Ograniczenie dostępu do zasobów HubSpot

Zarządzaj dostępem do treści, danych i nie tylko, aby tylko odpowiednie zespoły i użytkownicy mogli je przeglądać i edytować. Może to być pomocne, jeśli chcesz oddzielić swoje zasoby według działu lub zespołu. Pomaga to również użytkownikom zachować koncentrację i porządek.

Zasoby, do których można ograniczyć dostęp, zależą od subskrypcji HubSpot:

Zanim zaczniesz

Przed skonfigurowaniem dostępu do treści i zasobów należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:

• Nawet jeśli dostęp do określonych zasobów został ograniczony do określonych zespołów lub użytkowników, Super Administratorzy nadal mają możliwość ich przeglądania.
• Zasoby, takie jak szablony, sekwencje, dokumenty i podręczniki, mogą być przeglądane tylko przez superadministratorów oraz zespoły i użytkowników, którzy mają do nich dostęp. Aby wyświetlić więcej niż pięć pierwszych dokumentów lub szablonów na koncie, musisz mieć przypisanemiejsce Sales Hub lub Service Hub .
• Subskrypcja Content lub Marketing Hub Enterprise jest wymagana do ograniczenia dostępu do postów na blogu i stron przez zespoły.
• Ogólnie rzecz biorąc, jeśli użytkownik ma uprawnienia Ogranicz dostęp przez zespoły , ale jest w zespole, który nie ma zespołu podrzędnego, opcja przypisania do zespołów nie pojawi się.
• Zasoby, które nie są wymienione w powyższej tabeli, nie mogą mieć obecnie ograniczonego dostępu.
• Jeśli ograniczysz dostęp do narzędzia dla użytkownika, ale masz włączone uprawnienie Ogranicz dostęp przez zespoły (tylko Enterprise), użytkownik nadal będzie miał dostęp do narzędzia, jeśli jego zespół ma dostęp. Dowiedz się, jak edytować uprawnienia użytkowników.

Ustawianie domyślnych uprawnień dla treści marketingowych

Domyślnie nowo utworzone zasoby marketingowe są dostępne dla wszystkich użytkowników z uprawnieniami do zasobu. Możesz jednak zezwolić tylko określonym użytkownikom lub zespołom na tworzenie lub edytowanie zasobów.

W ustawieniach konta można automatycznie ograniczyć dostęp do nowo utworzonych zasobów marketingowych, tak aby tylko twórca zasobu i jego zespół mogli je wyświetlać i edytować. Nie dotyczy to innych typów zasobów, takich jak pliki i foldery w narzędziu plików.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Użytkownicy i zespoły.
3. Kliknij kartę Zespoły.
4. Kliknij, aby włączyć przełącznik Ogranicz dostęp do nowej zawartości.

Jak ograniczyć dostęp

Dostęp do narzędzi można ograniczyć, wykonując poniższe czynności. Aby uzyskać informacje na temat pulpitów nawigacyjnych, widoków CRM i preferencji subskrypcji e-mail, zapoznaj się z poniższą sekcją dotyczącą poszczególnych narzędzi.

1. Na koncie HubSpot przejdź do narzędzia, do którego chcesz ograniczyć dostęp.
2. Aby przypisać jeden zasób, najedź kursorem na zasób, który chcesz przypisać, a następnie kliknij menu rozwijane Akcje i wybierz Zarządzaj dostępem.
3. Aby przypisać zasoby zbiorczo, zaznacz pola wyboru obok zasobu, który chcesz przypisać, a następnie kliknij Zarządzaj dostępem lub Przypisz użytkowników i zespoły.
   

4. W oknie dialogowym wybierz opcję Dostępne dla wszystkich lub Wybierz użytkowników i zespoły, które mogą edytować.
5. Aby przypisać zawartość do zespołów lub użytkowników, kliknij kartę Zespoły lub Użytkownicy, a następnie kliknij pole wyboru obok zespołów i użytkowników, których chcesz przypisać.
6. Kliknij przycisk Zapisz. Zasób będzie teraz widoczny tylko dla wybranych użytkowników i zespołów.
   
