Konfigurowanie skrzynki odbiorczej rozmów

Skrzynka odbiorcza rozmów to centralna lokalizacja na koncie HubSpot, w której pojawiają się wiadomości ze wszystkich połączonych kanałów. Możesz przeglądać trwające rozmowy, odpowiadać na wiadomości i tworzyć zgłoszenia w celu śledzenia problemów klientów.

Konfigurowanie domyślnej skrzynki odbiorczej

Podczas pierwszego tworzenia konta HubSpot, HubSpot automatycznie utworzy skrzynkę odbiorczą rozmów i udostępni zapasowy adres e-mail. Możesz edytować zapasowy adres e-mail lub podłączyć dodatkowe kanały, aby zacząć otrzymywać wiadomości w skrzynce odbiorczej. Można również edytować, którzy użytkownicy i zespoły mają dostęp do skrzynki odbiorczej rozmów.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Skrzynka odbiorcza > Skrzynki odbiorcze.
• Aby zmienić nazwę skrzynki odbiorczej:
• Obok menu rozwijanego Bieżący widok kliknij menu rozwijane Działania i wybierz opcję Zmień nazwę skrzynki odbiorczej.
• W oknie dialogowym wprowadź nazwę skrzynki odbiorczej i kliknij przycisk Zmień nazwę.
• Aby podłączyć kanał w celu rozpoczęcia odbierania wiadomości w skrzynce odbiorczej, kliknij opcję Podłącz kanał, a następnie wybierz kanał. Dowiedz się więcej o podłączaniu kanałów do skrzynki odbiorczej.

• Aby połączyć konto Slack ze skrzynką odbiorczą, w sekcji Integracja Slack kliknij Połącz Slack. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu integracji Slack.

• Aby zarządzać tym, którzy użytkownicy i zespoły mają dostęp do skrzynki odbiorczej, kliknij kartę Dostęp i wybierz opcję:
  • • Dostępne dla wszystkich: każdy użytkownik HubSpot na koncie może uzyskać dostęp do skrzynki odbiorczej.
    • Wybierz użytkowników i zespoły, które mogą edytować: tylko wybrani użytkownicy lub zespoły mogą uzyskać dostęp do tej skrzynki odbiorczej.
  • Kliknij przycisk Zapisz.

Edytuj awaryjny adres e-mail

E-mail awaryjny to wiadomość e-mail udostępniana przez HubSpot, która umożliwia korzystanie z niektórych narzędzi HubSpot, takich jak automatyzacja zgłoszeń, jeśli nie połączono jeszcze adresu e-mail zespołu. Zastępczy adres e-mail jest również używany, jeśli adres e-mail zespołu zostanie nagle odłączony od skrzynki odbiorczej rozmów.

Podczas konfigurowania skrzynki odbiorczej masz możliwość dostosowania awaryjnego adresu e-mail, aby natychmiast rozpocząć wysyłanie wiadomości e-mail. Jeśli nie chcesz korzystać z awaryjnego adresu e-mail, dowiedz się, jak podłączyć adres e-mail zespołu, aby zacząć otrzymywać wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Skrzynka odbiorcza > Skrzynki odbiorcze.
• Obok rezerwowej wiadomości e-mail kliknij Edytuj.

• Aby włączyć awaryjny adres e-mail do wysyłania, na karcie Configuration zaznacz pole wyboru Use the HubSpot email for sending messages .
• Aby dostosować wyświetlaną nazwę From, kliknij menu rozwijane From name i wybierz opcję.

Uwaga: nie można użyć tej samej nazwy from dla wielu rezerwowych adresów e-mail. Wartość from name musi być unikalna dla rezerwowego adresu e-mail.

• • Agent i nazwa firmy: nazwa użytkownika i nazwa firmy pojawią się, gdy kontakt otrzyma wiadomość e-mail. Wprowadź nazwę firmy w polu tekstowym.
  • Nazwa firmy : wybierz tę opcję, aby wyświetlać tylko nazwę firmy. Wprowadź nazwę firmy w polu tekstowym.

