Ograniczenie dostępu do zasobów HubSpot

Możesz ograniczyć dostęp do treści, danych i nie tylko, aby tylko odpowiednie zespoły i użytkownicy mogli je przeglądać i edytować. Może to być pomocne, jeśli chcesz oddzielić swoje zasoby według działu lub zespołu. Pomaga to również użytkownikom zachować koncentrację i porządek.

Zasoby, do których można ograniczyć dostęp, zależą od subskrypcji HubSpot:

Ustawianie domyślnych uprawnień dla treści marketingowych(tylko Content Hub i Marketing Hub Enterprise )

Domyślnie nowo utworzone zasoby marketingowe są dostępne dla wszystkich użytkowników z uprawnieniami do zasobu. Możesz jednak zezwolić tylko określonym użytkownikom lub zespołom na tworzenie lub edytowanie zasobów.

W ustawieniach konta można automatycznie ograniczyć dostęp do nowo utworzonych zasobów marketingowych, tak aby tylko twórca zasobu i jego zespół mogli je wyświetlać i edytować. Nie dotyczy to innych typów zasobów, takich jak pliki i foldery w narzędziu plików.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Użytkownicy i zespoły.
• Kliknij kartę Zespoły.
• Kliknij, aby włączyć przełącznik Włącz, aby ograniczyć dostęp do nowej zawartości.

Jak ograniczyć dostęp

Dostęp do narzędzi można ograniczyć, wykonując poniższe czynności. W przypadku pulpitów nawigacyjnych, widoków CRM i preferencji subskrypcji e-mail przejdź do poniższej sekcji dotyczącej konkretnego narzędzia.

• Na koncie HubSpot przejdź do narzędzia, do którego chcesz ograniczyć dostęp.
• Aby przypisać jeden zasób, najedź kursorem na zasób, który chcesz przypisać, a następnie kliknij menu rozwijane Akcje i wybierz Zarządzaj dostępem.
• Aby przypisać zasoby zbiorczo, zaznacz pola wyboru obok zasobów, które chcesz przypisać, a następnie kliknij Zarządzaj dostępem.
  
  

• W oknie dialogowym wybierz opcję Dostępne dla wszystkich lub Wybierz użytkowników i zespoły, które mogą edytować.
• Aby przypisać zawartość do zespołów lub użytkowników, kliknij kartę Zespoły lub Użytkownicy, a następnie kliknij pole wyboru obok zespołów i użytkowników, których chcesz przypisać.
• Kliknij przycisk Zapisz. Zasób będzie teraz widoczny tylko dla wybranych użytkowników i zespołów. W przypadku narzędzi, które nie są zgodne z powyższymi instrukcjami, poniżej znajdują się instrukcje dotyczące poszczególnych narzędzi.
  
  
  

Instrukcje dotyczące poszczególnych narzędzi

Rekordy CRM

Domyślnie użytkownicy mogą wyświetlać i edytować wszystkie kontakty, firmy, transakcje i bilety. Uprawnienia użytkownika można dostosować tak, aby mógł wyświetlać i edytować tylko rekordy należące do niego lub jego zespołu.

Aby ograniczyć dostęp do rekordów CRM dla użytkowników:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Użytkownicy i zespoły.
• Najedź kursorem na nazwę użytkownika, którego chcesz edytować. Następnie kliknij Edytuj uprawnienia.
• W menu na lewym pasku bocznym kliknij, aby rozwinąć CRM > Obiekty CRM.
• Na karcie CRM kliknij [Obiekt] , aby rozwinąć sekcję.
  • Kliknij menu rozwijane obok uprawnień Wyświetl, Edytuj i Usuńdla określonego typu rekordu.
  • Wybierz opcję Wszystkie kontakty, Kontakty zespołu lub Kontakty. Podczas konfigurowania uprawnień do edycji lub usuwania można również wybrać opcję Brak.
    

