Ograniczenie dostępu do zasobów HubSpot

Można ograniczyć dostęp do treści, danych i nie tylko, aby tylko odpowiednie zespoły i użytkownicy mogli je przeglądać i edytować. Może to być pomocne, jeśli chcesz oddzielić swoje zasoby według działu lub zespołu. Pomaga to również użytkownikom zachować koncentrację i organiczny porządek.

Zasoby, do których można ograniczyć dostęp, zależą od subskrypcji HubSpot:

Przed rozpoczęciem

Przed skonfigurowaniem dostępu do treści i zasobów należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:

• Nawet jeśli dostęp do określonych zasobów został ograniczony do określonych zespołów lub użytkowników, Administratorzy o rozszerzonych uprawnieniach nadal mają możliwość ich przeglądania.
• Zasoby, takie jak szablony, sekwencje, dokumenty i poradniki, mogą być przeglądane tylko przez Administratorów o rozszerzonych uprawnieniach oraz zespoły i użytkowników, którzy mają do nich dostęp. Aby wyświetlić więcej niż pięć pierwszych dokumentów lub szablonów na koncie, musisz mieć przypisane stanowisko Sales Hub lub Service Hub .
• Subskrypcja CMS lub Marketing Hub Enterprise jest wymagana do ograniczenia dostępu do wpisów na blogu i stron przez zespoły.
• Ogólnie rzecz biorąc, jeśli użytkownik ma uprawnienia Ogranicz dostęp przez zespoły , ale jest w zespole, który nie ma zespołu podrzędnego, opcja przypisania do zespołów nie pojawi się.
• Listy, które nie są wymienione w powyższej tabeli, nie mogą mieć obecnie ograniczonego dostępu.
• Jeśli ograniczysz dostęp do narzędzia dla użytkownika, ale masz włączone uprawnienie Ogranicz dostęp przez zespoły (tylko Enterprise), użytkownik nadal będzie miał dostęp do narzędzia, jeśli jego zespół ma dostęp. Dowiedz się, jak edytować uprawnienia użytkowników.

Zestaw domyślnych uprawnień dla treści marketingowych( tylkoContent Hub i Marketing Hub Enterprise )

Domyślnie nowo utworzone zasoby Marketing+ są dostępne dla wszystkich użytkowników z uprawnieniami do danego zasobu. Możesz jednak zezwolić tylko określonym użytkownikom lub zespołom na tworzenie lub edytowanie zasobów.

W ustawieniach konta można automatycznie ograniczyć dostęp do nowo utworzonych zasobów Marketing+, tak aby tylko twórca zasobu i jego zespół mogli je przeglądać i edytować. Nie dotyczy to innych typów zasobów, takich jak pliki i foldery w narzędziu Pliki.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Użytkownicy i zespoły.
• Kliknij kartę Zespoły.
• Kliknij, aby włączyć przełącznik Włącz, aby ograniczyć dostęp do nowych treści.

Jak ograniczyć dostęp

Możesz ograniczyć dostęp do narzędzi, obserwując poniższe kroki. Aby uzyskać informacje na temat pulpitów, widoków CRM i preferencji subskrypcji wiadomości e-mail, zapoznaj się z poniższą sekcją dotyczącą poszczególnych narzędzi.

• Na koncie HubSpot przejdź do narzędzia, do którego chcesz ograniczyć dostęp.
• Aby przypisać jeden zasób, najedź kursorem na zasób, który chcesz przypisać, a następnie kliknij menu rozwijane Akcje i wybierz Zarządzaj dostępem.
• Aby przypisać zasoby zbiorczo, zaznacz pola wyboru obok zasobu, który chcesz przypisać, a następnie kliknij Zarządzaj dostępem lub Przypisz użytkowników i zespoły.
  
  

• W oknie dialogowym wybierz opcję Dostępne dla wszystkich lub Wybierz użytkowników i zespoły, które mogą edytować.
• Aby przypisać treść do zespołów lub użytkowników, kliknij kartę Zespoły lub Użytkownicy, a następnie kliknij pole wyboru obok zespołów i użytkowników, których chcesz przypisać.
• Kliknij przycisk Zapisz. Zasób będzie teraz widoczny tylko dla wybranych użytkowników i zespołów.
  