• Aby dostosować adres Od, wybierz jedną z poniższych opcji:
  • Użyj domyślnego: domyślny adres Od dla użytkowników na płatnym koncie będzie wyświetlany jako [username]@[poddomena].hs-inbox.com. Domyślna opcja dla darmowych użytkowników będzie wyświetlana jako [username]@[poddomena].hs-inbox.com.
  • Dostosuj z adresu: w polu tekstowym wprowadź adres e-mail , który ma być wyświetlany. Kliknij Weryfikuj adres, aby potwierdzić, że masz dostęp do tego adresu e-mail.

• Możesz skonfigurować rezerwowy adres e-mail jako adres do przekierowania w ustawieniach klienta poczty, aby wiadomości e-mail wysyłane na ten adres były przekierowywane do skrzynki odbiorczej rozmów. Kliknij przycisk Kopiuj obok pola Adres przekierowania , a następnie dodaj go jako adres przekierowania w ustawieniach klienta poczty.
• Aby dołączyć podpis e-mail zespołu:
  • Kliknij Dodaj podpis zespołu. Ten podpis dotyczy tylko wiadomości e-mail wysyłanych bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej rozmów. Dowiedz się, jak skonfigurować podpis e-mail dla wiadomości e-mail wysyłanych z rekordów CRM.
  • W polu tekstowym dostosuj podpis e-mail zespołu w prostym edytorze lub kliknij HTML i edytuj podpis w HTML. Użyj paska narzędzi tekstu sformatowanego u dołu, aby sformatować tekst, wstawić łącze lub obraz. Aby wstawić spersonalizowany symbol, który wypełni nazwę nadawcy, kliknij menu rozwijane Wstaw token i wybierz opcję Pełna nazwa, Imię lub Nazwisko.

• Po prawej stronie wyświetl podgląd tego, jak nazwa od, e-mail od i podpis e-mail będą wyświetlane w skrzynce odbiorczej kontaktu, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
• Domyślnie, gdy wiadomość e-mail zostanie przekazana do skrzynki odbiorczej, wiadomość e-mail zostanie zalogowana do rekordu kontaktu pierwotnego nadawcy. Aby wyłączyć to ustawienie, tak aby wiadomości e-mail były logowane do nadawcy, który przekazał wiadomość e-mail, kliknij, aby wyłączyć przełącznik Wybierz oryginalnego nadawcę wiadomości e-mail.

Uwaga: tylko oryginalni odbiorcy CC będą wyświetlani w skrzynce odbiorczej rozmowy i na osi czasu rekordu. Reklamowani odbiorcy dodani do pola CC podczas przekazywania wiadomości e-mail nie będą wyświetlani.

• Aby skonfigurować reguły przypisywania, kliknij kartę Automatyzacja .
• Jeśli jesteś przypisany do stanowiskaSales lub Service, możesz ustawić reguły routingu, aby automatycznie kierować przychodzące wiadomości e-mail do określonych użytkowników i zespołów na swoim koncie:
  • Kliknij, aby włączyć przełącznik Automatycznie przypisz rozmowy .
  • Kliknij menu rozwijane Przypisz do i wybierz opcję routingu:

• • • Określeni użytkownicy i zespoły: przypisywanie przychodzących wiadomości e-mail do wybranych użytkowników lub zespołów. Wybierz użytkowników lub zespoły z menu rozwijanego Określeni użytkownicy i zespoły.
    • Właściciel kontaktu : przypisywanie przychodzących wiadomości e-mail do właściciela kontaktu. Kontakt musi mieć właściciela przypisanego do swojego rekordu i być śledzony za pomocą pliku cookie. Jeśli właściciel jest offline, zgłoszenie zostanie wysłane e-mailem do właściciela odwiedzającego.
  • Domyślnie rozmowy przychodzące będą przypisywane tylko do agentów, którzy są dostępni. Jeśli żaden agent nie jest dostępny, rozmowa e-mail nie zostanie przypisana. Możesz usunąć zaznaczenie pola wyboru Przypisz tylko do dostępnych użytkowników, aby wyłączyć przypisywanie na podstawie dostępności agenta.

Uwaga: wiadomości przychodzące mogą być automatycznie kierowane tylko do użytkowników z przypisanym stanowiskiem Sales lub Service. Jeśli użytkownik nie ma dostępu do płatnego stanowiska, nie można uwzględnić go w regułach automatycznego przypisywania.