• Aby edytować, kto może komunikować się z rekordem, w menu na lewym pasku bocznym kliknij CRM > Obiekty CRM.
  • Kliknij menu rozwijane obok opcji Komunikacja.
  • Wybierz opcję Wszystkie rekordy, Rekordy należące do ich zespołu, Rekordy należące do nich lub Brak.
• Po zaktualizowaniu uprawnień kliknij przycisk Zapisz w prawym górnym rogu.

Uwaga: zaktualizowane uprawnienia zaczną obowiązywać dopiero po wylogowaniu i ponownym zalogowaniu się użytkowników. Dowiedz się więcej o uprawnieniach użytkowników

Widoki CRM

Nie można ograniczyć dostępu do standardowych widoków, ale niestandardowe widoki CRM można ustawić tak, aby były widoczne tylko dla Ciebie, widoczne dla Twojego zespołu lub widoczne dla wszystkich.

Aby ograniczyć dostęp do widoku CRM:

• Na koncie HubSpot przejdź do strony głównej kontaktu, firmy, transakcji, zgłoszenia lub niestandardowego obiektu.
• U góry kliknij opcję Wszystkie widoki.
• Najedź kursorem na nazwę widoku, a następnie kliknij Opcje. Z rozwijanego menu wybierz Zarządzaj udostępnianiem.
• W oknie dialogowym wybierz jedną z następujących opcji:
  • Prywatny: widok będzie widoczny tylko dla Ciebie.
  • Mój zespół: widok będzie widoczny tylko dla użytkowników w zespole.
  • Wszyscy: widok będzie widoczny dla wszystkich użytkowników na koncie HubSpot.
• Kliknij przycisk Zapisz.

Skrzynka odbiorcza rozmów

Po utworzeniu skrzynki odbiorczej możesz edytować, którzy użytkownicy i zespoły mogą ją wyświetlać, edytując ustawienia dostępu do skrzynki odbiorczej. Dowiedz się, jak zarządzać użytkownikami skrzynki odbiorczej.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Skrzynka odbiorcza i dział pomocy > Skrzynki odbiorcze.
• Najedź kursorem na skrzynkę odbiorczą, którą chcesz zarządzać i kliknij Edytuj.
• U góry kliknij kartę Dostęp .
• W sekcji Dostęp wybierz opcję Dostępne dla wszystkich lub Wybierz użytkowników i zespoły, które mogą edytować.
  

Pulpity nawigacyjne

Właściciele pulpitów nawigacyjnych mogą ustawić, które zespoły mają dostęp do widoku i edycji niestandardowych pulpitów nawigacyjnych.

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Raporty > Pulpity nawigacyjne.
• W lewym górnym rogu kliknij menu rozwijanePrzypisane , a następnie kliknij Edytuj dostęp.
  

• W prawym panelu wybierz jedną z następujących opcji:
  • Private to owner: zezwól tylko właścicielowi dashboardu na wyświetlanie dashboardu, wybierz przycisk radiowy Private to owner. Następnie kliknij Zapisz.
  • Wszyscy: zezwól wszystkim użytkownikom na dostęp do pulpitu nawigacyjnego. Wybierając tę opcję, możesz wybrać Wyświetl i edytuj lub Tylko wyświetl.
  • Tylko określeni użytkownicy i zespoły (tylkoEnterprise ): zezwól tylko określonym zespołom i użytkownikom na dostęp do pulpitu nawigacyjnego.

Potoki transakcji i zgłoszeń

Superadministratorzy mogą zarządzać tym, którzy użytkownicy i zespoły mają dostęp do określonych potoków transakcji i zgłoszeń. Dla każdego potoku można udzielić dostępu wszystkim użytkownikom na koncie lub ograniczyć dostęp do poszczególnych użytkowników i zespołów.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do opcji Obiekty > Transakcje lub Obiekty > Bilety.
• U góry kliknij kartę Pipelines.
• W sekcji Wybierz potok kliknij menu rozwijane i wybierz potok do edycji.
• W lewym górnym rogu kliknij menu rozwijane Akcje , a następnie wybierz opcję Zarządzaj dostępem.
• W prawym panelu wybierz opcję Prywatne dla mnie, Dostępne dla wszystkich lub Wybierz użytkowników i zespoły, które mogą edytować.