   

Instrukcje dotyczące poszczególnych narzędzi

Rekordy CRM

Domyślnie użytkownicy mogą wyświetlać i edytować wszystkie kontakty, firmy, transakcje i bilety. Uprawnienia użytkownika można dostosować tak, aby mógł wyświetlać i edytować tylko rekordy należące do niego lub jego zespołu.

Aby ograniczyć dostęp do rekordów CRM dla użytkowników:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Użytkownicy i zespoły.
3. Najedź kursorem na nazwę użytkownika, którego chcesz edytować. Następnie kliknij Edytuj uprawnienia.
4. W menu na lewym pasku bocznym kliknij, aby rozwinąć CRM > Obiekty CRM.
5. Na karcie CRM kliknij [Obiekt] , aby rozwinąć sekcję.
   • Kliknij menu rozwijane obok uprawnień Wyświetl, Edytuj i Usuń dla określonego typu rekordu.
   • Wybierz opcję Wszystkie kontakty, Kontakty zespołu lub Kontakty. Podczas konfigurowania uprawnień do edycji lub usuwania można również wybrać opcję Brak.

6. Aby edytować, kto może komunikować się z rekordem, w menu na lewym pasku bocznym kliknij CRM > Narzędzia CRM.
   • Kliknij menu rozwijane obok opcji Komunikacja.
   • Wybierz opcję Wszystkie rekordy, Rekordy należące do ich zespołu, Rekordy należące do nich lub Brak.
7. Po zaktualizowaniu uprawnień kliknij przycisk Zapisz w prawym górnym rogu.

Uwaga: użytkownicy będą musieli wylogować się z konta i zalogować ponownie, zanim aktualizacje ich uprawnień zaczną obowiązywać. Dowiedz się więcej o uprawnieniach użytkowników

Widoki CRM

Nie można ograniczyć dostępu do standardowych widoków, ale niestandardowe widoki CRM można ustawić tak, aby były widoczne tylko dla Ciebie, widoczne dla Twojego zespołu lub widoczne dla wszystkich.

Aby ograniczyć dostęp do niestandardowego widoku CRM:

1. Przejdźdo swoich rekordów (np. CRM > Kontakty).
2. U góry kliknij Wszystkie widoki.
3. Najedź kursorem na nazwę widoku, a następnie kliknij Opcje. Z rozwijanego menu wybierz Zarządzaj udostępnianiem.
4. W oknie dialogowym wybierz jedną z następujących opcji:
   • Prywatny: widok będzie widoczny tylko dla Ciebie.
   • Mój zespół: widok będzie widoczny tylko dla użytkowników w zespole.
   • Wszyscy: widok będzie widoczny dla wszystkich użytkowników na koncie HubSpot.
5. Kliknij przycisk Zapisz.

Skrzynka odbiorcza rozmów

Po utworzeniu skrzynki odbiorczej możesz edytować, którzy użytkownicy i zespoły mogą ją wyświetlać, edytując ustawienia dostępu do skrzynki odbiorczej. Dowiedz się, jak zarządzać użytkownikami skrzynki odbiorczej.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Skrzynka odbiorcza i dział pomocy > Skrzynki odbiorcze.
3. Najedź kursorem na skrzynkę odbiorczą, którą chcesz zarządzać i kliknij Edytuj.
4. U góry kliknij kartę Dostęp .
5. W sekcji Dostęp wybierz opcję Dostępne dla wszystkich lub Wybierz użytkowników i zespoły, które mogą edytować.

Pulpity nawigacyjne

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Raportowanie > Pulpity.
2. W prawym górnym rogu kliknij przypisany [dostęp].
   

