Tworzenie zespołów i zarządzanie nimi

Zespoły w HubSpot pomagają organizować użytkowników w uporządkowane grupy, co pozwala na bardziej efektywne zarządzanie dostępem, raportowaniem i widocznością rekordów. Przypisując użytkowników do zespołu głównego i dodatkowych zespołów, możesz kontrolować, do których rekordów mają dostęp oraz w jaki sposób dane są prezentowane w raportach zespołowych.

Zespoły są szczególnie przydatne, gdy chcesz tworzyć raporty oparte na grupach, kierować rozmowy do określonych grup lub zarządzać sposobem, w jaki różni użytkownicy przeglądają rekordy w HubSpot. Na przykład możesz pogrupować przedstawicieli handlowych w zespoły regionalne, aby móc tworzyć raporty dotyczące wyników każdego regionu.

Poznaj strukturę zespołów

Zapoznaj się z różnymi typami zespołów w HubSpot oraz szczegółami dotyczącymi działania każdego z nich.

Zespół główny

• Główny zespół użytkownika to zespół, do którego jest on przypisany w pierwszej kolejności.
• Członkowie głównego zespołu będą widzieć wszystkie niestandardowe widoki rekordów skonfigurowane dla tego zespołu.

Dodatkowe zespoły

• Członkowie dodatkowych zespołów uzyskują hierarchiczne uprawnienia członków głównego zespołu w przypadku zespołów zagnieżdżonych. Oznacza to, że użytkownik będący członkiem dodatkowego zespołu, który ma kilka zespołów zagnieżdżonych, będzie miał również wgląd w członków tych dodatkowych zespołów, a z hierarchicznego punktu widzenia będzie widoczny dla zespołów nadrzędnych powyżej tego zespołu.
• Bycie dodatkowym członkiem zespołu pozwala użytkownikowi wyłącznie na dostęp do rekordów i treści tego zespołu. Dodatkowi członkowie zespołu nie będą uwzględniani w żadnych raportach zespołu, regułach przekierowywania (np. regułach przekierowywania rozmów), powiadomieniach zespołu (z wyjątkiem powiadomień z formularzy) ani działaniach związanych z rotacją przepływu pracy. Nie będą również mogli przeglądać żadnych niestandardowych widoków rekordów zespołu skonfigurowanych dla lewego paska bocznego, środkowej kolumny lub prawego paska bocznego, a także nie mogą być oznaczani w komentarzach w skrzynce odbiorczej rozmów.

Zespoły nadrzędne i zagnieżdżone

• Użytkownicy posiadający konto Enterprise mogą tworzyć hierarchię zespołów poprzez zagnieżdżanie zespołu pod innym zespołem (zespołem nadrzędnym).
• Zespoły nadrzędne mają wgląd we wszystkie elementy znajdujące się pod nimi, ale zespół zagnieżdżony nie ma wglądu we wszystkie elementy należące do zespołu nadrzędnego.

Zanim zaczniesz

Zanim zaczniesz korzystać z tej funkcji, upewnij się, że w pełni rozumiesz jej ograniczenia oraz potencjalne konsekwencje jej użycia.

Zapoznaj się z ograniczeniami i kwestiami, które należy wziąć pod uwagę

• Liczba zespołów, które można utworzyć, zależy od posiadanego abonamentu. Dowiedz się więcej o limitach dotyczących zespołów na Twoim koncie.
• Jeśli członek zespołu należy do innego głównego zespołu, a przypiszesz go do innego głównego zespołu, zostanie on automatycznie ustawiony jako dodatkowy członek zespołu. Dowiedz się, jak zmienić główny zespół użytkownika.
• Użytkownicy z uprawnieniami właściciela zespołu mają dostęp do:
  • rekordy należące do dowolnych członków przypisanych im zespołów typu „ ” oraz;
  • jeśli utworzysz zespoły zagnieżdżone (tylkow wersji Enterprise ) — do członków zespołów zagnieżdżonych w danym zespole. Dowiedz się więcej o uprawnieniach dotyczących wyłącznie zespołów.
• Po aktualizacji właściciela rekordu właściwość „Zespół” w HubSpot zostanie automatycznie wypełniona głównym zespołem tego użytkownika. Aby zmienić zespół, edytuj wartość właściwości „Właściciel kontaktu”.

Tworzenie zespołów

Możesz ręcznie tworzyć pojedyncze zespoły lub importować wiele zespołów jednocześnie.

