Skonfiguruj skrzynkę odbiorczą rozmów

Skrzynka odbiorcza rozmów to centralne miejsce na koncie HubSpot, w którym pojawiają się wiadomości ze wszystkich połączonych kanałów. Możesz przeglądać trwające rozmowy, odpowiadać na wiadomości i tworzyć bilety, aby śledzić problemy klientów.

Konfiguracja domyślnej skrzynki odbiorczej

Podczas pierwszego tworzenia konta HubSpot, HubSpot automatycznie utworzy skrzynkę odbiorczą wątków i poda awaryjny adres e-mail. Możesz edytować awaryjny adres e-mail lub podłączyć dodatkowe kanały, aby zacząć otrzymywać wiadomości w skrzynce odbiorczej. Można również edytować, którzy użytkownicy i zespoły mają dostęp do skrzynki konwersacyjnej.

• W koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień ustawienia w głównym panelu nawigacyjnym.
• W menu lewego paska bocznego przejdź do Skrzynka odbiorcza > Skrzynki odbiorcze.
• Aby zmienić nazwę skrzynki odbiorczej:
• Obok menu rozwijanego Bieżący widok kliknij menu rozwijane Akcje i wybierz opcję Zmień nazwę skrzynki odbiorczej.
• W oknie dialogowym wprowadź nazwę skrzynki odbiorczej i kliknij Zmień nazwę.
• Aby podłączyć kanał w celu rozpoczęcia odbierania wiadomości w skrzynce odbiorczej, kliknij opcję Podłącz kanał, a następnie wybierz kanał. Dowiedz się więcej o podłączaniu kanałów do skrzynki odbiorczej.

• Aby podłączyć konto Slack do skrzynki odbiorczej, w sekcji Slack Integration kliknij Connect Slack . Dowiedz się więcej o konfigurowaniu integracji Slack.

• Aby zarządzać tym, którzy użytkownicy i zespoły mogą mieć dostęp do skrzynki odbiorczej, kliknij kartę Dostęp .
  • Kliknij menu rozwijane Who has inbox access i wybierz opcję:
    • Każdy: każdy użytkownik HubSpot na koncie może uzyskać dostęp do skrzynki odbiorczej.
    • Określeni użytkownicy i zespoły: tylko wybrani użytkownicy lub zespoły mogą uzyskać dostęp do tej skrzynki odbiorczej.
  • Kliknij przycisk Zapisz.

Uwaga: wątki przychodzące mogą być automatycznie przypisywanetylko użytkownikom z płatnym miejscem, ale użytkownicy bezpłatni mogą nadal przypisywać i odpowiadać na wątki nieprzypisane, jeśli mają dostęp do skrzynki.

Jeśli wybierzesz opcję Określeni użytkownicy i zespoły, użytkownicy z uprawnieniamiAccount access lub Super admin mogą przeglądać wszystkie wątki w skrzynce wportalu, ale nie mogą podejmować działań w skrzynce, takich jak odpowiadanie na wątek, chyba że są wybrani jako członkowie zespołu wustawieniach dostępu do skrzynki.

Edytuj awaryjny adres e-mail

Rezerwowy adres e-mail to wiadomość e-mail, którą HubSpot udostępnia, umożliwiając korzystanie z niektórych narzędzi HubSpot, takich jak automatyzacja biletów, jeśli nie został jeszcze podłączony adres e-mail zespołu. E-mail awaryjny jest również używany w przypadku, gdy adres e-mail zespołu zostanie nagle odłączony od skrzynki odbiorczej rozmów.

Podczas konfigurowania skrzynki odbiorczej masz możliwość dostosowania awaryjnego adresu e-mail, aby natychmiast rozpocząć wysyłanie wiadomości e-mail. Jeśli nie chcesz używać awaryjnego adresu e-mail, dowiedz się, jak podłączyć zespołowy adres e-mail, aby rozpocząć odbieranie wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej.

• W koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień ustawienia w głównym panelu nawigacyjnym.
• W menu lewego paska bocznego przejdź do opcji Skrzynka odbiorcza > Skrzynki odbiorcze.
• Obok rezerwowej wiadomości e-mail kliknij przycisk Edytuj.

• Aby włączyć awaryjny adres e-mail do wysyłania, na karcie Konfiguracja zaznacz pole wyboru Użyj wiadomości e-mail HubSpot do wysyłania wiadomości .
• Aby dostosować wyświetlaną nazwę From, kliknij menu rozwijane From name i wybierz opcję.

