Format plików importowych

Przed rozpoczęciem importowania danych do HubSpot upewnij się, że pliki spełniają wymagania dotyczące formatu oraz ograniczeń technicznych. Niektóre ograniczenia zależą od rodzaju subskrypcji. Dowiedz się, jakie typy plików są obsługiwane, jak należy zorganizować i sformatować wartości właściwości oraz ile wierszy i plików można zaimportować w danym okresie.

Przed rozpoczęciem importu zapoznaj się z artykułem „Pierwsze kroki z importowaniem”.

Wymagania techniczne i ograniczenia

• Być plikami w formacie .csv, .xlsx lub .xls.
• Zawierać tylko jeden arkusz.
• Zawierać wiersz nagłówkowy, w którym każdy nagłówek kolumny odpowiada właściwości w HubSpot. Nagłówki kolumn można uporządkować w dowolnej kolejności bez wpływu na import. Przed importem możesz sprawdzić, czy istnieje już domyślna właściwość odpowiadająca Twojemu nagłówkowi, lub utworzyć właściwość niestandardową. Dowiedz się więcej o wymaganiach dotyczących właściwości.

• Plik musi zawierać mniej niż 1 000 kolumn.
• Plik musi być zakodowany w standardzie UTF-8, jeśli zawiera znaki obcojęzyczne.
• Jeśli importujesz plik Excel:
  • Dane muszą mieścić się w maksymalnych limitach arkusza i skoroszytu programu Excel.
  • Komórki muszą mieć format liczbowy podczas importowania właściwości selektora daty i godziny.

W zależności od posiadanego abonamentu HubSpot narzędzie do importu podlega dodatkowym ograniczeniom technicznym. Ograniczenia te obejmują rozmiar pliku importowego i liczbę wierszy, a także liczbę plików i wierszy, które można zaimportować dziennie.

• Jeśli korzystasz z bezpłatnych narzędzi HubSpot, możesz:
  • Importować pliki o rozmiarze do 20 MB.
  • Przeprowadzić do 50 importów dziennie.
  • Zaimportować do 500 000 wierszy dziennie. Pliki zawierające ponad 500 000 wierszy będą importowane przez kilka dni.
  • Rozpocząć jednocześnie maksymalnie 3 operacje importu. Maksymalnie 2 z tych operacji mogą obejmować więcej niż 10 000 wierszy. Jeśli rozpoczniesz 4 lub więcej operacji importu jednocześnie, zostaną one umieszczone w kolejce. 

• Jeśli Twoje konto posiada subskrypcję Smart CRM lub Starter, Professional lub Enterprise, możesz:
  • Importować pliki o rozmiarze do 512 MB.
  • Przeprowadzić do 500 importów dziennie.
  • Importować do 10 000 000 wierszy dziennie, przy limicie 1 048 576 wierszy na plik. Jeśli importujesz za pomocą interfejsu API importu, możesz importować do 80 000 000 wierszy dziennie.
  • Uruchomić jednocześnie maksymalnie 3 operacje importu. Maksymalnie 2 z tych operacji mogą obejmować więcej niż 10 000 wierszy. Jeśli uruchomisz 4 lub więcej operacji importu jednocześnie, zostaną one umieszczone w kolejce.

Limity te obowiązują w ramach 24-godzinnego okresu kroczącego i nie są resetowane o określonej porze dnia. Dowiedz się więcej o swojejsubskrypcji HubSpot i jej ograniczeniach.

Formatowanie wartości właściwości

Dla każdego wiersza pliku importowego możesz dodać wartości do kolumn właściwości. Formatowanie wartości zależy od typu pola właściwości oraz celu importu.

Formatowanie wartości w zależności od typu pola właściwości

W zależności od typu pola właściwości obowiązują określone wymagania dotyczące formatowania:

Dodatkowe adresy e-mail kontaktów lub domeny firmowe

Jeśli importujesz kontakty z więcej niż jednym adresem e-mail, dodaj kolumnę „Dodatkowe adresy e-mail” zawierającą ich dodatkowe adresy. Jeśli importujesz firmy z więcej niż jedną nazwą domeny, dodaj kolumnę„Dodatkowe domeny” zawierającą ich dodatkowe domeny. Aby umieścić wiele adresów e-mail lub domen w jednej komórce, oddziel wartości średnikami (np. email@email.com; emailtwo@email.com).

