Assegnare la titolarità dei record

Assegna i record agli utenti HubSpot utilizzando la proprietà“Proprietario” [Oggetto] per contatti, aziende, opportunità, ticket e record di oggetti personalizzati. Per altri oggetti, come appuntamenti o progetti, utilizza la proprietà "Proprietario". Ogni record può avere un solo proprietario selezionato tramite la proprietà predefinita, ma è possibile creare proprietà personalizzate di tipo "campo utente HubSpot " per selezionare ulteriori utenti associati al record.

Prima di iniziare

Ad esempio, un utente con autorizzazioni di visualizzazione dei contatti e una licenza Core può essere designato come proprietario di un contatto.

Informazioni sull’assegnazione automatica del proprietario

Esistono alcuni scenari in cui i proprietari vengono assegnati automaticamente:

• Se un utente crea manualmente un record, verrà automaticamente impostato come proprietario del record, a meno che non selezioni un proprietario diverso durante la creazione.
• Se nel tuo account HubSpot hai attivato l’impostazione “Assegna il proprietario dell’azienda al contatto per impostazione predefinita ”, i contatti e la loro azienda principale verranno automaticamente assegnati allo stesso proprietario. Scopri di più su come funziona questa impostazione.
• Se nel tuo account HubSpot hai attivato l’impostazione “Assegna i contatti senza proprietario al mittente dell’e-mail”, gli utenti che inviano o ricevono un’e-mail individuale registrata nella cronologia delle attività di un contatto non assegnato verranno automaticamente assegnati come proprietari del contatto. Per impostazione predefinita, questa opzione è attiva.
• Se un contatto senza proprietario prenota un incontro sulla pagina di pianificazione di un utente, tale utente verrà automaticamente assegnato come proprietario del contatto. Se un contatto ha già un proprietario e prenota un incontro con un utente diverso, il proprietario esistente non verrà sostituito.
• Se l’integrazione con Salesforce è installata e attivata, le assegnazioni dei titolari di contatti, aziende e opportunità saranno impostate per impostazione predefinita in base a quanto specificato in Salesforce.

Assegnazione in blocco dei titolari dei record

Assegnare i proprietari dei record nella pagina di indice di un oggetto

È possibile assegnare i proprietari ai record in blocco in ciascuna pagina di indice dell'oggetto.

1. Accedere ai propri record (ad es., Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Contatti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Contatti.).
2. Selezionare le caselle di controllo accanto ai record a cui si desidera assegnare un proprietario.
3. Nella parte superiore della tabella o della bacheca, fare clic su Assegna.
   
   
4. Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa [Oggetto] proprietario e selezionare un proprietario.
5. Fai clic su " Aggiorna".

Assegnazione dei proprietari tramite importazione

È inoltre possibile assegnare in blocco i proprietari a record nuovi o esistenti tramite importazione. Per assegnare un proprietario a un oggetto durante l'importazione:

• Nel file di importazione, includere una colonna [Object] owner e aggiungere il nome o l’indirizzo e-mail dell’utente in ogni riga di tale colonna.
• Importa il file e, nella pagina di mappatura, associa la colonna alla proprietà [Object] owner.

Nota: gli utenti a cui viene assegnato un record tramite importazione non riceveranno una notifica relativa all'assegnazione di un nuovo oggetto.

Assegnazione dei proprietari tramite flussi di lavoro

Assegnare un responsabile a tutti i record registrati

Assegna automaticamente la proprietà ai record registrati utilizzando l’azione Modifica record in un flusso di lavoro. Seleziona questa opzione per impostare la proprietà [Oggetto] del proprietario, quindi seleziona l’utente a cui desideri assegnare gli oggetti registrati. Ad esempio, puoi assegnare il venditore del Nord America ai record creati tramite l’invio di moduli dagli Stati Uniti.

Per assegnare automaticamente la proprietà agli altri proprietari, è possibile clonare il flusso di lavoro, modificare i trigger di registrazione in base alle regole di assegnazione per ciascun proprietario e aggiornare il proprietario selezionato nell’azione “Imposta valore della proprietà [oggetto] ”. È inoltre possibile utilizzare la logica di ramificazione per assegnare proprietari diversi agli oggetti in base a criteri diversi.

Alternare i record tra più proprietari

Ruotare l’assegnazione tra più utenti utilizzando i flussi di lavoro. Il flusso di lavoro distribuirà equamente l’assegnazione ai proprietari specificati tramite l’azione “Ruota record al proprietario ”. Utilizzando questa azione, è possibile assegnare record senza proprietario o sovrascrivere i valori esistenti per assegnare un nuovo proprietario.

La distribuzione della titolarità per ciascuna azione di rotazione si basa sul conteggio delle assegnazioni relative a quella specifica azione, non sul numero complessivo di oggetti di cui ciascun utente è titolare nel proprio account. Se nel flusso di lavoro sono presenti più azioni di rotazione, ciascuna azione avrà un conteggio separato. Ad esempio, se un’azione “Ruota [titolare]” è configurata per tre titolari:

• Quando il flusso di lavoro viene attivato, tutti e tre i proprietari per questa azione avranno un conteggio delle assegnazioni pari a zero.
• Poiché tutti e tre gli utenti hanno lo stesso conteggio delle assegnazioni, il primo contatto che raggiungerà questa azione verrà assegnato in modo casuale a uno di loro.
• Dopo l’assegnazione del primo contatto, ci sarà un proprietario con un contatto e due proprietari con zero contatti. Il contatto successivo che passerà attraverso il flusso di lavoro verrà assegnato a uno dei due utenti rimanenti che non hanno ancora alcun contatto.
• Una volta che a tutti e tre i responsabili è stato assegnato un contatto, tale ordine di rotazione viene mantenuto (ad es. responsabile 2, responsabile 3, responsabile 1).
• Se si aggiungono o si rimuovono responsabili dall’azione dopo l’attivazione del flusso di lavoro, la rotazione stabilita per quell’azione verrà azzerata e l’assegnazione casuale ricomincerà da capo.

Scopri di più sull ’azione del flusso di lavoro“Ruota record al proprietario ”.

Assegnare un proprietario singolarmente

Assegnare un proprietario a un record

1. Accedi ai tuoi record (ad es., Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Trattative. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Trattative.).
2. Fare clic sul nome di un record.
3. In alto a destra nella barra laterale sinistra, clicca su Azioni e seleziona Visualizza tutte le proprietà.
4. Nel pannello di destra, cerca owner.
5. Passa con il mouse sulla proprietà, clicca sul menu a tendina, quindi seleziona un proprietario.
6. Le modifiche verranno salvate automaticamente.