Skonfiguruj skrzynkę odbiorczą rozmów

Skonfiguruj domyślną skrzynkę odbiorczą

Podczas pierwszego tworzenia konta HubSpot, HubSpot automatycznie utworzy skrzynkę odbiorczą rozmów i dostarczy awaryjny adres e-mail. Możesz edytować awaryjny adres e-mail lub podłączyć dodatkowe kanały, aby zacząć otrzymywać wiadomości w skrzynce odbiorczej. Można również edytować, którzy użytkownicy i zespoły mają dostęp do skrzynki konwersacyjnej.

• W koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień ustawienia w głównym panelu nawigacyjnym.
• W menu lewego paska bocznego przejdź do opcji Skrzynka odbiorcza > Skrzynki odbiorcze.
• Aby zmienić nazwę skrzynki odbiorczej:
• Obok menu rozwijanego Current view kliknij menu rozwijane Actions i wybierz opcję Rename inbox.
• W oknie dialogowym wpisz nazwę skrzynki i kliknij Zmień nazwę.
• Aby podłączyć kanał w celu rozpoczęcia odbierania wiadomości w skrzynce odbiorczej, kliknij opcję Podłącz kanał, a następnie wybierz kanał. Dowiedz się więcej o podłączaniu kanałów do skrzynki odbiorczej.

• Aby połączyć konto Slack ze skrzynką odbiorczą, w sekcji Slack Integration kliknij Connect Slack. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu integracji Slack.

• Aby zarządzać tym, którzy użytkownicy i zespoły mogą uzyskać dostęp do skrzynki odbiorczej, kliknij kartę Dostęp .
  • Kliknij menu rozwijane Who has inbox access i wybierz opcję:
    • Każdy: każdy użytkownik HubSpot na koncie może uzyskać dostęp do skrzynki odbiorczej.
    • Określeni użytkownicy i zespoły: tylko wybrani użytkownicy lub zespoły mogą uzyskać dostęp do tej skrzynki odbiorczej.
  • Kliknij przycisk Zapisz.

Uwaga: wątkiprzychodzące na stronę mogą być automatycznie przypisywanetylko użytkownikom z płatnym miejscem, ale użytkownicy bezpłatni mogą nadal przypisywać i odpowiadać na nieprzypisane wątki, jeśli mają dostęp do skrzynki odbiorczej.

Jeśli wybierzesz opcję Określeni użytkownicy i zespoły, użytkownicy z dostępem do konta lub uprawnieniami Super admin mogą przeglądać wszystkie wątki w skrzynce odbiorczej wportalu, ale nie mogą podejmować działań w skrzynce, takich jak odpowiadanie na wątek, chyba że są wybrani jako członkowie zespołu wustawieniach dostępu do skrzynki odbiorczej.

Edytuj awaryjny adres e-mail

E-mail awaryjny to e-mail, który HubSpot zapewnia, że pozwala na korzystanie z niektórych narzędzi HubSpot, takich jak automatyzacja biletów, jeśli nie połączyłeś jeszcze adresu e-mail zespołu. E-mail awaryjny jest również używany, jeśli adres e-mail zespołu zostanie nagle odłączony od skrzynki odbiorczej rozmów.

Podczas konfigurowania skrzynki odbiorczej masz możliwość dostosowania awaryjnego adresu e-mail, aby natychmiast rozpocząć wysyłanie wiadomości e-mail. Jeśli nie chcesz używać awaryjnego adresu e-mail, dowiedz się, jak podłączyć adres e-mail zespołu, aby rozpocząć odbieranie wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej.

• W koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień ustawienia w głównym panelu nawigacyjnym.
• W menu lewego paska bocznego przejdź do opcji Skrzynka odbiorcza > Skrzynki odbiorcze.
• Obok e-maila awaryjnego kliknij przycisk Edytuj.

• Aby włączyć awaryjny adres e-mail do wysyłania, na karcie Konfiguracja zaznacz pole wyboru Użyj e-maila HubSpot do wysyłania wiadomości .
• Aby dostosować wyświetlaną nazwę From, kliknij menu rozwijane From name i wybierz opcję.