Jeśli importujesz dane w celu utworzenia kontaktów lub firm, nie możesz ustawić adresu e-mail nowego kontaktu ani nazwy domeny nowej firmy na adres e-mail lub domenę, która jest już dodatkowym adresem e-mail/domeną dla innego rekordu.

Puste komórki

Współpracownicy transakcji

Okres obowiązywania produktu i częstotliwość rozliczeń

W przypadku importowania wartości właściwości „Okres obowiązywania” wartość w kolumnie „Okres obowiązywania” można sformatować jako liczbę wyrażoną w miesiącach (np. 10 dla 10 miesięcy), jako PXM , gdzie X oznacza liczbę miesięcy (np. P6M dla okresu 6 miesięcy) lub jako PXY, gdzie X oznacza liczbę lat (np. P1Y dla okresu 1 roku).

W przypadku importowania wartości właściwości „Częstotliwość rozliczeń” należy użyć określeń „miesięcznie”, „rocznie” lub „kwartalnie”, jeśli produkt ma cenę cykliczną. Komórkę należy pozostawić pustą, jeśli produkt ma cenę jednorazową.

Uwzględnij wymagane właściwości

W zależności od importowanych obiektów lub działań następujące właściwości są wymagane do utworzenia rekordów i muszą zostać uwzględnione jako nagłówki kolumn w plikach. Jeśli aktualizujesz rekordy, musisz uwzględnić unikalny identyfikator (np. identyfikator rekordu, adres e-mail, nazwę domeny firmy).

Chociażnie jest to wymagane, możesz zaimportować dodatkowe właściwości dla każdego obiektu, w tym właściwości niestandardowe i domyślne. Zapoznaj się z domyślnymi właściwościami dla kontaktów, firm, transakcji, zgłoszeń, rozmów telefonicznych, wiadomości e-mail, spotkań, notatek i zadań. Możesz również wyświetlić wszystkie właściwości i ich wartości w ustawieniach właściwości.

• Kontakty: adres e-mail. Można również uwzględnić imię i nazwisko jakopodstawowe informacje identyfikacyjne.
• Firmy: co najmniej jedna z następujących wartości: nazwa lub nazwa domeny firmy.

Uwaga: właściwość „Nazwa domeny firmy ” akceptuje wyłącznie wartości do poziomu domeny najwyższego poziomu (np. .com, .edu). Wartości zawierające ciągi znaków po domenie (np. .edu/home) zostaną automatycznie usunięte podczas importu. 

• Transakcje: jeśli tworzysz nowe transakcje,nazwa transakcji, ścieżka sprzedaży i etap transakcji.Ścieżka sprzedaży ietap transakcji muszą odpowiadać istniejącym opcjom na Twoim koncie, a etap transakcji musi być prawidłowym etapem w tej ścieżce sprzedaży.
• Zgłoszenia: jeśli tworzysz nowe zgłoszenia, należy uwzględnić: Nazwę zgłoszenia, Lejek oraz Status zgłoszenia.
• Spotkania: „Początek spotkania”. Początek spotkania powinien być sformatowany jakowłaściwość typu data i godzina.
• Kursy: Nazwa kursu.
• Oferty: Nazwa.
• Usługi: nazwa, ścieżka sprzedaży i etap ścieżki sprzedaży.
• Produkty: jeśli aktualizujesz produkty, identyfikator rekordu lub kod SKU.
  • Jeśli aktualizujesz produkty na koncie z jedną walutą, podajcenę jednostkową i nazwę.
  • Jeśli aktualizujesz produkty na koncie z wieloma walutami,podaj cenę [skrót waluty] (np. cena w USD) oraz nazwę.

• Zamówienia: nazwa, ścieżka realizacji i etap realizacji.
• Koszyki: nazwa.

• Pozycje: Nazwa, Ilość, Cena oraz identyfikator rekordu powiązanej transakcji lub nazwa transakcji. Jeśli pozycja jest powiązana z produktem, należy podać identyfikator produktu , który podczas importu zostanie przypisany jako właściwość pozycji.