3. W prawym panelu wybierz jedną z następujących opcji:
   • Ograniczone tylko do superadministratorów i właściciela: zezwól tylko superadministratorom i właścicielowi pulpitu nawigacyjnego na wyświetlanie pulpitu nawigacyjnego.
   • Prywatne dla właściciela: zezwól tylko właścicielowi pulpitu nawigacyjnego na wyświetlanie pulpitu nawigacyjnego.
   • Zezwalaj wszystkim na wyświetlanie i edycję: zezwalaj wszystkim użytkownikom na wyświetlanie i edycję pulpitu nawigacyjnego.
   • Zezwalaj wszystkim na wyświetlanie: zezwalaj wszystkim użytkownikom na wyświetlanie pulpitu nawigacyjnego.
   • Przypisz zespoły i użytkowników (tylkoEnterprise): zezwól tylko określonym zespołom i użytkownikom na dostęp do pulpitu nawigacyjnego.
4. Kliknij przycisk Zapisz.

Potoki obiektów

Superadministratorzy mogą zarządzać tym, którzy użytkownicy i zespoły mają dostęp do określonych potoków. W przypadku każdego potoku superadministratorzy mogą przyznać dostęp wszystkim użytkownikom na koncie lub ograniczyć dostęp do poszczególnych użytkowników i zespołów.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Obiekty, a następnie wybierz obiekt z potokiem, dla którego chcesz zarządzać dostępem.
3. U góry kliknij kartę Pipelines.
4. W sekcji Wybierz rurociąg kliknij menu rozwijane i wybierz rurociąg do edycji.
5. Kliknij opcję Akcje, a następnie wybierz opcję Zarządzaj dostępem.
6. W prawym panelu wybierz opcję Prywatne dla mnie, Dostępne dla wszystkich lub Wybierz użytkowników i zespoły, które mogą edytować.

Wyraźne przyznanie użytkownikowi lub zespołowi dostępu do potoku ograniczy dostęp dla wszystkich pozostałych. Jeśli użytkownik nie ma uprawnień do wyświetlania potoku:

• Rurociągi z ograniczeniami będą wyszarzone na koncie HubSpot na komputerze i w aplikacji mobilnej.
• Użytkownik może wyświetlić określony rekord, jeśli otrzyma bezpośredni link od użytkownika z dostępem do potoku.
• Mogą wyświetlać rekordy z potoków o ograniczonym dostępie w raportach.
• Mogą wyświetlać rekordy z ograniczonych potoków jako skojarzenia rekordów.
• Mogą wyszukiwać rekordy w potoku.
• Nie będą mogli tworzyć nowych rekordów w potoku.

Dokumenty, playbooki, sekwencje i szablony sprzedaży

Zarządzaj poziomem dostępu do dokumentów, playbooków, sekwencji lub szablonów. Możesz ustawić je jako prywatne dla właściciela, udostępnione wszystkim lub udostępnione określonym użytkownikom i zespołom.

Dowiedz się, jak ograniczyć dostęp do treści sprzedażowych.

Domeny

Domyślnie użytkownicy z uprawnieniami Domain settings mogą wyświetlać i edytować wszystkie domeny, a także publikować zawartość we wszystkich domenach. Można również ograniczyć użytkowników, którzy mogą edytować lub publikować zawartość w poszczególnych domenach.

Dowiedz się, jak przypisać uprawnienia do publikowania domen do zespołów.

Konta społecznościowe

Podczas ograniczania dostępu do kont społecznościowych należy pamiętać o następujących kwestiach:

• Jeśli z kontem społecznościowym połączonych jest wielu użytkowników, tylko superadministratorzy mogą zarządzać tym, którzy użytkownicy i zespoły mają dostęp do tego konta społecznościowego.
• Jeśli z kontem społecznościowym połączony jest tylko jeden użytkownik, Super Administratorzy, a także użytkownik, który połączył konto, będą mogli zarządzać dostępem do tego konta.

Wyraźne przyznanie użytkownikowi lub zespołowi dostępu do konta społecznościowego ograniczy dostęp dla wszystkich innych. Użytkownicy lub zespoły bez dostępu nie mogą wyświetlać postów z tego konta ani zarządzać nimi w narzędziu społecznościowym. Dowiedz się więcej o zarządzaniu publikacjami społecznościowymi użytkowników i dostępem do konta.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Marketing > Social.
3. Na karcie Konta w kolumnie Dostęp do konta kliknij opcję Tylko ja, Wszyscy lub [liczba zespołów i użytkowników].

