Skonfiguruj skrzynkę odbiorczą rozmów

Skonfiguruj domyślną skrzynkę odbiorczą

Przy pierwszym utworzeniu konta HubSpot, HubSpot automatycznie utworzy skrzynkę odbiorczą rozmów i poda adres . zapasowy adres e-mail. Możesz edytować awaryjny adres e-mail lub podłączyć dodatkowe kanały, aby zacząć otrzymywać wiadomości w skrzynce odbiorczej. Możesz również edytować, którzy użytkownicy i zespoły mają dostęp do skrzynki odbiorczej rozmów.

• W koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień ustawienia w głównym panelu nawigacyjnym.
• W menu lewego paska bocznego przejdź do opcji Skrzynka odbiorcza > Skrzynki odbiorcze.
• Aby zmienić nazwę skrzynki odbiorczej:
• Obok menu rozwijanego Current view kliknij menu rozwijane Actions i wybierz opcję Rename inbox.
• W oknie dialogowym wpisz nazwę skrzynki odbiorczej i kliknij przycisk Zmień nazwę.
• Aby połączyć kanał w celu rozpoczęcia odbierania wiadomości w skrzynce odbiorczej, kliknij opcję Połącz kanał, a następnie wybierz kanał. Dowiedz się więcej o podłączanie kanałów do skrzynki odbiorczej.

• Aby połączyć konto Slack ze skrzynką odbiorczą, w sekcjiIntegracja Slack kliknij przyciskPołącz Slack. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu integracji ze Slackiem.

• Aby zarządzać tym, którzy użytkownicy i zespoły mają dostęp do skrzynki odbiorczej, kliknij kartę Dostęp .
• Kliknij menu rozwijane Who has inbox access (Kto ma dostęp do skrzynki odbiorczej) i wybierz opcję:
• Każdy: każdy użytkownik HubSpot na danym koncie ma dostęp do skrzynki odbiorczej.
• Określeni użytkownicy i zespoły: tylko wybrani użytkownicy lub zespoły mogą uzyskać dostęp do tej skrzynki odbiorczej.
• Kliknij przycisk Zapisz.

Edytuj rezerwowy adres e-mail

Email awaryjny to wiadomość e-mail dostarczana przez HubSpot, która umożliwia korzystanie z niektórych narzędzi HubSpot, takich jak automatyzacja zgłoszeń, jeśli nie został jeszcze podłączony adres e-mail zespołu. Wiadomość awaryjna jest również używana w przypadku, gdy adres e-mail zespołu zostanie nagle odłączony od skrzynki odbiorczej rozmów.

Podczas konfigurowania skrzynki odbiorczej, masz możliwość dostosowania awaryjnego adresu e-mail, aby natychmiast rozpocząć wysyłanie wiadomości e-mail. Jeśli nie chcesz używać awaryjnego adresu e-mail, dowiedz się, jak podłączyć adres e-mail zespołu, aby rozpocząć odbieranie wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej.

• W koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień ustawienia w głównym panelu nawigacyjnym.
• W menu lewego paska bocznego przejdź do opcji Skrzynka odbiorcza > Skrzynki odbiorcze.
• Obok e-maila awaryjnego kliknij przycisk Edytuj.

• Aby włączyć awaryjny adres e-mail do wysyłania, na karcie Konfiguracja zaznacz pole wyboru Użyj adresu e-mail HubSpot do wysyłania wiadomości .
• Aby dostosować wyświetlaną nazwę Od, kliknij menu rozwijane Nazwa od i wybierz odpowiednią opcję.

Uwaga:nie można używać tej samej nazwy od dla wielu e-maili awaryjnych. Wartość from name musi być unikalna dla awaryjnego adresu e-mail.

• • Agent i nazwa firmy: imię i nazwisko użytkownika oraz nazwa firmy będą wyświetlane, gdy kontakt otrzyma wiadomość e-mail. Wprowadź nazwę firmy w polu tekstowym.
  • Nazwa firmy: wybierz tę opcję, aby wyświetlić tylko nazwę firmy. Wprowadź nazwę firmy w polu tekstowym.

