Konfigurowanie skrzynki odbiorczej konwersacji

Skrzynka odbiorcza konwersacji to centralna lokalizacja na koncie HubSpot, w której pojawiają się wiadomości ze wszystkich połączonych kanałów. Możesz przeglądać trwające konwersacje, odpowiadać na wiadomości i tworzyć zgłoszenia, aby śledzić sprawy klientów.

Konfigurowanie domyślnej skrzynki odbiorczej

Po pierwszym utworzeniu konta HubSpot, HubSpot automatycznie utworzy skrzynkę odbiorczą konwersacji i udostępni rezerwowy adres e-mail. Możesz edytować zapasowy adres e-mail lub połączyć dodatkowe kanały, aby zacząć otrzymywać wiadomości w skrzynce odbiorczej. Możesz także edytować, którzy użytkownicy i zespoły mają dostęp do skrzynki odbiorczej konwersacji.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w głównym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Skrzynka odbiorcza > Skrzynki odbiorcze.
• Aby zmienić nazwę skrzynki odbiorczej:
• Obok menu rozwijanego Bieżący widok kliknij menu rozwijane Działania i wybierz opcję Zmień nazwę skrzynki odbiorczej.
• W oknie dialogowym wprowadź nazwę skrzynki odbiorczej i kliknij przycisk Zmień nazwę.
• Aby podłączyć kanał w celu rozpoczęcia odbierania wiadomości w skrzynce odbiorczej, kliknij opcję Podłącz kanał, a następnie wybierz kanał. Dowiedz się więcej o podłączaniu kanałów do skrzynki odbiorczej.

• Aby połączyć konto Slack ze skrzynką odbiorczą, w sekcji Integracja Slack kliknij opcję Połącz Slack. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu integracji Slack.

• Aby zarządzać tym, którzy użytkownicy i zespoły mogą uzyskać dostęp do skrzynki odbiorczej, kliknij kartę Dostęp .
  • Kliknij menu rozwijane Kto ma dostęp do skrzynki odbiorczej i wybierz opcję:
    • Wszyscy : każdy użytkownik HubSpot na koncie może uzyskać dostęp do skrzynki odbiorczej.
    • Określeni użytkownicy i zespoły : tylko wybrani użytkownicy lub zespoły mogą uzyskać dostęp do tej skrzynki odbiorczej.
  • Kliknij przycisk Zapisz.

Uwaga: przychodzące wątki mogą być automatycznie przypisywane tylko do użytkowników z płatną subskrypcją, ale bezpłatni użytkownicy mogą nadal przypisywać nieprzypisane wątki i odpowiadać na nie, jeśli mają dostęp do skrzynki odbiorczej.

W przypadku wybrania opcji Określeni użytkownicy i zespoły użytkownicy z dostępem do konta lub uprawnieniami superadministratora mogą wyświetlać dowolne wątki w skrzynce odbiorczej w portalu, ale nie mogą podejmować działań w skrzynce odbiorczej, takich jak odpowiadanie na wątek, chyba że zostaną wybrani jako członkowie zespołu wustawieniach dostępu do skrzynki odbiorczej.

Edycja awaryjnego adresu e-mail

Zastępczy adres e-mail to adres e-mail udostępniony przez HubSpot, który umożliwia korzystanie z niektórych narzędzi HubSpot, takich jak automatyzacja zgłoszeń, jeśli nie połączono jeszcze adresu e-mail zespołu. Zastępczy adres e-mail jest również używany, jeśli adres e-mail zespołu zostanie nagle odłączony od skrzynki odbiorczej konwersacji.

Podczas konfigurowania skrzynki odbiorczej masz możliwość dostosowania awaryjnego adresu e-mail, aby natychmiast rozpocząć wysyłanie wiadomości e-mail. Jeśli nie chcesz korzystać z awaryjnego adresu e-mail, dowiedz się, jak połączyć adres e-mail zespołu, aby zacząć odbierać wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w głównym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Skrzynka odbiorcza > Skrzynki odbiorcze.
• Obok rezerwowego adresu e-mail kliknij Edytuj.

• Aby włączyć rezerwowy adres e-mail do wysyłania, na karcie Configuration zaznacz pole wyboru Use the HubSpot email for sending messages.
• Aby dostosować wyświetlaną nazwę From, kliknij menu rozwijane From name i wybierz opcję.

Uwaga: nie można używać tej samej nazwy From dla wielu awaryjnych wiadomości e-mail. Wartość From name musi być unikalna dla rezerwowego adresu e-mail.