4. W prawym panelu wybierz Prywatne dla mnie, Dostępne dla wszystkich lub Wybierz użytkowników i zespoły, które mogą edytować. Tylko klienci z subskrypcją Marketing Hub Enterprise mogą ograniczyć dostęp użytkownikom i zespołom .
5. • Jeśli wybierasz określonych użytkowników lub zespoły, na pasku wyszukiwania wyszukaj i zaznacz pole wyboru po lewej stronie użytkownika lub zespołu.
   • Aby usunąć dostęp z konta, usuń zaznaczenie pola wyboru obok nazwy użytkownika lub zespołu albo kliknij X w sekcji Kto ma dostęp.
6. W dolnej części panelu kliknij przycisk Zapisz.

E-maile

Przydziel dostęp do edycji określonych marketingowych wiadomości e-mail poszczególnym użytkownikom lub zespołom z pulpitu nawigacyjnego poczty e-mail, korzystając z ogólnych instrukcji. E-maile przypisane do zespołu mogą być edytowane tylko przez użytkowników z tego zespołu. Wszelkie wiadomości e-mail, które nie zostały przypisane, będą dostępne dla wszystkich użytkowników i zespołów z uprawnieniami użytkownika poczty e-mail.

Jeśli użytkownik na koncie HubSpot nie ma dostępu do edycji określonej wiadomości e-mail, może poprosić o dostęp do niej, wykonując poniższe czynności:

1. Na koncie HubSpot przejdź do Marketing > E-mail.
2. Kliknij nazwę wiadomości e-mail, do której chcesz uzyskać dostęp do edycji.
3. W prawym górnym rogu najedź kursorem na przycisk Review and Send, a następnie kliknij przycisk Request permission update.
4. W oknie dialogowym kliknij menu rozwijane Zatwierdzający i wybierz administratora w swoim zespole.
5. Opcjonalnie możesz wprowadzić wiadomość, aby wyjaśnić, dlaczego potrzebujesz dostępu do edycji wiadomości e-mail.
6. Kliknij przycisk Wyślij żądanie. Wybrana osoba zatwierdzająca zostanie powiadomiona o żądaniu dostępu do wiadomości e-mail. Po przyznaniu dostępu przez osobę zatwierdzającą otrzymasz wiadomość e-mail z potwierdzeniem.

Pliki

Zarządzaj dostępem do poszczególnych plików, folderów i podfolderów w narzędziu Pliki, aby dodatkowo kontrolować, którzy użytkownicy lub zespoły mogą je wyświetlać lub edytować.

Podczas konfigurowania dostępu do plików można zezwolić wszystkim użytkownikom lub zespołom na dostęp do głównego folderu, ale ograniczyć dostęp do podfolderu. Nie można konfigurować ustawień dostępu do folderów w folderach systemowych generowanych przez HubSpot.

Aby ograniczyć dostęp do plików lub folderów:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Treść > Pliki.
2. Najedź kursorem na plik lub folder i kliknij Akcje. Następnie wybierz Zarządzaj dostępem.

3. W prawym panelu skonfiguruj dostęp do pliku lub folderu:
   • Prywatny dla mnie: ograniczenie dostępu tylko do konta użytkownika.
   • Dostępny dla wszystkich: wszyscy użytkownicy mogą wyświetlać i edytować plik lub folder.
   • Wybierz użytkowników i zespoły, które mogą uzyskać dostęp: tylko wybrani użytkownicy mogą edytować plik lub folder. Jeśli posiadasz subskrypcję Professional lub Enterprise, możesz również ograniczyć dostęp dla przypisanych zespołów. Dowiedz się więcej o zarządzaniu zespołami.
     • Zaznacz pole wyboru obok użytkowników lub zespołów, którym chcesz przyznać dostęp.
     • Aby usunąć dostęp z zespołu, usuń zaznaczenie pola wyboru obok nazwy użytkownika lub zespołu albo kliknij X w sekcji Kto ma dostęp.
4. W dolnej części panelu kliknij przycisk Zapisz.