• Aby edytować domyślne właściwości zgłoszeń, w tym proces przetwarzania zgłoszeń i etap:
• Kliknij Edytuj zgłoszenie obok ustawienia Traktuj przychodzące rozmowy jako zgłoszenia do pomocy technicznej .
• W prawym panelu użyj rozwijanych menu, aby edytować właściwości.
• Domyślnie, jeśli skonfigurowano automatyczne reguły przypisywania w skrzynce odbiorczej, właściciel zgłoszenia będzie taki sam jak właściciel rozmowy. Aby zmienić właściciela zgłoszenia, kliknij menu rozwijane Właściciel zgłoszenia i wybierz inną opcję.

• • Kliknij przycisk Zapisz.

• Aby zakończyć edycję awaryjnego adresu e-mail, kliknij przycisk Zapisz.

Jeśli wprowadziłeś jakiekolwiek zmiany w konfiguracji lub regułach routingu, Twoje kontakty zobaczą zaktualizowaną nazwę od, adres od i podpis e-mail, gdy otrzymają od Ciebie wiadomość e-mail.

Utwórz nową skrzynkę odbiorczą( tylko w wersjiProfessional lub Enterprise )

Użytkownicy konta Professional lub Enterprise mogą tworzyć wiele skrzynek odbiorczych rozmów. Jest to przydatne, jeśli masz wiele zespołów, które potrzebują dostępu do narzędzia do rozmów, ale chcesz zachować segmentację i organizację wiadomości. Można na przykład utworzyć skrzynkę odbiorczą sprzedaży do zarządzania zapytaniami o ceny i opakowania oraz skrzynkę odbiorczą wsparcia klienta dla zespołu pomocy technicznej do zarządzania przychodzącymi zgłoszeniami.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Skrzynka odbiorcza > Skrzynki odbiorcze.
• Obok menu rozwijanego Bieżący widok kliknij menu rozwijane Działania i wybierz opcję Utwórz nową skrzynkę odbiorczą.
• W polu Team inbox name wprowadź nazwę skrzynki odbiorczej.
• Kliknij menu rozwijane Kto ma dostęp do skrzynki odbior czej, aby wybrać, kto może zobaczyć tę skrzynkę odbiorczą. Po utworzeniu skrzynki odbiorczej możesz także dodawać lub usuwać członków zespołu.
  • Wszyscy : każdy użytkownik konta HubSpot może uzyskać dostęp do skrzynki odbiorczej.
  • Określeni użytkownicy i zespoły: tylko wybrani użytkownicy lub zespoły mogą uzyskać dostęp do skrzynki odbiorczej.

Uwaga: rozmowy przychodzące mogą być automatycznie przypisywane tylko do użytkowników z płatnym stanowiskiem, ale użytkownicy bezpłatni mogą nadal przypisywać nieprzypisane rozmowy i odpowiadać na nie, jeśli mają dostęp do skrzynki odbiorczej.

Jeśli wybierzesz opcję Określeni użytkownicy i zespoły, użytkownicy z dostępem do konta lub uprawnieniami Administratora o rozszerzonych uprawnieniach mogą przeglądać dowolne skrzynki odbiorcze rozmów w portalu, ale nie mogą podejmować działań w skrzynce odbiorczej, takich jak odpowiadanie na wątek, chyba że zostaną wybrani jako członkowie zespołu w ustawieniach dostępu do skrzynki odbiorczej.

• Kliknij przycisk Dalej.
• Wybierz kanał do podłączenia lub kliknij Podłącz kanał później.

Dowiedz się więcej o podłączaniu kanałów do skrzynki odbiorczej rozmów.

Po przejściu do ustawień skrzynki odbiorczej pojawi się lista połączonych kanałów. Możesz edytować ustawienia istniejących kanałów lub podłączyć dodatkowe kanały. Dowiedz się, jak tworzyć kompozytory i odpowiadać na wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej lub czatować z odwiedzającymi witrynę.

Zarządzanie statusem kanału

Połączony kanał można wyłączyć w ustawieniach skrzynki odbiorczej:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Skrzynka odbiorcza > Skrzynki odbiorcze.
• Kliknij, aby włączyć lub wyłączyć przełącznik Status dla połączonego kanału.

Jeśli kanał zostanie wyłączony, nie będzie już można wysyłać z niego wiadomości w HubSpot. Ponadto wszelkie wiadomości przychodzące do kanału nie będą wyświetlane w narzędziu do rozmów i nie będą rejestrowane w CRM.