Ręczne tworzenie zespołów

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji Użytkownicy i zespoły.
3. Kliknij kartę „Zespoły ”, a następnie kliknij „Utwórz zespół”. W prawym panelu wprowadź nazwę zespołu.
4. Jeśli korzystasz z planu Enterprise, możesz utworzyć hierarchię zespołów i umieścić nowy zespół w strukturze istniejącego zespołu:
   • Zaznacz pole wyboru „Umieść ten zespół pod innym zespołem ”.
   • Kliknij menu rozwijane „Ten zespół znajduje się pod” i wybierz zespół.
5. Aby dodać członków do zespołu, kliknij menu rozwijane „Członkowie zespołu ”, a następnie wybierz użytkowników.
6. Kliknij „Zapisz”.

Importowanie zespołów

Aby utworzyć wiele zespołów jednocześnie, zaimportuj plik CSV zawierający listę zespołów. Kliknij, aby pobrać plik przykładowy. Plik musi zawierać następujące kolumny:

• Nazwa zespołu: żądana nazwa zespołu

• Nazwa zespołu nadrzędnego: nazwa zespołu nadrzędnego. To pole jest opcjonalne. 
• Ustawienia wstępne: nazwa zestawu wstępnych ustawień, który zostanie przypisany do zespołu. To pole jest opcjonalne

Aby zaimportować zespoły: 

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji Użytkownicy i zespoły.
3. Kliknij kartę „Zespoły ”.
4. Kliknij opcję „Importuj zespoły”.
5. Kliknij opcję Wybierz plik, a następnie wybierz plik do importu.
6. Kliknij menu rozwijane „Wybierz język nagłówków kolumn w pliku” i wybierzjęzyk.
7. Kliknij „Dalej”.
8. W kolumnie „Mapuj do ” kliknij menu rozwijane i wybierz, gdzie powinna zostać przypisana każda kolumna. Na przykład „Nazwa zespołu ” powinna zostać przypisana do „Nazwa zespołu”.
   
   
   
9. Kliknij Dalej.
10. W polu „Nazwa importu ” wprowadź nazwę importu.
11. Kliknij „Zakończ”. Zostaniesz przekierowany do widoku umożliwiającego przeglądanie i analizowanie importów. 

Zarządzaj zespołami

Po utworzeniu zespołu możesz edytować jego informacje, przenieść go do podgrupy zespołów (tylkow wersji Enterprise ) lub usunąć.

Edytuj istniejące zespoły

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji „Użytkownicy i zespoły”.
3. Kliknij kartę „Zespoły ”.
4. Przeglądaj lub wyszukaj swój zespół. Jeśli jesteś użytkownikiem planu Enterprise, a zespół, który chcesz edytować, jest zespołem zagnieżdżonym, kliknijikonę rozwijania downIcon ), aby znaleźć swój zespół do edycji.
5. Najedź kursorem na nazwę zespołu, a następnie kliknij opcję „Edytuj”.
6. W razie potrzeby wprowadź zmiany w polu „Nazwa zespołu ”.
7. Aby dodać lub usunąć użytkowników z zespołu, skorzystaj z menu rozwijanego „Członkowie zespołu”, a następnie wybierz użytkowników, których chcesz dodać lub usunąć. Możesz również zarządzać zespołem użytkownika w jego ustawieniach.
8. Kliknij „Zapisz”.

Przeniesienie zespołu

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji „Użytkownicy i zespoły”.
3. Kliknij kartę „Zespoły ”.
4. Przejrzyj listę lub wyszukaj swój zespół. Jeśli jesteś użytkownikiem planu Enterprise, a zespół, który chcesz edytować, jest zagnieżdżony w innym zespole, kliknij ikonę rozwijania ( downIcon ), aby znaleźć swój zespół i wprowadzić zmiany.
5. Najedź kursorem na nazwę zespołu, a następnie kliknij opcję Przenieś.
6. W oknie dialogowym:
   • Użyj menu rozwijanego „Zespoły”, aby wybrać zespoły, które chcesz przenieść. Wszystkie zespoły zagnieżdżone pod tym zespołem również zostaną przeniesione.
   • Użyj menu rozwijanego „Ten zespół znajduje się w ”, aby wybrać nowy zespół, pod którym chcesz przenieść wybrane zespoły.
7. Kliknij „Zapisz”.

Usuń zespół

Uwaga: jeśli do zespołu przypisane są jakiekolwiek zasoby, przed usunięciem zaleca się przypisanie ich do innego zespołu. Jeśli w momencie usuwania żadne inne zespoły nie mają przypisanych tych zasobów, staną się one nieprzypisane i dostępne do wglądu dla wszystkich użytkowników konta.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji „Użytkownicy i zespoły”.
3. Kliknij kartę „Zespoły ”.
4. Przejrzyj listę lub wyszukaj swój zespół. Jeśli jesteś użytkownikiem wersji Enterprise, a zespół, który chcesz edytować, znajduje się w strukturze pod innym zespołem, kliknij ikonę rozwijania ( downIcon, aby znaleźć swój zespół i wprowadzić zmiany.
5. Najedź kursorem na nazwę zespołu, a następnie kliknij opcję „Usuń”.
6. W oknie dialogowym kliknij opcję „Usuń zespół”.

