, aparecerá una lista de los canales conectados. Puedes editar la configuración de los canales existentes o conectar canales adicionales. Aprende a Redactar y responder a correos electrónicos en la bandeja de entrada o chatear con los Visitantes de tu sitio web.

Gestionar el estado de los canales

Puedes desactivar un canal conectado en la configuración de tu bandeja de entrada:

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Bandeja de entrada > Bandejas de entrada.
  • Haz clic para activar o desactivar el interruptor Estado de un canal conectado.

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Si se desactiva un canal, ya no podrás enviar mensajes desde el canal en HubSpot. Además, cualquier mensaje entrante al canal no aparecerá en la herramienta de conversaciones, y no se registrará en el CRM.

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