Asignar propiedad de registros

Para asignar registros a usuarios de HubSpot, puede utilizar la propiedad Propietario de  [Objeto] para contactos, empresas, negocios, tickets y registros de objetos personalizados. Cada registro puede tener un propietario seleccionado utilizando la propiedad por defecto, pero puedes crear propiedades de tipo de campo de usuario personalizadas para seleccionar usuarios adicionales relacionados con el registro.

Un usuario debe tener permisos de Ver [Objeto] para ser asignado como propietario de un registro (por ejemplo, acceso a Contactos, para ser propietario de un registro de contacto).

Antes de comenzar

Para ser asignado como propietario de un registro, un usuario debe: 

• Tener permisos de Ver [Objeto] (por ejemplo, acceso a Contactos, ser el propietario de un registro de contacto).
• Tener asignada una licencia de solo lectura, básica, de ventas o de servicio.
• Tener una cuenta activa. Más información sobre la gestión y desactivación de usuarios.

Asignación automática de propietarios

Hay ciertos escenarios en los que los propietarios se establecerán automáticamente:

• Si un usuario crea manualmente un registro, ese usuario se establecerá automáticamente como propietario del registro, a menos que seleccione un propietario diferente durante la creación.
• Si has activado la opción Asignar propietario de empresa a contacto de manera predeterminada en tu cuenta de HubSpot, los contactos y su empresa principal se asignarán automáticamente al mismo propietario. Más información sobre cómo funciona el ajuste.
• Si un usuario envía un correo electrónico individual a un contacto sin propietario, ese usuario se asignará automáticamente como propietario del contacto.
• Si un contacto sin propietario reserva una reunión en la página de programación de un usuario, ese usuario será asignado automáticamente como propietario del contacto. Si un contacto ya tiene un propietario y reserva una reunión con un usuario diferente, el propietario existente no será reemplazado.
• Si tienes activada la integración con Salesforce, tus asignaciones de contacto, empresa y propietario del negocio serán por defecto las que se especifican en en Salesforce.

Asignar propietarios de registros en una página de índice de objetos

Puedes asignar propietarios a los registros de forma masiva en cada página de índice de objetos.

1. Navega a tus registros:
   • Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
   • Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
   • Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
   • Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tickets.
   • Objetos personalizados: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM, y a continuación selecciona el objeto personalizado.
2. Selecciona las casillas de comprobación junto a los registros que deseas asignar.
3. En la parte superior de la tabla o el panel, haz clic en Asignar.

4. En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable Propietario de [objeto] y selecciona un propietario.
5. Haz clic en Actualizar. 

Asignar un propietario a un registro

1. Navega a tus registros:
   • Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
   • Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
   • Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
   • Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tickets.
   • Objetos personalizados: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM, y a continuación selecciona el objeto personalizado.
2. Haz clic en el nombre de un registro.
3. En el panel izquierdo, haz clic en Ver todas las propiedades.
4. Búsqueda del propietario de [Objeto].

5. Coloca el cursor sobre la propiedad, haz clic en el menú desplegable y luego selecciona un propietario.
6. En la parte inferior de la pantalla, haz clic en Guardar.

Asignar propietarios mediante importación

También puede asignar propietarios a registros nuevos o existentes de forma masiva a través de la importación. Para asignar un propietario a un objeto durante la importación:

• En tu archivo de importación , incluye una columna [Objeto] propietario y añade el nombre o la dirección de correo electrónico del usuario a cada fila de esa columna.
• Importa tu archivo, y en la página de asignación, asigna la columna a la propiedad [Objeto] propietario.

Nota: los usuarios que se asignan a un registro a durante la importación no recibirán una notificación de que se les asignó un nuevo objeto.

Asigna propietarios usando workflows (Pro y Enterprise únicamente)

Asignar un propietario a todos los registros inscritos

Puede asignar automáticamente la propiedad a los registros inscritos utilizando la acciónEditar registro en un workflow. Selecciona la propiedad Propietario de [Objeto] y luego selecciona el usuario al que quieres asignar los objetos inscritos. Por ejemplo, puedes asignar el vendedor de Norteamérica a los registros creados a través de formularios enviados desde Estados Unidos.

Para asignar automáticamente la propiedad a los demás propietarios, puede clonar el workflow, cambiar los desencadenantes de inscripción en función de las reglas de asignación de cada propietario y actualizar el propietario seleccionado en la acción Establecer valor de propiedad [objeto] . También puedes utilizar la lógica de bifurcación para asignar diferentes propietarios a tus objetos en función de distintos criterios.

Rotar registros entre múltiples propietarios (solo en Sales Hub y Service Hub Pro y Enterprise)

Los usuarios con una licencia de Sales o Service Pro asignada en las cuentas Sales o Service Hub Pro y Enterprise también pueden rotar la asignación entre varios usuarios mediante flujos de trabajo. Los workflows basados en tickets requieren Service Hub Pro o Enterprise. El workflow distribuirá uniformemente la asignación a los propietarios especificados a través de la acción Rotar registro a propietario . Mediante esta acción, puedes asignar registros sin propietario o sobrescribir los valores existentes para asignar un nuevo propietario.

La distribución de la propiedad para cada acción rotativa se basa en el recuento de asignaciones para esa acción en particular, no se basa en cuántos objetos posee cada usuario en general en tu cuenta. Si tienes varias acciones de rotación en tu workflow, cada acción tendrá un recuento separado. Por ejemplo, si se configura una acción de Rotar [propietario] para tres propietarios:

• Cuando el workflow esté activado, todos los tres propietarios de esta acción tendrán un conteo de asignaciones de cero.
• Dado que todos los tres usuarios tienen un recuento de asignación igual, el primer contacto para llegar a esta acción se asignará aleatoriamente a uno de ellos.
• Una vez asignado el primer contacto, habrá un propietario con un contacto y dos propietarios con cero contactos. El siguiente contacto que pase por el workflow se asignará a uno de los dos usuarios restantes que aún no tienen contactos.
• Una vez que se ha asignado un contacto a los tres propietarios, se mantiene ese orden de rotación. (por ejemplo, propietario 2, propietario 3, propietario 1).
• Si añade o elimina propietarios de la acción después de que su workflow se haya activado, la rotación establecida para esa acción se restablecerá y la asignación aleatoria comenzará de nuevo.

Más información sobre la acción de workflowGirar registro a propietario .