Wyraźne przyznanie użytkownikowi lub zespołowi dostępu do potoku ograniczy dostęp dla wszystkich pozostałych. Jeśli użytkownik nie ma uprawnień do wyświetlania potoku:

• Rurociągi z ograniczeniami będą wyszarzone na koncie HubSpot na komputerze i w aplikacji mobilnej.
• Użytkownik może wyświetlić konkretną transakcję lub rekord ticketu, jeśli otrzyma bezpośredni link od użytkownika z dostępem do potoku.
• Mogą wyświetlać rekordy z potoków objętych ograniczeniami w raportach.
• Mogą wyświetlać rekordy z ograniczonych potoków jako skojarzenia rekordów.
• Mogą wyszukiwać rekordy w potoku.
• Nie będą mogli tworzyć nowych rekordów w potoku.

Dokumenty, playbooki, sekwencje i szablony sprzedaży

Po utworzeniu dokumentu, playbooka, sekwencji lub szablonu można ustawić poziom dostępu jako prywatny dla właściciela, udostępniony wszystkim lub udostępniony określonym użytkownikom i zespołom.

Dowiedz się, jak ograniczyć dostęp do treści sprzedażowych.

Domeny

Domyślnie użytkownicy z uprawnieniemDodaj i edytuj domeny mogą wyświetlać i edytować wszystkie domeny, a także publikować zawartość we wszystkich domenach. Aby ograniczyć użytkowników, którzy mogą edytować lub publikować zawartość do określonych domen, dowiedz się, jak przypisać uprawnienia do publikowania domen do zespołów.

Konta społecznościowe

Tylko superadministratorzy mogą zarządzać tym, którzy użytkownicy i zespoły mają dostęp do określonych kont społecznościowych. Wyraźne przyznanie użytkownikowi lub zespołowi dostępu do konta społecznościowego ograniczy dostęp dla wszystkich innych. Użytkownicy lub zespoły bez dostępu nie mogą wyświetlać postów z tego konta ani zarządzać nimi w narzędziu społecznościowym.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Marketing > Social.
• Na karcie Konta w kolumnie Dostęp do konta kliknij opcję Tylko ja, Wszyscy lub [liczba zespołów i użytkowników].
• W prawym panelu wybierz Prywatne dla mnie, Dostępne dla wszystkich lub Wybierz użytkowników i zespoły, które mogą edytować. Tylko klienci z subskrypcją Marketing Hub Enterprise mogą ograniczyć dostęp użytkowników i zespołów.
  • Jeśli wybierasz określonych użytkowników lub zespoły, na pasku wyszukiwania wyszukaj i zaznacz pole wyboru po lewej stronie użytkownika lub zespołu.
  • Aby usunąć dostęp z konta, usuń zaznaczenie pola wyboru obok nazwy użytkownika lub zespołu albo kliknij X w sekcji Kto ma dostęp.
• W dolnej części panelu kliknij przycisk Zapisz.
  

E-maile

Dostęp do edycji określonych marketingowych wiadomości e-mail można przypisać poszczególnym użytkownikom lub zespołom z pulpitu nawigacyjnego poczty e-mail, korzystając z ogólnych instrukcji powyżej. E-maile przypisane do zespołu mogą być edytowane tylko przez użytkowników z tego zespołu. Każdy e-mail, który nie został przypisany, będzie dostępny dla wszystkich użytkowników i zespołów z uprawnieniami użytkownika poczty e-mail.

Jeśli użytkownik na koncie HubSpot nie ma dostępu do edycji określonej wiadomości e-mail, może poprosić o dostęp do niej, wykonując poniższe czynności:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Marketing > Marketingowa wiadomość e-mail.
• Kliknij nazwę wiadomości e-mail, do której chcesz uzyskać dostęp do edycji.
• W prawym górnym rogu najedź kursorem na przycisk Review and Send, a następnie kliknij przycisk Request permission update.
  

