레코드의 소유권 할당

연락처, 기업, 거래, 티켓 및 사용자 정의 개체 레코드의 경우 [Object]소유자 속성을 사용하여 HubSpot 사용자에게 레코드를 할당하세요. 약속이나 프로젝트와 같은 다른 객체의 경우 ‘소유자(Owner )’ 속성을 사용하십시오. 각 레코드에는 기본 속성을 통해 한 명의 소유자만 지정할 수 있지만, 사용자 정의 HubSpot 사용자 필드 유형 속성을 생성하여 해당 레코드와 관련된 추가 사용자를 선택할 수 있습니다.

시작하기 전에

예를 들어, ‘연락처 보기’ 권한과 ‘Core’ 라이선스를 보유한 사용자는 연락처의 소유자로 지정될 수 있습니다.

자동 소유자 할당 이해하기

다음과 같은 특정 상황에서는 소유자가 자동으로 설정됩니다:

• 사용자가 수동으로 레코드를 생성하는 경우, 생성 과정에서 다른 담당자를 선택하지 않는 한 해당 사용자가 자동으로 레코드의 담당자로 지정됩니다.
• HubSpot 계정에서 ‘연락처에 기본적으로 회사 소유자 할당’ 설정을 활성화한 경우, 연락처와 해당 연락처의 주 소속 회사는 자동으로 동일한 소유자에게 할당됩니다. 이 설정의 작동 방식에 대해 자세히 알아보세요.
• HubSpot 계정에서 ‘소유자가 지정되지 않은 연락처를 이메일 발신자에게 할당’ 설정을 활성화한 경우, 소유자가 지정되지 않은 연락처의 활동 타임라인에 기록된 일대일 이메일을 보내거나 수신한 사용자는 해당 연락처의 소유자로 자동 지정됩니다. 이 설정은 기본적으로 활성화되어 있습니다.
• 소유자가 지정되지 않은 연락처가 사용자의 일정 예약 페이지에서 미팅을 예약하면, 해당 사용자가 자동으로 연락처 소유자로 지정됩니다. 연락처에 이미 소유자가 지정되어 있는 상태에서 다른 사용자와 미팅을 예약하더라도 기존 소유자는 대체되지 않습니다.
• Salesforce 연동 기능이 설치되어 있고 활성화된 경우, 연락처, 회사 및 거래 담당자 할당은 기본적으로 Salesforce에 지정된 내용으로 설정됩니다 .

레코드 소유자 일괄 할당

개체 인덱스 페이지에서 레코드 소유자 지정

각 객체 인덱스 페이지에서 레코드의 소유자를 일괄 지정할 수 있습니다.

1. 기록으로 이동합니다(예: HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 CRM > 연락처로 이동하세요. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 CRM > 연락처로 이동하세요.).
2. 할당할 레코드 옆의 확인란 을 선택합니다.
3. 테이블 또는 보드 상단에서 ‘할당’을 클릭하십시오.
   
   
4. 대화 상자에서 [개체] 소유자 드롭다운 메뉴를 클릭하고 소유자를 선택하십시오.
5. '업데이트'를 클릭하십시오.

가져오기를 통해 소유자 할당

가져오기를 통해 새 레코드나 기존 레코드에 소유자를 일괄적으로 지정할 수도 있습니다. 가져오기 중에 개체에 소유자를 지정하려면:

• 가져오기 파일에 [Object] 소유자 열을 포함하고, 해당 열의 각 행에 사용자의 이름이나 이메일 주소를 입력합니다.
• 파일을 가져온 후 매핑 페이지에서 해당 열을 [Object] 소유자 속성에 매핑합니다.

참고: 가져오기를 통해 레코드가 할당된 사용자에게는 새로운 객체가 할당되었다는 알림이 전송되지 않습니다.

워크플로를 통해 소유자 할당

등록된 모든 레코드에 소유자 지정

워크플로우의 ‘레코드 편집’ 작업을 사용하여 등록된 레코드의 소유권을 자동으로 할당할 수 있습니다. [개체] 소유자 속성을 설정하도록 선택한 다음, 등록된 개체를 할당할 사용자를 선택하십시오. 예를 들어, 미국에서 양식 제출을 통해 생성된 레코드에 북미 영업 담당자를 할당할 수 있습니다.

다른 소유자에게 자동으로 소유권을 할당하려면 워크플로를 복제하고, 각 소유자의 할당 규칙에 따라 등록 트리거를 변경한 다음, [개체] 속성 값 설정 작업에서 선택한 소유자를 업데이트하면 됩니다. 또한 분기 논리를 사용하여 다양한 기준에 따라 개체에 서로 다른 소유자를 할당할 수도 있습니다.

여러 소유자 간에 레코드 순환

워크플로를 사용하여 여러 사용자 간에 할당을 순환시킬 수 있습니다. 워크플로는 ‘레코드를 소유자에게 순환’ 작업을 통해 지정된 소유자에게 할당을 균등하게 분배합니다. 이 작업을 사용하면 소유자가 없는 레코드를 할당하거나 기존 값을 덮어쓰고 새로운 소유자를 지정할 수 있습니다.

각 '교대' 작업에 대한 소유권 배분은 계정 내 각 사용자가 전반적으로 소유하고 있는 개체 수에 기반하지 않고, 해당 특정 작업에 대한 할당 횟수를 기준으로 합니다. 워크플로우에 여러 개의 '교대' 작업이 있는 경우, 각 작업마다 별도의 횟수가 계산됩니다. 예를 들어, '[소유자] 교대' 작업이 세 명의 소유자에 대해 설정된 경우:

• 워크플로가 활성화되면 이 작업에 대한 세 소유자 모두의 할당 카운트는 0이 됩니다.
• 세 사용자 모두 할당 횟수가 동일하므로, 이 작업에 도달한 첫 번째 연락처는 이들 중 한 명에게 무작위로 할당됩니다.
• 첫 번째 연락처가 할당된 후에는, 연락처를 한 건 보유한 소유자가 한 명, 연락처를 전혀 보유하지 않은 소유자가 두 명이 됩니다. 워크플로를 통과하는 다음 연락처는 아직 연락처를 하나도 보유하지 않은 나머지 두 사용자 중 한 명에게 할당됩니다.
• 세 명의 담당자 모두에게 각각 한 명의 담당자가 배정되면, 해당 순환 순서가 유지됩니다. (예: 담당자 2, 담당자 3, 담당자 1).
• 워크플로가 활성화된 후 해당 액션에서 담당자를 추가하거나 제거하면, 해당 액션에 대해 설정된 순환 순서가 초기화되고 무작위 할당이 다시 시작됩니다.

'레코드를 소유자에게 순환 배정' 워크플로 작업에 대해 자세히 알아보세요 .

소유자를 개별적으로 지정하기

레코드에 소유자 지정

1. 기록으로 이동합니다(예: HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 CRM > 거래로 이동하세요. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 CRM > 거래로 이동하세요.).
2. 레코드 이름을 클릭합니다.
3. 왼쪽 사이드바의 오른쪽 상단에서 ‘작업’을 클릭하고 ‘모든 속성 보기’를 선택합니다.
4. 오른쪽 패널에서 ‘owner ’을 검색합니다.
5. 속성 위에 마우스를 올린 다음 드롭다운 메뉴를 클릭하고 소유자를 선택하세요.
6. 변경 사항은 자동으로 저장됩니다.