Uwaga: nie można używać tej samej nazwy od dla wielu e-maili awaryjnych. Wartość from name musi być unikalna dla awaryjnego adresu e-mail.

• • Agent i nazwa firmy: nazwa użytkownika i nazwa firmy będą wyświetlane, gdy kontakt otrzyma wiadomość e-mail. Wprowadź nazwę firmy w polu tekstowym.
  • Nazwa firmy: wybierz tę opcję, aby wyświetlać tylko nazwę firmy. Wprowadź nazwę firmy w polu tekstowym.

• Aby dostosować adres Od, wybierz przycisk radiowy obok jednej z opcji.
  • Use default: domyślny adres From dla użytkowników z płatnym kontem będzie wyświetlany jako [username]@[subdomain].hs-inbox.com . Domyślna opcja dla użytkowników bezpłatnych będzie wyświetlana jako [username]@[subdomain] .hubspot-inbox.com.
  • Dostosuj z adresu: w polu tekstowym wprowadź adres e-mail , który ma się pojawić. Kliknij przycisk Zweryfikuj adres, aby potwierdzić, że masz dostęp do tego adresu e-mail.

• Możesz skonfigurować e-mail awaryjny jako adres do przekazania w ustawieniach klienta poczty, aby wiadomości e-mail wysyłane na ten adres były przekazywane do skrzynki odbiorczej rozmów. Kliknij przycisk Copy obok pola Forwarding address, a następnie dodaj go jako adres przekierowania w ustawieniach klienta poczty.
• Aby dołączyć podpis wiadomości e-mail zespołu:
  • Kliknij przycisk Dodaj podpis zespołu. Podpis ten dotyczy tylko wiadomości wysyłanych bezpośrednio ze skrzynki wątków. Dowiedz się, jak skonfigurować podpis e-mail dla wiadomości wysyłanych z rekordów CRM.
  • W polu tekstowym dostosuj swój zespołowy podpis e-mail w prostym edytorze lub kliknij przycisk HTML i edytuj podpis w HTML. Użyj paska narzędzi bogatego tekstu na dole, aby sformatować tekst, wstawić link lub wstawić obraz. Aby wstawić token personalizacji, który będzie uzupełniał nazwę nadawcy, kliknij menu rozwijane Wstaw to ken i wybierz opcję Pełna nazwa, Imię lub Nazwisko.

• Po prawej stronie wyświetl podgląd, jak nazwa od, e-mail od oraz podpis e-mail będą wyświetlane w skrzynce odbiorczej kontaktu, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
• Domyślnie, gdy wiadomość e-mail jest przekazywana do skrzynki odbiorczej, jest ona rejestrowana w rekordzie kontaktu oryginalnego nadawcy. Aby wyłączyć to ustawienie, tak aby wiadomości e-mail były logowane do nadawcy, który przekazał wiadomość, kliknij, aby wyłączyć przełącznik Choose original sender of email forwards.

• Aby skonfigurować zasady przypisywania, kliknij kartę Automatyzacja .
• Domyślnie rozmowy przychodzące będą pozostawione bez przypisania w skrzynce odbiorczej. Jeśli jesteś przypisany do płatnego miejscaSales Hub lub Service Hub , możesz ustawić reguły rout ingu, aby automatycznie kierować przychodzące wiadomości e-mail do określonych użytkowników i zespołów na swoim koncie:
  • Kliknij, aby włączyć przełącznik Automatycznie przypisuj konwersacje .
  • Kliknij menu rozwijane Przypisz do i wybierz opcję routingu:

• • • Określeni użytkownicy i zespoły: przypisz przychodzące wiadomości e-mail do wybranych użytkowników lub zespołów. Wybierz użytkowników lub zespoły z menu rozwijanego Określeni użytkownicy i zespoły.
    • Właściciel kontaktu : przypisz przychodzące wiadomości e-mail do właściciela kontaktu. Kontakt musi mieć przypisanego właściciela do swojego rekordu i być śledzony za pomocą pliku cookie. Jeśli właściciel jest offline, zgłoszenie zostanie wysłane do właściciela odwiedzającego.

Uwaga: wiadomości przychodzące mogą być automatycznie kierowane tylko do użytkowników z przypisanymi płatnymi miejscami Sales Hub lub Service Hub. Jeśli użytkownik nie ma dostępu do płatnego miejsca, nie można go uwzględnić w regułach automatycznego przypisywania.