Uwaga: podczas importowania pozycji z transakcjami import nie zaktualizuje kwoty transakcji. Aby zaktualizować kwotę powiązanej transakcji, możesz ręcznie edytować pozycje lub powiązać je z transakcją w HubSpot.

• Rozmowy: notatki dotyczące rozmów. Podczas importowania nowych rozmów zaleca się również uwzględnienie Datę działania.
• E-maile: treść wiadomości e-mailoraz kierunek wiadomości.
• Spotkania:opis spotkania, godzina rozpoczęcia spotkania oraz godzina zakończenia spotkania. Podczas importowania nowych spotkań zaleca się również uwzględnienie datę zdarzenia. Wartości godziny rozpoczęcia, godziny zakończenia oraz daty działania powinny być sformatowane jako właściwości typu data i godzina.
• Notatki: treść notatki.
• Zadania:Tytuł zadaniaiTermin wykonania. Termin wykonania powinien być sformatowany jako właściwość typu data i godzina.

Uwaga: choć nie jest to wymagane, zaleca się uwzględnienie daty działania podczas importowania nowych działań w celu określenia daty i godziny, w której miało ono miejsce. Jeśli nie uwzględnisz tej właściwości, wartości daty działania zostaną automatycznie ustawione na datę i godzinę importu.

Wymagania dotyczące aktualizacji istniejących rekordów lub unikania duplikatów

Aby zaktualizować istniejące rekordy i uniknąć duplikatów, pliki muszą zawierać właściwość unikalnego identyfikatora dla każdego obiektu. W przypadku wszystkich obiektów można wyeksportować istniejące rekordy i użyć identyfikatora rekordu (Record ID)jako unikalnego identyfikatora lub skorzystać z właściwości niestandardowej wymagającej unikalnych wartości. W przypadku kontaktów można również użyć adresu e-mail. W przypadku firm można również użyć nazwy domeny firmy.

Jeśli importujesz wiele obiektów i dołączasz identyfikatory rekordów, zaleca się zróżnicowanie nagłówków kolumn w pliku, aby dopasować identyfikator do właściwego obiektu (np. jedna kolumna o nazwie „Identyfikator rekordu – Kontakty”, a druga o nazwie „Identyfikator rekordu – Firmy”).

Wymagania dotyczące powiązania rekordów

Importowanie powiązań w jednym pliku

W jednym pliku można powiązać dwa lub więcej rekordów w jednym wierszu. Należy uwzględnić informacje o powiązanych rekordach i/lub działaniach w tym samym wierszu oraz podać unikalny identyfikator dla każdego obiektu. Aby powiązać jeden rekord z wieloma działaniami lub rekordami innego obiektu, należy umieścić unikalny identyfikator rekordu w wielu wierszach dla każdego rekordu, który chcesz powiązać.

Na przykład Luke Danes jest kierownikiem w restauracji „Luke’s Diner”, ale jednocześnie wykonawcą w „The Dragonfly Inn”. Aby powiązać go z obiema firmami, należy uwzględnić dwa wiersze dla Luke’a Danesa z kolumnami „Adres e-mail” (lub „Identyfikator rekordu”) oraz „Nazwa domeny firmy ” (lub „Identyfikator rekordu”) dla każdej firmy.

Uwaga: jeśli nie podasz unikalnych identyfikatorów (np. adresu e-mail, nazwy domeny firmy, identyfikatora rekordu), podczas importu zostaną utworzone zduplikowane rekordy zamiast powiązania każdego z nich z tym samym rekordem.

Jeśli importujesz powiązania

między

tymi samymi obiektami, obowiązują dodatkowe wymagania.

Importowanie powiązań w dwóch plikach

Aby powiązać rekordy dwóch obiektów z dwóch plików, użyj wspólnej kolumny do połączenia rekordów w każdym pliku. Więcej informacji na temat importowania i powiązania rekordów znajdziesz w przykładowych plikach.

Powiązania

tego

samego obiektu

Możesz zaimportować jeden plik, aby zbiorczo powiązać rekordy tego samego obiektu. Podczas procesu importu musisz zaznaczyć pole wyboru, aby uwzględnić powiązania tego samego obiektu.