  
  

Instrukcje dotyczące poszczególnych narzędzi

Rekordy CRM

Domyślnie użytkownicy mogą wyświetlać i edytować wszystkie kontakty, firmy, transakcje i zgłoszenia. Uprawnienia użytkownika można dostosować tak, aby mógł wyświetlać i edytować tylko rekordy należące do niego lub jego zespołu.

Aby ograniczyć użytkownikom dostęp do rekordów CRM:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Użytkownicy i zespoły.
• Najedź kursorem na nazwę użytkownika, którego chcesz edytować. Następnie kliknij Edytuj uprawnienia.
• W menu na lewym pasku bocznym kliknij, aby rozwinąć CRM > Obiekty systemu CRM.
• Na karcie CRM kliknij [Obiekt] , aby rozwinąć sekcję.
  • Kliknij menu rozwijane obok uprawnień Wyświetl, Edytuj i Usuń dla określonego typu rekordu.
  • Wybierz opcję Wszystkie kontakty, Kontakty zespołu lub Ich kontakty. Podczas konfigurowania uprawnień do edycji lub usuwania można również wybrać opcję Brak.
    

• Aby edytować, kto może komunikować się z rekordem, w menu lewego paska bocznego kliknij CRM > Obiekty systemu CRM.
  • Kliknij menu rozwijane obok opcji Komunikacja.
  • Wybierz opcję Wszystkie rekordy, Rekordy należące do ich zespołu, Rekordy należące do nich lub Brak.
• Po zaktualizowaniu uprawnień kliknij przycisk Zapisz w prawym górnym rogu.

Uwaga: użytkownicy będą musieli wylogować się z konta i zalogować ponownie, zanim aktualizacje ich uprawnień zaczną obowiązywać. Dowiedz się więcej o uprawnieniach użytkowników

Widoki CRM

Nie można ograniczyć dostępu do standardowych widoków, ale niestandardowe widoki systemu CRM można ustawić tak, aby były widoczne tylko dla Ciebie, widoczne dla Twojego zespołu lub widoczne dla wszystkich.

Aby ograniczyć dostęp do dostosowywania widoku systemu CRM:

• Na koncie HubSpot przejdź do strony głównej kontaktu, firmy, transakcji, zgłoszenia lub obiektu niestandardowego.
• U góry kliknij Wszystkie widoki.
• Najedź kursorem na nazwę widoku, a następnie kliknij Opcje. Z rozwijanego menu wybierz Zarządzaj udostępnianiem.
• W oknie dialogowym wybierz jedną z obserwujących opcji:
  • Prywatny: widok będzie widoczny tylko dla Ciebie.
  • Mój zespół: widok będzie widoczny tylko dla użytkowników w zespole.
  • Wszyscy: widok będzie widoczny dla wszystkich użytkowników na koncie HubSpot.
• Kliknij przycisk Zapisz.

Skrzynka odbiorcza rozmów

Po utworzeniu skrzynki odbiorczej można edytować, którzy użytkownicy i zespoły mogą ją wyświetlać, edytując ustawienia dostępu do skrzynki odbiorczej. Dowiedz się, jak zarządzać użytkownikami skrzynki odbiorczej.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Skrzynka odbiorcza i dział pomocy > Skrzynki odbiorcze.
• Najedź kursorem na skrzynkę odbiorczą, którą chcesz zarządzać i kliknij Edytuj.
• U góry kliknij kartę Dostęp .
• W sekcji Dostęp wybierz opcję Dostępne dla wszystkich lub Wybierz użytkowników i zespoły, które mogą edytować.
  

Pulpity

Jeśli posiadasz konto Marketing Hub, Service Hub, Sales Hub lub Content Hub Enterprise, właściciele pulpitów mogą ustawić, które zespoły mają dostęp do widoku i edycji niestandardowych pulpitów.

• Na koncie HubSpot przejdź do opcji Pulpity raportowania > Pulpity.
• W lewym górnym rogu kliknij menu rozwijanePrzypisane , a następnie kliknij Edytuj dostęp.
  