Uwaga: nie można użyć tej samej nazwy from dla wielu e-maili awaryjnych. Wartość from name musi być unikalna dla awaryjnego adresu e-mail.

• • Agent i nazwa firmy: nazwa użytkownika i nazwa firmy będą wyświetlane, gdy kontakt otrzyma wiadomość e-mail. Wprowadź nazwę firmy w polu tekstowym.
  • Nazwa firmy: wybierz tę opcję, aby wyświetlić tylko nazwę firmy. Wprowadź nazwę firmy w polu tekstowym.

• Aby dostosować adres From, wybierz przycisk radiowy obok jednej z opcji.
  • Użyj domyślnego: domyślny adres from dla użytkowników na płatnym koncie będzie wyświetlany jako [username]@[subdomain].hs-inbox.com . Domyślna opcja dla użytkowników bezpłatnych będzie wyświetlana jako [username ]@[subdomain].hubspot-inbox.com.
  • Dostosuj z adresu: w polu tekstowym wprowadź adres e-mail , który ma się pojawić. Kliknij przycisk Verify address, aby potwierdzić, że masz dostęp do tego adresu e-mail.

• Możesz skonfigurować e-mail awaryjny jako adres do przekazania w ustawieniach klienta poczty, aby wiadomości e-mail wysyłane na ten adres były przekazywane do skrzynki odbiorczej rozmów. Kliknij przycisk Copy obok pola Forwarding address , a następnie dodaj ten adres jako adres do przekazywania w ustawieniach klienta poczty.
• Aby dołączyć podpis e-mail zespołu:
  • Kliknij przycisk Dodaj podpis zespołu. Podpis ten dotyczy tylko wiadomości e-mail wysyłanych bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej konwersacji. Dowiedz się, jak skonfigurować podpis e-mail dla wiadomości wysyłanych z rekordów CRM.
  • W polu tekstowym dostosuj swój zespołowy podpis e-mail w prostym edytorze lub kliknij HTML i edytuj podpis w HTML. Użyj paska narzędzi bogatego tekstu na dole, aby sformatować tekst, wstawić link lub wstawić obraz. Aby wstawić token personalizacyjny, który wypełni nazwę nadawcy, kliknij menu rozwijane Wstaw to ken i wybierz opcję Pełna nazwa, Imię lub Nazwisko.

• Po prawej stronie podejrzyj, jak nazwa od, e-mail od oraz podpis e-mail będą wyświetlane w skrzynce odbiorczej kontaktu, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
• Domyślnie, gdy wiadomość e-mail zostanie przekazana do skrzynki odbiorczej, będzie ona logowana do rekordu kontaktowego oryginalnego nadawcy. Aby wyłączyć to ustawienie, tak aby wiadomości e-mail były logowane do nadawcy, który przekazał wiadomość, kliknij, aby wyłączyć przełącznik Choose original sender of email forwards.

• Aby skonfigurować reguły przypisania, kliknij zakładkę Automatyzacja .
• Domyślnie rozmowy przychodzące będą pozostawione bez przypisania w skrzynce odbiorczej. Jeśli jesteś przypisany do płatnego stanowiskaSales Hub lub Service Hub , możesz ustawić reguły routingu, aby automatycznie kierować przychodzące wiadomości e-mail do określonych użytkowników i zespołów na swoim koncie:
  • Kliknąć, aby włączyć przełącznik Automatically assign conversations .
  • Kliknij menu rozwijane Przypisz do i wybierz opcję routingu:

• • • Określeni użytkownicy i zespoły: przypisz przychodzące wiadomości e-mail do wybranych użytkowników lub zespołów. Wybierz użytkowników lub zespoły z menu rozwijanego Specific users and teams.
    • Właściciel kontaktu: przypisz przychodzące wiadomości e-mail do właściciela kontaktu. Kontakt musi mieć właściciela przypisanego do swojego rekordu i być śledzony za pomocą pliku cookie. Jeśli właściciel jest offline, zgłoszenie zostanie wysłane do właściciela gościa.