• Aby dostosować adres Od, wybierz przycisk radiowy obok jednej z opcji.
• Użyj domyślnego: domyślny adres od dla użytkowników na płatnym koncie będzie wyświetlany jako [username]@[subdomain].hs-inbox.com . Domyślna opcja dla użytkowników darmowych będzie wyświetlana jako [username ]@[subdomain].hubspot.inbox.com.
• Customize from address: w polu tekstowym wpisz adres e-mail , który ma się pojawić. Kliknij przycisk Verify (Sprawdź ), aby potwierdzić, że dostęp do tej wiadomości e-mail.

• Możesz skonfigurować e-mail awaryjny jako adres przekierowania w ustawieniach klienta poczty, aby wiadomości e-mail wysyłane na ten adres były przekazywane do skrzynki odbiorczej wątków. Kliknij przycisk Copy obok pola Forwarding address , a następnie dodaj ten adres jako adres przekierowania w ustawieniach klienta poczty. ustawieniach klienta poczty.
• Aby zamieścić podpis pod e-mailem zespołu:
• Kliknij przycisk Dodaj podpis zespołu. Ten podpis dotyczy tylko wiadomości e-mail wysyłanych bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej konwersacji. Dowiedz się, jak skonfigurować podpis dla wiadomości e-mail wysyłanych z rekordów CRM.
• W polu tekstowym dostosuj podpis e-mail zespołu w prostym edytorze lub kliknij przycisk HTML i edytuj podpis w HTML. Użyj paska narzędzi bogatego tekstu na dole, aby sformatować tekst, wstawić łącze lub obraz. Aby wstawić token personalizacji, który będzie uzupełniał imię i nazwisko nadawcy, kliknij menu rozwijane Wstaw token i wybierz opcję Pełna nazwa, Imię lub Nazwisko.

• Po prawej stronie wyświetl podgląd tego, jak nazwa od, e-mail od i podpis e-mail będą wyświetlane w skrzynce odbiorczej kontaktu, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
• Domyślnie, gdy wiadomość e-mail jest przekazywana do skrzynki odbiorczej, będzie ona logowana do rekordu kontaktowego oryginalnego nadawcy. Aby wyłączyć to ustawienie, tak aby wiadomości e-mail były logowane do nadawcy, który przekazał wiadomość, kliknij, aby wyłączyć przełącznik Wybierz pierwotnego nadawcę wiadomości e-mail.

• Aby skonfigurować reguły przypisania, kliknij zakładkę Automatyzacja .
• Domyślnie, przychodzące konwersacje nie będą przypisywane do skrzynki odbiorczej. Jeśli jesteś przypisany do płatnego stanowiskaSales Hub lub Service Hub , możesz ustawiaj reguły routingu aby automatycznie kierować przychodzące wiadomości e-mail do określonych użytkowników i zespołów na Twoim koncie:
  • Kliknij, aby włączyć przełącznik Automatycznie przypisuj konwersacje .
  • Kliknąć menu rozwijane Przydziel do i wybrać opcję routingu:

• • • Konkretni użytkownicy i zespoły: przypisywanie przychodzących wiadomości e-mail do wybranych użytkowników lub zespołów. Wybierz użytkowników lub zespoły z menu rozwijanego Określeni użytkownicy i zespoły.
    • Właściciel kontaktu: przypisz przychodzące emaile do właściciela kontaktu. Kontakt musi mieć właściciela przypisanego do swojego rekordu i być śledzony za pomocą cookie. Jeśli właściciel jest offline, zgłoszenie zostanie wysłane do właściciela gościa.

Uwaga: wiadomości przychodzące mogą być automatycznie kierowane tylko do użytkowników z przypisanymi płatnymi miejscami Sales Hub lub Service Hub. Jeśli użytkownik nie ma dostępu do płatnego miejsca, nie można go uwzględnić w regułach automatycznego przypisywania.