• W prawym panelu wybierz jedną z następujących opcji:
  • Private to owner: zezwól tylko właścicielowi pulpitu na wyświetlanie pulpitu, wybierz przycisk radiowy Private to owner. Następnie kliknij Zapisz.
  • Wszyscy: zezwól wszystkim użytkownikom na dostęp do pulpitu. Wybierając tę opcję, możesz wybrać Wyświetl i edytuj lub Tylko wyświetl.
  • Tylko określeni użytkownicy i zespoły (tylkow wersji Enterprise ): zezwól tylko określonym zespołom i użytkownikom na dostęp do pulpitu.

Procesy obiektów

Administratorzy o rozszerzonychuprawnieniach na koncie Professional lub Enterprise mogą zarządzać tym, którzy użytkownicy i zespoły mają dostęp do określonych procesów. W przypadku każdego procesu można udzielić dostępu wszystkim użytkownikom na koncie lub ograniczyć dostęp do poszczególnych użytkowników i zespołów.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu lewego paska bocznego przejdź do Obiekty, a następnie wybierz obiekt z procesem, dla którego chcesz zarządzać dostępem.
• U góry kliknij kartę Proces.
• W sekcji Wybierz proces kliknij menu rozwijane i wybierz proces do edycji.
• Kliknij opcję Akcje, a następnie wybierz opcję Zarządzaj dostępem.
• W prawym panelu wybierz opcję Prywatne dla mnie, Dostępne dla wszystkich lub Wybierz użytkowników i zespoły, które mogą edytować.

Wyraźne przyznanie użytkownikowi lub zespołowi dostępu do procesu ograniczy dostęp dla wszystkich pozostałych. Jeśli użytkownik nie ma uprawnień do wyświetlania procesu:

• Procesy z ograniczeniami będą wyszarzone na koncie HubSpot na komputerze i w aplikacji mobilnej.
• Mogą wyświetlić określony rekord, jeśli zostanie do niego wysłany bezpośredni link od użytkownika z dostępem do procesu.
• Mogą wyświetlać rekordy z potoków o ograniczonym dostępie w raportach.
• Mogą wyświetlać rekordy z ograniczonych potoków jako powiązania rekordów.
• Mogą wyszukiwać rekordy w ramach procesu.
• Nie będą mogli tworzyć nowych rekordów w ramach procesu.

Dokumenty, poradniki, sekwencje i szablony sprzedaży

Jeśli masz konto Sales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise, możesz ustawić poziom dostępu do dokumentów, poradników, sekwencji lub szablonów. Mogą one być prywatne dla właściciela, udostępniane wszystkim lub określonym użytkownikom i zespołom.

Dowiedz się, jak ograniczyć dostęp do treści Sales.

Domeny

Domyślnie użytkownicy z uprawnieniami do ustawień Domeny mogą wyświetlać i edytować wszystkie domeny, a także publikować treści we wszystkich domenach. Jeśli masz konto Marketing Hub lub Content Hub Enterprise, możesz ograniczyć, którzy użytkownicy mogą edytować lub publikować treści w poszczególnych domenach. Dowiedz się, jak przypisać zespołom uprawnienia do publikowania w domenach.

Konta społecznościowe

Jeśli posiadasz konto Marketing Hub Professional lub Enterprise, możesz ograniczyć dostęp do swoich kont społecznościowych. Obserwujący powinien zwrócić uwagę na następujące kwestie:

• Jeśli z kontem społecznościowym połączonych jest wielu użytkowników, tylko Administratorzy o rozszerzonych uprawnieniach mogą zarządzać tym, którzy użytkownicy i zespoły mają dostęp do tego konta społecznościowego.
• Jeśli tylko jeden użytkownik jest połączony z kontem społecznościowym, Administratorzy o rozszerzonych uprawnieniach, jak również użytkownik, który połączył konto, będą mogli zarządzać dostępem do tego konta.