Podczas przygotowywania pliku umieść informacje o powiązanych rekordach w tym samym wierszu i dołącz unikalny identyfikatordla każdego rekordu. Poniższe dodatkowe wymagania dotyczą wyłącznie importów tego samego obiektu:

• Przynajmniej jeden rekord z pary rekordów musi już istnieć w HubSpot przed importem. Na przykład można zaimportować nowy kontakt i powiązać go z istniejącym kontaktem, aleniemożna zaimportować dwóch nowych kontaktów w celu ich utworzenia i powiązania.
• Podczas powiązania istniejących kontaktów/firm jako unikalny identyfikator można używać wyłącznie głównego adresue-mail lubdomeny firmy. Dodatkowe adresy e-mail lub domeny nie są obsługiwane.
• Jeśli powiązujesz wiele rekordów z jednym rekordem, oddziel wartości unikalnych identyfikatorów rekordów średnikiem w tej samej komórce (np.luke@lukesdiner.com;rory@yale.edu;sookie@dragonfly.com).

W poniższym pliku przykładowym Rory i Jackson to nowe kontakty powiązane z istniejącymi kontaktami za pomocą unikalnych etykiet, przy czym jako unikalny identyfikator wykorzystano wartości ichadresów e-mail. Sookie to istniejący kontakt powiązany z dwoma istniejącymi kontaktami o tej samej etykiecie. W pierwszym wierszu etykieta powiązania stanowi część pary etykiet, co oznacza, że po zakończeniu importu powiązany rekord będzie miał etykietę„Parent”, a Rorybędzie miał etykietę z tej pary, czyli„Child”.

Powiązania typu „rodzic–dziecko”

Aby utworzyć powiązania typu „rodzic–dziecko” między firmami poprzez import, dowiedz się więcej o importowaniu spółek zależnych.

Niestandardowe etykiety powiązań

Aby zaimportować etykiety powiązań, dodaj kolumnę „Etykieta powiązania”. Kolumnę tę należy dodać tylko wtedy, gdy chcesz dodać etykiety opisujące powiązania. Jeśli nie musisz oznaczać powiązań, kolumna ta nie jest wymagana.

• Przed importem należy utworzyć etykiety powiązań w HubSpot.
• Aby ustawić powiązanie firmy jako podstawowe, należy wpisać wartość „Podstawowe” w kolumnie „Etykieta powiązania”dla tego wiersza.

• Aby ustawić wiele etykiet opisujących relację między dwoma rekordami, w jednej komórce można umieścić wiele wartości etykiet powiązań, oddzielonych średnikiem (np. „Kierownik; Osoba kontaktowa ds. rozliczeń”).

• Jeśli importujesz etykiety powiązań w ramach importu z wielu plików, musisz umieścić w tym samym pliku kolumnę „Etykieta powiązania” oraz unikalny identyfikator obiektu, z którym tworzysz powiązanie.
• W przypadku importowaniaetykiet sparowanych:
  • W przypadku powiązań między obiektami w kolumnie „Etykieta powiązania ” należy umieścić tylko jedną z etykiet. Etykiety zostaną przypisane do właściwego obiektu podczas procesu importu.
  • W przypadku powiązań dotyczących tego samego obiektu rekord wkolumnie „Powiązany [unikalny identyfikator] ” otrzyma etykietę dodaną podczasprocesu importu lub zawartą w kolumnie etykiet pliku. Drugi rekord w wierszu otrzyma drugą etykietę z pary.

Pliki przykładowe

Na początku procesu importu można wygenerować plik przykładowy zawierający wymagane właściwości dla wybranych obiektów i działań. Jeśli chcesz zapoznać się z większą liczbą przykładów zawierających dodatkowe właściwości, zapoznaj się z tym artykułem zawierającym pliki przykładowe.

Kolejne kroki

Po przygotowaniu pliku importowego postępuj zgodnie z odpowiednimi instrukcjami importu:

• Importuj tylko kontakty.
• Zaimportuj rekordy dla pojedynczego obiektu.
• Zaimportuj wiele obiektów i skorzystaj z ustawień zaawansowanych.