Skonfiguruj skrzynkę odbiorczą rozmów

Skonfiguruj domyślną skrzynkę odbiorczą

Przy pierwszym utworzeniu konta HubSpot, HubSpot automatycznie utworzy skrzynkę odbiorczą rozmów i poda adres . zapasowy adres e-mail. Możesz edytować awaryjny adres e-mail lub podłączyć dodatkowe kanały, aby zacząć otrzymywać wiadomości w skrzynce odbiorczej. Można również edytować, którzy użytkownicy i zespoły mają dostęp do skrzynki rozmów.

• W koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień ustawienia w głównym panelu nawigacyjnym.
• W menu lewego paska bocznego przejdź do opcji Skrzynka odbiorcza > Skrzynki odbiorcze.
• Aby zmienić nazwę skrzynki odbiorczej:
• Obok menu rozwijanego Bieżący widok kliknij menu rozwijane Akcje i wybierz opcję Zmień nazwę skrzynki odbiorczej.
• W oknie dialogowym wpisz nazwę skrzynki odbiorczej i kliknij przycisk Zmień nazwę.
• Aby podłączyć kanał w celu rozpoczęcia odbierania wiadomości w skrzynce odbiorczej, kliknij opcję Połącz kanał, a następnie wybierz kanał. Dowiedz się więcej o podłączanie kanałów do skrzynki odbiorczej.

• Aby połączyć konto Slack ze skrzynką odbiorczą, w sekcji Integracja ze Slackiem kliknij przycisk Połącz Slack. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu integracji ze Slackiem.

• Aby określić, którzy użytkownicy i zespoły mogą mieć dostęp do skrzynki odbiorczej, kliknij kartę Dostęp .
• Kliknij menu rozwijane Kto ma dostęp do skrzynki odbiorczej i wybierz odpowiednią opcję:
• Każdy: każdy użytkownik HubSpot na danym koncie ma dostęp do skrzynki odbiorczej.
• Określeni użytkownicy i zespoły: dostęp do tej skrzynki odbiorczej mają tylko wybrani użytkownicy lub zespoły.
• Kliknij przycisk Zapisz.

Uwaga:wątkiprzychodzące na stronę mogą być automatycznie przypisywanetylko użytkownikom z płatnym miejscem, ale użytkownicy bezpłatni mogą nadal przypisywać wątki nieprzypisane i odpowiadać na nie, jeśli mają dostęp do skrzynkiodbiorczej.

Jeśli wybierzesz opcję Określeni użytkownicy i zespoły, użytkownicy z dostępem do konta lub uprawnieniami Super administratorabędąmogli przeglądać wszystkie wątki w skrzynce wportalu, ale nie będą mogli podejmować w niej działań, takich jak odpowiadanie na wątek, chyba że wustawieniach dostępu do skrzynki zostaną wybrani jako członkowie zespołu.

Edytuj rezerwowy adres e-mail

Awaryjna wiadomość e-mail to wiadomość e-mail udostępniana przez HubSpot, która umożliwia korzystanie z niektórych narzędzi HubSpot, takich jak automatyzacja zgłoszeń, jeśli użytkownik nie ma jeszcze podłączonego adresu e-mail zespołu. Zapasowy adres e-mail jest również używany w przypadku, gdy adres e-mail zespołu zostanie nagle odłączony od skrzynki odbiorczej rozmów.

Podczas konfigurowania skrzynki odbiorczej masz możliwość dostosowania zapasowego adresu e-mail, aby natychmiast rozpocząć wysyłanie wiadomości e-mail. Jeśli nie chcesz używać awaryjnego adresu e-mail, dowiedz się, jak podłączyć adres e-mail zespołu, aby zacząć odbierać wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej.

• W koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień ustawienia w głównym panelu nawigacyjnym.
• W menu lewego paska bocznego przejdź do opcji Skrzynka odbiorcza > Skrzynki odbiorcze.
• Obok e-maila rezerwowego kliknij przycisk Edytuj.

• Aby włączyć awaryjny adres e-mail do wysyłania, na karcie Konfiguracja zaznacz pole wyboru Użyj adresu e-mail HubSpot do wysyłania wiadomości .
• Aby dostosować wyświetlaną nazwę Od, należy kliknąć menu rozwijane Nazwa od i wybrać odpowiednią opcję.