Wyraźne przyznanie użytkownikowi lub zespołowi dostępu do konta społecznościowego ograniczy dostęp dla wszystkich pozostałych. Użytkownicy lub zespoły bez dostępu nie mogą wyświetlać postów z tego konta ani zarządzać nimi w narzędziu społecznościowym. Dowiedz się więcej o zarządzaniu publikacjami społecznościowymi użytkowników i dostępem do konta.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Marketing > Społecznościowe.
• Na karcie Konta w kolumnie Dostęp do konta kliknij opcję Tylko ja, Wszyscy lub [liczba zespołów i użytkowników].
• W prawym panelu wybierz Prywatne dla mnie, Dostępne dla wszystkich lub Wybierz użytkowników i zespoły, które mogą edytować. Tylko klienci z subskrypcją Marketing Hub Enterprise mogą ograniczyć dostęp użytkownikom i zespołom.
  • Jeśli wybierasz określonych użytkowników lub zespoły, na pasku wyszukiwania wyszukaj i zaznacz pole wyboru po lewej stronie użytkownika lub zespołu.
  • Aby usunąć dostęp z konta, usuń zaznaczenie pola wyboru obok nazwy użytkownika lub zespołu albo kliknij znak X w sekcji Kto ma dostęp.
• W dolnej części panelu kliknij przycisk Zapisz
  

Wiadomości e-mail

Jeśli masz konto Marketing Hub Enterprise, możesz przypisać dostęp do edycji określonych marketingowych wiadomości e-mail poszczególnym użytkownikom lub zespołom z pulpitu e-mail, korzystając z ogólnych instrukcji powyżej. Wiadomości e-mail przypisane do zespołu mogą być edytowane tylko przez użytkowników z tego zespołu. Każda wiadomość e-mail, która nie została przypisana, będzie dostępna dla wszystkich użytkowników i zespołów z uprawnieniami użytkownika poczty e-mail.

Jeśli użytkownik na koncie HubSpot nie ma dostępu do edycji konkretnej wiadomości e-mail, może poprosić o dostęp do niej, obserwując poniższe kroki:

• Na koncie HubSpot przejdź do Marketing > E-mail.
• Kliknij nazwę wiadomości e-mail, do której chcesz uzyskać dostęp do edycji.
• W prawym górnym rogu najedź na przycisk Oceń i wyślij, a następnie kliknij opcję Poproś o aktualizację uprawnień
  

• W oknie dialogowym kliknij menu rozwijane Zatwierdzający i wybierz administratora w swoim zespole.
• Opcjonalnie możesz wprowadzić wiadomość, aby wyjaśnić, dlaczego potrzebujesz dostępu do edycji wiadomości e-mail.
• Kliknij przycisk Wyślij żądanie. Wybrana osoba zatwierdzająca zostanie powiadomiona o żądaniu dostępu do wiadomości e-mail. Po przyznaniu dostępu przez osobę zatwierdzającą otrzymasz wiadomość e-mail z potwierdzeniem.

Pliki

Jeśli masz konto Professional lub Enterprise, możesz zarządzać dostępem do poszczególnych plików, folderów i podfolderów w narzędziu plików, aby dodatkowo kontrolować, którzy użytkownicy lub zespoły mogą je przeglądać lub edytować.

Podczas konfigurowania dostępu do plików można zezwolić wszystkim użytkownikom lub zespołom na dostęp do głównego folderu, ale ograniczyć dostęp do podfolderu. Nie można konfigurować ustawień dostępu do folderów w folderach systemowych generowanych przez HubSpot.

Aby ograniczyć dostęp do plików lub folderu:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Treść > Pliki.
• Najedź kursorem na plik lub folder i kliknij Akcje. Następnie wybierz Zarządzaj dostępem.
  

• W prawym panelu skonfiguruj dostęp do plików lub folderów:
  • Prywatny dla mnie: ograniczenie dostępu tylko do konta użytkownika.
  • Dostępny dla wszystkich: wszyscy użytkownicy mogą wyświetlać i edytować plik lub folder.
  • Wybierz użytkowników i zespoły, które mogą uzyskać dostęp: tylko wybrani użytkownicy mogą edytować plik lub folder. Jeśli posiadasz subskrypcję Professional lub Enterprise, możesz również ograniczyć dostęp dla przypisanych zespołów. Dowiedz się więcej o zarządzaniu zespołami.
    • Zaznacz pole wyboru obok użytkowników lub zespołów, którym chcesz przyznać dostęp.
    • Aby usunąć dostęp z zespołu, usuń zaznaczenie pola wyboru obok nazwy użytkownika lub zespołu albo kliknij X w sekcji Kto ma dostęp.
• W dolnej części panelu kliknij przycisk Zapisz.