• • Agent i nazwa firmy : nazwa użytkownika i nazwa firmy pojawią się, gdy kontakt otrzyma wiadomość e-mail. Wprowadź nazwę firmy w polu tekstowym.
  • Nazwa firmy: wybierz tę opcję, aby wyświetlać tylko nazwę firmy. Wprowadź nazwę firmy w polu tekstowym.

• Aby dostosować adres Od, wybierz przycisk opcji obok jednej z opcji.
  • Użyj domyślnego: domyślny adres od dla użytkowników na płatnym koncie będzie wyświetlany jako [ username]@[subdomain].hs-inbox.com . Domyślna opcja dla darmowych użytkowników będzie wyświetlana jako [username]@[subdomain ].hubspot-inbox.com.
  • Dostosujz adresu: w polu tekstowym wprowadź adres e-mail , który ma być wyświetlany. Kliknij Weryfikuj adres, aby potwierdzić, że masz dostęp do tego adresu e-mail.

• Możesz skonfigurować rezerwowy adres e-mail jako adres przekierowania w ustawieniach klienta poczty, aby wiadomości e-mail wysyłane na ten adres były przekierowywane do skrzynki odbiorczej konwersacji. Kliknij Kopiuj obok pola Adres przekierowania , a następnie dodaj go jako adres przekierowania w ustawieniach klienta poczty.
• Aby dołączyć podpis wiadomości e-mail zespołu:
  • Kliknij Dodaj podpis zespołu. Ten podpis dotyczy tylko wiadomości e-mail wysyłanych bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej wątków. Dowiedz się, jak skonfigurować podpis e-mail dla wiadomości e-mail wysyłanych z rekordów CRM.
  • W polu tekstowym dostosuj swój zespołowy podpis e-mail w prostym edytorze lub kliknij HTML i edytuj podpis w HTML. Użyj paska narzędzi tekstu sformatowanego u dołu, aby sformatować tekst, wstawić łącze lub obraz. Aby wstawić token personalizacji, który wypełni nazwę nadawcy, kliknij menu rozwijane Wstaw token i wybierz opcję Pełna nazwa, Imię lub Nazwisko.

• Po prawej stronie wyświetl podgląd tego, jak nazwa od, e-mail od i podpis e-mail pojawią się w skrzynce odbiorczej kontaktu, a następnie kliknij Zapisz.
• Domyślnie, gdy wiadomość e-mail zostanie przekazana do skrzynki odbiorczej, zostanie ona zalogowana do rekordu kontaktu pierwotnego nadawcy. Aby wyłączyć to ustawienie, tak aby wiadomości e-mail były logowane do nadawcy, który przekazał wiadomość e-mail, kliknij, aby wyłączyć przełącznik Wybierz oryginalnego nadawcę wiadomości e-mail.

• Aby skonfigurować reguły przypisywania, kliknij kartę Automatyzacja .
• Jeśli jesteś przypisany do płatnego stanowiskaSales Hub lub Service Hub , możesz ustawić reguły routingu, aby automatycznie kierować przychodzące wiadomości e-mail do określonych użytkowników i zespołów na koncie:
  • Kliknij, aby włączyć przełącznik Automatycznie przypisuj konwersacje .
  • Kliknij menu rozwijane Przypisz do i wybierz opcję routingu:

• • • Określeni użytkownicy i zespoły: przypisz przychodzące wiadomości e-mail do wybranych użytkowników lub zespołów. Wybierz użytkowników lub zespoły z menu rozwijanego Określeni użytkownicy i zespoły.
    • Właściciel kontaktu : przypisywanie przychodzących wiadomości e-mail do właściciela kontaktu. Kontakt musi mieć właściciela przypisanego do swojego rekordu i być śledzony za pomocą pliku cookie. Jeśli właściciel jest offline, zgłoszenie zostanie wysłane e-mailem do właściciela odwiedzającego.
  • Domyślnie rozmowy przychodzące będą przypisywane tylko do agentów, którzy są dostępni. Jeśli żaden agent nie jest dostępny, konwersacja e-mail nie zostanie przypisana. Możesz usunąć zaznaczenie pola wyboru Przypisz tylko do dostępnych użytkowników, aby wyłączyć przypisywanie na podstawie dostępności agenta.

Uwaga: wiadomości przychodzące mogą być automatycznie kierowane tylko do użytkowników z przypisanymi płatnymi miejscami w Sales Hub lub Service Hub. Jeśli użytkownik nie ma dostępu do płatnego miejsca, nie można uwzględnić go w regułach automatycznego przypisywania.