Zarządzanie przypisaniem użytkownika do zespołu

Oprócz możliwości edycji członków zespołów na stronie ustawień zespołów, można również ustawić przynależność użytkownika do zespołów w jego ustawieniach użytkownika:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji „Użytkownicy i zespoły”.
3. Kliknij nazwę użytkownika.
4. Na stronie ustawień użytkownika kliknij kartę „Konfiguracja ”.
5. W lewym pasku bocznym kliknij opcję „Zespoły”.
6. Użyj menu rozwijanego „Główny zespół”, aby wybrać główny zespół użytkownika.
7. Jeśli użytkownik jest przypisany do zespołu głównego, możesz skorzystać z menu rozwijanego „Dodatkowe zespoły”, aby przypisać go do kolejnych zespołów.
8. Kliknij „Zapisz”.

Przykład zastosowania: ograniczenie widoczności rekordów za pomocą zespołów

Zespół sprzedaży firmy Sprocket rozrasta się o kolejne zespoły regionalne. Aby poprawić bezpieczeństwo danych i zachować ich integralność, kierownictwo chce ograniczyć dostęp do transakcji, tak aby zespoły sprzedaży mogły przeglądać i zarządzać wyłącznie transakcjami przypisanymi do ich własnego zespołu.

Tworzenie zespołów

Utwórz zespoły dla każdego zespołu sprzedaży i przypisz użytkowników do poszczególnych zespołów.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu paska bocznego po lewej stronie przejdź do sekcji „Użytkownicy i zespoły”.
3. Kliknij kartę „Zespoły ”, a następnie kliknij „Utwórz zespół”. W prawym panelu wprowadź nazwę zespołu.
4. Kliknij menu rozwijane „Członkowie zespołu ”, a następnie wybierz użytkowników dozespołu.
5. Kliknij „Zapisz”.
6. Powtórz te kroki dla każdego zespołu (Zespół Sprzedaży Południowo-Zachodniej, Zespół Sprzedaży Północno-Wschodniej itp.).

Edytuj uprawnienia

Edytuj uprawnienia ręcznie lub utwórz zestawy uprawnień i przypisz je do poszczególnych zespołów.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji „Użytkownicy i zespoły”.
3. Zaznacz polawyboru obokużytkowników, których uprawnienia chcesz edytować.
4. W górnej części tabeli kliknij opcję „Edytuj uprawnienia”. 
5. Przejdź do sekcji CRM >Obiekty CRM.
6. W sekcji „Transakcje ” kliknij opcję „Zmień” obok opcji „Wyświetl”, „Edytuj”, „Usuń” i „Połącz”. Kliknij menu rozwijanei wybierz opcję „Transakcje ich zespołu”.

Przykład zastosowania: tworzenie nowych zespołów, przypisywanie użytkowników, przypisywanie uprawnień i ponowne przypisywanie rekordów

Firma Sprocket rozszerza działalność na nowy region – Północny Zachód – i musi utworzyć nowy zespół sprzedaży, aby wspierać rozwijającą się działalność. Zespół ten jest również odpowiedzialny za nadzorowanie innych terytoriów, dlatego potrzebuje zestawu uprawnień, który pozwoli mu przeglądać i edytować wszystkie transakcje. Firma Sprocket musi ponownie przypisać istniejące kontakty i firmy do użytkowników przeniesionych do nowego zespołu.

Tworzenie zespołów

Utwórz nowy zespół o nazwie „Sprzedaż Północny Zachód”.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji „Użytkownicy i zespoły”.
3. Kliknij kartę „Zespoły ”, a następnie kliknij „Utwórz zespół”. W prawym panelu wpisz „Northwest Sales”.
4. Kliknij „Zapisz”.

Przeniesienie użytkowników do nowego zespołu

Przenieś istniejących użytkowników z jednego zespołu sprzedaży do zespołu sprzedaży regionu północno-zachodniego.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji „Użytkownicy i zespoły”.
3. Kliknij nazwę użytkownika.
4. Na stronie ustawień użytkownika kliknij kartę „Konfiguracja ”.
5. W lewym pasku bocznym kliknij opcję „Zespoły”.
6. Z menu rozwijanego „Główny zespół ” wybierz „Northwest Sales ” jako główny zespół użytkownika.