Właściwość

Super Administratorzy na koncie Marketing Hub, Service Hub, Sales Hub lub Content Hub Enterprise mogą ograniczyć dostęp do właściwości, tak aby tylko określeni użytkownicy i zespoły mogli edytować tę właściwość w rekordach. Właściwość ograniczona będzie nadal widoczna dla wszystkich użytkowników.

Użytkownicy i zespoły, którym nie przyznano dostępu, zobaczą komunikat Nie masz uprawnień do edycji wartości tego pola po najechaniu kursorem na właściwość w rekordzie. Dowiedz się, jak ograniczyć dostęp do edycji dla właściwości.

Rekord pasków bocznych

Możesz dostosować paski boczne, które pojawiają się w rekordach kontaktów, firm, transakcji i Rekordów zgłoszeń, tak aby różne zespoły miały różne widoki. Dowiedz się, jak spersonalizować paski boczne rekordów dla określonych zespołów.

Raporty

Jeśli posiadasz konto Marketing Hub, Service Hub, Sales Hub lub Content Hub Enterprise, istnieje wiele sposobów na ograniczenie dostępu do raportów:

• Jeśli raport nie został dodany do pulpitu nawigacyjnego, można ograniczyć dostęp do niego indywidualnie z poziomu narzędzia raportów.
• Pulpit raportowania można podzielić, przypisując dostęp do pulpitu.

Nie można ograniczyć dostępu do raportów znajdujących się w sekcji narzędzi analityki lub poszczególnych niestandardowych widoków analityki.

Listy

Administratorzy o rozszerzonych uprawnieniach na koncie Marketing Hub, Service Hub lub Sales Hub Enterprise mogą ustawić, które zespoły mają wgląd w które listy, edytując dostęp do list. Dostępem można również zarządzać poprzez przypisywanie list i ograniczanie rekordów na podstawie ich własności.

Przepływy pracy

Jeśli posiadasz konto Marketing Hub, Service Hub lub Sales Hub Enterprise, możesz przypisać przepływy pracy do określonego zespołu z pulpitu przepływów pracy, korzystając z ogólnych instrukcji powyżej.

Przepływy pracy przypisane do zespołu mogą być przeglądane i edytowane tylko przez użytkowników z tego zespołu. Przepływy pracy, które nie zostały przypisane, będą dostępne dla wszystkich użytkowników i zespołów z uprawnieniami użytkownika Przepływy pracy.

Kampanie

Jeśli masz konto Marketing Hub Enterprise, możesz ograniczyć dostęp do swoich kampanii marketingowych, aby umożliwić określonym zespołom zarządzanie szczegółami kampanii i zmianę powiązanych z nią zasobów.

• Na koncie HubSpot przejdź do Marketing > Kampanie.
• Najedź kursorem na kampanię, dla której chcesz edytować dostęp, a następnie kliknij menu rozwijane Akcje i kliknij Zarządzaj dostępem.
• W prawym panelu wybierz opcję Dostępne dla wszystkich lub Wybierz zespoły, które mogą edytować.
• Na pasku wyszukiwania wyszukaj i zaznacz pole wyboru po lewej stronie nazwy zespołu, któremu chcesz nadać dostęp do kampanii.
• Aby usunąć dostęp do kampanii, usuń zaznaczenie pola wyboru obok nazwy zespołu lub kliknij znak X w sekcji Kto ma dostęp .
• W dolnej części panelu kliknij przycisk Zapisz.

Reklamy

Jeśli masz konto Marketing Hub Enterprise, po połączeniu kont reklam Google, Facebook lub LinkedIn z HubSpot, możesz przypisać je do określonych użytkowników i zespołów.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W lewym menu paska bocznego przejdź do Marketing > Reklamy.
• Najedź kursorem na konto reklam, dla którego chcesz edytować dostęp, a następnie kliknij menu rozwijane Akcje. Wybierz opcję Zarządzaj dostępem.
• W prawym panelu wybierz opcję Dostępne dla wszystkich lub Wybierz zespoły, które mogą edytować.
• Na pasku wyszukiwania wyszukaj i zaznacz pole wyboru po lewej stronie nazwy zespołu, któremu chcesz nadać dostęp do konta reklam.
• Aby usunąć dostęp do kampanii, usuń zaznaczenie pola wyboru obok nazwy zespołu lub kliknij znak X w sekcji Kto ma dostęp .
• W dolnej części panelu kliknij przycisk Zapisz.