Przypisanie własności rekordów

Przypisuj rekordy do użytkowników HubSpot, korzystając z właściwości„Właściciel” [Obiekt] w przypadku kontaktów, firm, transakcji, zgłoszeń i rekordów obiektów niestandardowych. W przypadku innych obiektów, takich jak spotkania lub projekty, należy użyć właściwości „Właściciel ”. Każdy rekord może mieć jednego wybranego właściciela przy użyciu właściwości domyślnej, ale można utworzyć niestandardowe właściwości typu pola użytkownika HubSpot, aby wybrać dodatkowych użytkowników powiązanych z danym rekordem.

Zanim zaczniesz

Na przykład użytkownik posiadający uprawnienia do przeglądania kontaktów oraz licencję typu „Core” może zostać wyznaczony jako właściciel kontaktu.

Zrozumienie automatycznego przypisywania właściciela

Istnieją pewne sytuacje, w których właściciele są wyznaczani automatycznie:

• Jeśli użytkownik ręcznie utworzy rekord, zostanie on automatycznie ustawiony jako właściciel tego rekordu, chyba że podczas tworzenia wybierze innego właściciela.
• Jeśli w swoim koncie HubSpot włączyłeś ustawienie „Domyślnie przypisuj właściciela firmy do kontaktu” , kontakty i ich główna firma zostaną automatycznie przypisane do tego samego właściciela. Dowiedz się więcej o tym, jak działa to ustawienie.
• Jeśli w swoim koncie HubSpot włączyłeś ustawienie „Przypisuj kontakty bez właściciela do nadawcy wiadomości e-mail ”, użytkownicy, którzy wysyłają lub odbierają indywidualną wiadomość e-mail zarejestrowaną na osi czasu aktywności kontaktu bez właściciela, zostaną automatycznie przypisani jako właściciele tego kontaktu. Domyślnie to ustawienie jest włączone.
• Jeśli kontakt bez właściciela zarezerwuje spotkanie na stronie planowania użytkownika, użytkownik ten zostanie automatycznie przypisany jako właściciel kontaktu. Jeśli kontakt ma już właściciela i zarezerwuje spotkanie z innym użytkownikiem, dotychczasowy właściciel nie zostanie zastąpiony.
• Jeśli masz zainstalowaną i włączoną integrację z Salesforce, przypisania właścicieli kontaktów, firm i transakcji będą domyślnie zgodne z tym, co określono w Salesforce.

Zbiorcze przypisywanie właścicieli rekordów

Przypisywanie właścicieli rekordów na stronie indeksu obiektu

Na każdej stronie indeksu obiektu można zbiorczo przypisywać właścicieli do rekordów.

1. Przejdź do swoich rekordów (np. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Kontakty. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Kontakty.).
2. Zaznacz pola wyboru obok rekordów, którym chcesz przypisać właścicieli.
3. W górnej części tabeli lub tablicy kliknij przycisk „Przypisz”.
   
   
4. W oknie dialogowym kliknij menu rozwijane [Obiekt] – właściciel i wybierz właściciela.
5. Kliknij „Zaktualizuj”.

Przypisywanie właścicieli poprzez import

Można również zbiorczo przypisywać właścicieli do nowych lub istniejących rekordów poprzez import. Aby przypisać właściciela do obiektu podczas importu:

• W pliku importowym należy uwzględnić kolumnę [Object] owner i w każdym wierszu tej kolumny wpisać imię i nazwisko lub adres e-mail użytkownika.
• Zaimportuj plik, a następnie na stronie mapowania przypisz tę kolumnę do właściwości [Object] owner.

Uwaga: użytkownicy, którym przypisano rekord w ramach importu, nie otrzymają powiadomienia o przypisaniu im nowego obiektu.

Przypisywanie właścicieli za pomocą przepływów pracy

Przypisz właściciela do wszystkich zarejestrowanych rekordów

Automatycznie przypisuj właścicieli do zarejestrowanych rekordów, korzystając z akcji „Edytuj rekord” w przepływie pracy. Wybierz tę opcję, aby ustawić właściwość właściciela [Obiekt], a następnie wybierz użytkownika, któremu chcesz przypisać zarejestrowane obiekty. Na przykład możesz przypisać sprzedawcę z Ameryki Północnej do rekordów utworzonych na podstawie formularzy przesłanych ze Stanów Zjednoczonych.

Aby automatycznie przypisać własność innym właścicielom, możesz sklonować przepływ pracy, zmienić wyzwalacze rejestracji zgodnie z regułami przypisywania dla każdego właściciela oraz zaktualizować wybranego właściciela w akcji „Ustaw wartość właściwości [obiekt] ”. Możesz również użyć logiki rozgałęzień, aby przypisywać różnych właścicieli do obiektów na podstawie różnych kryteriów.

Rotacja rekordów między wieloma właścicielami

Rotuj przypisania między wieloma użytkownikami za pomocą przepływów pracy. Przepływ pracy równomiernie rozdzieli przypisania między określonych właścicieli za pomocą akcji „Rotuj rekord między właścicielami ”. Korzystając z tej akcji, możesz przypisywać rekordy bez właściciela lub nadpisywać istniejące wartości, aby przypisać nowego właściciela.

Podział własności dla każdej akcji rotacji opiera się na liczbie przypisania dla tej konkretnej akcji, a nie na tym, ile obiektów każdy użytkownik posiada ogółem na koncie. Jeśli w przepływie pracy występuje wiele akcji rotacji, każda z nich będzie miała oddzielną liczbę. Na przykład, jeśli akcja „Rotacja [właściciela]” jest skonfigurowana dla trzech właścicieli:

• Po włączeniu przepływu pracy wszyscy trzej właściciele tej akcji będą mieli liczbę przypisania równą zero.
• Ponieważ wszyscy trzej użytkownicy mają taką samą liczbę przypisanych kontaktów, pierwszy kontakt, który dotrze do tej akcji, zostanie losowo przypisany do jednego z nich.
• Po przypisaniu pierwszego kontaktu jeden właściciel będzie miał jednego kontaktu, a dwóch pozostałych – zero kontaktów. Kolejny kontakt przechodzący przez przepływ pracy zostanie przypisany do jednego z dwóch pozostałych użytkowników, którzy nie mają jeszcze żadnych kontaktów.
• Gdy wszystkim trzem właścicielom zostanie przypisany po jednym kontakcie, kolejność rotacji zostanie zachowana (np. właściciel 2, właściciel 3, właściciel 1).
• Jeśli dodasz lub usuniesz właścicieli z akcji po włączeniu przepływu pracy, ustalona rotacja dla tej akcji zostanie zresetowana, a losowe przypisywanie rozpocznie się od nowa.

Dowiedz się więcej o akcji przepływu pracy„Rotacja rekordu między właścicielami ”.

Przypisz właściciela indywidualnie

Przypisz właściciela do rekordu

1. Przejdź do swoich rekordów (np. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Transakcje. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Transakcje.).
2. Kliknij nazwę rekordu.
3. W prawym górnym rogu lewego paska bocznego kliknij opcję „Działania ” i wybierz „Wyświetl wszystkie właściwości”.
4. W prawym panelu wyszukaj „owner ”.
5. Najedź kursorem na właściwość, kliknij menu rozwijane, a następnie wybierz właściciela.
6. Zmiany zostaną zapisane automatycznie.