• W oknie dialogowym kliknij menu rozwijane Zatwierdzający i wybierz administratora w swoim zespole.
• Opcjonalnie możesz wprowadzić wiadomość, aby wyjaśnić, dlaczego potrzebujesz dostępu do edycji wiadomości e-mail.
• Kliknij przycisk Wyślij żądanie. Wybrana osoba zatwierdzająca zostanie powiadomiona o żądaniu dostępu do wiadomości e-mail. Po przyznaniu dostępu przez osobę zatwierdzającą otrzymasz wiadomość e-mail z potwierdzeniem.

Pliki

Zarządzaj dostępem do poszczególnych plików, folderów i podfolderów w narzędziu plików, aby dodatkowo kontrolować, którzy użytkownicy lub zespoły mogą wyświetlać lub edytować te foldery lub pliki.

Podczas konfigurowania dostępu do plików można zezwolić wszystkim użytkownikom lub zespołom na dostęp do głównego folderu, ale ograniczyć dostęp do podfolderu. Nie można konfigurować ustawień dostępu do folderów w folderach systemowych generowanych przez HubSpot.

Aby ograniczyć dostęp do plików lub folderów:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Biblioteka > Pliki.
• Najedź kursorem na plik lub folder i kliknij Akcje. Następnie wybierz Zarządzaj dostępem.
  

• W prawym panelu skonfiguruj dostęp do plików lub folderów:
  • Prywatny dla mnie: ograniczenie dostępu tylko do konta użytkownika.
  • Dostępny dla wszystkich: wszyscy użytkownicy mogą wyświetlać i edytować plik lub folder.
  • Wybierz użytkowników i zespoły, które mogą uzyskać dostęp: tylko wybrani użytkownicy mogą edytować plik lub folder. Jeśli posiadasz subskrypcję Professional lub Enterprise, możesz również ograniczyć dostęp dla przypisanych zespołów. Dowiedz się więcej o zarządzaniu zespołami.
    • Zaznacz pole wyboru obok użytkowników lub zespołów, którym chcesz przyznać dostęp.
    • Aby usunąć dostęp z zespołu, usuń zaznaczenie pola wyboru obok nazwy użytkownika lub zespołu albo kliknij X w sekcji Kto ma dostęp.
• W dolnej części panelu kliknij przycisk Zapisz.

Właściwości

Superadministratorzy mogą ograniczyć dostęp do właściwości, dzięki czemu tylko określeni użytkownicy i zespoły mogą edytować tę właściwość w rekordach. Ograniczona właściwość będzie nadal widoczna dla wszystkich użytkowników.

Użytkownicy i zespoły, które nie mają dostępu, zobaczą komunikat Nie masz uprawnień do edycji wartości tego pola po najechaniu kursorem na właściwość w rekordzie. Dowiedz się, jak ograniczyć dostęp do edycji właściwości.

Paski boczne rekordów

Możesz dostosować paski boczne, które pojawiają się w rekordach kontaktów, firm, transakcji i zgłoszeń, aby różne zespoły miały różne widoki. Dowiedz się, jak spersonalizować paski boczne rekordów dla określonych zespołów.

Raporty

Dostęp do raportów można ograniczyć na wiele sposobów:

• Jeśli raport nie został dodany do pulpitu nawigacyjnego, można ograniczyć dostęp do niego indywidualnie z poziomu narzędzia raportów.
• Można podzielić pulpit nawigacyjny raportu, przypisując dostęp do pulpitu nawigacyjnego.

Nie można ograniczyć dostępu do raportów znajdujących się w sekcji narzędzi analitycznych lub poszczególnych niestandardowych widoków analitycznych.

Limity dostępu do listy (BETA)

Superadministratorzy mogą ustawić, które zespoły mają widoczność do których list, korzystając z ogólnych instrukcji powyżej.

