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レコードに担当者を割り当てる

更新日時 2024年 5月 29日

以下の 製品でご利用いただけます(別途記載されている場合を除きます)。

すべての製品とプラン

レコードをHubSpotユーザーに割り当てるために、[[オブジェクト]担当者]プロパティーをコンタクト、会社、取引、チケット、カスタム オブジェクト レコードに使用できます。各レコードは、デフォルトのプロパティーを使用して選択した担当者を1人持つことができますが、カスタムユーザー フィールド タイプ プロパティーを作成して、レコードに関連する追加のユーザーを選択することができます。

レコードの担当者として割り当てられるユーザーは、オブジェクトへのアクセス権を持っていなければなりません(例えば、コンタクトレコードの担当者となるには、「コンタクト」へのアクセス権を持っていなければなりません)。

担当者の自動割り当て

担当者が自動設定されるシナリオがあります。

  • ユーザーが手動でレコードを作成した場合、作成時に別の担当者を選択しない限り、そのユーザーが自動的にレコードの担当者に設定されます。
  • HubSpotアカウントで、「既定で会社の担当者をコンタクトに割り当てます」設定をオンにすると、コンタクトおよびそのプライマリー会社は自動的に同じ担当者に割り当てられます。設定方法について詳細をご確認ください。
  • 担当者が割り当てられていないコンタクトがユーザーのスケジュールページでミーティングを予約した場合、そのユーザーが自動的にコンタクトの担当者として割り当てられます。コンタクトにすでに担当者が割り当てられている場合、そのコンタクトが別のユーザーとのミーティングを予約しても、既存の担当者が置き換わることはありません
  • Salesforceとの連携が有効な場合、コンタクトの担当者の割り当ては、Salesforceで指定されたものがデフォルトとなります。に設定されます。

オブジェクトのインデックスページでレコード担当者を割り当てる

各オブジェクトのインデックスページで、レコードに担当者を一括で割り当てることができます。

  • レコードに移動します。
    • コンタクト:HubSpotアカウントにて、[CRM]>[コンタクト]の順に進みます。
    • 会社:HubSpotアカウントにて、[CRM]>[会社]の順に進みます。
    • 取引:HubSpotアカウントにて、[CRM]>[取引]の順に進みます。
    • チケット:HubSpotアカウントにて、[CRM]>[チケット]の順に進みます。
    • カスタムオブジェクト:HubSpotアカウントにて、[CRM]に移動し、[カスタムオブジェクト]を選択します。
  • 割り当てるレコードの横にあるチェックボックスを選択します。
  • テーブルまたはボードの上部にある[割り当て]をクリックします。
bulk-assign-owners
  • ダイアログボックスで[[オブジェクト]担当者]ドロップダウンメニューをクリックし、担当者を選択します。
  • [更新]をクリックします。

レコードの担当者を割り当てる

  • レコードに移動します。
    • コンタクト:HubSpotアカウントにて、[CRM]>[コンタクト]の順に進みます。
    • 会社:HubSpotアカウントにて、[CRM]>[会社]の順に進みます。
    • 取引:HubSpotアカウントにて、[CRM]>[取引]の順に進みます。
    • チケット:HubSpotアカウントにて、[CRM]>[チケット]の順に進みます。
    • カスタムオブジェクト:HubSpotアカウントにて、[CRM]に移動し、[カスタムオブジェクト]を選択します。
  • レコードの名前をクリックします。
  • 左のパネルで、[全プロパティーを表示]をクリックします。
  • [[オブジェクト]担当者]を検索します。

assign-owner-on-record

  • プロパティーにマウスポインターを合わせて、ドロップダウンメニューをクリックし、担当者を選択します。
  • 画面の最下部に表示される[保存]をクリックします。

インポートによって担当者を割り当てる

また、インポートによって、新規または既存のレコードに担当者を一括で割り当てることもできます。インポート中にオブジェクトに担当者を割り当てます:

  • インポートファイル[[オブジェクト]担当者]列を含め、その列の各行に、該当するユーザーの名前またはEメールアドレスを追加します。
  • ファイルをインポートし、マッピングページで、列を[[オブジェクト]担当者]プロパティーにマッピングします。

注:インポートを通じてレコードを割り当てられるユーザーには、新しいオブジェクトの割り当てに関する通知は届きません。

ワークフローで担当者を割り当てる(ProfessionalおよびEnterpriseのみ)

1人の担当者を全ての登録済みレコードに割り当てる

ワークフローで[[オブジェクト]のプロパティー値を設定]アクションを使用して、登録レコードに担当者を自動的に割り当てることができます。[[オブジェクト]担当者]プロパティーを選択し、登録されるオブジェクトの割り当て先となるユーザーを選択します。例えば、米国からのフォーム送信によって作成されたレコードに、北米の営業担当者を割り当てることができます。

他の担当者に自動的に担当を割り当てるには、ワークフローを複製し、各担当者の割り当てルールに基づいて登録のトリガーを変更し、[[オブジェクト]のプロパティー値を設定]アクションで選択された担当者を更新することができます。また、分岐ロジックを使用して、さまざまな条件に基づいて異なる担当者をオブジェクトに割り当てることもできます。

複数の担当者間でレコードのローテーションを行う(Sales HubおよびService Hub Professional/Enterpriseのみ)

Sales HubまたはService Hub Professional/Enterpriseアカウントの有料ユーザーは、ワークフローを使用して複数のユーザー間で割り当てをローテーションすることもできます。ワークフローでの[レコードを担当者にローテーション]アクションにより、指定された複数の担当者への割り当てが均等に行われます。割り当てられるレコードは、担当者が割り当てられていないものだけです。レコードに担当者が割り当てられている場合、まず、その値をクリアする必要があります。[プロパティー値をクリア]アクションを使用すると、一括で値をクリアできます。

各ローテーションアクションでの担当者の配分は、各ユーザーがアカウント全体で担当するオブジェクトの数ではなく、その特定のアクションでの割り当て数に基づきます。ワークフローに複数のローテーションアクションがある場合、アクションごとに個別のカウントが行われます。例えば、[[担当者]の割り当て]アクションが3人の担当者に対して設定されている場合は次のようになります。

  • ワークフローが有効になると、3人の担当者全てについて、このアクションでの割り当て数がゼロに設定されます。
  • 3人のユーザー全ての割り当て数が均等なため、このアクションに到達する最初のコンタクトには1人がランダムに割り当てられます。
  • 最初のコンタクトの割り当て後は、1件のリードを持つ1人の担当者と、リードがゼロの2人の担当者が存在します。次のコンタクトがワークフローを通過すると、リードがまだない残りの2人のユーザーのいずれかに1件が割り当てられます。
  • 3人の担当者全てが、各1件のリードを割り当てられたら、次のリードを受け取る対象になります。

[レコードを担当者にローテーション]ワークフローアクションの詳細をご確認ください。

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