• Aby edytować domyślne właściwości zgłoszenia, w tym potok zgłoszeń i etap:
• Kliknij Edytuj bilet obok ustawienia Traktuj przychodzące rozmowy jako bilety pomocy technicznej.
• W prawym panelu użyj menu rozwijanych, aby edytować właściwości.
• Domyślnie, jeśli skonfigurowano automatyczne reguły przypisywania w skrzynce odbiorczej, właściciel zgłoszenia będzie taki sam jak właściciel konwersacji. Aby zmienić właściciela zgłoszenia, kliknij menu rozwijane Właściciel zgłoszenia i wybierz inną opcję.

• • Kliknij przycisk Zapisz.

• Aby zakończyć edycję zapasowego adresu e-mail, kliknij Zapisz.

Jeśli wprowadziłeś jakiekolwiek zmiany w konfiguracji lub regułach routingu, Twoje kontakty zobaczą zaktualizowaną nazwę od, adres od i podpis e-mail, gdy otrzymają od Ciebie wiadomość e-mail.

Tworzenie nowej skrzynki odbiorczej( tylkoProfessional lub Enterprise )

Użytkownicy konta Professional lub Enterprise mogą tworzyć wiele skrzynek odbiorczych konwersacji. Jest to przydatne, jeśli masz wiele zespołów, które potrzebują dostępu do narzędzia konwersacji, ale chcesz zachować segmentację i organizację wiadomości. Można na przykład utworzyć skrzynkę odbiorczą sprzedaży do zarządzania zapytaniami o ceny i opakowania oraz skrzynkę odbiorczą obsługi klienta dla zespołu pomocy technicznej do zarządzania przychodzącymi zgłoszeniami.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w głównym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Skrzynka odbiorcza > Skrzynki odbiorcze.
• Obok menu rozwijanego Bieżący widok kliknij menu rozwijane Działania i wybierz opcję Utwórz nową skrzynkę odbiorczą.
• W polu Team inbox name wprowadź nazwę skrzynki odbiorczej.
• Kliknij menu rozwijane Kto ma dostęp do skrzynki odbior czej, aby wybrać, kto może zobaczyć tę skrzynkę odbiorczą. Po utworzeniu skrzynki odbiorczej możesz także dodawać lub usuwać członków zespołu.
  • Wszyscy : każdy użytkownik HubSpot na koncie może uzyskać dostęp do skrzynki odbiorczej.
  • Określeni użytkownicy i zespoły : tylko wybrani użytkownicy lub zespoły mogą uzyskać dostęp do skrzynki odbiorczej.

Uwaga: przychodzące konwersacje mogą być automatycznie przypis ywane tylko do użytkowników posiadających płatne konto, ale bezpłatni użytkownicy mogą nadal przypisywać i odpowiadać na nieprzypisane konwersacje, jeśli mają dostęp do skrzynki odbiorczej.

W przypadku wybrania opcji Określeni użytkownicy i zespoły użytkownicy z dostępem do konta lub uprawnieniami superadministratora mogą wyświetlać dowolne wątki w skrzynce odbiorczej w portalu, ale nie mogą podejmować działań w skrzynce odbiorczej, takich jak odpowiadanie na wątek, chyba że zostaną wybrani jako członkowie zespołu w ustawieniach dostępu do skrzynki odbiorczej.

• Kliknij przycisk Dalej.
• Wybierz kanał do połączenia lub kliknij opcję Połącz kanał później.
  • Podłącz kanał e-mail zespołu
  • Połącz kanał czatu
  • Połącz konto Facebook Messenger
  • Połącz formularz pomocy technicznej
  • Połącz konto WhatsApp Business

Po przejściu do ustawień skrzynki odbiorczej pojawi się lista połączonych kanałów. Możesz edytować ustawienia istniejących kanałów lub podłączyć dodatkowe kanały. Dowiedz się, jak tworzyć i odpowiadać na wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej lub czatować z odwiedzającymi witrynę.

Zarządzanie statusem kanału

Połączony kanał można wyłączyć w ustawieniach skrzynki odbiorczej:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w głównym pasku nawigacyjnym..
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Skrzynka odbiorcza > Skrzynki odbiorcze.
• Kliknij, aby włączyć lub wyłączyć przełącznik Status dla połączonego kanału.

Jeśli kanał zostanie wyłączony, nie będzie już można wysyłać z niego wiadomości w HubSpot. Ponadto wszelkie wiadomości przychodzące do kanału nie będą wyświetlane w narzędziu konwersacji i nie będą rejestrowane w CRM.