• Aby edytować domyślne właściwości biletu, w tym rurociąg i etap biletu:
• Kliknij opcję Edytuj bilet obok ustawienia Traktuj przychodzące rozmowy jako bilety pomocy technicznej .
• W prawym panelu użyj menu rozwijanych, aby edytować właściwości.
• Domyślnie, jeśli ustawiono automatyczne reguły przypisywania w skrzynce odbiorczej, właściciel biletu będzie taki sam jak właściciel rozmowy. Aby zmienić właściciela biletu, kliknij menu rozwijane Właściciel biletu i wybierz inną opcję.

• • Kliknij Zapisz.

• Aby zakończyć edycję awaryjnego adresu e-mail, kliknij przycisk Zapisz.

Jeśli wprowadziłeś jakiekolwiek zmiany w konfiguracji lub regułach routingu, Twoje kontakty zobaczą zaktualizowaną nazwę, adres i podpis e-mail, gdy otrzymają od Ciebie wiadomość e-mail.

Tworzenie nowej skrzynki odbiorczej( tylko wersjeProfessional i Enterprise )

Użytkownicy kont Professional lub Enterprise mogą tworzyć wiele skrzynek na rozmowy. Jest to przydatne, jeśli wiele zespołów potrzebuje dostępu do narzędzia do obsługi wątków, ale chcesz zachować segmentację i organizację wiadomości. Na przykład można utworzyć skrzynkę odbiorczą działu sprzedaży do zarządzania zapytaniami dotyczącymi cen i opakowań oraz skrzynkę odbiorczą działu wsparcia klienta do zarządzania przychodzącymi zapytaniami.

• W koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień ustawienia w głównym panelu nawigacyjnym.
• W menu lewego paska bocznego przejdź do opcji Skrzynka odbiorcza > Skrzynki odbiorcze.
• Obok menu rozwijanego Current view kliknij menu rozwijane Actions i wybierz Create new inbox.
• W polu Team inbox name wpisz nazwę skrzynki odbiorczej.
• Kliknij menu rozwijane Who has inbox access, aby wybrać, kto może widzieć tę skrzynkę. Po utworzeniu skrzynki odbiorczej można również dodać lub usunąć członków zespołu.
  • Każdy: każdy użytkownik HubSpot na koncie może uzyskać dostęp do skrzynki odbiorczej.
  • Określeni użytkownicy i zespoły: tylko wybrani użytkownicy lub zespoły mogą uzyskać dostęp do skrzynki odbiorczej.

Uwaga: wątki przychodzące mogą być automatycznie przypisywanetylko użytkownikom z płatnym miejscem, ale użytkownicy bezpłatni mogą nadal przypisywać i odpowiadać na nieprzypisane wątki, jeśli mają dostęp do skrzynki odbiorczej.

Jeśli wybierzesz opcję Określeniużytkownicy i zespoły, użytkownicy z uprawnieniami dostępu do konta lub uprawnieniami superadministratora mogą przeglądać wszystkie wątki w skrzynce odbiorczej wportalu, ale nie mogą podejmować działań w skrzynce odbiorczej, takich jak odpowiadanie na wątek, chyba że są wybrani jako członkowie zespołu w ustawieniach dostępu do skrzynki odbiorczej.

• Kliknij Next.
• Wybierz kanał do połączenia lub kliknij Połącz kanał później.
  • Podłączanie kanału e-mail zespołu
  • Podłącz kanał czatu
    
  • Podłącz konto Facebook Messenger
  • Podłącz formularz pomocy technicznej
  • Podłącz konto WhatsApp Business

Po przejściu do ustawień skrzynki odbiorczej pojawi się lista podłączonych kanałów. Możesz edytować ustawienia istniejących kanałów lub podłączyć dodatkowe kanały. Dowiedz się, jak komponować i odpowiadać na wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej lub czatować z odwiedzającymi Twoją stronę.

Zarządzaj statusem kanału

Możesz wyłączyć podłączony kanał w ustawieniach skrzynki odbiorczej:

• W koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień ustawienia w głównym panelu nawigacyjnym.
• W menu lewego paska bocznego przejdź do opcji Skrzynka odbiorcza > Skrzynki odbiorcze.
• Kliknij, aby włączyć lub wyłączyć przełącznik Stan dla połączonego kanału.

Jeśli kanał zostanie wyłączony, nie będzie można już wysyłać wiadomości z tego kanału w HubSpot. Ponadto wszelkie wiadomości przychodzące do kanału nie będą wyświetlane w narzędziu konwersacji i nie będą rejestrowane w CRM.