Utwórz i przypisz zestawy uprawnień

Ponieważ zespół sprzedaży regionu północno-zachodniego jest również odpowiedzialny za nadzorowanie innych obszarów, potrzebuje zestawu uprawnień, który pozwoli mu przeglądać i edytować wszystkie obiekty. W kontach, które nie mają dostępu do zestawów uprawnień, uprawnienia można przypisywać wielu użytkownikom jednocześnie.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu paska bocznego po lewej stronie przejdź do sekcji „Użytkownicy i zespoły”.
3. Kliknij kartę „Zestawy uprawnień”.
4. W prawym górnym rogu kliknij opcję „Utwórz zestaw uprawnień”.
5. W zakładce „Dostęp” wpisz nazwę zestawu uprawnień u góry (Zespół sprzedaży Northwest).
6. W sekcji Wybierz sposób ustawiania dostępu wybierz opcję Zacznij od szablonu. 
7. Kliknij menu rozwijane Wybierz szablon i wybierz szablon przedstawiciela handlowego używany dla wszystkich przedstawicieli handlowych w firmie.
8. Zaznacz pole wyboru Rozwiń wszystkie uprawnienia, aby rozwinąć bardziej szczegółowe uprawnienia, takie jak Wyświetlanie, Edytowanie i Usuwanie.
9. W sekcji „Transakcje” kliknij menu rozwijane „Wyświetlanie”, „Edytowanie”, „Usuwanie” i „Scalanie”, a następnie wybierz opcję „Wszystkie transakcje”. Dowiedz się więcej o uprawnieniach użytkowników.
10. Kliknij kartę„Przegląd ” i sprawdź uprawnienia wybrane dla tego zestawu.
11. Kliknij kartę „Użytkownicy ”. Następnie kliknij menu rozwijane i wybierz wszystkich użytkowników z zespołu sprzedaży Northwest. Kliknij znak „X” obok nazwiska użytkownika, aby go usunąć. 
12. Kliknij „Utwórz”.

Rotuj rekordy między wieloma właścicielami za pomocą przepływu pracy

Przypisz ponownie rekordy od członków zespołu, którzy przeszli do zespołu sprzedaży Northwest, aby rekordy, które wcześniej należały do nich, mogły nadal być zarządzane przez użytkowników pracujących na tych terytoriach. Na przykład, jeśli Jess należała do zespołu sprzedaży na południowym zachodzie i przechodzi do nowego zespołu sprzedaży na północnym zachodzie, jej kontakty, firmy i transakcje z południowego zachodu muszą zostać ponownie przypisane przedstawicielowi handlowym z zespołu sprzedaży na południowym zachodzie. Kierownik sprzedaży chce rozdzielić wszystkie istniejące rekordy Jess między trzech przedstawicieli handlowych z południowego zachodu, więc korzystają z przepływów pracy. Dowiedz się więcej o przypisywaniu własności rekordów, w tym o tym, jak ręcznie przypisywać własność.

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. W prawym górnym rogu kliknij opcję „Utwórz przepływ pracy ” i wybierz opcję„Od podstaw”.
3. Kliknij opcję „Spełnia kryteria filtrowania”.
4. W menu rozwijanym „Zapisz tylko kontakty spełniające te warunki ” kliknij opcję „Kontakt”.
5. Kliknij „+ Dodaj kryteria”.
6. W oknie podręcznym wybierz op cję „Właściwości kontaktu”, a następnie wybierz opcję „Właściciel kontaktu”.
7. Ustaw kryterium na „Właścicielem kontaktu jest Jess Lee”. 
8. Na pasku bocznym „Wyzwalacze ” kliknij „Dalej”. 
9. Nie zezwalaj kontaktom na ponowną rejestrację. Kliknij „Zapisz i kontynuuj”.
10. Kliknij znak „+”, aby dodać akcję przepływu pracy.

11. W pasku wyszukiwania „lub wybierz akcję” wpisz „Przypisz rekord do właściciela”.

12. W panelu bocznym „Rotacja rekordu do właściciela ”:
    • Z listy rozwijanej właściwości użytkownika HubSpot wybierz opcję „Właściciel kontaktu”.
    • Zaznacz pole wyboru „Zastąp, jeśli kontakt ma już właściciela ”.
    • W sekcji „Rotacja między ” wybierz opcję „Zespoły”, a następnie wybierz „Southwest Sales”.
    • Kliknij „Zapisz”.
13. Kliknij „Przejrzyj i włącz”, a następnie kontynuuj włączanie przepływu pracy.
14. Po zakończeniu działania przepływu pracy wyłącz go, aby przyszłe kontakty Jess nie były ponownie przypisywane.
15. Utwórz ten przepływ pracy ponownie dla innych obiektów, które wymagają ponownego przypisania (np. firmy, zgłoszenia, transakcje itp.).