Przypisując dostęp do listy lub włączając domyślne ustawienie przypisania, należy pamiętać o następujących kwestiach:

• Listy z ograniczonym dostępem mogą być widoczne i wybierane tylko przez twórcę listy i przypisane zespoły. Wszyscy inni użytkownicy nie będą mogli zobaczyć ani wybrać listy. Dotyczy to wszystkich narzędzi, takich jak marketingowe wiadomości e-mail, przepływy pracy i raporty.
• Oprócz filtrów listy, kontakt pojawi się na aktywnej liście z ograniczonym dostępem lub nowej liście statycznej tylko wtedy, gdy spełnia jedno z poniższych kryteriów:
  
  • Kontakt jest własnością użytkownika w przypisanym zespole.
  • Niestandardowa właściwość użytkownika HubSpot w rekordzie kontaktu jest ustawiona na użytkownika z przypisanego zespołu.

• Jeśli użytkownik przeniesie się do innego zespołu, nie będzie już mógł uzyskać dostępu do list, które mógł wcześniej przeglądać, chyba że jego nowy zespół ma dostęp do tych samych list.

Uwaga: w przypadku list statycznych dostęp można przypisać tylko podczas tworzenia listy. Po utworzeniu listy statycznej nie będzie ona aktualizowana, w tym filtry właściwości własności, które ograniczają dostęp. Jeśli masz istniejącą listę statyczną, dla której chcesz ograniczyć dostęp, utwórz nową listę statyczną z tymi samymi kryteriami i przypisz dostęp przed zapisaniem.

Przepływy pracy

Przepływy pracy można przypisać do określonego zespołu z pulpitu nawigacyjnego przepływów pracy, korzystając z ogólnych instrukcji powyżej.

Przepływy pracy przypisane do zespołu mogą być przeglądane i edytowane tylko przez użytkowników z tego zespołu. Każdy przepływ pracy, który nie został przypisany, będzie dostępny dla wszystkich użytkowników i zespołów z uprawnieniami użytkownika przepływu pracy.

Kampanie

Możesz ograniczyć dostęp do kampanii marketingowych, aby umożliwić określonym zespołom zarządzanie szczegółami kampanii i zmianę powiązanych z nią zasobów.

• Na koncie HubSpot przejdź do Marketing > Kampanie.
• Najedź kursorem na kampanię, dla której chcesz edytować dostęp, a następnie kliknij menu rozwijane Akcje i kliknij Zarządzaj dostępem.
• W prawym panelu wybierz opcję Dostępne dla wszystkich lub Wybierz zespoły, które mogą edytować.
• Na pasku wyszukiwania wyszukaj i zaznacz pole wyboru po lewej stronie nazwy zespołu, któremu chcesz przyznać dostęp do kampanii.
• Aby usunąć dostęp do kampanii, usuń zaznaczenie pola wyboru obok nazwy zespołu lub kliknij znak X w sekcji Kto ma dostęp .
• W dolnej części panelu kliknij przycisk Zapisz.

Reklamy

Po połączeniu kont reklamowych Google, Facebook lub LinkedIn z HubSpot możesz przypisać je do określonych użytkowników i zespołów.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Marketing > Reklamy.
• Najedź kursorem na konto reklamowe, dla którego chcesz edytować dostęp, a następnie kliknij menu rozwijane Akcje. Wybierz opcję Zarządzaj dostępem.
• W prawym panelu wybierz opcję Dostępne dla wszystkich lub Wybierz zespoły, które mogą edytować.
• Na pasku wyszukiwania wyszukaj i zaznacz pole wyboru po lewej stronie nazwy zespołu, któremu chcesz przyznać dostęp do konta reklamowego.
• Aby usunąć dostęp do kampanii, usuń zaznaczenie pola wyboru obok nazwy zespołu lub kliknij X w sekcji Kto ma dostęp .
• W dolnej części panelu kliknij przycisk Zapisz.