Uwaga: nie można używać tej samej nazwy od dla wielu e-maili awaryjnych. Wartość from name musi być unikalna dla rezerwowego adresu e-mail.

• • Agent i nazwa firmy: imię i nazwisko użytkownika oraz nazwa firmy będą wyświetlane, gdy kontakt otrzyma wiadomość e-mail. Wprowadź nazwę firmy w polu tekstowym.
  • Nazwa firmy: wybierz tę opcję, aby wyświetlić tylko nazwę firmy. Wprowadź nazwę firmy w polu tekstowym.

• Aby dostosować adres Od, wybierz przycisk radiowy obok jednej z opcji.
• Użyj domyślnego: domyślny adres od dla użytkowników na płatnym koncie będzie wyświetlany jako [username]@[subdomain].hs-inbox.com . Domyślna opcja dla użytkowników bezpłatnych będzie wyświetlana jako [username]@[subdomain ].hubspot.inbox.com.
• Dostosuj z adresu: w polu tekstowym wpisz adres e-mail , który ma się pojawić. Kliknij przycisk Verify (Sprawdź ), aby potwierdzić, że dostęp do tej wiadomości e-mail.

• W ustawieniach klienta poczty możesz skonfigurować e-mail rezerwowy jako adres przekierowania, aby wiadomości e-mail wysyłane na ten adres były przekazywane do skrzynki odbiorczej wątków. Kliknij przycisk Kopiuj obok pola Adres do przekazania, a następnie dodaj ten adres jako adres do przekazania w ustawieniach klienta poczty. ustawienia klienta poczty.
• Aby zamieścić podpis pod wiadomością e-mail zespołu:
• Kliknij przycisk Dodaj podpis zespołu. Podpis ten dotyczy tylko wiadomości e-mail wysyłanych bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej rozmów. Dowiedz się, jak skonfigurować podpis dla wiadomości e-mail wysyłanych z rekordów CRM.
• W polu tekstowym dostosuj podpis e-mail zespołu w prostym edytorze lub kliknij przycisk HTML, aby edytować podpis w formacie HTML. Użyj paska narzędzi tekstowych na dole, aby sformatować tekst, wstawić łącze lub obraz. Aby wstawić token personalizacji, który będzie uzupełniał imię i nazwisko nadawcy, kliknij menu rozwijane Wstaw token i wybierz opcję Pełna nazwa, Imię lub Nazwisko.

• Po prawej stronie wyświetl podgląd tego, jak nazwa od, wiadomość e-mail od oraz podpis będą wyświetlane w skrzynce odbiorczej kontaktu, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
• Domyślnie, gdy wiadomość e-mail jest przekazywana do skrzynki odbiorczej, jest ona rejestrowana w rekordzie kontaktowym oryginalnego nadawcy. Aby wyłączyć to ustawienie, tak aby wiadomości e-mail były logowane do nadawcy, który przekazał wiadomość, kliknij, aby wyłączyć przełącznik Wybierz pierwotnego nadawcę przekazanej wiadomości e-mail.

• Aby skonfigurować reguły przydziału, należy kliknąć kartę Automatyzacja .
• Domyślnie przychodzące wątki nie będą przypisywane do skrzynki odbiorczej. Jeśli użytkownik jest przypisany do płatnego stanowiskaSales Hub lub Service Hub , może ustawianie reguł routingu automatycznie kierować przychodzące wiadomości e-mail do określonych użytkowników i zespołów na Twoim koncie:
  • Kliknąć, aby włączyć przełącznik Automatycznie przypisuj rozmowy .
  • Kliknij menu rozwijane Przydziel do i wybierz opcję routingu:

• • • Określeni użytkownicy i zespoły: przypisywanie przychodzących wiadomości e-mail do wybranych użytkowników lub zespołów. Wybierz użytkowników lub zespoły z menu rozwijanego Określeni użytkownicy i zespoły.
    • Właściciel kontaktu: przypisywanie przychodzących wiadomości e-mail do właściciela kontaktu. Kontakt musi mieć właściciela przypisanego do swojego rekordu i być śledzony za pomocą pliku cookie. Jeśli właściciel jest offline, zgłoszenie zostanie wysłane do właściciela odwiedzającego.