Właściwości

Superadministratorzy mogą ograniczyć dostęp do właściwości, aby tylko określeni użytkownicy i zespoły mogli edytować właściwość w rekordach. Ograniczona właściwość będzie nadal widoczna dla wszystkich użytkowników.

Użytkownicy i zespoły, którym nie przyznano dostępu, zobaczą komunikat Nie masz uprawnień do edycji wartości tego pola po najechaniu kursorem na właściwość w rekordzie. Dowiedz się, jak ograniczyć dostęp do edycji właściwości.

Paski boczne rekordów

Możesz dostosować paski boczne, które pojawiają się w rekordach kontaktów, firm, transakcji i zgłoszeń, aby różne zespoły miały różne widoki. Dowiedz się, jak spersonalizować paski boczne rekordów dla określonych zespołów.

Raporty

Dostęp do raportów można ograniczyć na wiele sposobów:

• Jeśli raport nie został dodany do pulpitu nawigacyjnego, można ograniczyć dostęp do niego indywidualnie z poziomu narzędzia raportów.
• Jeśli raport został dodany do pulpitu nawigacyjnego, można ograniczyć dostęp do pulpitu nawigacyjnego, przypisując dostęp do pulpitu nawigacyjnego.

Nie można ograniczyć dostępu do raportów znajdujących się w sekcji narzędzi analitycznych lub poszczególnych niestandardowych widoków analitycznych.

Segmenty

Superadministratorzy mogą ustawić, które zespoły mają wgląd w poszczególne segmenty, edytując dostęp do segmentów. Można również zarządzać dostępem poprzez przypisywanie segmentów i ograniczanie rekordów na podstawie ich własności.

Przepływy pracy

Przypisz przepływy pracy do określonego zespołu z pulpitu nawigacyjnego przepływów pracy, korzystając z ogólnych instrukcji.

Przepływy pracy przypisane do zespołu mogą być wyświetlane i edytowane tylko przez użytkowników z tego zespołu. Każdy przepływ pracy, który nie został przypisany, będzie dostępny dla wszystkich użytkowników i zespołów z uprawnieniami użytkownika przepływu pracy.

Kampanie

Ogranicz dostęp do kampanii marketingowych, aby umożliwić określonym zespołom zarządzanie szczegółami kampanii i zmianę powiązanych z nią zasobów.

1. Na koncie HubSpot przejdź do Marketing > Kampanie.
2. Najedź kursorem na kampanię, dla której chcesz edytować dostęp, a następnie kliknij menu rozwijane Akcje i wybierz opcję Zarządzaj dostępem.
3. W prawym panelu wybierz opcję Dostępne dla wszystkich lub Wybierz zespoły, które mogą edytować.
4. Na pasku wyszukiwania wyszukaj i zaznacz pole wyboru po lewej stronie nazwy zespołu, któremu chcesz przyznać dostęp do kampanii.
5. Aby usunąć dostęp do kampanii, usuń zaznaczenie pola wyboru obok nazwy zespołu lub kliknij znak X w sekcji Kto ma dostęp .
6. W dolnej części panelu kliknij przycisk Zapisz.

Reklamy

Po połączeniu kont reklamowych Google, Facebook lub LinkedIn z HubSpot można przypisać je do określonych użytkowników i zespołów.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Marketing > Reklamy.
3. Najedź kursorem na konto reklamowe, dla którego chcesz edytować dostęp, a następnie kliknij menu rozwijane Akcje. Wybierz opcję Zarządzaj dostępem.
4. W prawym panelu wybierz opcję Dostępne dla wszystkich lub Wybierz zespoły, które mogą edytować.
5. Na pasku wyszukiwania wyszukaj i zaznacz pole wyboru po lewej stronie nazwy zespołu, któremu chcesz przyznać dostęp do konta reklamowego.
6. Aby usunąć dostęp do kampanii, usuń zaznaczenie pola wyboru obok nazwy zespołu lub kliknij X w sekcji Kto ma dostęp .
7. W dolnej części panelu kliknij przycisk Zapisz.