• Aby zmodyfikować domyślne właściwości zgłoszenia, w tym rurociąg i etap zgłoszenia:
• Kliknij przycisk Edytuj zgłoszenie obok ustawienia Traktuj rozmowy przychodzące jako zgłoszenia do pomocy technicznej .
• W prawym panelu, użyj menu rozwijanych, aby edytować właściwości.
• Domyślnie, jeśli ustawiono automatyczne reguły przypisywania w skrzynce odbiorczej, właściciel zgłoszenia będzie taki sam jak właściciel konwersacji. Aby zmienić właściciela zgłoszenia, należy kliknąć menu rozwijane Właściciel zgłoszenia i wybrać inną opcję.
  
  
• Kliknij przycisk Zapisz.

• Aby zakończyć edycję zapasowego adresu e-mail, kliknij przycisk Zapisz.

Jeśli dokonałeś jakichkolwiek zmian w konfiguracji lub regułach routingu, Twoje kontakty zobaczą zaktualizowaną nazwę nadawcy, adres nadawcy i podpis e-mail, gdy otrzymają od Ciebie wiadomość e-mail.

Utwórz nową skrzynkę odbiorczą(tylko wersjeProfessional iEnterprise)

Użytkownicy kont Professional i Enterprise mogą tworzyć wiele skrzynek wątków. Jest to przydatne, jeśli wiele zespołów potrzebuje dostępu do narzędzia wątków, ale chcesz zachować segmentację i organizację wiadomości. Na przykład, można utworzyć skrzynkę sprzedaży do zarządzania zapytaniami dotyczącymi cen i opakowań oraz skrzynkę wsparcia klienta dla zespołu pomocy technicznej do zarządzania przychodzącymi zapytaniami.

• W koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień ustawienia w głównym panelu nawigacyjnym.
• W menu lewego paska bocznego przejdź do opcji Skrzynka odbiorcza > Skrzynki odbiorcze.
• Obok menu rozwijanego Current view kliknij menu rozwijane Actions i wybierz opcję Create new inbox.
• W polu Team inbox name wpisz nazwę swojej skrzynki odbiorczej.
• Kliknij menu rozwijane Kto ma dostęp do skrzynki odbiorczej, aby wybrać, kto może zobaczyć tę skrzynkę odbiorczą. Możesz również dodać lub usunąć członków zespołu po utworzeniu skrzynki odbiorczej.
  • Każdy: każdy użytkownik HubSpot na danym koncie ma dostęp do skrzynki odbiorczej.
  • Określeni użytkownicy i zespoły: tylko wybrani użytkownicy lub zespoły mogą uzyskać dostęp do skrzynki odbiorczej.

Uwaga: wątkiprzychodzące mogą być automatycznie przypisywanetylko do użytkowników z płatnym miejscem, ale użytkownicy bezpłatni mogą nadal przypisywać i odpowiadać na nieprzypisane wątki, jeśli mają dostęp do skrzynkiodbiorczej.

Jeśli wybierzesz opcję Określeni użytkownicy i zespoły, użytkownicy z dostępem do konta lub uprawnieniami Super admin mogą przeglądać każdą skrzynkę wątków w portalu, ale nie mogą podejmować działań w skrzynce odbiorczej, takich jak odpowiadanie na wątek, chyba że nie są uwzględnieni jako członek zespołu w ustawieniach skrzynki odbiorczej.

• Kliknij przycisk Next (Dalej).
• Wybierz kanał kanał aby nawiązać połączenie, lub kliknij przycisk Połącz kanał później.
  • Podłącz kanał e-mail zespołu externalLink
  • Podłącz kanał czatu externalLink
    
  • Podłącz konto Facebook Messenger externalLink
  • Podłącz formularz pomocy technicznej externalLink

Po przejściu do ustawień skrzynki odbiorczej, zostanie wyświetlona lista podłączonych kanałów. Możesz edytować ustawienia istniejących kanałów lub podłączyć dodatkowe kanały. Dowiedz się, jak komponować i odpowiadać na e-maile w skrzynce odbiorczej lub czatować z odwiedzającymi witrynę.