Uwaga: wiadomości przychodzące mogą być automatycznie kierowane tylko do użytkowników z przypisanymi płatnymi miejscami Sales Hub lub Service Hub. Jeśli użytkownik nie ma dostępu do płatnego miejsca, nie można go uwzględnić w regułach automatycznego przypisywania.

• Aby edytować domyślne właściwości biletu, w tym rurociąg i etap biletu:
• Kliknij przycisk Edytuj bilet obok ustawienia Traktuj rozmowy przychodzące jako bilety pomocy technicznej .
• W prawym panelu użyj rozwijanych menu, aby edytować właściwości.
• Domyślnie, jeśli ustawiono automatyczne reguły przypisywania w skrzynce odbiorczej, właściciel biletu będzie taki sam jak właściciel konwersacji. Aby zmienić właściciela biletu, kliknij menu rozwijane Właściciel biletu i wybierz inną opcję.

• • Kliknij przycisk Zapisz.

• Aby zakończyć edycję awaryjnego adresu e-mail, kliknij przycisk Zapisz.

Jeśli dokonałeś jakichkolwiek zmian w konfiguracji lub regułach routingu, Twoje kontakty zobaczą zaktualizowaną nazwę, adres i podpis e-mail, gdy otrzymają od Ciebie wiadomość.

Utwórz nową skrzynkę odbiorczą( tylko w wersjiProfessional lub Enterprise )

Użytkownicy kont Professional lub Enterprise mogą tworzyć wiele skrzynek tematycznych. Jest to przydatne, jeśli wiele zespołów potrzebuje dostępu do narzędzia do obsługi wątków, ale chce zachować segmentację i organizację wiadomości. Na przykład można utworzyć skrzynkę odbiorczą działu sprzedaży do zarządzania zapytaniami dotyczącymi cen i opakowań oraz skrzynkę odbiorczą działu wsparcia klienta do zarządzania przychodzącymi zapytaniami.

• W koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień ustawienia w głównym panelu nawigacyjnym.
• W menu lewego paska bocznego przejdź do opcji Skrzynka odbiorcza > Skrzynki odbiorcze.
• Obok menu rozwijanego Current view kliknij menu rozwijane Actions i wybierz opcję Create new inbox.
• W polu Team inbox name wpisz nazwę skrzynki odbiorczej.
• Kliknij menu rozwijane Who has inbox access, aby wybrać, kto może zobaczyć tę skrzynkę odbiorczą. Możesz także dodać lub usunąć członków zespołu po utworzeniu skrzynki odbiorczej.
  • Każdy: każdy użytkownik HubSpot na koncie może uzyskać dostęp do skrzynki odbiorczej.
  • Określeni użytkownicy i zespoły: tylko wybrani użytkownicy lub zespoły mogą uzyskać dostęp do skrzynki odbiorczej.

Uwaga: wątkiprzychodzące na stronę mogą być automatycznie przypisywanetylko użytkownikom z płatnym miejscem, ale użytkownicy bezpłatni mogą nadal przypisywać i odpowiadać na nieprzypisane wątki, jeśli mają dostęp do skrzynki odbiorczej.

Jeśli wybierzesz opcję Określeni użytkownicy i zespoły, użytkownicy z dostępem do konta lub uprawnieniami Super admin mogą przeglądać wszystkie wątki w skrzynce odbiorczej wportalu, ale nie mogą podejmować działań w skrzynce, takich jak odpowiadanie na wątek, chyba że są wybrani jako członkowie zespołu w ustawieniach dostępu do skrzynki odbiorczej.

• Kliknij Next.
• Wybierz kanał , który chcesz połączyć, lub kliknij przycisk Połącz kanał później.
  • Podłącz zespołowy kanał e-mailowy externalLink
  • Podłącz kanał czatu externalLink
    
  • Podłącz konto Facebook Messenger externalLink
  • Podłącz formularz pomocniczy externalLink

Po przejściu do ustawień skrzynki odbiorczej, pojawi się lista podłączonych kanałów. Możesz edytować ustawienia istniejących kanałów lub podłączyć dodatkowe kanały. Dowiedz się, jak komponować i odpowiadać na wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej lub czatować z odwiedzającymi witrynę.