Uwaga: wiadomości przychodzące mogą być automatycznie kierowane wyłącznie do użytkowników z przypisanymi płatnymi miejscami w platformie Sales Hub lub Service Hub. Jeśli użytkownik nie ma dostępu do płatnego miejsca, nie można go uwzględnić w regułach automatycznego przypisywania.

• Aby edytować domyślne właściwości zgłoszenia, w tym rurociąg i etap zgłoszenia:
• Kliknij przycisk Edytuj zgłoszenie obok ustawienia Traktuj rozmowy przychodzące jako zgłoszenia do pomocy technicznej .
• W prawym panelu użyj menu rozwijanych, aby edytować właściwości.
• Domyślnie, jeśli w skrzynce odbiorczej skonfigurowano reguły automatycznego przypisywania, właściciel zgłoszenia będzie taki sam jak właściciel konwersacji. Aby zmienić właściciela zgłoszenia, należy kliknąć menu rozwijane Właściciel zgłoszenia i wybrać inną opcję.
  
  
• Kliknij przycisk Zapisz.

• Aby zakończyć edycję zapasowego adresu e-mail, kliknij przycisk Zapisz.

Jeśli dokonano jakichkolwiek zmian w konfiguracji lub regułach routingu, po otrzymaniu wiadomości e-mail od użytkownika jego kontakty zobaczą zaktualizowaną nazwę, adres i podpis e-mail.

Utwórz nową skrzynkę odbiorczą( tylko wersjeProfessional i Enterprise )

Użytkownicy kont Professional i Enterprise mogą utworzyć wiele skrzynek wątków. Jest to przydatne, jeśli wiele zespołów potrzebuje dostępu do narzędzia Conversations, ale chce zachować segmentację i porządek wiadomości. Na przykład można utworzyć skrzynkę sprzedaży do zarządzania zapytaniami dotyczącymi cen i opakowań oraz skrzynkę obsługi klienta dla zespołu pomocy technicznej do zarządzania przychodzącymi zapytaniami.

• W koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień ustawienia w głównym panelu nawigacyjnym.
• W menu lewego paska bocznego przejdź do opcji Skrzynka odbiorcza > Skrzynki odbiorcze.
• Obok menu rozwijanego Bieżący widok kliknij menu rozwijane Akcje i wybierz opcję Utwórz nową skrzynkę odbiorczą.
• W polu Nazwa skrzynki odbiorczej zespołu wpisz nazwę skrzynki odbiorczej.
• Kliknij menu rozwijane Kto ma dostęp do skrzynki odbiorczej, aby wybrać, kto może widzieć tę skrzynkę. Po utworzeniu skrzynki odbiorczej można również dodawać i usuwać członków zespołu.
  • Każdy: każdy użytkownik HubSpot na danym koncie ma dostęp do skrzynki odbiorczej.
  • Określeni użytkownicy i zespoły: dostęp do skrzynki odbiorczej mają tylko wybrani użytkownicy lub zespoły.

Uwaga:wątkiprzychodzące na stronę mogą być automatycznie przypisywanetylko użytkownikom z płatnym miejscem, ale użytkownicy bezpłatni mogą nadal przypisywać wątki nieprzypisane i odpowiadać na nie, jeśli mają dostęp do skrzynkiodbiorczej.

Jeśli wybierzesz opcję Określeni użytkownicy i zespoły, użytkownicy z dostępem do konta lub uprawnieniami Super administratorabędąmogli przeglądać wszystkie wątki w skrzynce wportalu, ale nie będą mogli podejmować w niej działań, takich jak odpowiadanie na wątek, chyba że w ustawieniach dostępu do skrzynki zostaną wybrani jako członkowie zespołu.

• Kliknij przycisk Next (Dalej).
• Wybierz kanał kanał aby nawiązać połączenie, lub kliknij przycisk Połącz kanał później.
  • Podłącz kanał poczty elektronicznej zespołu externalLink
  • Podłącz kanał czatu externalLink
    
  • Podłącz konto Facebook Messenger externalLink
  • Podłącz formularz pomocy technicznej externalLink

Po przejściu do ustawień skrzynki odbiorczej zostanie wyświetlona lista podłączonych kanałów. Możesz edytować ustawienia istniejących kanałów lub podłączać dodatkowe kanały. Dowiedz się, jak tworzyć i odpowiadać na wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej lub czatować z odwiedzającymi witrynę.